Introduccin a la Gestin de Proyectos Informticos

Unidad II
Justificacin En el captulo anterior vimos la importancia de definir el cronograma de actividades en el proyecto y lo que este representa para el correcto desarrollo del mismo. Si bien es usual or que el principal problema de los proyectos es que no se cumple con el tiempo estipulado al inicio, otro de los grandes retos que debe asumir la gerencia de proyectos es la determinacin de los recursos necesarios para cumplir con el alcance y los objetivos del proyecto y a partir de este llegar a identificar el presupuesto. En todo proyecto se persigue un fin econmico, por eso si llega a ver un problema que ocasione un mayor costo al proyecto, este ser de gran impacto dentro de la organizacin ejecutora y tendr serias repercusiones en la calidad del producto final. As que hay que tener en cuenta la frase si algo puede salir mal, saldr mal Ley de Murphy., para poder controlarlo dentro del desarrollo del proyecto. Para esto la metodologa PMI, nos brinda la metodologa para controlar los costos y la calidad del proyecto que veremos a continuacin.

Logros Conocer el proceso de determinacin de los costos del proyecto por lo que aprenderemos a: Definir los recursos (personas, equipos, materiales) y las cantidades, que requerimos para ejecutar correctamente el proyecto. Llegar a una aproximacin (estimado) de los costos de los recursos que se necesitan para completar las actividades del proyecto. Asignar el presupuesto general de costos a cada tem individual de trabajo. Controlar los cambios al presupuesto del proyecto.

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Plan de Trabajo En esta unidad veremos como debemos hacer la Administracin del Costo, de acuerdo con los procesos requeridos para que el proyecto finalice en el presupuesto estipulado. Esto est relacionado tanto con los recursos materiales necesarios para el proyecto, como a los recursos humanos (horas de trabajo) que ya vimos en el captulo anterior. Para ello nos apoyaremos en varias lecturas que nos permitirn ver diferentes criterios de estimacin y control de costos. Contenidos Leccin 1: Gestin de costos Leccin 2: Gestin de calidad En la leccin uno de este captulo aprenderemos el tema de gestin de costos. El tiempo estimado para esta leccin y la leccin 2 es de una semana, para leer las lecturas propuestas y el contenido de las lecciones y para comenzar con la parte del taller que se deber entregar al finalizar la semana 5 del curso. Recuerden que el proyecto final del curso contendr el tema tratado en esta leccin por lo que deber iniciar la planificacin de los costos del proyecto propuesto para irlo ajustando a medida que avanzas sus conocimientos en el tema.

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Leccin 1: Gestin de costos Logros: El principal logro en esta leccin consiste en realizar el desglose de las actividades del proyecto y definir los costos de cada una de las actividades propuestas para as llegar a definir el costo total del proyecto. Acciones Mediante la lectura terica y la determinacin de las caractersticas del proyecto el deberemos identificar cada una de las actividades propias del proyecto, la estimacin de la duracin y el costo de los servicios profesionales, que en su mayora estn representados por horas de trabajo. Para esto dirijmonos a Esquema conceptual donde encontraremos el proceso a desarrollar para realizar la gestin de costos de forma general y resumida. Luego en la fundamentacin del icono de Esquema conceptual, encontraremos las actividades que nos permiten identificar los costos que requerimos para realizar el proyecto y la forma como podemos definir el valor estimado. All encontraremos la lectura sobre la metodologa para realizar un costeo por actividad que nos facilitar la estimacin del costo total evitando que exista un sobre costo. En el icono de internalizacin encontramos un caso, de mal manejo de los dineros que entran a la empresa ejecutora del proyecto y que termina usndolos en cosas ajenas al proyecto. Adems vemos como una mala planificacin de las actividades y los costos que estas generan durante su ejecucin, pueden afectar el correcto desarrollo del proyecto y producirn menos beneficios que los esperados inicialmente.

