PENGAJIAN PERNIAGAAN SEMESTER 2 5.

Mewujudkan org yg cekap melalui sistem arahan dan pelaporan yg jelas

utk mengelakkan berlakunya sebarang masalah pertindihan dlm
fungsi
(BAB 1: PENGURUSAN)
1.1 Pengenalan kepada pengurusan Fungsi Pengurusan
1.2 Kemahiran Pengurusan
1.3 Perancangan 1. Perancangan
1.4 Pengorganisasian
1. 5 Kepimpinan - Proses menentukan visi, misi, matlamat atau objektif,
1.6 Pengawalan strategi dan taktik sesebuah org.

2. Pengorganisasian

1.1 PENGENALAN KPD PENGURUSAN
Maksud Pengurusan
- Proses formal dan sistematik yg melibatkan proses
merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal sumber
manusia dan bukan manusia secara cekap dan berkesan tuk
mencapai matlamat org.
- Proses pengagihan sumber manusia dan sumber lain dlm org
utk melaksanakan tugas yg telah ditetapkan bagi mencapai
matlamat org
3. Kepimpinan
- Proses mempengaruhi gelagat pekerja supaya mereka dapat
melaksanakan tugas dengan cekap bagi mencapai matlamat org

Kepentingan Pengurusan 4. Pengawalan

1. Membantu org mencapai matlamat yg ditetapkan melalui - Proses memantau aktiviti dan pencapaian supaya rancangan
perancangan dan pengagihan sumber yg berkesan dan cekap yg dibuat mencapai matlamat org
2. Mengelakkan berlakunya pembaziran dgn menggunakan sumber secara
optimum
3. Membantu org menggunakan sumber secara optimum, Konsep Keberkesanan dan Kecekapan
seterusnya meminimumkan kos operasi
4. Memotivasi dan mendorong modal insan utk mencapai matlamat org

1
a. Kecekapan i. Pemantau

- Melakukan sesuatu dgn betul. Iaitu suesuatu tugas dilakukan
dgn sumber yg minimum dan dapat mengurangkan mengurangkan
kos pengeluaran dan mengurangkan pembaziran sumber
- Organisasi dapat mencapai hasil yg maksimum dgn
menggunakan sumber yg paling minimum
- Cth: syarikat pengeluar kasut telah menetapkan jumlah
pengeluaran sebanyak 10,000 pasang kasut dlm sebulan. Pada
hujung bulan berkenaan, syariakt menghasilkan ` sebanyak
10,5000 pasang kasut
- Pengurus perlu peka terhadap perubahan persekitaran
dalaman dan luaran org dgn memperolehi maklumat berguna
utk manfaat org sama ada pihak dalaman atau luar
organisasi.
- Sbhgn maklumat diperoleh drpd laporan, mesyuarat dan
perbincangan
- Cth: dgn memantau maklumat perniagaan dan pekerjaan,
pengurus boleh membuat perancangan dgn lebih baik bagi
meningkatkan prestasi syarikat

b. Keberkesanan ii. Penyampai

- Melakukan sesuatu kerja yang betul. Iaitu menetapkan - Pengurus perlu menyampaikan maklumat kpd pekerjanya
matlamat yg betul dan memilih kaedah yg tepat dlm mencapai bagi melaksanakan tugas2 berbentuk fakta, pentafsiran dan angka
matlamat yg telah ditetapkan
- Pengurus boleh menyampaikan maklumat melalui
- Sesuatu kerja atau tugas yg dilaksanakan mencapai objektif mesyuarat, memo, panggilan telefon dan media
organisasi
- Cth: perancangan yg digariskan pihak pengurusan atasan
- Contoh: syarikat pengilang kasut telah menetapkan mestilah diasampaikan kpd semua staf
spesifikasi tertentu bagi kasut yg dikeluarkan dan pekerja
berjaya mengeluarkan kasut mengikut spesifikasi iii. Jurucakap
yg ditetapkan
- Pengurus perlu menyampaikan maklumat kpd pihak lain di
Peranan Pengurus luar organisasi atau pihak berkepentingan berkaitan perancangan,
polisi dan keputusan org.
1. Bermaklumat

