Panduan Format Penulisan Minit Mesyuarat
Panduan Format Penulisan Minit Mesyuarat
Huraian Huraian
Butiran mesyuarat seperti yang berikut: Butiran mesyuarat seperti yang berikut:
Nama organisasi Nama organisasi
Nama mesyuarat Nama program
Bilangan mesyuarat Bilangan mesyuarat
Tarikh/Hari Tarikh/Hari
Masa Masa
Tempat Tempat
Contoh Contoh
Divisyen Bahasa Melayu Divisyen Bahasa Melayu
Mesyuarat Bulanan Semester 1, 2021/2022 Program Bakawali
Minit Mesyuarat Kali Pertama Minit Mesyuarat Kali Pertama
Huraian Huraian
Hadir Hadir
Panggilan hormat: Datuk/Dato’/Datin/Dr./Tuan Haji/ Puan Panggilan hormat: Datuk/Dato’/Datin/Dr./Tuan Haji/ Puan
Hajah/Encik/Puan. Hajah/Encik/Puan.
Nama penuh ahli mesyuarat berserta perkataan ‘bin’ dan Nama penuh ahli mesyuarat berserta perkataan ‘bin’ dan
‘binti’. ‘binti’.
Jawatan pengerusi dan setiausaha/pencatat sahaja. Jawatan semua ahli mesyuarat.
Pengiraan jumlah kehadiran dari Januari hingga Disember
pada setiap tahun (pilihan). Turut Hadir
Pemerhati/penasihat/penaja/pegawai jemputan bukan dalam
Turut Hadir kalangan ahli jawatankuasa.
Pemerhati/penasihat/pegawai jemputan bukan dalam
kalangan ahli jawatankuasa. Tidak Hadir
Nama penuh ahli mesyuarat berserta perkataan ‘bin’ dan
Tidak Hadir ‘binti’.
Nama penuh ahli mesyuarat berserta perkataan ‘bin’ dan Jawatan ahli mesyuarat.
‘binti’. Sebab ketidakhadiran.
Sebab ketidakhadiran.
Contoh Contoh
Kehadiran: Kehadiran:
Hadir: Hadir:
1. Puan Nurma binti Abd. Karim - Pengerusi 5/5 1. Puan Siti Baidura binti Kasiran - Pengarah
2. Encik Zahriman bin Kamarol Zaman 5/5 2. Puan Nik Noor Asiah binti Nik Mustafa - Setiausaha
3. Puan M Mascitah binti Mansor 5/5 3. Puan Roslimna binti Mohmmed Saad - Bendahari
4. Tuan Haji Bakri bin Omar 5/5 4. Puan Shahrazaad binti Haji Muzir - Penyelaras Program
5. Encik Razman bin Mohamad - Pencatat 5/5 5. Puan Hajah Faridah Kassim - Ketua Biro Hiasan Pentas
Turut Hadir: Turut Hadir:
1. Penolong Prof. Dr. Faridah binti Malik – 1/1 1. Penolong Prof. Dr. Fekri bin Zainal Abidin Hassan –
Timbalan Pengarah Hal Ehwal Akademik, Timbalan Pengarah Hal Ehwal Pelajar, CELPAD
CELPAD
1. Puan Hasmawani binti Muhamad – Cuti bersalin 4/5 1. Puan Hasmawani binti Muhamad – Ketua Promosi dan
Publisiti (Cuti bersalin)
Agenda Agenda
3.
Huraian Huraian
Perkara atau isu yang dibincangkan semasa mesyuarat Perkara atau isu yang dibincangkan semasa mesyuarat
Dinomborkan. Dinomborkan.
Ditulis dengan huruf besar dan ditebalkan. Ditulis dengan huruf besar dan ditebalkan.
Agenda mesyuarat kali kedua adalah seperti yang berikut: Agenda mesyuarat kali kedua adalah seperti yang berikut:
Huraian Huraian
Dimulakan dengan bacaan surah al-Fatihah (pilihan). Dimulakan dengan bacaan surah al-Fatihah (pilihan).
