Capitulo II prespectiva historica do problema 2.1.

.1 Evoluo Breve historial Uma das poucas profisses ainda maioritariamente femininas, o secretariado se transformou em uma funo no apenas de apoio, mas de complementao do trabalho do executivo, que delega cada vez, mas tarefas, por causa da falta de tempo para execut-las. No latim medieval, a palavra secretariu designava a pessoa que escrevia as cartas de outro e que desse modo era depositrio dos segredos desse outro, aquele a quem se confiava segredos, que ficava na posse. Nos anos 60 inicia-se o treinamento gerencial, e ter uma secretaria passa a ser statusiniciando-se assim uma valorizacao da secretaria por parte dos empresarios Brasileiros em 1969 criada a universidade federal da Bahia o primeiro curso de secreatiado executivo do Brazil.Na decada de 70 a secretaria passa a ser menbro activo na gerencia Nos anos 80 a secretaria acessora. Nesta epoca, a categoria conseguiu, por meio de muita luta a regulamentacao da profissao com a assinatura da lei numero 7.377, de 30/09 de 1985.Com a regulamentacao, a classe ganhou a forca surgindo os sindicatos das secretarias em 1988, foi criada Fenassec Federacao Naciona l de Secretarias e secretarios em Curitiba, Parana. Em 78 de Junho de 1989 publicado o codigo de ectiuca profissional, criado pela uniao dos sindicatos. Na decada de 90 presenciou-se um dos melhores momentos da profissao de secretaria que se caracteriza, como uma figurea importante na empresa pois, com o adventos dos recursos tecnologicos mudou-se a forma de trabalhar no escritorio, as organizaxcoes passaram a buscar intensamente a qualidade total e a valorizacao dos clientes.Segundo Ribeiro, tais transformacaoes ocorreram principalmente com a introducao da engenharia que redefiniu o papel dos que secretariavam, atribuindo a este mas autonomia nas execucoes de tarefas.
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O trabalho da secretaria mudou muito com o decorrer do tempo se antes precisava ser uma exmia dactilografia e fazer exactamnte o que o chefe pedia hoje ela assume uma posicao, mas independente, tomando decisoes peneirando o que deve ou no achegar as maos da chefia a dactilografia e a taquigrafia foram deixadas para traz subistituidas pelas novas tecnologias. Outros aspectos que tambm mudou foi a clssica diviso entre secretaria jnior(iniciante) e plena(meio de carreira) e snior(executiva). Algumas empresas podem ate usar as denominacoes masa a verdade que actualmente mesmo uma simples estagiaria j pega um volume de trabalho compactivel com a de uma profissional.

A moderna secretaria praticamente uma acessora da presidncia ou directoria para a qual trabalha. Alem de gerenciar a qualidade das actividades que desenvolve na empresa, tambem administra a vida e a agenda particular dos executivos.Logo, trata-se de uma tarefa de extrema confiana, exige descricao absoluta.

2.1.2 - Conceitos A palavra secretariado analisada por diferentes autores, resultando desta a diversificao de conceitos entendidos como a actividade que consiste em ocupar-se de todas as tarefas secundrias de um gestor, afim de que este se ocupe somente daquilo que lhe mais importante e s ele pode e deve faz-lo. definido tambm como um conjunto de assessores directos de uma determinada pessoa que ocupa o cargo de secretria (o) de grande importncia na administrao empresarial. Outros entendem como sendo o lugar onde o secretrio exerce as suas funes e nele esto depositados todos os seus arquivos e ficheiros.

Entendido ainda como actividade de acessrio que se materializa num rgo do grupo que funciona junto a direco ou chefia, prestando o indispensvel apoio, cujo desempenho, exigido um amplo conhecimento. Mas o seu papel no se restringe unicamente no apoio directo ao gestor, na medida em que a responsabilidade do secretariado forma parte integrante da estrutura organizacional de cada servio ou de cada instituio ou orgo, contando sempre com a colaborao de um conjunto de quadros administrativos devidamente qualificados, que exercem com conscincia profissional as suas tarefas, sempre no sentido da mais alta satisfao do pblico com quem estabelece relao directa. Documento tudo aquilo que funciona como comprovao de um facto: qualquer signo concreto ou simblico, conservando ou gravado com a finalidade de representar, reconstituir ou provar um fenmeno fsico ou intelectual. Gesto documental um ramo do arquivo documental responsvel pela administrao de documentos nas fases corrente e intermediria (primeira e segunda idade). Em termos informticos, a Gesto Documental uma soluo de arquivo, organizao e consulta de documentos em formato electrnico onde existe toda a informao de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicao. Esta soluo permite a colaborao numa organizao atravs da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negcio de uma empresa. Por outro lado, alguns concebem a gesto de documentos como a aplicao da administrao cientifica e econmica, sendo os benefcios para os futuros pesquisadores considerados apenas meros subprodutos. Situando-se entre esses dois exemplos, a legislao norte americana estabelece a seguinte definio: O panejamento, o controle, a direco, a organizao, a capacitao, a promoo e outras actividades gerncias relacionadas com a criao de documentos, sua manuteno, uso, eliminacao, incluindo o manejo de correspondncia, formulrios, diretrizes, informes, documentos informticos, microformas, recuperacao de informacao, ficharios, correios, documentos
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vitais, equipamentos e matrias, maquinas reprograficas, tcnicas de automacao e elaboracao de dados, preservacao e centros de arquivamento intermedirios ou outras instalaes para armazenarem. Secretariado e gesto documental um conjunto de assessores diretos de uma determinada pessoa que ocupa um cargo de grande importancia na organizacao que procura atravez do ramo do arquivo documental fazer a administrao responsavel dos documentos nas suas duas fases a corrente e a intermediaria (primeira e segunda idade).