2
- Pengurus menjadi jurucakap yg mewakili organisasi dlm - Pengurus akan menjadi ikutan dan suri teladan (role model)
perundingan atau perbincangan dgn pihak luar spt pelanggan, kpd pekerja lain
pembekal, kerajaan dan lain2
iii. Penghubung atau perantara
- Cth: pengurus menyampaikan maklumat mengenai prestasi
org kpd media massa - Pengurus peringkat atasan bertindak sbg penghubung antara
organisasi dgn pihak luar org spt pembekal, pelanggan, pegawai
2. Antara perorangan kerajaan dan sbgnya utk mendapatkan maklumat berkaitan situasi di
luar organisasi yg boleh mempengaruhi kejayaan sesebuah org
i. Lambang, simbol atau orang terpenting

- Pengurus menjalankan tugas berbentuk simbolik dlm sesuatu

majlis 3 Pembuatan keputusan

- Ini kerana pengurus merupakan ketua salah satu unit yg i. Usahawan

mewakili organisasinya dlm majlis2 tersebut
- Pengurus berusaha meningkatkan keuntungan perniagaan
- Pengurus akan mengambil tindakan mengikut kelazimannya dgn menghasilkan idea2 baharu yg bersifat inovatif dan kreatif
berkaitan hubungannya dlm konteks sosial terhadap para
pekerja dan pelangganna - Pengurus akan meningkatkan daya kreativiti dan inovasi
bagi tujuan mencari sumber atau teknologi baharu dlm
- Cth: melawat pekerja yg sakit, menghadiri jamuan tahunan penghasilan produk dan perkhidmatan
dan menghadiri upacara perkahwinan pekerja
- Pengurus juga peka terhadap perubahan persekitaran
ii. Ketua atau pemimpin perniagaan dan pandai merebut peluang perniagaan serta berani
mengambil risiko utk menghasilkan kejayaan kpd perniagaan
- Pengurus bertanggungjawab utk mengarah dan menguruskan
aktiviti2 pekerja bagi mencapai matlamat org - Pengurus peringkat bawahan merupakan pengantara antara pihak
bawahan dgn pihak pengurusan
- Pengurus akan mempengaruhi gelagat pekerjanya supaya
mereka dapat melakukan kerja dgn cekap dan mencapai ii. Perunding
matlamat org

3
- Pengurus merupakan juru runding org dgn pihak luar spt
pembekal, pemodal dan kerajaan

- Cth: pengurus kewangan membuat rundingan dgn pihak

bank agi mendapatkan pinjaman

iii. Pembahagi sumber atau pengagih sumber

- Pengurus berperanan dlm mengagihkan sumber org spt

pekerja, modal dan bahan mentah kpd jabatan tertentu mengikut
keperluan Pendekatan Pemikiran Pengurusan

- Pengurus perlu bijakmengagihkan sumber supaya dapat a. Pendekatan klasikal

menggunakan sumber dgn optimum. Ini kerana sumber adalah
terhad 1. Teori Pengurusan Saintifik

- Cth: pengurus perlu membuat keputusan berkaitan projek yg 2. Teori Organisasi Klasik
perlu diberi peruntukan belanjawan dan rungutan pelanggan yg
diberi keutamaan b. Pendekatan Kemanusiaan/ Gelagat

iv. Penyelesai masalah 1. Pergerakan Hubungan Kemanusiaan

- Pengurus akan bekerjasama dgn pekerja dlm menyelesaikan 2. Teori Sains Gelagat
sesuatu masalah yg dihadapi pekerja
c. Pendekatan Sains Pengurusan/ Kuantitatif
- Pengurus juga perlu menyelesaikan konflik yg berlaku di
kalangan pekerjanya 1. Teori Sains Pengurusan

2. Teori Pengurusan Operasi

3. Teori Sistem Pengurusan Maklumat

4
d. Pendekatan Moden/ Kontemperari

- Pendekatan inovatif berkaitan pengurusan organisasi

1. Teori sistem 2. Teori Kontingensi/Situasi

- Teori ini mengatakan bahawa setiap tindakan dlm setiap - Menurut teori ini, pengurus perlu rasional dimana
jabatan yg berlainan akan mempengaruhi organisasi secara pengurusan akan dijalankan mengikut faktor situasi yg berlaku
keseluruhan dlm sesebuah organisasi