Mengalu-alukan kehadiran semua ahli mesyuarat. Mengalu-alukan kehadiran semua ahli mesyuarat.
Mengucapkan tahniah, peringatan, makluman (jika ada). Mengucapkan tahniah, peringatan, makluman (jika ada).
Tindakan: Tindakan:
Ditulis ‘Makluman’, ‘Semua Pengajar’, nama Ditulis ‘Makluman’ atau nama jawatan seperti
jawatan seperti ‘Biro Penajaan’ atau nama ahli ‘Biro Penajaan’.
(tanpa perkataan ‘bin’ atau ‘binti’) seperti ‘Encik Ditulis ‘Biro yang Berkenaan’ jika melebihi tiga
Zahriman’. biro.
Ditulis ‘Pengajar yang Berkenaan’ atau ‘Biro
yang Berkenaan’ jika pengajar atau biro yang
terlibat melebihi tiga orang/biro.
Contoh Contoh
1.1 Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Ummul Kitab/ 1.1 Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Ummul Kitab/
al-Fatihah. al-Fatihah.
1.2 Pengerusi mengucapkan terima kasih atas kehadiran 1.2 Pengerusi mengucapkan terima kasih atas kehadiran
semua ahli mesyuarat. semua ahli mesyuarat.
1.3 Pengerusi mengalu-alukan kehadiran pengajar 1.3 Pengerusi meminta agar semua biro lebih proaktif
baharu, Puan Nu Farhana bintiMohd Nasir, yang dan komited untuk memastikan kelancaran program.
baru sahaja melapor diri pada 10 Oktober 2022.
Tindakan: Semua Biro
Tindakan: Makluman
5. Pembentangan dan Pengesahan Minit Mesyuarat yang Lalu. Pembentangan dan Pengesahan Minit Mesyuarat yang Lalu.
Huraian Huraian
Minit mesyuarat dibentangkan dan disahkan ‘tanpa Minit mesyuarat dibentangkan dan disahkan ‘tanpa
pindaan’ atau ‘dengan pindaan’. pindaan’ atau ‘dengan pindaan’.
Dinomborkan seperti 2.0, 2.1, 2.1.1, 2.1.2 dan Dinomborkan seperti 2.0, 2.1, 2.1.1, 2.1.2 dan seterusnya.
seterusnya. Nyatakan Perkara seperti 3.2.1, disusuli pindaan.
Nyatakan Perkara seperti 3.2.1, disusuli pindaan. Pindaan dilakukan apabila terdapat kesalahan fakta atau
Pindaan dilakukan apabila terdapat kesalahan fakta atau ejaan sahaja.
ejaan sahaja. Fakta atau ejaan yang dipinda ditulis dengan pengikat kata
Fakta atau ejaan yang dipinda ditulis dengan pengikat atau italik.
kata atau italik. Nyatakan nama pencadang dan penyokong.
Nyatakan nama pencadang dan penyokong.
Contoh
Contoh
2.0 PEMBENTANGAN DAN PENGESAHAN MINIT
2.0 PEMBENTANGAN DAN PENGESAHAN MINIT MESYUARAT KALI PERTAMA
MESYUARAT KALI PERTAMA SEMESTER 1,
2021/2022 2.1 Minit Mesyuarat Kali Pertama dibentangkan dan
disahkan tanpa pindaan.
2.1 Minit Mesyuarat Kali Pertama Semester 1, Pencadang : Puan Siti Zafira binti Zainal Abidin
2021/2022 dibentangkan dan disahkan dengan Penyokong : Puan Nurul Husni binti Zawawil
pindaan yang berikut: Anwar
Huraian Huraian
Frasa ‘Perkara Berbangkit’ digunakan tidak kira merujuk Frasa ‘Perkara Berbangkit’ digunakan tidak kira merujuk
satu atau lebih perkara yang ditimbulkan/dibangkitkan. satu atau lebih perkara yang ditimbulkan/dibangkitkan.
