Dpartement des finances et des relations extrieures

SAGEFI Eric Birchmeier, Service danalyse et de gestion financires

8 septembre 2009

Mthodologie et mise en uvre du systme de contrle interne (SCI) lEtat de Vaud

Eric Birchmeier, Chef de service Service danalyse et de gestion financires (SAGEFI) Etat de Vaud

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Systme de contrle interne

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Table des matires

SYSTEME DE CONTRLE INTERNE 1. Contexte 2. Responsabilits relatives au SCI 3. Primtre du SCI lEtat de Vaud 4. Niveau dexigence et primtre 5. Dmarche dimplmentation sous forme de directive 6. Outils mis disposition 7. Exemple de planning dimplmentation dans un service 8. Certification du SAGEFI
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1. Contexte
Au 1er janvier 2008 est entr en vigueur lart. 728a, al. 3 du Code des obligations qui demande aux rviseurs de vrifier lexistence du systme de contrle interne dans les socits soumises au contrle ordinaire.

La nouvelle LFin, entre en vigueur au 1er janvier 2006, prvoit son art. 16 que les services mettent en place un systme de contrle interne.

Le projet du SAGEFI est de mettre disposition des services une mthode qui garantisse lexistence et le fonctionnement du SCI dans leurs processus avec incidences financires.

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1.2 Le SCI est dj pratiqu au sein de lEtat

Le SCI nest pas une notion nouvelle. LEtat de Vaud dispose doutils tels que des directives de porte gnrale, des instructions qui sont des outils de SCI et qui visent fournir un travail efficace et minimiser les risques.

Il sagit de vrifier la bonne application de ces outils et de les adapter aux risques spcifiques des services.

Le SCI existe, il est ncessaire de le formaliser, de le tenir jour et de vrifier ladquation de ce qui est mis en place avec les risques spcifiques de chaque service.

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2. Responsabilits relatives au SCI

Les services (art. 16 LFin) mettent en place un systme de contrle interne Les dpartements (art. 14 LFin) sassurent de lexistence du contrle interne dans les services Le Dpartement des finances et des relations extrieures (DFIRE) (art. 15 LFin) dicte les directives informe et appuie les services en vue dune bonne application des directives Le Contrle cantonal des finances (CCF) (art. 59 LFin) vrifie et qualifie le SCI dans le cadre de ses activits de surveillance
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3. Primtre du SCI lEtat de Vaud

Les services sont en conformit avec lart. 16 LFin soit :

garantir une tenue et une prsentation rgulire des comptes qui constituent la base des rapports financiers

selon la nouvelle norme daudit de la chambre fiduciaire suisse concernant le SCI la

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4. Exigence et primtre du SCI

Niveau dexigence Optimis
Niveau 5

Optionnel
Surveill
Niveau 4

Standardis
Niveau 3

Obligatoire

Informel
Niveau 2

Peu fiable
Niveau 1

Primtre du SCI
NAS 890
tats financiers adquats Rgularit comptable

Lgalit

Missions du service
(oprationnel)

Stratgie

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5. Dmarche dimplmentation lEtat de Vaud

Etape 1 : Et 2009
SAGEFI service pilote Certification NAS 890 obtenue le 11 juin 2009 Elaboration dune directive dexcution Validation du Conseil dEtat le 14 aot 2009 des principes et du primtre du projet dimplmentation du SCI lEtat de Vaud

Etape 2 : Printemps 2010

2 services pilotes

Etape 3 : Printemps - t 2010

Rapport au Conseil dEtat sur la dmarche Finalisation de la directive

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5.1 Directive et formation sur le SCI

Transcription du cadre mthodologique appliqu au SAGEFI (sous forme de directive) afin daccompagner les services dans leur implmentation du SCI.

Elaboration dune formation sur la mthodologie pour appuyer les services.

Mise en uvre dun help desk sur le SCI ( venir).