2.1.3 - O secretariado e a gesto documental

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Na vida pratica, a nossa atenao este sempre voltado para avaliar as coisas que nos cercam e o nosso quotidiano. Quase inadvertidos mas com enorme afinco, costumamos reparar muitas das vezes como certos documntos so elaborados e guardados o bilhete de identidade, o certificado de habilitacoes, um curriculum etc.No fundo estamos constantemente a verificar, controlar e comparar como feito o secretariado e a gestao documental desses documentos nas instituicoes quer seja publica ou privada desde a data em que o documento da entrada na organizacao arquivada e a data entao em que o documento sai da organizao.Em ooutros termos estamos sempre a querer que nas organizaces o secretariado e a gestao documental seja a mas perfeita possivel de forma a que os nossos documentos estejam sempre bem guadados As taticas para um bom secretariado e a posterior gestao documental pasa por uma fase de formao onde o respensavel pela area passa por um periodo de formao onde varios metodos so incorporados de formas a aperfeicoar as tecnicas de secretariado e gestao documental.

Henr Bernatn sublinha no ambito da palavra secretariado a existncia de duas correntes na sua origem etimolgica da palavra. Uma com a origem na palavra secreto e a outra na palavra secretar. Em ambas h algo de verdade. A primeira d a entender a textura em que a prtica de secretariado se desenrola, toda ligada a um conjunto de tarefas e de atitudes vigorosamente relacionadas ao segredo. A segunda torna evidente a caracterstica do secretariado com o seu objectivo de contnua segregao dos elementos necessrios a realizao das superiores tarefas da direco, da chefia ou mesmo, da gesto empresarial. No latim medieval, a palavra secretariu designava a pessoa que escrevia as cartas de outro, depositrio dos segredos desse outro, aquele a quem se confiava segredos, que ficava na posse.

Outros estudiosos, alegam que a palavra secretria tem origem no latim e deriva dos seguintes termos:

Secretarium (lugar retirado); Secretum (lugar retirado, retiro); Secreta (particular, segredo).

Com o passar do tempo, ocorreram mudanas tanto no significado como na grafia desses termos, surgindo assim, a palavra Secretria. Os primeiros registros da profisso de secretria datam dos tempos dos faras, quando era exercida pelo sexo masculino. Os pesquisadores sublinharam que o surgimento dos Escribas deu-se a 3.300 anos a.c foi nesta ocasio, segundo estes, que apareceram os primeiros pictogramas em pequenas placas de argilas na Mesopotmia. Nesta poca, os Escribas eram detentores de poderes, pois seus registros eram merecedores de confiana e na Grcia antiga, se tornaram numa classe que gozava de muitos privilgios. Com o tempo, a escrita foi se transformando em necessidade, isto , quando o povo teve liberdade de aprender a ler e a escrever, inicialmente por intermdio de mestres, neste caso, poucos tinham condies de usufruir desse privilgio, que posteriormente se tornou popular com as escolas.A histria regista que muitos escribas foram verdadeiros escravos dos seus patres, que por necessidade, do seu sustento, serviam de meros registradores de suas idias. No Imprio Romano, os escribas que foram posteriormente designados secretrios exerciam um importante papel na administrao pblica, ao passo que na idade mdia, estes eram monges que se transformaram copistas e arquivistas, nessa ocasio, a funo de secretria que praticamente no existia, ressurge na idade moderna, com a concretizao do comrcio e tida

