BA B 1

A.

PRINSIP DASAR KOMUNIKASI BISNIS

BENTUK DASAR KOMUNIKASI

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan melibatkan dua orang atau lebih Komunikasi menggunakan cara-cara (melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal) Komunikasi Bisnis merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal Verbal == melalui tulisan dan lisan Bentuk Dasar Komunikasi Non Verbal == bahasa tubuh, ekspresi Komunikasi dalam bisnis dapat efektif tergantung pada keterampilan menyampaikan (melalui tulisan dan berbicara) dan menerima (mendengar dan membaca) pesan-pesan bisnis. B. BENTUK KOMUNIKASI VERBAL

Komunikasi verbal adalah komunikasi dalam bentuk percakapan atau tertulis. Setiap orang dalam suatu komunitas berkomunikasi secara verbal dalam menyampaikan pesan atau informasi. Komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata untuk menyatakan ide. Gaya dalam berlomunikasi disesuaikan dengan situasi, dan lawan komunikasi. Penggunaan gaya bicara sangat berpengaruh terhadap minat lawan komunikasi. Mengungkapkan pesan verbal diperlukan keterampilan menggunakan kata-kata sederhana dan dapat dipahami oleh lawan komunikasi.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

Berbicara dan mendengarkan merupakan bentuk komunikasi yang paling sering dilakukan. Hal ini menjadikan orang lebih memilih berbicara daripada menulis dalam berkomunikasi. Dengan komunikasi lisan orang dapat langsungmendapat umpan balik, sedangkan pada komunikasi tertulis orang harus menyusun pesan, menulis , mengirim, dan menunggu tanggapan sebagai umpan balik. Bentuk komunikasi verbal selain berbicara atau komunikasi lisan dapat dilakukan dengan cara lain seperti dibawah ini : 1. Membuat dan mengirim surat klaim 2. Membuat dan mengirim surat penawaran harga kepada pihak lain 3. Membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain 4. Membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan 5. Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain 6. Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produkproduk baru 7. Berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work) 8. Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan 9. Mengadakan briefing dengan staf karyawan 10 Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/lini bawah 11. Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji 12. Melakukan teleconference dengan pihak lain. 13. Melalui komunikasi lisan dan tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. C. BENTUK KOMUNIKASI NON VERBAL

Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Sebelum manusia menggunakan kata-kata , manusia telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Komunikasi non verbal dapat tercermin dari perilaku atau tingkah laku seperti dibawah ini : 1. Menggerakan gigi untuk menunjukan kemarahan 2. Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang serius/ berfikir 3. Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untum menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya 4. Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melam 5. Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan 6. Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang lain 7. Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan. 8. Asbak diatas meja yang menunjukkan tamu diperkenankan/ boleh merokok 9. Mengirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta atau duka cita

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan serta maksud yang dikandungnya. Kebaikan dari komunikasi nonverbal adalah kesahihannya. Dari bahasa tubuh atau isyarat yang yang keluar dari seseorang kita dapat menangkap maksud yang paling dalam dari orang tersebut. Jika dibandingkan dengan kata-kata lebih dapat diatur sehingga kita kadang-kadang merasa tertipu dengan kata-kata. Komunikasi nonverbal memiliki beberapa tujuan penting seperti contoh dibawah ini : Menyediakan atau memberikan informasi Mengatur alur suatu percakapan Mengekspresikan emosi Memberi sifat, melengkapi, mengembangkan komunikasi verbal Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain Mempermudah tugas-tugas khusus D. PERANAN KOMUNIKASI BISNIS

1. 2. 3. 4. 5.

Pengalaman komunikasi dapat membantu mengungkapkan kepribadian dan membangun hubungan yang baik, serta mengubah sikap dan perilaku. Komunikasi dilakukan untuk memahami sikap dan prilaku manusia. Dalam dunia bisnis sering kita amati kegiatan dilakukan yang membutuhkan interaksi diantara orang-orang yang ada didalamnya seperti : Bekerja sama menentukan tujuan yang ingin dicapai, Menyusun rencana kerja, Mengelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya. Pedoman untuk membuat peraturan, mengambil keputusan dan melakukan hubungan dengan berbagai pihak di luar organisasi. Komunikasi biasanya dilakukan tidah hanya secara individu namun juga dapat dilakukan secara tean atau kelompok. Komunikasi yang dilakukan secara individu memerlukan keterampilan tersendiri bagi individu yang bersangkutan. Hal-hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi individu dapat berjalan secara efektif antarlain : 1. Terbuka (transparan), setiap pesan atau informasi harus disampaikan secara apa adanya atau objektif sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Hindari usaha menutupnutupi pesan atau informasi, hendaknya pesan atauinformasi disampaikan salam kondisi apapun walau terkadang akibat yang ditimbulkannya dirasakan kurang baik. 2. Tidak arogan, dalam penyampaian pesan atau informasi sebaiknya sikap sombong dan merasa bahwa dirinya adalah yang paling benar perlu dihindari. 3. Adaptif terhadap perkembangan informasi, khususnya berkaitan dengan informasi bisnis, dibutuhkan sikap atau keterampilan dalam memahami setiap perubahan yang terjadi di sekeliling dan yang menyangkut perubahan terhadap informasi. 4. Kompeten, keahlian komunikasi memang menjadi hal dasar yang wajib dimiliki oleh individu, terlebij jika menyampaikan informasi di depan khalayak ramai.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Antusias, selalu menginginkan hal-hal baru yang akan menambah khasanah pengetahuan dan keterampilan dalam berkomunikasi, juga selalu mencari hal-hal yang belum pernah dijumpai. Penuh perhatian, selain memiliki kemampuan dalam berbicara setiap individu dituntut pula memiliki keahlian dalam mendengar atau menyimak. Juga selalu concern terhadap apa yang ia sampaikan. Cerdas, kaya bahan pertimbangan yang sehat dalam memilih topik atau fakta yang perlu dikemukakan selama komunikasi Sabar dan penuh pengertian ; bahkan pada saat-saat menghadapi orang-orang yang perangainya tidak terpuji sekalipun Jujur, mempunyai integritas yang tinggi Menguasai subyek dan bahasa yang dipergunakan selama berkomunikasi Memiliki pengetahuan dasar tentang proses komunikasi dan metode-metode memberikan dan menerima pesan secara efektif.

Peran Komunikasi Non Verbal Dalam Dunia Bisnis

KOMUNIKASI NON VERBAL

KREDIBILITAS

POTENSI

KEPEMIMPINAN SESEORANG

KOMUNIKATOR YANG BAIK

PENGELOLAAN PESAN BISNIS

Gambar 1.1. Peran komunikasi non verbal

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

BA B 1

Dari gambar tersebut terlihat bahwasannya selain kemampuan verbal seseorang juga harus memiliki kemampuan nonverbal dalam melakukan komunikasi. Ternyata kemampuan nonverbal seseorang akan berdampak pada kredibilitas dan potensi seseorang. Seseorang akan dianggap mampu dalam menyampaikan pesan dan informasi kepada khalayak jika ditunjang dengan kemampuan diri yang memadai dalam menafsirkan pesan nonverbal. Hal ini juga akan menjadi barometer seseorang dalam mengukur potensi dirinya, apakah ia mampu untuk menyampakan pesan atau informasi secara baik dan benar, tidah hanya terlihat dari isi materi pesan yang disampaikan tetapi juga teknik atua metode cara penyampaian pesan tersebut. Apabila hal ini dapat dilakukan maka ia akan termasuk dalam komunikator yang baik yang mampu menyampaikan dan mengelola pesan atau informasi secara efektif, terlebih dalam menyampaikan pesan bisnis. E. PROSES KOMUNIKASI Secara garis besar proses komunikasi terhat pada gambar dibawah ini.
Tahap 1 Pengirim Mempunyai Pesan Tahap 6 Penerima mengirim ide pesan (feedback)

SALURAN

Tahap 2 Pengirim mengubah ide menjadi Pesan

Tahap 5 Penerima menafsirkan pesan

Tahap 3 Pengirim Mengirim Pesan

MEDIA

Tahap 4 Penerima menerima pesan

Gambar 1.2. Proses komunikasi

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi merupakan sumber kehidupan sebuah organisasi yang menjebatani informasi dari dua arap antara pengirim dan penerima pesan. Proses komunikasi itu sendiri terdiri dari beberapa tahap, yaitu : 1. Pengirim memiliki ide yang ingin disampaikan kepada pihak lain. 2. Pengirim mengubah idenya menjadi pesan. Pasa saat ide di ubah menjadi pesan yang akan diterima oleh pihak lain, ia menentukan bentuk pesan (kata, ekspresi wajah, isyarat), panjang uraian pesan, susunan, nada, dan gaya, yang semua tergantungpada ide, penerima pesan , dan suasana hati si pengirim pesan 3. Pengirim menyampaikan pesan. Untuk mengirim pesan kepada penerima perlu dipilih saluran komunikasi (verbal atau nonverbal) dan media yang sesuai. Saluran dan media yang dipilih tergantung pada pesan yang akan disampaikan, lokasi penerima, sifat pesan, dan formalitas. 4. Pihak penerima menerima pesan. Komunikasi terjadi apabila penerima mnerima pesan terlenih dahulu. Jika pesan yang dikirim dalam bentuk surat, penerima telah membacanya dan memahami pesan yang diterima. Apabila pesan yang diterima dalam bentuk presentasi lisan, penerima harus dapat mendengar pembicara dan memperhatikan pesan yang disampaikan. 5. Penerima menafsirkan pesan. Penerima harus menyelaraskan pemikiran dengan pihak penerima pesan, mnerima dan memahaminya, kemudian pesan yang diterima disimpan dalam pikiran. 6. Penerima memberikan reaksi dan mengirim umpan balik. Umoan balik berupa respon penerima, sebagai batas akhir rangkaian komunikasi. Umpan balik merupakan unsur utama dalam proses komunikasi karena umpan balik memungkinkan pihak pengirim pesan untuk mengevaluasi efektivitas pesan yang dikirim.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

BA B 2
A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, krena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan komunikasi. Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis, melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi. Proses komposisi adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis, yang meliputi tahapan-tahapan : 1. Perencanaan, meliputi maksud dan tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran atau media yang akan digunakan 2. Organisasi dan Komposisi, mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. 3. Revisi, proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat dan paragraf telah di ekspresikan dengan benar. B. TAHAPAN PERENCANAAN PESAN BISNIS

Komunikator yang baik menyadari bahwa tahapan dalam proses komposisi kadangkadang terjadi kesalahan komposisi. Karena itu dalam menyusun pesan tertulis perlu memperhatikan beberapa tahapan sebagai berikut : 1. Penentuan Tujuan Tujuan penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang merencanakan pesan bisnis. Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjaga itikad

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

2.

3.

baik audiens dan menciptakan kesan positif tentang pihak pengirim pesan tanpa mengesampingkan tujuan tertentu yang hendak dicapai. Tujuan umum seyiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi, menganjurkan, dan menjalin kerjasama dengan audiens. Disamping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain : a. Keputusan untuk meneruskan pesan b. Keputusan untuk menanggapi audiens c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan Sedangkan tujuan komunikasi bisnis meliputi : a. Memberi informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. b. Memberi persuasi (persuading) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Terutama dilakukan pada saat melakukan negosiasi bisnis. c. Melakukan kolaborasi (collaboring) atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis seseorang dengan mudah dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing. Pertimbangan Pengiriman Pesan Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu dipertimbangkan yang meliputi hal-hal berikut : a. Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. Oleh karena itu jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan secara realistis. b. Ketepatan waktu. Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan, pesan dapat disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu menjadi stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan. c. Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Meskipun semua tugas yang diberikan dapat diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin memiliki kesempatan yang lebih baik dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang. d. Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Seorang karyawan harus bekerja sesuai dengan tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuanm agar setiap komunikasi yang terjadi didalamnya dapat berjalan dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi. Analisis Audiens Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Menyangkut siapa mereka, bagaimana pemahaman mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin, minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui. Untuk menjawab semua

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

itu perlu adanya teknik atau metode dalam menganalisis audiens tersebut, hal itu dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai beikut : a. Mengembangkan profil audiens dengan cara : Menentukan ukuran dan komposisi audiens Audiens dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang jumlahnya sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Untuk audiens yang berjumlah kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana untuk dipresentasikan. Sebaliknya, untuk audiens dalam jumlah yang besar, materi sebaiknya dibuatkan makalah atau laporan dengan gaya atau format penulisan yang formal. Menentukan siapa audiensnya Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan yang paling dominan yang paling dominan diantara mereka. Mengetahui bagaimana reaksi audiens Setelah mengetahui audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi yang mungkin dimunculkan dari audiens tersebut. Jika audiens yang terlibat merupakan orang yang kurang kritis, maka presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran, perlu dihindari melakukan diskusi karena akan kurang efektif. Mengetahui pemahaman audiens Dalam penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang menyangkut diri audiens, seperti latar belakang audiens, pendidikan, usia serta pengalaman. Jika terjadi perbedaan yang terlalu jauh dengan komunikator maka perlu diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus dididik. Mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens Jika antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka tugas seorang komunikator menyampaikan sesuatu atau pesan dengan penampilan yang meyakinkan. Hal ini bertujuan agar audiens termotivasi untuk mendengar dan menyimak pembicaraan, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik. b. Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens, dengan tahapan sebagai berikut: Menemukan keinginan audiens Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat menemukan apa yang ingin diketahui oleh audiens dan segera memberikan informasi yang diminta. Memberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya Harus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens tidak terlewatkan. Perlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk mengantisipasi agar apa yang diminta audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator. Informasi yang diberikan harus akurat Informasi yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Jika terjadi kesalahan
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

dalam penyampaian informasi, seorang komunikator perlu menyampaikan permohonan maaf serta serta segera memperbaikinya. Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi audiens. Memberikan perhatian khusus pada hal tersebut agar audiens merasa terpuaskan dengan apa yang telah disampaikan. c. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens Berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan argumentasi yang rasional. Beberapa jenis pesan, harus dirancang agar memiliki tujuan, memotivasi audiens untuk mengubah perilaku mereka. d. Penentuan Ide Pokok Isi dari pesan bisnis tersurat pada : Topik pokok Ide pokok tujuan topik. subjek pesan yang lebih luas pernyataan tentang suatu topik,menjelaskan tentang isi dan

