TAMBORLIN, Norberto; MACIESKI, Daniele. Implantao da filosofia 5ss na empresa Persianas Macieski.

Revista Interdisciplinar Cientfica Aplicada, Blumenau, v.1, n.2, p.01-21, Sem I. 2007 Edio Temtica TCCs - I ISSN 1980-7031

IMPLANTAO DA FILOSOFIA 5Ss NA EMPRESA PERSIANAS MACIESKI Norberto Tamborlin1 Daniele Macieski2

RESUMO A filosofia 5S mais do que apenas limpar e organizar o ambiente de trabalho, uma filosofia e como tal pressupe uma mudana comportamental profunda nas pessoas que trabalham na organizao, uma nova forma de pensar e agir, com essas mudanas o ambiente organizacional torna-se melhor. Com o intuito de melhorar o ambiente da empresa Persianas Macieski foram analisados os setores e verificou-se a desorganizao e o desperdcio de materiais. Foi realizada uma auditoria e junto uma lista das conformidades e no-conformidades. Instituiu-se um dia para realizar o dia D da limpeza, onde foram usados os sensos de utilizao, ordenao e limpeza, aps este dia outra auditoria foi feita para verificar os resultados. A partir desta data foram realizados os comparativos do antes e depois e com isso verificaram-se os ganhos e vantagens obtidas. Palavras-chave: 5S. Produtividade. Melhoria de processo. Organizao. 1 INTRODUO

Com a abertura do mercado para importaes e exportaes, ou seja, o mundo globalizado, a concorrncia entre as empresas aumenta a cada dia, para conseguir destacar-se perante os concorrentes necessrio que as empresas atualizem-se com mudanas do cenrio atual. As empresas precisam buscar o aperfeioamento de seus processos, servios e produtos constantemente para o acompanhamento e desenvolvimento deste mercado globalizado e principalmente na busca do quesito qualidade. Este trabalho apresenta um estudo de caso referente implantao da filosofia 5Ss, na empresa Persianas Macieski, situada na cidade de Blumenau, que possui quatro funcionrios. uma empresa familiar que desde seu princpio fabrica e presta servios em persianas.

Professor Orientador. Especialista, Instituto Blumenauense de Ensino Superior - IBES. (norbin@unibes.com.br) 2 Graduada em Administrao pelo Instituto Blumenauense de Ensino Superior IBES. (danieski7@hotmail.com)

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Atravs desta filosofia, introduo de uma cultura para qualidade a empresa teve a expectativa de contar com o comprometimento de todos os colaboradores para alcanar os objetivos de reduo de desperdcio, controle de estoque e
Norberto Tamborlin

mudanas fsicas dentro da empresa para o melhor atendimento de seus clientes, um atendimento sustentado pela qualidade. A filosofia 5S teve sua origem no Japo e mais tarde foi tambm implantada em empresas brasileiras, tem como objetivos melhorar o modo de execuo das atividades dirias da organizao para manter o ambiente limpo, organizado e melhorar a disposio dos materiais de modo que traga a esta agilidade na produo e um menor desperdcio. A implantao desta filosofia gerou grandes dificuldades em funo de haver a necessidade da quebra de paradigmas onde muitas pessoas tm resistncia a mudanas. Esta resistncia est ligada principalmente em relao ao medo do novo. Toda mudana gera um certo desconforto, porm, no se pode deixar que este desconforto no permita o desenvolvimento da empresa e o crescimento das pessoas. Atravs deste estudo pode-se dizer que a relevncia cientfica de servir como referncia para pesquisas e outros trabalhos acadmicos.

