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Conociendo Microsoft Excel

Microsoft Excel es un programa potente de hojas de clculo que puede utilizar de forma eficaz para realizar clculos bsicos y complejos, almacenar y trabajar con listas de datos, y crear informes y grficos. El entorno de trabajo bsico de Microsoft Excel es un archivo que recibe el nombre de libro de trabajo que puede contener una o ms hojas de clculo. Una hoja de clculo es similar a un libro de contabilidad que consta de filas y columnas que se cruzan entre s para formar recuadros llamados celdas, en las cuales se introducen texto, nmeros o frmulas. Cuando desarrolle por primera vez una hoja de clculo, comience por introducir sus datos. Al poco tiempo su hoja comenzar a llenarse con la informacin y tal vez no pueda ver todos los datos en su pantalla. Cuando revise una hoja de clculo de gran tamao, puede hacer que sus tareas de edicin resultan ms fciles si controla lo que puede ver en la pantalla.

Lo nuevo en Excel 2007

Lo primero que notar en la versin de Excel 2007 es su interface de usuario, donde la barra de men y barras de herramienta han sido reemplazadas. A partir de Office 2007, Microsoft introdujo lo que se conoce como Cinta de Opciones (Ribbon en Ingls) (Fig. 1). Estas han sido diseadas para simplificar la exploracin y est compuesta por fichas organizadas en escenarios y objetos especficos. Los controles de cada ficha se organizan en grupos.

Fig. 1

Grandes colecciones de datos Excel 2003 estaba limitado a 65,536 filas y 256 columnas en cada hoja de clculo. A partir de la versin 2007, la hoja de clculo expande su tamao a 16,384 columnas y 1,048,576 filas. El formato condicional tambin cambi de una versin a otra, en Excel 2003 se poda definir hasta 3 condiciones, mientras que en Excel 2007 el lmite lo da la memoria del computador. A continuacin se dan caractersticas nuevas en Excel 2007 comparadas con la versin anterior.
Lmite Columnas en una hoja de clculo Filas en una hoja de clculo Colores diferentes en un libro de trabajo Condiciones del formato condicional en una celda Niveles de ordenamiento en un rango o tabla tems mostrados en la lista del autofiltro Excel 2003 256 65,536 56 3 3 1,024 Excel 2007 16,384 1,048,576 4.3 billones Limitado por la memoria disponible 64 32,768

Lmite Caracteres mostrados en una celda Caracteres por celda que Excel puede imprimir Estilos de celdas nicos por libro de trabajo Longitud mxima de una frmula en caracteres Niveles de anidamientos permitidos en una celda Mximo nmero de argumentos en una frmula Caracteres que pueden ser almacenados y mostrados en una celda con formato de texto Columnas permitidas en una tabla dinmica Campos mostrados en la lista de campos de tabla dinmica en el panel de tareas

Excel 2003 1,024 1,024 4,000 1,024 7 30 255 255 255

Excel 2007 32,768 32,768 65,536 8,192 64 255 32,768 16,384 16,384

Nuevo formato de archivo En 2007 Microsoft Office System, Microsoft presenta nuevos formatos de archivo para Word, Excel y PowerPoint, que se denominan formatos XML abiertos de Microsoft Office. Estos nuevos formatos de archivo facilitan la integracin con orgenes de datos externos a la vez que reducen los tamaos de archivo y mejoran la recuperacin de datos. En Office Excel 2007, el formato predeterminado de un libro de Excel es el formato de archivo basado en XML de Office Excel 2007 (.xlsx). Otros formatos basados en XML disponibles son el formato de archivo basado en XML y habilitado para macros de Office Excel 2007 (.SLBM), el formato de archivo para una plantilla de Excel de Office Excel 2007 (.xltx) y el formato de archivo habilitado para macros para una plantilla de Excel de Office Excel 2007 (.xltm).
Extensin .xlsx .xlsm .xlsb .xltx xltxm Descripcin Libro de trabajo de Excel Libro de trabajo habilitado para macros Libro de trabajo binario Plantilla de Excel Plantilla habilitada para macros

Temas de Office y Estilos de Excel En Office Excel 2007, puede dar formato rpidamente a los datos de la hoja de clculo aplicando un tema y utilizando un estilo concreto. Los temas se pueden compartir con otros programas de Versin de Office 2007, como Microsoft Office Word y Microsoft Office PowerPoint, mientras los estilos estn diseados para cambiar el formato de elementos especficos de Excel, como tablas, grficos, tablas dinmicas, formas o diagramas de Excel. Fcil escritura de frmulas Las siguientes mejoras facilitan en gran medida la escritura de frmulas en Office Excel 2007. Barra de frmulas redimensionable. La barra de frmulas cambia de tamao automticamente para acomodar frmulas largas y complejas, lo que evita que las frmulas cubran otros datos del libro. Tambin puede escribir frmulas ms largas con ms niveles de anidamiento con respecto a versiones anteriores de Excel.