Metode identifikasi terhadap ide pokok : Teknik Brainstorming dengan cara mencurahkan pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternative dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Teknik brainstorming yang sering digunakan antara lain storytellers tour, random list, conclusions finding recommendation (CFR) worksheet, journalistic approach, dan question and answer chain. Pembatasan Cakupan Secara umum, penyampaian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Apabila kita menyampaikannya secara panjang lebar justru akan memakan waktu lebih lama, terutama jika audiens adalah orang yang tidak kita kenal. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia, sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan, dan ide-ide pokok yang disampaikan mudah dimengerti dan diterima oleh audiens. C. PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu komunikasi lisan (oral) dan komunikasi tertulis (written). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut. 1. Komunikasi Lisan Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah kemampuannya dalam memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak diperlukan catatan

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

10

yang permanen. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan, antara dua orang atau lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Agar komunikasi lisan dapat berjalan dengan baik dan menarik, perlu adanya sarana pembantu yang dapat mendukungnya. Sarana pembantu tersebut biasanya berbentuk audio visual seperti film, video clip, LCD Projector, dan tampilan slide show. 2. Komunikasi Tertulis Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kebaikan komunikasi ini adalah penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang. Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

11

BA B 3
A. ARTI PENTING MENYIMAK

KEAHLIAN KOMUNIKASI : MENYIMAK

Tujuan menyimak (mendengarkan adlah untuk mengidentifikasikan sesuatu yang diinginkan oleh seorang selama dan sesudah mengikuti suatu pesan atau informasi tertentu. Pada saat menetapkan tujuan seseorang perlu mengetahui alasan melakukan penyimakan (mendengar). Secara umum, orang menyimak atau mendengarkan sesuatu untuk memahami, mengingat, menganalisis, dan mengevaluasi isi dari pesan atau informasi, dan meningkatkan hubungan empatik dengan orang lain. Menyimak (mendengarkan) adalah suatu orientasi penerima terhadap proses komunikasi, karena komunikasi melibatkan sumber dan penerima, menyimak terdiri atas peranan yang dimainkan si penerima dalam proses komunikasi. Pada proses menyimak atau mendengarkan terdapat peruses memahami ide dalam suati informasi yang disampaikan oleh seseorang baik secara lisan maupun non lisan. Pada waktu menyimak atau mendengarkan untuk memahami konsep yang merupakan pokok informasi atau pesan harus dipisahkan dari uraian tambahan. Dalam dunia bisnis memandang menyimak sebagai sesuatu yang kritis bagi keberhasilan suatu pekerjaan. Faktor utama dalam komunikasi adalah kemampuan melihat gagasan dan sikap yang diungkapkan dari sudut pandang orang lain. Pesona dalam proses menyimak dapat membantu dalam melakukan umpan balik, bekerja dalam kelompok, memberikan tanggapan keberatan dan aspek-aspek komunikasi bisnis lainnya. B. SIFAT PROSES MENYIMAK

Menyimak adalah suatu aktivitas tunggal , tetapi para penyimak melakukan berbagaimaktivitas yang berhubungan dan berkaitan dengan upaya mereka yang berfungsi sebagai penerima dalam proses komunikasi. Memahami proses menyimak membuat orang mengetahui alasan yang menyebabkan pesan komunikasi lisan seringkali tidak lengkap diterima audiens. Menyimak merupakan rangkaian dari beberapa aktivitas antar lain : 1. Memperhatikan, dalam aktivitas ini orang mendengarkan dan mencatat pesan. Penerimaan pesan dapat terganggu oleh suara gaduh, pendengaran yang lemah, atau tingkat perhatian yng rendah.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

12

2.

Menafsirkan, memahami pesan sesuai dengan penilaian, ide, harapan, dan pengalaman pribadi. Kerangka referensi pembicara dapat berbeda dengan yang ada dalam pikiran audiens sehingga perlu mengetahui maksud pembicaraan. 3. Mengingat, menyimpan pesan di dalam memori untuk referensi untuk waktu yang akan datang. Selama menyimak, audiens harus mengingat pesan yang didengarnya dengan membuat catatan di dalam ingatan tentang informasi yang disampaikan. 4. Mengevaluasi, dengan kemampuan berpikir kritis, audiens akan menilai pernyataan yang dilontarkan oleh pembicara, membedakan antara fakta dan opini, dan mengevaluasi bukti yang dikemukakan. 5. Memberi tanggapan, pada komunikasi yang terjadi dalam kelompok, tanggapan awal dapat berupa umpan balik secara verbal tetapi dapat saja bentuk tanggapan berupa hal lain, seperti tepuk tangan, tertawa atau diam. Terlihat bahwa perlu adanya perlakuan terhadap penyimak sebagai partisipan aktif dalam proses komunikasi. Satu-satunya langkah yang membutuhkan sedikit usaha pada pihak penyimak adalah mendengarkan. Karena mendengarkan merupakan suatu kegiatan penerimaan suara. Mendengar pada dasarnya merupakan syarat penting untuk melakukan penyimakan. C. SYARAT-SYARAT MENYIMAK YANG EFEKTIF

Pada saat melakukan proses penyimakan ada beberapa persyaratan yang harus diperhatikan agar proses menyimak (mendengarkan) berjalan secara efektif antara lain: 1. Mempunyai atensi untuk mendengarkan 2. Mendengarkan dan memahami arti kata-kata yang diucapkan pembicara 3. Menguasai bahasa yang dipergunakan pembicara 4. Memahami arti kalimat-kalimat dan ungkapan yang dipergunakan pembicara 5. Menyaring inti dan memisahkannya dari bunga-bunga pembicaraan, membedakan fakta dan opini pembicara 6. Memberikan reaksi terhadap pesan yang diberikan. D. FAKTOR PENYEBAB PROSES MENYIMAK TIDAK EFEKTIF

Terkadang dalam melakukan proses menyimak (mendengarkan) sering terjadi hal-hal yang kita simak menjadi tidak efektif, biasanya ini terjadi dikarenakan faktor-faktor berikut ini : 1. Lebih Banyak Berbicara Daripada Menyimak Kita sering kali lebih suka mendengar suara kita sendiri dan merasa bahwa tak satupun yang dikatakan orang lain semenarik dengan kita. Biasanya orang akan lebih dan ingin berbicara daripada menyimak. Hal ini disebabkan dalam proses menyimak seseorang akan bersifat pasif yang kadang kala akan menimbulkan kejenuhandan kebosanan. 2. Sindrom Hiburan Pada dasarnya, setiap manusia memiliki kesukaan akan hiburan, setiap penyimak selalu mengharapkan atau menuntut para pembicara menyampaikan informasi yang 13

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

3.

4.

5.

6.

menarik dan bersifat menghibur mereka. Tidak semua pembicara mampu menyampaikan informasi yang bersifat menarik dan mengandung unsur hibuan, hal ini yang sering kali menyebabkan para audiens menjadi jenuh. Untuk itu setiap penyimak perlu mengkondisikan kapan seorang pembicara harus menyampaikan informasi yang bersifat menghibur, serta bagi pembicara hendaknya mampu mangkombinasi materi yang disampaikan sedemikian rupa agar terlihat menarik dan disukai audiens. Mengutamakan Prasangka Hal ini akan menimbulakan proses penyimakan yang kurang efektif karena kurangnya perhatian dalam memahami pembicara serta adanya pemberian analisis dan evaluasi yang buruk terhadap pesan yang disampaikan. Walaupun berprasangka merupakan sesuatu yang tidak salah namun apabila tidak pada tempatnya tentu akan menimbulkan persepsi yang berbeda antara pembicara dan audiens. Menyimak Secara Tidak Kritis Terkadang dalam proses menyimak, paudiens dihadapkan pada kondisi dimana kurangnya perhatian pada informasi yang disampaikan. Hal ini tentunya dapat menyebabkan materi yang disampaikan idak sepenuhnya dapat dimengerti oleh audiens dengan baik. Ini akan berdampak pada respon atau tanggapan yang akan diberikan oleh audiens. Oleh karena itu diperlukan proses penalaran dan pengkritisan terhadap materi-materi yang disampaikan. Terpengaruh Oleh Gangguan Gangguan biasanya akan mengalihkan perhatian audiens ke hal-hal lain diluar materi yang disampaikan. Biasanya gangguan tersebut dapat terjadi dari faktor dalam diri audiens sendiri atau dari faktor lain yang ada disekelilingnya. Tidak betah berlamalama ditempat pertemuan, sifat tergesa-gesa, sakit kepala, merasa bosan, dan lain sebagainya merupkan contoh dari faktor yang ada dalam diri audiens. Faktor yang muncul dari luar diri audiens biasanya menyangkut hal-hal yang terjadi disekitar mungkin dapat saja disebabkan karena kondisi ruangan yang panas, pengeras suara yang buruk, cuaca yang buruk yang menimbulkan kegelisahan, suara-suara bising d luar gedung, dan sebagainya dapat saja menjadi gangguan tersendiri bagi audiens dalam memahami informasi yang disampaikan. Rasa Takut Terhadap Materi yang Sukar Dalam proses menyimak biasanya audiens dihadapkan pada hal-hal yang sifatnya baru dan terkesan sukar untuk dimengerti. Biasanya hal ini terjadi jika sebelumnya audiens tidak memiliki pengetahuan terlebih dahulu terhadap materi tersebut. Pada saat dihadapkan pada kondisi seperti itu biasanya audiens akan mencoba menghindar dengan alasan-alasan tertentu, walaupun dalam kenyataannya ia harus tetap mengerti akan materi tersebut. Alasan utama menhindar dari materi tersebut adalah ketakutan akan kegagalan yang akan diterimanya. Oleh karena itu bagi setiap audiens haruslah menerapkan sikap sabar serta mencoba sekuat tenaga dan termotivasi untuk mampu memahami materi yang sifatnya sukar dimengerti tersebut.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

14

E.

PETUNJUK PENYIMAKAN YANG EFEKTIF

Ada beberapa tips atau petunjuk yang dapat dijadikan sebagai bahan kajian agar proses menyimak dapat berjalan dengan efektif antara lain: 1. Memberikan Perhatian yang Besar Hendaknya pada saat melakukan proses penyimakan (mendengarkan) audiens mencoba mencoba menyisihkan sebagian dari dirinya untuk mencoba memahami arti dari setiap pesan atau informasi yang disampaikan. Pemahaman ini sangat penting untuk dilakukan karena berhasil atau tidaknya seorang pembicara atau komunikator dalam menyampaikan sesuatu tergantung dari sejaumana lawan komuniasi (audiens) memahaminya. Agar mampu menciptakan perhatian yang besar, audiens harus dapat menghilangkan berbagai macam gangguan yang mungkin akan mengganggu konsentrasi dalam memahami pesan atau informasi. 2. Memahami Sifat Komunikasi Non Verbal Terkadang dalam penyampaiannya, seorang komunikator atau pembicara lebih sering menggunakan komunikasi nonverbalnya agar audiens lebih cepat dalam memahami setiap pesan atau informasi. Tidak semua audiens terntunya memiliki kemampuan dalam menafsirkan setiap bentuk komunikasi nonverbal yang dilakukan oleh pembicara. Bagi pembicara hendaknya perlu memperhatikan kaidah atau petunjuk dalam menggunakan komunikasi nonverbal, harus mampu menempatkannya dalam kondisi yang sesuai, sehingga pesan yang disampaikan akan dimengerti oleh seluruh audiens. 3. Memahami Simbol Verbal atau Pesan Selaim memahami hal-hal yang bersifat nonverbal, inti dari proses menyimak adalah mengerti akan pesan utama atau inti dari pesan yang dimaksud. Biasanya para pembicara akan menggunakan berbagai macam cara agar pesan yang ia sampaikan dapat mengena pada sasaran. Hal ini juga menyangkut dari penyampaian materi pesan yang dibuat. Pesan yang disampaikan harusnya disajikan dalam bentuk yang realistis dan tidak mengada-ada, dapat berupa data, hasil penelitian maupun pesan dalam bentuk tertulis lainnya. Bagi para audiens diperlukan kemampuan analisa untuk memahami pesan-pesan tersebut. F. MENINGKATKAN KEMAMPUAN MENYIMAK

Kemampuan menyimak (mendengarkan) dapat ditingkatkan dengan mengembangkan kebiasaan secara sadar yang membedakan antara pendengar yang efektif dan yang tidak. Strategi yang dapat dilakukan setiap individu dalam meningkatkan kemampuan menyimak (mendengarkan) dapat dilakukan melalui cara-cara seperti terlihat dibawah ini, antara lain : 1. Mengetahui kelebihan pembicara dalam subjek yang merupakan sesuatu yang belum pernah diketahui oleh audiens. 2. Bersikap netral agar dapat mengurangi dampak emosional terdapad sesuatu yang disampaikan, dan dapat menahan sikap menolak sampai seluruh pesan di dengar. 3. Mengatasi gangguan dengan menutup pintu atau jendela dan lebih mendekati pembicara.
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

15

4.