2 DESENVOLVIMENTO

Com as mudanas no cenrio atual importante que as empresas busquem qualidade em seus processos para que suas empresas tornem-se mais competitivas e uma das formas a filosofia 5Ss. Marshall Junior; et al. (2005) afirma que o 5S teve incio no Japo no final da dcada de 1960, chegou no Brasil em 1991 atravs de trabalhos desenvolvidos pela Fundao Christiano Ottoni, guiada pelo professor Vicente Falconi Campos. J Ballestero-Alvarez (2001) diz que a tcnica 5S surgiu no Japo foi ampliada e utilizada primeiramente por donas-de-casa japonesas como uma estratgia domstica que inclua todas as pessoas da famlia na organizao e administrao das tarefas do lar. Lapa (1998) relata que os 5S tem grande profundidade e abrangncia, pois esto diretamente relacionados com a parte emocional, psicolgica, filosfica e at mesmo espiritual do ser humano. O significado dos cinco sensos segundo Ballestero-Alvarez (2001, p.295) so:

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Ballestero-Alvarez (2001) diz que esta filosofia coopera para a qualidade total, sendo que quando se junta na rotina da empresa, estimula mudanas comportamentais em todos os nveis hierrquicos ao longo do tempo que se prolonga sua implantao. Silva (1996, p.27) afirma que:
O contnuo desenvolvimento da autodisciplina promove o crescimento do ser humano em iniciativa, criatividade e respeito. Com o desenvolvimento do senso de utilizao, decreta-se guerra ao desperdcio de inteligncia, tempo e matria-prima. O combate ao estresse auxiliado pelos sensos de ordenao, limpeza e sade. Neste ltimo destaca-se a necessidade da auto-estima, talvez o fator mais relevante para uma profunda mudana de natureza interior.

Ballestero-Alvarez (2001) diz que como objetivos essenciais da filosofia 5S podem-se citar a melhor condio fsica do ambiente, precauo e reduo de acidentes de trabalho ao desenvolver seu trabalho, estmulo a criatividade das pessoas envolvidas no local de trabalho, reduo de custos com instalaes, excluso de desperdcios de materiais e esforos humanos, aumento do trabalho em equipe, melhoria com o relacionamento humano e melhor qualidade dos produtos e servios oferecidos. Para Ballestero-Alvarez (2001) a definio de cada tcnica dentro rea de trabalho disposta da seguinte forma: Seiri: liberao da rea, utilizao, organizao Dentro da rea de trabalho algumas vezes existem objetos, materiais ou informaes que no so mais utilizadas. O seiri (utilizao) servir para identificar essas inutilidades que sero descartadas, deve-se lembrar de tomar cuidado para no jogar fora documentos ou informaes ainda necessrias para empresa. Segundo Ballestero-Alvarez (2001, p.297) as mais importantes vantagens do seiri so:

- liberar espao; - eliminar ferramentas, armrios, prateleiras, materiais; - eliminar dados de controle ultrapassados; - eliminar itens fora de uso e sucata; - diminuir o risco de acidentes.

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Seiton: ordem, arrumao, ordenao Ballestero-Alvarez (2001) afirma que depois de liberada a rea de trabalho os materiais que devero permanecer no local devem ser organizados de maneira harmoniosa com coerncia, essa organizao recebe o nome de seiton (ordenao). A disposio dos materiais deve ser de fcil acesso para que, no momento que estiverem fora do local a verificao seja simples, rpida e imediata. Deve-se observar o que est guardado em cada local, para encontr-lo com maior facilidade. Segundo Ballestero-Alvarez (2001, p.298) as mais importantes vantagens do seiton so:
- rapidez e facilidade para encontrar documentos, materiais, ferramentas e outros objetos; - economia de tempo na busca de materiais necessrios ao trabalho; - diminuio de acidentes pela colocao adequada dos mveis e utenslios, mquinas e equipamentos.

Seiso: limpeza Ballestero-Alvarez (2001) menciona que depois de liberada e organizada a rea de trabalho necessrio limp-la e identificar quais prticas ou trabalhos dentro de uma rea especfica causam sujeira e quando necessrio corrigi-las. Algumas coisas podem ser consideradas como sujeira como, por exemplo: mau cheiro, iluminao e ventilao inadequada, poeira, entre outros similares. Com a prtica do seiso (limpeza) consegue-se no perder nenhum tipo de material, no forar nenhum dos equipamentos e deixar banheiros e outros espaos com boa arrumao das coisas aps seu uso. Segundo Ballestero-Alvarez (2001, p.299) as vantagens do seiso (limpeza) so:
- melhoria imediata do local de trabalho; - satisfao das pessoas por trabalharem em um ambiente limpo; - maior segurana e controle sobre os equipamentos, mquinas e ferramentas empregados no trabalho; - eliminao do desperdcio.

