Modul

MODUL
BIMTEK ONLINE 2020

INSTRUMEN AUDIT SISTEM
KEARSIPAN INTERNAL
KEMENTERIAN/LEMBAGA
PENGAWASAN KEARSIPAN
i
KATA PENGANTAR
Arsip Nasional Republik Indonesia melalui Pusat Akreditasi Kearsipan

memiliki tugas untuk melaksanakan fungsi pengawasan kearsipan, baik itu
pengawasan kearsipan eksternal yang dilaksanakan oleh ANRI, maupun
pengawasan kearsipan eksternal yang dilimpahkan kewenangannya kepada
Pemerintahan Daerah terhadap BUMD di wilayah kewenangannya maupun
pengawasan kearsipan internal yang dilaksanakan seluruh pencipta arsip terhadap
unit pengolah dan unit kearsipan jenjang berikutnya sesuai wilayah
kewenangannya. Agar maksud dan tujuan pengawasan kearsipan tercapai maka
diperlukan pembekalan terhadap calon Tim Pengawas Kearsipan, baik eksternal
maupun internal. Secara khusus, pada Tim Pengawas Kearsipan Internal, perlu
persamaan perspektif antara Pusat Akreditasi Kearsipan dengan tim mengenai
pengawasan kearsipan internal. Hal ini dimaksudkan agar tujuan pengawasan
kearsipan internal tercapai sesuai ketentuan. Maka, diperlukan Bimbingan Teknis
Pengawasan Kearsipan Internal.
Modul ini disusun untuk memenuhi kebutuhan peserta bimtek. Harapan dari
penyusunan modul ini adalah membantu peserta bimtek untuk memahami materi
tentang pengawasan kearsipan internal, terutama dalam memahami formulir
Audit Sistem Kearsipan Internal Kementerian/ Lembaga, sehingga dapat
menciptakan calon Tim Pengawas Kearsipan Internal yang andal yang memiliki
kompetensi sesuai dengan tujuan dari kegiatan Bimbingan Teknis Pengawasan
Kearsipan Internal.
Kami menyadari bahwa terciptanya modul ini dapat terlaksana berkat
bantuan penyusun yang telah berupaya secara optimal. Kami juga mengharap
saran dan kritik yang bersifat membangun dari para pengguna modul ini agar
modul ini bisa menjadi media pembelajaran yang lebih baik. Semoga modul ini
bisa bermanfaat bagi para pengguna.
Jakarta, Mei 2020

Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan
Zita Asih Suprastiwi
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .................................................................................... i

DAFTAR ISI ............................................................................................. ii
PENDAHULUAN .......................................................................................1
A. Latar Belakang.................................................................................... 1
B. Ruang Lingkup .................................................................................... 1
C. Tujuan Pembelajaran Umum ................................................................. 2
D. Tujuan Pembelajaran Khusus ................................................................ 2
E. Peta Kompetensi ................................................................................. 2
POKOK BAHASAN -1 TATA CARA PENGISIAN FORMULIR AUDIT SISTEM
KEARSIPAN INTERNAL KEMENTERIAN/LEMBAGA ...................................3
A. Formulir ASKI bagi Unit Pengolah .......................................................... 3
B. Aspek Sumber Daya Kearsipan Unit Pengolah ....................................... 21
C. Formulir ASKI bagi Unit Kearsipan ....................................................... 27
D. Aspek Sumber Daya Kearsipan Unit Kearsipan ...................................... 40
LATIHAN ............................................................................................... 50
POKOK BAHASAN -2 TATA CARA PENILAIAN FORMULIR AUDIT SISTEM
KEARSIPAN INTERNAL KEMENTERIAN/LEMBAGA ................................. 52
LATIHAN ............................................................................................... 55
PENUTUP............................................................................................... 56
ii
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pengawasan kearsipan merupakan proses kegiatan dalam menilai kesesuaian

antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan
kearsipan. Pertama kali, pengawasan kearsipan dilaksanakan oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI) secara serentak pada tingkat Kementerian
dan Pemerintahan Daerah Provinsi pada Tahun 2016. Pada tahun yang sama,
pencipta arsip baik Kementerian/Lembaga maupun Pemerintahan Daerah
Provinsi/Kabupaten/Kota diwajibkan pula untuk melaksanakan pengawasan
kearsipan internal di lingkungannya masing-masing. Pelaksanaan pengawasan
kearsipan internal adalah Tim Pengawas Kearsipan Internal yang merupakan
pejabat struktural di unit kearsipan, arsiparis dan pejabat fungsional tertentu
lainnya, serta pengelola arsip di masing-masing pencipta arsip. Untuk itu,
sebelum Tim Pengawas Kearsipan Internal dibentuk, perlu diberikan
pemahaman mengenai pengawasan kearsipan secara menyeluruh mulai dari
kebijakan pengawasan kearsipan, teknik pengawasan kearsipan, sampai
dengan pemahaman terhadap formulir pengawasan kearsipan internal, melalui
Bimbingan Teknis Pengawasan Kearsipan Internal.
Pemahaman terhadap formulir pengawasan kearsipan internal ini meliputi tata
cara pengisian formulir pengawasan kearsipan internal dan tata cara penilaian
pada formulir pengawasan kearsipan internal. Begitu pentingnya calon
pengawas kearsipan internal memiliki bekal yang cukup untuk memahami
materi pembahasan ini maka Tim Pengawas Kearsipan Pusat menyusunkan
modul pengajaran tentang formulir pengawasan kearsipan internal yang salah
satunya secara khusus membahas tentang Formulir Audit Sistem Kearsipan
Internal Kementerian/Lembaga.
B. Ruang Lingkup
Mata pengajaran terkait Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal dapat

memberikan pengetahuan dan keahlian dalam pengisian Formulir Audit Sistem
Kearsipan Internal Kementerian/Lembaga dan penilaian pada Formulir Audit
Sistem Kearsipan Internal Kementerian/Lembaga.
1
C. Tujuan Pembelajaran Umum
Dengan mengikuti dan menyelesaikan mata pengajaran ini diharapkan peserta

Bimbingan Teknis Pengawasan Kearsipan Internal dapat memahami, serta
dapat mempraktikkan tata cara pengisian Formulir Audit Sistem Kearsipan
Internal Kementerian/Lembaga dan tata cara penilaian pada Formulir Audit
Sistem Kearsipan Internal Kementerian/Lembaga, sehingga pengawasan
kearsipan internal di masing-masing pencipta arsip, khususnya kegiatan audit
sistem kearsipan internal dapat berjalan sesuai ketentuan.
D. Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah mengikuti mata pengajaran ini, peserta Bimbingan Teknis Pengawasan

Kearsipan Internal diharapkan dapat memahami tentang:
1. Kebutuhan portofolio untuk mendukung pengisian Formulir Audit Sistem
Kearsipan Internal Kementerian/Lembaga;
2. Sasaran pengamatan langsung yang tepat untuk mendukung pengisian
Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal Kementerian/Lembaga;
3. Penghitungan nilai pada Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal
Kementerian/Lembaga;
4. Penerapan pembobotan nilai pada Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal
Kementerian/Lembaga.
E. Peta Kompetensi
a) Portofolio/data Formulir
Audit Penilaian
dukung
Input Sistem Pembobotan pada
b) Pengamatan
Kearsipan Formulir
langsung
Internal
Tata Cara Penilaian pada

item pertanyaan tertentu
2
POKOK BAHASAN -1
TATA CARA PENGISIAN FORMULIR AUDIT SISTEM
KEARSIPAN INTERNAL KEMENTERIAN/LEMBAGA
Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) bagi Kementerian/Lembaga

terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu Formulir ASKI bagi Unit Pengolah dan Formulir
ASKI bagi Unit Kearsipan. Bagi Kementerian/Lembaga yang memiliki unit
kearsipan tunggal/tidak berjenjang, dapat menggunakan Formulir ASKI bagi Unit
Pengolah saja, sedangkan bagi Kementerian/Lembaga yang memiliki unit
kearsipan berjenjang dapat menggunakan Formulir ASKI bagi Unit Pengolah dan
Formulir ASKI bagi Unit Kearsipan.
Formulir ASKI terdiri dari 2 (dua) Aspek yaitu Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis
dan Aspek Sumber Daya Kearsipan.
Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis terdiri dari 4 Subaspek yaitu:
1. Penciptaan Arsip
2. Penggunaan Arsip
3. Pemeliharaan Arsip
4. Penyusutan Arsip
Aspek Sumber Daya Kearsipan terdiri dari 2 Subaspek yaitu:
1. Sumber Daya Manusia Kearsipan
2. Prasarana dan Sarana Kearsipan
A. Formulir ASKI bagi Unit Pengolah
1. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis
a. Subaspek Penciptaan Arsip

Pada Subaspek Penciptaan Arsip, Kementerian/Lembaga harus terlebih
dahulu memiliki Tata Naskah Dinas yang ditetapkan oleh Menteri/Kepala
Lembaga. Jika Kementerian/Lembaga belum memiliki Tata Naskah
Dinas, maka pertanyaan dalam Subaspek Penciptaan Arsip tidak perlu
dijawab, dan dalam penilaiannya tetap akan menjadi pembagi dengan
nilai standar 3200.
Pada Subaspek Penciptaan Arsip pada Formulir ASKI bagi Unit Pengolah,
diperlukan masing-masing 10 sampel naskah dinas surat perintah/surat
tugas, nota dinas/memorandum, dan surat dinas/surat keluar. Dari
sejumlah 30 sampel yang disediakan tersebut diharapkan 10 naskah
3
dinas memiliki beberapa unsur yang akan dinilai yaitu: nomor naskah
dinas, pencantuman kode klasifikasi arsip, ukuran kertas, gramatur
(berat kertas), struktur naskah dinas (kepala naskah dinas, batang/isi
naskah dinas, kaki naskah dinas), jenis huruf, ukuran huruf, penentuan
batas ruang tepi/margin, tembusan, lampiran, penggunaan logo
lembaga/lambang negara, bentuk cap dinas, warna cap dinas,
kewenangan penandatanganan naskah dinas, pelimpahan wewenang
penandatanganan naskah dinas (a.n., u.b., plt., plh.), pemberian kode
derajat klasifikasi keamanan.
Unit pengolah perlu menyiapkan serta 10 sampel naskah dinas tertentu

yang di dalamnya terdapat unsur yang akan dinilai yaitu:
i. Naskah dinas yang di dalamnya mencantumkan kata penyambung
perpindahan halaman, seperti naskah dinas yang bersifat
penetapan atau keputusan, surat keluar yang ditandatangani
pimpinan lembaga, dan jenis lainnya sesuai pengaturan dalam Tata
Naskah Dinas di lingkungannya.
ii. Naskah dinas yang di dalamnya mencantumkan nomor halaman,
seperti laporan, telaah staf, dan jenis lainnya sesuai pengaturan
dalam Tata Naskah Dinas di lingkungannya.
iii. Naskah dinas net, sehingga di dalamnya mencantumkan
pembubuhan paraf pada net naskah dinas.
iv. Naskah dinas yang di dalamnya mencantumkan pemberian nomor
seri pengamanan dan security printing jika unit pengolah memiliki.
Terkait item pertanyaan ini tidak akan menjadi pembagi (tidak
dinilai), meskipun jika tersedia naskah dinas tersebut, maka hanya
akan diberikan rekomendasi sesuai Tata Naskah Dinas di
lingkungannya.
Selain itu, unit pengolah perlu menyiapkan portofolio berupa:
i. Sarana pencatatan naskah dinas masuk dan keluar, untuk melihat
pelaksanaan pencatatan naskah dinas yang masuk dan keluar
sebagai bentuk pengendalian naskah dinas masuk dan keluar.
Selain itu, untuk memastikan penerimaan surat dilaksanakan oleh
petugas yang berwenang.
4
ii. Buku ekspedisi/sarana pengiriman naskah dinas, untuk melihat
pelaksanaan pengiriman naskah dinas keluar sebagai bentuk
pengendalian naskah dinas keluar. Selain itu, untuk melihat
pelaksanaan penyampaian naskah dinas masuk kepada penerima
yang diberikan disposisi, sebagai bentuk pengendalian naskah
dinas masuk.
iii. Lembar disposisi, untuk melihat pelaksanaan pengarahan naskah
dinas sebagai bentuk pengendalian naskah dinas masuk.
iv. 1 buah sampel amplop yang digunakan untuk mengirim surat
dinas/surat keluar, untuk melihat kesesuaian dengan ketentuan
amplop yang tertuang dalam Tata Naskah Dinas di lingkungannya.
Pengawas dapat melakukan pengamatan langsung pada tempat
penyimpanan arsip aktif untuk melihat ketaatan terhadap aturan
penggandaan naskah dinas, serta memastikan penyimpanan naskah
dinas keluar sebagai pertinggal di unit pengolah.
Terdapat ketentuan tambahan pada Subaspek Penciptaan Arsip, apabila
pencipta arsip memiliki ketentuan internal yang perlu ditambahkan,
berikan tanda √ pada kolom cheklist pada formulir ASKI dan berikan
nilai pada kolom yang tersedia maksimal 200, sehingga nilai standarnya
dapat berubah menjadi 3400.
Apabila Kementerian/Lembaga belum memasukkan materi muatan
sebagaimana tercantum dalam formulir dalam kebijakan yang memuat
materi terkait tata naskah dinas di lingkungannya, maka tim pengawas
menyatakan pada item tersebut tidak sesuai tetapi tidak menjadi
pembagi atau nilai standar menjadi 0, sehingga total nilai standar pada
aspek penciptaan ini menjadi berkurang.
b. Subaspek Penggunaan Arsip