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Leccin 2: Gestin de calidad Logro El principal logro de esta leccin consiste en identificar los estndares de calidad relevantes al proyecto y determinar como satisfacerlos. Es importante agregar que la gestin de calidad del proyecto debe estar enmarcada en los procesos de calidad donde estn insertos los proyectos, es decir si existe un proceso de calidad dentro de la universidad donde pertenece el proyecto este debe adaptarse. Acciones En esta leccin debemos ir al Esquema conceptual donde encontraremos el proceso a desarrollar para realizar la gestin de calidad de un proyecto, esta presentacin es general y nos permite tener una idea de la forma como se debe tratar el tema de calidad en los proyectos. Posteriormente, en el icono de la Fundamentacin encontraremos las actividades que determinan los procesos, segn la metodologa PMI, para la correcta administracin de la calidad del proyecto. Para finalizar en el icono de Ampliacin encontramos las generalidades sobre la calidad en proyectos. Mediante la lectura terica y la determinacin de las caractersticas del proyecto el alumno debe identificar el plan de calidad del proyecto, identificando los requerimientos de calidad que tiene el proyecto dentro de la estructura de la empresa que realiza el proyecto y de acuerdo con las exigencias del contratante. Adicional a esto debemos realizar una lectura donde encontramos la reglamentacin de la ISO 100006 para la calidad en los proyectos. Para finalizar el icono de Profundizacin, encontraremos las preguntas ms frecuentes para el tema de gestin de calidad y gestin de costos, y con el fin de plasmar lo que hemos aprendido en este captulo encontramos un taller que debemos realizar durante las semanas que dure el curso, para entregarlo de forma individual la semana 5 del curso.

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Problema
La definicin y el control de los costos implican una accin cuidadosa y estricta, porque cuando no se tiene claro de dnde se generan los costos de un proyecto, ste podra fracasar y volverse econmicamente inviable, lo mismo ocurre si una vez determinados los costos, en la etapa de ejecucin, no se vigilan.

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Problema

Problema
La definicin y el control de los costos implican una accin cuidadosa y estricta, porque cuando no se tiene claro de dnde se generan los costos de un proyecto, ste podra fracasar y volverse econmicamente inviable, lo mismo ocurre si una vez determinados los costos, en la etapa de ejecucin, no se vigilan. Los costos se componen de todos los recursos necesarios para sacar adelante un proyecto, incluidos los recursos humanos y recursos fsicos (maquinaria, equipos, etc.) y que se consumen para llevarlo a cabo. Por otra parte, el control de costos, se realiza a travs del monitoreo y registro de los costos del proyecto, pero no debemos olvidar que esos datos podemos emplearlos para tomar acciones correctivas durante la ejecucin del proyecto, antes de que afecten la ejecucin del mismo. Esto lo debe realizar el gerente de proyecto y debe quedar documentado para luego ser usado como modelo en otros proyectos.

Leccin 1: Gestin de costos

La Administracin del Costo est orientada a los procesos requeridos para que el proyecto se realice y finalice con el presupuesto estipulado. Por lo tanto esto incluye tanto los recursos materiales necesarios para el proyecto, como a los recursos humanos (horas de trabajo, cantidad, etc.) En la fase de planificacin, segn metodologa PMI, este proceso consiste en determinar qu recursos y qu cantidad de cada uno son necesarios. En la fase de ejecucin, este proceso controla los cambios al presupuesto del proyecto.

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Problema

Costos
Planificacin de recursos

Planificacin Costos
Estimacin de costos

Costos
Control de costos

Planificacin Costos
Asignacin del presupuesto de costos

Control

Planificacin

Leccin 2: Gestin de calidad

La gestin de la calidad del proyecto, segn metodologa PMI, incluye los procesos requeridos para asegurar que la calidad del mismo va a satisfacer las necesidades para el cual fue acometido. Debemos incluir todas las polticas de calidad definidas por la empresa donde se desarrolla el proyecto. Para esto debemos: Planear la calidad a travs de la identificacin de los estndares que nos exige el cliente y/o la empresa donde se desarrolla el proyecto y determinar como satisfacerlos. Asegurar la calidad por medio de la evaluacin del desempeo general del proyecto de manera regular para as garantizar que al final se satisfagan los estndares de calidad. Controlar la calidad a travs del seguimiento y monitoreo para determinar si cumplen con los estndares de calidad relevantes e identificar maneras de eliminar causas de desempeo no satisfactorio.

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Problema

Estos procesos no necesariamente se dan una despus del otro, se pueden dar de forma simultnea e interactan entre ellos y con otros procesos de otras reas de conocimiento.

Calidad
Planificacin de la calidad

Calidad
Aseguramiento de la calidad

Calidad
Control de calidad

Planificacin

Ejecucin

Control

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Leccin 1: Gestin de tiempo En esta parte y con el fin de facilitar la comprensin de lecturas, hacemos una breve presentacin de los procesos empleado en la metodologa PMI. De acuerdo con el captulo anterior ya tenamos definido unas actividades, que mostramos a travs de la descomposicin detallada del trabajo (WBS). En ella determinamos la duracin estimada basndose nicamente en las duraciones de tareas y dependencias de tareas especificadas, luego realizamos la estimacin de costos, que es el proceso de desarrollar los costos aproximados de los recursos y/o tareas necesarias para llevar a cabo las actividades del proyecto. Por lo general en los proyectos de consultora, los costos estn ligados con el tiempo, ya que el proyecto que involucra servicios profesionales y la mayora estn representados por horas de trabajo de las personas, como lo registra, Serer Figueroa M.