Seiketsu: padronizao, asseio, sade Ballestero-Alvarez (2001) considera que depois de conquistados os trs primeiros sensos a etapa seguinte a padronizao e a constante melhoria das atividades.

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necessrio que as pessoas mudem sua conduta e seus hbitos de desempenhar suas tarefas que produzem sujeira, pois se no tiver persistncia, tudo voltar como estava antes sem mesmo ter concludo a implantao completa. Para Ballestero-Alvarez (2001, p.300) as mais importantes vantagens do seiketsu (sade) so:
- enaltecimento do equilbrio fsico e mental; - melhoria do ambiente de trabalho; - melhoria de reas comuns (banheiros, refeitrios etc.); - melhoria nas condies de segurana.

Shitsuke: disciplina, autodisciplina Ballestero-Alvarez (2001) relata que o comprometimento das pessoas para com o desempenhar dos padres ticos, morais e tcnicos determinados pela filosofia dos 5S. A disciplina acontece quando as pessoas desempenham suas tarefas de acordo com o que deve ser feito e como tem que ser feito, sem que haja a necessidade de ningum controlar e exigir nada. importante a participao das pessoas envolvidas nas decises em relao elaborao das normas e procedimentos adotados com a implantao da filosofia 5S, para que as pessoas se sintam responsveis pelo resultado e saibam avaliar a relevncia de suas aes para o grupo como um todo. Para Ballestero-Alvarez (2001, p.301) as vantagens do shitsuke (autodisciplina) so:
- trabalho dirio agradvel; - melhoria nas relaes humanas; - valorizao do ser humano; - cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos; - melhor qualidade, produtividade e segurana do trabalho.

Para uma melhor compreenso dos cinco sensos o quadro 4 demonstra uma viso resumida deles conforme Norbin (2004):

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Para melhor compreenso dos dados a apresentao ser feita em dois tpicos situao atual e as aes realizadas. Situao Atual Atravs dos conceitos da filosofia 5S pode-se conhecer os benefcios que esta proporciona as empresas e as pessoas no seu dia-a-dia. Na busca desses benefcios e com intuito de reestruturar a performance organizacional foi decidido implantar esta filosofia na empresa Persianas Macieski, para isso foi necessrio levantar os dados de como a empresa estava antes da implantao, ou seja a situao em que ela encontravase, o que foi modificado e assim utilizar-se dessas informaes e avaliar os resultados obtidos atravs desta filosofia. De acordo com as observaes realizadas nas dependncias da empresa Persianas Macieski Ltda verificou-se que a empresa tem problemas de:

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a. controle de estoque, b. grande quantidade de materiais desnecessrios no local de trabalho, c. falta de identificao dos materiais e d. desorganizao na rea produtiva da empresa. Em funo da empresa no apresentar controle de estoque, com quantidade de tecidos e peas que possui, quando necessria esta informao acontece perda de tempo na procura de materiais necessrios para a produo, que em mdia so desperdiados de 25 a 40 minutos na procura e medio dos tecidos e algumas vezes por falta de tempo comprado um tecido j existente no estoque o que ocasiona perda. A falta de identificao dos materiais dificultava a procura de peas e muitas vezes os clientes precisavam peas de reposio e recorriam empresa para comprar ou at mesmo os prprios funcionrios precisavam saber onde estava determinada pea e s uma ou duas pessoas sabiam esta informao, ento era necessrio fazer ligaes para telefones mveis para saber onde estavam essas peas. Em mdia eram gastos em torno de R$ 15,00 (quinze reais) mensais com essas ligaes. Outro problema encontrado foi em relao s lminas de tecido prontas que sobravam, pois o rolo de tecido era cortado antes que o trilho estivesse pronto, como a quantidade de lminas varia de acordo com a largura do trilho isso ocasionava a sobra de lminas prontas, que voltam para o estoque e muitas vezes demoram muito tempo para serem reutilizadas em funo das persianas serem confeccionadas sob medida e as janelas no terem um tamanho padro. Para avaliar a situao da empresa foi realizada uma auditoria, neste procedimento de auditoria as notas atribudas aos sensos avaliados variam de 1 a 5, sendo: 1 Insatisfeito, 2 Precisa Melhorar, 3 Regular, 4 Bom e 5 timo. Para a obteno dos resultados necessrio somar as notas dadas para cada sub-item dentro do senso, este valor multiplica-se por 4, como mostra o apndice A e B. O clculo utilizado para a rea de fabricao foi o seguinte: Para o senso de utilizao 3 + 4 + 3 + 4 + 2 = 16 X 4 = 64 Para o senso de ordenao 4 + 4 + 2 + 3 + 2 = 15 X 4 = 60 Para o senso de limpeza 2 + 4 + 2 + 4 + 2 = 14 X 4 = 56 Os resultados obtidos na primeira auditoria realizada no dia 29 de setembro de 2006 esto relacionados no grfico 1.