como inteligente da empresa. No periodo de, 1400 1700, com a Revoluo Comercial e o surgimento do mercantilismo reaparece a necessidade do Secretrio, porm muito discretamente; Em 1760, a Revoluo Industrial incentivou o desenvolvimento do maquinrio nas indstrias. A nova estrutura empresarial comea a impor a necessidade de assessor administrativo, consolidando assim o papel do Secretrio, que nessa altura, passa a ser exercida quase que exclusivamente por homens. As organizaes, as escolas, o comrcio e a indstria no puderam pr de lado essa mo-de-obra, que ainda agora, em muitos sectores, garante o seu funcionamento, alm de significar custos mais baixos. Com as Guerras Mundiais, isto , (1914 / 1918 e 1939 / 1945), o homem vai guerra e da a necessidade da participao da mo-de-obra feminina, que predomina at metade do sc. XX, na indstria, esta j estava limitada a funes rotineiras e grosseiras, a mulher assume seu papel profissional de uma forma mais liberada, passando a ser reconhecida por si mesma e pelo mundo empresarial. Desta forma, o homem passou ser afastado da profisso. Com o surgimento de novas teorias administrativas que vieram valorizar as funes de secretariado, foi permitindo que a secretria pudesse vir constituir parte integrante da dinmica da equipe gerencial. A evoluo natural das coisas, fizeram com que ainda hoje se constitui-se como uma das poucas profisses asseguradas maioritariamente pelo sexo feminino. O secretariado actualmente j no representa s uma funo de apoio, mas de complemento do trabalho de executivo, que por necessidade se v obrigado a delegar cada vez mais parte das suas tarefas, devido a falta de tempo para execut-las. Como se pode constatar, a funo de secretariado vincula de imediato a figura do individuo, mas que individuo aquele que exerce ou responde por este secretariado, isto , o secretrio ou a secretria. Assim sendo, importante

refletir e aprofundar o papel do secretariado e da secretria ou do secretrio no momento actual. O profissional de Secretariado actualmente um gerenciador de informaes e servios, assessor qualificado, fluente em dois ou mais idiomas, hbil comunicador, conhecedor de informtica avanada, organizado, activo e discreto. O seu trabalho mudou muito com o decorrer do tempo. Se antes precisava ser uma excelente datilgrafa e fazer exatamente o que o chefe pedia, hoje ela assume uma posio mais independente, tomando decises e peneirando o que deve ou no chegar s mos da chefia.

A datilografia e a taquigrafia foram deixadas para trs, substitudas pelas novas tecnologias. Por exemplo, no Brasil, a mulher surge como secretria na dcada de 50, poca que houve a inplatao de cursos voltados para a rea como a dactilografia e tcnico em secretariado. Outro aspecto que tambm mudou foi clssica diviso entre secretria jnior (iniciante), plena (meio de carreira) e snior (executiva). Algumas empresas podem at usar as denominaes, mas a verdade que atualmente mesmo uma simples estagiria j pega um volume de trabalho compatvel com o de uma profissional. Com esta diviso clssica, podemos actualmente encontrar diversos tipos de secretrias, como: Secretria snior; Secretrio jnior; Secretria descentralizada; Secretria de assessoria administrativa; Assistente de direo. Secretria de embaixada; Secretria de redao; Secretria de presidncia; Secretria geral, etc.

Secretria snior o profissional administrativo com anos de esperincia no ramo e vrios cursos de formao, tem sob a sua responsabilidade uma ou mais secretrias (os) jniores. Na ausncia do seu superior hierrquico, distribui tarefas a outros funcionrios cabendo depois a realizao da sua superviso Secretria Jnior supervisionada pela secretaria snior no exerccio das suas funes. Secretria descentralizada existe fundamentalmente para as grandes empresas com as suas funes complexas e diversificadas, onde as funes so distribuidas por vrias pessoas com o mesmo nvel de formao e de responsabilidade para a realizao de todo o trabalho bse, dos vrios departamentos existentes na empresa. Secretria de assessoria administrativa um profissional que, de forma autnoma ou sob a orientao e integrao numa equipa, planifica e executa atividade administrativa visando assessorar a chefia no mbito dos servios pblicos e com recursos, as normas, especificaes, tcnicas e tecnologias adequadas. Assistente de direo um coloborador de direco, que assegura a ligao com respectivo staff, e outros coloboradores no interior e exteriorda organizao. A sua misso passa pela aco de recolha, seleo, tratamento e difuso da informao, planificao, gesto de tempo que envolve um nvel de responsabilidade elevada. Delegar tarefas uma dactilgrafa, ou uma (um) secretria (o) junior a (o) qual supervisiona. Secretria de embaixada tem a seu cargo de despacho ordinrio de ducumentos, expedio e recepo a outras instituies. Dirige o secretariado a embaixada sob as ordens do embaixador acreditado num determinado pas. Secretria de redao trata da redaco e da efectivao de exame de artigos de jornais, magazines, boletins informativos, etc.

