BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada sebuah organisasi terdapat beberapa fungsi (pemasaran, keuangan, SDM,
produk dan lainnya), dimana masing-masing mempunyai aktivitas dan deskripsi
pekerjaan yang berbeda satu sama lainnnya. Bagaimana organisasi dapat memadukan
semua komponen tersebut guna mencapai tujuannya ?. Pemaduan tersebut memerlukan
perencanaan organisasi sebagai sebuah sistem, yang akan menjelaskan bagaimana
hubungan bagian penjualan kredit pada departemen pemasaran dengan
bagian treasurer pada departemen keuangan maupun hubungan lain yang terdapat dalam
organisasi.
Sementara itu, aktivitas pekerjaan pada bagian administrasi (perkantoran) sebagian
besar menghasilkan data dan informasi. Data adalah kumpulan fakta yang
mempresentasikan keadaan (misalnya, jumlah persediaan tinta printer bulan ini) maupun
aktivitas pekerjaan (misalnya, jumlah transaksi pembayaran yang dilakukan hari ini)
sebelum diolah dan diorganisasikan ke dalam form yang dapat di pahami oleh orang
lain. Adapun informasi merupakan data yang telah diubah kedalam form yang dapat
dipahami dan berguna bagi organisasi. Pengelolaan data dan informasi yang baik akn
membuat keputusan maupun pengkontrolan yang dilakukan oleh Manajer Administrasi,
baik yang bersifat strategis maupun taktis, semakin optimal guna mencapai tujuan
organisasi. Hal ini disebabkan karena sistem perkantoran yang baik akan menjelaskan
bagaimana sebuah data dikumpulkan, ditransformasikankedalam form agar dapat
didistribusikan, mendapatkan umpan balik, hingga sebuah keputusan dapat diambil oleh
manajer. Pembahasan lebih lanjut pada bab ini akan mengacu pada perencanaan sistem
perkantoran dan sistem informasi manajemen, karena pada dasarnya aktifitas
perkantoran sebagian besar berkaitan dengan perencanaan dan informasi yang
dibutuhkan organisasi.

1
B. Rumusan Masalah
1. Apakah yang dimaksud dengan Perencanaan System Perkantoran?
2. Bagaimanakah Perencanaan System Perkantoran?
3. Apakah yang dimaksud System Informasi Manajemen?

C. Tujuan
1. Mengetahui Pengertian Perencanaan System Perkantoran
2. Mengetahui Bagaimana System Perencanaan Perkantoran
3. Mengetahui System Perencanaan Manajemen

2
 BAB II
PEMBAHASAN
1. Pengertian Perencanaan System Perkantoran

manajemen. Hal ini termasuk

dalam manajemen perkantoran,
perencanaan terhadap aktivitas
dalam
perkantoran harus dilakukan
dalam manajemen perkantoran.
Menurut George R. Terry
(2009: 46) bahwa Planning is
the visualization and
formulation of proposed
activities designed to achieve
certain results”. (Perencanaan
adalah penggambaran dan
perumusan

3
 kegiatan-kegiatan yang
diusulkan dimaksudkan untuk
mencapai hasil-hasil tertentu).
Pengertian perencanaan system perkantoran
Perencanaan system merupakan salah satu fungsi manajemen. Hal ini termasuk
manajemen perkantoran, perencanaan terhadap aktivitas dalam perkantoran harus
dilakukan dalam manajemen perkantoran sedangkan kantor menurut Moejizat 1997;3
kantor adalah tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata
usaha dengan nama apapun juga tempat tersebut diberikan
2. Perencanaan System Perkantoran
tugas dan mengerahkan sarana itu disebut manajer. Dalam rangka ini dua tugas
pokok setiap manajer pada jenjang organisasi apa pun ialah :
1. Menggerakkan sekelompok petugas, dalam arti mendorong, memimpin, menjuruskan,
dan menertibkan para pelaksana agar melakukan berbagai kegiatan yang menuju ke
arah tercapainya tujuan organisasi yang telah ditentukan.
2. Mengerahkan segenap sarana, dalam arti menyiapkan pengadaan, mengatur
pemakaian, menetapkan langkah, dan menyempurnakan daya guna aneka benda,
biaya, alat, bangunan metode, dan sumber-sumber lainnya yang diperlukan untuk
menyelesaikan pekerjaan dalam organisasi yang bersangkutan.
Secara lengkap tugas manajemen itu dapat diperinci lebih lanjut dalam 6 aktivitas,
Yaitu:
1. Perencanaan: Pola perbuatan menggambarkan di muka hal-hal yang harus
di kerjakan dan caranya mengerjakan.
2. Pembuatan Keputusan: Pola perbuatan melakukan pemilihan diantara berbagai
Kemungkinan untuk menyelesaikan soal-soal yang terjadi.
3. Pembimbingan: Pola perbuatan mendorong semangat bekerja, mengarahkan
para pelaksana, dan memberi petunjuk.
4. Pengordinasian: Pola perbuatan menghubung-hubungkan dan menyelaraskan para
pelaksana

