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Ufs Universidade Federal de Sergipe

CCET - Centro de Cincias Exatas e Tecnologia Curso de Cincia da Computao Disciplina: Anlise e Projeto de Sistemas I Professor: Alberto Costa Neto

Integrantes:

Max Ricardo Thiago Alves Costa Rmulo Augusto

GERNCIA DE PROJETOS
COM O MS-PROJECT

Aracaju
7 DE MARO DE 2002

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SUMRIO CONCEITOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS................................................................................. 2 O PROJETO E SEU AMBIENTE...................................................................................................................... 2 O que um Projeto? ...................................................................................................................................... 2 MS-Project e Projeto como Execuo versus Projeto como Plano ............................................................... 3 PARTES DO PROJETO..................................................................................................................................... 3 Tarefas ........................................................................................................................................................... 3 Marcos ........................................................................................................................................................... 3 Recursos......................................................................................................................................................... 3 CRIANDO UM PROJETO VISO GERAL .............................................................................................................. 4 Visualizar e Delimitar Partes do Projeto Atravs de Grficos...................................................................... 4 O QUE GERENCIAMENTO? ................................................................................................................................ 4 NECESSIDADE DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS .............................................................................................. 5 POR QUE AUTOMATIZAR PROJETOS ...................................................................................................................... 5 USANDO O MS-PROJECT ..................................................................................................................................... 6 GERENCIAMENTO DE TAREFAS .................................................................................................................. 8 TRABALHANDO COM AS TAREFAS DO PROJETO (EXEMPLO PRTICO) ................................................................. 9 Passos para Insero de Tarefas ................................................................................................................... 9 Trabalhando com Tarefas.............................................................................................................................. 9 Movendo Tarefas ........................................................................................................................................... 9 Excluindo tarefas ......................................................................................................................................... 10 Inserindo Marcos......................................................................................................................................... 10 Vinculando Tarefas...................................................................................................................................... 10 Vinculando Tarefas...................................................................................................................................... 11 Tipos de Relaes entre Tarefas .................................................................................................................. 11 Tipos de Relaes: ....................................................................................................................................... 11 Especificando as Relaes entre Tarefas..................................................................................................... 12 Outra Forma de Especificao .................................................................................................................... 13 Tarefas Resumidas....................................................................................................................................... 13 GERENCIAMENTO DE RECURSOS ............................................................................................................. 15 TIPOS DE RECURSOS .......................................................................................................................................... 15 MANIPULANDO RECURSOS COM O MS-PROJECT ................................................................................................ 16 GERENCIAMENTO DE CUSTOS ................................................................................................................... 19 GRFICOS.......................................................................................................................................................... 23 GRFICO DE GANTT ..................................................................................................................................... 23 DIAGRAMA DE REDE (PERT/CPM)............................................................................................................ 24 EXEMPLO DE DEFINIO DE TAREFAS NUM DIAGRAMA PERT/CPM NO MS-PROJECT ....................................... 26 Inserindo Informaes sobre Tarefas .......................................................................................................... 27 CALENDRIO.................................................................................................................................................... 27 TRABALHANDO COM O CAMINHO CRTICO ........................................................................................................ 28 CAMINHO CRITICO ............................................................................................................................................ 29 Ultrapassando o Caminho Crtico............................................................................................................... 30 CONCLUSO ..................................................................................................................................................... 31 BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................................................. 32

INTRODUO

Este um trabalho cujo objetivo apresentar o aplicativo Microsoft Project como abordagem prtica sobre os conceitos da Gerncia de Projetos. Como o MS-Project abrange conceitos relativos s as etapas de planejamento, gerenciamento de projetos e ferramentas grficas de auxlio (diagramas PERT e Gantt), interessante conhecermos ferramentas que auxiliem nesse processo. O MS-Project uma ferramenta auxiliada por computador que tem por finalidade facilitar e dar melhor viso e objetividade no trabalho de traar o projeto e acompanh-lo. Neste trabalho sero abordados: O que um projeto? O que Planejamento? O que Gerenciamento? Para que Gerenciar? O uso do MS-Project na Gerncia de um Projeto Este ltimo ser visto em maior detalhe, este trabalho ter por objetivo dar nfase ao uso dessa ferramenta. O MS-Project nada mais que uma ferramenta para se realizar o traado e acompanhamento de um projeto genrico. Ento, estudaremos como so manipulados as opes e dados no aplicativo que do forma a um projeto. Veremos tambm de que forma ele pode ser manipulado e o acompanhamento necessrio a esse projeto, medida que executado. No veremos com grande profundidade pormenores do aplicativo em si, tendo em vista este trabalho ter um cunho mais introdutrio ao aplicativo e centrando seu enfoque no estudo conceitual na Gerncia de Projetos. Entretanto, este trabalho far um apanhado do que for essencialmente til para a aplicao da ferramenta ao tema da disciplina. Para maior aprofundamento, ver bibliografia.