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Fundamentacin

Fundamentacin
Leccin 1: Gestin de tiempo
En esta parte y con el fin de facilitar la comprensin de lecturas, hacemos una breve presentacin de los procesos empleado en la metodologa PMI. De acuerdo con el captulo anterior ya tenamos definido unas actividades, que mostramos a travs de la descomposicin detallada del trabajo (WBS). En ella determinamos la duracin estimada basndose nicamente en las duraciones de tareas y dependencias de tareas especificadas, luego realizamos la estimacin de costos, que es el proceso de desarrollar los costos aproximados de los recursos y/o tareas necesarias para llevar a cabo las actividades del proyecto. Por lo general en los proyectos de consultora, los costos estn ligados con el tiempo, ya que el proyecto que involucra servicios profesionales y la mayora estn representados por horas de trabajo de las personas, como lo registra, Serer Figueroa M. Para conocer los costos estimados por cada actividad y segn la metodologa PMI, debemos hacer uso de: Informacin histrica: conocer los trabajos similares o proyectos previos. El alcance: nos permite considerar la justificacin y los objetivos del proyecto, durante la planeacin de recursos. Descripcin de recursos con que se cuentan: es importante tener conocimiento de que recursos (personas, equipo y materiales) estn disponibles para ejecutar el proyecto. Polticas organizacionales: saber sobre las polticas internas de la empresa sobre el alquiler o compra de suministros y equipos, as como sobre contratacin de personal. Una vez identificada y analizada esta informacin, no esta de ms consultar con expertos para cerrar el estimativo de los costos del proyecto.

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Herramientas y tcnicas para la estimacin de costos Estimacin anloga

Consiste en emplear el costo real de un proyecto similar anterior, como la base de la estimacin del proyecto corriente. Se usa con frecuencia para estimar costos totales de proyecto, en casos en los que se cuenta con una cantidad limitada de informacin detallada del proyecto y no es muy precisa. Modelacin paramtrica Consiste en usar caractersticas (parmetros) del proyecto, en un modelo matemtico para predecir costos. Los modelos pueden ser simples (la construccin de casas costarn cierta cantidad por cada metro cuadrado de rea habitable) o complejos (un programa se cuantifica cada actividad usa 10 factores de ajuste separados que contienen cada uno de varios puntos). Estimacin abajo/arriba Consiste en estimar el costo de tems individuales de trabajo, y luego totalizar todos los estimativos individuales para conseguir el total del proyecto. Herramientas computarizadas Software de administracin de proyectos y hojas de clculo que asisten en la estimacin de costos. Tales productos pueden facilitar el uso de las herramientas descritas anteriormente y por lo tanto pueden facilitar la rpida consideracin de las muchas alternativas de costeo. Tras especificar los costos, podremos guardarlos como presupuesto antes de comenzar a realizar el seguimiento y administrar el plan. Y tras determinar los costos, debemos realizar su seguimiento y administracin con el fin de asegurar que el proyecto no sobrepase el presupuesto. La administracin de costos consiste en mantenerlos dentro del presupuesto. Se componen de todos los recursos necesarios para sacar adelante un proyecto, incluidos los recursos humanos y el equipamiento que realizan el trabajo, y los materiales que se consumen para llevarlo a cabo. Para controlar los costos se requiere que identifiquemos los problemas, revisando los costos totales y las varianzas que se producen a lo largo del proyecto. De este modo, podremos realizar ajustes si son necesarios. En

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caso de variaciones es importante que dejemos documentadas las lecciones aprendidas, en donde especifiquemos las causas de las varianzas, el razonamiento detrs de las acciones correctivas escogidas, para volverse parte de la base de datos histrica para este proyecto y para otros proyectos de la organizacin ejecutora Recuerde que esto es metodologa PMI y que debemos ingresar al sitio de monografas.com http://www.monografias.com/trabajos12/pmbok/pmbok.shtml, para leer la parte correspondiente a administracin de costos. En esta parte nos apoyaremos en varios artculos que nos presenta la administracin de costos en proyectos: La administracin estratgica de actividades realmente efectiva por Sergio Cervantes Ruiz-Olloqui http://direccionestrategica.itam.mx/Administrador/Uploader/material/La%20ad mon%20estrategica.pdf Antecedentes, ventajas y limitaciones del costeo por actividades por Norge Garbey Cachn http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin1/costeactivnorg e.htm

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Leccin 2: Gestin de calidad Los siguientes procesos, segn la metodologa PMI, son los elementos principales de la administracin de la calidad del proyecto: Planificacin de la calidad Consiste en identificar los estndares de calidad relevantes al proyecto y determinar como satisfacerlos.

