Universidad Tecnolgica de Panam

Almacn General
Cdigo:

PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIN DE PUNTOS DE PEDIDOS

1. Introduccin:

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Trimestralmente el funcionario encargado del Almacn General debe realizar la verificacin oportuna de los niveles de existencia y las proyecciones del gasto para as determinar el reabastecimiento del Inventario de Consumo. 2. Objetivos del procedimiento: Verificar trimestralmente el punto de pedidos para los materiales y suministros generales del Almacn General. 3. Campo de aplicacin: Almacn General. 4. Definiciones: Requisicin: es un documento que se elabora con el fin de notificar al departamento de compras que se tiene una necesidad y que esta debe ser cubierta lo antes posible, en este documento van descritas por renglones las necesidades de materiales o bienes y las especificaciones necesarias requerida por el Departamento de Compras Objeto de Gasto: cada grupo de materiales o artculos son clasificado de acuerdo a un objeto de gasto que se le asigna un numero representativo Inventario de consumo: son todos los artculos que se mantienen en el inventario perpetuo, para el suministro a las diferentes unidades. Reabastecimiento: mantener un nivel de inventario suficiente de materiales de consumo para garantizar as un suministro continuo y oportuno para poder cumplir con los requerimientos de todas las unidades.
Fecha de actualizacin:31/05/2006. Documentado: Ing. Aranzazu Berbey lvarez. Oficial de Calidad Institucional. Estudiante de Prctica Profesional: Csar Augusto Paredes Fernndez. Rev.02 PCUTP-AG-01-2006

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4. Definiciones:

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Stock: anglicismos utilizado para denominar a los artculos en estado de almacenamiento. Pedido: encargo hecho a un fabricante o un vendedor, de gneros de su fabricante. 5. Referencias: Manual de usuario del modulo de Almacn del SIIAF. Folleto gua de objetos de gasto para el gobierno panameo. 6. Descripcin-metodologa: a. El jefe del almacn verifica que es fecha de realizar el proceso. b. El captador de datos imprime el INFORME DE EXISTENCIA DEL INVENTARIO DE UTILES Y MATERIALES DE OFICINA en el cual se detallan los artculos, cantidad y precio unitario y es generado por el modulo de almacn del SIIAF. c. El jefe del almacn verifica rengln por rengln cada uno de los artculos con el fin de saber que debe pedir y que cantidad. Esto se debe hacer con la ayuda de datos estadsticos y considerando la tendencia de consumo de los distintos artculos en cuestin. d. El jefe del almacn debe hacer los pedidos basndose en la asignacin presupuestaria y el tiempo de consumo, tomando como referencia el INFORME DE EXISTENCIA DE INVENTARIOS DE UTILES DE OFICINA. Con el objeto de llenar el formulario de requisicin de materiales. (ver anexos) e. El jefe del almacn registra manualmente los pedidos agrupados por objeto de gasto en un documento llamado CONTROL DE PEDIDOS DEL AO CORRESPONDIENTE
Fecha de actualizacin:31/05/2006. Documentado: Ing. Aranzazu Berbey lvarez. Oficial de Calidad Institucional Estudiante de Prctica Profesional: Csar Augusto Paredes Fernndez Rev.02 PCUTP-AG-01-2006

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6. Descripcin-metodologa: e.

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(descripcin, unidad, existencia, precio, fecha de pedido, requisicin y cantidad por pedido).

7. Manejo y archivo de procedimientos: Cada destinatario del rea es responsable del correcto manejo y archivo de los procedimientos. Entindase por archivo, la accin de mantener los procedimientos en lugares seguros, apropiados y de fcil acceso para su consulta, revisin o puesta al da. 8. Anexos: ACUTP-AG-01A-2006 Hoja de CONTROL DE PEDIDOS DEL AO CORRESPONDIENTE ACUTP-AG-01B-2006 Modelo de INFORME DE EXISTENCIAS DE INVENTARIO DE UTILES DE OFICINA. Nota: Se ha adjuntado el modelo de este documento con propsitos metodolgicos- descriptivos para la mejor comprensin y entendimiento de este procedimiento.

Fecha de actualizacin:31/05/2006. Documentado: Ing. Aranzazu Berbey lvarez. Oficial de Calidad Institucional Estudiante de Prctica Profesional: Csar Augusto Paredes Fernndez __________________________ Lic. Saturnino Huertas Jefe del Almacn General Rev.02 ________________________ Ing. Dalys Guevara Directora Administrativa PCUTP-AG-01-2006