- Organisasi merupakan sistem yg melibatkan input, proses - Pengurus boleh membuat keputusan dgn adil dan tepat.
transformasi dan output disamping dapat berinteraksi dgn Tindakan akan diambil setelah mengenalpasti ciri2 situasi spt
persekitaran pendekatan pengurusan yg bersesuaian dgn
perubahan persekitaran
- Dimana organisasi akan menerima input (maklumat dan
sumber manusia), kemudian input diubah melalui proses - Pengurus harus bijak menanggani sebarang unsur
transformasi (melalui kemahiran teknologi dan pengurusan) utk ketidakpastian kerana apabila org berkembang maju, tahap
menghasilkan output (b2p) pengurusan akan bertambah dan sistem komunikasi semakin formal

- Output ini akan disalurkan kpd elemen luar (pembekal & - Gaya kepimpinan akan ditentukan melalui pemahamannya
pengguna) dan elemen ini akan memberi maklum balas kpd terhadap situasi. Gaya kepimpinan mestilah mengikut sifat
organisasi berhubung produk tersebut atau ciri pekerja yg dipimpin. Contohnya, gaya autokratik tidak
sesuai utk semua pekerja dlm semua keadaan, hanya sesuai
- Maklum balas yg diterima akan digunakan pengurus utk utk pekerja yg berciri negatfi
menambah baik input dap proses sedia ada
- Antara pelopornya ialah Tom Burns dan James Thomson
- Teori ini menekankan keperluan organisasi utk berinteraksi
dgn elemen dalaman dan elemen luaran bagi menjamin 1.2 KEMAHIRAN PENGURUSAN
kejayaan org
Maksud
- Antara pelopornya sialah Chester Barnard dan Russell
Ackoff

5
- Kebolehan pengurus bertindak dgn cepat dlm proses - Mereka juga berperanan dlm memberi arahan kpd pihak
membuat keputusan pengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan.

Kepentingan kemahiran dlm pengurusan - Cth: ketua pegawai eksekutif, presiden dan pengurus besar

1. Membolehkan pengurus mengurus org dgn cekap dan 2. Pengurusan Pertengahan

berkesan dgn cara menganalisis situasi semasa dan membuat
keputusan dgn baik bagi mencapai matlamat org - Pengurus pada periongkat ini bertanggungjawab kpd
pengurus atasan dlm menterjemahkan matlamat, visi dan misi
2. Membolehkan pengurus memotivasikan pekerja dan menyediakan strategi yg selari dgn matlamat yg ditetapkan

3. Membolehkan pengurus membuat keputusan dgn tepat - Mereka bertanggungjawab terhadap fungsi masing2
mengikut perjabatanan spt pemasaran, kewangan, pengeluaran
4. Membolehkan pengurus mengurus sumber org dgn cekap dan sumber manusia

5. Mewujudkan penyelarsan kerja antara bhgn dlm org - Mereka terlibat dlm aktiviti membuat perancangan taktikal
iaitu merancang aktiviti, mengorganisasi dan mengawal objektif
Peringkat Pengurusan jabatan utk j.m sedarhana

1. Pengurusan Atasan - Mereka menghubungjan rancangan pengurusan atasan dgn

pengurusan bawahan
- Merupakan pemilik syarikat, ahli lembaga pngarah syarikat
atau pekerja yg dilantik lembaga pengarah bagi menjawat - Cth pengurus cawangan, penguus sumber manusia dan
jawatan tersebut pengurus pemasaran

- Pengurusan diperingkat ini melihat oganisasi secara 3. Pengurusan Bawahan

menyeluruh dan memastikan kejayaan organisasi dgn
merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal - Bertanggungjawab kpd pengurus peringkat pertengahan dlm
melaksanakan rancangan dan aktiviti yg telah ditetapkan
- Pengurusan ini terlibat dlm aktiviti pengurusan strategik dan
menentukan dasar2 org