Conceitos de Gerenciamento de Projetos

O PROJETO E SEU AMBIENTE O que um Projeto? No sentido amplo da palavra projeto, temos os seguintes significados: - Definio do Dicionrio: O que se tem a inteno de fazer; plano de realizar qualquer coisa - Definio Administrativa: Reunio de esforos para se atingir objetivos prdeterminados com comprometimento de prazos e recursos pr-estabelecidos - Do latim: Ao de lanar = Projicere Projetar Projeto

Detalhando mais o conceito de projeto, visando maior exatido em sua abrangncia, vem essas duas definies, das quais partimos para melhor defini-lo: De acordo com Casarotto define-se projeto como um conjunto de atividades interdisciplinares, interdependentes, finitas e no repetitivas. Elas visam a um objetivo com cronograma e oramento preestabelecido. Para Valeriano projeto entendido como um conjunto de aes, executadas de forma coordenada por uma organizao transitria, ao qual so alocados os insumos necessrios para, em um dado prazo, alcanar um objetivo determinado. Assim, por definio, teramos que um projeto um conjunto de atividades interrelacionadas, destinadas a atingir um objetivo (escopo), com determinada qualidade, atravs da utilizao de pessoas, equipamentos ou materiais (recursos), com datas de incio e fim bem definidas (tempo). Projeto : - Escopo - Recursos - Tempo No contexto de um projeto, o fim mais importante que o seu incio ou seu desenvolvimento, pois nele se encontra a meta. O maior problema enfrentado por projetos o tempo. Atrasos ou aumento de custos momentneos ou localizados durante o andamento do projeto no so crticos, desde que as metas finais sejam mantidas. A qualidade do projeto , mormente, avaliada pelo resultado final, tanto de eficcia e qualidade quanto de pontualidade de prazos, e este resultado devem ser mantidos. Um cronograma, portanto, deve ser traado.

3 Um projeto pode ser dividido em quatro fases bem definidas, a saber: Estabelecimento o objetivo do projeto Criao do plano do projeto (a partir deste ponto, comea o trabalho a partir do plano de projeto). Controle e gerenciamento de projeto Finalizao do projeto

MS-Project e Projeto como Execuo versus Projeto como Plano O MS-Project uma ferramenta de auxlio que abrange essas de execuo do projeto, servindo tanto para traar o plano de projeto quanto para acompanh-lo (gerenci-lo), neste caso permitindo acompanhar o plano e trabalho real, medida que suas fases vo sendo concludas.

PARTES DO PROJETO Para o MS-Project um projeto tpico possui trs componentes bsicos que definiro as suas fases: - Tarefas; - Marcos; - Recursos.

Tarefas As etapas necessrias para completar um projeto so chamadas tarefas. As tarefas so executadas em uma seqncia determinada pela natureza do projeto. Algumas tarefas ocorrem seqencialmente, uma aps a outra, ao passo que outras podem ocorrer paralelamente.

Marcos Um marco representa um evento ou condio que marca ou delimita a execuo de um grupo de tarefas relacionadas ou o trmino de uma fase do projeto. Quando completado um grupo de tarefas relacionadas, alcanado um marco do projeto.

Recursos Para executar uma tarefa, voc precisa de recursos, os quais podem incluir pessoas, equipamentos e instalaes especiais necessrias execuo da tarefa (materiais). Deve-se levar em conta a disponibilidade dos recursos, pois eles

4 normalmente esto disponveis em alguns horrios ou dias. No se pode deixar de dar relevncia num projeto s variveis tais como programao de frias, durao da jornada de trabalho e acesso a prdios e equipamentos. Importante tambm definir os custos dos recursos. Cada tarefa ter conjunto de recursos associados, e cada recurso ter um custo, tambm associado. Pelo calculo da frmula do cronograma de recursos o MS-Project utilizar o custo do recurso associado tarefa para definir o custo da tarefa.

Criando um Projeto Viso Geral Podemos enumerar a criao de um projeto no MS-Project pelos seguintes passos: Delimitar incio e fim do projeto; Dividir o projeto em tarefas bem definidas (agrupando-as em tarefas e subtarefas, caso necessrio); Definir vnculos de dependncia entre as tarefas; Atribuir recursos s tarefas; Definir as propriedades dos recursos (disponibilidade de horrios, custos).

Opcionalmente, redefinir prazos das tarefas, dada a viabilidade de recursos e da criao da estrutura de vnculos.