Mendengar konsep dan pokok pikiran, serta mengetahui perbedaan antara ide, dan contoh, bukti dan argumen. 5. Meninjau ulang pokok pembicaraan. 6. Tetap berpikir terbuka dengan mengajukan pertanyaan yang mengklarifikasikan pemahaman. 7. Tidak menyela pembicaraan. 8. Memberikan umpan balik (feed back) 9. Mengevaluasi dan mengkritisi isi pembicaraan, bukan pembicaranya. 10. Membuat catatan tentang pokok pembicaraan. Selain yang sudah disebutkan diatas, untuk meningkatkan kemampuan menyimak (mendengarkan) secara efektif, tingkat penerimaan informasi diidentifikasikan dalam empat tahapan yang dapat membantu pengukuran efektivitas menyimak. Dapat dilihat pada ilustrasi gambar dibawah ini. G. UMPAN BALIK (FEED BACK)

Umpan balik (feed back) berhubungan erat dengan proses menyimak (mendengarkan). Oengembangan pemahaman dan pengetahuan tentang cara kerja umpan balik dapat meningkatkan kemampuan menyimak (mendengarkan). Umpan balik terdiri dari semua pesan verbal dan nonverbal yang disampaikan baik secara sadar atai tidak dalam merespon komunikasi dari pihak lain. Umpan balik seringkali diungkapkan secara implisit. Umpan balik dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu : 1. Umpan Balik Evaluatif Respon yang diungkapkan pada saat orang memberikan penilaian atas sesuatu yang dibicarakan. Pada saat seseorang meminta penilaian atas aktivitas yang dilakukan akan mengundang respon yang bersifat evaluatif. Umpan balik ini cenderung membentuk perilaku yang bersifat tetap selama perilaku tersebut bergerak sesuai dengan arah perilaku yang terdahulu.Umpan balik jenis ini juga bersifat korektif yang berfungsi mencegah perilaku konikator atau pembicara yang tidak diharapkan. 2. Umpan Balik Non-evaluatif Bersifat tidak diungkapkan secara terbuka pada tindakan pembicara (komunikator), melainkan diterapkan pada saat seseorang ingin mengetahui lebih banyak tentang perasaan orang lain untuk merumuskan pendapatnya tentang suaru subjek tertentu. Pada saat menawarkan umpan balik ini seseorang tidak mengacu pada pendapat dan penilaian pribadi, melainkan hanya memberikan penjelasan, bertanya, atau menunjukkan minat pada subjek yang sedang dikomunikasikan. Meskipun tidak bersifat memberi penilaian,umpan balik ini sering diartikan sebagai sesuatu yang positif, yaitu sikap lawan komunikasi semakin percaya pada waktu orang lain mencermati dan menawarkan dukungan ketika dia berusaha mengatasi persoalan yang dihadapi. Umpan balik jenis ini memberikan kesempatan kepada orang lain untuk mengatasi sendiri permasalahan yang dihadapinya untuk mendapatkan solusi.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

16

Mendengarkan untuk mengingat isi pesan/informasi Mendengar

Memerlukan banyak energi

Mendengarkan aktif /empatik Mendengarkan untuk analisis dan evaluasi isi informasi Mendengarkan untuk mengingat isi informasi Mendengarkan untuk mengetahui isi informasi Mendengarkan

Memerlukan sedikit energi Gambar 3.1. Skala Tingkat Penggunaan Energi Menyimak
Keterangan gambar: Gambar dibagian bawah sempit dan mengarah ke atas searah dengan tanda panah semakain lebar menunjukkan bahwa menyimak (mendengar) sampai dengan tingkat mendengarkan untuk mengetahui isi pesan diperlukan sedikit energi, dan semakin keatas semakin banyak diperlukan energi. Energi terbesar diperlukan pada saat seseorang mendengarkan dengan aktif.

Umpan balik ini meliputi tiga klasifikasi antara lain : a. Penyelidikan, yaitu teknik nonevaluatif untuk memperoleh informasi dari pihak lain dan menunjukkan kesedian untuk mendengarkan masalah yang dihadapi. b. Pemahaman, pada saat berusaha memahami perkataan pihak lain, seseorang akan mengulanghi perkatan yang didengarnay. Pengulangan menunjukkan perhatian kepada pihak lain dan permasalahan yang dihadapi.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

17

c.

Dukungan, Biasanya diberikan dalam bentuk kata-kata empatik untuk membangkitkan semangat dan harapan.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

18

BA B 4

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

A.

ARTI PENTING PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut : 1. Subjek dan tujuan harus jelas. 2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan. 3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis. 4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup. Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini : 1. Memahami pesan yang disampaikan Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan. 2. Membantu audiens menerima pesan Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. 3. Menghemat waktu audiens Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi. 4. Mempermudah pekerjaan komunikator.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

19

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan. B. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara : 1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ideide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator. Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain : a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya. b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok. c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik. 2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutanurutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu : a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini. b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

20

diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan. Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif. C. PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST)

Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang langsung paha hal yang dituju. Pesan ini dapat berbebtuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim, permintaan kredit rutin. Isi dari sebuah surat Direct Request harus terdiri dari 3 bagian antara lain: 1. Bagian Awal Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang berisi tentang alasan kita dalam mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang digunakan hendaknya haruslah jelas, singkat dan tidak bertele-tele, tujuannya adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan kita menjadi lebih paham akan maksud yang tergan dung dalam surat permintaan tersebut. 2. Bagian Pertengahan Bagian ini merupakan penjelasan rinci dari apa yang kita tulikan pada bagian pendahuluan, berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud permintaan. Teknis penyusunan kalimat dan kata-kata dapat menggunakan serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Dapat berisi tentang pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita minta. Jika permintaan lebih dari satu jenis, sebaiknya kita membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan. 3. Bagian akhir Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu, dan ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa informasi penting seperi nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi. D. PERMINTAAN INFORMASI RUTIN

Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien dan para pemegang saham. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan. Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus menjaga maksud/ tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. Anda harus bertanya pada diri
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

21

sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang anda sampaikan. Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam setiap organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karyawan , konsumen, klien dan sebagainya. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi organisasi yang bersangkutan. Pedoman dalam menulis surat ini bahwa harus dijaga maksud dan tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan kita. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu : apa yang diketahui, mengapa hal tersebut perlu diketahui, mengapa hal ini dapat membantu. Dalam kaitannya dengan direct request, maka permintaan rutin dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis. 1. Permintaan dari dalam organisasi Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, pimpinan dengan karyawan, pimpinan dengan supervisor dan sebagainya. Surat permintaan dalam bentuk memo mengikuti suatu estndar perencanaan langsung. Mulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti dengan penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan suatu tindakan yang dikehendaki. 2. Permintaan dari luar organisasi Sebagai seorang pelaku bisni prifesional perlu adanya komunikasi dengan para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi untuk memperoleh informasi penting, seperti informasi produk baru, katalog buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan. Disamping itu , dapat juga memberikan respon terhadap ilkan yang dipasang di suatu surat kabar. Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu : dimana kita membaca iklan tersebut, jelaskan apa yang kita maksud, cantumkan alamat yang jelas dan lengkap untuk balasan surat. E. PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF

Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun ekstern perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin, good news dan good will dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach). Pendekatan langsung (direct approach) memiliki beberapa keunggulan yaitu: 1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali 2. membaca suatu pesan) 3. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan 4. Menghemat waktu bagi audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu memperoleh perhatian secara seksama.
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

22

Sedangkan kelemahannya adalah faktor kebiasaan dimana orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya dan kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan pola pendidikan yang telah diajarkan sebelumnya. Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, bak melalui lisan atau tulisan, maka bentuk-bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Diusahakan dalam bagian awal, penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas. Pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci. Bagian ini adalah bagian penjelasan rinci dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian awal dan akhir. Pada bagian akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh audiens. F. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL

Para pelaku bisnis telah banyak melakukan upaya-upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/ pegawai dan masyarakat pada umumnya. Disamping itu, mereka juga mengirimkan pesan-pesan good will kepada karyawan, klien dan masyarakat pada umumnya. Kualifiksi bentuk goodnews dalam komunikasi bisnis : 1. Good News tentang pekerjaan Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung. Contoh good news berkaitan dengan masalah pekerjaan, antara lain penerimaan kerja, kenaikan pangkat/ jabatan/ posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji dan pengakuan/ penghargaan prestasi kerja. 2. Good News Tentang Produk Good News yang berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon harga produk, sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free), pemberian kupon diskon harga produk, membeli produk dalam jumlah tertentu akan memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru, produk aksesoris atau produk pelengkap). 3. Pesan-Pesan Goodwill Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Sebagai pelaku bisnis, seseorang dapat juga mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-catatan singkat yang tak diharapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu. Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberian selamat kepada orang lain, seperti kenaikan pangkat atau jabatan, diangkat sebagai pimpinan suatu asosiasi organisasi bisnis dan sejenisnya. Penyampaian ucapan selamat oleh pimpinan perusahaan kepada para pelanggan maupun pemasok, seperti ucapan selamat ulang tahun, ucapan selamat atas penyelesaian studi, ucapan selamat atas kesuksesan non bisnis, merupakan hal yang baik untuk menjaga hubungan baik diantara mereka.
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

23

G.

PENULISAN BAD NEWS

Apabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif, maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu penyampaian bad news, penerimaan pesan tersebut dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens. Ada dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, berkaitan dengan pesan yang tak menyenangkan ini : 1. Menciptakan Audience Centerred Tone Menyangkut nada atau intinasi dalam penyampaian bad news mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan yang khusus, yaitu : a. Membantu audiens mengerti akan bad news yang merupakan suatu keputusan yang tegas b. Membantu audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil. c. Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan. 2. Memilih Pendekatan Organisasional Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad news, dapat dilakukan dengan dua pendekatan, yaitu perencanaan tak langsung (indirect plan) dan perencanaan langsung (direct plan). a. Pendekatan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan yang digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan ini terdapat empat bagian penting yaitu Pembuka, yang menempatkan audiens pada situasi yang netral serta penyataan yang tanpa beban bagi audiens. Alasan, dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil, sebelum menyampaikan yang sebenarnya, penyampaian alasan yang efektif akan sangat membantu audiens menyadari bahwa keputusan yang diambil adalah fair atau logis. Bad news, merupakan hal yang mungkin menyakitkan bagi audiens yang mendengarnya, namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang merupakan keputusan yang diambil dari suatu kondisi. Penutup, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan, maka tahap selanjutnya adalah memberikan kata-kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan. Dapat juga diusulkan suatu cara pemecahan dari masalah yang dihadapi oleh audiens.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

24

PEMBUK A

ALASAN

Pernyataan

Penjelasan Logis

BAD NEWS

PENUTUP

Nyatakan

Positif, Bersahabat, dan

Gambar 4.1. Pendekatan Organisasi Perencanaan Tidak Langsung b. Perencanaan Langsung Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir melalui perencanaan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Pendekatan ini memiliki kelebihan bahwa audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokok yaitu bad news.Pendekatan ini dapat diterapakan apabila : Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke inti yang dituju. Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan Pesan disampaikan secara empati.

BAD NEWS Pernyataan Bad News

ALASAN Jelakan Alasan Bad News

PENUTUP Positif, dan Bersahabat

Gambar 4.2. Pendekatan Organisasi Perencanaan Langsung

H.

PENULISAN PESAN-PESAN PERSUASIF

Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaiakan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju. Meskipun kebanyakan pesan-pesan bisnis adalah rutin, namun dalam beberapa situasi tertentu diperlukan pesan yang didesain untuk memotivasi atau memberi persuasi kepada orang lain. Penyampaian pesan ini tidak hanya digunakan untuk kepentingan internal

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

25

organisasi namun dapat pula digunakan untuk kepentingan eksternal organisasi seperti permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerjasama. Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat. Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menuliskan pesan-pesan persuasif antara lain : 1. Analisis Audiens Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menhubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasi perbedaan individual, maka perlu menganalisis audiens dan kemudian menyusun suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka. Cara yang paling mudah dalam menilai kebutuhan audiens adalah dengan berpedoman pada teori kebutuhan dari Maslow yang menyatakan bahwasanya manusia memiliki lima kebutuhan yang sifatnya berjenjang. Dimana tiap-tiap kebutuhan memiliki kualitas atau tingkat kepentingan yang berbeda-beda, mulai dari kebutuhan yang paling dasar hingga kebutuhan yang paling tinggi tingkatannya. 2. Mempertimbangkan Perbedaan Budaya Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka akan memberikan penghormatan. Memberikan persuasi untuk budaya yang berbeda akan berbeda cara memberikan persuasinya. 3. Memilih Pendekatan Organisasional Agar penyampaian pesan persuasif dapat tempat sasaran dan sesuai dengan apa yang dikehendaki maka perlu diperhatikan cara penyampaiannya kepada audiens, apakah menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung. Penggunaan pendekatan organisasional baik langsung maupun tidak langsung dalam penyampaian pesan persuasif harus mampu meyakinkan audiens bahwasannya pesan tersebut dapat dipertanggungjawabkan dan memiliki alasan. Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu : 1. Menetapkan kredibilitas Bagi seorang komunikator tingkat kredibilitas ditentukan oleh sejaumana tingkat kepercayaan dan reabilitas dirinya. Kredibilitas adalah kapabilitas untuk dapat dipercaya oleh orang lain. Cara yang digunakan untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah dengan fakta, berupa dokumen, statistik, jaminan, dan hasil riset yang menjadi bukti objektif yang mendukung kredibilitas seseorang. Cara lain yang dapat dilakukan guna menambah kredibilitas seseorang adalah menjadi seorang pakar atau ahli dalam bidang tertentu, antusias terhadap materi yang disampaikan, objektif dalam penilaian sesuatu, sikap hormat dapat membantu memfokuskan kebutuhan audiens, kejujuran dapat menumbuhkan penghargaan audiens, intensitas yang baik akan membantu minat audiens, dan pengalaman latar belakang baik sikap, kepercayaan sebelumnya dapat membantu mengidentifikasi audiens.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

26

2.

3.

Membuat kerangka argumentasi audiens Kerangka argumentasi dapat dibuat berdasarkan rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire dan Action). a. Attention (Perhatian), meyakinkan audiens dibagian permulaan bahwa ada sesuatu yang akan disampaikan. Memperkenalkan suatu masalah atau ide yang membuat audiens mau mendengar pesan-pesan yang akan disampaikan. b. Interest (Minat), menjelaskan relavansi pesan-pesan yang disampaikan dengan audiens. Mengembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama secara rinci. Menghubungkan pesan-pesan yang akan disampaikan dengan manfaat secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens. c. Desire (Hasrat), mengubah keinginan audiens dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens, dan berusaha untuk mengimplementasikan ide atau gagasan. d. Action (Tindakan), menyarankan tindakan spesifik yang diinginkan terhadap audiens. Perlu juga dipikirkan bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang dilakukan, serta menemukan cara agar tindakan tersebut mudah untuk dilakukan. Memilih Daya Pemikat Umumnya pesanpesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika (logical appeals) dan daya pemikat emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi audiens. Kedua pendekatan ini akan memiliki keseimbangan apabila tergantung pada tindkan yang diharapkan, harapan para audiens, tingkat resistensi yang diatasi, kemampuan menjual ide atau gagasan tersebut. a. Pemikat Emosional Dalam melakukan persuasi audiens, dapat memanfaatan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens sepanjang pemikat emosional bersifat kuat. Dapat menggunakan kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang seperti kebebasan, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan, dan keamanan. b. Pemikat Logika Dalam berbagai hal, penggunaan pendekatan ini dapat dilakukan seperti membuat aduan (claim) dan memberikan dukungan atas aduan tersebut dengan memberikan alasan dan bukti-bukti yang ada. Adapun penggunaan pendekatan ini didasari atas berbagai alasan diantaranya : Analogi, adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-bukti fisik pula. Induksi, adlah memberikan berbagai alasan dari bukti-bukti spesifik menuju kesimpulan umum. Deduksi, Pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang khusus. c. Pertimbangan Etika Persuasif dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan informasi dan menambah pemahaman mereka dalam berbagai hal. Hal yang

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

27

paling penting dalam pendekatan ini adalah menunjukkan perhatian yang jujur kepada audiens dengan memenuhi kebutuhan mereka.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

28

BA B 5
A.