4
5. Pengontrolan: Pola perbuatan memeriksa dan mencocokkan agar pekerjaan-pekerjaan
terlaksana sesuai dengan rencana dan hasil yang ditentukan.
6. Penyempurnaan: Pola perbuatan memperbaiki tata rangka dan tata kerja dalam
organisasi yang bersangkutan.
Sesuai dengan perincian diatas, salah satu tugas seseorang manajer perkantoran
sebagaimana halnya setiap manajer dalam bidang kerja apapun ialah melakukan aktivitas
perencanaan. Hal pokok yang harus direncanakan ialah seluruh tata usaha dalam
organisasinya sebagai sistem perkantoran. Yang dimaksud dengan sistem perkantoran
ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata kerja, dan tata
tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi.
Misalnya sistem kearsipan atau sistem penyimpanan warkat yang meliputi pedoman-
pedoman penyimpanannya, ukuran-ukuran bakunya, alat perlengkapannya, tata caranya
penaruhan dan pengambilan warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai prosedur
penyingkiran dan pemusnahan arsip.
Ahli Inggris J.C Denyer (Office Management, 1975) memberikan sefinisi
perkantoran sebagai berikut :
(Dapatlah dikatakan bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-
operasi dalam suatu kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembikinan faktur
penjualan, dan sebagainya) dan berkenaan dengan bagaiman operasi-operasi itu
dilaksanakan (metode) maupun dengan damana dan bilamana dilaksanakan).
Jadi, tugas pertama seseorang manajer perkantoran ialah melakukan perencanaan
terhadap sistem perkatoran pada organisasi atau perusahaannya. Perencanaan itu
menyangkut berbagai operasi (operation) atau pelaksanaan kerja yang terlibat dalam
segenap pekerjaan perkantoran.
Prof. George Terry (Office Management and Control, 1966) menyebut perencanaan
demikian itu sebagai office planning (perencanaan perkantoran) yang berwujud aktivitas-
aktivitas mengenai pekerjaan perkantoran apa yang akan dilaksanakannya, bilamana,
dimana, dan bagaimana cara melaksanakannya. Secara lebih terperinci aktivitas
perencanaan itu menyangkut penetapan tujuan, haluan, sistem, prosedur, dan metode
yang perlu dilaksanakan dalam kaitannya dengan :
a. Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran.

