A utilizao da Tecnologia da Informao como Ferramenta para melhorar a Competitividade das Micro e Pequenas Empresas

Paulo Fernando Rodrigues de Almeida Mestrando em Comunicao pela Unesp, especialista em Administrao de Empresas pela FAAP, graduado em Tecnologia de Processamento de Dados pela Unesp, professor da Faculdade de Cincias Econmicas de Bauru. E-mail: pauloalmeida@ite.edu.br Co-autor: Joo Pedro Albino Doutor em Administrao pela FEA-USP, mestre em Cincia da Computao pela UFSCAR, professor do Programa de Ps-Graduao em Comunicao da Unesp, diretor da Faculdade de Cincias da Unesp. E-mail: jpalbino@fc.unesp.br

RESUMO Nos ltimos anos, inmeras foram as vantagens oferecidas e propagadas intensamente quanto aos benefcios proporcionados pelo uso da Tecnologia da Informao nas empresas, que buscam cada vez mais aumentar a sua competitividade frente ao mercado e a concorrncia. Dada a importncia que tm as Micro e Pequenas Empresas para a economia brasileira e a informao para gesto dos negcios, este artigo tem por objetivo fomentar as discusses sobre a utilizao da Tecnologia da Informao como ferramenta para melhorar a competitividade das empresas. Para isto, baseia-se em um referencial terico que apresenta idias de diversos autores sobre o assunto com enfoque para as caractersticas de gesto das Micro e Pequenas Empresas. Palavras-chave: tecnologia da informao, micro e pequenas empresas, gesto da informao, competitividade.

ABSTRACT In the late years, many advantages related to the benefits of the use of Information Technology have been offered and intensely spread. This is brought about by enterprises that frequently search for spreading their competitivity in view of the market and the business competition. Given the importance of Micro and Small Enterprises to the Brazilian economy and the information for business management, this article aims to encourage the discussion on the use of information as a tool to improve competitivity of the enterprises. It is based on a theoretical reference that presents various authors ideas on the theme, focusing on management characteristics of micro and small enterprises. Keywords: information technology, micro and small enterprises, information management, competitivity.

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INTRODUO As empresas bem sucedidas caracterizam-se pela busca constante do aumento da sua capa-cidade competitiva. Conforme a definio dada por Cohen (1994 apud Castells, 1999), a competitividade das empresas est baseada em um desempenho superior de produtividade. Por sua vez, Chiavenato (1999), define que competitividade representa a capacidade que uma empresa tem para oferecer produtos e servios melhores, mais baratos e mais adequados s necessidades e expectativas do mercado. Especialmente em um ambiente de negcios que se torna cada vez mais dinmico, as empresas buscam alcanar um padro superior de competitividade. Prahalad e Ramaswamy (2004), mostram que neste ambiente, a viso tradicional da criao de valor, centrada na empresa, est sendo desafiada por consumidores ativos, conectados e muito bem informados. Isto se deve a utilizao de novos recursos da Tecnologia da Informao (TI), os quais adquirem importncia significativa para os negcios, fazendo da informao o grande diferencial competitivo para as empresas. Na definio de Albertin (2004), a TI entendida como o conjunto de recursos que permite obter, armazenar, processar, comunicar e disponibilizar informao digital. Apesar da informao tambm ter sido essencial em outras pocas, conforme afirmam Starec, Gomes e Bezerra (2005), hoje ela que norteia todas as decises e aes de negcios. Para Levy (1996), a informao o ativo principal que pode garantir a sobrevivncia das empresas. Assim sendo, a utilizao da TI destaca-se pelo oferecimento de novas possibilidades de acesso informao. Mais do que isso, a TI revolucionou o sistema econmico capitalista fazendo com que o acesso e o domnio da informao se tornassem fundamentais para a gesto de negcios e tambm permitiu que a competio mercadolgica se tornasse global entre empresas de diferentes portes. Mais do que uma necessidade, o acesso e o domnio da informao passaram a significar uma possibilidade real de aumento de competitividade. Negroponte (1995 apud Castells, 1999), mostra que estamos vivendo em um mundo que se tornou digital e com isto o processo de transformao tecnolgica expandiu-se e continua a expandir-se exponencialmente em