WAWANCARA DALAM LINGKUNGAN BISNIS

WAWANCARA SUATU KETERAMPILAN MANAJEMEN

Dalam menjalankan setiap kegiatan bisnis, para pelaku yang ada di dalamnya tentunya akan selaku berhadapan dengan lawan bisnisnya. Pada saat terjadi interaksi diantara mereka, sering kali kita jumpai mereka melakukan semacam dialog, perundingan atau wawancara dalam memutuskan suatu bisnis. Dalam organisasi teknik wawancara dapt dijumpai terutama pada kegiatan sumber daya manusia, yang salah satu kegiatan didalamnya adalah melakukan wawancara kerja. Tujuan dilakukannya wawancara adalah untuk mengumpulkan data atau informasi yang akan sangat berguna bagi kegiatan perusahaan. Pada kegiatan pemasaran adanya bagian riset memungkinkan untuk memperoleh indfirmasi mengenai konsumen, pasar produk yang sedang booming, kepuasan pelanggan, kelangsungan produk dan sebagainya, yang kesemua itu dapat dilakukan dengan melakukan wawancara dengan pihak terkait. Dalam setiap kegiatan wawancara terdapat dua pihak yang terlibat didalamnya yaitu pewawancara (interviewer) dan yang diwawancarai (interviewee). Pada komunikasi timbal balik Interviewer mempunyai peranan yang lebih menentukan terhadap keberhasilan wawancara. Pada perkembangan dunia bisnis saat ini, tidak mudah untuk menemukan orang yang ahli dalam berbicara dan yang memiliki bakat atau kemampuan sebagai interviewer. Namun demikian kini telah hadir sarana-sarana pelatihan yang nantinya siap mencetak tenaga-tenaga interviewer yang handal didukung oleh para praktisi yang handal di bidangnya. Tujuan bisnis dari kegiatan wawancara biasanya lebih bersifat formal, jika dibandingkan hanya dengan sekedar bercakap-cakap saja. Bagi seorang interviewer bisnis, ia harus memiliki prosedur tertentu dalam melakukan wawancara antara lain pembukaan (opening), inti wawancara (body), dan penutup (closing). Wawancara bisnis merupakan keterampilan manajemen (management skill) yang wajib dipelajari dan dilatih apabila seseorang ingin menjadi interviewer yang profesional. Wawancara bisnis yang dilakukan dapat dibagi ke dalam beberapa sifat yang menyangkut interaksi antara pewawancara dan yang diwawancarai, yaitu : 1. Direktif (perintah), dalam hal ini pewawancara menetapkan tujuan-tujuan situasi pada awal interaksi. Sehingga pewawancara memegang kendali sepenuhnya tas kegiatan wawancara tersebut. Hal-hal yang menyangkut isi dari materi wawancara sepenuhnya

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

29

2. B.

berada pada pihak pewawancara, serta pewawancara berhak menentukan kapan wawancara tersebut mulai dan berakhir dengan membuat suatu kesimpulan (resume) dari wawancara tersebut. Non direktif (nonperintah), dalam hal ini pewawancara membiarkan orang yang diwawancarai mengendalikan tujuan, langkah dan masalah pokok suatu wawancara. JENIS WAWANCARA BISNIS

Wawancara yang dilakukan dalam kegiatan bisnis dapat diketegorikan menjadi beberapa jenis wawancara, antara lain : 1. Wawancara seleksi pelamar pekerjaan (personnel selection interview) Wawancara ini biasanya dilakukan oleh bagian dari organisasi khususnya bagian sumber daya manusia dalam hal mencari atau melakukan perekrutan karyawan. Dengan wawancara ini, pihak terkait akan memperoleh gambaran mengenai kualitas dari calon pelamar pekerjaan yang nantinya diharapkan dapat berguna bagi perusahaan. 2. Wawancara evaluasi kinerja karyawan (performance appraisal interview) Wawancara ini dilakukan sebagai tindak lanjut dari proses penilaian atau evaluasi hasil yang telah dikerjakan oleh karyawan. Wawancara ini biasanya dilakukan di tiaptiap bagian dalam suatu organisasi. Dengan wawancara seperti ini, organisasi dapat mengetahui seberapa besar kinerja serta prospek dari karyawan yang bersangkutan. 3. Wawancara pemberian nasehat (coucelling interview) Wawancara ini biasanya dilakukan untuk mencari solusi dari suatu permasalahan yang dihadapi oleh seseorang dengan cara meminta bantuan kepada orang yang ahli di bidangnya (councelor/psikiater). 4. Wawancara peringatan (correction interview) Wawancara yang dilakukan dengan tujuan yang bersifat mengingatkan seseorang akan sesuatu hal, biasanya wawancara ini terjadi diakibatkan adanya pelanggaranpelanggaran terhadap peraturan yang berlaku. Wawancara ini bertujan untuk membuat pihak-pihak yang diberi peringatan dapat kembali menjalankan aktivitas sesuai dengan peraturan. 5. Wawancara untuk tujuan khusus (specific purpose interview) Wawancara ini biasanya dilakukan pada peristiwa-peristiwa yang sifatnya khusus seperti wawancara kenegaraan, perundingan-perundingan khusus serta pembahasan masalah-masalah yang dianggap khusus. C. PENGUMPULAN INFORMASI MELALUI WAWANCARA

Tujuan dari setiap wawancara adalah memperoleh data atau informasi yang dibutuhkan, yang nantinya akan sangat berguna untuk pengambilan keputusan. Tujuan tersebut dapat tercapai apabila wawancara yang dilakukan berpedoman pada tahapantahapan sebagai berikut : 1. Menentukan tujuan wawancara Setiap kegiatan yang dilakukan sudah semestinya memiliki maksud dan tujuan, begitu pula halnya dengan wawancara. Para pihak utama dalam proses wawanvara ini harus
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

30

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

mampu menentukan tujuan tersebut. Maksud dan tujuan wawancara di sesuaikan dengan kondisi atau keadaan yang sedang dihadapi. Membaca dan mengulas apa yang diketahui dan dipelajari mengenai suatu topik Agar proses wawancara memiliki makna dan arti penting, maka perlu diperhatikan mengenai topik atau bahasan yang akan dijadikan pokok pembahasan dalam wawancara tersebut. Wawancara yang tidak berisikan suatu topik uang jelas hanya akan menjadi pembicaraan yang ngalor ngidul tidak jelas maksud dan tujuannya. Menyeleksi sumber yang tepat Setelah kita menemukan bahan atau topik yang sesuai, langkah berikutnya adalah mencari sumber atau referensi dari pokok bahasan tersebut. Untuk mendapatkan sumber yang tepat dirasakan perlu menyeleksi beberapa alternatif sumber agar nantinya menghasilkan nilai wawancara yang berbobot. Penyeleksian sumber ini dapat dilakukan dengan mencari atau menentukan sumber-sumber yang dirasakan cocok sebagai bahan acuan dalam wawancara. Membuat janji Wawancara biasanya melibatkan dua pihak, masing-masing pihak harus dapat memahami pihak yang lain dan menyadari pentingnya wawancara dilakukan bagi mereka. Oleh karena itu, perlu adanya kesepakatan dalam penentuan kapan wawancara dilakukan, dimana tempat dilakukannya serta waktu pelaksanaan wawancara. Hal ini penting agar nanti dalam pelaksanaannya tidak menimbulkan kekecewaan di salah satu pihak dikarenakan pihak yang lain tidak hadir pada saat wawancara dilakuan. Merencanakan bentuk pertanyaan Untuk menggali informasi dari yang diwawancarai, biasanya pihak pewawancara harus sudah menyiapkan pertanyaan sedemikian rupa agar tujuan ter sebut dapat tercapai. Bentuk pertanyaan yang diajukan disesuaikan dengan apa yang hendak diketahui oleh pewawancara. Pertanyaan dapat bersifat umum sampai dengan pertanyaan yang bersifat khusus. Membuat kesan yang positif Selama wawancara berlangsung pewawancara harus mampu menciptakan suasana yang menyenangkan dan bersahabat. Perlu dihindari suasana yang sifatnya kaku, agar yang diwawancarai tidak merasa jenuh dan bosan. Usahakan menghindari memberikan pertanyaan yang bersifat mendikte yang diwawancarai, karena hanya kan membuat orang yang diwawancarai terpojok dan akan menjawab seadanya saja. Berikan pertanyaan yang sifatnya menggali keterangan dari yang diwawancarai, biarkan orang yang diwawancarai berekspresi dengan jawabann, juga jangan pernah membatasi jawaban orang yang diwawancarai. Merencanakan perekaman/ mencatat Agar pewawancara memiliki gambaran tentang isi dari wawancara yang telah dilakukan, ada baiknya dalam wawancara tersebit pewawancara mencatat hal-hal penting yang menjadi jawaban orang yang diwawancara. Atau dapat juga dengan merekam hasil dari wawancara tersebut untuk kemudian dilakukan proses penganalisaan hasilnya. Menutup wawancara

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

31

9.

Setelah dirasakan cukup memperoleh data-data atau informasi yang dibutuhkan, pewawancara dapat segera menutup wawancara. Pada menutup wawancara tersebut jangan lupa mengucapkan ucapan terimakasih kepada yang diwawancarai atas kehadirannya melakukan wawancara, juga yang perlu diperhatikan adalah memberikan menyampaikan harapan yang mungkin diinginkan oleh orang yang diswawncarai. Melakukan evaluasi hasil wawancara Tahap terakhir dari wawancara adalah mengevaluasi hasil wawancara, hal ini merupakan bahan perimbangan untuk menindak lanjuti (follow up) hasil dari wawancara serta sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. TEKNIK MENGAJUKAN PERTANYAAN

D.

Pertanyaan merupakan hal mendasar pada sebagian besar wawancara, apakah itu pada saat memimpin survey, menyeleksi pegawai, melakukan penjualan, atau mengumpulkan informasi untuk artikel surat kabar. Kunci keterampilan komunikasi yang harus selaku dikembangkan adalah kemampuan menggunakan pertanyaan-pertanyaan secara efektif. Bentuk pertanyaan dalam wawancara, antara lain : 1. Pertanyaan terbuka (open questions) Pertanyaan ini akan memberikan kebebasan yang lebih banyak kepada yng diwawancarai untuk menjawab pertanyaan, dan ruang lingkup pertanyaan ini juga cukup luas. Orang yang diwawancarai diberikan kesempatan untuk menjawab pertanyaan sesuai dengan persepsi dan informasi yang mereka miliki. Contoh dari bentuk pertanyaan terbuka, yaitu : a. Ceritakanlah hal-hal yang menyangkut diri Anda b. Ceritakan apa yang Anda ketahui tentang perusahaan kami c. Menurut Anda apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan dari diri Anda d. Apakah menurut Anda perusahaan kami akan menerima Anda e. Apa yang menyebabkan Anda keluar dari perusahaan Anda, dan sebagainya. Pertanyaan model ini akan memberikan keleluasaan bagi yang diwawancari dalam menjawab setiap pertanyaan sesuai dengan keinginan dan pengetahuan yang dimilikinya. 2. Pertanyaan tertutup (closed questions) Pertanyaan ini membatasi jawaban yang diberikan orang yang diwawancari. Dengan pertanyaan tertutup arah jawaban berada dalam kendali pewawancara. Biasanya bentuk pertanyaan seperti ini digunakan untuk memperoleh informasi yang berdasarkan hasil questioner, angket ataupun survey. Contih dari pertanyaan bentuk tertutup antara lain : a. Agar tugas ini berjalan dengan baik, sebaiknya Anda memilih partner siapa? Rudi atau Anto? b. Apakah jumlah penghasilan Anda dibawah 2 juta atau diatas 2 juta? c. Setujuhkah anda jika para karyawan diberikan tambahan fasilitas, dan sebagainy?

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

32

3.

4.

5.

Pertanyaan yang Mengarah (leading questions) Pertanyaan semacam ini mengandung jawaban yang diarahkan pada suatu maksud atau tujuan tertentu. Pertanyaan ini terutama digunakan untuk menjajaki persamaan pendapat antara pewawancara dengan yang diwawancarai tentang sesuatu hal. Pertanyaan ini juga digunakan untuk menguji konsistensi jawaban yang duberikan sebelumnya. Berikut ini contoh dari bentuk pertanyaan tersebut : a. Jadi Anda menginginkan atasan yang dapat memahami diri Anda? b. Seperti kebanyakan orang kain, apakah Anda juga akan menghimbau pemerintah untuk tidak korupsi ? c. Dari berbagai pilihan tersebut Anda menilai pilihan yang pertama merupakan pilihan yang terbaik buat Anda? dan sebagainya Pertanyaan bermuatan (loaded questions) Jawaban yang diinginkan pewawancara dengan pertanyaan bermuatan lebih menjurus dibandingkan dengan pertanyaan mengarah. Pertanyaan ini biasanya bersifat keras dan sensitif. Tujuan digunakannya pertanyaan ini untuk menguji daya tahan orang yang diwawancara menghadapi berbagai macam tekanan mental. Wawancara dengan menggunakan pertanyaan model ini lebih mirip interogasi. Contoh dari bentuk pertanyaan tersebut antara lain : a. Apa saran Anda untuk memberantas praktek korupsi yang telah banyak dilakukan oleh para pejabat kita b. apakah anda tetap merasa kesulitan untuk menyesuiakan diri dengan kebiasaan sebagian besar rekan sejawat Anda, dan sebagainya. Pertanyaan lanjutan (mirror questions) Pertanyaan lanjutan merupakan pertanyaan terhadap jawaban dari pertanyaan sebelumya. Tujuannya adalah menggali lebih dalam informasi yang telah diberikan orang yang diwawancarai. Contoh dari pertanyaan ini antara lain : Pewawancara : Jadi anda Sudah merasa tidak berkenan bekerja di perusahaan tempat anda bekerja ? Yang diwawancarai : Sebenarnya saya tidak masalah bekerja di perusahaan saya, hanya pada saat pergantian supervisor bulan lalu, suasana keja menjadi tidak baik. Pewawancara : Ada apa dengan Supervisor yang baru itu ? Yang diwawancarai : Dia suka memberi perintah yang sulit untuk dimengerti. KOMUNIKASI WAWANCARA KERJA

E.