Secretria presidencial sobretudo nas grandes empresas, tem a funo primodial de tratar de todos os assuntos referentes ao presidente da empresa. Secretria geral um orgo composto por vrios elementos, uma figura dominante nas empresas de grande dimenso, age em nome da direco, estabelece a comunicao entre este orgo e todos os demais na empresa. Podendo ter pessoal executivo as suas ordens. A moderna secretria aquela que alm de gerenciar a qualidade das actividades que desenvolve, tambm administra a vida e a agenda particular de executivos. Tarefa de extrema confiana, que exige discrio absoluta. Na sua rotina diria requer postura, discernimento e jogo de cintura. A partir dos anos 80 por meio de muita luta o surgimento da regulamentao da profisso a classe ganhou fora, da o aparecimento de candidatos secretrio. Hoje, a funo ganha status de administrao e tem lugar importante na tomada de decises. As suas atribuies implicam solues criativas que ajudem a diminuir os focos de tenso sobre o que pensam os subordinados a respeito da chefia; fazendo com que: A capacidade de atender os compromissos agendados se convertam numa realidade;

Organizao, a catalogao, colocar em evidencia a pauta de informaes vitais para o desempenho da chefia; Saber conviver com a privacidade sem perder o distacionamento necessrio que permita manter o respeito; Perceber, refletir, dicidir e agir de maneira sempre assertiva e ter competncia administrativa para representar a chefia na sua ausncia;

Muito se fala a cerca da profisso de secretria (o), profisso cada vez mais interessante e mais importante na vida de uma empresa. Vamos ento ver como esta profisso se enquadra na administrao pblica.