razo da sua capacidade de criar uma interface entre campos tecnolgicos, mediante uma linguagem digital comum na qual a informao gerada, armazenada, recuperada, processada e transmitida. Para Castells (1999), esta capacidade de processamento, de uso da informao e de gerao de conhecimento so fatores determinantes para o aumento da competitividade que depender principalmente da maneira como as empresas utilizaro os recursos da TI para acessar e dominar a informao no seu negcio. Albertin (2004), mostra que os investimentos em TI so essenciais, uma vez que estes recursos podem influenciar positivamente o desempenho das empresas. Entretanto, importante destacar a afirmao de Lastres e Albagi (1999), mostrando que os impactos positivos da TI sobre a competitividade das empresas no acontecem de maneira automtica, muito menos imediata. Isto significa que os recursos baseados em uma moderna infra-estrutura tecnolgica, apesar de necessrios hoje em dia, no so por si mesmos suficientes para garantir o aumento da competitividade. Para Castells (1999), mais do que ferramentas a serem aplicadas pelas empresas, a TI apresenta-se como um conjunto de processos e competncias que devero ser desenvolvidas e apropriadas para as necessidades de um negcio. Na viso de Porter (1989), o que determinar o sucesso ou o fracasso na utilizao dos recursos da TI a maneira pela qual estes recursos sero empregados.

Os impactos positivos da TI sobre a competitividade das empresas no acontecem de maneira automtica, muito menos imediata.

GESTO DA INFORMAO Para Stair e Reynolds (2000), estamos vivendo em uma economia informacional e por isso os computadores e sistemas interferem constantemente no modo das organizaes conduzirem os seus negcios.

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Lemos (1999), observa que a TI alterou radicalmente antigos padres de gesto, operao e controle, passando a exercer forte influncia nos vrios aspectos dos negcios. Assim, a informao tornou-se necessria para a gesto das empresas, que precisam rever e reinventar os seus processos, oferecer mxima qualidade em produtos e servios, reduzir seus custos, aumentar a sua produtividade, gerenciar suas compras e vendas eletronicamente e melhorar o seu relacionamento com clientes e fornecedores. Venkatraman (1994), afirma que a tecnologia ter, cada vez mais, um impacto significativo na gesto dos negcios e portanto, as empresas bem sucedidas sero diferenciadas pela sua capacidade de visualizar e implementar a TI, criando atravs dela um arranjo organizacional apropriado para suportar as suas diversas necessidades competitivas. Laudon e Laudon (2004), demonstram que a informao estabeleceu-se como provedora de suporte geral para a gesto das empresas. Desta maneira, os recursos da TI apresentam-se como subsidirios da informao que a base dos novos negcios. Para Starec, Gomes e Bezerra (2005), a gesto da informao um fator crtico para a competitividade das empresas. Principalmente para as Micro e Pequenas Empresas (MPEs), a TI fundamental para possibilitar, alm da sua sobrevivncia, a busca por novas e melhores oportunidades no mercado. Takahashi (2000) na apresentao do estudo A Sociedade da Informao no Brasil, trata do atual estgio de desenvolvimento da TI na sociedade brasileira e mostra que as empresas dispem hoje de capacidade quase ilimitada para acessar a informao. Conforme McGee e Prusak (1994), o inter-relacionamento informacional existente entre as diversas unidades de negcio de uma empresa so fatores determinantes para o seu desempenho e competitividade. Espera-se portanto que o uso adequado da TI pelas empresas permita que os seus resultados sejam alcanados mais rapidamente por causa do melhor gerenciamento da informao e da possibilidade de integrao de todos os aspectos do seu negcio. Mesmo que muitas empresas j tenham suas operaes baseadas nos recursos da TI, principalmente aquelas de base tecnolgica, verifica-se que outras, especialmente

as do varejo, que por inmeros motivos no conseguirem utilizar adequadamente os recursos da TI, ou ainda, que no reconhecerem a dependncia do uso destes recursos para melhorar o seu gerenciamento, estaro sujeitas a terem grandes problemas, aumentando significativamente o risco de perder participao no mercado e podendo at chegar ao ponto de tornarem-se inviveis econmica, financeira e/ou operacionalmente frente concorrncia em um mercado globalizado e informatizado. A respeito do emprego dos recursos da TI na gesto das empresas, vale citar o pensamento de Takahashi (2000), explicando que a capacidade de gerenciar a informao a primeira etapa de uma cadeia de produo que se completa com sua aplicao no processo de agregao de valor a produtos e servios. Sendo assim, considera-se como sendo um dos grandes desafios das empresas, especialmente no caso das MPEs, alcanar um nvel de competncia necessria para conseguir transformar dados em informao e informao em conhecimento para uso estratgico na gesto do seu negcio.

As empresas bem sucedidas sero diferenciadas pela sua capacidade de visualizar e implementar a TI.