Pada Subaspek Penggunaan Arsip, Kementerian/Lembaga harus terlebih
dahulu memiliki Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
yang ditetapkan oleh Menteri/Kepala Lembaga. Jika
Kementerian/Lembaga belum memiliki Sistem Klasifikasi Keamanan dan
Akses Arsip Dinamis, maka pertanyaan dalam Subaspek Penggunaan
Arsip tidak perlu dijawab, dan dalam penilaiannya tetap akan menjadi
pembagi dengan nilai standar 700.
5
Berikut tata cara penilaian masing-masing item pertanyaan di
dalamnya:
1) Ketersediaan Arsip Aktif
Pengawas melakukan pengamatan langsung ke tempat
penyimpanan arsip aktif di unit pengolah untuk memastikan
terdapat arsip aktif yang siap dilayanankan/digunakan/dipinjamkan.
2) Sarana Peminjaman Arsip
2.1. Unit pengolah menggunakan Out Indicator untuk mengganti
arsip yang sedang dipinjam
Pengawas melakukan pengamatan langsung di unit pengolah
untuk memastikan terdapat sarana out indicator yang
digunakan ketika arsip sedang dipinjam. Out Indicator yang
dimaksud pada poin 2.1 dapat berupa Out Sheet, Out Guide,
Out Boks, atau sarana yang sejenis.
2.2. Buku Peminjaman/Formulir Peminjaman
Pengawas melakukan pengamatan langsung di unit pengolah
untuk memastikan terdapat sarana buku peminjaman/formulir
peminjaman.
3) Penyajian Arsip Aktif
3.1. Penyajian arsip aktif bagi kepentingan pengguna internal
3.1.1. Unit Pengolah menyajikan arsip aktif untuk kepentingan
pengguna internal
Pengawas melakukan pengamatan langsung di unit
pengolah dengan melihat sarana peminjaman arsip
untuk melihat arsip aktif yang tersedia dapat disajikan
untuk kepentingan pengguna internal, yaitu penentu
kebijakan, pelaksana kebijakan, dan pengawas internal.
3.1.2. Unit Pengolah menyajikan arsip aktif untuk
kepentingan pengguna internal berdasarkan sistem
klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis
Pengawas dapat menyandingkan antara catatan
peminjaman arsip dengan ketentuan penggunaan arsip
bagi kepentingan pengguna internal berdasarkan
Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis
yang telah ditetapkan di lingkungannya. Apakah
6
prosedurnya peminjamannya sudah sesuai dengan
kebijakan tersebut.
3.2. Penyajian arsip aktif bagi kepentingan pengguna eksternal
3.2.1. Unit Pengolah menyajikan arsip aktif untuk kepentingan
pengguna eksternal
pengolah dengan melihat sarana peminjaman arsip
untuk melihat arsip aktif yang tersedia dapat disajikan
untuk kepentingan pengguna eksternal, yaitu
publik/masyarakat, pengawas eksternal, dan penegak
hukum.
3.2.2. Unit Pengolah menyajikan arsip aktif untuk
kepentingan pengguna eksternal berdasarkan sistem
bagi kepentingan pengguna eksternal berdasarkan
kebijakan tersebut.
c. Subaspek Pemeliharaan Arsip

Pada Subaspek Pemeliharaan Arsip, Kementerian/Lembaga harus
terlebih dahulu memiliki Klasifikasi Arsip yang ditetapkan oleh
Menteri/Kepala Lembaga. Jika Kementerian/Lembaga belum memiliki
Klasifikasi Arsip, maka pertanyaan dalam Subaspek Pemeliharaan Arsip
tidak perlu dijawab, dan dalam penilaiannya tetap akan menjadi
dalamnya:
1) Pemberkasan Arsip Aktif
1.1. Unit pengolah melaksanakan pemberkasan arsip aktif
Pengawas dapat melakukan pengamatan langsung ke tempat
penyimpanan arsip aktif untuk memastikan arsip aktif
7
diberkaskan. Jika unit pengolah tidak melaksanakan
pemberkasan arsip aktif, maka seluruh pertanyaan pada poin
1.2., 1.3., 1.4., 1.5., dan 1.6. selanjutnya harus dinyatakan
"Tidak".
1.2. Unit Pengolah melaksanakan pemberkasan arsip aktif
terhadap arsip yang dibuat dan diterima
penyimpanan arsip aktif untuk memastikan bahwa
pemberkasan arsip aktif dilakukan terhadap arsip yang dibuat
dan diterima. Jika pemberkasan arsip aktif hanya dilakukan
terhadap arsip yang dibuat saja atau hanya terhadap arsip
yang diterima saja, maka pertanyaan pada angka 1.2. di atas
harus dinyatakan "Tidak", dan berikan tanda √ pada kolom di
bawah pertanyaan ini sesuai kondisi faktual yaitu hanya
dilakukan terhadap arsip yang dibuat atau hanya dilakukan
terhadap arsip yang diterima.
1.3. Unit Pengolah melaksanakan pemberkasan arsip aktif sesuai
klasifikasi arsip
penyimpanan arsip aktif untuk memastikan bahwa
pemberkasan arsip aktif sesuai dengan Klasifikasi Arsip yang
berlaku di lingkungannya. Pengawas dapat mengamati
pembubuhan kode klasifikasi arsip pada tab guide primer,
sekunder, tersier, dan folder. Pengawas dapat melakukan uji
petik penulisan kode klasifikasi arsip tersebut sesuai Klasifikasi
Arsip yang dimiliki.
1.4. Unit pengolah menyusun daftar arsip aktif
Unit pengolah perlu menyajikan portofolio berupa daftar arsip
aktif. Jika unit pengolah tidak menyusun daftar arsip aktif,
maka seluruh pertanyaan pada angka 1.5. dan 1.6. di
bawahnya harus dinyatakan "Tidak".
1.5. Daftar arsip aktif disusun oleh unit pengolah telah memuat
seluruh informasi pada daftar arsip aktif sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan
8
Pengawas mengamati kolom/komponen informasi yang
terdapat dalam daftar arsip aktif harus sesuai ketentuan yaitu
terdiri dari Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas.
Daftar Berkas sekurang-kurangnya terdiri dari kolom/
komponen informasi: unit pengolah, nomor berkas, kode
klasifikasi arsip, uraian informasi berkas, kurun waktu,
jumlah, dan keterangan
Daftar Isi Berkas sekurang-kurangnya terdiri dari kolom/

komponen informasi: nomor berkas, nomor item arsip, kode
klasifikasi arsip, uraian informasi arsip, tanggal, dan jumlah.
Apabila didapati daftar arsip aktif dalam bentuk digabung

antara daftar berkas dan daftar isi berkas, pengawas harus
memperhatikan kolom/komponen informasi yang terdapat di
dalamnya sekurang-kurangnya sesuai dengan ketentuan.
Apabila seluruh kolom/komponen informasi dalam daftar arsip

aktif dinyatakan 'Ada" maka pertanyaan poin 1.5 di atas harus
dinyatakan "Ya", namun jika terdapat kolom/komponen
informasi yang dinyatakan "Tidak Ada/Kosong" maka
pertanyaan poin 1.5. di atas harus dinyatakan "Tidak".
1.6. Unit Pengolah menyampaikan daftar arsip aktifnya kepada

Unit Kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah
pelaksanaan kegiatan
Unit pengolah agar menyajikan nota dinas/bukti penyampaian
bentuk lain (dapat berupa email atau penggunaan aplikasi
kearsipan yang memungkinkan unit kearsipan dapat
mengakses daftar arsip aktif di unit pengolah) yang
menerangkan bahwa unit pengolah telah menyampaikan
daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam)
bulan setelah pelaksanaan kegiatan.
9
2) Penyimpanan Arsip Aktif
2.1. Unit pengolah melaksanakan penyimpanan arsip
penyimpanan arsip aktif untuk memastikan unit pengolah
melaksanakan penyimpanan arsip aktif.
2.2. Seluruh arsip yang disimpan oleh unit pengolah telah terdaftar
ke dalam daftar arsip aktif
Pengawas menyandingkan antara daftar arsip aktif yang telah
dibuat/tersedia dengan kondisi fisik arsip yang disimpan.
Pengawas dapat melakukan uji petik dengan memilih arsip
aktif yang paling lama disimpan dan yang paling baru
disimpan, dipastikan arsip tersebut telah didaftar di dalam
daftar arsip aktif. Jika terdapat arsip yang telah disimpan
namun belum terdaftar di dalam daftar arsip aktif, maka
pertanyaan poin 2.2 di atas harus dinyatakan "Tidak".
2.3. Arsip yang disimpan oleh unit pengolah tidak melewati retensi
arsip aktif sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Pengawas memastikan bahwa arsip yang disimpan bukan
merupakan arsip inkatif. Pengawas dapat melakukan uji petik
terhadap arsip aktif yang paling lama disimpan dengan cara
menyandingkan masa simpan arsip aktif yang tertera dalam
daftar arsip aktif dengan retensi aktif jenis arsip tersebut pada
JRA yang berlaku di lingkungannya.
Apabila tidak mempunyai JRA maka dinilai “Tidak”.
2.4. Arsip aktif disimpan menggunakan sarana penyimpanan arsip
yang sesuai
Pengawas dapat melakukan pengamatan secara langsung
untuk memastikan penggunaan sarana penyimpanan arsip
aktif sesuai dengan ketentuan, yakni jika arsip
kertas/konvensional disimpan di dalam folder yang diletakkan
dalam filing cabinet. Jika arsip aktif tersebut dengan media
lain (non-kertas) maka harus sesuai ketentuan.
10
3) Alih media Arsip Aktif
Jika unit pengolah melaksanakan alih media arsip aktif, maka
berikan tanda √ pada kolom dengan pertanyaan “unit pengolah
melaksanakan alih media arsip aktif” dan berikan tanda √ pada
poin informasi di bawahnya sesuai kondisi faktual. Namun, jika unit
pengolah tidak melaksanakan alih media arsip aktif maka
kosongkan dan jangan memberikan tanda apa pun pada seluruh
kolom informasi yang terkait dengan sub aspek alih media pada
formulir tersebut.
Pelaksanaan alih media arsip aktif, tidak terdapat penilaian/skor

hanya sebagai informasi tambahan bagi pengawas.
Berikut tata cara pencarian informasi masing-masing item
pertanyaan di dalamnya:
3.1. Arsip aktif yang dialihmediakan tetap disimpan oleh Unit
Pengolah
Pengawas melaksanakan uji petik terhadap arsip aktif hasil
alih media dengan fisik arsip aktifnya agar dipastikan masih
disimpan di tempat penyimpanan arsip aktif.
3.2. Alih media arsip aktif diautentikasi oleh pimpinan di
lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu
yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih
media
Pengawas mengamati pembubuhan tanda tertentu terhadap
arsip aktif hasil alih media, misalnya pada hasil scan PDF/JPG
terdapat tanda tangan digital pimpinan unit pengolah, atau
jika medianya masih sama yaitu kertas diberikan tanda
legalisasi bahwa sesuai dengan arsip aslinya.
3.3. Pelaksanaan alih media arsip aktif disertai dengan pembuatan
berita acara alih media arsip
Unit pengolah menyiapkan portofolio berupa berita acara alih
media arsip aktif apabila terdapat pelaksanaan alih media
arsip aktif.
11
3.4. Berita acara alih media arsip aktif telah disusun sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan
Pengawas mengamati berita acara alih media arsip aktif
memuat komponen informasi sebagai berikut: waktu
pelaksanaan, tempat pelaksanaan, jenis media, jumlah arsip,
keterangan proses alih media yang dilakukan, pelaksana,
penandatanganan oleh pimpinan unit pengolah.
Apabila seluruh komponen informasi dalam berita acara alih

