Apostila de Microsoft Access

I n s t i t u t o C S U

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ndice:
O que um Banco de Dados?..........................................................................................................................3 Campo e Registro.............................................................................................................................................3 Iniciando o Microsoft Access ..........................................................................................................................................................................3 CRIANDO O BANCO DE DADOS................................................................................................................5 Quais so as necessidades?...............................................................................................................................5 Como ficar o Banco de Dados?......................................................................................................................5 Criando Tabelas no Modo Estrutura.................................................................................................................6 Anlise do Modo Estrutura...............................................................................................................................7 Criando a Tabela Vendedor..............................................................................................................................7 Definindo uma Chave Primaria........................................................................................................................8 Como definir uma Chave Primria?.................................................................................................................9 Criando o restante das Tabelas.........................................................................................................................9 Tabela Bebidas.................................................................................................................................................9 Tabela Vendas..................................................................................................................................................9 Tabela Compra.................................................................................................................................................9 Algumas Observaes sobre Tabelas...............................................................................................................9 Relacionamento..............................................................................................................................................10 Integridade Referencial...................................................................................................................................11 Formulrios.....................................................................................................................................................13 Consultas........................................................................................................................................................17 Criao de uma Consulta Seleo...................................................................................................................17 Observaes Importantes sobre Consultas.....................................................................................................20 Relatrios........................................................................................................................................................20

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O que um Banco de Dados?

Um banco de dados um conjunto de informaes relacionadas a um determinado assunto ou finalidade, como controle dos pedidos dos clientes ou manuteno de uma coleo musical. Se o seu banco de dados no est armazenado em um computador, ou se somente partes dele est, voc pode estar controlando informaes de uma variedade de fontes, tendo que coorden-las e organiz-las voc mesmo. Um conjunto de nomes ou um conjunto de nmeros so exemplos de bancos de dados.

Campo e Registro
No exemplo da agenda telefnica diz-se que cada nome, telefone ou endereo um campo, ao passo que cada conjunto de nome, seu respectivo telefone e endereo formam um registro.

Esquematicamente temos:
Nome Registros Joo Marcos 7878-7878 5454-5454 Campos Telefone Endereo Rua das Olivas, 75 Rua dos Lrios, 65

Iniciando o Microsoft Access

Escolha Banco de Dados Vazio e clique OK seguindo-se a seguinte tela:

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Deve-se informar o local de gravao dos dados antes de se iniciar a sua insero, uma vez que os dados so gravados logo aps sua digitao. Diferente dos outros softwares, o Access exige que se grave logo no incio do

projeto. Escolha o local apropriado (drive, diretrio e nome do banco de dados) e clique em Criar. Surge uma outra caixa de dilogo:

Esta caixa de dilogo nos mostra os principais objetos manipulados pelo Access. A seguir h uma pequena explicao sobre cada um. Tabela: o principal objeto do Access. uma coleo de dados sobre um tpico especfico, como produtos ou fornecedores, por exemplo. Usar uma tabela separada para cada tpico significa que voc armazena aquele dado apenas uma vez, o que torna seu banco de dados mais eficiente e reduz erros de entrada de dados. Tabelas organizam os dados em colunas (campos) e linhas (registros). De todos os objetos, este o nico obrigatrio Consulta: o objeto que responde s perguntas propostas, com base em dados j presentes. Voc utiliza consultas para visualizar, alterar e analisar Apostila de Microsoft Access 4

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dados de diferentes maneiras. Voc tambm pode utiliz-las como origem de registros para formulrios e relatrios. Formulrio: voc pode utilizar formulrios para uma variedade de propsitos. o objeto de comunicao entre o banco de dados e o usurio, alm de permitir a entrada de dados e a visualizao de informaes de uma maneira muito mais elegante e controlada. Relatrio: uma maneira eficaz de apresentar seus dados em um formato impresso. Como voc tem controle sobre o tamanho e a aparncia de todos os elementos de um relatrio, possvel exibir as informaes da maneira como deseja v-las. Se o formulrio a melhor maneira de entrar com dados, o relatrio a melhor maneira de imprimir informaes. Os relatrios do Access possuem muitos recursos tais como preenchimento de etiquetas, envelopes e interao com o Word em uma mala direta. Macros: um conjunto de uma ou mais aes onde cada uma efetua uma determinada operao, como abrir um formulrio ou imprimir um relatrio. As macros podem ajud-lo a automatizar tarefas comuns. Por exemplo, voc pode executar uma macro que imprima um relatrio quando um usurio clicar em um boto de comando. Mdulo: o objeto de controle mais sofisticado do Access. A sua implementao se d em linguagem de programao Visual Basic for Aplication, inserida no pacote Office da Microsoft.