Dinomborkan seperti 3.0, 3.1, 3.1.1, 3.2, 3.2.1, 3.2.2 dan Dinomborkan seperti 3.0, 3.1, 3.1.1, 3.2, 3.2.1, 3.2.2 dan
seterusnya. seterusnya.
Nyatakan perkara seperti 3.0, disusuli subperkara seperti Nyatakan perkara seperti 3.0, disusuli subperkara seperti
3.1 dan 3.1.1 bagi huraian subperkara. 3.1 dan 3.1.1 bagi huraian subperkara.
Nyatakan tindakan bagi individu/biro yang berkenaan di Nyatakan tindakan bagi biro yang berkenaan di bahagian
bahagian kanan di bawah huraian subperkara. kanan di bawah huraian subperkara.
Contoh Contoh
3.1.1 Pengerusi memaklumkan bahawa pihak 3.1.1 Pengerusi mencadangkan agar Bengkel
audit dalaman ISO pada kali ini telah Bahasa Inggeris Tahap I dan Tahap II
mengenal pasti tiga Opportunity for diadakan pada Semester 2, 2022/2023.
Improvement (OFI) dan tiada Non-
Conformance Report (NCR). 3.1.2 Tuan Haji Bakri memaklumkan bahawa
penceramah hanya memfokuskan aspek
3.1.2 Pengerusi turut memaklumkan bahawa fail komunikasi dalam kelas tersebut.
kursus Puan Roslimna dan Encik Razman
telah dipilih untuk disemak dalam audit 3.1.3 Pengerusi menjelaskan bahawa
dalaman tersebut. penceramah jemputan dari UIAM tidak
akan diberikan honorarium namun
Tindakan: Puan Roslimna dan sekiranya perlu, pengajar akan
Encik Razman mengumpul dana sendiri untuk diberikan
kepada penceramah jemputan.
Tindakan: Biro
Pembangunan Staf
Huraian Huraian
Frasa ‘Perkara Baharu’ digunakan tidak kira merujuk Frasa ‘Perkara Baharu’ digunakan tidak kira merujuk satu
satu atau lebih perkara yang ditimbulkan (rujukan DBP). atau lebih perkara yang ditimbulkan (rujukan DBP).
Dinomborkan seperti 4.0, 4.1, 4.1.1, 4.2, 4.2.1, 4.2.2 dan Dinomborkan seperti 4.0, 4.1, 4.1.1, 4.2, 4.2.1, 4.2.2 dan
seterusnya. seterusnya.
Nyatakan perkara seperti 4.0, disusuli subperkara seperti Nyatakan perkara seperti 4.0, disusuli subperkara seperti
4.1 dan 4.1.1 bagi huraian subperkara. 4.1 dan 4.1.1 bagi huraian subperkara.
Nyatakan tindakan bagi individu/biro yang berkenaan di Nyatakan tindakan bagi individu/biro yang berkenaan di
bahagian kanan di bawah huraian subperkara. bahagian kanan bawah huraian subperkara.
Contoh Contoh
4.1.1 Pengerusi memaklumkan bahawa 4.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa DBM akan
setiap pengajar diharuskan untuk mempengerusikan Kem Ibadah 2023 pada
melengkapkan IIUM Blended Learning Semester 2, 2022/2023 yang bakal diadakan
iTa’LeEM pada 9 sehingga 10 Jun 2023. Tema Kem
Tindakan: Makluman Ibadah pada kali ini berdasarkan Modul
Enam, iaitu, Islamic Civilazation: Saviour of
4.2 Peperiksaan Akhir Semester 2, 2021/2022 Mankind yang mengandungi dua siri kuliah dan
tiga siri tazkirah.
4.2.1 Encik Zahriman memaklumkan perkara-
perkara penting berkaitan dengan 4.1.2 Pengerusi meminta pengajar mencadangkan
pengawasan peperiksaan Akhir Semester nama penceramah yang sesuai bagi
2, 2021/2022. menyampaikan ucapan mengenai kod etika
berpakaian memandangkan terdapat pengajar
4.2.2 Mesyuarat bersetuju untuk mengadakan bukan Islam di CELPAD.
Mesyuarat Pengesahan Markah
Peperiksaan Akhir bagi Semester 2, Tindakan: Semua pengajar
2021/2022 pada 12 Jun 2022.