media arsip aktif dinyatakan “Ada" maka pertanyaan poin 3.4.
harus dinyatakan "Ya", namun jika terdapat komponen
pertanyaan poin 3.4. harus dinyatakan "Tidak".
3.5. Pelaksanaan alih media arsip aktif disertai dengan pembuatan
daftar arsip aktif yang dialihmediakan.
Unit pengolah menyiapkan portofolio berupa daftar arsip aktif
yang dialihmediakan apabila terdapat pelaksanaan alih media
arsip aktif.
3.6. Daftar arsip aktif yang dialihmediakan telah disusun sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pengawas mengamati daftar arsip aktif yang dialihmediakan
sekurang-kurangnya memuat kolom/komponen informasi
sebagai berikut: unit pengolah, nomor urut, jenis arsip, jumlah
arsip, kurun waktu, dan keterangan.
Apabila seluruh kolom/komponen informasi dalam Daftar arsip
aktif yang dialihmediakan dinyatakan “Ada" maka pertanyaan
poin 3.6. harus dinyatakan "Ya", namun jika terdapat
kolom/komponen informasi yang dinyatakan "Tidak
Ada/Kosong" maka pertanyaan poin 3.6. harus dinyatakan
"Tidak".
4) Pemeliharaan Arsip Vital
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip,
tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau
hilang.
12
4.1. Unit pengolah menyimpan arsip vital
Pengawas terlebih dahulu memastikan bahwa di unit pengolah
menyimpan arsip vital atau tidak.
Seluruh pernyataan terkait pemeliharaan arsip vital berlaku
ketika Kementerian/Lembaga telah menyusun Program Arsip
Vital (pendataan/identifikasi arsip vital, perlindungan dan
pengamanan arsip vital, penyelamatan dan pemulihan arsip
vital) atau telah memiliki Pedoman Pengelolaan Arsip Vital.
Jika tidak ada Program Arsip Vital atau Pedoman Pengelolaan
Arsip Vital yang ditetapkan oleh pimpinan
Kementerian/Lembaga maka seluruh pertanyaan di bawah
harus dinyatakan "Tidak".
4.2. Identifikasi Arsip Vital
Apabila berdasarkan hasil identifikasi program arsip vital, tidak
terdapat arsip vital yang tercipta pada unit pengolah maka
pertanyaan selanjutnya tidak perlu ditanyakan dan tidak
terdapat penilaian.
4.2.1. Melaksanakan kegiatan identifikasi arsip dengan
pembuatan daftar arsip vital
Apabila telah dilaksanakan identifikasi arsip vital, unit
pengolah harus membuat daftar arsip vital serta dapat
menyajikan kepada pengawas sebagai portofolio
kegiatan tersebut.
4.2.2. Penyusunan daftar arsip vital memenuhi ketentuan
peraturan perundang-undangan:
Pengawas mengamati daftar arsip vital memuat
kolom/komponen informasi sebagai berikut: nomor,
jenis arsip, unit kerja, kurun waktu, media, jumlah,
jangka simpan, dan metode perlindungan.
Apabila seluruh kolom/komponen informasi dalam daftar

arsip vital dinyatakan “Ada" maka pertanyaan poin 4.2.2.
harus dinyatakan "Ya", namun jika terdapat kolom/komponen
pertanyaan poin 4.2.2.. harus dinyatakan "Tidak".
13
4.3. Pelindungan dan Pengamanan Dokumen/Arsip Vital Negara
4.3.1. Metode pelindungan arsip vital
Pengawas melakukan pengamatan langsung untuk
melihat motode pelindungan arsip vital yang digunakan,
duplikasi/penggandaan dan pemencaran (dispersal)
atau menggunakan peralatan khusus (vaulting)
misalnya menggunakan lemari besi tahan api atau
menggunakan strong room (ruang simpan tahan api).
Jika satu saja terpenuhi dari salah metode tersebut
maka dinyatakan “Ya”.
4.3.2. Pengamanan fisik
melihat pengamanan fisik arsip vital yang digunakan, di
antaranya: pengaturan akses masuk ruang simpan,
pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm,
desain tertentu pada struktur bangunan.
Jika satu saja terpenuhi dari salah satu cara
pengamanan fisik tersebut maka dinyatakan “Ya”.
4.3.3. Pengamanan informasi arsip
melihat pengamanan informasi arsip vital yang
digunakan, di antaranya: ketersediaan kartu identifikasi
individu pengguna arsip, pengaturan akses petugas
kearsipan, penyusunan prosedur tetap, pemberian kode
rahasia pada arsip, ketersediaan kontrol akses.
Jika satu saja terpenuhi dari salah satu cara
pengamanan informasi arsip vital tersebut maka
dinyatakan “Ya”.
4.3.4. Lokasi penyimpanan arsip vital
melihat lokasi penyimpanan arsip vital on site atau off
site.
14
Lokasi penyimpanan on site berarti arsip vital disimpan
di sekitar unit pengolah. Lokasi penyimpanan off site
berarti arsip vital disimpan di luar lokasi unit pengolah.
Informasi Tambahan
Pengawas dapat mengisi pertanyaan terkait penyelamatan arsip
pasca bencana apabila pernah terjadi bencana. Pada item
pertanyaan tersebut tidak diberi penilaian, hanya sebagai informasi
tambahan dan apabila kondisi faktual tidak sesuai ketentuan dapat
direkomendasikan oleh pengawas. Pertanyaan tersebut meliputi:
A. Penyelamatan pasca musibah
Pengawas melakukan pengamatan langsung dan wawancara
petugas kearsipan, serta didukung dengan bukti foto
penyelamatan arsip vital pasca bencana dan daftar identifikasi
arsip yang rusak untuk memastikan unit pengolah yang
menyimpan arsip vital pasca musibah melakukan langkah-
langkah penyelamatan sebagai berikut:
1. Evakuasi arsip vital
2. Identifikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan
3. Recovery terhadap ruang penyimpanan dan fisik arsip vital.
B. Pemulihan (recovery)
Pengawas melakukan pengamatan langsung dan wawancara
petugas kearsipan, serta didukung dengan bukti foto pemulihan
arsip vital pasca bencana laporan (jika tersedia) untuk
memastikan unit pengolah yang menyimpan arsip vital pasca
musibah melakukan langkah-langkah pemulihan sebagai berikut:
1. Stabilisasi dan perlindungan arsip yang dievakuasi
2. Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan
pemulihan
3. Pelaksanaan penyelamatan melalui kegiatan:
a. Pengepakan arsip yang dipindahkan
b. Pembersihan arsip dari kotoran yang menempel dengan
cairan alkohol atau tymol
c. Pembekuan
d. Pengeringan
15
e. Penggantian arsip yang ada salinan yang berasal dari
tempat lain
f. Pembuatan back up seluruh arsip yang sudah
diselamatkan
C. Penyimpanan kembali arsip vital
Pengawas melakukan pengamatan langsung untuk melihat
penyimpanan kembali arsip vital pasca bencana.
D. Evaluasi
Pengawas melakukan wawancara dengan petugas kearsipan dan
melihat portofolio berupa laporan evaluasi untuk melihat kegiatan
evaluasi penanganan arsip vital pasca bencana dilaksanakan oleh
unit pengolah.
5) Pemberkasan dan Pelaporan Arsip Terjaga

Apabila berdasarkan identifikasi, unit pengolah tidak menciptakan
arsip terjaga maka seluruh pernyataan selanjutnya tidak berlaku dan
tidak menjadi pembagi dalam penilaian.
dalamnya:
5.1. Unit Pengolah Menyimpan Arsip Terjaga
Pengawas dapat memastikan unit pengolah menyimpan arsip
terjaga dari hasil identifikasi keberadaan arsip terjaga.
Pengawas perlu memberikan informasi dengan mencentang
jenis arsip terjaga yang disimpan unit pengolah.
5.2. Penataan Arsip Terjaga
5.2.1. Pemberkasan Arsip Terjaga
penyimpanan arsip terjaga, untuk melihat pemberkasan
arsip terjaga sebagaimana pemberkasan arsip aktif
yaitu dengan menyimpannya di dalam folder
berdasarkan klasifikasi arsip yang berlaku.
5.2.2. Pembuatan Daftar Arsip Terjaga
Unit pengolah perlu mendaftarkan arsip terjaga yang
disimpan dalam daftar arsip terjaga, kemudian petugas
16
kearsipan menyajikan daftar arsip terjaga kepada
pengawas sebagai portofolio.
5.3. Pelaporan Arsip Terjaga
5.3.1. Pelaporan Daftar Arsip Terjaga ke ANRI
Unit pengolah menyajikan portofolio berupa surat
pengantar untuk Unit Kearsipan/Unit Kearsipan I terkait
pelaporan arsip terjaga yang dimilikinya. Unit
Kearsipan/Unit Kearsipan I dalam salah satu tugas dan
fungsinya yaitu mengkoordinasikan pelaporan daftar
arsip terjaga yang dimiliki Kementerian/Lembaga
kepada ANRI. Pelaporan daftar arsip terjaga harus
dilakukan unit pengolah paling lama satu tahun setelah
arsip terjaga tersebut diciptakan.
5.3.2. Penyerahan Salinan Autentik Arsip Terjaga ke ANRI
Unit pengolah menyajikan portofolio berupa surat
pengantar untuk Unit Kearsipan/Unit Kearsipan I terkait
penyerahan salinan autentik arsip terjaga yang
dimilikinya. Unit Kearsipan/Unit Kearsipan I dalam salah
satu tugas dan fungsinya yaitu mengkoordinasikan
penyerahan salinan autentik arsip terjaga kepada ANRI.
Penyerahan salinan autentik tersebut dilakukan paling
lama satu tahun setelah pelaporan daftar arsip terjaga.
5.4. Pengamanan fisik dan informasi
Pengawas melakukan pengamatan langsung untuk melihat
unit pengolah dalam upaya pengamanan fisik dan informasi
arsip terjaga. Langkah yang dilakukan dapat berupa:
pengaturan akses masuk ruang simpan, pengaturan ruang
simpan, penggunaan sistem alarm, desain tertentu pada
struktur bangunan.
d. Subaspek Penyusutan Arsip

Pada Formulir ASKI bagi Unit Pengolah, Subaspek Penyusutan Arsip
hanya menilai proses pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan.
17
Pada Formulir ASKI, terdapat pernyataan “Jika Unit Pengolah tidak
melaksanakan pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan, berikan
tanda √ pada kolom yang tertera dalam formulir, dan seluruh
pertanyaan selanjutnya harus dinyatakan "Tidak/Belum".
dalamnya:
1) Intensitas pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan
Unit pengolah perlu menyiapkan portofolio berupa berita acara
pemindahan arsip inaktif berserta lampirannya berupa daftar arsip
inaktif yang dipindahkan.
Pengawas dapat menilai intensitas pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan melalui portofolio tersebut di atas.
Namun apabila berita acara pemindahan arsip inaktif berserta
lampirannya berupa daftar arsip inaktif yang dipindahkan tidak
tersedia, maka dapat dilihat dari nota dinas terkait pemindahan arsip
inaktif atau portofolio lainnya.
Unit pengolah melaksanakan pemindahan arsip inaktif secara rutin
apabila dalam 5 (lima) tahun terakhir, unit pengolah minimal
melaksanakan pemindahan arsip inaktif sebanyak 2 (dua) kali.
Apabila pemindahan arsip inaktif secara rutin, maka penilaian
dengan skor 100.
Unit pengolah melaksanakan pemindahan arsip inaktif tidak secara

rutin apabila dalam 5 (lima) tahun terakhir, unit pengolah minimal
melaksanakan pemindahan arsip inaktif sebanyak 1 (satu) kali.
Apabila pemindahan arsip inaktif secara tidak rutin, maka penilaian
dengan skor 50.
Apabila unit pengolah tidak melaksanakan pemindahan arsip inaktif

sama sekali dalam kurun waktu 5 (lima) tahun terakhir maka
penilaian dengan skor 0.
2) Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan

2.1. Penyeleksian arsip inaktif
18
Pengawas dapat mengamati daftar arsip inaktif yang
dipindahkan, memastikan bahwa arsip inaktif yang
dipindahkan benar berdasarkan JRA sudah masuk retensi
simpan inaktif, melalui uji petik jenis arsip yang terdaftar di
daftar arsip inaktif yang dipindahkan, disandingkan dengan
retensi simpan inaktif sesuai JRA yang berlaku.
2.2. Pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan
Pengawas perlu memastikan ketersediaan daftar arsip inaktif
yang dipindahkan dalam proses pemindahan tersebut.
2.3. Penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan
Apabila pemindahan arsip inaktif telah dilengkapi dengan
berita acara pemindahan serta lampirannya berupa daftar
arsip inaktif yang dipindahkan sesuai ketentuan, maka dapat
dinyatakan “Ya”. Kondisi faktual dapat diperdalam melalui
wawancara untuk memastikan arsip inaktif yang dipindahkan
sudah dalam kondisi ditata oleh unit pengolah, bukan oleh unit
kearsipan. Arsip inaktif yang dipindahkan bukan diserahkan
dalam bentuk karungan atau arsip kacau.
3) Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan setelah melewati retensi arsip
aktif
Pengawas dapat mengamati daftar arsip inaktif yang dipindahkan,
memastikan bahwa arsip inaktif yang dipindahkan benar
berdasarkan JRA sudah masuk retensi simpan inaktif, melalui uji
petik jenis arsip yang terdaftar di daftar arsip inaktif yang
dipindahkan, disandingkan dengan retensi simpan inaktif sesuai JRA
yang berlaku.
Jika Kementerian/Lembaga belum menetapkan JRA di lingkungannya

terhadap jenis arsip yang dipindahkan, maka pertanyaan pada poin
3 harus dinyatakan "Tidak".
4) Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif disertai dengan berita acara
pemindahan arsip inaktif
Pengawas dapat mangamati dari ketersediaan berita acara
pemindahan arsip inaktif.
19
Jika pertanyaan pada Poin 4 dinyatakan "Tidak", maka seluruh
pertanyaan pada poin 5 yakni Poin 5.1. dan Poin 5.2. harus
dinyatakan "Tidak".
5) Berita acara pemindahan arsip ditandatangani oleh