5
b. Rancangan dan pemakaian formulir perkantoran.
c. Pengunaan mesin dan perlengkapan perkantoran.
Dalam praktek administrasi perkantoran telah cukup dikenal istilah “systems and
procedures” dalam kaitannya dengan perencanaan sistem perkantoran itu. Setiap sistem
perkantoran mencakup sejumlah prosedur perkantoran (office procedures) dan sesuatu
prosedur perkantoran biasanya meliputi sejumlah metode perkantoran ( office methods).
Dalam hal ini Terry memberikan penegasan arti sebagai berikut :
(Suatu ‘prosedur perkantoran’ dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah-
langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih daripada satu
orang orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam
menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh. Prosedur
diperoleh dengan praperencanaan berbagai langkah yang dianggap perlu untuk
menyelesaikan pekerjaan.
Istilah ‘metode’ menunjuk pada cara pelaksanaan kerja dari suatu tugas yang berdiri
dari satu atau lebih tindakan ketatausahaan oleh seorang pegawai. Sampai suatu derajat,
metode-metode menjadi sangat rutin di bawah suatu pengaturan otomasi. Perencanaan
metode adalah lebih penting bilamana diikuti dengan upaya-upaya tenaga tangan.
Serangkaian metode yang terhimpun dan terpadukan membentuk suatu prosedur. Dan
untuk mengulangi beberapa prosedur yang bertalian dan terpadukan membentuk suatu
sistem.)
Jadi, prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah
menjadi langkah-langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha
biasanya oleh lebih daripada satu petugas. Misalnya prosedur penerimaan dan
penjawaban surat-surat yang masuk, yaitu mula-mula diterima oleh petugas arsip, setelah
dibuka dan dicatat seperlunya lalu diteruskan kepada pejabat yang berkepentingan,
kemudian diberi perintah dan petunjuk isi jawaban oleh pejabat tersebut, selanjutnya
disiapkan jawabannya oleh juru korespondensi, demikian seterusnya langkah demi
langkah sampai surat jawaban dikirim, sedang metode perkantoran adalah suatu cara yang
pasti dan menjadi pola karena ketepatannya untuk melaksanakan sesuatu operasi
ketatausahaan dalam pekerjaan perkantoran.

6
 Berbagai metode, prosedur, dan sistem perkantoran dalam setiap organisasi perlu
direncanakan sebaik-baiknya oleh manajer perkantoran karena pasti meningkatkan
efisiensi organisasi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya J.C.Denyer
menyebutkan pentingnya sistem perkantoran yang direncanakan secara baik karena
berbagai manfaat yang antara lain berupa:
a. Kelancaran pekerjaan perkantoran, dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam
pekerjaan.
b. Pengurangan keterlambatan hambatan.
c. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan.
d. Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha.
e. Kordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi.Kumudahan dalam melatih
para pegawai tatausaha.
Dalam melakukan perencanaan terhadap sistem perkantoran, manajer perkantoran
harus berpegang pada haluan perkantoran (office policy) tertentu dan tidak boleh semau-
maunya sendiri atau mengikuti kesukaan pribadi. Misalnya oleh karena seseorang
manajer perkantoran sangat menyukai warna hijau, semua formulir dan berkas dalam
kantornya lalu harus berwarna hijau. Office policy adalah segenap asas yang dijadikan
pedoman dan ukuran dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien.
Dalam pengertiannya yang luas untuk berbagai bidang kegiatan, asas adalah suatu
dalil umum yang dinyatakan dengan istilah-istilah umum dengan tanpa menyarankan
cara-cara khusus mengenai pelaksanaannya yang dapat diterapkan pada suatu rangkaian
perbuatan untuk menjadi petunjuk yang tepat bagi perbuatan-perbuatan itu. Jadi, sesuatu
asa adalah sesuatu dalil umum untuk memberi petunjuk bagi seseorang dalam melakukan
perbuatan-perbuatan dalam masyarakat atau suatu organisasi. Misalnya untuk perbuatan-
perbuatan berhubungan dengan orang-orang lain dapat dipakai asas “peri kemanusiaan”,
dalam bidang politik dapat dianut asas “demokrasi”, dalam bidang pemakaian tenaga
keruja dapat dilaksanakan asas “pegawai yang tepat pada jabatan yang tepat” (the right
man in the right place) atau asas “kesamaan gaji” (equal pay for equal work), dalam
bidang komunikasi dikenal asas “kejelasan”, dan dalam bidang-bidang pekerjaan lainnya
umumnya dapat dipergunakan suatu asas “efisiensi”. Syarat-syarat untuk suatu asas yang
baik ialah bahwa dalil itu dapat diterapkan secara umum pada suatu rangkaian perbuatan

7
 dimana, bilamana, dan oleh siapapun perbuatan-perbuatan itu dilakukan, dinyatakan
dengan istilah-istilah umum yang singkat dan istilah-istilah itu tidak menggambarkan
bagaimana cara-caranya melaksanakan asas yang bersangkutan.