6
- Mereka telibat dlm perancangan operasi iaitu menyediakan - Pengurus mudah mencari dan menganalisis maklumat utk
perancangan, membuat jadual kerja dan memantau objektif mewujudkan rancangan
bagi j.m.pendek
jm. Panjang utk menentukan halatuju org
- Tugas atau kerja yg dilakukan adalah mengikut kemahiran
khusus spt penyelia pengeluaran, penyelia pemasaran dan - Cth: pengurus meneliti maklumat sesebuah perjanjian utk
penyelia kewangan melhat kesannya kpd perniagaan, pengurus juga membuat
perancangan strategik
- Cth: penyelia, penolong pengurus, ketua kumpulan
2. Kemahiran antara perorangan / Kemahiran kemanusiaan
Jenis2 kemahiran pengurusan
- Keupayaan penguus utk bekerja secara efektif dgn org lain
1. Kemahiran konseptual
- Pengurus mempunyai kebolehan dan kemahiran dlm
- Kebolehan pengurus melihat keperluan dan agihan drpd mengendalikan hubungan dgn org lain, kerja dlm kumpulan
perspektif org secara keseluruhan yg meliputi interaksi drpd dan bekerjasama dgn orang lain sama ada di dlm syarikat
pelbagai jabatan dlm syarikat dan juga kesan drpd persekitaran atau di luar syarikat
luar syarikat spt pengaruh komuniti, sosial, sasaran pasaran
dan lain2 - Pengurus juga mampu menjalinkan hubungan yg baik dgn
semua org di dlm dan di luar org spt pelanggan, pembekal dan
- Kebolehan seseorang individu utk memikirkan perkara2 sbg nya
abstrak, mendiagnosis dan menilai situasi yg diluar jangkaan
- Cth: pengurus mempunyai kemahiran berunding secara baik
- Pengurus melihat org secara keseluruhan, memahami dgn pembiaya utk mendapatkan pinjaman. Pengurus juga
perkaitan antara setiap jabatan, mengenalpasti pengaruh persekitaran berkemahiran dlm memberi motivasi kpd pekerja
dalaman dan luaran terhadap org
3. Kemahiran teknikal
- Ia juga merupakan keupayaan pengurus menyelesaikan
masalah yg dihadapi org serta melihat peluang dan ancaman drpd - Keupayaan pengurus menggunakan kaedah2, prosedur,
persekitaran luaran teknik dan pengetahuan dlm bidang yg khusus utk
melaksanakan kerjanya

7
- Kemahiran ini diperlukan bagi tujuan mengoperasi mesin - Ia juga kebolehan pengurus menentukan sesuatu perkara dgn
dan penggunaan kaedah utk melakukan kerja dlm org cekap dgn mengambil kira pelbagai faktor dalaman dan
luaran dlm menyelesaikan masalah org
- Pengurus berkebolehan dlm memberi tunjuk ajar dan melatih
pekerja ttg perkara teknikal dlm semua aktiviti dan - Pengurus peringkat atasan terlibat dlm membuat keputusan
operasi yg besar berhubung dgn perancangan strategik organisasi

- Cth, penyeliaan penggunaan mesin dlm pengeluaran - Cth: pengurus membuat keputusan utk mengurangkan
bilangan kakitangan atau menghentikan
4. Kemahiran Pengurusan Masa perkhidmatannya dlm mengatasi kemerosotan ekonomi yg dihadap

- Keupayaan pengurus menggunakan masa secara cekap dan

berkesan dlm merancang dan melaksanakan aktiviti kerja
1.3 PERANCANGAN
- Pengurus berkemampuan utk menjadualkan aktiviti yg perlu
dilaksanakan dlm masa yg terhad ngenalan kepada Perancangan

