PEDOMAN KEARSIPAN DANA PENSIUN PERHUTANI 2007DANA PENSIUN PERHUTANI \WSMAPERAUTAN, J. VLLA NO.1( J. GATOT SUBROTO KA. 17-18 JACARTA SELATAN 12900, eo TELEPON 021 Sa00e0,S2S205,STTHES, S360" FAX: 02.82 Sour KEPUTUSAN PENGURUS DANA PENSIUN PERHUTANI Nomor : 99/Kpts/DPPHT/2007 Tentang PEDOMAN KEARSIPAN DIREKTUR UTAMA DANA PENSIUN PERHUTANI Menimbang : 1, bahwa sebagai penjabaran Pedoman Penerapan Tata Kelola yang Baik, diperlukan antara lain adanya Pedoman Kearsipan. 2 bahwa pedoman tersebut perlu ditetapkan dengan Keputusan Pengurus. Mengingat : 1, Undang-undang Nomor 11 Tahun 1992. 2. Peraturan Pemerintah RI Nomor 76 Tahun 1992. 3. Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor 512/KM,06/2002, 4, Keputusan Ketua Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan Nomor : Kep-136/BL/2006. 5. Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor : KEP- 285/KM.6/2002. 6. Keputusan Menteri BUMN No. Kep-38/MBU/2005. 7. Keputusan Direksi Perum Perhutani Nomor 882/KPTS/DIR/2005. 8. Keputusan Direksi Perum Perhutani Nomor 1006A/Kpts/Dit/2007. MEMUTUSKAN Menetapkan : PEDOMAN KEARSIPAN, sebagaimana terlampir. PERTAMA : Hal-hal yang belum cukup diatur dalam keputusan ini dapat diatur dalam ketentuan tersendiri, KEDUA sesssussssnsssesKEDUA + Pedoman, petunjuk atau ketentuan lain sebelumnya, yang bertentangan dengan Keputusan ini dinyatakan tidak beriaku, KETIGA + Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan bahwa segala sesuatu akan diubah dan diatur kembali sebagaimana mestinya apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini. Ditetapkan di: Jakarta Pada tanggal : 27 Desember 2007 DIREKTUR UTAMA, tar Maken, ‘Tembusan kepada Yth : 1. Direktur Utama selaku Pendiri Dana Pensiun Perhutani 2. Dewan Pengawas Dana Pensiun Perhutani 3. Segenap Pengurus Dana Pensiun PerhutaniLampiran Suret Keputusan Pengurus Dana Pensiun Perhutani Nomor : 99/Kpts/DFPHT/2007 Tanggal : 27 Desember 2007 PEDOMAN KEARSIPAN DANA PENSIUN PERHUTANI 2007I. IL. DAFTAR ISI PENDAHULUAN | MAKSUD DAN TUJUAN ... 1 RUANG LINGKUP q 3.1 Pengertian 1 3.2 Media Arsip 2 3.3. Fungsi Arsip 3 34 Jens AYSIP ssn s 3.5 Macam dan Golongan AYsip .. a 3.6 Nilai Kegunaan ALSIP .sassssssnmensesnsesest 4 3.7 Masa Nilai Kegunaan Arsip 4 3.8 Retensi Arsip 4 PENGELOLAAN ARSIP 5 4.1 Penyimpanan Arsip 5 4.2 Pemeliharaan Arsip 7 4.3. Pemindahan Arsip .. 7 4.4 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip 7 PEMBAKUAN 9 PENUTUP ssssetsssssnioniesnnst eeta 11. 1m. PENDAHULUAN Arsip yaitu setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagal bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, mikro film), media komputer (disket, pita magnetik), kertas fotocopy dan sebagainya. Mengingat pentingnya peranan arsip surat sebagai dokumen pendukung dari setiap kegiatan Dana Pensiun, maka perlu ditetapkan dan diterapkan tentang kebijakan sistim kearsipan yang baku. Kebijakan tersebut mencakup seluruh bagian dan kegiatan Dana Pensiun, yang meliputi penyimpanan, penyusunan, penggunaan serta pemusnahan arsip. MAKSUD DAN