Wawancara dalam konteks wawanvara kerja merupakan salah satu cara yang sangat penting bagi suatu perusahaan dalam menyaring jumlah pelamar yang ada. Kegiatan wawancara kerja ini adalah bagian dari rangkaian kegiatan dalam perekrutan karyawan. Dalam suatu penarikan tenaga kerja wawancara digunakan untuk menilai capability calon pelamar dan merupakan bagian dari proses seleksi.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

33

Pelamar

Seleksi

Penilaian

Penerimaan

Wawancara Karyawan Gambar 5.1 Proses Seleksi Karyawan Pada proses wawancara kerja ini bagi pihak yang diwawancarai harus mempersiapkan diri sedemikian rupa terutama dalam hal kemampuan verbal dan nonverbal. Biasanya aspek yang akan mendapatkan perhatian pada saat wawancara adalah aspek kepribadian (personality aspect), yang meliputi : 1. Penampilan anda secara fisik 7. Tanggap dan kerja sama 2. Gerak-gerik dan sopan santun 8. Ekspresi wajah 3. Nada suara (tone voice) 9. Kemampuan berkomunikasi 4. Rasa percaya diri 10. Sikap terhadap pekerjaan 5. Inisiatif 11. Selera humor 6. Kebijaksanaan Dengan memperhatikan berbagai karakter diatas, pewawancara akan mendapatkan gambaran mengenai calon yang akan terpilih. Wawancara tahap awal sering disebut juga dengan wawancara pendahuluan. Pada tahap ini, wawancara yang dilakukan didasarkan pada lamaran atau resume yang dibuat pelamar. Hal ini untuk memastikan kesesuaian antara kualifikasi yang dimiliki oleh pelamar dengan syarat yang diajukan untuk mengisi suatu posisi jabatan. Bagi seorang pelamar, pada saat wawancara berlangsung hendaknya memberikan keterangan secara, jelas, singkat, padat dan tidak berbelit-belit. Jangan sesekali memberikan jawaban pertanyaan diluar dari pertanyaan yang diajukan. Setelah wawancara pendahuluan, maka dillanjutkan dengan wawancara tahap selanjutmya yaitu wawancara seleksi. Dalam wawancara ini biasanya orang yang diwawancarai (calon pelamar) akan ditanya bernagai hal mengenai latar belakang yang mencakup kualifikasi, pengalaman kerja, pelatihan dan semangat kerja yang secara umum untuk mengetahui informasi mengenai calon pelamar yang nantinya akan ditempatkan pada posisi tertentu. F. PERSIAPAN WAWANCARA ada beberap hal yang harus

Agar proses wawancara kerja berhasil diperhatikan/dipersiapkan antara lain : 1. Datang tepat waktu 2. Bersikap yakin (Optimis) 3. Siapkan sertifikat, serta surat penghargaan 4. Berpakaian rapi dan sopan

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

34

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Bersikap tenang Ketuk pintu sebelum memasuki ruangan Tersenyum Tunggu sampai dipersilahkan duduk Ingat nama pewawancara dengan benar Tataplah pewawancara jika anda berbicara Tunjukkan kemampuan diri Perhatikan setiap pertanyaan yang diajukan Berbicara dengan jelas Atur nada suara dan intonasi Tunjukkan minat dan kesungguhan Bersikap jujur dan terbuka Selain melakukan hal-hal tersebut diatas, ada beberapa hal-hal lain yang perlu dihindari dalam suatu wawancara yaitu : 1. Jangan datang terlambat 2. Terlihat kesal karena menunggu 3. Datang Tanpa Persiapan 4. Berpenampilan berlebihan (Norak) 5. Membawa tas belanja atau sejenisnya 6. Mengajak teman atau keluarga 7. Duduk sebelum dipersilahkan 8. Meletakkan tas di meja wawancara 9. Membungkuk atau menundukkan kepala 10. Bertopang dagu 11. Melipat tangan di dada 12. Merokok atau makan saat wawancara 13. Membuka percakapan 14. Memotong kalimat pewawancara 15. Melebih-lebihkan diri anda 16. Mendikte pewawancara/perusahaan 17. Jangan membual 18. Mengkritik diri sendiri 19. Mengkritik/menjelekkan atasan tempat bekerja 20. Memberikan informasi yang tidak relevan 21. Memberikan kesan ditawarkan perusahaan 22. Bertanya hal-hal yang tidak berguna (basa basi) 23. Emosional 24. Membuka rahasia perusahaan yang lama 25. Tidak sabar G. CARA MENGENALI PEKERJAAN DAN PERUSAHAAN

Sebelum wawancara ada baiknya calon pelamar mencari informasi sebanyakbanyaknya mengenai bidang pekerjaan yang dimaksud, hal ini agar nantinya pada saat wawancara berlangsung, calon pelamar telah memiliki gambaran mengenai bidang
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

35

pekerjaan tersebut. Informasi tersebut dapat di peroleh dari berbagai sumber antara lain jurnal, atau media publikasi yang ada di perusahaan. Dalam wawancara diperkenankan menanyakan tentang pekerjaan dan perusahaan kepada pewawancara. Pertanyaan yang diajukan dapat berupa : 1. Tugas dan jawab pekerjaan 2. Kebijakan perusahaan dalam hal promosi 3. Kesempatan berkembang/peningkatan karir 4. Ketersediaan program pelatihan karyawan 5. Produk unggulan perusahaan 6. Pesaing perusahaan 7. Pangsa pasar produk yang dihasilkan H. PERTANYAAN PENTING DALAM WAWANCARA

a. b. c. d. a. b. c.

Pada proses wawancara akan terjadi interaksi antara pewawancara dengan yang diwawancarai, pada saat itu tetntunya akan ada beberapa pertanyaan yang akan diajukan antara lain : 1. Pekerjaan yang Dilamar, bentuk-bentuk pertanyaan yang sering disampaikan seperti : a. Mengapa anda menginginkan bekerja di perusahaan tersebut ? b. Apakah pengalaman kerja Anda telah relevan dengan posisi yang anda lamar saat ini ? c. Mengapa Anda merasa tertarik dengan jabatan dan posisi tertentu yang anda lamar ? d. Jika Anda masih bekerja, mengapa Anda memetuskan untuk beralih pekerjaan ? e. Apa yang anda ketahui tentang perusahaan ini? dan sebagainya. 2. Pendidikan dan Pelatihan Mata kuliah apa yang paling Anda senangi, dan yang paling Anda tidak senangi, mengapa? Pembahasan apa saja yang paling menarik Anda dari mata kuliah ? Apakah pendidikan dan pelatihan yang telah Anda peroleh dapat membantu pengembangan karir Anda? Apakan ada keinginan untuk melanjutkan studi anda? dan sebagainya. 3. Latar Belakang Keluarga Apa pekerjaan orang tua Anda? Apakah Pendidikan terakhir orang tua Anda? Bagaimana pandangan orang tua Anda terhadap pekerjaan yang Anda pilih? dan sebagainya. 4. Kepribadian a. Bagaimana Anda menjelaskan tentang diri anda? b. Apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan Anda? c. Bagaimana Anda menilai orang lain? dan sebagainya.
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

36

5.

a. b. c. d.

Penilaian Pribadi a. Menurut Anda, faktor-faktor apa sajakah yang mampu mengembangkan karir Anda? b. Faktor apa saja yang Anda rasa menjadi penghambat karir Anda? c. Apa yang paling mengesankan, menjengkelkan dan menyebalkan bagi diri Anda? d. Pengalaman yang bagaimanakah yang menurut Anda mampu menyenangkan Anda? dan sebagainya. 6. Tujuan Karir Apa yang menjadi tujuan karir Anda? Bagaimana Anda dapat mencapai tujuan karir Anda? Posisi apakah kira-kira yang cocok dengan diri Anda? Mengapa Anda merasa cocok dengan posisi tersebut? dan sebagainya. 7. Hobi dan lain-lain a. Apa yang Anda lakukan pada saat senggang? b. Apakah Anda pernah atau sering terlibat dalam kegiata-kegiatan sosial di masyarakat ? c. Jelaskan tetantang hobi Anda? d. Jenis olahraga apa saja yang paling Anda gemari? e. Apakah anda selalu mengikuti perkembangan berita akhir-akhir ini? f. Buku, majalah, surat kabar serta bacaan apa yang paling Anda sukai ? dan sebagainya. I. ARUS PROSES WAWANCARA PEKERJAAN

Proses wawancara kerja merupakan serangkaian kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan penarikan (rekruitmen) tenaga karja.Dimana wawancara berperan dalam menentukan layak atau tidak seseorang untuk menduduuki suatu jabatan tertentu. Secara umum arus proses wawancara kerja terbagi dalam beberapa tahap, dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Pihak perusahaan dan pelamar harus dapat menilai tingkat kebutuhan atau kepentingan yang ada. Bagi pelamar pentingnya wawancara ini sangat berguna bagi perkembangan karir dan pekerjaan yang akan diterimanya. Sedang bagi perusahaan kegiatan ini dimaksudkan sebagai sarana untuk memperoleh orang-orang yang sesuai dan cocok dengan bidang pekerjaan yang ditawarkan. 2. Sebelum pelamar mengajukan lmaran perkejaan sebaiknya perlu dilakukan penyelidikan terhadap bidang pekerjaan yang akan dilamar. Hal ini dimaksudkan agar bidang pekerjaan tersebut sesuai dengan latar belakang pendidikan dan, kemampuan serta keahlian pelamar. penyelidikan pekerjaan dapat dilakukan dengan menyeleksi setiap lowongan pekerjaan yang ditawarkan dan dibandingkan dengan latar belakang pelamar.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

37

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Tahap selanjutnya adalah membuat lamaran, pada tahap ini dituntut kemahiran pelamar dalam menyajikan sebuah surat lamaran. Tidak ada pedoman yang baku terhadap penulisan lamaran ini, hanya yang perlu diperhatikan dalam pembuatanya haruslah dibuat semenarik mungkin karena surat lamaran tersebut akan menjadi nilai jual bagi pelamar. Buatlah surat lamaran yang simple, padat, jelas dan tidak berbelitbelit. Perlu juga melampirkan resume yang berkualitas, yang menggambarkan capabity pelamar. Buatlah resume mulai dari yang paling umum hingga yang paling khusus, masukkan pula seluruh kelebihan atau kekuatan dirii, termasuk di dalamnya pendidikan,pengalaman kerja, pelatihan yang telah diikuti, penghargaan-penghargaan yang diperoleh serta hal lain yang dapat bersifat menjual diri pelamar sehingga layak untuk dipertimbangkan. setelah lamaran dibuat dan dikirim, tugas dari perusahaan adalah menyaring atau menyeleksi lamaran yang diterima. proses penyaringan ini meliputi seleksi administrasi terhadap lamaran tersebut. Menyangkut didalamnya kesesuaian antara syarat dalam lowongan kerja dengan berkas-berkas yang dilampirkan. Ini merupakan syarat minimal yang harus dipenuhi oleh pelamar sebagai tahapan awal dalam melamar pekerjaan. Setelah secara administrasi lmaran yang diajukan telah memenuhi syarat, tahp selanjutnya adalah melakukan wawancara pendahuluan, yang bertujuan mengetahui profil pelamar secara fisik serta mencari informasi mengenai minat pelamar, keahlian dan keterampilan pelamar serta hal lain yang menyangkut diri pelamar. apabila telah dinyatakan berhasil pada wawanvara pendahuluan pelamar akan memasuki tahap selanjutnya yaitu wawancara lanjutan, Pada tahap ini pewawancara akan memberikan pertanyan yang sifatnya lebih khusus seputar bidang pekerjaan yang akan akan ditawarkan. Hal-hal yang sifatnya kompleks akan ditanyakan pada tahap ini. setelah dirasakan memenuhi kualifikasi bidang pekerjaan yang dibutuhkan, maka pada tahap selanjutnya akan dilakukan tindak lanjut (foloow up) terhadap hasil wawancara pendahuluan dan lanjutan. Bentuk dari follow up tersebut biasanya diadakan seleksi lanjutan atau tes penentuan yang bertujuan untuk menyaring dan menemukan sosok orang yang benar-benar sesuai dengan bidang pekerjaan yang dimaksud, dapat berupa psikotes, tes kesehatan, wawancara penentuan, atau penentuan akhir dari pihak manajemen perusahaan. Hal ini karena setiap bidang pekerjaan yang ditawarkan mungkin hanya akan diberikan pad satu orang saja. Setelah dinyatakan memenuhi standar atau kriteria yang yang ditetapkn dan layak untukmenempati posisi jabatan tertentu, pihak perusahaan akan menentukan di bagian mana pelamar yang telah berhasil tersebut akan ditempatkan, disesuaikan dengan posisi atau jabatan yang dilamarnya. Pada tahap terakhir setelah menempati posisi jabatan yang sesuai, bagi karyawan baru perlu adanya pengenalan terhadap seluk beluk perusahaan serta tugas dan tanggung jawab bidang pekerjaannya dalam suatu orientasi kerja. tujuan dari orientasi ini agar karyawan yang bersangkutan memiliki bekal yang cukup dalam menjalankan pekerjaannya.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

38

PEWAWANCAR A

ORANG YANG DIWAWANCARAA

Menilai Kebutuhan

Menyelidiki Pekerjaan

Menyaring Pelamar

Membuat Lamaran

Wwn aa a acr

Wawancara

Seleksi

Tindak Lanjut

Penempatan

Orientasi

Gambar 5.2 Arus Proses Wawancara Pekerjaan

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

39

BA B 6
A. PROPOSAL

KOMUNIKASI MELALUI PROPOSAL

Proposal adalah jenis laporan khusus yang didesain untuk menawarkan suatu produk, rencana atau proyek kepada pihak lain di luar perusahaan. Proposal harus disusun dengan cermat dan menarik untuk meyakinkan pihak lain agar tertarik melakukan suatu kerja sama yang berkaitan dengan aktivitas bisnis. B. FUNGSI DAN JENIS PROPOSAL