- Pengurus juga berkemampuan dlm menentukan jumlah masa Maksud perancangan

yg telah ditetapkan, membuat penjadualan tugas dan
perancangan masa yg rapi Merupakan proses menentukan matlamat organisasi dan memilih
strategi yg paling sesuai utk mencapai matlamat org
- Cth, pengurus menyiapkan tugas mengikut masa yg telah
ditetapkan, mengaturkan jadual utk berjumpa dgn pihak Kepentingan perancangan
pembekal dan membuat jadual kerja
1. Menyediakan hala tuju
5. Kemahiran Pembuatan Keputusan
Jenis2 Perancangan
- Keupayaan pengurus memahami dan menganalisis masalah,
membentuk alternatif2 penyelesaian dan memilih alternatif a. Mengikut jangka masa
terbaik bagi menyelesaikan masalah yg berlaku dlm org
i. Rancangan jangka masa panjang

8
- Meliputi tempoh 3-5 tahun atau 5-10 tahun yg dibentuk dan ii. Rancangan Satu Kegunaan, Kegunaan Tunggal atau
ditentukan oleh pengurusan atasan sekali guna

- Rancangan ini dikenali sbg rancangan strategik yg dibuat di - Rancangan yg hanya digunakan sekali shj dan digunakan
peringkat pengurusan atasan mengikut jangka masa tertentu

ii. Rancangan jangka masa sedarhana - Cth, belanjawan, rogram dan penjadualan projek

- Meliputi tempoh 1-3 tahun, dibentuk dan ditentukan oleh c. Mengikut Peringkat
pengurusan pertengahan
i. Rancangan strategik
- Rancangan ini dikenali sbg ancangan taktikal kerana dibuat
di peringkat pengurusan pertengahan - Rancangan jangka panjang organisasi (3-5 tahun atau 5-10
tahun) yg dibentuk oleh pengurusan atasan
iii. Rancangan jangka masa pendek
- Merupakan rancangan menyeluruh yg menetapkan hala tuju
- Rancangan ini dikenali sbg rancangan operasi yg dibuat di yg penting bagi org
peringkat pengurusan bawahan
- Merupakan panduan kpd sebarang tindakan bagi mencapai
- Meliputi tempoh kurang dari satu tahun, dibentuk dan matlamat organisasi
ditentukan oleh pengurusan bawahan
- Menentukan visi, matlamat dan objektif org
b. Mengikut Kegunaan
- Mengambil kira keupayaan dan sumber org, perubahan
i. Rancangan sedia ada, tersedia atau tetap persekitaran dan matlamat org

- Rancangan yg dapat digunakan berulang kali tanpa sumber ii. Rancangan Taktikal
tertentu diperlukan
- Rancangan jangka masa sedarhana (1-3 tahun) yg dibentuk
- Cth, dasar, tatacara dan peraturan oleh pengurusan pertengahan

9
- Rancangan taktikal merupakan langkah yg digunakan utk - Penurusan atasan akan menetapkan matlamat umum dan
mencapai matlamat rancangan strategik yg telah ditetapkan menyeluruh bagi org yh melibatkan jm pendek dan jm panjang

- Ia menterjemahkan rancangan strategik ke dlm bentuk
matlamat yg lebih spesifik dan mudah difahami
- Ia juga menetapkan objektif dan tindakan pada peringkat
jabatan
- Seterusnya, matlamat ini akan menjadi panduan kpd penguru
pertengahan dan bawahan dlm pembentukan objektif
dan strategi setiap unit dan jabatan masing2
- Matlamat perlu jelas, mudah difahami dan realistik dlm
menentukan hala tuju org

- Cth, dlm membentuk objektif jualan, pengurus boleh

meletakkan beberapa alternatif utk objektif, spt sasaran hasil
jualan pada tahun ini ialah RM5 juta, RM 7 juta atau sbg nya
iii. Rancangan Operasi
2. Menganalisis persekitaran perniagaan
- Rancangan jangka masa pendek (kurang dari setahun) yg
dibentuk oleh pengurusan bawahan - Pengurus akan mengkaji persekitaran dlm org spt pekerja,
pembekal, pelanggan dan lain2
- Rancangan operasi merupakan langkah yg digunakan utk
mencapai mat;amat rancangan taktikal yg telah ditetapkan - Pengurus juga akan mengkaji persekitaran luaran spt politik
dan perundangan, ekonomi, sosiobudaya dan lain2
- Ia menetapkan objektif dan tindakan pada peringkat unit
kerja - Pengurus akan mengenalpasti corak persekitaran sekarang
bagi membuat ramalan perubahan persekitaran pada masa
- Cth: penjadualan pengeluaran produk dlm seminggu dan hadapan
kuota jumlah jualan sebulan atau setahun
- Cth, pengurus mengkaji kadar pertumbuhan eko. Negara
Perbezaan perancangan strategik, taktikal dan operasi pada tahun2 yg lepas, trend permintaan produk, kadar inflasi
dan citarasa pelanggan
Proses Perancangan
3. Membentuk alternatif tindakan
1. Menentukan matlamat dan objektif