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Fundamentacin

Fundamentacin
Leccin 2: Gestin de calidad
Los siguientes procesos, segn la metodologa PMI, son los elementos principales de la administracin de la calidad del proyecto: Planificacin de la calidad Consiste en identificar los estndares de calidad relevantes al proyecto y determinar como satisfacerlos. Definicin de la calidad Consiste en evaluar el desempeo general del proyecto de manera regular para as proveer la confianza de que el proyecto va a satisfacer los estndares de calidad relevantes. Control de calidad Consiste en monitorear resultados especficos del proyecto para determinar si cumplen con los estndares de calidad relevantes e identificar maneras de eliminar causas de desempeo no satisfactorio. Planificacin de la calidad: Para iniciar el proceso de calidad debemos partir de: Conocer y analizar la poltica de calidad existente en la empresa que desarrolla el proyecto, adaptarla e implementarla de acuerdo con las necesidades del proyecto y a los requerimientos del cliente o beneficiario de la calidad. Esto con el fin de no duplicar esfuerzos realizando un proceso de calidad particular para el proyecto. Conocer el alcance del proyecto en cuanto al tema de calidad, pues es clave en la planificacin de la calidad documentar los objetivos del proyecto que sirve para definir los requerimientos ms importantes de los interesados.

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Conocer los procesos relacionados con el tiempo, costos, recursos y el personal, pues la identificacin de estas actividades son el punto de partida para definir la planificacin de la calidad durante el desarrollo del proyecto. Analizar y describir el producto, donde se determinan los detalles tcnicos y otros temas que pueden afectar la planeacin de la calidad. Conocer los estndares y regulaciones, especficas en reas de aplicacin del proyecto. Una vez realizado el plan de calidad del proyecto se debe definir las herramientas para controlar y asegurar la calidad. Para ello debemos establecer claramente que desea el cliente y en que se puede comprometer la entidad ejecutora. Una vez identificado esto, el gerente interpreta las necesidades del cliente y determina la estrategia para satisfacerlo, desarrollo el programa de seguimiento, supervisin y control de calidad. Lo ms comn es desarrollar mediciones o pruebas a los insumos, materiales, herramientas, materiales, etc. As mismo se realizan mediciones sobre el desempeo y productividad del talento humano involucrado en el proyecto. En cuanto al desarrollo del los procesos del proyecto se determinan indicadores de ejecucin y avance del mismo. Es posible usar grficas para ver la tendencia de los elementos anteriormente mencionados para facilitar el anlisis y compresin de los resultados. Una vez implementados los proceso de calidad en el proyecto, los productos de entrega ser aceptados por el contratante o rechazados y en este caso se deber hacer un reproceso. No olvide que cualquier informacin que salga del proceso de calida debe ser documentada y archivada para que sirva en otros proyectos similares. Recuerde que esto es metodologa PMI y que debemos ingresar al sitio de monografas.com http://www.monografias.com/trabajos12/pmbok/pmbok.shtml, para leer la parte correspondiente a la administracin de calidad. Para ver la norma que reglamenta la calidad en los proyectos debemos leer el siguiente documento: ISO 10006 http://www.ilustrados.com/publicaciones/EEEAEFlVAuKVsqJlbz.php

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En el siguiente artculo titulado: Gestin de calidad en documentacin por Mara Pinto Molina, encontraremos una descripcin general del concepto de calidad y en especfico el proceso de calidad en los documentos. Hagamos una lectura detenida y el correspondiente anlisis del contenido. http://eprints.rclis.org/archive/00002726/01/ad0110.pdf

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Bibliografa ISO 9000 Gua de instrumentaciones para pequeas y medianas empresas Autor: Frank Voehl, Meter Jackson, David Ashton. 1997 PMBOK Guide. Autor: PMI, Edicin 2000 Sitios Web PINTO MOLINA. Mara. Gestin de calidad en documentacin. Vol. 1, 1998, Pgs. 171-183. http://eprints.rclis.org/archive/00002726/01/ad0110.pdf IBARRA.
http://www.ilustrados.com/publicaciones/EEEAEFlVAuKVsqJlbz.php

Manuel

Francisco.

ISO10006

Problemas especficos
Los proyectos desarrollan activos que producen un retorno a la empresa y a sus accionistas. A menos que un proyecto demuestre su capacidad para devolver ese dinero, no va a conseguir los fondos que necesita para invertir en el negocio y hacerlo funcionar. Por esto debemos ser estrictos a la hora de estimar los costos y para ello debemos partir de una estructura que nos ayuda a tener en cuenta todos los costos posibles en los que incurriremos.