5.1. Pimpinan unit pengolah
5.2. Pimpinan unit kearsipan
Pengawas dapat melihat pihak yang menandatangani berita acara
pemindahan arsip inaktif harus terdapat unsur pimpinan unit
pengolah sebagai pihak yang memindahkan arsip dan pimpinan unit
kearsipan sebagai pihak yang menerima pemindahan arsip.
6) Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif disertai dengan daftar arsip
inaktif yang dipindahkan
Pengawas dapat mengamati ketersediaan daftar arsip inaktif yang
dipindahkan.
Jika pertanyaan pada Poin 6 dinyatakan "Tidak", maka seluruh
pertanyaan pada poin 7 yakni Poin 7.1. dan Poin 7.2. harus
dinyatakan "Tidak".
7) Daftar arsip inaktif yang dipindahkan ditandatangani oleh
7.1. Pimpinan unit pengolah
7.2. Pimpinan unit kearsipan
Pengawas dapat mengamati pihak yang menandatangani daftar arsip
inaktif yang dipindahkan harus terdapat unsur pimpinan unit
pengolah sebagai pihak yang memindahkan arsip dan pimpinan unit
kearsipan sebagai pihak yang menerima pemindahan arsip. Tanda
tangan kedua belah pihak tersebut terletak di lembar terakhir yang
menuangkan nomor terakhir arsip inaktif yang dipindahkan.
8) Daftar arsip inaktif yang dipindahkan sebagai lampiran berita acara
pemindahan arsip memuat informasi
Pengawas mengamati kolom/komponen informasi yang terdapat
dalam daftar arsip inaktif yang dipindahkan harus sesuai ketentuan
yaitu terdiri dari Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas.
Daftar Berkas sekurang-kurangnya terdiri dari kolom/komponen
informasi: unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi arsip, uraian
informasi berkas, kurun waktu, jumlah, dan keterangan
20
Daftar Isi Berkas sekurang-kurangnya terdiri dari kolom/komponen
informasi: nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi arsip,
uraian informasi arsip, tanggal, dan jumlah.
Apabila didapati daftar arsip inaktif yang dipindahkan dalam bentuk

digabung antara daftar berkas dan daftar isi berkas, pengawas harus
memperhatikan kolom/komponen informasi yang terdapat di
dalamnya sekurang-kurangnya sesuai dengan ketentuan.
Apabila seluruh kolom/komponen informasi dalam daftar arsip inaktif

yang dipindahkan dinyatakan 'Ada" maka pertanyaan poin 8 di atas
harus dinyatakan "Ya", namun jika terdapat kolom/komponen
informasi yang dinyatakan "Tidak Ada/Kosong" maka pertanyaan
poin 8. di atas harus dinyatakan "Tidak".
B. Aspek Sumber Daya Kearsipan Unit Pengolah
1. Subaspek Sumber Daya Manusia Kearsipan

Pada Formulir ASKI bagi Unit Pengolah, Subaspek Sumber Daya Manusia
Kearsipan hanya menilai ketersediaan arsiparis dan pengelola arsip.
a. Arsiparis
Pada Formulir ASKI bagi Unit Pengolah, apabila unit pengolah tidak
terdapat arsiparis, maka nilai standar dinyatakan 0 dan tidak menjadi
pembagi. Namun jika tersedia maka harus dilakukan penilaian.
1) Ketersediaan
1.1. Unit Pengolah telah terdapat arsiparis
Pengawas menilai ketersediaan arsiparis dari portofolio
berupa Surat Keputusan penempatan arsiparis di unit
pengolah.
1.2. Jumlah arsiparis pada Unit Pengolah telah sesuai dengan
analisis beban kerja kearsipan
Unit pengolah perlu menyajikan penghitungan analisis beban
kerja (ABK) kearsipan di unit pengolahnya, untuk selanjutnya
21
pengawas bandingkan jumlah kebutuhan yang tertera dalam
hasil pengitungan ABK dengan ketersediaan arsiparis di unit
pengolah.
2) Kedudukan Hukum
2.1. Kemandirian
Kemandirian adalah dalam melaksanakan fungsi dan tugas
arsiparis berpegang pada kompetensi yang dimiliki.
Pengawas dapat menilai item pertanyaan ini dengan melihat
pelaksanaan fungsi dan tugas arsiparis di unit pengolah.
Metode untuk memperoleh informasi dapat dilakukan melalui
pengamatan langsung hasil kerja arsiparis di unit
pengolahnya, dan dilengkapi dengan wawancara pimpinan
serta pengelola arsip di lingkungannya.
2.2. Independen
Independen adalah bebas dari pengaruh pihak manapun
dalam melaksanakan kewenangannya berdasarkan pada
kaidah-kaidah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
dalam pelaksanaan fungsi dan tugas arsiparis di unit pengolah
sesuai pada kaidah kearsipan. Metode untuk memperoleh
informasi dapat dilakukan melalui pengamatan langsung hasil
kerja arsiparis di unit pengolahnya, dan dilengkapi dengan
wawancara pimpinan serta pengelola arsip di lingkungannya.
3) Kewenangan
3.1. Melaksanakan tugas pokok arsiparis
pelaksanaan fungsi dan tugas arsiparis di unit pengolah. Tugas
pokok arsiparis di unit pengolah adalah mengelola arsip aktif
sehingga mudah pada saat penemuan kembali.
3.2. Memiliki kewenangan kearsipan
upaya arsiparis dalam menutup informasi arsip aktif yang
disimpannya kepada pihak yang tidak berwenang.
4) Kompetensi
22
Arsiparis perlu memenuhi persyaratan kompetensi sebagai berikut:
4.1. Apabila arsiparis berlatar belakang pendidikan formal di
bidang selain bidang kearsipan, maka harus mengikuti dan
lulus Diklat Fungsional Arsiparis. Hal ini dibuktikan dengan
STTPL Diklat Fungsional Arsiparis.
4.2. Apabila arsiparis berlatar belakang pendidikan formal di
bidang kearsipan, perlu dibuktikan dengan ijazah pendidikan
tersebut.
4.3. Apabila arsiparis merupakan hasil proses inpassing, maka
perlu lulus uji kompetensi/sertifikasi bagi arsiparis. Hal ini
perlu dibuktikan dengan sertifikat sertifikasi bagi arsiparis.
5) Sertifikasi Kearsipan
portofolio sertifikat sertifikasi bagi arsiparis yang dilaksanakan oleh
ANRI. Arsiparis perlu mengikuti sertifikasi bagi arsiparis baik dalam
rangka prasyarat inpassing, kenaikan jenjang jabatan, maupun uji
kompetensi teknis kearsipan.
Penilaian item pertanyaan ini dengan cara membagi jumlah arsiparis
yang telah mengikuti dan lulus sertifikasi kearsipan dengan jumlah
arsiparis yang tersedia di unit pengolah, dikali 100%.
6) Pengembangan SDM Kearsipan (melalui kegiatan pemberian diklat,
sosialisasi, workshop, bimbingan teknis dan sejenisnya yang
diberikan dalam rangka peningkatan kompetensi Arsiparis)
portofolio sertifikat kegiatan pemberian diklat, sosialisasi,
workshop, bimbingan teknis dan sejenisnya yang diberikan dalam
rangka peningkatan kompetensi Arsiparis.
Penilaian item pertanyaan ini dengan cara membagi jumlah arsiparis
yang telah mengikuti pengembangan SDM kearsipan dengan jumlah
arsiparis yang tersedia di unit pengolah, dikali 100%.
7) Arsiparis melaksanakan kewajiban menjaga keautentikan,
keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip yang dikelolanya
dengan indikator:
7.1. Arsip tercipta sesuai dengan Tata Naskah Dinas.
23
Penilaian ini dapat dilihat dari penilaian pada aspek
penciptaan.
7.2. Arsip aktif di unit pengolah telah diberkaskan sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan.
Penilaian ini dapat dilihat dari pengamatan langsung kondisi
pemberkasan arsip aktif.
7.3. Arsip aktif di unit pengolah telah disimpan menggunakan
media penyimpanan yang sesuai
Penilaian ini dapat dilihat dari pengamatan langsung kondisi
penyimpanan arsip aktif sesuai dengan medianya.
7.4. Arsip di Unit Pengolah telah terdaftar dalam daftar berkas dan
daftar isi berkas
Penilaian ini dapat dilihat dari ketersediaan daftar berkas dan
daftar isi berkas.
2. Pengelola Arsip
Pengelola arsip adalah pegawai negeri atau pegawai lainnya yang
menduduki jabatan yang fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya
melaksanakan kegiatan kearsipan.
Pada unit pengolah, jika hanya memiliki arsiparis dan tidak memiliki
pengelola arsip maka pengelola arsip tidak akan menjadi nilai pembagi.
1) Unit Pengolah memiliki pengelola arsip
Pengawas melihat ketersediaan pengelola arsip dengan
berdasarkan definisi operasional di atas, atau dapat pula pengelola
arsip ditetapkan melalui Surat Keputusan Pimpinan atau Surat
Tugas.
2) Persyaratan Kompetensi Pengelola Arsip
Pengelola arsip perlu mengikuti pendidikan dan pelatihan teknis
kearsipan. Pengawas menilai item pertanyaan ini melalui
ketersediaan portofolio berupa STTPL pendidikan dan pelatihan
teknis kearsipan bagi pengelola arsip.
Penilaian item pertanyaan ini dengan cara membagi jumlah
pengelola arsip yang telah mengikuti pendidikan dan pelatihan
teknis kearsipan dengan jumlah pengelola arsip yang tersedia di
unit pengolah, dikali 100%.
3) Pengembangan SDM Kearsipan (Nondiklat Teknis)
24
Pengelola arsip perlu mengikuti pengembangan SDM kearsipan
(nondiklat teknis). Pengawas menilai item pertanyaan ini melalui
ketersediaan portofolio sertifikat kegiatan sosialisasi, workshop,
bimbingan teknis dan sejenisnya yang diberikan dalam rangka
peningkatan kompetensi.
pengelola arsip yang telah mengikuti pengembangan SDM
kearsipan dengan jumlah pengelola arsip yang tersedia di unit
pengolah, dikali 100%.
Selanjutnya, pengawas mengisi data arsiparis dan pengelola arsip yang
terdapat di unit pengolah.
2. Subaspek Prasarana dan Sarana Kearsipan

Pada unit pengolah, Subaspek Prasarana dan Sarana Kearsipan menilai
ketersediaan folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks serta tunjuk
silang, dan filing cabinet.
Pengawas melakukan pengamatan langsung ke tempat penyimpanan arsip
aktif untuk melihat ketersediaan prasarana dan sarana kearsipan tersebut,
mulai dari spesifikasi, bentuk dan ukuran, serta penggunaannya.
Folder
Pengawas mengamati folder dengan penilaian terhadap:
Spesifikasi folder yaitu:
a. Bahan terbuat dari lembar kertas manila karton;
b. Keadaan lembaran rata, tidak kaku, tidak berlubang dan tidak kusut
Bentuk dan ukuran folder yaitu:
a. Bentuk Folder seperti map dengan tab atau bagian menonjol di sebelah
kanan atas yang berfungsi sebagai tempat untuk menuliskan
kode/indeks;
b. Ukuran folder sesuai dengan ketentuan.
Penggunaan folder yaitu:
a. Satu folder digunakan untuk satu subyek atau satu berkas dengan
maksimal 150 lembar;
b. Folder diletakkan pada posisi di belakang guide/sekat dalam laci filling
cabinet.
Guide/Sekat
25
Pengawas mengamati guide/sekat dengan penilaian terhadap:
Spesifikasi guide/sekat yaitu:
a. Bahan guide arsip terbuat dari kertas karton mm, lebih tebal dari
bahan folder sehingga tidak mudah melengkung (terlipat);
b. Keadaan lembaran rata, kaku, tidak berlubang dan tidak kusut
Klasifikasi guide/sekat yaitu
a. Guide primer untuk menuliskan kode klasifikasi arsip pokok masalah;
b. Guide sekunder untuk menuliskan kode klasifikasi arsip sub masalah;
c. Guide tersier untuk menuliskan kode klasifikasi arsip subsub masalah.
Bentuk dan ukuran guide/sekat yaitu:
a. Berbentuk empat persegi panjang dan memiliki tab;
b. Tab terdiri atas tab primer, sekunder, tersier;
c. Letak tab primer, tab sekunder dan tab tersier pada masing-masing
guide tidak saling menutup.
Penggunaan guide/sekat yaitu:
a. Diletakkan di antara kelompok berkas arsip yang satu dengan
kelompok berkas arsip lainnya di dalam laci filing cabinet;
b. Tab pada guide digunakan untuk mencantumkan kode klasifikasi,
indeks dan masalah arsip.
Label
Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari berkas
menggunakan kertas label yang dilekatkan pada tab folder.
Out Indicator
Out indicator merupakan salah satu sarana peminjaman arsip yang
menggantikan arsip yang dipinjam, yang menunjukkan informasi nama
peminjam arsip, uraian arsip yang dipinjam, tanggal peminjaman, tanggal
pengembalian arsip, dan pengesahan dari peminjam.
Out indicator terdiri dari:
Out sheet: apabila arsip yang dipinjam hanya lembaran kertas
Out guide: apabila arsip yang dipinjam sejumlah dalam berkas folder
Out box: apabila arsip yang dipinjam sejumlah dalam box arsip
Indeks dan Tunjuk Silang
Indeks merupakan pencantuman kata tangkap yang mempermudah
pencarian arsip, terletak di label.
Tunjuk silang dapat diberikan apabila
26
a. Arsip memiliki informasi lebih dari satu pelaksanaan fungsi;
b. Arsip memiliki keterkaitan informasi dengan berkas lainnya yang
berbeda media seperti : peta, CD, Foto, Film, dan media lain; dan
c. Terjadi perubahan nama orang atau pegawai atau lembaga.
Filing Cabinet
Spesifikasi filing cabinet yaitu:
a. Filing cabinet yang digunakan adalah filing cabinet yang memiliki laci;
b. Filing cabinet harus memiliki kunci pengaman.
C. Formulir ASKI bagi Unit Kearsipan
1. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis
a. Subaspek Penciptaan Arsip

