2. Archivo. Tipos
Tipos de Archivos. Para la adecuada conservacin del material, documentacin que se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, as se encuentran archivadores de diversa ndole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrnico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el mtodo de archivo, cumplan el propsito para el cual han sido creados, sern ms cualificados como sistemas de almacenamiento de informacin. Adems la eficiencia del archivo depender tambin de la vigencia de los registros que se conserven. De alli que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos: Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una gua dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrs de otra con el borde que presenta la pestaa hacia arriba, donde se escribe la identificacin de lo que all se conserva. Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantera en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente. Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es vlido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas. Por la frecuencia de consulta, tambin se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos. Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la documentacin por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisin de los registros no es superior a los cinco aos y es consultada ms de una vez al mes. Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el ao fiscal. Su finalidad es suministrar informacin para comprobar operaciones realizadas. Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan all hasta la destruccin de los mismos una vez que ya han cumplido su funcin. COMPROBACIN 1.- Explique en forma breve los diferentes tipos de archivo. 2.- De qu depende que un archivo preste un buen serviciio al usuario?
3. Archivo. Materiales
Generalidades. Un sistema de archivo est conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la informacin que se necesite, as se tiene: Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaa en la hoja de atrs. En la pestaa se escribe el rtulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institucin o referidos a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas miscelneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volmen de correspondencia que se recibe en el perodo de archivo, que puedes ser de seis meses a un ao. Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene comunicacin constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. se ordena alfabticamente detrs de cada gua primaria. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronolgicamente hacia arriba, por orden de fecha, la ms reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos. Carpetas miscelneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicacin. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar " temporal"de toda correspondencia. Guas: Tarjetas indicadoras hechas de carton fuerte y resistente, provistas de una pestaa en la parte superior donde aparece el ttulo, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar donde deben archivarse o localizarse los documentos. Rtulo: Ttulo que parece impreso en la pestaa superior de la gua. Identifica cada gua, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrs de ella. COMPROBACIN 1.- Establezca diferencias entre carptas individuales y carpetas miscelneas 2.- Cul es la funcin de las guas en un sistema de archivo: 3.- Por qu se dice que la carpeta miscelnea es el hogar temporal de toda correspondencia?
4. Archivo. Clasificacin
Clasificacin: Es el arte de ordenar objetos, documentos... designando a cada uno su lugar respectivo. (Ensenyat y Artigas, 1980). Se puede considerar tambin como la distribucin de documentos escritos de inters para la empresa, suministrando a cada uno un orden especfico de acuerdo a sus caractersticas. - Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su ubicacin por trminos semejantes y para su posterior localizacin - Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio. Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel sistema que mejor se adapte a su actividad especfica siguiendo una coordinacin sistemtica que permita mayor fluidez y garanta de informacin y control. Manual o Cdigo de Clasificacin. Decidida las series y subdivisiones, debe redactarse un manual, para que sirva de consulta permanente y difundirlo entre todos los empleados de archivo y de algn servicio general. La posibilidad de que existan archivos inmediatos y/o parciales hace necesaria la existencia de normas y procedimientos para los que realizan la labor de clasificado en todos los archivos. Las operaciones que comprende el archivo de documentos son las siguientes: - Reunin de los documentos, colocacin de los documentos en las carpetas y archivos, empleo de guas y carpetas, preparacin de las etiquetas para carpetas y archivadores. Previo a la colocacin de documentos dentro de las carpetas, es necesario preparar dichos documentos, de manera que ocupen el menor espacio posible sin que sufran deterioro.