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6. Outils mis disposition

Dans un souci defficacit de mise en uvre, des questionnaires sont mis disposition pour :
Evaluer la culture du service et son organisation gnrale relative au systme de contrle interne en place (environnement de contrle) Analyser les processus et les procdures existants Identifier les risques par processus Implmenter, tester les contrles minimums requis sur les processus

La dmarche propose sappuie entirement sur les processus de travail existants et les contrles mis en place au niveau de lEtat (directives de porte gnrale du DFIRE)

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6.1 valuer la culture du service en matire de SCI

Questionnaire sous forme dauto-valuation de la direction du service qui lui permet danalyser les aspects lis lenvironnement et la culture du service relatifs au systme de contrle en place. Il porte sur les domaines suivants :
Environnement de contrle (ex : les directives et les normes sont-elles clairement dfinies et connues des personnes concernes au sein du service ?) Evaluation des risques (ex : laspect risque est-il systmatiquement intgr dans la planification des activits du service ?) Activits de contrle (ex : les rglements et procdures en place sont-ils examins priodiquement pour sassurer quils sont toujours appropris ?) Information et communication (ex : existe-t-il une procdure pour diffuser rapidement, si ncessaire, une information critique dans tout le service ?) Surveillance (ex : les contrles effectus sont-ils tests ?) Environnement de contrle IT (ex : les changements de systmes sont-ils bien contrls et tests ?)
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6.2

1 processus = 1 questionnaire

Chaque processus fait lobjet dun questionnaire prdfini remplir pour identifier le niveau de contrle mis en place ainsi que les risques. Les processus identifis :
Achats Encaissements Personnel Investissements Subventions Dcaissements Ventes Stocks Trsorerie Participations Fonds TVA Impt anticip Clture des comptes Planification financire Processus budgtaire Suivi budgtaire

Certains processus sont communs plusieurs services ; les contrles mis ou mettre en place seront identiques tous les services. Chaque questionnaire demande au service quelles sont les mesures prises pour viter les risques spcifiques des processus.
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6.3 Analyse des risques

Lvaluation des risques est labore simultanment la description des processus en vrifiant les objectifs de contrle qui sont :
Lgalit (existe-t-il une base lgale pour cette criture ?) Annualit et chance (la transaction concerne-t-elle lanne civile et le principe dchance est-il appliqu correctement ?) Evaluation / existence (valuation conforme la LFIN, mode de calcul justifi et les actifs et passifs ports au bilan existent-ils bien la date de rfrence ?) Imputation (spcialit qualitative) (transaction impute conformment au plan de comptes) Saisie (prcision) Intgralit Rapport et publication

Critres dvaluation
Effet financier et probabilit de survenance

Catgorisation des risques

Mineurs, moyens, majeurs
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6.4 Cartographie des risques par processus (exemple)

E F F E T F I N A N C I E R

catastrophique

important

P1

P9 P6

I1

modeste

I2 C5 P1

C3

insignifiant

C1

faible

ventuelle

forte

pratiquement sre

PROBABILITE DE SURVENANCE
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6.5 Identification des tests de contrles effectuer

E F F E T F I N A N C I E R
Identification des processus qui ncessitent une attention particulire pour dbuter les tests.
catastrophique

important

P1

P9 P6

A2

I1

F3

modeste

I2 C5

C3

T3

P1 C1

insignifiant

V2

B4

faible

ventuelle

forte

pratiquement sre

PROBABILITE DE SURVENANCE

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7. Exemple de planning dimplmentation

Auto-valuation par la direction du service sur la culture du service en matire de SCI Identification, analyse et description des processus et des contrles effectus Cartographie des risques identifis Identification des risques traiter en priorit Tests des contrles effectus Mise jour documentation et laboration du guide SCI du service 2 mois vrification de la traabilit et amlioration des contrles 2 heures danalyse par cadre et 1/2 journe sance plnire de direction 3 mois danalyse rpartis sur les diffrents responsables de processus

Vrification, modification, amlioration des contrles et mise en place de nouveaux contrles, si ncessaire Mise jour des directives ou instructions internes au service Supervision et modification lors de changements de pratique Evaluations par le CCF Mise en application des recommandations du CCF 16

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8. Certification du SAGEFI
Le SAGEFI a obtenu le 11 juin 2009 la certification NAS 890 qui confirme lexistence dun SCI dans son service. Il a prouv que :
Le SCI est concret et vrifiable (document) Le SCI est adapt aux risques et lactivit du service Le SCI est connu des collaborateurs Le SCI dfini est appliqu Il existe une sensibilit au contrle dans le service

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