Tindakan: Makluman
Huraian Huraian
Frasa ‘Hal-hal Lain’ digunakan tidak kira merujuk satu Frasa ‘Hal-hal Lain’ digunakan tidak kira merujuk satu
atau lebih perkara yang ditimbulkan. atau lebih perkara yang ditimbulkan.
Dinomborkan seperti 5.0, 5.1, 5.2, 5.3, dan seterusnya. Dinomborkan seperti 5.0, 5.1, 5.2, 5.3, dan seterusnya.
Nyatakan Perkara seperti 5.0 disusuli huraian. Nyatakan Perkara seperti 5.0 disusuli huraian.
Nyatakan tindakan bagi individu/biro yang berkenaan di Nyatakan tindakan bagi individu/biro yang berkenaan di
bahagian kanan di bawah huraian. bahagian kanan di bawah huraian.
Contoh Contoh
5.0 HAL-HAL LAIN 5.0 HAL-HAL LAIN
5.1 Puan Roslimna memaklumkan bahawa jamuan 5.1 Puan Hajah Faridah selaku Penyelaras Program
Hari Raya Aidilfitri peringkat divisyen akan Pemantapan Bahasa, Divisyen Bahasa Melayu
diadakan pada 7 Julai 2022 di bilik persidangan al- merakamkan penghargaan dan ucapan tahniah
Khalil pada pukul 10.00 pagi. kepada ahli jawatankuasa yang menjayakan
penganjuran Program Pemantapan Bahasa
5.2 Pengerusi memaklumkan bahawa Mesyuarat Semester 2, 2022/2023.
Kali Pertama pada Semester 3, 2021/2022 akan Tindakan: Makluman
menggunakan telesidang dengan pengajar-
pengajar DBM di Kuantan. 5.2 Puan Shahrazaad mencadangkan agar semua
Tindakan: Makluman semua aktiviti pada hari Program Pemantapan
Bahasa dan aktiviti-aktiviti lain anjuran DBM
dimuat naik dalam pautan media sosial CELPAD.
Tindakan: Makluman
9. Penutup Penutup
6.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih atas 6.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih atas
kerjasama semua ahli mesyuarat. kerjasama semua ahli mesyuarat.
6.2 Pengerusi memaklumkan bahawa mesyuarat 6.2 Ahli jawatankuasa diminta hadir awal iaitu
seterusnya akan diadakan pada 30 Oktober 2022 sebelum pukul 8.00 pagi pada hari program
pada masa dan tempat yang akan dimaklumkan berlangsung.
kemudian. 6.3
Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 1.00 tengah
6.3 Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 1.00 tengah hari dengan bacaan Tasbih Kaffarah dan Surah al-
hari dengan bacaan Tasbih Kaffarah dan Surah al- Asr.
Asr.
1. Penggunaan bahasa Bahasa yang ringkas, tepat dan tidak mengurangkan makna sebenar.
Contoh:
2. Penggunaaan ayat berlapis Penggabungan melalui kata hubung ‘yang’ dan ‘bahawa’
Contoh:
4.4 Pengambilan Pengajar Baharu
4.4.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa tiada peruntukan oleh pihak pengurusan UIAM
bagi pengambilan pengajar baharu.
Tindakan: Makluman
Sewajarnya:
Pengerusi meminta supaya Jawatankuasa Teknikal membuat tempahan alatan siar raya lebih
awal bagi mengelakkan perkara yang tidak diingini.
- Hadir,
- Tidak Hadir
- Turut Hadir/ Hadir Bersama-
sama
6. Penulisan nama pengajar - Nama penuh dalam senarai kehadiran sahaja berserta bin/binti
- Dalam perkara, subperkara dan tindakan hanya menulis nama pengajar sahaja
7. Penulisan singkatan – bagi yang Pusat Bahasa dan Pembangunan Akademik Pra-Universiti (CELPAD)
pertama kali, wajar ditulis
sepenuhnya.