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A gesto documental diz respeito ao processo de tratamento da informao, desde a sua recepo ate ao momento da sua concertao, definitivo ou eliminao. Este tratamento assegura internamento ou em regime de autosauring, faz-se hoje com o curso a aplicaes informticas especficas e permite ultrapassar a fase de migrao dos dados. Na dicotomia administrao e histria reside a prpria razo de ser dos arquivos pblicos, na sua caracterstica dinmica: a do ciclo vital dos documentos. Sendo a funo primordial dos arquivos permanentes ou histricos recolher e tratar os documentos pblicos aps o cumprimento das razoes pelas quais foram gerados, so aqueles os responsveis pela passagem destes documentos da sua condio de arsenal da administrao para a de celeiro da historia, na conhecida acepo do consagrado arquivista francs Charles Braibant. E a chamada teoria das trs idades nada mas que a sistematizao desta passagem, como veremos. A distncia entre a administrao e a histria no que concerne aos documentos , pois, apenas uma questo de tempo. Isto vale dizer que os arquivos administrativos guardam os documentos produzidos ou recebidos por cada uma das unidades governamentais durante o exerccio de suas funes e que vo sendo guardados orgnica e cumulativamente, a medida que se cumpre as finalidades pelas quais foram criados. Estes documentos so, na realidade, os mesmos de que se valeram os historiadores, posteriormente, ao colherem dados referente ao passado j no recinto dos arquivos permanente. O ciclo vital dos documentos administrativos compreende trs idades. A primeira dos arquivos correntes no qual se abriga os documentos durante o seu uso funcional administrativo jurdico seu tramite legal sua utilizao ligada as razoes pela qual foram criados. Sua permanncia neste tipo de arquivo depende da sua tipologia-funcao, mas pode ser generalizada em um ano; podem passar dali a um arquivo geral do respectivo rgo gerador onde permanecem de 5 a 10 anos (sem que isto seje considerado outra idade). A segunda fase a do arquivo intermedirio, e aquela em que os papeis j ultrapassaram seu prazo de validade jurdico-administrativo, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor. Permaneceram em um arquivo que j centralizara papeis de vrios rgos e porem sem mistura-los ou confundi-los pelo prazo de
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20 anos. Nesta fase e que os documentos seram submetidos as tabelas de temporalidade, que determinam os prazos de vigncia e de vida dos papeis segundo a sua tipologia funco.Redigidas por comisses mistas e administradores, arquivistas juristas e historiadores baseiam-se na legislao em geral, nas normas internas de rgo e sobretudo na prpria finalidade do documentos em questo. Fixam critrios e justificativas para que se possam eliminar certos papeis essncias ao rgo de origem e sem interesse para pesquisa histrica. Os que restarem so os de valor permanente so os documentos histricos. Abre-se a terceira idade aos 25 ou 30 anos (segundo a legislao vigente no pais estado ou municpio), contados a partir da data de produo de documentos ou do fim de sua tramitao a operao denominada recolhimento conduz os papeis a um local de preservao definitiva os arquivos permanente. A custdia no se restringe a velar pelo patrimnio documental ultrapassado totalmente o uso primrio, inicia-se o uso cientfico, social, cultural. A prpria localizao fsica dos documentos j demonstra a sua especificidade. O primeiro deve situar-se ao administrador tem de ser gil seguindo classificao e cdigo de assuntos de acordo com as funes administrativas deve ser reservada como informao pblica. O segundo, o arquivo intermedirio e pouco consultado pela administrao, que dele no mas necessita a no ser esporadicamente; tambm ainda no este totalmente aberto a pesquisa salvo com licena especias; pode estar em local afastado de manuteno barata. E um deposito onde os documentos aguardam seus prazos de vida ou aguardam seu recolhimento aos arquivos da terceira idade estes, interessando muito mas aos investigadores do que os administradores devem estar localizados junto as universidades ou junto aos centros culturais enfim, devem situar-se em locais facilmente acessveis a seus usurios tpicos devem estar dotados de amplas salas de consulta pois nele a pesquisa esta aberto a todos de um lado, arquivos administrativos correntes que permitem que a administrao caminhe, de outro, os arquivos permanentes que so a matria-prima da historia. Ali esto documentos direitos e deveres do estado para com o cidado e do cidado para com o estado: Provas e testemunhos que ficaram armazenados. Seram dados ate que a pesquisa os resgate,
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transformando informaes que poderam demonstrar afinal, com se efectuaram as relaes estado-sociedade e delas face a sua analise, sntese critica e explicao. As actividades clssicas da administrao que so a de prever, organizar, comandar, coordenar, controlar, no se efectuam sem documentos quanto mas informados os administradores-dirigentes estiverem sobre um assunto melhor e mas completamente poderam decidir sobre ele. Por isso e que alem de no poderem dispensar seu arquivo, tambm no devem deixar de contar com uma boa biblioteca e com um bom centro de documentao. Este cumprira sua acessria informacional: Coleces de recortes de imprensa, impresso produzidos por outras entidades governamentais elaboracao de resumos ndices microfilmes etc. O arquivo de uma unidade administrativa armazena tudo que ela produz (norma, objectivos, papeis decorrentes de suas funes) servindo a informao e a gesto. Mas para o processo decisrio a administrao necessita mas do que ela prpria produz requer legislao, dados econmicos, scias, polticos etc., o que ser fornecido pelo centro de documentao. Os documentos na sua fase inicial apresentam valor primrio. Chamase primrio o valor que o documento apresenta para a consecuo dos fins explcitos a que se prope; secundrios so aqueles que, embora j explcitos no tempo em que so gerados os documentos avultam com o decorrer do ano.Este valor secundrio vai desde o elemento informativo para a analise critica da administrao ate, em perspectiva os aspectos scias e polticos generalizados que, no mesmo documento, o historiador puder detectar. Schellenberg afirma que os documentos publicos oferecem 2 generos de valor assim difinidos: primarios dao os que interessam a propria reparticao originaria, secundarios, os que interessam a outras intidades do governo e aos publicos em geral. Neste segundo tipo ele cosnidera ainda os valores de formacao: ambos representaram, passado o devido tempo, grande interesse para os historiador.No sentido de prova, sera possivel saber da organizacao o funcionamento do orgao do governo que produziu o documento , como informacao, pode conter dados sobre pessoas, coisas e factos. Comnplementado a colocacao daquele especialista, poder-se-ia acrescentar o que o historiador por sua propria formacao profissional, tem os meios teoricos e
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metodologicos com instrumentos para ir alem, penetrando na sutilezas da informacao contida na frieza caracteristica do dado administrativo. No entanto, para que o documento faca o seu percurso natural de vida, da administracao a historia, isto , da producao tramite administrativo a utilizacao cientifica e a cultura as sua potencialidades deverao ser relevadas cabe ao arquivista identificar, resumir, indexar. O historiador sabera selecionar, interpretar e explicar. Entretando, para que isto se realize faca-se necessario que o fluxo no seja interrompido a ignorancia dos administradores de que os documentos administrativos contem, como informacao historica uma dimensao muito mas ampla do que a que envolve a da sua criacao tem causado graves danos a historigrafia de documentos.Sao diariamente destruidos, nas diferentes instancias governamentais por desconhecimento de sua importancia para o posterior estudo critico da sociedade que o produziu. Tal desconhecimento acarreta o consequente desleixo e a falta de priorizacao no que tange aos servicos de arquivo e a preservacao dos documentos. preciso que o responsavel pela politica de informaca/ documentacao dos diferentes orgaos governamentais estejam ciente de que, cumprindo-se a razao administrativa pela qual um documento foi criado, ele no se torna automaticamente discartaval.A sua utilizacao juridica pela propria administracao ou pela pesquisa historica podera ocorrer sempre assim, a intidade produtora no deve e no pode ditar a sua distruicao sem antes consultar as autoridades arquivisticas do nivel administrativo a qual pertenca aquele orgao governamental.

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2.1.3.1 Caracterizao dos documentos Quanto ao genero Textuais: manuscritos, datilografados, impressos; Cartogrficos: mapas, plantas...; Iconogrficos: gravuras, fotos (imagem fixa)...; Filmogrficos ou cinematogrficos: vdeos (imagem em movimento)...; Sonoros: fitas cassetes, discos...; Microgrficos: jaquetas, rolos, microfichas...; Informticos: disquetes, discos pticos...; 2.1.3.2- Quanto a sua natureza Ostensivos: so aqueles documentos em que no h restrices quanto ao acesso de seu conteudo; Sigilosos: so os documentos cujas informaes contidas, so consideradas importantes de interesse especifico da instituio, requerem em niveis de acesso, resguardando sua custodia e divulgao. 2.1.3.3 - Quanto a sua especie

O documento de arquivo pode ser configurado de diferentes formas, de acordo com a disposicao e a natureza das informacoes nele contidas. Essa configuracao conhecida como especie documental.