3.- Un apellido slo o una inicial. Los apellidos solos o acompaados de una inicial del nombre preceden a un apellido con nombre completo que comience con la misma letra. Ejemplo: Juan Guzmn Pez, J. Guzmn, J. E. Guzmn, Juan Ernesto Guzmn
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Aplique la regla en los siguientes nombres. Sucesores de Maria Delln, Editorial Marcos Borges, Consorcio Pedro Graterol Clasificacin Orden Lgico Unidad 1 Unidad 2 Delln, Marcos, Borges, Delln, Graterol, Graterol, Unidad 2 Unidad 3 Mara, Editorial Marcos, Mara, Pedro, Pedro, Unidad 3 Sucesores (de) Editorial Sucesores (de) Consorcio Consorcio Unidad 1 Borges,
Artculos, preposiciones, conjunciones y contracciones. Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen artculos, preposiciones contracciones... stos no constituyen unidad de archivo. Si aparecen al inicio del nombre de la firma, pasan al final entre parentsis; si aparecen en el medio permanecen en el mismo lugar, pero entre parentsis. Ejemplo. La tienda de las flores, quedara: Tienda (de las) Flores (La) ( 2 unidades de archivo). Marin y Gonzlez, asociados, quedara: Marn (y) Gonzlez, Asociados (3 unidades de archivo) Aplique la regla en los siguientes nombres: Almacn el Carmen, La casa de los helados, almacn la rosa roja. Clasificacin Orden Lgico Unidad 1 1 Unidad 2 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 3 Unidad Almacn Almacn Roja Casa (de
Almacn (el) Carmen (el) Carmen Casa (de los) Helados (La) (la) Rosa Roja Almacn (la) Rosa los) Helados (La)
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Aplique la regla en los siguientes nombres: Talleres Villasmil, Zapatera Cristy, Optica Bertl, Librera Cedeo, Banco venezuela, Sucesores Prez Daz. Clasificacin Orden Lgico Unidad 1 1 Talleres Banco Zapatera Librera Optica Bertl Librera Sucesores Banco Talleres Sucesores Zapatera Cedeo Prez Venezuela Villasmil Prez Cristy Daz Daz Unidad2 Unidad 2 Villasmil Venezuela Cristy Cedeo Optica Bertl Unidad 3 Unidad 3 Unidad
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12. Nmeros
Regla: Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen nmeros, stos constituyen unidad de archivo, se escriben tal como aparecen, pero se consideran para efectos de archivo, como si estuvieran escritos en letras. Ejemplo: Ferretera las 5 letras, Almacn las 3 A, II Tienda del Cristal, Los 5 hermano, 4 Estaciones, Almacn Clasificacin Orden Lgico Unidad 1 Unidad 2 Unidad 2 Unidad 3 5 3 Unidad 3 Letras A Unidad 1 Almacn (las) 5 4 Ferretera Almacn Cristal
Ttulos y tratamientos en el nombre de una firma comercial Regla. Los ttulos como Doctor, Profesor, licenciado..., asi como los tratamientos, seor, seora, seorita, Doa, Don.. se consideran unidad de archivo y permanecen en el mismo lugar, cuando aparecen en el nombre de una firma comercial. Ejemplo: Clinica de la Dra. Zurivic Lozada, Sucesion del Sr. Franco Oca, Sr, Rene Len y Sucesores, Escuela de la Profa. Rita Oca, Sucesin del Sr Orta. Clasificacin Orden Lgico Unid 1 1 Unid2 Unid 2 Dra. Sr. Rita Rene Sr. Len (y) Rene Rita Franco Oca Oca Len (y) Sucesores Sucesin Unid3 Unid 3 Zurivic Zurivic Franco Oca Unid 4 Unidad 4 Lozada Lozada Oca Unid Clnica (de Escuela (de
Clnica (de la) la) Dra. Sucesin (del) la) Profa. Sr. Sucesores
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Abreviaturas. Regla: Las abreviaturas tales como: C. A, S. A. Ltda. Corp, Ca, Hnos, S. en C. Sucrs. y cualquier otra abreviatura de significado conocido en el nombr de una organizacin se consideran como palabras completas y conforman unidad de archivo. Ejemplo. Mendez y Garcia S. A. quedara. Mndez( y )Garca S.A. ($ unidades) Hnos Faras, quedara: Hnos Faras (2 unidades) Aplique la regla en los siguientes nombres: George Garrido Co.; Barbera Hnos. D'Acosta; Colegio Sto. Domingo; Almacen Sta. Rita; Lpez y Gonzlez Sucrs. Carlos Daz Inc.; Peluquera Hnas Pereda
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14. Bancos
Bancos. Regla: Los nombres de bancos se clasifican y archivan, en primer lugar bajo el nombre del banco y en segundo bajo el nombre de la agencia. Ejemplo: Banco Provincial Agencia Maturn, Banco provincial Agencia Palital; Banco Provincial Agencia Aguasay. Quedarian: Clasificacin Unid 1 Unid 3 Banco Aguasay Banco Maturn Banco Palital Unid 2 Provincial Provincial Provincial Unid 3 Maturn Palital Aguasay Unid 1 Banco Banco Banco Orden Lgico Unid 2 Provincial Provincial Provincial
Ejercicio Integral. Aplique las reglas estudiadas y ordene alfabticamente los siguiente nombres: Prof. Roberto Diaz Agreda Carmen Eliza gmez Carmen carrillo Dr. Alejandro Ajmad Petra Quijada de Mata Apolo 11 Lavandera Sucesin de Mara Fernndez Castro Prof. Antonio Silva Centro imperial C.A. Hotel La Guaira Dr. Salvador Castro Lcda. Carmen Eliza gmez Ing. Salvador Castro, padre Ing. Salvador castro, hijo Restaurant 5 y 6 Sucesin de Pedro Gaitn Barbera Hnos, Arguello Restaurant Cuatricentenario Clinica del Dr Garca Salas La Casa de la Moda Puerto Rico Optical Co.
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