TUJUAN Pedoman ini dimaksudkan sebagai kebijakan desar dan acuan dalam hal kegiatan kearsipan, sebagai landasan guna penyusunan petunjuk teknis kearsipan dan untuk menunjang tertib administrasi kearsipan. Adapun tujuannya yaitu untuk menunjang kegiatan pengelolaan Dana Pensiun sehingga mencapai tujuan yang diharapkan. RUANG LINGKUP 3.1 Pengertian 1. Arsip Arsip yaitu setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formuli), kertas film (slide, ro film), media Komputer (disket, pita magnetik), kertas fotocopy dan sebagainya.3.2 3. Kiasifikasi Klasifikasi, yaitu pengetompokan arsip berdasarkan masalah. Kode Kode, yaitu tanda pengenal dari surat yang terdiri dari angka / huruf, yang merupakan bagian dari kiasifikasi indeks. Indeks Indeks, yaitu tanda pengenal surat sebagai sarana_untuk memudahkan penemuan kembali berkas/arsip. Pada dasamya indeks dapat mempergunakan nama orang, badan, tempat dan masalah. Dalam penyelenggaraan tata kearsipan pada Dana Pensiun Perhutai dipergunakan indeks masalah untuk semua arsip surat dan indeks nama orang, khusus untuk berkas kepegawaian. Lembar Peminjaman Lembar peminjaman, yaitu formulir yang digunakan untuk meminjam suatu arsip. Pemilahan Arsip Pemilahan arsip, yaitu kegiatan untuk memilih, memisahkan dan selanjutnya menyusun arsip. Berkas Berkas, yaitu himpunan surat yang terdiri atas kesamaan kegiatan, masalah atau jenis. Daftar Pertelaan Arsip Daftar pertelaan arsip, yaitu daftar rincian arsip yang tersimpan. Media Arsip Dari definisi arsip tersebut, yang dapat menjadi media arsip yaitu media kertas, media elektronik (magnetic disc, tape, komputer hardisk) dan media image (micro graphics, optical disc). 3.3_Fungsi33 34 35 Fungsi Arsip Beberapa fungsi arsip yaitu sebagai sumber ingatan atau memori, bahan pengambilan keputusan, bukti atau legalitas dan sebagai rujukan historis. Jenis Arsip 1 Menurut fungsinya dibedakan menjadi arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari; sedangkan arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung. Menurut bentuknya dibedakan atas tampilan fisik yang digunakan dalam merekam informasi. Contohnya berupa surat, misalnya surat perjanjian atau kontrak kerja, pita rekaman, ‘micro film, disket, compact disc, dan sebagainya. Menurut sifat kepentingannya, dibedakan sebagai arsip vital, misalnya akte pendirian perusahaan dan sertifikat tanah atau bangunan. Ada arsip aktif, yaitu arsip dinamis dan arsip inaktif, yaltu arsip statis. Menurut keasliannya dibedakan sebagai arsip asii, tembusan, salinan dan petikan, Menurut kekuatan hukumnya, dibedakan sebagai arsip otentik dan arsip tidak otentik. Macam dan Golongan Arsip Sesuai dengan bidang kegiatan yang dilakukan, arsip di Dana Pensiun digolongkan menjadi arsip pendanaan, pelayanan_ kepesertaan, Kegiatan investasi, transaksi keuangan, sistim informasi, notulen rapat dan arsip umum lainnya. 