Pada Subaspek Penciptaan Arsip, Kementerian/Lembaga harus terlebih
dahulu memiliki Tata Naskah Dinas yang ditetapkan oleh Menteri/Kepala
Lembaga. Jika Kementerian/Lembaga belum memiliki Tata Naskah
Dinas, maka pertanyaan dalam Subaspek Penciptaan Arsip tidak perlu
dijawab, dan dalam penilaiannya tetap akan menjadi pembagi dengan
nilai standar 800.
a. Pembuatan Arsip
Lingkup ini terkait pengendalian naskah dinas keluar yang dilakukan
oleh Unit Kearsipan Jenjang Berikutnya sesuai wilayah
kewenangannya.
Bukti dukung yang diperlukan oleh pengawas adalah sarana
pengendalian naskah dinas keluar manual dan elektronik, registrasi
penomoran naskah dinas keluar dan pengiriman naskah dinas berupa
buku ekspedisi
b. Penerimaan Arsip
Lingkup ini terkait pengendalian naskah dinas masuk yang dilakukan
oleh Unit Kearsipan Jenjang Berikutnya sesuai wilayah
kewenangannya.
Unit kearsipan perlu menyiapkan portofolio berupa:
a. Sarana pencatatan naskah dinas masuk untuk melihat
pelaksanaan pencatatan naskah dinas yang masuk sebagai
27
bentuk pengendalian naskah dinas masuk. Selain itu, untuk
memastikan penerimaan surat dilaksanakan oleh petugas yang
berwenang dan penerimaan arsip diregistrasi oleh pihak yang
berwenang.
b. Buku ekspedisi/sarana pengiriman naskah dinas, untuk melihat
pelaksanaan pengiriman naskah dinas keluar sebagai bentuk
pengendalian naskah dinas keluar. Selain itu, untuk melihat
pelaksanaan penyampaian naskah dinas masuk kepada penerima
yang diberikan disposisi, sebagai bentuk pengendalian naskah
dinas masuk.
c. Lembar disposisi, untuk melihat pelaksanaan pengarahan naskah
dinas sebagai bentuk pengendalian naskah dinas masuk.
b. Subaspek Penggunaan Arsip

Pada Subaspek Penggunaan Arsip, Kementerian/Lembaga harus terlebih
dahulu memiliki Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
yang ditetapkan oleh Menteri/Kepala Lembaga. Jika
Kementerian/Lembaga belum memiliki Sistem Klasifikasi Keamanan dan
Akses Arsip Dinamis, maka pertanyaan dalam Subaspek Penggunaan
Arsip tidak perlu dijawab, dan dalam penilaiannya tetap akan menjadi
dalamnya:
1) Ketersediaan Arsip Inaktif
Pengawas melakukan pengamatan langsung ke tempat penyimpanan
arsip inaktif di unit kearsipan untuk memastikan terdapat arsip
inaktif yang siap dilayanankan/digunakan/ dipinjamkan. Diperlukan
juga daftar arsip inaktif yang ada di unit kearsipan sebagai portofolio
pada item pertanyaan ini.
2) Ketersediaan Prosedur Penggunaan Arsip Inaktif
Unit kearsipan perlu menyiapkan prosedur penggunaan
arsip/peminjaman arsip, dapat berupa pamflet berisi alur
peminjaman arsip yang dapat diambil dari kebijakan peminjaman
arsip yang berlaku di lingkungannya, atau dapat berupa SOP, atau
28
minimal ketersediaan dalam unit kearsipan Peraturan Menteri/
Kepala Lembaga yang di dalamnya mengatur peminjaman arsip.
3) Sarana Peminjaman Arsip
3.1. Unit kearsipan menggunakan Out Indicator untuk mengganti
arsip inaktif yang sedang dipinjam
Pengawas melakukan pengamatan langsung di unit kearsipan
untuk memastikan terdapat sarana out indicator yang
digunakan ketika arsip inaktif sedang dipinjam. Out Indicator
yang dimaksud pada poin 3.1 dapat berupa Out Sheet, Out
Guide, Out Boks, atau sarana yang sejenis.
3.2. Buku Peminjaman/Formulir Peminjaman
Pengawas melakukan pengamatan langsung di unit kearsipan
untuk memastikan terdapat sarana buku peminjaman/formulir
peminjaman dalam bentuk manual maupun elektronik
4) Penyajian Arsip Inaktif
4.1. Penyajian arsip inaktif bagi kepentingan pengguna internal
4.1.1. Unit kearsipan menyajikan arsip inaktif untuk
kepentingan pengguna internal
kearsipan dengan melihat sarana peminjaman arsip
untuk melihat arsip inaktif yang tersedia dapat disajikan
untuk kepentingan pengguna internal, yaitu penentu
kebijakan, pelaksana kebijakan, dan pengawas internal.
kepentingan pengguna internal berdasarkan sistem
bagi kepentingan pengguna internal berdasarkan Sistem
Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis yang telah
ditetapkan di lingkungannya. Apakah prosedurnya
peminjamannya sudah sesuai dengan kebijakan tersebut.
4.2. Penyajian arsip inaktif bagi kepentingan pengguna eksternal
kepentingan pengguna eksternal
29
kearsipan dengan melihat sarana peminjaman arsip
untuk melihat arsip inaktif yang tersedia dapat disajikan
untuk kepentingan pengguna eksternal, yaitu
publik/masyarakat, pengawas eksternal, dan penegak
hukum.
kepentingan pengguna eksternal berdasarkan sistem
bagi kepentingan pengguna eksternal berdasarkan
kebijakan tersebut.
c. Subaspek Pemeliharaan Arsip Inaktif

Pada Subaspek Pemeliharaan Arsip Inaktif, Kementerian/Lembaga harus
terlebih dahulu memiliki Klasifikasi Arsip yang ditetapkan oleh
Menteri/Kepala Lembaga. Jika Kementerian/Lembaga belum memiliki
Klasifikasi Arsip, maka pertanyaan dalam Subaspek Pemeliharaan Arsip
Inaktif tidak perlu dijawab, dan dalam penilaiannya tetap akan menjadi
dalamnya:
1) Asas Penataan Arsip Inaktif
1.1. Unit Kearsipan melaksanakan penataan arsip inaktif
berdasarkan asas asal usul (principle of provenance)
Asas asal usul adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip
tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip
(provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari
pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks
penciptaannya.
30
penyimpanan arsip inaktif untuk memastikan arsip inaktif
dikelompokkan berdasarkan masing-masing asal unit kerjanya.
1.2. Unit Kearsipan melaksanakan penataan arsip inaktif
berdasarkan asas aturan asli (principle of original order)
Asas aturan asli adalah asas yang dilakukan untuk menjaga
arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original
order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih
digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
penyimpanan arsip inaktif untuk memastikan arsip inaktif ditata
sebagaimana pemberkasan pada masa aktifnya. Dalam
kegiatan ini, pengawas bisa melakukan uji petik dengan
membandingkan daftar arsip inaktif yang dipindahkan dengan
daftar arsip inaktif yang disusun unit kearsipan.
2) Kegiatan Penataan Arsip Inaktif

2.1. Unit Kearsipan melakukan pengaturan fisik arsip inaktif dalam
rangka kemudahan penemuan kembali arsip inaktif
Pengawas dapat melakukan uji petik dengan meminta
arsiparis/pengelola arsip mencari arsip yang terdapat dalam
daftar arsip inaktif. Pengawas memastikan lokasi simpannya
tepat sesuai dalam daftar arsip inaktif serta waktu pencarian
relatif cepat.
2.2. Unit Kearsipan melaksanakan pengolahan informasi arsip yang
menghasilkan daftar informasi tematik, paling sedikit memuat
judul, pencipta arsip, uraian hasil pengolahan, dan kurun waktu.
Pengawas dalam menilai item pertanyaan ini perlu melihat
daftar arsip inaktif yang disusun unit kearsipan sebagai
portofolio.
2.3. Unit Kearsipan melaksanakan penyusunan daftar arsip inaktif
berdasarkan daftar arsip yang dipindahkan dari unit pengolah
Pengawas dalam menilai item pertanyaan ini perlu melihat
daftar arsip inaktif yang disusun unit kearsipan sebagai
portofolio. Pengawas dapat melakukan uji petik dengan
31
menyandingkan antara sampel daftar arsip inaktif yang
dipindahkan dengan daftar arsip inaktif yang disusun unit
kearsipan.
Jika Unit Kearsipan tidak menyusun daftar arsip inaktif sama
sekali, maka pertanyaan pada poin 2.4. harus dinyatakan
"Tidak".
2.4. Daftar arsip inaktif yang disusun oleh Unit Kearsipan telah
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
Pengawas mengamati kolom/komponen informasi yang
terdapat dalam daftar arsip inaktif harus sesuai ketentuan yaitu
sekurang-kurangnya terdiri dari pencipta arsip, unit pengolah,
nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun
waktu, jumlah, dan keterangan.
Apabila seluruh kolom/komponen informasi dalam daftar arsip
aktif dinyatakan 'Ada" maka pertanyaan poin 2.4 di atas harus
dinyatakan "Ya", namun jika terdapat kolom/komponen
pertanyaan poin 2.4 di atas harus dinyatakan "Tidak".
3) Penyimpanan Asip Inaktif

3.1. Unit Kearsipan melaksanakan penyimpanan arsip inaktif
penyimpanan arsip inaktif, memastikan terdapat arsip inaktif
yang disimpan oleh unit kearsipan.
3.2. Arsip media kertas/konvensional disimpan di dalam folder atau
sampul
penyimpanan arsip inaktif untuk melihat arsip media
kertas/konvensional disimpan di dalam folder atau sampul.
3.3. Arsip media kertas/konvensional yang disimpan di folder atau
sampul dimasukkan ke dalam boks arsip
kertas/konvensional disimpan di folder atau sampul dimasukkan
ke dalam boks arsip.
32
3.4. Folder atau sampul yang disimpan di dalam boks arsip
diletakkan di rak arsip (besi/baja)
kertas/konvensional disimpan dalam folder atau sampul yang
disimpan di dalam boks arsip diletakkan di rak arsip (besi/baja).
3.5. Arsip inaktif disimpan oleh unit kearsipan di ruang khusus
penyimpanan arsip inaktif (record center)
penyimpanan arsip inaktif untuk melihat arsip inaktif disimpan
oleh unit kearsipan di ruang khusus penyimpanan arsip inaktif
(record center).
Apabila unit kearsipan telah memiliki ruang penyimpanan arsip
inaktif saja (khusus arsip inaktif), belum dalam bentuk record
center yang sesuai ketentuan maka dinyatakan “Ya”.
3.6. Seluruh arsip yang disimpan oleh unit kearsipan telah terdaftar
ke dalam daftar arsip inaktif.
Pengawas dalam menilai item pertanyaan ini dapat melakukan
uji petik terhadap arsip inaktif yang paling lama dan paling baru
tahun penciptaannya, pengawas mengecek daftar arsip inaktif
apakah arsip tersebut telah terdaftar.
Jika terdapat arsip yang telah disimpan namun belum terdaftar
di dalam daftar arsip inaktif, maka pertanyaan poin 3.6 harus
dinyatakan "Tidak".
3.7. Arsip yang disimpan oleh Unit Kearsipan tidak melewati retensi
arsip inaktif sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Pengawas dapat mengamati daftar arsip inaktif, memastikan
bahwa arsip inaktif yang disimpan benar berdasarkan JRA tidak
melewati retensi simpan inaktif, melalui uji petik terhadap arsip
inaktif yang paling lama tahun penciptaannya disandingkan
dengan retensi simpan inaktif sesuai JRA yang berlaku.
Apabila pengawas mendapati arsip yang disimpan sudah
melewati retensi simpan inaktif, yang seharusnya sudah
“musnah” atau “permanen”, maka pertanyaan poin 3.7
dinyatakan “Tidak”.
33
Jika pencipta arsip belum memiliki JRA, maka pertanyaan poin
3.7 di atas harus dinyatakan "Tidak".
3.8. Penyimpanan arsip inaktif dilaksanakan dengan melakukan
penataan boks arsip pada rak secara berurut berdasarkan
nomor boks dan disusun berderet ke samping, dimulai dari rak
paling atas dan diatur dari posisi kiri menuju ke kanan.
Pengawas dapat mengamati daftar arsip inaktif, memastikan
bahwa penyimpanan arsip inaktif dilaksanakan dengan
melakukan penataan boks arsip pada rak secara berurut
berdasarkan nomor boks dan disusun berderet ke samping,
dimulai dari rak paling atas dan diatur dari posisi kiri menuju ke
kanan.
4) Alih Media Arsip Inaktif
Jika unit kearsipan melaksanakan alih media arsip inaktif, maka
berikan tanda √ pada kolom dengan pertanyaan “unit kearsipan
melaksanakan alih media arsip inaktif” dan berikan tanda √ pada
poin informasi di bawahnya sesuai kondisi faktual. Namun, jika unit
kearsipan tidak melaksanakan alih media arsip inaktif maka
kosongkan dan jangan memberikan tanda apapun pada seluruh
kolom informasi yang terkait dengan sub aspek alih media pada
formulir tersebut.
Pelaksanaan alih media arsip inaktif, tidak terdapat penilaian/skor