A forma como se configura o documento feita em funcao da disposicao e da natureza das informacoes contidas. Especie documental a configuracao que assume um documento de acordo com a disposicao e a ntaureza das informacoes nele contidas. As diferencas entre as organizacoes implicam variacao das especies somadas as funcoes informacionais dos documentos. fundamental que o trabalho arquivistico levante estas variacoes e produza conhecimentos sistematicos sobre o assunto.
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 As tipologias documentais existentes devem ser enumeradas de modo hierarquico, a partir dos levantamentos. Entende-se como tipologia o resultado do somatorio entre a especie e a funcao dos documentos. Prope-se, aqui, uma lista generica das tipoliase das especies documentais em organizacoes publicas e privadas e nos arquivos pessoais.

2.1.3.4 O ciclo de vida dos documentos de arquivo O ciclo de vida dos documentos compreende trs fases. A primeira a dos arquivos correntes, nos quais se abrigam os documentos durante seu uso funcional, administrativo, jurdico; sua tramitao legal; sua utilizao ligada s razes pelas quais foram criados. Por isso, eles esto localizados prximo aseus usurios diretos, isto , nos sectores de trabalho. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objectode consultas frequentes. A medida que esses documentos se tornam menos utilizados ao longo do processo decisrio, tende-se a elimin-los ou a conserv-los temporariamente em outro local. Surge, ento, a segunda fase, a do arquivo intermedirio, que aquela em que os documentos no so mais consultados com muita frequncia, que aguardam destinao final, mas que, contudo, ainda podero ser consultados pela unidade geradora.
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Enquanto os arquivos correntes esto localizados nos setores de trabalho dos usurios diretos, o arquivo intermedirio centraliza os documentos de todos os setores. Neste local, os documentos aguardam seu prazo de vida til ou seu recolhimento aos arquivos de terceira fase. Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Uma parcela dos documentos produzidos ou recebidos nos setores de trabalho (arquivos correntes) que foram transferidos para o arquivo intermedirio pode ser considerada importante para guarda definitiva por registrar a memria institucional. Tem incio a terceira fase a do arquivo permanente, tambm conhecido como arquivo histrico. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.

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Provenincia interna

Provenincia externa

A criao ou recepo de documentos Arquivos correntes Possibilidade de uso alta Conservao nos sectores

100 % Dos documentos Elimina o

Transfernci a Arquivo Intermedirio Possibilidade de uso decrescente Deposito centralizado Eliminao

Recolhimento

Arquivo Permanente

Valor Secundrio

Deposito Centralizado

5 a 10%

2.1.3.5 - Plano de classifio dos documentos um instrumento utilizado para classificar as informaes, independentemente do suporte, produzidas e recebidas por uma entidade no exerccio de suas funes e atividades, por meio de cdigos sistematizando a organizao. 2.1.3.6 - Tabela de temporalidade um instrumento arquivistico resultante da avaliao que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinao de documentos, com vista a garantir o acesso a informao a quantos dela necessitem. Na tabela de temporalidade
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constam informaes quanto aos prazos dos documentos na fase corrente, na fase intermediaria e seu destino final.

2.1.3.7 - Actividades de protocolo A atividade de protocolo consiste em registar a entrada, o trmite e a expedio de documentos. Por meio deste registro possvel acompanhar o trmite dos documentos protocolados. 2.1.3.8 - Atividades de arquivo Arquivo significa guarda de documentos de qualquer ordem/mvel destinado a guarda de documento devidamente classificados ou catalogados. As actividades de arquivo consiste em receber a documentao, classifica-la, avalia-la, higieniza-la, acondiciona-la e arquiva-la, com vista a disponibilizao das informaes. 2.1.3.9 - Avaliao A avaliao a atividade de analise e seleo de documentos que visa estabelecer prazos para guarda nas fases corrente e intermediaria e sua destinao final, ou seja, sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 2.1.3.10 - Objetivos da avaliao

Reduzir o acumulo da massa documental nos arquivos, optimizando o espao fsico

Estabelecer os prazos de guarda e a destinao final dos documentos

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Garantir condies de conservao da documentao de valor permanente

2.1.3.11 - Classificao dos documentos

A classificao dos documentos consiste em analisar e determinar a que assunto o documento se refere e aplicar a codificao respectiva determinada no plano de classificao Ao classificar um documento necessrio primeiramente observar a atividade que o gerou, independentemente do seu formato ou da rea que esta acumulada ou produzindo. Ao identificar a atividade que o gerou, atravs do plano de classificao possvel aplicar o cdigo. No importante saber prioritariamente se ele foi expedido ou recebido ou qual o seu numero de protocolo