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Com a realizao da primeira auditoria na rea fabril verificou-se que esta rea necessita de mudanas, os itens que obtiveram menores notas so o de ordenao e limpeza, pois alguns itens no estavam em conformidade com a filosofia 5S como, por exemplo, lugares inadequados para peas e ferramentas, que dificultam a utilizao, falta de identificao de materiais, limpeza das mquinas, prateleiras desta rea, desorganizao das ferramentas sem lugar definido para guard-las, entre outros. O clculo utilizado para a rea administrativa foi o seguinte: Para o senso de utilizao 3 + 3 + 3 + 4 + 3 = 16 X 4 = 64 Para o senso de ordenao 4 + 3 + 4 + 3 + 4 = 18 X 4 = 72 Para o senso de limpeza 3 + 4 + 4 + 4 + 3 = 18 X 4 = 72

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Grfico 2 Primeira Auditoria na rea Administrativa

Fonte: o autor

J na rea administrativa os resultados foram melhores, mas existem itens a serem melhorados como: fios no cho, identificao das pastas, disponibilizar lixeira para esta rea, entre outros. Na rea de banheiro as notas so atribudas de maneira diferente, pois as notas variam de 0 a 100, sendo: 0 Insatisfeito, 25 Precisa Melhorar, 50 Regular, 75 Bom e 100 timo, como mostra o apndice C.

Os resultados obtidos atravs desta auditoria demonstram que o banheiro possui objetos em quantidades adequadas, em local apropriado com identificao e limpeza

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satisfatoriamente realizadas. A empresa conta com outro banheiro que est inacabado e por isso no utilizado. As figuras a seguir demonstram a situao em que a empresa encontrava-se antes da implantao da filosofia 5S.

A figura 1 demonstram como eram armazenadas as caixas com peas e materiais para confeco de persianas, no apresentavam identificao e no estavam organizadas, o que dificultava a localizao das peas que estavam espalhadas em vrias caixas.

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As figuras 2 e 3 do uma viso geral da rea que utilizada para costura das persianas, montagem de trilhos, corte de tecidos, conserto e limpeza de persianas em geral, armazenamento de tecidos e trilhos, caixas com peas e componentes que estavam desorganizados e sem identificao. Aes Realizadas A partir dos conceitos da filosofia 5S e da situao atual pode-se constatar as melhorias que so necessrias para a empresa Persianas Macieski. Para que a filosofia 5S fosse implantada na empresa Persianas Macieski foi necessrio fazer uma conscientizao dos colaboradores em relao ao significado e os objetivos que esta filosofia proporciona. Antes de comear efetivamente a limpeza foi realizada uma explicao de como funcionava e como deveria ser realizada a separao dos objetos e materiais desnecessrios que estavam neste local, para onde deveria ser destinado e como deveriam estar identificados. Para avaliar a situao em que a empresa encontrava-se e os resultados obtidos com a implantao, assim como identificar os pontos em que precisam ser melhorados foi desenvolvido um procedimento de auditoria. Um dos problemas encontrados na observao realizada foi falta de controle de estoque, para solucionar este problema foram catalogados todas peas e tecidos que se encontravam no estoque e criado uma planilha para controle conforme figura 4.