Visualizar e Delimitar Partes do Projeto Atravs de Grficos Numa fase posterior da criao, teremos uma fase de acompanhamento do projeto. Nela, pode-se verificar o andamento das tarefas em relao s estimativas feitas, visualizar andamento de tarefas crticas, redefinir tarefas, recursos e mesmo prazos (o que pouco aplicvel). Pode-se visualizar o projeto, fazendo quaisquer comparaes em geral (linha de base versus linha de tempo real)

O que Gerenciamento? Segundo DINSMORE, (Paul Campbell - 1992), a Gerncia de Projetos o estudo da coordenao de pessoas, materiais, equipamentos e tcnicas indispensveis para o alcance do xito de empreendimentos que possuam incio e objetivos definidos, sempre que possvel aliando os parmetros mensurveis de custo, tempo, risco e qualidade.

5 Necessidade do Gerenciamento de Projetos A grande maioria dos projetos envolve vrias pessoas e empresas, assim como as mais diversas tecnologias; por isso uma nica pessoa no pode possuir todo conhecimento necessrio para viabilizar um projeto. A funo do Gerente de Projetos justamente coordenar o trabalho das diversas partes envolvidas no processo. Se no existir a figura do gerente de projetos para fazer o planejamento e a administrao dos possveis conflitos, a tendncia que a organizao envolvida no processo perca sua harmonia, descoordenando-se. Um dos maiores problemas tanto perda de prazos como de oramentos. Devido complexidade dos projetos, interdependncia entre participantes e a margens em geral cada vez mais reduzidas devido concorrncia, necessrio ter a viso do projeto como um todo e coordenar esforos interdisciplinares, para administrar dirigindo para um fim, que o objetivo do projeto. Projetos tm magnitude muito varivel, possuindo desde curtos prazos e uma dezena de tarefas at projetos detalhados, complexos e extensos, que envolvam muitos materiais e pessoas. O objetivo do projeto, em qualquer dos casos, traar o caminho ideal para perfaz-lo.

Por que automatizar projetos Algumas coisas devem estar claras na gerncia de projetos: 1. Algumas das ferramentas de modelagem envolvem grficos; portanto, eles devem ser elaborados por algum. 2. Modelos tornam-se imensos e precisam ser refeitos. Isto envolve muito trabalho. 3. Os modelos se inter-relacionam; portanto, devem ser possvel elabor-los conjuntamente. Portanto, de grande auxlio uma ferramenta que permita automatizar a Gerncia de Projetos. Ferramentas computadorizadas para gerenciar projetos tm as seguintes habilidades:

Especificar custos; Agendar tarefas e modificar datas-limite;

Fornecer relatrios; Interligar-se com outros programas; Verificar performance do projeto em relao performance estimada.

Para projetos de pequeno e mdio porte, o gerenciamento automatizado no PC adequado. Dentre as ferramentas mais comuns para PC esto: Microsoft Project, ABTs Project Workbench, CA SuperProject e Digital Tools AutoPlan II. Para grandes projetos, requerido maior poder de computao. Em geral, grandes organizaes integram planos de projetos individuais em agregados de modelos e oramentos; ento importante que todos usem um ambiente de modelagem computadorizado, em PC ou compartilhado em mainframe.

Usando o MS-Project O gerenciamento de projetos envolve muitas etapas e o gerente de projetos deve poder controlar todos os estgios do projeto desde o planejamento at a concluso e a criao de relatrios para anlise. O MS-Project vem preencher este espao atuando como ferramenta de trabalho possibilitando que o gerente consiga planejar, organizar, controlar, coordenar e comandar de forma rpida e eficiente. Para Casarotto, um sistema de informaes a projetos deve possuir as seguintes caractersticas bsicas: Interligao das informaes da WBS, PERT/CPM, cronograma e oramentos, de modo que a alterao de determinada informao por meio de uma das ferramentas citadas seja mantida tambm nas demais. Sumarizao das informaes do nvel operacional para os nveis superiores, gerando relatrios de controle com detalhamento compatvel com os nveis de deciso a que se destinam. Armazenamento das informaes referentes aos documentos do projeto. O MS-Project uma ferramenta de planejamento e organizao para gerentes de projetos. Esse aplicativo possui numeras ferramentas de uso fcil, mas tambm possui inmeras ferramentas para ajud-lo nas suas tarefas complexas. O MSProject uma ferramenta de planejamento para: Organizar o plano e ajud-lo a organizar os detalhes que devem ser feitos; Agendar metas que devem ser alcanadas; Agendar as tarefas nas seqncias corretas; Alocar recursos e custos e agend-los de forma correta sem sobre aloc-los;

7 Fazer uma sintonia fina no plano satisfazendo o oramento; Preparar relatrios explicativos para os clientes, gerentes, trabalhadores e fornecedores. Uma vez que o trabalho tenha sido iniciado o MS-Project pode ajud-lo em: Acompanhar o progresso e comparar o "realizado" com o "planejado" para verificar se tudo est dentro do oramento e tempo; Revisar o agendamento para acomodar mudanas no previstas; Testar diversos cenrios antes de mudar o plano; Comunicar automaticamente aos afetados pelas mudanas feitas no projeto e solicitar feed-back sobre os seus progressos; Colocar atualizaes instantneas do seu projeto na Internet ou Intranet; Produzir relatrios sobre o sucesso do projeto e sobre problemas que venham afetando o mesmo.