CRIANDO O BANCO DE DADOS Quais so as necessidades?

O treinamento ser apoiado em um banco de dados que controla uma Adega. As perguntas que sero feitas ao banco de dados so: 1. Quem so meus vendedores? 2. Quais so as bebidas que tenho no estoque, e qual o seu fornecedor? 3. Quais foram as vendas efetuadas e quem vendeu? 4. Preciso repor meu estoque?

Como ficar o Banco de Dados?

Uma das possveis maneiras de se estruturar este banco de dados a seguinte: Cria-se uma tabela de cadastro dos vendedores, com todas as informaes pertinentes ao vendedor. 1. Cria-se uma tabela de cadastro de bebidas, com as informaes necessrias, por exemplo, nome da bebida, fornecedor, valor unitrio, quantidade em estoque etc. 2. Cria-se uma tabela de vendas, nesta estaro as informaes de quem vendeu, quanto vendeu, o que vendeu etc. Apostila de Microsoft Access 5

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3. Cria-se uma outra tabela de compras, que estaro as informaes de quanto foi comprado, o que foi comprado, data da compra etc. 4. Com estas tabelas em mos j estaremos com meio caminho andado, Ento vamos cri-las.

Criando Tabelas no Modo Estrutura

A partir de agora vamos comear a montar o banco de dados. Clique na guia Tabela, e em seguida Novo

Escolha Modo Estrutura e clique em OK.

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Instituto CSU Anlise do Modo Estrutura.

Na primeira coluna h o ttulo Nome do Campo, que nada mais do que o nome escolhido para cada um dos campos da tabela. Na segunda coluna h o Tipo de Dados. O padro para estes campos Texto. Existem outras opes; basta clicar na clula correspondente ao tipo de dado de um determinado campo e, em seguida, clicar na seta para baixo. A seleo do tipo de dado se d em funo da natureza do dado. A seguir h uma breve explicao sobre cada um:

Texto: seqncia de at 255 caracteres, incluindo

espaos em branco.

Memorando: um texto de at 64000 caracteres e que no pode ser

indexado.

Nmero: qualquer tipo numrico. Um campo tipo nmero pode ter vrios
tipos de nmero, tais como inteiro e inteiro longo.

Data/Hora: qualquer data e hora entre os anos 100 e 9999. Moeda: adequado para o tratamento de cifras. Sua preciso de 15 dgitos
esquerda da vrgula e 4 dgitos direita. Contador: um tipo de dado geralmente usado como chave primria, que sempre incrementado em uma unidade a cada novo registro. Um campo contador no pode ser editado. Sim/No: para dados que s podem assumir dois valores. Tambm no podem ser indexados. Objeto OLE: um objeto qualquer, como uma figura do Paintbrush ou um grfico do Excel. O tamanho mximo de 1 GB. Este campo no pode ser indexado. H ainda uma terceira coluna, Descrio, que permite incluir um pequeno resumo sobre a funo do campo. Embora no seja necessria no exemplo desta apostila, til em bancos de dados maiores. Acostume-se a utiliz-la.

Criando a Tabela Vendedor

Na primeira clula da coluna Nome do Campo, digite "Numero". No Tipo de Dados, escolha Auto Numerao, na Descrio, digite Nmero do Vendedor. Sua tela estar igual a apresentada abaixo.

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Voc j esta familiarizado com o modo estrutura, ento crie os seguintes campos:

Definindo uma Chave Primaria

Ao trabalharmos com tabelas, ns iremos querer garantia de cada registro seja diferente de algum modo. Para isso, defina um campo como chave primria, isso ser fundamental para nossos relacionamentos, no qual falaremos em breve.

Um exemplo do mundo real poderia ser usar um nmero do RG no campo chave primria. Mesmo se voc tiver 100 "Joo da Silva" em sua tabela, cada um ter um nmero de RG. Apostila de Microsoft Access 8

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Como definir uma Chave Primria?

Selecione a linha do campo Nmero, clique no cone Salve a com nome de Vendedor e Feche.