CARACTERSTICAS GERAIS DAS MPES John Naisbitt (1982 apud Chiavenato, 1999), diz que os parceiros da economia global, sero cada vez mais, as pequenas empresas. Corroborando com esta afirmao, Kruglianskas e Terra (2003), mostram que hoje, as MPEs representam 98% do universo das empresas no Brasil, sendo responsveis diretamente por 60% do total de empregos oferecidos, representando a grande oportunidade de crescimento da economia brasileira. neste universo que se encontram milhes de MPEs precisando atingir metas cada vez mais agressivas, com menores custos e sob grande presso mercadolgica. Vale destacar que a classificao de uma empresa na categoria de micro ou pequena se d em funo do seu

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faturamento bruto anual e tambm em funo do nmero dos seus empregados. Conforme Ricca (1998, apud Kruglianskas e Terra, 2003) ao longo do sculo XX, a importncia dada s MPEs no desenvolvimento econmico ficou, durante muito tempo, relegada a um papel secundrio na economia, por se acreditar que tais empresas apresentavam reduzida capacidade de sobrevivncia e de alavancagem para o desenvolvimento do Brasil. Porm, partir dos anos 70, a crise do modelo fordista de produo em massa e, principalmente, a mudana trazida pela difuso dos microcomputadores, abriram novos espaos para as MPEs despontarem como alternativa de desenvolvimento, uma vez que tais empresas apresentam possibilidades de maior especializao, flexibilidade e uma estrutura mais enxuta. Como se dedicam a atividades que exigem mais conhecimento especializado do que capital, as MPEs obtm sua vantagem competitiva via capital humano e uso da TI. Segundo informaes do SEBRAE, destacam-se as principais caractersticas sobre o perfil administrativo das MPEs: - As principais fontes de informaes utilizadas pelos microempresrios so as pessoas do ramo, pesquisa prpria e amigos ou parentes com negcio prprio; - As principais necessidades de gesto referem-se aos controles financeiros, de clientes e de mercado para permitir um aproveitamento melhor de novas oportunidades. Com base nestes dados apresentados verifica-se que os recursos da TI podem e devem ser utilizados pelas MPEs para otimizar os seus diversos controles. Cragg e Zinatelli (1995), mostram que para as MPEs a necessidade de domnio da informao uma realidade, principalmente pelo fato do empresrio assumir vrias atribuies e responsabilidades em diversas reas do seu negcio, tais como produo, vendas, compras e outras, o que acaba por sobrecarregar o seu tempo, dificultando o processo de tomada de deciso gerencial. Cubillo (1997), demonstra em seu estudo que geralmente os donos das MPEs confiam mais nos canais e fontes informais de informao, tais como conversa com os clientes e fornecedores ou reunies com outros empresrios, do que nas fontes formais de informao que poderiam ser produzidas e gerenciadas atravs da TI. Assim sendo,

neste mercado competitivo, as MPEs ficam sujeitas a possurem conhecimentos reduzidos das oportunidades e tambm das ameaas ao seu ambiente de negcios. Lemos (1999), afirma que o contexto de negcios atual caracterizado por mudanas drsticas nos mercados, nas tecnologias e nas formas organizacionais. Isto significa que a capacidade para gerar e absorver as inovaes tecnolgicas tornou-se essencial para uma empresa ser mais competitiva.

Os recursos da TI podem e devem ser utilizados pelas MPEs para otimizar os seus diversos controles.

Verifica-se ento que a vantagem competitiva das MPEs est diretamente relacionada com a sua capacidade de gerenciar estrategicamente a informao. Desta forma, o uso eficiente e adequado dos recursos da TI fundamental para a evoluo das MPEs e influencia diretamente o seu processo gerencial. Para Cragg e Zinatelli (1995), as MPEs possuem processos de negcios geralmente bastante simplificados. Por isso, se a sua estrutura de TI for complexa, resultar em grandes dificuldades de utilizao. Como exemplo destas dificuldades destaca-se a necessidade de treinamento e adaptao dos usurios, o suporte tcnico especializado e consequentemente os custos elevados de manuteno desta estrutura. Uma melhor compreenso da complexidade da TI pode ser verificada com base em Goldberg (1998), mostrando que atualmente o seu desenvolvimento ocorre a uma velocidade espantosa em comparao com o passado e esta velocidade muito difcil de ser acompanhada, principalmente pelas MPEs. Alm disso, com a TI as barreiras de tempo e espao foram quebradas e o ambiente dos negcios levado para condies que em um passado recente pareciam impossveis de serem alcanados. Com isto, as empresas voltaramse para as fuses, aquisies, formao de equipes de alta performance, implantao de programas de qualidade total, processos de aprendizado constante e busca por flexibilidade operacional. Contudo, Goldberg (1998), mostra que