Gerenciamento de Tarefas
As etapas necessrias para completar um projeto so chamadas tarefas. As tarefas so executadas em uma seqncia determinada pela natureza do projeto. Algumas tarefas ocorrem seqencialmente, uma aps a outra, ao passo que outras podem ocorrer paralelamente. Se formos recorrer a um dicionrio para um melhor entendimento dessa palavra iremos encontrar as seguintes definies: Trabalho que h de se concluir em determinado tempo; Modalidade de contrato de trabalho em que o servio calculado por servio executado; notrio que em ambas as definies a relao se torna estreita entre o gerenciamento de tarefas, o de tempo, custos e recursos. Sendo assim, nessa parte de gerenciamento iremos abranger uma viso inicial que ser tratado mais tarde nos demais gerenciamentos. Esse tpico consistir numa exemplificao prtica de como definir e vincular tarefas de acordo com suas necessidades.

Exemplos de tarefas:

Categoria do projeto Construo

Tarefas Fazer a terraplenagem no local Entregar os materiais para a construo do telhado Instalar sistema de segurana Colocar asfalto no estacionamento

Planejamento de eventos

Contratar empresas que forneam refeies Embalar computadores Instalar prateleiras Pintar faixas indicando o caminho a seguir

Desenvolvimento de produto

Desenvolver especificaes para os usurios Escrever manuais Testar uma receita para o mercado

9 Trabalhando com as Tarefas do Projeto (Exemplo Prtico) O gerenciamento de tarefas constitui uma das mais importantes ferramentas de controle do MS-Project. A ele esto associados todos os demais gerenciamentos como: recursos, tempo e custo. Ao inserir uma tarefa voc pode ser to detalhista ou generalista quanto quiser. Isso depender do nvel de controle que voc necessita no seu projeto. Quando voc insere uma tarefa um nmero de tarefa atribudo a ela. Aps inserir uma tarefa, voc poder definir a durao da mesma, sendo que o software em questo sugere automaticamente a durao de 1 (um) dia.

Passos para Insero de Tarefas D um clique na primeira clula na coluna Nome da tarefa para inserir a primeira tarefa do projeto; Digite o nome da sua tarefa; D um clique na coluna Durao para a tarefa 1. Observe que o valor de um dia automaticamente oferecido pelo MS-Project. A durao de 1 dia o padro do MS-Project; Tecle ENTER.

Trabalhando com Tarefas Inserindo uma nova Tarefa entre duas j existentes. Selecione a linha que deseja inserir a tarefa; No menu Inserir escolha Inserir tarefa; Ou clique no boto direito do mouse e selecione Inserir tarefa; Insira a nova tarefa.

Movendo Tarefas O MS-Project pode mover tarefas de uma localizao para outra. A grande vantagem que o MS-Project mantm todas as caractersticas da tarefa na sua nova posio Para mover uma tarefa: Selecione na extrema esquerda da tabela de Gantt o nmero da tarefa a ser movida; Arraste com o mouse a tarefa para a sua nova localizao.

10 Excluindo tarefas - Selecione a tarefa; No menu Editar escolha Excluir tarefa ou aperte o boto Delete do teclado.

Inserindo Marcos Um marco um objetivo ou ponto de verificao intermedirio do seu projeto. Para inserir um marco voc procede da mesma maneira que para inserir uma tarefa, no entanto a tarefa ter durao 0 (zero). Para inserir um marco: Digite uma tarefa; Clique na coluna Durao; Digite 0.

O grfico de Gantt exibe ento o marco como um losango preto, com a data do lado.

Vinculando Tarefas Um projeto mais do que apenas uma lista de tarefas isoladas. Muitas tarefas (ou todas elas) so relacionadas com outras tarefas. Estas relaes podem ser de fimpara-nicio, fim-para-fim, incio-para-incio ou incio-para-fim. Veremos todos os tipos de relaes no decorrer do curso. O MS-Project por padro vincula tarefas de fimpara-incio. Para vincular tarefas proceda da seguinte forma: Selecione a tarefa 1; Selecione a tarefa 2. Voc pode usar CTRL+Clique do Mouse para selecionar tarefas que no seja adjacentes; Clique em Vincular Tarefas na barra de ferramentas.

11 Vinculando Tarefas

Vincular

Desvincular

Tipos de Relaes entre Tarefas As relaes entre as tarefas tambm podem ser conhecidas como relaes de dependncia ou precedncia. Uma tarefa que deva comear ou finalizar antes de outra tarefa possa comear chamada tarefa predecessora. Uma tarefa que dependa do incio ou fim de outra tarefa chamada tarefa sucessora.

Tipos de Relaes:
A B

Dependncia Trmino Incio (FS - Finish-to-Start). A tarefa A deve terminar para que a tarefa B comece.