Funcin Autocompletar. Con la funcin Autocompletar puede escribir rpidamente la sintaxis correcta de las frmulas. Desde la deteccin fcil de las funciones que desea utilizar hasta obtener ayuda para completar los argumentos de la frmula, podr obtener las frmulas correctas tanto la primera vez como las dems veces. Referencias estructuradas. Adems de las referencias de celda como A1 y F1C1, Office Excel 2007 proporciona referencias estructuradas que hacen referencia a rangos con nombre y tablas en una frmula. Acceso fcil a rangos con nombre. Mediante el uso del administrador de nombres de Office Excel 2007, podr organizar, actualizar y administrar varios rangos con nombre en una ubicacin central, lo que ayudar a los usuarios que necesiten trabajar con su hoja de clculo a interpretar sus frmulas y datos. Tablas dinmicas fciles de usar En Office Excel 2007, utilizar tablas dinmicas es mucho ms fcil que en versiones anteriores de Excel. Con la nueva interfaz de usuario de tabla dinmica, la informacin que desea ver sobre sus datos est a su disposicin con slo hacer clic unas cuantas veces; ya no tiene que arrastrar datos hasta zonas de colocacin que no son siempre un destino fcil. En vez de eso, simplemente puede seleccionar los campos que desea ver en una nueva lista de campos de la tabla dinmica. Y despus de crear una tabla dinmica, puede aprovechar muchas otras funciones nuevas o mejoradas para resumir, analizar y dar formato a los datos de la tabla dinmica. Nuevo aspecto de los grficos En Office Excel 2007, puede utilizar las nuevas herramientas grficas para crear fcilmente grficos de aspecto profesional que comuniquen informacin eficazmente. En funcin del tema que aplique al libro, el nuevo y actualizado aspecto de los grficos incluye efectos especiales como 3D, transparencia y sombras suaves. La nueva interfaz de usuario facilita la exploracin de los tipos de grfico disponibles de manera que pueda crear el grfico adecuado para los datos. Se proporcionan numerosos estilos y diseos de grficos predefinidos para que pueda aplicar rpidamente un formato atractivo e incluir los detalles que desea en el grfico. Mejoras en la impresin Adems de las vistas Normal y Saltos de pgina, Office Excel 2007 proporciona una vista Diseo de pgina. Puede utilizar esta vista para crear una hoja de clculo mientras observa el aspecto que tendr cuando se imprima. En esta vista puede trabajar con la configuracin de encabezados de pgina, pies de pgina y mrgenes directamente en la hoja de clculo, adems de colocar objetos como grficos o formas exactamente en el lugar que desea. Tambin puede obtener acceso a todas las opciones de configuracin de pgina en la ficha Diseo de pgina de la nueva interfaz de usuario para poder especificar rpidamente opciones como la orientacin de pgina. Es muy fcil ver lo que se imprimir en cada pgina y as evitar tener que realizar varios intentos de impresin y obtener copias impresas con los datos truncados.

La Interfaz de Usuario de Microsoft Excel 2007

El principal cambio que notar en Excel 2007 es su interfaz de usuario, donde las barras de mens y de herramientas son reemplazadas por las Cintas de Opciones. La interfaz de usuario divide los comandos en siete tareas, llamadas tabs,etiquetas o pestaas: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista (Fig. 2).

Fig. 2

Cada etiqueta contiene una serie de grupos. Por ejemplo la Etiqueta Inicio tiene los grupos Portapapeles, Fuente, Alineacin, Nmero, Estilos, Celdas y Modificar. Cada grupo a su vez tiene una serie de controles que permiten realizar tareas relacionadas al grupo (Fig. 3).

Fig. 3

En cada grupo tambin encontrar en la esquina inferior derechaun acceso directo al cuadro de dilogo del grupo. Al colocar el mouse sobre el acceso directo, presenta una ayuda contextual con la imagen del cuadro de dilogo, y al dar clic se abre el cuadro de dilogo del grupo (Fig. 4).

Fig. 4

En la parte inferior de cinta de tareas encontrar el cuadro de nombres, la barra de frmulas y los encabezados de columnas (Fig. 5)
Cuadro de nombres Botn insertar funcin Barra de frmulas Expandir barra de frmulas

Encabezados de columna

Fig. 5

En la parte inferior encontrar los botones de desplazamiento de etiquetas de hojas, las etiquetas de hoja, la barra de desplazamiento horizontal, la barra de estado y los controles de vista (Fig. 6).
Botones de desplazamiento de etiquetas Vista normal, vista diseo de pgina y vista previa salto de pgina

Barra de estado

Etiquetas de hojas

Insertar hoja de clculo

Zoom

Fig. 6