2.1.3.12 - Procedimentos para classificao Leitura, estudo e analise dos documentos que regem a instituio para o devido conhecimento da estrutura, competncias e atividades desenvolvidas pela instituio; Analise dos documentos que compem a serie documental afim de verificar o assunto principal e os secundrios de acordo com o seu contedo; Codificao: localizar o assunto a que se refere o documento no plano de classificao de documentos de arquivo, para atribuio do cdigo correspondente;
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2.1.3.13 - Acondicionamento e armazenamento de documentos Acondicionamento a guarda dos documentos em embalagem especifica, de acordo com o seu tipo e formato, visando sua proteo fsica. Armazenamento o arquivamento de documentos em locais apropriados, constituidos de mobiliario e equipamentos adequados, dada suas especialidades, com o fim de preserva-los. Para a organizao dos arquivos correntes ou setoriais recomenda-se o uso de arquivos de gavetas, preferencialmente em ao, com pastas suspensas. Se houver um maior volume de documentos e em conseqncia falta de espao, podem ser utilizadas estantes deslizantes com pastas suspensas ou caixasarquivo. No arquivo intermedirio ou central utilizam-se estantes fixas ou deslizantes, obrigatoriamente de ao, resistentes ao peso dos documentos. O acondicionamento deve ser feito obrigatoriamente em caixas-arquivo com subdivises internas. Essas subdivises so feitas pelos maos documentais. Quanto ao arquivo permanente, devido ao valor histrico, probatrio e cientifico, os documentos necessitam de cuidados especiais na guarda e acondicionamento, com a utilizao de controle do ambiente fsico, humidade, temperatura e iluminao. O acondicionamento deve ser feito obrigatoriamente em caixas-arquivo de papelo, e os documentos de valor permanente devem estar livres de qualquer contacto com material oxidante (clipes, grampos, garras metlicas, etc.).

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2.1.3.13 - Ordenao dos documentos A ordenao dos documentos o modo de dispor fisicamente os documentos, segundo a codificao estabelecida pelo Plano de Classificao, visando a facilitar a recuperao da informao. A ordenao deve obedecer ao Plano de Classificao. Estabelecer a separao por ano de produo pode ser um dos critrios para auxiliar na organizao. Os demais mtodos de organizao dos documentos vo depender da classificao e das caractersticas do conjunto documental a que pertencem.

2.1.3.14 - Transferncia Transferencia o envio da documentao, produzida e recebida no Arquivo Corrente, com baixa freqncia de uso, e que tem seu prazo de guarda expirado de acordo com a Tabela de Temporalidade, para o arquivo intermedirio, onde sero conservados por perodo predeterminado, aguardando sua destinao final, ou seja, sero eliminados ou recolhidos para o arquivo permanente. 2.1.3.15 - Recolhimento Recolhimento a etapa na qual a documentao que j cumpriu seu valor jurdico-administrativo, e que ainda possui valor histrico, probatrio e informacional, ser encaminhada ao arquivo permanente. 2.1.3.16 - Guarda permanente A guarda permanente reune documentos de valor probatorio, historico ou informativo com vista a preservao da memoria institucional. O arquivo permanente geralmente cpnstituido de:
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 Documentos relativos origem, s razes da existencia e aos objectivos da instituio; Documentos que reflitam a organizao e o desenvolvimento da instituio; Documentos visuais e/ ou sonoros referentes a factos da vida da instituio; Documentos que respondem a questes tecnico-cientificas relacionadas as actividades da instituio; Documentos de divulgacao ou de promoo da instituio, dos quais deve ser guardado pelo menos um exemplar como amostra.

2.1.3.17 Descarte de documentos A importncia de se preservar o documento com finalidades de guarda permanente determinada quanto aos valores probatrios, histricos e informativos para a instituio. A determinao de sua caducidade deve ser feita pela comisso denominada Comisso de Avaliao de Documentos, constituda por membros efetivos e eventuais. Os efetivos so o chefe do Arquivo e os representantes dos servios administrativo, financeiro e jurdico. Os membros eventuais so os representantes do rgo-fim, o qual s sero convocados medida que forem sendo analisados os documentos relativos s suas atividades. A anlise da comisso consistir em verificar: Importancia do documento com relao aos valores probatorios, historicos e informativo; Possibilidade e custo de reproduo (microfilmagem); Espao, equipamento utilizado e custo do arquivamento;
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 Prazos de prescrio e decadencia de direitos (legislao vigente); Numero de copias existentes e locais onde os dados so anotados. Os documentos que aps de um mesmo tipo documental; o processo de avaliao no tiver valor probatrio, histrico e informativo devero ser listados e depois eliminados. A listagem com os documentos a serem eliminados deve conter as seguintes informaes Cdigo: nmero da classificao dos documentos de acordo com o cdigo de classificao; Assunto/Srie: contedo principal da unidade Data-Limite: anos a que se referem os documentos a serem eliminados; Unidade de arquivamento: quantidade de documentos (metros lineares) e especificaes quanto espcie documental; Observaes/Justificativas: eliminao dos documentos. 2.1.3.18 - Conservao de documentos Para que o documento permanea em condies de utilizao so necessrios cuidados especiais visando sua preservao. A importncia da conservao do patrimnio probatrio, histrico e informativo da instituio de responsabilidade de todos. Os acervos documentais so constitudos basicamente por materiais orgnicos e, como tal, esto sujeitos a um contnuo processo de deteriorao. A conservao no pode simplesmente suspender um processo de degradao j instalado. Porm, utilizando-se mtodos tcnico-cientficos, possvel reduzir o ritmo deste processo. A poltica moderna de conservao a longo prazo orienta-se pela luta contra as causas de deteriorao, buscando um maior prolongamento da vida til de livros e documentos. observaes elucidativas referentes