Criando o restante das Tabelas

Crie as outras tabelas, com base nos dados a seguir: Nota: Os campos em negrito so as chaves primrias de nossas tabelas.

Tabela Bebidas

Tabela Vendas Tabela Compra

Algumas Observaes sobre Tabelas

Evite inserir espaos em branco no nome dos campos. O Access consegue entender estes espaos em branco mas outros softwares no. Evitando o uso de espaos em branco, voc aumenta a portabilidade do seu banco de dados.

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Instituto CSU Relacionamento

Relacionamentos so as associaes estabelecidas entre os campos comuns (colunas) entre duas tabelas. Um relacionamento pode ser um-para-um, umpara-muitos ou muitos-para-muitos. Os relacionamentos so fundamentais dentro de um Banco de Dados uma vez que eles indicam que campo se relaciona com que campo e em que tabelas. Eles aceleram e facilitam a realizao de pesquisas e consultas que incluem mais de uma tabela. Para criar os relacinamentos associamos os campos de chave primria de uma tabela com seus correspondentes em outra tabela. necessrio que o tipo e tamanho dos campos sejam os mesmos, exceto para campos do tipo AutoNumerao que podem ser relacionados com campos do tipo Nmero Inteiro Longo, caso haja necessidade. Para iniciar estes procedimentos, estando com a janela do Banco de Dados na tela, clique no Menu Ferramentas e escolha Relacionamento, ou clique no cone da Barra de Ferramentas. Aparecer a seguinte tela:

Selecione as tabelas e clique em Adicionar e, logo em seguida Fechar. Sua tela ficar parecida com figura abaixo.

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Vamos relacionar a tabela Vendedor com a tabela Venda, os campos relacionveis so, NMERO da tabela Vendedor e CodVendedor na tabela Vendas. Como fazer o Relacionamento?

1. Clique sobre o campo NMERO da tabela Vendedor e arraste at o campo

CodVendedor da tabela Vendas. Aparecer a seguinte tela:

2. Confira os dados. 3. Imponha integridade referencial 4. E clique sobre Propagar atualizao dos campos relacionados.

Integridade Referencial
A integridade referencial um sistema de regras que o Microsoft Access utiliza para garantir que os relacionamentos entre registros de tabelas relacionadas sejam vlidos e que voc no exclua ou altere, acidentalmente, dados Apostila de Microsoft Access 11

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relacionados. Voc pode definir integridade referencial quando todas as condies a seguir forem satisfeitas: Campo coincidente da tabela primria uma chave primria ou possui um ndice exclusivo. Os campos relacionados tm o mesmo tipo de dados. Existem duas excees. Um campo AutoNumerao pode ser relacionado a um campo Nmero com uma definio da propriedade TamanhoDoCampo de Inteiro Longo e um campo AutoNumerao com uma definio da propriedade TamanhoDoCampo de Cdigo de Replicao pode ser relacionado com um campo Nmero com uma definio da propriedade TamanhoDoCampo de Cdigo de Replicao. Ambas as tabelas pertencem ao mesmo banco de dados do Microsoft Access. Se as tabelas forem tabelas vinculadas, elas precisaro ser tabelas no formato do Microsoft Access, e voc ter que abrir o banco de dados no qual elas esto armazenadas para definir a integridade referencial. A integridade referencial no pode ser imposta para tabelas vinculadas de bancos de dados de outros formatos.

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Formulrios
Neste curso ser criado um formulrio para facilitar a digitao de dados na tabela Vendedor. Criando um Formulrio Para criar um formulrio novo, selecione a opo Novo na tela correspondente. Uma nova janela surge:

Nesta janela escolhido o tipo de formulrio a ser criado. Em resumo, suas diferenas so: Modo Estrutura: Permite a criao de um formulrio do zero, sem a interveno dos assistentes. Assistente de Formulrio: O guia do Access para a construo de Formulrios. AutoFormulrio: Coluna: Com o AutoFormulrio o Access formata automaticamente a apresentao em tela sem gastar tempo perguntando ao usurio; no formato Coluna ele exibe os valores dos registros em uma coluna, com cada valor em uma linha. Exibe um registro por vez.

AutoFormulrio: Tabela: Idem anterior, porm no formato tabela ele exibe vrios registros de uma vez s no formato linha-coluna. AutoFormulrio:Folha de Dados Assistente de Grfico: O Assistente quando deseja-se construir um
Formulrio com grfico. l

Assistente de Tabela Dinmica: O Assistente quando deseja-se construir um Formulrio com Tabela Dinmica.