A B

Dependncia Incio Incio (SS - Start-to-Start) . A tarefa B no pode comear at que a tarefa A tambm comece.

A B

Dependncia Trmino Trmino (FF - Finish -to-Finish). A tarefa B no pode terminar at que a tarefa A tambm termine.

A B

Dependncia Incio Trmino (FF - Finish -to-Finish). A tarefa B no pode terminar at que a tarefa A comece.

12 Especificando as Relaes entre Tarefas - Acrescente 2 tarefas ao seu projeto ; Selecione as 2 tarefas com o mouse; Na barra de ferramenta escolha Link Tasks.

O MS-Project estabelece uma relao de Fim-para-Incio entre as tarefas. A alterao deve ser feita da seguinte forma: Na tabela de Gantt de um clique duplo na tarefa que ser alterada; A caixa de dialogo Informaes sobre a Tarefa aparecera; De um clique na tabulao Predecessoras para ativ-la;

Dentro da tabulao Predecessor existem os seguintes campos: Nome: Nome da tarefa Durao: Durao Predecessores: Predecessores ID: Numero identificador da tarefa. O mesmo da tabela de Gantt Nome da Tarefa: Nome da tarefa predecessora Tipo: Tipo (FS,FF,SS,SF) Retardo: Folga ou Antecipao

No campo Tipo especifique o tipo de relao entre as tarefas.

13 Outra Forma de Especificao Voc tambm dar um clique duplo na linha de conexo entre duas tarefas no Grfico de Gantt. Isso exibe a caixa de dilogo Dependncia entre as tarefas, na qual voc pode especificar o tipo de relao e um tempo de antecedncia ou folga.

Tarefas Resumidas Indentando atividades

Para criar nveis em um conjunto de atividades: Digite todas as atividades na tabela de entrada;

14 Selecione as atividades que sero indentadas, isto , as atividades que estaro diretamente vinculadas atividade da linha superior primeira linha da seleo; Pressione o boto recuo para tornar as atividades selecionadas elementos das atividades resumo. Para remover uma atividade, isto , para remover a estrutura de tpicos criados basta pressionar a ferramenta Recuo para a esquerda.

Boto Recuo

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Gerenciamento de Recursos
Para executar uma tarefa, voc precisa de recursos, os quais podem incluir pessoas, equipamentos e instalaes especiais necessrias execuo da tarefa. Como os recursos raramente se encontram disponveis 24 horas por dia, sete dias por semana, freqentemente voc ter de levar em conta a sua disponibilidade no deixando de levar em conta as variveis, tais como programao de frias, durao da jornada de trabalho, acesso a prdios e equipamentos etc.

Tipos de Recursos Tipo de Recurso Pessoas Vice-presidente Carpinteiros

Exemplos

Fornecedores de refeies Programadores Redatores Nomes de determinados indivduos Equipamentos Computadores Impressoras Copiadoras Mquinas de terraplenajem Caminhes de mudana Veculos da frota Instalaes Salas de reunio Centros de processamento de dados Salas de inspeo ou seleo Depsitos

16 Manipulando recursos com o MS-Project 1. Tabela de Recursos No MS-Project temos a tabela de recursos, onde podemos efetuar todas as manipulaes necessrias para criar, alocar, editar recursos etc.

Temos os seguintes campos a serem preenchidos: Recurso: nome do recurso; Iniciais: iniciais do nome do recurso; Grupo: o grupo a que o recurso pertence (departamento, setor, localizao na empresa ou espcie); Unidades Mximas: quantidade mxima de recursos disponveis

simultaneamente; Taxa Padro: custo do recurso por hora de trabalho normal; Taxa h. extra: custo de recurso por hora extra de trabalho; Custo/uso: custo por utilizao de uma unidade de recurso; Acumular: forma de pagamento do recurso (rateado, incio e fim); Calendrio Base: tipo do calendrio que o recurso utiliza.

17 2. Criando Recursos Para criar um recurso, preenchemos uma linha em branco na tabela de recursos, ou clicamos duas vezes numa linha em branco e preenchemos os dados pedidos na janela que exibida.

Depois de criado o recurso, definindo todos os campos como recurso (nome), unidades mximas, taxa padro etc devemos vincul-lo a uma tarefa que o que mostrado no prximo mais abaixo.

3. Vinculando um Recurso a uma Tarefa No grfico de Gantt, no campo recurso, podemos clicar duas vezes que ser exibida uma janela com uma tabela em que podemos preencher com recursos disponveis. Clicando na seta de cada linha, podemos visualizar quais os recursos criados e depois podemos definir as unidades a serem utilizadas, ou seja, quanto daquele recursos ser utilizado para aquela tarefa. Se for um recurso de trabalho teremos quanto de esforo o trabalhador empregar para aquela tarefa e se for um recurso material teremos a quantidade daquele que ser utilizado para a tarefa.