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2.1.3.19 - Recomendaes para manuseio e guarda de documentos em suporte papel Apesar de a tendncia das informaes institucionais pender para os meios eletrnicos, uma instituio nunca deve esquecer de que houve todo um passado que gerou informaes que sero teis. Neste caso, torna-se imprescindvel a preservao das informaes contidas nesse suporte. Visando preservao dos documentos em papel, torna-se necessrio: Cuidar para no rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retirlo de uma caixa ou estante. No dobrar os documentos, pois o local no qual ele dobrado resulta em uma rea frgil que se rompe e rasga com o tempo; No utilizar clipes ou grampos de alumnio ou metal; No usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse tipo de cola perde a aderncia, o original ou a segunda via do documento danificando o documento; Limitar o uso de furadores aos documentos correntes; Limitar o uso de mquinas copiadoras, pois a luz emitida sobre o documento original danifica tanto o papel quanto a tinta; Evitar mobilirios que oxidam. importante lembrar que as fotocpias no substituem o original ou a segunda via. 2.1.3.20 - Objectivos da gesto de documentos

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A gesto de documentos tem como principio possibilitar o controle e a rapida recuperao das informaes, orientar as actividades de racionalizao da produo e fluxo documentais, avaliao e destinao dos documentos produzidos e recebidos, aumentando a eficacia do servio arquivistico na instituio sendo de uma forma resumida mencionados alguns destes objectivos: Assegurar o pleno exerccio da cidadania Agilizar o acesso aos arquivos e as informaes Promover a transparncia das aoes administrativas Garantir economia, eficincia e eficcia na administrao pblica ou privada Agilizar o processo decisrio Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe Controlar o fluxo de documentos e a organizao dos arquivos Racionalizar a produo dos documentos Normalizar os procedimentos para avaliao, transferncia, recolhimento, guarda e eliminao de documentos. Preservar o patrimnio documental considerado de guarda permanente

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2.2 - Enquadramentos na Administrao Pblica

No

sentido

amplo, a

administrao

pblica

toda

actividade

desenvolvida pelo Estado, desde a elaborao das leis resoluo dos conflitos de interesses, passando pela gesto ordinria do Estado. Em sentido formal, segundo Meirelles (1985), a administrao plblica um conjunto de rgos institudos para a consecuo dos objectivos do Governo. Em sentido material, um conjunto de funes necessrias aos servios pblicos em geral.

Afirmando ainda que a administrao pblica tem como finalidade prestar servios aos cidados, isto , o fim da adminitrao pblica o interesse pblico ou o bem da colectividade. Ora bem se a administrao pblica tudo aquilo que aqui se aborda, ento legtimo saber do enquadramento do secretariado quando acabamos de tratar a partir de vrios detalhes, que se ocupa da realizao de funes administrativa, que passa pelo planeamento, organizao, direco e controlo que permite mas facilmente o entendimento da sua importncia e enquadramento nas funes de direco. Ao desempenhar as suas funes com o objectivo de participar na concretizao da misso administrativa, contribui de uma forma indirecta na prossecuo do interesse pblico servindo da melhor maneira os cidados.
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Assim, podemos na prtica dizer que as funes de secretariado que se realiza numa empresa ou no sector pblico, objecto do mesmo tratamento ou procedimento, para dizer que o facto de as suas naturezas serem diferentes, os seus propsitos so sempre os mesmos servir sempre o cidado, da que se justifica a afirmao quanto ao tratamento ou procedimento. A natureza e objecto do secretariado, visa administrativamente contribuir para que entidades como: Presidente da Repblica, Executivo, Membros do Executivo, que so titulares dos departamentos ministeriais e seus adjuntos, Secretrio de Estado, Vice Ministros, detentores de poderes Legislativos, nomeadamente Presidente, Vice Presidentes, Secretrios e outros parlamentares; Judicial, concretamente: Presidentes de Tribunais, Juzes e outros, bem como administradores e directores de empresas do sector pblico ou privado e outros, tenham um bom desempenho no exerccio das suas funes sempre no interesse da satisfao do cidado. Podemos ento concluir que o secretariado e gesto documental tem o seu enquadramento nas funes administrativas que so exercidas quer no sector pblico e quer no sector privado onde o fim ltimo sempre a satisfao do interesse do cidado.

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