3. Sistem Informasi Mananajemen

Suatu jenis sistem perkantoran yang pada akhir-akhir banyak direncanakan oleh
manajer perkantoran yang berubah kedudukannya menjadi manajer administratif ialah
sistem informasi manajemen (management information systems, terkenal dengan
singkatannya MIS). Secara sederhana sistem termaksud dapat dirumuskan sebagai
kebulatan jalinan hubungan dan jaring lalulintas informasi dalam sesuatu organisasi
mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan melalui proses pengumpulan,
pengolahan, penahanan sampai penyebarannya kepada para petugas yang berkepentingan
agar dapat melaksanakan semua tugas dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada
pucuk pimpinan organisasi untuk keperluan membuat berbagai keputusan yang tepat.
Selama ini sistem informasi dalam organisasi umumnya dianggap sejalan dengan
kerangka pembagian sesuatu organisasi dalam satuan-satuan dibawahnya. Apabila
misalnya sebuah perusahaan dibagi secara lurus dalam unit-unit menurut fungsi-fungsi
pokoknya, maka masing-masing satuan organisasi itu merupakan sistem tersendiri
mengenai fungsi pokok yang bersangkutan. Batas lingkungan dari setiap satuan
organisasi menjadi pula ruang lingkp sistem itu. Jadi, dalam perusahaan itu terdapat
umpamanya unit/sistem pemasaran, unit/sistem pembukuan, unit/sistem produksi,
unit/sistem pergudangan, dan seterusnya. Akibat dari kerangka yang demikian itu ialah
setiap keterangan yang penting akan ditangani secara berlebih-lebihan dan sendi-sendiri
dalam berbagai satuan organisasi tersebut. Misalnya saja informasi tentang suatu
penjualan akan dicatat oleh bagian pemasaran, dibukukan oleh bagian pembukuan,
diperhitungkan dalam perencanaan produksi dan dilaporkan dalam sistem pengeluaran
barang dari gudang. Ini semua dikerjakan sendiri-sendiri tanpa merupakan suatu sistem
keterangan yang bulat. Penerapan sistem yang demikian itu disebut the organization chart
approach (hampiran bagan organisasi).

8
 Dengan diciptakannya rangkaian mesin pengolahan data yang bisa bekerja secara
tersatu padukan baik secara serentak maupun berturut-turut dari tempat ke tempat serta
lahirnya apa yang terkenal sebagai systems approach (hampiran sistem), maka itu mulai
ditinggalkan. Sebaliknya kini dengan hampiran baru itu orang memusatkan perhatiannya
pada keseluruhan jalinan hubungan dan sifat saling mempengaruhi dari sejumlah satuan
atau unsur dalam lingkungan suatu kebulatan.
Demikianlah, dengan hampiran sistem ahli-ahli yang mempelajari kebutuhan
informasi dalam organisasi kini memandang unit-unit yang melahirkan dan
mempergunakan berbagai keterangan itu dengan segala macam jalinan hubungannya
sebagai suatu information system tersendiri yang merupakan kebulatan.
Kini secara sistematik dapatlah ditegaskan bahwa setiap sistem informasi
manajemen meliputi 4 unsur pokok yang berikut:
1. Sumber daya yaitu berupa data yang kemudian menjadi informasi.
2. Hampiran yaitu kerangka sistem.
3. Aktivitas atau pengolahan (processing)
4. Perlengkapan yaitu berbagai peralatan elektronik yang mewujudkan otomasi

9
 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN

Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola
kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi
pokok dalam suatu organisasi.

Dalam melakukan perencanaan terhadap sistem perkantoran, manajer perkantoran

harus berpegang pada haluan perkantoran (office policy) tertentu dan tidak boleh semau-
maunya sendiri atau mengikuti kesukaan pribadi.
Suatu jenis sistem perkantoran yang pada akhir-akhir banyak direncanakan oleh
manajer perkantoran yang berubah kedudukannya menjadi manajer administratif ialah
sistem informasi manajemen (management information systems, terkenal dengan
singkatannya MIS).
Secara sederhana sistem termaksud dapat dirumuskan sebagai kebulatan jalinan
hubungan dan jaring lalulintas informasi dalam sesuatu organisasi mulai dari sumber
yang melahirkan bahan keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan
sampai penyebarannya kepada para petugas yang berkepentingan agar dapat
melaksanakan semua tugas dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan
organisasi untuk keperluan membuat berbagai keputusan yang tepat.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Badri, Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta :

Erlangga.
The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty.

11