hanya sebagai informasi tambahan bagi pengawas.
Berikut tata cara pencarian informasi masing-masing item
pertanyaan di dalamnya:
4.1. Arsip inaktif yang dialihmediakan tetap disimpan oleh Unit
kearsipan
Pengawas melaksanakan uji petik terhadap arsip inaktif hasil
alih media dengan fisik arsip inaktifnya agar dipastikan masih
disimpan di tempat penyimpanan arsip inaktif.
4.2. Alih media arsip inaktif diautentikasi oleh pimpinan di
lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu
yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih
media
34
Pengawas mengamati pembubuhan tanda tertentu terhadap
arsip inaktif hasil alih media, misalnya pada hasil scan PDF/JPG
terdapat tanda tangan digital pimpinan unit kearsipan, atau jika
medianya masih sama yaitu kertas diberikan tanda legalisasi
bahwa sesuai dengan arsip aslinya.
4.3. Pelaksanaan alih media arsip inaktif disertai dengan pembuatan
berita acara alih media arsip
Unit kearsipan menyiapkan portofolio berupa berita acara alih
media arsip inaktif apabila terdapat pelaksanaan alih media
arsip inaktif.
4.4. Berita acara alih media arsip inaktif telah disusun sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan
Pengawas mengamati berita acara alih media arsip inaktif
memuat komponen informasi sebagai berikut: waktu
pelaksanaan, tempat pelaksanaan, jenis media, jumlah arsip,
keterangan proses alih media yang dilakukan, pelaksana,
penandatanganan oleh pimpinan unit kearsipan.
Apabila seluruh komponen informasi dalam berita acara alih
media arsip inaktif dinyatakan “Ada" maka pertanyaan poin 4.4.
harus dinyatakan "Ya", namun jika terdapat komponen
pertanyaan poin 4.4. harus dinyatakan "Tidak".
4.5. Pelaksanaan alih media arsip inaktif disertai dengan pembuatan
daftar arsip inaktif yang dialihmediakan.
Unit kearsipan menyiapkan portofolio berupa daftar arsip inaktif
yang dialihmediakan apabila terdapat pelaksanaan alih media
arsip inaktif.
4.6. Daftar arsip inaktif yang dialihmediakan telah disusun sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pengawas mengamati daftar arsip inaktif yang dialihmediakan
sekurang-kurangnya memuat kolom/komponen informasi
sebagai berikut: unit kearsipan, nomor urut, jenis arsip, jumlah
arsip, kurun waktu, dan keterangan.
Apabila seluruh kolom/komponen informasi dalam Daftar arsip
inaktif yang dialihmediakan dinyatakan “Ada" maka pertanyaan
35
poin 4.6. harus dinyatakan "Ya", namun jika terdapat
kolom/komponen informasi yang dinyatakan "Tidak
Ada/Kosong" maka pertanyaan poin 4.6. harus dinyatakan
"Tidak".
d. Subaspek Penyusutan Arsip

Pada Formulir ASKI bagi Unit kearsipan, Subaspek Penyusutan Arsip
menilai proses pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan sesuai wilayah kewenangannya, pemusnahan arsip, dan
penyerahan arsip statis.
1) Pemindahan arsip inaktif
1.1. Unit Kearsipan telah menerima pemindahan arsip inaktif dari
unit pengolah dalam lingkungan kewenangannya.
Pengawas melakukan pengamatan secara langsung pada
tempat penyimpanan arsip inaktif, mengamati arsip inaktif
dari unit pengolah telah dipindahkan ke unit kearsipan. Unit
kearsipan dapat menyajikan portofolio berupa nota dinas
pengantar pemindahan arsip dari unit pengoah. Apabila
pemindahan arsip sudah dilaksanakan sesuai ketentuan, maka
pengawas dapat melihat dari portofolio berupa berita acara
pemindahan dan lampirannya berupa daftar arsip inaktif yang
dipindahkan.
Jika Unit Kearsipan Kementerian/Lembaga dinyatakan Tidak
melaksanakan pemindahan arsip, maka seluruh poin terkait
pemindahan arsip di bawah ini harus dinyatakan Tidak.
1.2. Persentase unit pengolah yang sudah memindahkan arsip
inaktif ke unit kearsipan.
Dari hasil pengamatan langsung dan portofolio, pengawas
menghitung jumlah unit pengolah yang telah memindahkan
arsip inaktifnya dibagi jumlah unit pengolah di bawah
kewenangan unit kearsipan, dikali 100%.
1.3. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan
memperhatikan bentuk dan media arsip
36
Apabila pemindahan arsip inaktif telah dilengkapi dengan
berita acara pemindahan serta lampirannya berupa daftar
arsip inaktif yang dipindahkan sesuai ketentuan, maka dapat
dinyatakan “Ya”. Kondisi faktual dapat diperdalam melalui
wawancara untuk memastikan arsip inaktif yang dipindahkan
sudah dalam kondisi ditata oleh unit pengolah, bukan oleh unit
kearsipan. Arsip inaktif yang dipindahkan bukan diserahkan
dalam bentuk karungan atau arsip kacau.
1.4. Pemindahan arsip dari unit pengolah dilakukan terhadap arsip
yang telah melewati retensi arsip sesuai JRA
Pengawas dapat mengamati daftar arsip inaktif yang
dipindahkan, memastikan bahwa arsip inaktif yang
dipindahkan benar berdasarkan JRA sudah masuk retensi
simpan inaktif, melalui uji petik jenis arsip yang terdaftar di
daftar arsip inaktif yang dipindahkan, disandingkan dengan
retensi simpan inaktif sesuai JRA yang berlaku.
Jika pencipta arsip (Kementerian/Lembaga) belum
menetapkan/tidak memiliki JRA sesuai jenis arsip yang
dipindahkan, maka poin 1.4. harus dinyatakan Tidak.
1.5. Dalam pelaksanaan pemindahan arsip disertai dengan berita
acara pemindahan arsip
Pengawas dapat mengamati dari ketersediaan berita acara
pemindahan arsip inaktif. Pengawas menghitung jumlah unit
pengolah yang memindahkan arsip disertai berita acara
pemindahan dibagi jumlah unit pengolah sesuai wilayah
Jika pertanyaan pada Poin 1.5. dinyatakan "Tidak", maka
seluruh pertanyaan pada poin 1.6. dan Poin 1.7. harus
dinyatakan "Tidak".
1.6. Berita acara pemindahan arsip telah ditandatangani oleh
Pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja sebagai pihak yang
memindahkan
Pengawas dapat melihat pihak yang menandatangani berita
acara pemindahan arsip inaktif harus terdapat unsur pimpinan
unit pengolah sebagai pihak yang memindahkan arsip.
37
1.7. Berita acara pemindahan arsip telah ditandatangani oleh
Pimpinan Unit Kearsipan sebagai pihak yang menerima
Pengawas dapat melihat pihak yang menandatangani berita
acara pemindahan arsip inaktif harus terdapat unsur pimpinan
unit kearsipan sebagai pihak yang menerima pemindahan
arsip.
1.8. Dalam pelaksanaan pemindahan arsip disertai dengan daftar
arsip inaktif yang dipindahkan
Pengawas dapat mangamati dari ketersediaan daftar arsip
inaktif yang dipindahkan. Pengawas menghitung jumlah unit
pengolah yang memindahkan arsip disertai datar arsip inaktif
yang dipindahkan dibagi jumlah unit pengolah sesuai wilayah
Jika pertanyaan pada Poin 1.8. dinyatakan "Tidak", maka
seluruh pertanyaan pada poin 1.9. dan Poin 1.10. harus
dinyatakan "Tidak".
1.9. Daftar arsip inaktif yang dipindahkan telah ditandatangani
oleh Pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja seagai pihak yang
memindahkan
Pengawas dapat melihat pihak yang menandatangani lembar
yang memuat nomor arsip terakhir pada daftar arsip inaktif
yang dipindahkan harus terdapat unsur pimpinan unit
pengolah sebagai pihak yang memindahkan arsip.
1.10. Daftar arsip inaktif yang dipindahkan telah ditandatangani
oleh Pimpinan Unit Kearsipan sebagai pihak yang menerima
Pengawas dapat melihat pihak yang menandatangani lembar
yang memuat nomor arsip terakhir pada daftar arsip inaktif
yang dipindahkan harus terdapat unsur pimpinan unit
kearsipan sebagai pihak yang menerima pemindahan arsip.
2) Pemusnahan arsip
Apabila dalam kebijakan Kementerian/Lembaga MENGATUR
kewenangan Unit Kearsipan jenjang berikutnya untuk
melaksanakan pemusnahan, maka seluruh pernyataan terkait
pemusnahan arsip berlaku dan menjadi pembagi dalam penilaian.
38
Apabila dalam kebijakan Kementerian/Lembaga tidak mengatur
kewenangan Unit Kearsipan jenjang berikutnya untuk
melaksanakan pemusnahan, maka seluruh pernyataan terkait
pemusnahan arsip tidak berlaku dan tidak menjadi pembagi dalam
penilaian.
2.1. Unit Kearsipan Kementerian/Lembaga melaksanakan
pemusnahan arsip
Jika Unit Kearsipan Kementerian/Lembaga dinyatakan Tidak
melaksanakan pemusnahan arsip, maka seluruh poin terkait
pemusnahan arsip di bawahnya harus dinyatakan Tidak.
2.2. Pemusnahan arsip dilaksanakan sesuai prosedur
Pengawas dapat melakukan verifikasi dokumen yang tercipta
dalam proses pemusnahan arsip, sehingga setiap tahapan dari
poin 2.2.1. s.d. 2.2.14 jelas dilaksanakan atau tidak.
Arsip yang tercipta dalam proses tersebut dan perlu disiapkan
oleh unit kearsipan sebagai portofolio, yaitu:
a. Keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
b. Notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan
penilaian;
c. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada
pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip
yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat
untuk dimusnahkan;
d. Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
e. Surat persetujuan dari Kepala ANRI;
f. Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan
pelaksanaan pemusnahan arsip;
g. Berita acara pemusnahan arsip; dan
h. Daftar arsip yang dimusnahkan.
2.3. Menyimpan arsip yang tercipta dalam pelaksanaan
pemusnahan arsip dan memperlakukannya sebagai arsip vital.
Pengawas melakukan pengamatan secara langsung pada
tempat penyimpanan arsip yang tercipta dalam pelaksanaan
pemusnahan arsip. Jika arsip tersebut disimpan di lemari besi
tahan api atau dilakukan duplikasi dan pemencaran maka
39
dinyatakan “Iya”, namun jika diperakukan sebagaimana arsip
aktif lainnya disimpan dalam filing cabinet, maka dinyatakan
“Tidak”.
3) Penyerahan arsip statis
3.1. Unit Kearsipan jenjang berikutnya mempersiapkan
penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (koordinasi
penyerahan arsip dengan Unit Kearsipan I)
Pengawas dapat mengamati dari portofolio berupa nota dinas
koordinasi penyerahan arsip dengan unit kearsipan I.
3.2. Unit Kearsipan jenjang berikutnya melaksanakan penyeleksian
dan pembuatan daftar arsip usul serah
Pengawas dapat mengamati dari portofolio berupa daftar arsip
usul serah yang dibuat oleh unit kearsipan jenjang berikutnya.
D. Aspek Sumber Daya Kearsipan Unit Kearsipan
a. Subaspek Sumber Daya Manusia Kearsipan