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o ritmo das mudanas e da evoluo tecnolgica no diminuiu e muito provavelmente no diminuir nos prximos anos. Assim, as MPEs esto sendo, cada vez mais, obrigadas a adaptar-se a este novo ambiente e a estes novos recursos da TI. Goldberg (1998), cita tambm que os atuais recursos tecnolgicos disponveis envolvem um conjunto cada vez maior de possibilidades que muitas vezes no so compreendidos por leigos. Portanto, mesmo que o uso rotineiro que as MPEs faam com os recursos da TI estejam limitados a um programa de acompanhamento de vendas ou a um sistema de e-mail, as inmeras possibilidades de uso da TI trazem consigo um universo de possibilidades de aplicao. Consequentemente, trazem tambm o sentimento de que nunca ser possvel as MPEs dominarem completamente o conjunto de recursos. Outro fato apresentado por Goldberg (1998), que sempre surgem novas tecnologias e assim outras tecnologias tornam-se obsoletas e logo desaparecem. Isto exige das MPEs a substituio e atualizao de recursos tecnolgicos com muita freqncia. A maioria das MPEs no podem contar com reas especficas dentro da sua organizao para gerenciamento dos recursos da TI. Assim Cragg e Zinatelli (1995), identificam algumas caractersticas que dificultam utilizao eficiente da TI nas MPEs: limitao de recursos financeiros para investimento, pouco domnio tcnico em informtica e outras prioridades de gesto do proprietrio. Starec, Gomes e Bezerra (2005), destacam o fato da informao sempre ser gerenciada pelas pessoas e portanto, a questo da capacitao dos recursos humanos no deve ser desprezada na implantao e utilizao dos recursos da TI. A utilizao da TI para a gerao de informao e

conhecimento no ambiente das MPEs pode ainda ser prejudicado pela dificuldade de encontrar parceiros e solues adequadas para as suas necessidades e algumas vezes tambm pela dificuldade em identificar suas reais necessidades de controles. CONSIDERAES FINAIS Uma vez que o domnio da informao um fator crucial para a competitividade das MPEs, os seus processos de negcio iro requerer cada vez mais o uso da TI. O desenvolvimento de condies que permitam s MPEs utilizar eficientemente os recursos da TI facilitaro e fomentaro o crescimento e o fortalecimento da economia brasileira como um todo, incentivando o surgimento de novos negcios, modernizando e revitalizando empresas tradicionais, ampliando a possibilidade de realizao de negcios em outros mercados e reduzindo custos de produtos e servios.

Os recursos da TI facilitaro e fomentaro o crescimento e o fortalecimento da economia brasileira como um todo.

A vantagem competitiva das MPEs est diretamente relacionada com a sua capacidade de gerenciar estrategicamente a informao.

Mesmo que algumas empresas ainda tentem reduzir o significado e a influncia dos recursos da TI para o gerenciamento da informao, a sua utilizao cada vez mais importante para os negcios das MPEs. Portanto, a estratgia de longo prazo de todas as empresas, passa obrigatoriamente pelo uso racional e eficiente dos recursos tecnolgicos para a gesto da informao. As MPEs que j tem feito uso dos recursos da TI e conseguido transformar informaes em conhecimentos, tm possibilidades reais de incrementar suas oportunidades de mercado. Entretanto, para que isso possa ocorrer, Kruglianskas e Terra (2003), afirmam que as ferramentas da TI, os sistemas de informao e as prticas gerais de informao devem ser adaptadas e adequadas s possibilidades, aos desafios e, principalmente, s condies financeiras das MPEs. Resta ento, a tarefa de encontrar as melhores

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condies para que as MPEs utilizem a TI de maneira a agregar novos valores para o seu negcio. Conforme demonstrado no estudo de Gillespie et al. (1995 apud LA ROVERE, 1999), o microempresrio precisa compreender o uso da TI na sua empresa como uma srie de eventos, a saber: - Do investimento em infra-estrutura ao fornecimento de servios e softwares aplicativos apropriados para as suas necessidades; - Deste fornecimento conscientizao das suas necessidades estratgicas de uso da informao, passando por eventuais necessidades de reestruturaes de processos; - Desta conscientizao adoo prtica de modelos de negcios baseados em informao; - Desta adoo ao uso efetivo da informao para a gerao de conhecimento; - Finalmente, deste uso efetivo para a real REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

possibidade de alcanar vantagem competitiva no seu negcio. Sabe-se que a grande maioria das MPEs sofrem com problemas relacionados gesto do negcio, pois o ambiente informal, ntimo e cotidiano s vezes dificulta a plena utilizao dos recursos da TI. Porm, este mesmo ambiente, pode ser extremamente beneficiado pelo uso dos recursos tecnolgicos, uma vez que ele mais prximo e de menor envergadura, tornando-se ento o modelo ideal para o desenvolvimento de polticas de uso de software e hardware adequados para a implementao de projetos de TI. Assim, vivel concluir que aquelas MPEs que conseguirem utilizar melhor o potencial da informao, alcanando um nvel elevado de capacitao gerencial para interagir com os recursos da TI, podero, de forma mais rpida e eficiente, atingir as suas metas e os seus objetivos de negcios, obtendo com isto maiores vantagens competitivas.

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