Ejemplos
La estructura de costos se puede organizar de diferentes formas, de acuerdo con Miranda M. J.J les sugiero la siguiente: http://www.administrativedigest.com/libreria.asp Costo de la mano de obra directa: son los valores estimados de utilizacin de mano de obra de distintas calificaciones. Se utiliza el costo por unidad de tiempo y el tiempo necesario para culminar una actividad. Tcnicos Profesional Profesional II I

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Materiales y suministros: cantidad de materiales para realizar una actividad, se determina la forma de medida y la calidad. Compras de equipo y maquinaria: la ingeniera de detalle determinar los equipos que requerimos para realizar una actividad, en este punto se debe tener en cuenta la calidad exigida y su costo. Arriendo de maquinaria: el proyecto no necesariamente requiere que se compren los equipos para realizar una actividad sino que se pueden tomar en arriendo. Costos de servicios de consultara: costos de los servicios especializados se valora por unidad de tiempo y por nmero de das u horas. Costos de viaje y desplazamientos: es importante analizar este rubro pues este puede ser bastante considerable aqu hay que ver el costos de hospedaje, alimentacin, transporte, pago de impuestos de salida del pas, etc. Improvistos y contingencias: este rubro es una partida para cubrir las posibles situaciones inesperadas de orden interno o externo. No se debe exceder del 5 al 7 % del valor total del presupuesto. Seguros, impuestos y otros cargos: costos de asegurar el personal del proyecto y el equipo contra dao, robo, lesin y los costos que ofrece proteccin frente a demanda por daos a terceros, as como los impuestos. Gastos indirectos: proporcin de costos que gravan el proyecto y que por su naturaleza no se pueden identificar en forma singular en cada actividad.

Ampliacin
Bibliografa SERER FIGUEROA. Marcos. Gestin Integrada de Proyectos. 2001 Sntesis: Desarrolla las denominadas funciones ncleo y funciones instrumento, actividades y armas que el gestor (el Project Manager) necesita para llevar a cabo los objetivos del proyecto, bajo el esquema de gestin del Project Management Institute.

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Bibliografa ISO 9000 Gua de instrumentaciones para pequeas y medianas empresas Autor: Frank Voehl Meter Jackson David Ashton Ao: 1997 Sntesis: Nos ofrece una gua prctica para alcanzar la calidad, de forma sencilla. Nos muestra las ventajas y desventajas de implementar la calidad y de que forma se puede hacer de acuerdo con el tipo de empresa.

Bibliografa El desafo Autor: MM Ao: 2004 Sntesis: Nos ofrece una gua prctica realizar la gestin de proyectos basndose en la metodologa PMI. de la MIRANDA, gerencia Juan de proyectos, Jos, editores

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Ampliacin

Ampliacin
Definicin de la calidad
Segn lo consignado por Voehl, F, la calidad se define como la totalidad de los rasgos y caractersticas de un producto o servicio que se relaciona con su capacidad para satisfacer determinadas necesidades. Para iniciar los procesos de calidad, no se puede trabajar a partir de intuiciones. Si bien estas percepciones de que algo est mal, de que hay un problema pueden representar un punto de partida legtimo, es necesario contar con la solidez de la informacin si realmente queremos resolver los problemas a fondo. La informacin que genera el proyecto es para el uso de la empresa donde se realiza el proyecto y la entidad contratante. Esta informacin puede servir para conocer mejor los problemas del proyecto. Pero definitivamente no es suficiente. La empresa, necesita generar adems informacin de carcter ms cualitativo. Esta es la informacin que requiere el proyecto y que solo el podr procesar para solucionar los problemas que la propia informacin arroje. Cuando se identifica la presencia de un problema, hay que conseguir informacin sobre el mismo para cuantificarlo y dimensionarlo. Pero tambin hay que obtener elementos de la realidad para comprenderlo, es decir, para conocer sus causas, y para conocer el nivel de importancia de cada una de sus causas. Cuando el equipo del proyecto logra definir que algunas de estas causas pueden ser atacadas de raz, y decide emprender una accin en ese sentido, requerir informacin para ver si en efecto lo est logrando. Y una vez logrado, es necesario que mantenga constancia en la informacin sobre este aspecto de manera que sea capaz de evitar recurrir en las causas que han sido identificadas previamente y que han logrado ser combatidas. Esto significa que el gerente y los profesionales deben llegar a acuerdos acerca de cmo monitorear su desempeo, y deben desarrollar sus propios indicadores de la calidad del proyecto.