Proposal merupakan sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk mendapatkan usaha baru atau memperbaharui dan meningkatkan hubungan bisnis yang telah berjalan. Suatu perusahaan atau lembaga menerbitkan proposal untuk menawarkan jasa atau produk dengan mengacu pada permintaan pengajuan proposal yang menyebutkan spesifikasi produk atau jasa yang diinginkan oleh pihak pembeli. Permintaan pengajuan proposal menyebutkan semua persyaratan yang harus dipenuhi dalam jangka waktu yang harus ditepati oleh pihak pemasok sehingga hubungan bisnis kedua pihak dapat terwujud. Proposal juga dapat berupa catatan transaksi antara pemasok dan perusahaan yang telah menjalin hubungan bisnis dan kedua pihak telah menyetujui perjanjian untuk bekerja sama sebelum proposal ditulis. Meskipun hubungan bisnis kedua pihak telah berjalan dengan baik, proposal harus tetap dibuat dan diaujukan untuk bahan peninjauan dan pertimbangan tentang hubungan bisnis antara perusahaan pemasok dan perusahaan penjual. Proposal dapat diajukan berdasarkan permintaan pihal lain, dan dapat pula dibuat atas inisiatif pihak perusahaan, organisasi, atau lembaga.. 1. Proposal berdasarkan permintaan klien. Proposal ini dibuat atas permintaan pihak klien atau konsumen yang memesan untuk dibuatkan produk tertentu. Permintaan biasanya dinyatakan dalam bentuk request for proposal atau permintan proposal. Pada saat menerima permintan prosal ini, mnajemen hrus menyatakan minat terhadap pekerjaan tersebut dan memikirkan kemungkinan untuk dapat memperoleh barang yang ditawarkan. Perusahaan meninjau persyartan, menetapkan lingkungan pekerjaan, metode dan prosedur yang digunakan, dan perkiraan waktu yang diperlukan, jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, dan biaya yang harus disediakan. kemudian semua dituliskan dalam proposal untuk merespons dengan cermat dan perhitungan yang tepat pada setiap permintaan yang diajukan dalam permintaan
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

40

2.

proposal. proposal disusun dimulai dengan pembukaan pada bab pertama yang menytakn tujuan proposal, menetapkan lingkup pekerjaan, menyajikan latar belakang informasi, dan menerangkan btasan-batasan yang mungkin diterapkan dlam kontrak. Badan proposal, yang merupakan bagian pokok, menyebutkan rincian tentang upaya dan spesifikasi yang dipersiapkan untuk mengantisipasi berbagai kemungkinan yang terjadi. sedangkan bagian uraian meliputi metode, jadwal, fasilitas, perlengkpan, tenaga kerja, dan biaya yang akan digunakan dalam kontrak. Bagian akhir biasnya berupa ringkasan pokok proposal dan meminta keputusan dari konsumen. Proposal berdasarkan Inisiatif Proposal ini dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan yang bertujuan untuk mendapatkan konsumen atau mencari biaya untuk pengembangan perusahaan. Proposal ditulis tidak berdasarkan permintaan dari konsumen atau klien.proposal ini biasanya berisi penjelasan tentang alasan yang memotivasi pihak penerima agar mengambil keputusan dan bertindak sesuai dengan tujuan proposal. Sebagai contoh, perguruan tinggi yang mencari dana untuk membiayai penelitian atau riset ilmiah terhadap sesuatu hal, dan untuk meyakinkan perusahaan proposal harus menunjukkan srgi manfaat hasil riset tersebut KOMPONEN PROPOSAL

C.

Proposal terdiri dari komponen-komponen antara lain : bagian pembukaan, teks proposal, dan bagian tambahan. 1. Bagian Pembukaan Bagian ini terdiri dari sampul, hlaman judul, daftar isi, dan daftar ilustrasi yang sama dengan yang diterapakan pada laporan. Tetapi , pada bagian pembukaan lainnya terdapat beberapa perbedaan sebagai berikut : a. Salinan atau foto kopi permintaan proposal, sebagai pengganti surat kuasa, salinan atau fotokopi ini yang berupa surat atau memo permintaan proposal untuk proyek tertentu digunakan sebagai pengganti surat kuasa. b. Surat pengantar, jika proposal dibuat berdasarkan permintaan klien atau pihak konsumen, surat pengantar ditulis dengan menggunakan pola surat pemberitahuan, dan apabila proposal dibuat atas dasar inisiatif perlu disertai surat pengantar yang bernada persuasif. 2. Teks Proposal Teks proposal berfungsi membujuk konsumen atau klien agar mengikat kontrak dengan pihak perusahaan atau lembaga yang mengajukan proposal, dan menyebutkan persyaratannya. Bagian ini terdiri atas : a. Pembukaan, ditulis dengan berorientasi pada audiens, pihak yng membaca proposal. Jika proposal disusun berdasarkan permintaan klien, pembukaan harus mengacu pada permintaan proposal, jika hal ini tidak dilakukan maka proposal harus menyebutkan faktor-faktor yang merupakan alasan pengujian proposal. b. Inti Proposal, bagian yang menguraikan tujuan pengajuan proposal yang mencakup informasi antar lain : pendekatan yang diusulkan, rencana kerja, pernyataan kualifikasi, dan biaya.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

41

3.

Susunan Isi Proposal Isi proposal yang disusun dengan baik terdiri dari tiga bagian yang panjangnya dapat disesuaikan dengan tujua. Bagian tersebut antara lain : a. Bagian depan, menunjukkan bahwa pihak yang mengajukan proposal memahami kebutuhan konsumen, menyatakan maksud dan tujuan pelaksanaan pekerjaan dan hasil yang dapat diperoleh, mendorong minat untuk segera mengambil keputusan. b. Bagian inti, diagram yang menunjukkan setiap tahapanpekerjaan, jadwal pelaksanaan tahapan pekerjan, rincian keterangan hasil, prnyelesaian dan keuntungan. c. Kesimpulan, pengalaman dan kapabilitas perusahan, prosedur untuk pemanfaatan jasayang diberikan, kesimpulan yang mengarah pada penyerahan pekerjaan. FORMAT PROPOSAL

D.

Lembaga penyandang dana pada umumnya menyediakan formulir proposal yang disesuaikan dengan permintaan. Perusahaan atau elembaga harus mengajukan permintaan secara resmi dengan melampirkan rencana dan kebijaksanaan perusahaan. Jika perusahaan mengeluarkan petunjuk khusus untuk format proposal, petunjuk tersebut harus ditepati dan semua formulir yang diperlukan harus tersedia untuk melengkapi proposal. E. PENAMPILAN PROPOSAL

Proposal adalah sarana untuk mengemukakan potensi pembeli kepada perusahaan karena penampilannya merupakan faktor yang harus diperhatikan. Penulisan proposal yang baik perlu memperhatikan beberapa persyaratan sebagai berikut : 1. Menggunakan sampul dari kertas tebal yang berkualitas baik dengan nama dan logo perusahaan dengan warna yang mencerminkan citra perusahaan. 2. Menggunakankertas berkualitas baik berwarna putih untuk penyajian uraian proposal 3. Uraian ditulis dengan jarak 4 sentimeter dari batas tepi kertas sebelah kiri, kanan atas dan bawah 4. Diketik atau dicetak hanya pada satu sisi kertas dengan jarak dua spasi 5. Menghindari setiap kesalahan agar dapat dibaca dengan mudah dan tidak menimbulkan arti ganda yang dapat meragukan pembaca. 6. Membuat anggaran yang tampak menarik karena halaman ini akan dibaca paling awal oleh pengambil keputusan. Untuk itu, segala sesuatunya harus realistis.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

42

Gambar 6.1. Sampul Proposal

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

43

Gambar 6.2 Bentuk Isi Proposal

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

44

BA B 7
A. LAPORAN BISNIS

KOMUNIKASI MELALUI LAPORAN

Laporan bisnis ialah setiap dokumen faktual yang menyatakan tujuan perusahaan merupakan sarana manajerial untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif. Laporan bisnis juga dapat diartika sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral , tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang tau untuk kepentingan bisnis tertentu. Laporan bisnis juga merupakan pesan-pesan yang objektif, tersusun secara teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari saru institusi atau lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Laporan fakta meliputi kejadian-kejadian, kondisi, mutu, perkembangan, hasil, produk, masalah, atau saran pemecahan. Laporan dapat membantu penerima memahami situasi bisnis yang kompleks, menyelesaikan tugas-tugas teknik, atau merencanakan prosedur-prosedur, pemecahan masalah, dan membuat kebijakan tentang perencanaan strategis. Penulisan laporan bisnis biasanya digunakan untuk beberapa keperluan atau maksud tertentu, antara lain: 1. Mengawasi dan mengendalikan operasional perusahaan. 2. Membantu mengimplementasikankebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. 3. Memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan. 4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal perusahaan. 5. Memganalisis dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas hal-hal tertentu. Laporan bisnis yang dibuat baik secara periodik maupun secara spontanitas harus selalu dikembangkan baik dari sisi penampilan maupun isi atau materi yang disajikan. Tujuan pengembangan laporan untuk menjadikan informasi yang disampaikan jelas dan mudah dipahami. Materi laporan yang disampaikan harus sebatas yang perlu diketahui oleh pihak pembaca, disampaikan secara tertulis dalam bentuk cetakan atau secara elektronis melalui bantuan komputer.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

45

PEMEGANG SAHAM Laporan

DEWAN KOMISARIS Laporan

MANAJEMEN EKSEKUTIF

Laporan
FUNGSI OPERASIONAL DAN STAF Keuangan Pemasaran

Produksi

Personalia

Gambar 7.1. Aliran Suatu Laporan Bisnis B. KLASIFIKASI LAPORAN BISNIS

Ditinjau dari bermacam jenisnya laporan memiliki bentuk serta klasifikasi yang berbeda-beda. Klasifikasi dari setiap laporan dapat dikelompokkan sebagai berikut : 1. Laporan individu dan laporan resmi Laporan ini dibuat atas inisiatif seseorang dan oleh karenanya memerlukan rincian dan pendukung yang lebih banyak daripada laporan resmi yang dibuat berdasarkan permintaan pihak lain. pada waktu menyusun laporan individu, pembuat laporan lebih banyak menyampaikan latar belakang pokok laporannya, dan menerangkan tujuan laporan.
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

46

2.

3.

Laporan rutin dan laporan khusus Laporan rutin atau laporan berkala diajukan berdasarkan aktivitas yang rutin dilakukan. Laporan rutin biasanya telah dibuat dalam bentuk tetap dengan beberapa kolom kosong pada bagian-bagian tertentu. Laporan internal dan laporan eksternal Laporan internal pada umumnya bersifat tidak seperti laporan eksternal yang dibuat kebih formal. BAGAN LAPORAN BISNIS

C.

Gambaran umum sebuah laporan bisnis terdiri dari beberapa bagian yaitu pendahuluan, teks, dan penutup. 1. Pendahuluan Dalam bagian ini terdapat beberaP hal yang perlu untukm diperhatikan dan merupakan bagian yang akan ditulis. a. Pemberi kuasa adalah orang yang meminta laporan b. Laayout atau rencana presentasi yang berisi apa yang akan dibahas dalam laporan bisnis. c. Masalah yang biasanya diletakkan pada awal-awal pendajuluan sebelum maksud dan tujuan. d. Maksud penulisan laporan bisnis harus nampak dalam bagian pendahuluan, terdiri dari tujuan , misi, strategi, atau sasaran. e. Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan bisnis. f. Metodologi menyangkut pada cara pengumpulan data atau informasi. g. sumber-sumber primer atau sekunder yang meliputi antara lain publikasi, catatan perusahaan, surat , memo, hasil wawancara karyawan, dan sebagainya. h. Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti perlu juga dimasukkan, agar memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap pokok bahasan. i. Definisi istilah perlu dicantumkan agar tidak terjadi salah penafsiran, manakala di gunakan definisi atau istilah-istilah yang tidak umum ayau lazim. j. Keterbatasan seperti dana, waktu, biaya, asisten peneliti, atau data yang tersedia. k. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan dalam suatu laporan bisnis. 2. Teks Bagian ini berisi inti dari laporan bisnis yang dibuat dan merupakan bagian yang terpanjang dalam laporan tersebut. Pada bagian ini dibahas dan dikembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Disamping itu, bagaian ini akan membantu dalam mencapai tujuan atau maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal-hal yang tidak diperlukan serta yang tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut. 3. Penutup
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

47

Bagian ini berfungsi unruk merangkum laporan yang sudah dibuat secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberikan rekomendasi. Pengambilan kesimpulan akhir haruslah didasari oleh isi dari laporan bisnis yang dibuat, tidak memasukan hal-hal yang ttidak dibahas pada bagian sebelumnya. Biasanya pada bagian ini terdapat beberapa sub bagian antara lain : a. Rangkuman, merupakan ringkasan pembahasan secara menyeluruh. b. Kesimpulan, berisim evaluasi fakta-fakta dan data-data yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi. c. Rekomendasi. merupakan saran suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat. d. Rencana tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan, anggaran yang diperlukan, serta orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan bisnis yang dilakukan. D. LAPORAN INFORMASIONAL

Laporan informasional semata dimaksudkan untuk menyajikan informasi, tanpa upaya untuk menganalisis dan menafsirkan arti data. Laporan informasional dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Laporan pemantauan dan pengendalian Aplikasi lporan dalam dunia bisnis pada umumnya adalah untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan. Laporan ini didasarkan pada data. Laporan ini terbagi dalam beberapa jenis antara lain perencanaan, laporan operasi, laporan aktivitas perorangan. 2. Laporan penerapan kebijaksanaan dan prosedur Laporan yang mencatat dan menerangkan kebijaksanaan dan prosedur perusahaan. 3. Laporan pelaksanaan peraturan pemerintah Laporan ynag digunakan dalam menyikapi setiap peraturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. kepatuhan perusahaan pada peraturan pemerintah diatur dengan laporan kepatuhan.Laporan ini merupakan laporan pemantauan atau pengawasan bagi pemerintah yang berfungsi dalam hubungannya antara perusahaan dengan pemerintah. Lembaga pemerintah mengeluarkan pedoman penulisan laporan ini, yang menekankan transparansi, ketelitian, dan akurasi. 4. Laporan dokumentasi perkembangan Kemajuan suatu perusahaan biasanya tercermin dari perkembangan yang dialami oleh perusahaan tersebut, baik ditinjau dari segi laba atau keuntungan, prospek ke depan serta hasil yang lain. Tingkat perkembangan yang dicapai tersebut haruslah di buatkan laporannya, yang dapat dijadikan catatan untuk keperluan analisis perusahaan di masa yang akan datang. Laporan bisnis yang paling penting adalah laporan yang dapat membantu manajer dalam mengambil keputusan. Keputusan manajer pada umumnya bergantung pada laporan analisis dari anggota staf bawahannya yang memberikan informasi, analisis dan rekomendasi.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

