TCNICAS Y MTODOS PARA RECOLECTAR INFORMACIN.

Antes de realizar el anlisis de puestos es necesario informar a los empleados las razones que han llevado a la empresa a efectuarlo. Tanto las razones como los resultados del trabajo se debern dar a conocer en todos los niveles, haciendo pblica una descripcin especifica de su funcin, lo que evitara desconciertos y rumores entre los empleados y garantizara su colaboracin. Cuando esto no

ocurre, los empleados pueden considerarse amenazados y resistirse a cooperar en el proceso de obtencin de informacin. Una vez que los empleados comprenden el objetivo de obtener informacin para el anlisis de puestos y que el analista posee un grado adecuado de conocimiento sobre el entorno, la organizacin, el trabajo y los empleados puede:

IDENTIFICAR LOS PUESTOS QUE ES NECESARIO ANALIZAR. DESARROLAR UN CUESTIONARIO PARA EL ANALISIS DE PUESTOS. OBTENER INFORMACION PARA EL ANALISIS DELPUESTO.

Los analistas generalmente desarrollan una serie de cuestionarios que les permiten obtener informacin congruente y homogeniza en todos los casos. En algunas industrias y ciertos pases existen formularios aplicables a determinadas funciones.

Mediante un programa de anlisis de puesto se identifica los deberes, responsabilidades, habilidades y niveles de desempeo de puesto que se est investigando. Es importante utilizar idntico cuestionarios para puestos similares.

El analista se esfuerza en lograr que la informacin que se tiene refleje las diferencias reales que pueda haber entre un puesto y otro, y no las diferencias que pueden generar la inconsistencia en las preguntas formuladas. El departamento d personal no est limitado ni debe limitarse a la utilizacin de un solo formulario para obtener informacin sobre puestos muy disimilares entre s.

Con frecuencia, los puestos de carcter tcnico se deben evaluar de manera independiente de los de carcter gerencial y stos de los de carcter secretarial. El secreto radica en utilizar un solo cuestionario para uno mismo puesto. El cuestionario da inicio con una identificacin clara del puesto y cmo encaja dentro de un departamento y una divisin de la organizacin. A medida que transcurre el tiempo, la estructura bsica de la organizacin tiende a variar, por lo cual un puesto podra pasar de un departamento a otro incluso a una divisin distinta. El formulario deba establecer el propsito u objetivo del puesto, una descripcin de las acciones que la persona efecta para cumplir con sus obligaciones y las condiciones en que se llevan a cabo. Los aspectos de responsabilidad adquieren mayor importancia cuando el formulario se aplica puestos ejecutivos. En ocasiones es conveniente definir las reas de responsabilidad, incluyendo si la persona es responsable de la toma de decisiones, si le corresponde el control de flujo general del trabajo, si est a cargo de la organizacin general y de la planeacin a futuro, y otras funciones gerenciales.

NIVELES DE DESEMPEO.

El cuestionario debe incluir informacin sobre los niveles de desempeo que se emplean para evaluar si el empleado sta logrando satisfactoriamente sus objetivos. Cuando los objetivos o niveles de desempeo no se han determinado bien o de manera clara, el analista de puestos puede solicitar sus comentarios al supervisor o a expertos como los ingenieros industriales, para fijar niveles de desempeos adecuados y razonables.

OBTENCION DATOS: Existen diversas formas de obtener la informacin que deber contener el formulario de anlisis de puestos. El analista debe examinar las ventajas y

desventajas de cada una de ellas y sus distintos grados de precisin, para seleccionar la que ms convengan a su situacin especial.

ENTREVISTAS: Las entrevistas directas constituyen una manera muy efectiva de obtener informacin sobre un puesto. El analista tendr una lista de verificacin a mano para no omitir ningn aspecto esencial. Su contacto directo con el entrevistado le permite explorar con facilidad los puntos que no estaran claros de otra manera. Con frecuencia, la analista slo entrevista con un limitado nmero de trabajadores al principio, y a continuacin lo hace con el supervisor, para verificar la informacin obtenida. Este proceso permite logar un alto nivel de precisin, pero es de elevado costo y requiere considerable tiempo para llevarlo a cabo.

GRUPOS DE EXPERTOS: Aunque tambin costo y de lenta ejecucin, el mtodo de recabar las opiniones de un grupo de expertos reunidos para analizar un puesto permite llegar a resultados de alta confiabilidad, Por lo general, el grupo se integra mediante trabajadores con experiencia en el puesto y los supervisores inmediatos. A fin de obtener la informacin para el estudio del puesto, el analista lleva a cabo una entrevista con todo el grupo. Durante la reunin, la interaccin de los integrantes del grupo puede aportar detalles y perspectivas que nos se habran logrado de otra manera. Un beneficio adicional de este proceso puede ser que los integrantes del grupo revisen y clarifiquen aspectos determinados su labor diaria.

CUESTIONARIOS POR MEDIOS ELECTRONICOS: Un mtodo mas rpido y menos costoso consiste en distribuir por correo electrnico un cuestionario con preguntas que permitan obtener un anlisis adecuado de un puesto determinado o de varios. La precisin que permite este mtodo, sin embargo, es inferior, debido a que algunas preguntas no se comprenden bien, a que algunas respuestas tienden a ser incompletas, y a que algunos cuestionarios, en especial en las

organizaciones grandes, sencillamente no se regresarn a tiempo a la persona que los gener. En algunos casos, estos cuestionarios se hacen llegar tambin a los supervisores, para verificar las respuestas obtenidas. Otra variante es poner un cuestionario con opciones de respuesta en internet para que los empleados los respondan en un plazo determinado.

BITACORA DE EMPLEADOS: Otra opcin consiste en dar instrucciones a cada empleado para llevar un diario de bitcora de sus actividades diarias. A intervalos de varias horas o das, dependiendo de la naturaleza de la actividad, el empleado consigna las tareas que realiza. Si es posible establecer una ejecucin sistemtica de estas bitcoras, los resultados sern confiables. En ocasiones ste puede ser el nico mtodo para obtener informacin sobre determinados puestos.

OBSERVACION: La observacin directa y lenta, costosa y cuando se aplica en gran escala resulta menos precisa y confiable que las otras tcnicas de obtencin de datos. Es posible que los resultados sean de baja precisin por que el observador puede dejar de notar actividades que no se llevan a cabo de manera regular o peridica, pero que son igualmente importantes. Pese a estos factores, la observacin directa es el mtodo idneo cuando la labor es manual y repetitiva, y en los casos en que los analistas cuestionan la informacin que se ha recibido de otras fuentes, la observacin directa puede ser el mejor mtodo.

COMBINACIONES: Dado que cada mtodo muestra ventajas y desventajas, los analistas de puestos con frecuencia se sirven de combinaciones de tcnicas, utilizando dos o ms de manera simultnea.