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Neste controle esto catalogadas as peas e componentes que so utilizados para a confeco das persianas diariamente, este controle de grande relevncia, pois algumas vezes faltam peas necessrias para confeco das persianas e era preciso fazer pedidos extras, somente com aquele material, com isso era desperdiado valores com frete para trazer. Existia uma grande quantidade de tecidos guardados nas prateleiras da empresa, mas no tinha nenhum tipo de controle para saber a quantidade, tipo e cor dos tecidos existentes, com a catalogao dos tecidos que foram medidos e identificados tornar o processo de procura mais gil.

Conforme figura 5 foi desenvolvida uma planilha para auxiliar na reduo de desperdcio de lminas prontas, com este controle sabe-se exatamente a quantidade de lminas necessrias para confeccionar a persianas, sem que sobre lminas. O dia da grande limpeza realizou-se no dias 28 e 29 de outubro e 02 e 03 de novembro, contou com a participao dos quatro colaboradores da empresa. Primeiramente foram separados os tecidos para verificar o que deveria ser guardado e o que deveria ser descartado. Os tecidos que ficaram para guardar foram identificados e catalogados no controle de estoque. Depois de organizar os tecidos foram separadas as peas e ferramentas, as peas foram contadas, catalogadas no controle de estoque e identificadas nas caixas e as ferramentas foram dispostas em lugares acessveis.

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Com a limpeza foram encontrados ferros que poderiam ser utilizados como peso para envelope. Para verificar a melhor alternativa para os ferros que estavam armazenados na empresa, foi realizado um clculo que demonstra a melhor opo se vender ou cortar para reutilizar como peso para envelope que utilizado nas lminas de persiana. Existem 296 quilos de ferro, que poderiam ser vendidos para o ferro velho, que paga o valor de R$0,15 (quinze centavos) por quilo, a empresa ganharia R$44,40 (quarenta e quatro reais e quarenta centavos). J se a empresa fosse reutilizar o ferro como chapinhas ganharia R$ 2.049,89 (dois mil e quarenta e nove reais e oitenta e nove centavos) de acordo com o clculo abaixo: Para cortar 82 (oitenta e dois) ferros, que equivalem a dois quilos so utilizados dezesseis minutos, conseqentemente para um quilo so 41 (quarenta e um) ferros e demoram-se 8 (oito) minutos. O salrio do funcionrio que ir cortar o ferro de R$ 400,00 (quatrocentos reais) mensais, mais os encargos que somam 50%, em funo da empresa enquadrar-se no SIMPLES, pois geralmente esses encargos somam em torno de 100%. Ele trabalha por ms 176 (cento e setenta e seis) horas. O valor unitrio que a empresa paga por esta chapinha de R$ 0,09 (nove centavos). A cada 1Kg. (um quilo) de ferro consegue-se 82 (oitenta e duas) chapinhas, pois de 1 (um) ferro faz-se 2 (duas) chapinhas, ento nos 296 (duzentos e noventa e seis) quilos obter 24.272 (vinte e quatro mil duzentos e setenta e dois) chapinhas. 296 ferros X R$ 0,15 = R$ 44,40 296 quilos X 8 minutos = 2.368 minutos para cortar 2.368 minutos / 60 minutos = 39,47 horas R$ 400,00/ms + 50% = R$ 600,00/ms Ento: R$ 600,00/ms / 176 horas/ms = R$ 3,41 horas/homem 39,47 horas X R$ 3,41 horas/homem = R$ 134,59/ homem 24.272 ferro X R$ 0,09 = R$ 2.184,48 R$ 2.184,48 R$ 134,59 = R$ 2.049,89 Com a organizao tambm foram encontrados 100 quilos de alumnio que foram vendidos e geraram um lucro de R$ 427,00 (quatrocentos e vinte e sete reais).

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Aps o trabalho de implantao, com a limpeza, organizao e ordenao houve uma melhora substancial no ambiente como demonstra-se a seguir.