8. Hendaklah memilih padanan bahasa CILLC - Pusat Pembelajaran Bahasa dan Kendiri CELPAD
Melayu bagi penulisan singkatan
kali pertama sekiranya ada.
9. Ungkapan pemakluman - Mesyuarat dimaklumkan…
- Mesyuarat mengambil maklum bahawa…
- Pengerusi memaklumkan bahawa…
- Bendahari membentangkan/melaporkan…
Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 1.59 tengah hari dengan bacaan Tasbih Kaffarah dan surah
al-Asr.
Mesyuarat Pascanilai:
Mesyuarat ditamatkan pada pukul 2.00 petang dengan bacaan Tasbih Kaffarah dan surah al-Asr.
Contoh:
Mesyuarat Bulanan
- Jika lebih daripada tiga orang pengajar, gunakan ungkapan seperti Pengajar
berkenaan, Biro berkenaan.
Contoh:
Mesyuarat Program Pemantapan Bahasa
Tindakan: Pengajar berkenaan
Tindakan: Makluman
Sewajarnya:
5.1 Puan Nik Noor Asiah memaklumkan bahawa beliau akan mengemas kini jadual
pengajar. Sebarang perubahan akan dimaklumkan dari semasa ke semasa.
5.2 Mesyuarat dimaklumkan bahawa setiap pengajar akan bertugas sebanyak dua kali semasa
sesi pendaftaran secara manual. Pengajar dibenarkan untuk menukar masa bertugas
mengikut budi bicara pengajar masing-masing. Jadual bertugas pendaftaran kursus akan
ditampal di papan notis untuk rujukan pengajar.
atau
2.0 PEMBENTANGAN
DAN PENGESAHAN MINIT
MESYUARAT KALI
KEDUA
5.1 Mesyuarat memutuskan untuk meraikan majlis perpisahan Prof. Madya Dr.
Ainon Jariah Muhamad di Hotel Le Meriden , KL Sentral.
5.2 Mesyuarat memutuskan bahawa yuran kebajikan kelab telah dinaikkan kepada
RM50.00 bagi setiap semester.
Tindakan: Makluman
5.3 Mesyuarat mengambil maklum akan ceramah keagamaan yang akan diadakan…
6.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua atas kerjasama yang diberikan.
atau 6.2 Pengerusi memaklumkan bahawa mesyuarat seterusnya akan diadakan dalam masa
terdekat / pada 30 Oktober 2018 (Jumaat).
6.3 Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 12.00 tengah hari dengan bacaan Tasbih Kaffarah
dan Surah al-Asr.
6.2 Pengerusi berharap agar Program Bulan Bahasa anjuran Divisyen Bahasa Melayu akan
menjadi program tahunan.
6.3 Mesyuarat ditamatkan pada pukul 12.00 tengah hari dengan bacaan Tasbih Kaffarah
dan Surah al-Asr.
KESALAHAN BAHASA DALAM PENULISAN MINIT MESYUARAT
Kesalahan Pembetulan
1. sekaligus‘
sekali gus
2. mengemaskini mengemas kini
3. ... akan mula diajar (kepada semua pelajar) mulai semester ... akan ditawarkan mulai semester depan
depan
6. Permurnian Pemurnian
12. …tidak mendedahkan butiran berkaitan soalan peperiksaan …tidak mendedahkan butiran berkaitan dengan soalan peperiksaan
akhir kepada pelajar akhir kepada pelajar
Perkara Keterangan
7. AMAD Admission and Management Division (AMAD) atau Divisyen Kemasukan dan Pengurusan
Akademik
8. IPGKBM Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Melayu
17. TEMU Testing and Measurement Unit/ Unit Pengujian dan Pengukuran
18. SKBMW Ujian Sijil Kecekapan Bahasa Melayu untuk Warga Asing
25. PA Pembantu Am
Padanan Terjemahan