Pada Formulir ASKI bagi Unit kearsipan, Subaspek Sumber Daya Manusia
Kearsipan menilai pejabat struktural, arsiparis, dan pengelola arsip.
1) Pejabat Struktural
1.1. Unit kearsipan dipimpin oleh pejabat struktural
Pengawas dapat menilai item pertanyaan ini dengan mengamati
portofolio berupa keputusan penempatan pejabat struktural pada
unit kearsipan.
1.2. Dalam pelaksanaan fungsi dan tugasnya, pimpinan unit
kearsipan bertanggung jawab terhadap perencanaan,
penyusunan program, pengaturan kegiatan kearsipan,
pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan, pengelolaan
sumber daya kearsipan, monitoring dan evaluasi.
Pengawas dapat menilai item pertanyaan ini melalui mengamati
portofolio berupa uraian tugas pejabat struktural pada unit
kearsipan.
1.3. Kompetensi
Pejabat struktural pada unit kearsipan dinilai berkompetensi
apabila berlatar belakang pendidikan S1 Bidang Kearsipan atau
sarjana selain bidang kearsipan dan telah mengikuti serta lulus
40
Pendidikan dan Pelatihan Teknis bagi Pejabat Struktural
Kearsipan.
Unit kearsipan perlu menyajikan portofolio berupa Ijazah S1
Bidang Kearsipan atau STTPL Pendidikan dan Pelatihan Teknis
bagi Pejabat Struktural Kearsipan atas nama pejabat struktural
dimaksud.
2) Arsiparis
Pada Formulir ASKI bagi Unit kearsipan, keberadaan arsiparis harus
dinilai.
2.1. Ketersediaan
2.1.1. Unit kearsipan telah terdapat arsiparis
Pengawas menilai ketersediaan arsiparis dari portofolio
berupa Surat Keputusan penempatan arsiparis di unit
kearsipan.
2.1.2. Jumlah arsiparis pada Unit kearsipan telah sesuai dengan
analisis beban kerja kearsipan
Unit kearsipan perlu menyajikan penghitungan analisis
beban kerja (ABK) kearsipan di unit kearsipannya, untuk
selanjutnya pengawas bandingkan jumlah kebutuhan yang
tertera dalam hasil pengitungan ABK dengan ketersediaan
arsiparis di unit kearsipan.
2.2. Kedudukan Hukum
2.2.1. Kemandirian
Kemandirian adalah dalam melaksanakan fungsi dan tugas
arsiparis berpegang pada kompetensi yang dimiliki.
pelaksanaan fungsi dan tugas arsiparis di unit kearsipan.
Metode untuk memperoleh informasi dapat dilakukan
melalui pengamatan langsung hasil kerja arsiparis di unit
kearsipannya, dan dilengkapi dengan wawancara pimpinan
serta pengelola arsip di lingkungannya.
2.2.2. Independen
Independen adalah bebas dari pengaruh pihak mana pun
dalam melaksanakan kewenangannya berdasarkan pada
41
kaidah-kaidah kearsipan dan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
dalam pelaksanaan fungsi dan tugas arsiparis di unit
kearsipan sesuai pada kaidah kearsipan. Metode untuk
memperoleh informasi dapat dilakukan melalui pengamatan
langsung hasil kerja arsiparis di unit kearsipannya, dan
dilengkapi dengan wawancara pimpinan serta pengelola
arsip di lingkungannya.
2.3. Kewenangan
2.3.1. Melaksanakan tugas pokok arsiparis
pelaksanaan fungsi dan tugas arsiparis di unit kearsipan.
Tugas pokok arsiparis di unit kearsipan adalah mengelola
arsip inaktif, melakukan pembinaan kearsipan, mengolah
dan menyajikan arsip menjadi informasi.
2.3.2. Memiliki kewenangan kearsipan
upaya arsiparis dalam menutup informasi arsip inaktif yang
disimpannya kepada pihak yang tidak berwenang.
2.4. Kegiatan arsiparis di unit kearsipan
2.4.1. Pengelolaan Arsip Inaktif
Pengawas dapat melihat bukti kerja arsiparis pada poin ini
yaitu terkelolanya arsip inaktif di unit kearsipan
penempatannya, dengan terdapat portofolio daftar arsip
inaktif.
2.4.2. Pembinaan Kearsipan
yaitu terlaksananya pembinaan kearsipan pada unit
pengolah di wilayah kewenangan unit kearsipan
penempatannya, dengan terdapat portofolio laporan
pembinaan kearsipan.
2.4.3. Pengolahan dan Penyajian Arsip menjadi Informasi
yaitu tersajinya informasi arsip inaktif di unit kearsipan
42
penempatannya, dengan terdapat portofolio daftar arsip
inaktif.
2.5. Kompetensi
Arsiparis perlu memenuhi persyaratan kompetensi sebagai
berikut:
a. Apabila arsiparis berlatar belakang pendidikan formal di
bidang selain bidang kearsipan, maka harus mengikuti dan
lulus Diklat Fungsional Arsiparis. Hal ini dibuktikan dengan
STTPL Diklat Fungsional Arsiparis.
b. Apabila arsiparis berlatar belakang pendidikan formal di
bidang kearsipan, perlu dibuktikan dengan ijazah pendidikan
tersebut.
c. Apabila arsiparis merupakan hasil proses inpassing, maka
perlu lulus uji kompetensi/sertifikasi bagi arsiparis. Hal ini
perlu dibuktikan dengan sertifikat sertifikasi bagi arsiparis.
2.6. Sertifikasi Kearsipan
portofolio sertifikat sertifikasi bagi arsiparis. Arsiparis perlu
mengikuti sertifikasi bagi arsiparis baik dalam rangka prasyarat
inpassing, kenaikan jenjang jabatan, maupun uji kompetensi
teknis kearsipan. Penilaian item pertanyaan ini dengan cara
membagi jumlah arsiparis yang telah mengikuti dan lulus
sertifikasi kearsipan dengan jumlah arsiparis yang tersedia di unit
kearsipan, dikali 100%.
2.7. Pengembangan SDM Kearsipan (melalui kegiatan pemberian
diklat, sosialisasi, workshop, bimbingan teknis dan sejenisnya
yang diberikan dalam rangka peningkatan kompetensi Arsiparis)
portofolio sertifikat kegiatan pemberian diklat, sosialisasi,
workshop, bimbingan teknis dan sejenisnya yang diberikan dalam
rangka peningkatan kompetensi Arsiparis.
arsiparis yang telah mengikuti pengembangan SDM kearsipan
dengan jumlah arsiparis yang tersedia di unit kearsipan, dikali
100%.
43
3) Pengelola Arsip
Pengelola arsip adalah pegawai negeri atau pegawai lainnya yang
menduduki jabatan yang fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya
melaksanakan kegiatan kearsipan.
Pada unit kearsipan, apabila dalam analisis beban kerja dan peta
jabatan tidak terdapat pengelola arsip, maka nilai standar untuk
pengelola arsip dinyatakan 0 dan tidak menjadi pembagi.
3.1. Unit kearsipan memiliki pengelola arsip
Pengawas melihat ketersediaan pengelola arsip dengan
berdasarkan definisi operasional di atas, atau dapat pula pengelola
arsip ditetapkan melalui Surat Keputusan Pimpinan atau Surat
Tugas.
3.2. Persyaratan Kompetensi Pengelola Arsip
Pengelola arsip perlu mengikuti pendidikan dan pelatihan teknis
kearsipan. Pengawas menilai item pertanyaan ini melalui
ketersediaan portofolio berupa STTPL pendidikan dan pelatihan
teknis kearsipan bagi pengelola arsip.
pengelola arsip yang telah mengikuti pendidikan dan pelatihan
teknis kearsipan dengan jumlah pengelola arsip yang tersedia di
unit kearsipan, dikali 100%.
3.3. Pengembangan SDM Kearsipan (Nondiklat Teknis)
Pengelola arsip perlu mengikuti pengembangan SDM kearsipan
(nondiklat teknis). Pengawas menilai item pertanyaan ini melalui
ketersediaan portofolio sertifikat kegiatan pemberian diklat,
sosialisasi, workshop, bimbingan teknis dan sejenisnya yang
diberikan dalam rangka peningkatan kompetensi.
pengelola arsip yang telah mengikuti pengembangan SDM
kearsipan dengan jumlah pengelola arsip yang tersedia di unit
kearsipan, dikali 100%.
3.4. Pengelola arsip telah melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang
dibuktikan dengan indikator :
44
3.4.1. Arsip inaktif yang telah disimpan dengan menggunakan
media penyimpanan yang sesuai
Pengawas dapat menilai dengan melakukan pengamatan
langsung untuk memastikan bahwa arsip inaktif yang telah
disimpan dengan menggunakan media penyimpanan yang
sesuai. Apabila masih terdapat arsip disimpan tidak sesuai
dengan medianya maka dinyatakan “Tidak”.
3.4.2. Arsip inaktif tertata dan terpelihara dengan baik
Pengawas dapat menilai dengan melakukan pengamatan
langsung untuk memastikan bahwa arsip inaktif tertata dan
terpelihara dengan baik, sehingga tidak terkendala dalam
pencarian kembali arsip inaktif yang dibutuhkan.
Selanjutnya, pengawas mengisi data arsiparis dan
pengelola arsip yang terdapat di unit kearsipan.
b. Subaspek Prasarana dan Sarana Kearsipan

Pada unit kearsipan, Subaspek Prasarana dan Sarana Kearsipan menilai
ketersediaan gedung penyimpanan arsip inaktif (record center).
Pengawas melakukan pengamatan langsung ke record center untuk
menilai gedung dan struktur gedung, ruangan, peralatan kearsipan, dan
boks.
1) Struktur Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif
1.1. Lokasi
Pengawas mengamati bahwa lokasi gedung tidak berada di
daerah rawan gempa, rawan banjir, berdekatan dengan
penyimpanan bahan mudah meledak (seperti tempat pengisian
bahan bakar, penyimpanan bubuk mesiu dan senjata, kantin,
parkir kendaraan bermotor), berdekatan dengan pemukiman
penduduk dan pabrik, berdekatan dengan lingkungan yang
memiliki kandungan polusi udara tinggi, serta lokasi mudah
dijangkau untuk pengiriman, penggunaan maupun transportasi
pegawai.
1.2. Tersedia sistem pengairan (drainage) yang baik
45
Pengawas mengamati langsung ketersediaan drainage sebagai
bagian dari struktur gedung, sehingga apabila terdapat aliran
air di dalam gedung, dapat langsung mengalir ke saluran secara
cepat.
2) Ruangan
2.1. Ruangan Kerja
2.1.1. Ruang transit
Pengawas mengamati secara langsung ketersediaan
ruang transit arsip, yaitu ruang yang digunakan untuk
transit arsip yang baru masuk dari unit pengolah,
sebelum dilakukan pengolahan arsip.
2.1.2. Ruang layanan
ruang layanan arsip, yaitu ruang yang digunakan untuk
melakukan layanan arsip bagi pengguna yang
membutuhkan arsip.
2.1.3. Ruang pengolahan arsip inaktif
ruang pengolahan arsip inaktif, yaitu ruang yang
digunakan untuk melakukan pengolahan arsip inaktif
yang berasal dari unit pengolah.
2.2. Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif
2.2.1. Memiliki pintu darurat untuk memindahkan arsip jika
terjadi bencana
pintu darurat untuk memindahkan arsip jika terjadi
bencana. Jika keberadaan pintu darurat tidak tersedia,
pengawas dapat mengamati ketersediaan jendela
darurat yang dilengkapi anak tangga di bawahnya.
2.2.2. Standar suhu dan kelembaban untuk ruang simpan
arsip tidak lebih dari 27 derajat C dan kelembaban tidak
lebih dari 60 %
Pengawas mengukur suhu dan kelembaban ruang
simpan arsip inaktif tidak lebih dari 27 derajat C dan
kelembaban tidak lebih dari 60 %, atau apabila tersedia
46
alat ukur suhu dan kelembaban, pengawas dapat
langsung melakukan pengamatan.
2.2.3. Terdapat pembatasan akses masuk ke ruang
penyimpanan arsip inaktif
pembatasan akses masuk ke ruang simpan arsip inaktif,
misalnya dengan pengaturan petugas pemegang kunci
ruang simpan arsip, penggunaan ID card atau sidik jari
petugas yang ditunjuk.
2.2.4. Memiliki ruang khusus penyimpanan arsip audiovisual
ruang khusus penyimpanan arsip audiovisual, meskipun
arsip audio visual belum diolah atau bahkan belum
dipindahkan dari unit pengolah.
2.2.5. Memiliki pencahayaan yang tidak menyilaukan dan
terlindung dari sinar matahari langsung
Pengawas mengamati secara langsung pada siang hari
ruang simpan arsip inaktif tidak boleh terpapar sinar
matahari secara langsung dengan intensitas yang
terlalu tinggi karena akan berakibat pada rusaknya fisik
arsip inaktif yang disimpan di ruang tersebut.
2.2.6. Bangunan tidak terbuat dari kayu agar terhindar dari
rayap
Pengawas mengamati secara langsung bangunan tidak
terbuat dari kayu agar terhindar dari rayap.
3) Peralatan
Pengawas melakukan pengamatan langsung terkait penggunaan
peralatan kearsipan dalam record center, dengan item pertanyaan
sebagai berikut:
3.1. Dilengkapi dengan alat perlindungan bahaya kebakaran
3.1.1. Fire alarm system
3.1.2. Heat/smoke detector
3.1.3. Hydran dan atau tabung pemadam kebakaran
47
3.2. Arsip ditempatkan pada rak penyimpanan arsip inaktif sesuai
ketentuan perundang-undangan
3.2.1. Jenis dan bahan rak, apabila terdapat salah satu dari
poin di bawah ini tidak sesuai maka item pertanyaan
dapat dinyatakan “Tidak”.
✓ Rak untuk jenis arsip kertas yakni rak besi anti
karat.
✓ Rak untuk jenis arsip kertas berupa arsip peta
yakni laci besi anti karat
✓ Rak untuk jenis arsip foto yakni rak besi anti karat
3.2.2. Jarak antara rak dan tembok 70-80 cm dan jarak
antara baris rak yang satu dengan yang lainnya 100-
110 cm
3.3. Arsip disimpan dengan menggunakan media penyimpanan
arsip yang sesuai, apabila terdapat salah satu dari poin di
bawah ini tidak sesuai maka item pertanyaan dapat
dinyatakan “Tidak”.
✓ Container untuk jenis arsip kertas yakni boks arsip
✓ Container untuk jenis arsip kertas berupa arsip peta yakni
tabung atau laci sesuai ukuran
✓ Container untuk jenis arsip foto yakni amplop (1 amplop
berisi 1 lembar foto) dan dimasukan pada boks arsip foto
3.4. Terdapat alat pengatur suhu dan kelembaban
Pengawas mngamati ketersediaan alat dehumidifier yang
berfungsi untuk mengatur kelembapan, Air Conditioner yang
berfungsi untuk mengatur suhu, dan thermo hygrometer
yang berfungsi untuk mengukur suhu dan kelembapan.
3.5. Dilengkapi dengan alat pengamanan dan kontrol
Pengawas mengamati ketersediaan CCTV (Closed Circuit
Television), yang terkoneksi ke monitor di ruang instalasi
teknis atau pengamanan pintu secara otomatis,
menggunakan kontrol akses ID card atau sidik jari pengguna.
48
4) Boks
4.1. Spesifikasi
4.1.1. Boks Arsip terbuat dari Karton gelombang, yaitu karton
yang dibuat dari beberapa lapisan kertas medium
bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan
pelapisnya
4.1.2. Keadaan lembaran rata, tidak kotor, tidak berlubang dan
tidak kisut.
4.2. Bentuk dan Ukuran
4.2.1. Bentuk Boks Arsip adalah kotak empat persegi
4.2.2. Terdapat ventilasi udara berupa lubang pada sisi depan
dan belakang boks arsip. Lubang ventilasi udara untuk
boks besar berdiameter 3 cm, untuk boks kecil
berdiameter 2.5 cm
4.2.3. Ukuran boks
Boks arsip kecil : 37 x 9 x 27
Boks arsip besar : 37 x 19 x 27
4.2.4. Boks Arsip berwarna dasar coklat, coklat muda, biru
muda atau warna lain yang tidak menyilaukan atau
terlalu gelap.
49
LATIHAN
1. Data dukung apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan pengisian

Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal pada Aspek Pengelolaan Arsip
Dinamis?
2. Verifikasi lapangan dilakukan pada objek apa saja untuk memenuhi
pengisian Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal pada Aspek
Pengelolaan Arsip Dinamis?
3. Data dukung apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan pengisian
Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal pada Aspek Sumber Daya
Kearsipan?
4. Verifikasi lapangan dilakukan pada objek apa saja untuk memenuhi
pengisian Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal pada Aspek Sumber
Daya Kearsipan?
A. TEST FORMATIF
1. Aspek apa saja yang menjadi penilaian dalam formulir Audit Sistem
Kearsipan Internal (ASKI) ...
a. Pengelolaan Arsip Dinamis dan Pengelolaan Arsip Statis
b. Pengelolaan Arsip Dinamis dan Sumber Daya Kearsipan
c. Kebijakan dan Pengelolaan Arsip Dinamis
d. Pengelolaan Arsip Statis dan Kebijakan
2. Untuk menilai Sub Aspek Penciptaan Arsip, pencipta arsip disyaratkan harus
memiliki ...
a. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
b. Jadwal Retensi Arsip
c. Tata Naskah Dinas
d. Klasifikasi Arsip
3. Untuk menilai Sub Aspek Penggunaan Arsip, pencipta arsip disyaratkan
harus memiliki ...
50
4. Untuk menilai Sub Aspek Pemeliharaan Arsip, pencipta arsip disyaratkan
harus memiliki ...
5. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip yang terdiri
dari kegiatan:
a. Pemindahan arsip inaktif, preservasi arsip, dan pengolahan arsip
b. Pemusnahan arsip, pemeliharaan arsip, dan pengolahan arsip
c. Pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip
statis
d. Pengolahan arsip, layanan arsip, dan pemusnahan arsip
51
POKOK BAHASAN -2
TATA CARA PENILAIAN FORMULIR AUDIT SISTEM
KEARSIPAN INTERNAL KEMENTERIAN/LEMBAGA
Penilaian hasil audit kearsipan diberikan berdasarkan hasil pengamatan atau

verifikasi lapangan dan uji petik. Tim Pengawas Kearsipan melaksanakan penilaian
hasil audit kearsipan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Setiap item dengan jawaban ”Ya” diberikan nilai 100 dan setiap jawaban
“Tidak” diberikan nilai 0, kecuali pada beberapa item tertentu sebagai
berikut:
1) Untuk item pertanyaan yang memerlukan sampel dalam proses
pengawasan, penilaian dilaksanakan dengan ketentuan Jumlah sampel
yang memenuhi kriteria dibagi jumlah sampel yang diuji dikalikan 100
atau dengan rumus:
2) Untuk item pernyataan yang terdapat isian persentase, maka penilaian

diberikan berdasarkan persentase yang diperoleh. Seperti pada Formulir
Audit Sistem Kearsipan Internal Subaspek Pemeliharaan Arsip pada point
2.4, maka nilai yang diperoleh adalah berdasarkan isian pada kolom
persentase.
b. Setelah semua item pernyataan terisi dengan skor, maka jumlahkan seluruh
skor yang diperoleh untuk masing-masing formulir/sub aspek.
c. Hasil penjumlahan dibagi dengan nilai standar dikalikan 100% maka akan
diperoleh nilai pada aspek/sub aspek tersebut.
d. Nilai yang diperoleh dari perhitungan huruf c dikalikan dengan bobot maka
akan diperoleh nilai akhir pada aspek/sub aspek tersebut.
e. Untuk setiap aspek akan diberikan bobot dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Jumlah Bobot Maksimal adalah 100 yang dibagi secara proporsional
untuk setiap aspek pengawasan.
2) Jumlah bobot minimal untuk satu aspek adalah sebanyak 40%.
52
3) Pada setiap aspek, masing-masing sub aspek diberikan bobot sesuai
dengan jumlah yang ada sehingga mencapai bobot 100.
a) Pada Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis terdapat 4 sub aspek, maka
setiap sub aspek diberi bobot secara proporsional dengan ketentuan
bahwa bobot minimal per sub aspek sebesar 20%.
b) Pada Aspek Sumber Daya Kearsipan terdapat 2 sub aspek, maka
setiap sub aspek diberi bobot secara proporsional dengan ketentuan
bahwa bobot minimal per sub aspek sebesar 40%.
4) Nilai aspek diperoleh dari penjumlahan nilai yang telah dibobot dari
setiap sub aspek.
5) Nilai pengawasan diperoleh dari penjumlahan nilai yang diperoleh dari
setiap aspek.
Contoh rekapitulasi nilai audit sistem kearsipan internal
NILAI
NILAI JUMLAH NILAI
NO ASPEK/SUB ASPEK SUB BOBOT
STANDAR SKOR AKHIR
ASPEK
PENGELOLAAN ARSIP
1
DINAMIS
1.1. Penciptaan Arsip 3200 2900 90,63 30% 27,19
1.2. Penggunaan Arsip 700 550 78,57 20% 15,71
1.3. Pemeliharaan Arsip 2300 2000 86,96 25% 21,74
1.4. Penyusutan Arsip 1200 1000 83,33 25% 20,83
JUMLAH NILAI PAD
7400 100% 85,47
(1.1+1.2+1.3+1.4)
NILAI PAD (Jumlah
Nilai Akhir PAD x 50% 43,58
Bobot PAD)
SUMBER DAYA
2
KEARSIPAN
2.1. SDM Kearsipan 1600 1300 81,25 60% 48,75
Prasarana dan Sarana
2.2. 2100 2100 100,00 40% 40,00
Kearsipan
JUMLAH NILAI SDK
3700 100% 88,75
(2.1 + 2.2)
53
NILAI
NILAI JUMLAH NILAI
NO ASPEK/SUB ASPEK SUB BOBOT
STANDAR SKOR AKHIR
ASPEK
NILAI SDK (Jumlah
Nilai Akhir SDK x 50% 45,95
Bobot SDK)
TOTAL (NILAI PAD +
100% 89,53
NILAI SDK)
Maka perolehan nilai Fomulir Audit Sistem Kearsipan Internal pada unit pengolah
adalah 89,53 dengan kategori A (Memuaskan).
54
LATIHAN
1. Pada sub aspek penciptaan arsip, naskah dinas berupa nota dinas/memo, surat
perintah, dan surat dinas keluar dibutuhkan berapa sampel?
2. Pada saat merekapitulasi nilai, berapa persen pengaturan pembobotan nilai
pada Audit Sistem Kearsipan Internal?
A. TEST FORMATIF
1. Jumlah Bobot Maksimal adalah 100 yang dibagi secara proporsional untuk
setiap aspek pengawasan. Jumlah bobot minimal untuk satu aspek adalah
sebanyak...
a. 60%
b. 50%
c. 40%
d. 30%
2. Pada Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis terdapat 4 sub aspek, maka setiap
sub aspek diberi bobot secara proporsional dengan ketentuan bahwa
bobot minimal per sub aspek sebesar...
a. 50%
b. 40%
c. 30%
d. 20%
3. Pada Aspek Sumber Daya Kearsipan terdapat 2 sub aspek, maka setiap
sub aspek diberi bobot secara proporsional dengan ketentuan bahwa
bobot minimal per sub aspek sebesar...
a. 60%
b. 50%
c. 40%
d. 30%
55
PENUTUP
Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa, Modul Instrumen Audit Sistem Kearsipan
Internal Kementerian Lembaga sebagai bahan ajar Bimbingan Teknis Pengawasan
Kearsipan dapat disusun dengan segala kekurangannya.
Pengembangan modul yang masih sangat sederhana ini diharapkan dapat terus
dilakukan dengan memperhatikan kondisi kedepannya serta masukan dari seluruh
pihak baik pengajar maupun peserta bimbingan teknis pengawasan kearsipan.
56

Modul - Formulir Aski KL

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul - Formulir Aski KL

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BIMTEK ONLINE 2020

Arsip Nasional Republik Indonesia melalui Pusat Akreditasi Kearsipan

Jakarta, Mei 2020

Zita Asih Suprastiwi

KATA PENGANTAR .................................................................................... i

Pengawasan kearsipan merupakan proses kegiatan dalam menilai kesesuaian

Mata pengajaran terkait Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal dapat

Dengan mengikuti dan menyelesaikan mata pengajaran ini diharapkan peserta

D. Tujuan Pembelajaran Khusus

Setelah mengikuti mata pengajaran ini, peserta Bimbingan Teknis Pengawasan

Tata Cara Penilaian pada

Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) bagi Kementerian/Lembaga

A. Formulir ASKI bagi Unit Pengolah

1. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis

a. Subaspek Penciptaan Arsip

Unit pengolah perlu menyiapkan serta 10 sampel naskah dinas tertentu

b. Subaspek Penggunaan Arsip

c. Subaspek Pemeliharaan Arsip

Daftar Isi Berkas sekurang-kurangnya terdiri dari kolom/

Apabila didapati daftar arsip aktif dalam bentuk digabung

Apabila seluruh kolom/komponen informasi dalam daftar arsip

1.6. Unit Pengolah menyampaikan daftar arsip aktifnya kepada

Pelaksanaan alih media arsip aktif, tidak terdapat penilaian/skor

Apabila seluruh komponen informasi dalam berita acara alih

Apabila seluruh kolom/komponen informasi dalam daftar

5) Pemberkasan dan Pelaporan Arsip Terjaga

d. Subaspek Penyusutan Arsip

Unit pengolah melaksanakan pemindahan arsip inaktif tidak secara

Apabila unit pengolah tidak melaksanakan pemindahan arsip inaktif

2) Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan

Jika Kementerian/Lembaga belum menetapkan JRA di lingkungannya

5) Berita acara pemindahan arsip ditandatangani oleh

Apabila didapati daftar arsip inaktif yang dipindahkan dalam bentuk

Apabila seluruh kolom/komponen informasi dalam daftar arsip inaktif

B. Aspek Sumber Daya Kearsipan Unit Pengolah

1. Subaspek Sumber Daya Manusia Kearsipan

2. Subaspek Prasarana dan Sarana Kearsipan

C. Formulir ASKI bagi Unit Kearsipan

1. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis

a. Subaspek Penciptaan Arsip

b. Subaspek Penggunaan Arsip

c. Subaspek Pemeliharaan Arsip Inaktif

2) Kegiatan Penataan Arsip Inaktif

3) Penyimpanan Asip Inaktif

Pelaksanaan alih media arsip inaktif, tidak terdapat penilaian/skor

d. Subaspek Penyusutan Arsip

D. Aspek Sumber Daya Kearsipan Unit Kearsipan

a. Subaspek Sumber Daya Manusia Kearsipan

b. Subaspek Prasarana dan Sarana Kearsipan

1. Data dukung apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan pengisian

Penilaian hasil audit kearsipan diberikan berdasarkan hasil pengamatan atau

2) Untuk item pernyataan yang terdapat isian persentase, maka penilaian

Anda mungkin juga menyukai