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Ampliacin

Recordemos que mejoramos los procedimientos prioritariamente para mejorar la calidad del proyecto y de todos los proyectos que emprendamos. Este debe convertirse en el indicador ms importante de la eficacia de las medidas emprendidas. El proceso anterior es lo que permitir continuar con el ciclo de la calidad. Esto es as porque una vez que se ha resuelto un problema, se han alcanzado estndares nuevos de funcionamiento y operacin. Pero estos estndares se alcanzan slo para romperse nuevamente, estableciendo las medidas que permitan volverlos a elevar.

La calidad y la organizacin
Una organizacin o empresa es un proceso porque est constituida fundamentalmente por relaciones. De estas relaciones, dos son las ms importantes: las relaciones con los beneficiarios (cliente o entidad contratante y la comunidad en general) y las relaciones entre quienes en ella trabajan. Mejorar la calidad significa mejorar las relaciones. Puesto que la organizacin es un proceso, Voehl, F y el proceso est constituido fundamentalmente por relaciones, la mayor parte de las causas de la baja calidad estn en el sistema, no en las personas. Es el sistema el que favorece un determinado tipo de relaciones, y las personas, independientemente de sus virtudes o defectos, trabajan bajo esas reglas del juego. Si queremos cambiar la forma como trabajan las personas, es necesario cambiar el sistema, y eso significa cambiar las relaciones. La filosofa de la calidad se contrapone de frente a la prctica, tan comn, de slo fijarse en los resultados. La filosofa de la calidad se fija en los procesos. Puesto que la calidad es un proceso, la calidad tampoco puede asegurarse con inspeccin. La inspeccin podr constatar que la calidad est mal, y podr incluso decir qu tan mal est. Pero decirlo no resuelve los problemas, porque el proceso seguir igual. La calidad hay que introducirla en el proceso. Tenemos que mejorar el proceso para esperar resultados mejorados. Para lograrlo, es necesario entender estos procesos, as como los cambios que pueden sufrir y las variaciones que pueden propiciar. Uno de los procesos ms importantes es el proceso de planificacin. La calidad comienza desde el diseo mismo de la planificacin del proyecto. Esto significa que, desde que definimos qu queremos lograr, que objetivos

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Ampliacin

vamos a alcanzar y cmo los queremos lograr, desde que definimos queremos posesionarnos, como empresa, con este proyecto, as como las reas de actividad a las que queremos como organizacin llegar, estamos introduciendo calidad.

La calidad como proceso

La gestin de la calidad del proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que la calidad del proyecto va a satisfacer las necesidades para el cual fue acometido. La calidad es un concepto relativo y dinmico, no se puede definir en trminos absolutos. Y siempre es posible pretender ms calidad. Un movimiento de bsqueda de la calidad es un proceso que una vez iniciado, nunca termina. No hay tal cosa como "niveles aceptables" de calidad. Siempre tenemos que estar insatisfechos con los niveles de calidad alcanzados, porque siempre ser posible mejorarlos. En un movimiento hacia la calidad, no se trata de acomodar lo que est mal. Se trata de resolver los problemas atacando sus causas. En otras palabras, se trata de eliminar todo aquello que provoca la existencia del problema. Cada proyecto es nico. El proyecto tpico puede existir sin embargo en algn punto encontraremos diferencias. Por eso es muy difcil hablar de los problemas que afectan la calidad en los proyectos en trminos generales. Sin nimo de generalizar haremos un listado de ellos, no con el fin de implicar que en todos los proyectos necesariamente estn presentes. Pero s con la intencin de despertar inquietudes acerca del tipo de problemas que pueden afectar la calidad. Hay problemas que son comunes a muchos proyectos. 1. No se planific adecuadamente: no se estim adecuadamente el tiempo necesario para realizar las actividades, no se avis el aumento de costos durante el tiempo de ejecucin, no se planificaron todas las actividades que eran necesarias realizar, no se tom en cuenta factores que impedan cumplir los objetivos. 2. No se control lo que estaba sucediendo: no siempre se hizo seguimiento a las decisiones que se adoptaban, no se corrigieron los errores encontrados, no se comunic los problemas que estaban ocurriendo.

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3. No se tom en cuenta la opinin de los beneficiarios: no hubo una comunicacin efectiva con los beneficiarios del proyecto, no se hizo caso a los comentarios y observaciones de los beneficiarios. 4. No se evaluaron otras experiencias similares, se ignor la experiencia adquirida en otros proyectos. 5. Mala conformacin del equipo de trabajo: la capacidad del equipo de trabajo era inferior a lo que se requera, no haba compromiso con el trabajo, no se ponan de acuerdo en lo que tenan que realizar, se cambi a los miembros del equipo. 6. No se document el proyecto.