3.6 Nill uses3.6 ae 3.8 Nilai Kegunaan Arsip Nilai kegunaan arsip perusahaan ditentukan berdasarkan : co Nila administrasi, yaitu bila nilal arsip tersebut _mencakup kebijaksanaan dan prosedur yang diperlukan guna penyelenggaraan kegiatan perusahaan. ilai_dokumentasi, yaitu bila arsip tersebut mengandung informasi tentang dokumentasi. Nilai hukum, yaitu bila arsip tersebut mengandung informasi tentang hak dan kewajiban perusahaan atau pegawai dan yang merupakan hasil proses peradilan. Nilai sejarah, yaitu bila arsip tersebut_mengandung nilai sejarah. Nilai keuangan, yaitu bila arsip tersebut memiliki informasi yang menggambarkan bagaimana ang _—_diperoleh, didistribusikan, dibelanjakan dan diawasi. Masa Nilai Kegunaan Arsip Masa nilai kegunaan arsip perusahaan, yaitu sebagai berikut: 1 Nilai Administrasi ditetapkan 1 - 10 tahun. 2. Nilai Dokumentasi ditetapkan 10 - 30 tahun. 3. Nilai Hukum ditetapkan 5 - 30 tahun atau permanen. 4. Nilai Sejarah ditetapkan permanen. 5. Nilai Keuangan ditetapkan 5 - 30 tahun. Retensi Arsip 1 Penyusunan Jadwal Retensi Arsip Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar_nilai kegunaannya yang dituangkan dalam bentuk jadwal retensi arsip, yaitu berupa daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai _pedoman penyusutan arsip.Tujuan Penyusunan Jadwal Reten: Penyusunan jadwal retensi arsip bertujuan untuk menghindari adanya penimbunan arsip yang tidak berguna, mengurangt beban penyimpanan dan menghemat ruangan serta agar dapat menyimpan arsip secara selektif. sip IV. _PENGELOLAAN ARSIP 4,1. Penyimpanan Arsip 1. Setiap surat / arsip diberi KODE / MASALAH pada sudut kanan atas surat sebagai berikut : a. KODE 2 digit : 01, Bidang Umum dan Kepesertaan. (KODE 01, MASALAH Bidang Umum dan Kepesertaan) 02. Bidang Pengembangan (KODE 02, MASALAH Bidang Pengembangan) 03. Bidang Keuangan (KODE 03, MASALAH Bidang Keuangen) b. SUB KODE 3 digit: O11. (MASALAH Bidang Umum dan Kepesertaan, dengan SUB MASALAH No. 1) (034. (MASALAH Bidang Keuangan dengan SUB MASALAH No.4) c Yang ditulis pada sudut kanan atas surat yaitu yang berkode 3 digit d. Guna penetapan KODE dan MASALAH tersebut, perlu ibuatkan daftar tersendiri, dengan menggunakan blanko lampiran 4. 2. Surat dikelompokkan per SUB KODE (3 digit), dimasukkan ke dalam sampul arsip; dan SUB KODE nya ditulis pada pojok kanan atas sampul tersebut.42 3. Sebelum dimasukkan ke dalam sampul surat pada sudut kanan atas, setiap surat dibubuhkan cap retensi arsip bersamaan dengan pencantuman KODE / MASALAH sebagai berikut : DANA PENSIUN PERHUTANI 1, | RETENSI HAPUS 013 12-1-28 Keterangan : © 013, misalnya : 01 = Bidang Umum dan Kepesertaan 3. = Pemasalahannya, misalnya : Kepesertaan + 12-1-28 : surat dapat dihapuskan pada tanggal 12 - 1 -28 4. Kumpulan Sampul Arsip dengan KODE yang sama (2 digit) dipisahkan untuk setiap tahun yang berbeda; dan dimasukkan ke dalam dus arsip. Setiap dus diberi no. urut dari mulai nomor 1 dan seterusnya. 5. Kumpulan dus disimpan pada rak arsip. 6. Rak Arsip disimpan dan ditata pada ruangan pusat arsip. Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan Arsip bertujuan untuk mencegah kerusakan dan dapat dengan mudah menemukan kembali arsip bila akan digunakan sewaktu-waktu. Pemelinaraan mengandung arti merawat kondisi fisik arsip dengan sebaik-baiknya sampai saat kapan dimusnahkannya. Kerusakan Arsip dapat disebabkan oleh pemeliharaan yang tidak sempurna, baik sistim penyimpanan yang kurang cermat oleh para petugas, atau dapat juga arena fisik arsip yang kurang baik. Kerusakan43 44 Kerusakan dari sistim penyimpanan maupun tempat penyimpanan disebabkan antara lain oleh faktor cahaya, temperatur, serangga, cendawan, dan faktor kimia. Untuk itu perlu dilakukan penyemprotan dengan menggunakan bahan Kimia. Pemindahan Arsip Guna mencegah semakin bertumpuknya arsip disuatu tempat, perlu diadakan pemindahan arsip dari Unit Pengolah ke Sentral Arsip untuk dipilah lebih lanjut kemudian dimasukkan atau gunanya. pan sesuai nilai Penyusutan dan Pemusnahan Arsip 1. Lakukan penyiangan / penyusutan arsip secara teratur. Arsip yang sudah tidak mempunyai nial guna, dikeluarkan dari berkas dan kemudian dibuatkan daftar oleh petugas arsip. 2. Daftar tersebut disampaikan kepada Panitia Pemusnahan Arsip guna diadakan penilzian. 3. Panitia Pemusnahan Arsip wajib memberikan pertimbangan dapat atau tidaknya suatu arsip dimusnahkan sehingga dari Penilaian tersebut bisa citentukan adanya arsip yang tidak dapat dimusnahkan (yang perlu disimpan) dan arsip yang dapat dimusnahkan. 4. Hasil dari penilaian tersebut, dibuatkan daftamya berupa daftar arsip yang harus dimusnahkan dan daftar arsip yang harus disimpan lebih lanjut. 5. Setelah mendapat pertimbangan/penilaian dari Panitia, maka Pimpinan memutuskan tindak lanjutnya. 6. Pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan arsip dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi. 7. Bagi arsip yang masa berlakunya terbatas, seperti undangan, pengumuman, dan sejenis lainnya_ dapat —_langsung dimusnahkan tanpa melalui proses tersebut,Pemusnahan arsip dilaksenakan dengan cara dibakar dan dihancurkan baik dengan bahan kimia maupun dicacah dengan mesin. 9. Buat berita acara pemusnahan arsip yang disaksikan oleh 2 ‘orang pejabat yang ditunjuk. 10. _Arsip yang tidak boleh dihapuskan, yaitu sebagai berikut : @. Dokumen yang mengandung nilai sejarah menurut UU No.7 Tahun 1971. b. Dokumen barang tidak bergerak dan inventaris, selama barang tersebut masih ada. © Dokumen yang berdasarkan —peraturan —_harus dipertahankan untuk jangka waktu tertentu menurut UU dan Peraturan yang beriaku. d. Dokumen yang karena sifatnya mempunyai nila ilmiah. PEMBAKUAN Untuk menunjang keberhasilan administrasi surat menyurat dan kearsipan ini diperlukan antara lain sarana kerja dan sistim kerja yang baku. Adapun sarana dan sistim kerja yang beku di lingkunga Dana Pensiun Perhutani dalam bidang administrasi surat menyurat dan kearsipan, yaitu sebagai berikut lL Blanko, berupa surat, konsep surat, Surat Keputusan, Note Dinas dan sebagainya. 2 Peralatan, berupa Kartu Kendali, Lembar Pengantar, Lembar Disposisi, Lembar Peminjaman, Sampul Arsip, Stempel Dinas dan sebagainya. 