48

Untuk menulis suatu laporan diperlukan perencanaan yang cermat. Sebelum mengawali laporan, pembuat laporan perlu menerapkan serangkaian tahapan sebagai berikut : 1. Menetapkan permasalahan yang perlu diatasi 2. Mengembangkan pengungkapan tujuan 3. Menyiapkan rencana kerja 4. Menghimpun, menganalisis, mengintepretasikan data, menarik kesimpulan dan mengembangkan rekomendasi Meskipun demikian keempat tahapan tersebut tidak merupakan syarat mutlak untuk setiap laporan. Penerapannya bergantung pada jenis laporan yang disusun. Untuk laporan yang penyusunannya memerlukan riset, penyusun laporan perlu memperhatikan lima tahapan sebagai berikut : Tahap 1 Mengindentifikasikan pertanyaan yang tepat. Memahami latar belakang Mengembangkan pertanyaan sekunder Ikhtisar pendekatan Mengidentifikasikan kata kunci dan subjek Tahap 2 Mencari dan mengakses informasi Identifikasi dan akses sumber informasi sekunder terbaik Meningkatkan teknik pencarian Mengidentifikasikan dan mengakses sumber-sumber informasi. Tahap 3 Mengevaluasi dan menyelesaikan dokumen asli Menguji kredibilitas, penyimpangan, kelengkapan, dan akurasi Memperioritaskan penghapusan sumber yang dianggap lemah. Mengisi kesenjangan denganriset tambahan. Tahap 4 Proses Informasi Membaca materi dan membuat catatan Memberikan penilaian yang tepat Tahap 5 Analisis dan Intepretasi data Mencari pola yang sesuai Mengujikebenaran atau menolak kesimpulan

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

49

BA B 8
A. TUJUAN PRESENTASI BISNIS

PRESENTASI BISNIS

Presentasi bisnis dapat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalm setiap kegiatan bisnis. Seorang pembicara yang melakukan presentasi di hadapan audiens tentunya memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Untuk melaksanakan hal tersebut diatas tentu dibutuhkan kesiapan mental dan pemahaman materi yang ingin disampaikan, alat bantu yang digunakan serta pemahaman yang baik terhadap audiens. Setiap presentasi yang dilakukan memiliki tujuannya tersendiri, tergantung pada kondisi serta maksud dilakukannya presentasi tersebut. Secara umum tujuan dari suatu presentasi bisnis antara lain: 1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens Pesan-pesan bisnis yng disampaikan haruslah menarik, sederhana ,mudah dipahami ,dan enak didengar oleh audiens. Hal yang perlu dihindari adalah melakukan presentasi yang sifatnya membosankan , monoton, tidak jelas dan penggunaan bahasa yang sulit dipahami. 2. Menghibur audiens Selain memberikan informasi, presentasi bisnis juga memiliki tujuan untuk menghibur audiens. Dalam art bahwa untuk mencapai tujuan presentasi bisnis, seseorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor yang segar yang mampu menghidupkan suasana. Namun demikian, suasana yang sebenarnay perlu tetap dijaga agar tidak lepas kendali dan tujuan presentasi yang sebenarnya tidak tercapai. Seorang pembicara yang ahli dan berpengalaman tentunya tahu kapan ia harus berlaku serius dalam menyampaikan presentasinya, serta kapan ia harus menyisipkan humor-humor kecil yang dapat membuat audiens lebih fresh dan tidak bosan. 3. Menyentuh emosi audiens Selain muatan inti dari presentasi disampaikan, serta mampu menghibur para audiens, prensentasi juga harus mampu menyentuh emosi dan perasaan audiens dalam memahami materi atau isi dari presentasi. dibutuhkan suatu keahlian tersendiri dalam penyampaiannya. Biasanya pada saat menyampaikan presentasi pembicara mengkombinasikan kemampuan ekspresi, intonasi suara, sikap sehingga mampu membuat audiens terhanyut dalam pemahamannya. 4. Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

50

Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakan secara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi. artinya apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas tercakup dalam presentasi. B. PERSIAPAN DASAR

Presentasi yang baik haruslah didahului dengan persiapan yang matang, karena dengan melakukan persiapan setidaknya kita telah memiliki bahan yang akan kita sampaikan. Persiapan-persiapan tersebut meliputi : 1. Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan. Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pa kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkan dung dalam isi materi presentasi. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan akan menghambat penyampaian pesan kepada audiens, serta akan memberikan image yang kurang baik bagi pembicara tersebut. 2. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik. Presentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi juga dipengaruhi oleh bagaimana cara membawakannya. Apabila penyampaian presentasi dilakukan secara menarik, maka audiens akan merasa senag. Terlebih jika pada saat presentasi pembicara menggunakan berbagai macam alat bantu sebagai penunjang presentasi, seperti OHP, LCD pojector, slide serta penggunaan audio visual. 3. Menganalisis siapa audiens. Agar tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Metode yang digunakan adalah dengan menggunakan kata tanya seperti apa, dimana, kapan, mengapa dan bagaimana, maka pembicara akan dapat menidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud. 4. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi. Seorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat dimana ia akan melakukan presentasi. Pengenalan terhadap lokasi ataupun tempat akn sangat membantu pembicara dalam menyampaikan presentasi, penggunaan alat serta menentukan teknik penyampaian presentasi. C. TAHAP-TAHAP PRESENTASI LISAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Presentasi yang dilakukan secara lisan haruslah disampaikan secara sistematis. Hal ini untuk mencegah agar apa yang telah dan akan disampaikan tidak keluar dari topik utama pembicaraan, setidaknya dalam melakukan presentasi lisan harus memperhatikan tahapantahapan sebagai berikut : 1. Persiapan berbicara (presentasi) yang berisi penetapan tujua, analisis audiens, perencanaan isi, panjang dan gaya bicara. 2. Pengembangan presentasi meliputi pembukaan, pokok-pokokpresentasi, penutup, tanya jawab dan alat bantu visual. 3. Penyampaian presentasi atu pidato.
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

51

D.

PRESENTASI LISAN YANG BAIK

Biasanya presentasi lisan yang dilakukan dengan baik ditunjang atau ditentukan oleh kepiawaian seorang pembicara dalam menyampaikan presentasinya. Kepiawaian pembicara dalam menyampaikan presentasinya terlihat pada kriteria yang dimilik oleh pembicara tersebut antara lain : 1. Mempunyai wawasan, mengetahui dengan tepat kekurangan dan kelebihan yng ada pada dirinya. 2. Dapat mengetahui dan mengenal audiens, berusaha memahami sifat pihak yang telah memberikannya kesempatan untuk menyampaikan presentasi dan menunjukkan kepedulian kepada mereka. 3. Mengetahui alasan sehingga mereka perlu berbicara dan berharap dapat memenuhi alasan tersebut melalui presentasi yang disampaikan. 4. Senantiasa berlatih agar mampu menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan informasi di pihak audiens dan bersedia memberikan jawaban atas pertanyaanpertanyaan yang mungkin diajukan oleh audiens. 5. Menganggap penyajian suatu presentasi sebagai sebuah prestasi. Menyadari bahwa ia harus berusaha keras untuk dapat menarik perhatian audiend terhadap materi yang sisampaikan, mampu memahami sikap audiens yang tidak selalu konsisten. 6. Dapat menerima kritik atau analisis purna presentasi mengenai berbagai hal berkenaan dengan presentasinya. Sedangkan syarat untuk menjadi seorang pembicara yang handal meliputi : 1. Mengetahui dengan jelas tujuan presentasi 2. Menguasai subjek presentasi 3. Yakin bahwa subyek yang dipresentasikan bermanfaat bagi pendengarnya 4. Mengetahu latar belakang audiens 5. Menguasai bahasa pengantar yang juga dikuasai audiens 6. Jujur, sabar, ramah, dan penuh percaya diri 7. Mengusai teknik dasar berkomunikasi bisnis yang efektif E. PRESENTASI INFORMATIF

Presentasi merupakan suatu cara penyampaian informasi yang dimiliki oleh seorang pembicara kepada audiens. Biasanya informasi yang disampaikan memiliki muatan tersendiri. Secara umum presentasi yang didalamnya terdapat penyampaian informasi memiliki implementasi antara lain: 1. Presentasi yang bertujuan memberikan keterangan 2. Presentasi deskriptif yang bertujuan menyampaikan uraian atau penjabaran 3. Presentasi yang bertujuan menyampaikan definisi. Keberhasilan presentasi juga didukung oleh empat macam faktor lain yaitu : 1. Paralaguage

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

52

2.

3.

4.

Cara pembicara menyampaikan pesan, termasuk di dalamnya kecepatan berbicara, nada, volume suara serta artikulasi kata. Body language Sering disebut juga dengan komunikasi non verbal, badan dan bagian badan tertentu dapat dipergunakan sebagai alat pendukung efektifitas presentasi. Bagian badan yang dapat membantu efektifitas presentasi terutama wajah, mata, tangan dan posisi badan selama presentasi. Kondisi ruangan presentasi Tata ruang dan kondisi ruangan presentasi dapat membantu atau menghambat efektifitas presentasi. Ruangan yang luasnya sepadan dengan jumlah audiens dirasakan nyaman oleh pembicara dan audiens. Faktor-faktor lain Termasuk dalam faktor lain yang dapat mempengaruhi keberhasilan presentasi adalah penampilan pembicara dan pakaian yang dikenakan. MENGORGANISASIKAN PRESENTASI

F.

Presentasi yang baik dapat disampaikan dengan mengikuti pola-pola tertentu, sehingga apa yang akan disampaikan dapat dengan mudah dimengerti oleh orang yang mendengar atau menyimak presentasi tersebut. Ada beberapa pola yang dapat digunakan dalam mengorganisasikan suatu presentasi antara lain: 1. Pola Kronologis Pola penyampaian presentasi yang berisi urutan-urutan tentang isi dari presentasi mulai dari membahas tentang latar belakang, kondisi yang terjadi saat ini, kemudian dilanjutkan dengan inti atau maksud presentasi tersebut. 2. Pola Spasial Pola ini lebih praktis untuk ringkasan informasional, tetapi pola ini dapat diadaptasi untuk membuat proposal persuasif. Bila hal pokok suatu presentasi berhubungan dengan promosi suatu produk atau jasa, dengan menekankan struktur atau fungsi tiam item, maka menyajikan gagasan spasial terbukti akan bermanfaat. 3. Pola Topikal Pola yang berhubungan dengan topik, topik utama dibagi ke dalam dua halatau kategori utama. Seringkali, hal ini melibatkan pembuatan daftar alasan yang membenarkan penerimaan proposal. Makasud utama tidak memiliki hubungan yang logis selain hubungan dengan tujuan atau topik utama. Pola ini dapat digunakan pada hampir setiap persoalan, tujuan atau khalayak, pola topikal ini merupakan metode yang berguna untuk organisasi presentasi. 4. Pola Kausal Cara lain untuk menyusun gagasan adalah membahas penyebab suatu masalah dan mempertimbangkan akibat atau hasil berikutnya. Atau dapat membaliknya dengancara memeriksa kondisi yang sudah diketahui (akibat) dan kemudian memberikan penjelasan mengenai penyebab-penyebabnya. 5. Pola Pemecahan Masalah

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

53

Dalam pola ini membagi topik menjadi dua hal utama merupakan cara yang paling sederhana dalam menggunakan pola ini. Hal yang pertama menunjukkan atau mendiagnosis masalah, dan dalam hal kedua memberikan suatu cara. G. MENGAKHIRI PRESENTASI

Setiap presentasi, apakah presentasi itu pendek atau panjang, memerlukan pendahuluan pesan dan mengkaji pesan pada bagian akhir. Bagian akhir dari presentasi disebut juga dengan penutup biasanya berisi kesimpulan dan beberapa hal yang dijadikan rekomendasi untuk pelaksanaan suatu kegiatan. Kesimpulan sebagian besar merupakan ulasan. Terdapat beberapa komponen yang harus dikumpulkan untuk memenuhi fungsi tersebut. 1. Meringkaskan hal-hal utama Dalam penyampaian presentasi, seorang pembicara hendaknya harus mampu membuat isi atau materi presentasi dibuat seringkas mungkin, dalam arti hanya pokok-pokok bahasan saja yang disampaikan. Perlu dihindari penyampaiaan sesuatu yang menyimpang dari pokok bahasan utama serta hal-hal yang hanya aakan membuang waktu saja. 2. Memusatkan tema dan tujuan anda Saat penyampaian presentasi dilakukan, pembicara harus selalu fokus pada apa yang disampaikan, jangan menyampaikan sesuatu diluar pokok materi yang telah disiapkan. Hal ini bertujuan agar presentasi yang disampaikan akan memiliki arah pembicaraan yang sesuai dengan tema dan tujuan presentasi. 3. Mengingatkan kembali para penyimak tentang desakan/urgensi perusahaan Presentasi yang baik biasanya berisi hal-hal yang sangat ingin diketahui oleh para penyimak. Penyimak tentu akan sangat antusias mengikuti presentasi karena terdapat maksud didalamnya yaitu ingin mengetahui secara jelas isi dari presentasi, Oleh karena itu tugas dari seorang pembicar adalah selalu menyampaikan hal yang menuntut keseriusan penyimak untuk mampu menerapkannya, terlebih jika menyangkut tentang kebijakan perusahhaa. 4. Memberikan jalan tindakan yang jelas kepada para penyimak Sampaikan pila solusi atau tindakan yang dapat dijadikan pedoman bagi para penyimak untuk dapat menjalankan hal-hal atau misi yang terkandung dalam presentasi yang disampaikan. 5. Mempersilahkan pengajuan pertanyaan Pada bagian-bagian tertentu, berikanlah kesempatan audiens atau penyimak untuk menyampaikan sesuatu yang belum atau kurang jelad dengan cara mengajukan pertanyaan. Hal ini merupakan feedback atau respons yang baik apabila dalam presentasi tersebut terjadi interaksi, sehingga hal-hal yang belum atau kurang jelas tadi dapat ditemukan solusi atau jalan keluarnya.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

54

BA B 9
A.