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Profundizacin
Respuestas a preguntas Frecuentes Cmo determino los costos de un profesional por horas? Se debe consultar las bases de informacin que se tiene al respecto. El mercado tambin me define los costos de los profesionales, por ello es bueno mantener contacto con asociaciones de egresados. Cmo se ven afectados los costos de los profesionales por los impuestos? Se debe tener en cuenta el tipo de contratacin que se va hacer, si el profesional paga IVA, conocer los descuentos por Retencin en la fuente, ICA y parafiscales. Qu es ms complicado para el proyecto la sobre carga o la infrautilizacin? La sobrecarga o la infrautilizacin son igualmente complicadas para el proyecto, pues se puede incurrir en sobre costos e incumplimiento. Cules son las causas de un sobrecosto en un proyecto? Por lo general son: No se comprenden los requerimientos del cliente. No se conoce la capacidad de produccin de los propios recursos (materiales y de persona). Omisiones en el alcance. A veces se realizan actividades que no estaban definidas en el alcance. Inexactitud de la estructura detallada de trabajo ( WBS) Cul es el principal problema que puede llegar a afrontar un proyecto, en el tema de calidad? No cumplir con el alcance del proyecto definido en el proyecto y concertado con el dueo o beneficiario del proyecto. Por qu la complacencia es el peor enemigo de la calidad? Por que el proceso de calidad no permite pasar errores por argumentar

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falta de tiempo o dedicacin al seguimiento de los programas establecidos para cumplir con los parmetros de calidad a los que nos comprometimos. Cmo obtenemos informacin til que permita tomar decisiones eficaces sobre un problema de calidad? Revisando el alcance del proyecto frente a lo ejecutado. Tambin debemos estar en contacto con el equipo de trabajo para escuchar sus opiniones acerca del proyecto y su ejecucin. Por otra parte el beneficiario del proyecto seguramente ya tiene algunos avances del proyecto y debe tener comentarios y observaciones sobre la calidad del documento entregado. Por qu el papel del gerente del proyecto es fundamental en el proceso de mejoramiento cotidiano de la calidad? Porque el gerente es el gua del proceso, es quien determina los roles del equipo respecto al tema de la calidad y es quien controla que se cumplan los compromisos adquiridos. Es la persona que da a da debe estar ms comprometido con el proceso de calidad. De quin depende la calidad en un proyecto? La calidad depende de las personas que laboran en el proyecto, porque son ellas las que pueden adoptar las medidas de poltica general de la empresa a los contextos especficos del proyecto. A la vez, porque son ellas las que son capaces de disear estrategias y soluciones para lograr calidad con las condiciones especficas que requiere el promotor del proyecto y con los recursos de los que disponen para hacerlo. Exploracin Web

Nombre La administracin Autor: estratgica Sergio de actividades (ABM) Cervantes realmente efectiva Ruiz-Olloqui

http://direccionestrategica.itam.mx/Administrador/Uploader/material/La%20admon%20estrategica.pdf

Resumen En este documento encontraremos la metodologa para realizar un costeo por actividad que evita la sobre-complicacin, asegurando que un proyecto de ABC est claramente enfocado a las necesidades de los usuarios, excluyendo el detalle innecesario de los modelos.

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Resultados esperados Se espera que podamos conocer la metodologa y aplicarla en el taller y proyecto del curso. Nombre Antecedentes, Autor: Resumen En este documento encontramos una presentacin general de la metodologa, las ventajas y desventajas de realizar la estimacin de costos basados en la evaluacin por cada actividad. Resultados esperados Miraremos esta metodologa desde otra perspectiva y tendremos argumentos para determinar si la usamos en los futuros proyectos o no. ventajas y Norge limitaciones del costeo Garbey por actividades Cachn

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin1/costeactivnorge.htm

Aplicacin Web

Plantean al estudiante actividades para aplicar los conocimientos aprendidos, pero inicialmente lo desarrolla el docente con las frmulas o requerimientos que necesite para su ejecucin y luego el estudiante, con otros datos que le proporciona el profesor pero similar procedimiento, realiza la aplicacin del mismo, esto con el objetivo de observar si capt el procedimiento y desarroll del taller que adelant su tutor. Nombre del Taller Taller de costos Propsito del Taller: Familiarizarnos con la estimacin de costos Temtica que integra: Gestin de costos