3. Perlengkapan, berupa filing cabinet, tickler file, card cabinet, rak dorong, mesin penghancur kertas, rak arsip, dus arsip, micro film dan sebagainya.PENUTUP Pedomen atau ketentuan lainnya yang bertentangan dengan pedoman ini dinyatakan tidak berlaku. Pedoman ini dapat berubah sesual dengan kebutuhan dan perkembangan yang terjadi dalam hal kearsipan. Hal-hal yang belum cukup dlatur dalam pedoman ini dapat diatur lebih lanjut dalam Petunjuk Teknis Kearsipan.yee LAMPIRAN Daftar KODE / MASALAH Surat-surat Dana Pensiun Perhutani Jadual Retensi Arsip Dana Pensiun Perhutani Usul Penghapusan Surat Daftar Arsip yang Diusulkan Penghapusannya Berita Acara Pemusnahan ArsipKOP SURAT Lampiran 1. Daftar KODE / MASALAH Surat-surat Dana Pensiun Perhutani KODE RETENSI HAPUS No NAMA (thn) NO} pirextorat | NO | URAIAN + 2 3 [a s a Jakarta, DIREKTUR UMUM & KEPESERTAAN, Saks-saks! : 1. (Unsur Direktorat Umum dan Kepesertaan) a (Unsur Direktorat Pengembangan) 3. (Unsur Direktorat Keuangan)KOP SURAT Lampiran 1. Daftar KODE / MASALAH Surat-surat Dana Pensiun Perhutani KODE RETENSI HAPUS No NAMA (thn) NO} pirextorat | NO | URAIAN + 2 3 [a s mi Jakarta, DIREKTUR UMUM & KEPESERTAAN, Saks-saks! : 1 (Unsuir Direktorat Umum dan Kepesertaan) a (Unsur Direktorat Pengembangan) 3. (Unsur Direktorat Keuangan)KOP SURAT Lampiran 2. Jadual Retensi Arsip pada Dana Pensiun Perhutani NO KODE MASALAH RETENSI HAPUS (th) ‘SEKRETARIS,Lampiran 3. Usul Penghapusan Surat NOTA DINAS Dari Direktur Umum dan Kepesertzan kepada + Yth. Direktur Utama Tembusan —: Ketua Dewan Pengawas Dana Pensiun Perhutani Lampiran Perihal Usul Penghapusan Surat Berdasarkan hasil penelitian dan setelah diadakan penilaian oleh Panitia Penghepusan Arsip, yang terdiri dari : 1. Ketua 2. Sekretaris : .. 3. Anggota Dengan ini kami usulkan agar arsip-arsip yang tidak bernilal guna seperti pada daftar terlampir, mohon persetujuannya untuk dihapuskan. Demikian atas persetujuannya disampaikan terima Kasih. Jakarta, .. DIREKTUR UMUM & KEPESERTAAN,KOP SURAT Lampiran 4. Daftar Arsip yang Diusulkan Penghapusannya No HAGAN SURAT BIDANG | JUMLAH SATUAN TANGGAL | KODE | MASALAH 7 z z = = ~ Salata csssimeesscssnusassns DIREKTUR UMUM DAN KEPESERTAAN, Saksi-saksi : 1, (Unsur Direktorat Umum dan Kepesertaan) 2 (Unsur Direktorat Pengembangan) 3. (Unsur Direktorat Keuangan)KOP SURAT Lampiran 5. Berita Acara Pemusnahan Arsip BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP Pada hari ini, tanggal yang bertanda tangan di bawah ini : Nama es sai Jabatan Direktur Umum dan Kepesertaan Setelah mendapat persetujuan Direktur Utama tanggal pada Nota Dinas terlampir, telah melaksanakan pemusnahan / penghapusan arsip dengan cara dibakar / dihancurkan, yang tercantum pada daftar terlampir, dengan disaksikan oleh Panitia Pemusnahan Arsip sebagai berikut : 1. Ketua: 2. Sekretaris : 3. Anggota Demikian, Berita Acara ini dibuat rangkap 3 (tiga) sebagai berikut : 1. Lembar I untuk Sekretaris 2. Lembar IT untuk Panitia Pemusnahan Arsip 3. Lembar IIT untuk Direktorat Terkait DIREKTUR UMUM DAN KEPESERTAAN, ‘Saksi-saksi : ee | a ee |