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Deve-se agora escolher uma tabela ou consulta sobre a qual ser criado o formulrio. Selecione a tabela Vendedor e escolha o Assistente de Formulrio. Aparece uma nova janela:

Aqui so escolhidos os campos da tabela ou consulta de origem que so necessrios no formulrio a ser criado. Selecione todos os campos e clique em Avanar.

Nesta janela escolhido o tipo de formulrio a ser criado. Escolha Coluna e clique em Avanar. Apostila de Microsoft Access 14

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Aqui feita a escolha do estilo do formulrio. Visualize os estilos atravs da janela no lado esquerdo da tela. Escolha Nuvens e clique em Avanar.

Aqui feita a escolha do ttulo do formulrio. O Access j sugere Vendedor. H a opo de abrir o formulrio j com dados ou de modificar a estrutura dos dados. Escolha "Abrir o formulrio para exibir ou inserir informaes" e clique em Concluir.

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Aps visualizar os dados, preste ateno no canto superior esquerdo da tela:

Modo Estrutura: utilizado para alterar a estrutura do formulrio. Modo Formulrio: mostra os dados no formulrio criado. Modo Folha de Dados: mostra os dados no formato folha de dados, ou seja, no formato de uma tabela.

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Consultas
Agora que as tabelas esto criadas e os dados inseridos, possvel comear a fazer as perguntas ao Access: na data xx/xx/xx, quais foram os produtos mais vendidos, e quais os seus fornecedores? quais os produtos vendidos pelo vendedor xxxx? O recurso que permite resolver estes problemas so as consultas. Existem vrios tipos de consultas, cada uma adequada a um tipo de problema. Nesta apostila sero abordadas duas delas: as consultas seleo e as consultas parmetro.

Criao de uma Consulta Seleo

Na janela banco de dados clique sobre o cone Consulta e selecione a opo Nova. Abre-se a seguinte janela:

Aqui tambm h Assistentes e Modo Estrutura, mas s ser usado o Modo Estrutura. Clique no boto correspondente e observe a nova caixa de dilogo:

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Veja que pode-se fazer uma consulta com base em uma outra consulta ou com base em uma tabela, dependendo da necessidade. No exemplo desta curso, sero feitas apenas consultas de tabelas. Adicione as quatro tabelas e feche a caixa de dilogo.

Note que o relacionamento criado entre as tabelas continua existindo e j vlido para a estruturao da consulta. Para responder a primeira pergunta, necessrio que o computador fornea os seguintes dados: data da venda, produto vendido, quantidade vendida e fornecedor. Obs.: Fique atento, voc no quer o cdigo do produto vendido e sim seu nome, portanto, voc deve utilizar o campo Produto da tabela Bebida. Para selecionar estes dados, d um duplo clique no campo correspondente (na tabela em que ele se encontra). Observe que os campos vo sendo inseridos no quadro da parte inferior da tela.

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Obs.: Para que se obtenha o resultado desejado na consulta, deve-se deixar somente as tabelas utilizadas. Para deletar uma tabela na Consulta seleo, selecione-a e aperte a tecla Delete Agora deve-se informar ao Access o critrio da consulta, ou seja, o parmetro a ser utilizado pelo Access para fornecer as respostas. Se a consulta fosse executada agora, obter-se-ia como resposta todos os produtos, independente da data da venda do mesmo. Esta no a resposta esperada. O esperado so apenas os registros com data anterior a data XX/XX/XX (Adeqe a data de acordo com os dados inseridos por voc). Isso quer dizer que o critrio desta consulta : Data:<XX/XX/XX. Digite ento na linha Critrio da coluna Data o seguinte: <XX/XX/XX (de acordo com o seu banco de dados). Clique ento no boto que executa a consulta: Criao de uma Consulta Parmetro Imagine agora que fosse necessria a modificao do critrio da consulta todas as vezes em que ela fosse executada. Em uma consulta por Vendedor, por exemplo, o critrio mudaria constantemente pois em um momento seria desejvel saber o que cada Vendedor vendeu. Para evitar a necessidade de alterao constante da estrutura da consulta, o Access fornece o recurso da consulta parmetro, que antes de ser executada pergunta ao usurio o parmetro de filtragem dos dados Ser criada agora uma consulta parmetro para que o resultado da consulta seja especfico para cada Vendedor. Siga o procedimento para se criar uma nova consulta, visto anteriormente. Nesta consulta queremos saber: Quais os produtos vendidos pelo Vendedor XXXX e em que data ocorreu a venda. Monte a estrutura da consulta, de acordo com as exigncias feitas. Na linha do critrio do campo Vendedor, digite: [Escolha Vendedor a ser pesquisado].