RAPAT DALAM DUNIA BISNIS

RAPAT Rapat memegang peranan penting dalam dunia bisnis modern. Pengambilan keputusan dan aktivitas pelaku bisnis dikoordinasikan melalui rapat. Interaksi peserta rapat harus menuju pada suatu keputusan yang menguntungkan berdasarkan perpaduan pemikiran kelompok. Rapat bisnis mengembangkan rasa memiliki dan tanggung jawab bersama diantara para personel sebuah perusahaan karena mereka berbagi ide dan informasi dalam pengambilan keputusan. Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan, sebaliknya rapat yang tidak efektif hanya menyia-nyiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Selain merupakan pembiayaan yang sia-sia, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan biaya. Untuk mewujudkan rapat yang demikian diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti dan penyusunan agendayang rinci. Pada saat rapat berakhir setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya. Rapat yang baik menghasilkan ide, keputusan dan reaksi langkah lanjut yang sempurna. Perusahaan dan setiap orang yang terlibat di dalamnya mendapatkan hasil sesuai dengan yang diinginkan. Ketika peserta rapat berkumpul terjadi interaksi pemikiran dan kepribadian di ruang rapat. Ketika interaksi berakhir informasi, konsep dan pemikiran telah teruji dan bercampur menjadi satu membentuk pemikiran baru yang terpadu. B. DEFINISI RAPAT

Rapat dalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, ciri rapat perperusahaan untuk komunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan atau pemberian motivasi kepada elemen perusahaan. Pimpinan mengadakan rapat dikarenakan orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidk terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

55

C.

PENYELENGGARAAN RAPAT

Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Tahapan-tahapan tersebut antara lain : 1. Menetapkan perlu atau tidaknya rapat Rapat adlah aktivitas yang memerlukan biaya dan waktu. Sebelum undangan disampaikan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan satu-satunya cara yang terbaik untuk mencapai rujuan. Penyelenggaraan suatu rapat dipertimbangkan atas dasar perlu atau tidakinya interaksi kelompok untuk membahas suatu subjek. Jika subjek yang akan dibicarakan cukup disampaikan secara tertulis dengan menggunakan memo, atau dengan suatu oercakapan mka rapat tidak perlu diselenggarakan. 2. Menetapkan tujuan rapat Rapat secara umum digolongkan sebagai rapat informasional atau rapat pengambilan keputusan. Tujuan dari rapat informasional adalah untuk berbagai informasi dan mengkoordinasikan suatu tindakan. rapat pengambilan keputusan biasanya berkenaan dengan persuasi, analisis dan pemecahan masalah. Pada rapat ini peserta diberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapatnya dalam suatu perdebatan. 3. Memilih peserta rapat Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah persrtatidak banyak. Rapat yang ideal maksimal diikuti oleh tujuh orang perserta. Semakin banyak peserta rapat, maka semakin banyak pula komentar atau pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien. 4. Menyusun agenda Meskipun subjek rapat telah disebutkan dalam agenda, pimpinan rapat perlu mempersiapkan rincian materi yang akan dibahas dan membagikannya kepada peserta beberapa hari sebelum rapay dilaksanakan.
AGENDA RENCANA RAPAT TAHUNAN 20 Maret 2007 Pukul 10.00 WIB Ruang Rapat Eksekutif
1. 2. 3. 4. 5. Presensi Persetujuan agenda Persetujuan lama (waktu) rapat Laporan pimpinan Laporan manajer a. Pengembangan pasar b. Produk baru c. Keuangan Pekerjaan yang ditunda Pengembangan tugas Pengumuman Penundaan Tanya jawab

6. 7. 8. 9. 10.

Gambar 9.1 Contoh Agenda Rapat

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

56

5.

Memimpin rapat Keberhasilan suatu rapat sangat ditentukan oleh efektifitas pimpinan. Rapat dikatakan produktif jika pimpinan dipersiapkan dan dipilih secara cermat Pimpinan rapat adalah orang yang bertanggungjawab atas berlangsungnya rapat. Seorang pimpinan rapat yasng bsik tidak mendominasi seluruh rapat sehingga membatasi kesempatan peserta untuk memberikan saran atau masukan, tetapi juga tidak bersikap pasif sehingga kendali atas rapat yang dipimpinnya. Penyelenggaraan rapat biasanya didasarkan pada bermacam-macam alasan serta maksud dan tujuan, diantaranya : 1. Untuk Menerima Laporan dari Peserta Rapat Laporan yang disampaikan dalam rapat akan lebih jelas apabila diuraikan dengan menggunakan alat bantu visual yang berupa grafik dan gambar sehingga lebih nyata dan mudah diingat. Juga membuka kesempatan berdiskusi untuk menentukan langkah selanjutnya. 2. Untuk Mencapai Keputusan Bersama Rapt ini memberi kesempatan kepada setiap peserta rapat untuk menyatakan pendapat. Kesepakatan berkembang dari berbagai masukan yang disampaikan oleh peserta melalui persetujuan bersama. 3. Untuk Menganalisis dan Memecahkan Masalah Pada saat permasalahan teridentifikasikan, diskusi kelompok menyumbangkan wawasan dan pengalaman yang berkaitan dengan permasalahan. Rapat akan efektif jika terdapat keseimbangan antara interaksi ide, pengalaman, informasi, dan wawasan. 4. Untuk mencapai Kesamaan Pemikiran, Program, atau Keputusan Ide, program, dan keputusan beru merupakan komoditi yang dapat ditawarkan kepada pihak lain. Tolak ukur tingkat kualitasnya adalah kesediaan audiens dalam rapat untuk menerimanya. Apabila rapat secara aklamasi dapat menerima, hal ini membuktikan komoditi tersebut mempunyai daya jual. 5. untuk Mencapai Tujuan Pelatihan. Rapat merupakan tempat pelatihan bagi pesertanya. Dalam rapat, perserta rapat dapat belajar dari orang-orang yang telah mahir dalam menyampaikan informasi. 6. Untuk Menyatukan Pandangan yang Berbeda Perbedaan pendapat yang tajam merupakan sesuatu yang wajar terjadi dan dapat dimanfaatkan oleh perusahaan. Pertukaran pemikiran dan ide merupakan sesuatu yang kreatif dan dinamis. Rapat yang memberikan kesempatan peserta untuk mengutarakan pendapat mereka membantu terciptanya kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan peluang untuk pengembangan pandangan atau penilaian peserta. 7. Untuk Menyampaikan Informasi Kepada Audiens. Informasi yang disampaikan dengan penyampaian yang baik dan dengan dibantu oleh sarana penunjang akan menghasilkan informasi yang dapat mengundang penafsiran yang luas dipresentasikan dalam rapat. Pembicara dapat menjawab setiap pertanyaan dan menghindarkan Audiens dari salah penafsira. 8. Untuk Memastikan Bahwa Audiens Sependapat Dengan Informasi yang Disampaikan

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

57

Presentasi dalam suatu rapat atau pertemuan memungkinkan terjadinya kesalahan pemahaman informasi dapat diperkecil atau dinetralisir. Dalam forom rapat seorang audiens dapat mengajukan pertanyaan untukk mendapat jawaban yang tepat sehingga kesalahan pemahaman dapat dihindari. D. KESALAHAN YANG PERLU DIHINDARI DALAM RAPAT

Agar rapat dpat berjalan dengan baik dan sesuai dengan maksud dan tujuan dari rapat itu sendiri, ada beberapa hal yang perlu dihindari yang akan menjadi faktor kesalahan dalam rapat, yaitu : 1. Monopoli oleh pimpinan rapat, perserta rapat tidak diberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat yang mungkin saja pendapat mereka itu berisi hal-hal yang dapat membantu perkembangan perusahaan. Adanya monopoli dari pimpinan rapat akan membatasi kreativitas dari tiap peserta, dan mungkin saja dari sebagaian mereka akan kecewa dan tidak akan memperhatikan materi rapat yang ada. Hal semacam ini sebaiknya dihindari agar suasana rapat menjadi lebih mengarah pada tujuan yang sebenarnya. 2. Melawak, jika rapat hanya diisi dengan obrolan-obrolan yang tidak berguna seperti melawak, tentunya tidak akan membawa dampak yang baik bagi pelaksanaan rapat itu sendiri. Memang dalam penyampaian materi kadang kala perlu adanya ungkapan humor yang dapat menghilangkan kejenuhan. Namun jika seluruh pembahasan rapat diisi dengan humor, tentunya akan mengurangi arti dan makna dari rapat itu sendiri. 3. Lepas kendali, apabila terjadi perdebatan dalam rapat, hendaknya masing-masing orang yang terlibat dalam rapat tersebut harus mampu menahan diri serta tidak lepas kendali dan emosional. Suasana rspat yang ysng dipenuhi dengan situasi emosional dan tidak terkendali hanya akan membuat kisruh rapat saja, sehingga tujuan rapat yang sebenarnya tidak tercapai. 4. Mengumpat, terkadang dalam memimpin rapat, seorang pemimpin menggunakan teknik atau metode rapat yang mungkin kurang sesuai dengan apa yang diharapkan oleh peserta rapat. Bagi perserta rapat hendaknya tidak langsung appriory atau mengumpat-umpat karena tidak menyukainya. Peserta rapat hendaknya sabar dan tetap mengikuti rapat sampai selesai. Dalam hal keputusan rapat telah ditetapkan, dan terkadang kurang sesuai dengan keinginan khalayak, maka bagi peserta rapat dapat menerimanya secara lapang dada atau legowo karena keputusan tersebut merupakan hasil akhir yang menjadi keputusan bersama. 5. Memberi keleluasaan terlalu longgar, hendaknya peserta rapat tidak diberikan keleluasaan yang longgar karena hanya akan menyebabkan hujan pendapat yang tidak akan menimbulkan suatu titik temu. Perlu adanya pembatasan terhadap keinginan para peserta yang ingin menyampaikan pendapat, saran atau kritikan. 6. Menjawab pertanyaan dengan nada jengkel, memang bagi pemimpin rapat sering harus menjawab pertanyaan yang dilontarkan oleh peserta rapat. Apabila pertanyaan yang diajukan tersebut mungkin kurang berkenan pada dirinya ada baiknya ia menahan diri dan menjawab dengan menggunakan kata-kata yang persuasif, tidak merasa jengkel, emosi apalagi sampai marah-marah.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

58

7.

Tidak siap, matangnya persiapan sebelum, pada saat, dan sesudah rapat akan sangat menunjang kelancaran rapat itu sendiri. Persiapan disini menyangkut, materi, alat bantu, undangan bagi peserta, ruangan dan persiapan pemimpin rapat itu sendiri dalam menyampaikannya. Kesemuanya itu harus diperhatikan agar rapat yang berlangsung dapat berjalan dengan lancar. Di lain pihak seorang manajer juga harus memahami bahwa tidak semua karyawan menyukai rapat. Ada beberapa sebab, mengapa karyawan enggan atau kurang interest mengikuti jalannya rapat : 1. Rapat terlalu lama. 2. Agenda rapat terlalu padat. 3. Peserta rapat terlalu banyak. 4. Orang yang berkompeten tidak hadir. 5. Orang yang tidakdiperlukan hadir dan merusak suasana rapat. 6. Rapat diselenggarakan tanpa perencanaan yang baik. 7. Rapat diselenggarakan dengan alasan yang kurang tepat. 8. Pembahasan materi rapat terlalu panjang karena lemahnya kepemimpinan. 9. Waktu rapat bersamaan dengan rapat yang lain. 10. Rapat berakhir tanpa kesimpulan. 11. Peserta rapat hadir tanpa persiapan yang memadai E. FUNGSI RAPAT DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Fungsi rapat adalah untuk mengikuti informasi yang berkembang dengan cepat. Manajer menerima informasi melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari berbagai perusahaan dan individu dari berbagai penjuru. Pengambilan keputusan yang didasarkan pada informasi berpengaruh pada setiap aspek perusahaan antara lain penjualan, pemasaran, manufaktur, keuangan dan perencanaan. Informasi yang diperoleh disampaikan kepada staf dan manajer sebagai dasar pengambilan keputusan, pengembangan produk, pengembangan perusahaan, perubahan atau penyempurnaan kebijakan. Untuk mengantisipasi arus masuk informasi yang demikian cepat, menuntut diselenggarakannya rapat yang efektif. Rapat harus diselenggarakan dengan baik agar dapat mengambil manfaat dari perkembangan informasi yang cepat dengan tepat. F. DINAMIKA DAN SITUASI RAPAT

Rapat bisnis merupakan suatu aktivitas yang dinamis tapi rapuh. Dinamika rapat sangat ditentukan oleh penyelenggaraan rapat, yakni orang yang mengundang rapat. Mereka mengendalikan peserta rapat dan bertanggung jawab atas terciptanya suasana rapat yang kondusif. Untuk itu penyelenggara rapat harus memiliki kapasitas kemampuan yang memadai dalam hal pengetahuan tentang alasan diselenggarakannya rapat, seperta yang harus diundang, dan tempat penyelenggaraan rapat yang memadai. Kekuatan dinamika rapat bermula dari kesiapan seluruh peserta sebelum rapat dimulai. Suasana rapat dapat bersifat positif, negatif atau netral. Dalam suasana yang netral, rapat diselenggarakan dalam suasana yang kurang membangkitkan minat peserta untuk
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

59

memberikan masukan. Rapat yang diselenggarakan dalam suasana negatif hanya menghasilkan keputusan-keputusan yang kurang signifikan. Sebaliknya rapat yang didukung oleh suasana yang positif membangkitkan perasaan dan pikiran positif berupa rasa percaya bahwa pokok-pokok bahasan dalam rapat dapat direalisasikan. Suasana rapat dapat berubah menjadi negatif apabila terjadi hal-hal berikut berikut : 1. Pimpinan rapat datang terlambat 2. Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik 3. Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar 4. Pimpinan kurang siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang bernada ragu 5. Peserta rapat datang terlambat 6. Rapat sering disela dengan pembicaraan telepon. 7. Peserta menunjukkan ketidaksiapan.

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

60