A figura 6 mostram como as caixas com as peas e componentes de persianas foram dispostas e identificadas para agilizar a procura. As peas mais utilizadas foram colocadas prximas mesa de montagem para no haver desperdcio de tempo.

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Na limpeza da rea produtiva identificou-se a grande quantidade de materiais desnecessrios que foram destinados ao descarte. Com isso tornou-se um ambiente limpo visualmente e teve um ganho de espao fsico como pode-se observar na figura 7 e 8.

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Depois de implantada a filosofia 5S foi realizada uma auditoria para verificar os resultados obtidos, conforme grfico 4. O clculo utilizado para a rea de fabricao foi o seguinte: Para o senso de utilizao 4 + 4 + 4 + 4 + 4 = 20 X 4 = 80 Para o senso de ordenao 4 + 4 + 4 + 5 + 5 = 22 X 4 = 88 Para o senso de limpeza 4 + 5 + 4 + 5 + 4 = 22 X 4 = 88

O grfico da rea de fabricao demonstra a progresso obtida aps a implantao. As notas atribudas para cada senso aumentaram em funo da limpeza, organizao dos materiais, mquinas, peas e tecidos que foram arrumados e identificados. O clculo utilizado para a rea administrativa foi o seguinte: Para o senso de utilizao 5 + 4 + 4 + 5 + 5 = 23 X 4 = 92 Para o senso de ordenao 5 + 5 + 5 + 4 + 4 = 23 X 4 = 92 Para o senso de limpeza 4 + 5 + 5 + 5 + 4 = 23 X 4 = 92

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A rea administrativa tambm obteve bons resultados com a organizao dos materiais utilizados no dia-a-dia, as pastas e os fios.

O banheiro manteve suas notas e melhorou no quesito limpeza. O senso de utilizao no alcanou nota 100, pois, no momento a empresa no dispe de local adequado para armazenar os materiais necessrios para o banheiro, o que ocasiona falta de determinados itens neste local. O quadro 2 demonstra um resumo dos ganhos obtidos com a implantao do 5S.

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Em relao aos pressupostos obteve-se xito, pois com o controle de estoque os desperdcios reduziram acima do esperado, esse nmero girava em torno dos 10%, previa-se uma reduo e de 4%, o que efetivamente reduziu para 3%.

3 CONCLUSO

Este trabalho teve como objetivo principal implantao e manuteno da filosofia 5S e atravs desta implantao verificar se houveram mudanas em sua performance. Os objetivos especficos de desenvolver mudanas na estrutura organizacional, reduzir o desperdcio e implantar controle de estoque foram alcanados atravs da implantao. Para alcanar esses objetivos foi necessrio fazer uma anlise do ambiente e assim utilizar a filosofia 5S para promover mudanas para melhorar seu desempenho. Um dos fatores que auxiliou para esse xito foi a criao da planilha de quantidade de lminas por metro e a identificao dos materiais, pois quando necessria localizao de materiais e peas no se perde mais tempo para procurar. O processo no est terminado, uma vez que, a implantao no termina por si s, necessrio um aperfeioamento contnuo. Assim o prximo passo ser a alterao do fluxograma, para permitir uma modificao no cadastro dos clientes e assim diminuir o tempo gasto para anotar dados cadastrais de pessoas fsicas e jurdicas.

REFERNCIAS

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ABSTRACT 5S Philosophy is more than only sweeping and organizing the working environment, its a Philosophy, thus it presupposes a deep behaviour change of people who work for the organization, its a new way of thinking and acting, with these changes the organizational environment becomes better sectors were analysed in order to improve the enviroment of Persianas Macieski company (Macieski Blinds company) and disorganization and waste of materials were verified.An audit and a list of conformities and nonconformities were carried out. A day was set to carry out the DDay cleaning, where sense of sorting, systematizing and sweeping were used, another audit was carried out after this day in order to verify the results. From this date on comparisons of before and after were carried out and therefore profits and advantages obtained were verified. Key-words: 5S. Productivity. Process improvement. Organization.