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Clique novamente no boto executar e observe o resultado:

O Access exibe uma caixa de dilogo onde nos pede o parmetro da consulta. Neste caso, em funo do nome escolhido o Access far a pesquisa e mostrar todos os livros que esto com a pessoa escolhida. Digite algum nome e clique no boto executar. possvel criar consultas com vrios parmetros, ou seja, fazer com que o Access pergunte mais de um dado para realizar a consulta. O procedimento o mesmo; basta criar os critrios necessrios. Feche esta consulta e escolha como nome Parmetro por nome.

Observaes Importantes sobre Consultas

As consultas so objetos dinmicos, ou seja, refletem a posio do banco de dados no momento de sua execuo. No exemplo desta apostila, se houver alguma modificao nas tabelas utilizadas nas consultas, estas automaticamente se modificaro. Caso seja necessrio manter os dados atuais, necessrio transformar os dados em uma tabela. Quando voc for criar uma consulta parmetro, no escolha como mensagem a ser apresentada para o usurio o nome do campo a que se refere o critrio. No costuma dar certo.

Relatrios
Um relatrio geralmente utilizado para fazer a impresso de informaes. Com ele, voc pode fazer a opo de imprimir em etiquetas de endereamento, ou simplesmente visualizar os dados em papel comum. A sua criao muito parecida com a dos formulrios: basta selecionar a tabela ou consulta que dar origem ao relatrio, escolher e os estilos e pronto. Nesta apostila ser criado um relatrio relacionado com a segunda consulta parmetro por nome criada nas sees anteriores. Para criar o relatrio, clique na guia correspondente na janela banco de dados e em seguida clique em Novo. Apostila de Microsoft Access 20

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Selecione a consulta Parmetro por Nome, Assistente de Relatrio e clique em OK. Assim como nos formulrios, deve-se fazer a escolha de qual tipo de relatrio o mais adequado ao caso:

Modo Estrutura: Permite a criao de um formulrio do zero, sem a

interveno dos assistentes. l Assistente de Relatrio: O guia do Access para a construo de Relatrios. l AutoRelatrio:Coluna: Com o AutoFormulrio o Access formata automaticamente a apresentao em tela sem gastar tempo perguntando ao usurio; no formato Coluna ele exibe os valores dos registros em uma coluna, com cada valor em uma linha. Exibe um registro por vez. AutoRelatrio:Tabela: Idem anterior, porm no formato tabela ele exibe vrios registros de uma vez s no formato linha-coluna. Assistente de Grfico: O Assistente quando deseja-se construir um Relatrio com grfico. Assistente de Tabela Dinmica: O Assistente quando deseja-se construir um Relatrio com Tabela Dinmica.

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Selecione todos os Campos e clique em Avanar. Na tela seguir feita a escolha da forma como os dados sero exibidos, escolha por Amigos e clique em Avanar.

Neste exemplo no sero adicionados nveis de grupo, apenas clique em Avanar.

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Escolha classificar os Registros pelo Produto, escolhendo Produto no espao para o campo 1, a seguir clique em Avanar.

Agora voc deve escolher como quer organizar o seu relatrio, na janela esquerda voc pode ver como ficar o visual geral do seu relatrio, no exemplo selecione Tpico 1 e clique em Avanar.

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Como na tela a seguir voc pode ver o resultado sua esquerda, escolha o estilo Formal e clique em Avanar.

Assim como nos formulrios aqui feita a escolha do nome do relatrio. Escolha visualizar o relatrio e clique em Concluir.

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O Access exibe a mesma caixa que mostrada quando executa-se a consulta parmetro. Por qu? Porque quando o relatrio vai ser visualizado, ele busca seus dados da consulta a qual se refere. Como a consulta algo dinmico, precisa ser executada cada vez que desejamos as respostas. Ento, o Access executa a consulta (pergunta a pessoa a ser pesquisada) e s depois monta o relatrio.

Escolha uma pessoa e observe o resultado.

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Seu relatrio est pronto!!

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