Exemplo(1): Um recurso de trabalho: Programador 80% Assim temos um recurso de trabalho que se esforar 80% do seu total para aquela tarefa.

Exemplo(2): Um recurso material: Folhas 200

18 Temos um recurso folhas que ser utilizada 200 unidades

Exemplo de utilizao de recursos no MS-Project

Recursos: Recurso Web Design Gasolina Domnio Hospedagem Unidades 100% 100% 100% 100% Custo R$ 10,00 / h R$ 1,49 R$ 98,00 R$ 15,00 Custo por h. extra R$ 15,00 / h

Tarefas: Tarefa Visita ao cliente Construo do site Durao 3h 12h Recursos utilizados Web Design 100% Gasolina 15 unidades Web Design 100% Web Design 100% Veiculao na web 2h Domnio 1 unidade Hospedagem 1 unidade

Definido os valores acima e mais outros o MS Project calcular o custo final e a durao total do projeto.

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Gerenciamento de Custos
O MS-Project possibilita informar quanto custa cada recurso, podendo definir trs tipos de custos: Padro valor da hora trabalhada; Hora Extra valor da hora extra trabalhada; Por Uso valor por uso do recurso.

Dentro da gerencia de custos do MS-Project possvel criar calendrios para tornar um valor ativo, permitindo uma flexibilidade para a previso de reajustes de valores. Em cada recurso possvel cadastrar at 25 taxas diferentes em cada uma das 5 tabelas de taxas de custo. Outro ponto a abordar, a possibilidade de configurar os gastos para serem contabilizados no incio, no final ou distribudo de acordo com cada hora trabalhada.

Custo por Hora Define se ser pago no incio, no final ou de acordo com o trabalho realizado

Custo por Hora Extra

Custo por Uso

20 Depois de cadastradas as informaes referentes ao custo dos recursos o MSProject calcula automaticamente quanto custar cada tarefa do projeto, fornecendo ao mesmo tempo o custo total do projeto. Para visualizar quanto o seu projeto est custando proceda da seguinte forma: Na barra de tarefas principal clique em Projeto Informaes sobre o projeto Estatsticas.

Barra de Tarefas Principal

Fornece as Estatsticas do Projeto

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Esta tela representa um resumo do projeto onde pode ser visto a linha base (LinhaBase) que serve para comparao, o planejamento atual (Atual), o que foi realmente feito (Real) e o que ainda falta fazer (Restante). Partindo deste resumo pode-se tomar decises para melhor acomodar o projeto diante do prazo. Para melhor acompanhar a situao financeira de um projeto o MS-Project fornece alguns relatrios sobre custos como: Fluxo de Caixa fornece uma viso geral dos gastos; Oramento exibe o oramento de um projeto planejado; Tarefas com Oramento Estourado exibe as tarefas que esto ultrapassando o valor orado; Recursos com Oramento Estourado exibe os recursos que esto ultrapassando o valor orado; Valor acumulado fornece o valor gasto at ento no projeto.

possvel editar esses relatrios para adequ-los a uma melhor apresentao, alm de criar novos relatrios.

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Para acessar parte de relatrios proceda da seguinte forma: Na barra de tarefas principal clique em Exibir Relatrios.

Barra de Tarefas Principal Emisso de Relatrios Relatrios de Custos

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Grficos
GRFICO DE GANTT Um grfico de Gantt uma tabela de barras horizontais desenvolvida para controle de produo em 1917, por Henry L. Gantt, engenheiro americano e cientista social. Freqentemente usado em gerenciamento de projetos, um grfico de Gantt fornece uma ilustrao grfica de uma agenda que ajuda a planejar, coordenar e localizar tarefas especficas num projeto. Grficos de Gantt podem ser verses simples criadas num papel de grficos ou verses automticas geradas por aplicaes como Microsoft Project ou Excel. Um grfico de Gantt construdo com um eixo horizontal representando o tempo total de execuo do projeto, dividido em incrementos (por exemplo, dias, semanas ou meses) e um eixo vertical, representando as tarefas que fazem parte do projeto. Barras horizontais de tamanhos variveis representam as tarefas e intervalos de tempo para cada tarefa. O grfico de Gantt oferece uma ilustrao clara da situao do projeto, mas um problema com eles que no indicam dependncias no se pode dizer qual tarefa anterior afetar outras tarefas. O grfico PERT, outro mtodo grfico mais popular, designado para isto. Grficos de Gantt automatizados, como o caso do MSProject, oferecem mais informaes sobre as tarefas, como recursos relacionados s tarefas e notas a respeito dos procedimentos, como agrupamentos e dependncias. Tambm oferecem facilidade de mudana. Os grficos devem ser ajustados freqentemente para refletir a situao do projeto que, inevitavelmente, diverge do plano original. Isto facilmente contornado pelo MS-Project, que manipula em tempo real o grfico de Gantt, oferecendo ao mesmo tempo simplicidade de visualizao e flexibilidade na manipulao do grfico.