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Procedimiento del taller desarrollado Este taller es la continuacin del taller realizado en el captulo 1, por lo tanto debemos continuar con el mismo proyecto seleccionado. Es importante recordar que el taller se debe entregar al finalizar la 5 semana del curso total. Procedimiento del taller a desarrollar por el alumno Administracin de costos Flujo de caja del proyecto Emplee la estructura detallada de trabajo (WSB) y de acuerdo al listado de actividades, realice las sub actividades y especifique los costos del proyecto, aydese del listado de costos presentado en el icono de ejemplos de la leccin 1 y defina para cada una de las actividades el costo sobre la base de recursos asignados y adicionalmente la distribucin en el tiempo. Plan de administracin de los costos Comente como se pueden llevar a cabo los cambios a los costos del proyecto. Identificacin de fuentes de financiacin Especificar las posibles fuentes de financiacin que puede encontrar para su proyecto visita la siguiente pgina de Presidencia de la Repblica y busque la fuentes de financiacin de cooperacin internacional , en el Manual de Acceso a la Cooperacin Internacional. http://www.red.gov.co/

Anticipo: pago adelantado y parcial que realiza el adquiriente de un producto o servicio sobre el precio total de stos sin que la contraparte haya cumplido an su obligacin.

Calidad Total: el control de calidad total es una forma de gestin administrativa que

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integra a la empresa a la bsqueda permanente de la satisfaccin del cliente, basado en el esquema de gerencia participativa. Para la implementacin de un programa de calidad total debe concurrir tres componentes bsicos, por un lado la planeacin estratgica de las operaciones acompaada por la estandarizacin de las operaciones, complementado con grupos de trabajos dedicados a la identificacin y solucin de problemas. Crculo de calidad: es un grupo que desempea voluntariamente actividades de mejoramiento y control de calidad. Los crculos de calidad son solo parte de un programa que abarca a toda la organizacin. Costos directos: hacen referencia a la remuneracin de factores necesarios para la produccin de un bien o servicio. Son aquellos costos que asume la empresa, en funcin directa a la cantidad en unidades o volumen de los bienes que produce. Costos Fijos: son aquellos costos indirectos que la empresa asume en forma permanente, haya o no produccin. Como son los pagos de alquiler de local, agua, luz, telfono, sueldos y salarios etc. Costos y beneficios son aqullos que recaen sobre el titular del proyecto. directos:

Costos y beneficios indirectos: son aqullos que recaen sobre terceros y no sobre el titular del proyecto. Costos: es la suma de valores monetarios invertidos en el proceso productivo, para obtener un producto final, una mercanca o un servicio. Cliente: persona u organizacin que proporciona los recursos necesarios para llevar a cabo la ejecucin el proyecto. Cliente (o del beneficiario) de la calidad: se trata de la persona que consume el producto o recibe el servicio que la empresa o la organizacin ofrece en el mercado.

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Efectividad: relacin entre los recursos sacrificados o aplicados y el impacto obtenido por el proyecto (programa, plan). La mayor efectividad se alcanza al hacer uso optimote los recursos disponibles, alcanzando desde luego, los impactos esperados de inversin. Ejecucin: etapa del proyecto en la cual se realiza la mayor parte de las inversiones. Estimacin de costos: involucra el desarrollo de una cuantificacin de los resultados ms probables. Se refiere a cuanto le costar a la organizacin ejecutora el proveer el producto o servicio requerido. Evaluacin costo beneficio: este criterio permite determinar y comparar la rentabilidad del proyecto, contrastando el flujo de costos y beneficios actualizados, que se desprenden de su ejecucin y operacin. Los costos entonces corresponden al valor de los recursos utilizados, en tanto que los beneficios son los bienes o servicios producidos por el proyecto. Evaluacin de avance: evaluacin de desempeo del proyecto en momentos diferentes de su ejecucin.

ISO: Internacional Organization for Standardization, es una federacin mundial de cuerpos normativos nacionales que representan a 90 pases. Fomenta el desarrollo de la normalizacin y actividades relacionadas para facilitar el intercambio internacional de bienes y servicios y desarrollar la cooperacin intelectual, cientfica, tecnolgica y econmica. ISO 9000: es una norma de administracin de calidad. Es un certificado en el cual se da fe que una fbrica, laboratorio u oficina cumplen con los requisitos de administracin de calidad determinados por las normas ISO. ISO 10006: esta norma corresponde a las necesidades de suministrar una estructura aplicable de los conceptos de calidad en la administracin de proyectos.

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Estas directrices aprovecha los principios de calidad dados en la familia de normas SIO 9000, e introduce una tcnica de evaluacin del avance para la supervisin y evaluacin de la calidad .Se reconoce que hay dos aspectos de la calidad en la administracin de proyectos: el primero es la calidad de los productos del proyecto y el segundo la calidad de los procesos del proyecto.

Organizacin ejecutora: empresa que desarrolla el proyecto, ya sea porque ha sido contratada directamente para hacerlo, porque haya participado en un concurso licitatorio o porque sea un proyecto interno de la entidad.

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