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O Grfico de Gantt no MS-Project. Observar detalhes como a barra de andamento, vnculos, agrupamentos e exibio de detalhes, como recursos e datas de marcos.

DIAGRAMA DE REDE (PERT/CPM) De acordo com Casarroto, o mtodo PERT Program Evaluation and Review

Technique ou, em portugus, Tcnica de Avaliao e Reviso de Projetos, foi elaborado em 1965 pela Marinha americana e utilizado inicialmente no planejamento e controle do projeto Polaris, um mssil norte-americano.

25 Um exemplo de diagrama PERT/CPM Path Method ou Mtodo do Caminho Crtico atribudo a James Kelly Jr., da Remington Rand, e Morgan Walker, da Dupont de Nemours, que o desenvolveram em 1957. Ambos os mtodos so considerados tcnicas de redes baseados na Teoria dos Grafos, e classificados como modelos pictricos de pesquisa operacional. PERT-CPM diferem entre si basicamente pela forma como tratado o tempo: o CPM utiliza valores determinsticos, enquanto o PERT permite utilizar trs estimativas de tempo e a distribuio Beta parra a determinao do tempo mais provvel, sendo portanto um modelo probabilstico. Mas hoje em dia normalmente se diz diagrama PERT/CPM. Um grfico PERT representa a ilustrao grfica de um projeto como um diagrama de rede, consistindo em ns numerados (crculos ou retngulos) representando eventos ou marcos no projeto ligados por vetores ou arestas direcionadas, representando tarefas no projeto. A direo das flechas nas linhas indica a seqncia das tarefas.

O diagrama PERT algumas vezes preferido ao grfico de Gantt porque ele claramente ilustra as dependncias. Por outro lado, o grfico PERT pode ser mais difcil de interpretar, especialmente em projetos muito complexos. Freqentemente, gerentes de projeto usam ambas as tcnicas. O MS-Project adota ambas, para o gerente adequar-se a cada caso.

26 Exemplo de definio de tarefas num diagrama PERT/CPM no MS-Project O MS-Project no trabalha com o PERT/CPM da mesma maneira com que a literatura apresenta e define o PERT/CPM. O MS-Project faz algumas mudanas, conhecedores da teoria PERT iro sentir a diferena. Uma rede PERT pode representar cada tarefa como uma caixa, conhecida como n. No n, podem-se visualizar at cinco campos de informaes. Embora possam ser mudados facilmente os campos exibidos nos ns, os campos padres dos ns so nome da tarefa, nmero ID da tarefa, durao, data programada para incio e data programada para o fim. O MS-Project utiliza a rede do tipo caixas para montar um diagrama PERT/CPM. As linhas que ligam os ns refletem as relaes das tarefas. Voc pode visualizar a Rede PERT usando o comando PERT no menu Exibir.

Exemplo de uma rede PERT/CPM no MS-Project

27 As bordas em torno de cada n indicam se um n uma tarefa resumida, uma sub-tarefa ou um marco, e se est no caminho crtico (v. prximo tpico, em Trabalhando com o Caminho Crtico). Como padro, os ns no caminho crtico possuem uma borda espessa, vermelha ou hachurada; as tarefas no crticas possuem uma borda fina e preta; as tarefas resumidas possuem uma borda em forma de caixa sombreada; e os marcos possuem uma borda dupla ou tipo moldura.

Inserindo Informaes sobre Tarefas H duas maneiras pelas quais voc pode inserir informaes sobre tarefas em uma Rede PERT. Pode-se digitar diretamente nos campos dos ns, ou pode-se arrast-los para criar e mover tarefas diretamente na Rede PERT. possvel tambm dar um clique duplo em um n para exibir a caixa de dilogo Informaes sobre a Tarefa. Essa seqncia de passos pode ser usada quiser inserir informaes sobre tarefas se voc tiver afastado a visualizao e o tamanho da fonte estiver pequeno demais.

CALENDRIO
Os calendrios determinam como os recursos atribudos a tarefas so agendados e como as prprias tarefas so agendadas. Os calendrios base so conjuntos de dias e perodos de trabalho e de folga que os trs outros tipos de calendrios utilizam: Calendrio do projeto; Calendrio de recursos; Calendrio de tarefa;

Os calendrios base podem ser usados para o calendrio do projeto e os calendrios de tarefas e fornecem a base dos calendrios de recursos. Os calendrios de recursos e do projeto identificam quando o trabalho nas tarefas pode ocorrer, assegurando que os recursos sejam agendados apenas quando estiverem disponveis para o trabalho. Os calendrios de projeto afetam o padro referente a quando as tarefas so agendadas. Os calendrios de recursos afetam um recurso ou categoria de recursos especfica. Os calendrios de tarefas possibilitam que as tarefas tenham um calendrio diferente do calendrio do projeto. Aprenda como configurar calendrios de perodo de trabalho.

28 Os calendrios se aplicam apenas aos recursos de trabalho e no aos recursos materiais. Esses calendrios so diferentes do modo de exibio Calendrio, que mostra a agenda do projeto em um formato de calendrio. Aprenda sobre o modo de exibio Calendrio.

Exemplo de exibio no modo de calendrio

Trabalhando com o Caminho Crtico O caminho crtico a srie de atividades que precisam ser concludas de acordo com o previsto no cronograma para que o projeto seja concludo dentro do prazo determinado. Num projeto encontramos sempre um caminho crtico, que um prazo mais longo entre o evento inicial e o final do projeto (ou conjunto de procedimentos). A determinao desse caminho importante, pois a durao total mxima do projeto est contida nele. Em outras palavras, o caminho crtico a srie de tarefas (ou at mesmo uma nica tarefa) que determina a data de trmino calculada do projeto. Ou seja, quando a ltima tarefa do caminho crtico for concluda, o projeto estar concludo.

29 Se for importante que o projeto termine na data agendada, deve-se prestar especial ateno s tarefas do caminho crtico e aos recursos atribudos a elas. Esses elementos determinam se o projeto terminar no prazo final. Geralmente, essas tarefas esto inter-relacionadas atravs de dependncias entre tarefas. Embora provavelmente existam vrias redes de tarefas desse tipo no plano do projeto, a rede que terminar por ltimo ser o caminho crtico do projeto. Observa-se que o caminho crtico pode mudar de uma srie de tarefas para outra medida que o usurio avance na agenda. O caminho crtico poder mudar medida que tarefas crticas forem concludas ou que tarefas de outra srie forem adiadas. A agenda de qualquer projeto contm sempre um caminho crtico geral. O novo caminho crtico se tornar ento a srie de tarefas sobre a qual voc manter maior controle para garantir que a data de trmino desejada seja cumprida. Aprenda mais sobre como garantir que as tarefas iniciem e terminem no prazo final. Exemplo de Diagrama de Setas com Caminho Critico

Caminho Critico o caminho crtico nico do projeto. A determinao do caminho crtico simples realizada atravs do Assistente de grficos de Gantt. Pressionar a ferramenta Assistente de Grfico de Gantt; Pressionar Avanar; Selecionar a caixa Caminho Crtico no campo tipo de informaes; Pressionar Concluir; Pressionar Formatar; Pressionar Sair do Assistente.

30 Ultrapassando o Caminho Crtico A reduo da durao do caminho crtico geralmente mencionada como estouro do caminho crtico. Como as tarefas crticas afetam diretamente a data de fim do projeto, as seguintes estratgias para estourar o caminho crtico so focalizadas na reduo da durao das tarefas. Mudana nas relaes das tarefas: Esta estratgia encurta o caminho crtico sem acrescentar recursos ou estender o nmero de horas de trabalho. Programao de Horas Extras: Esta estratgia encurta a durao. Acrscimo de mais Recursos: Esta estratgia encurta a durao das tarefas orientadas a recurso. Removendo predecessoras desnecessrias. Esta estratgia elimina os atrasos causados pelas tarefas predecessoras que no afetam a tarefa.

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Concluso
Como visto, o planejamento e o gerenciamento de projetos essencial para uma das etapas vitais no desenvolvimento de qualquer produto ou, focando nos objetivos curso, na construo de qualquer sistema: o seu projeto. Ficou claro que o projeto deve ser um processo no apenas elaborado, mas tambm coordenado e acompanhado criteriosamente, para um bom desempenho na elaborao de seu produto final. Ferramentas de automatizao como o MS-Project tm um papel valioso, permitindo um melhor planejamento e gerencia de qualquer tipo de projeto de forma simplificada, eficiente, rpida e com qualidade. Dentro da rea da Engenharia de Software, na etapa da Gerncia de Projetos, servir para planejar e gerenciar de maneira eficiente a construo de um software facilitando as estimativas diante de prazos, custos e uso de recursos.

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BIBLIOGRAFIA
YOURDON, Edward. Anlise Estruturada Moderna. Campus, 1990. Microsoft Project 98 Online User's Guide. 1998 Microsoft Corporation. Microsoft Project 98 Support Course. 1998 Microsoft Corporation. SOUZA, Carlos E. S. de. Apostila de Microsoft-Project. CASAROTTO FILHO, Nelson. Gerncia de Projetos/ engenharia simultnea. Nelson Casarotto Filho, Severino Fvero, Joo Ernesto Escosteguy Castro. So Paulo: Atlas. 1999. - Internet: www.msproject.com - a site dedicated to the Microsoft Project user community http://www.microsoft.com/office/project/default.htm - pgina oficial do MS-Project da Microsoft