10
- Pengurus akan menyenaraikan beberapa alternatif tindakan Alat2 Perancangan
yg akan diambil utk mencapai obj organisasi
i. Analisis Pulang Modal
- Pengurus perlu memikirkan alternatif tindakan dgn mengkaji
kekuatan dan kelemahan perniagaan serta menganalisis peluang - Merupakan kaedah menentukan tahap output atau jualan
dan ancaman drpd persekitaran perniagaan dimana jumlah kos adalah sama dgn jumlah hasil jualan iaitu
tiada keuntungan atau kerugian yg dihadapi
- Cth, utk meningkatkan jualan, pengurus menyenaraikan
alternatif tindakan dan meningkatkan kualiti produk - Melalui kaedah ini, pengurus dapat mengenalpasti unit
pengeluaran atau jualan minimum yg perlu dicapai utk
4. Menilai alternatif mendapatkan semua modal yg dilaburkan supaya syarikat tidak
mengalami kerugian
- Pengurus akan menilai kelebihan dan kelemahan yg dimiliki
setiap alternatif yg dihasilkan - Ia juga membolehkan pengurus merancang aktiviti2 yg
relevan agar dapat mencapai volum yg dapat memberi
- Penilaian dibuat berdasarkan keupayaan syarikat keuntungan

- Pengurus akan menyusun alternatif tindakan mengikut - Pengurus boleh menggunakan analisis ini bagi meramal
keutamaannya untung sasaran

- Cth: pengurus menyusun alternatif tindakan mengikut faedah
yg besar atau kos yg rendah bagi setiap alernatif tindakan
5. Memilih alternatif tindakan
- Pengurus akan memilih alternatif tindakan yg terbaik dan
dijangkakan boleh memberi kejayaan kpd syarikat.
ii. Carta Gantt
- Carta ini menunjukkan tahap kemajuan dan pencapaian
setiap aktiviti berdasarkan jangka masa yg diperlukan dan
ditetapkan
- Antara kebaikan Carta Gantt ialah:

- Alternatif yg dipilih perlu mempunyai byk kekuatan 1. Utk menetapkan masa mula kerja dan masa tamat kerja dlm
berbanding kelemahan dan dilaksanakan dgn cekap setiap kerja yg dilakukan bagi setiap projek utk mengenal pasti
dan berkesan utk mencapai matlamat org kemajuan projek mengikut jadual

11
2. Dapat mengenalpasti urutan proses atau aktiviti sesuatu - Melalui bajet, pengurus dapat membandingkan keputusan
projek supaya kerja2 tersebut dapat dijalankan dgn sistematik sebenar dgn belanjawan dan mengambil tindakan pembetulan
jika perlu
3. Membantu mengawal sesuatu projek dari mula hingga tamat
dan membuat pengubahsuaian jika perlu Antara kepentingannya ialah:

4. Utk mengenalpasti penyelewengan yg berlaku sepanjang 1. Membantu menyediakan perancangan aktiviti dgn lebih
proses kerja agar tindakan pembetulan dapat dijalankan serta cekap
merta
2. Membantu mengagihkan sumber dgn berkesan
Antara kebaikannya ialah:
3. Membantu mengawal penggunaan sumber sepanjang tempoh
1. Dapat memastikan urutan aktiviti dijalankan spt yg pelaksanaan bajet
dijadualkan
4. Memastikan setiap peruntukan perbelanjaan digunakan secara
2. Dapat mengawal sesuatu projek dari mula hingga tamat dan berkesan bagi mengelakkan pembaziran
membuat pengubahsuaian jika perlu
iv. Kaedah Laluan Genting (CPM)
3. Dapat mengenalpasti penyelewengan yg berlaku sepanjang
proses kerja agar tindakan pembetulan dapat dijalankan serta - Merupakan kaedah yg digunakan utk mengenalpasti aktiviti
merta penting yg telah dijadualkan bagi satu2 projek dan
memudahkan pihak pengurusan utk membuat pengawalan dari
iii. Bajet segi kos

- Bajet merupakan rancangan terperinci yg dinyatakan dlm - Ia membantu pengurus memastikan projek disiapkan dlm
bentuk nilai kewangan masa yg ditetapkan

- Ia menunjukkan pengagihan sumber kewangan utk - Ia merupakan rajah yg menggunakan garisan bagi mewakili
melaksanakan sesuatu projek pada satu tempoh masa turutan aktiviti2 dan jangka masa yg diperuntukkan dlm
menyiapkan suatu aktiviti kerja supaya jangka masa panjang
(laluan genting) dapat diketahui

12
Kepentingan: - Antara strategi yg digunakan ialah strategi penjimatan,
strategi usahasama dan strategi pembangunan keluaran
1. Melicinkan perjalanan sesuatu projek
2. Strategi perniagaan
2. Mengenalpasti aktiviti penting dlm sesuatu projek
- Merupakan strategi yg digunakan utk setiap jenis b2p bagi
3. Membantu pengurus melakukan kawalan dari segi kos meningkatkan kelebihan saingan di dalam perniagaan

Perancangan Strategik - Setiap b2p mempunyai strategi perniagaan yg berbeza2

antara satu sama lin
Maksud
- Strategi yg digunakan berasaskan kos, pembezaan dan
- Proses org menetapkan strategi dan membuat keputusan ttg penumpuan
cara mengagihkan sumber sumbernya utk melaksanakan strategi
tersebut dgn mengambilkira persekitaran dalaman dan 3. Strategi fungsian
luaran org.
- Strategi ini diwujudkan pada peringkat jabatan atau unit dlm
Tahap strategi oganisasi

- Tahap strategi yg boleh dijalankan bergantung kpd jumlah - Dimana strategi ini diperlukan jabatan atau unit utk
b2p yg ditawarkan di pasaran menyokong strategi perniagaan yg dijalankan org

1. Strategi korporat - Cth, jika org melaksanakan strategi kpmpinan kos utk
produknya, maka aktiviti di jabatan pengeluaran, sumber
- Strategi ini dilakukan oleh org yg mempunyai lebih dari satu manusia dan pemasaran akan menekankan kpd usaha
jenis perniagaan pengurangan kos

- Ia merupakan rancangan induk organisasi utk

membangunkan perniagaan dlm industri yg berlainan
Unsur2 perancangan strategik
- Cth: Petronas terlibat dlm industri minyak dan gas dan
sekarang terlibat dlm industri automotif dan perkapalan i. Visi

13
- Visi meupakan wawasan atau matlamat yg diharapkan utk iii. Objektif
dicapai perniagaan pada masa hadapan
- Objektif merupakan sasaran yg ingin dicapai oerganisasi dlm
- Ia merujuk kpd hala tuju yg akan dicapai oleh org pada masa jangka masa tertentu pada masa hadapan yg dibentuk secara khusus
hadapan iaitu pada jangka panjang drpd misi org

- Visi ialah satu pernyataan yg jelas, padat dan dapat - Ia selari dgn rancangan strategik, rancangan taktikal dan
merangsangtindakan org serta boleh dikomunikasikan rancangan operasi

- Cth: visi AirAsia, menjadi syarikat penerbangan tambang - Objektif meletakkan halatuju perjalanan perniagaan
rendah terbesar diAsia dan memberikan perkhidmatan kpd 3
biliion org yg kini tidak mendapatkan perkhidmatan yg iv. Strategi
maksimum kerana tambang yg tinggi
- Strategi merupakan rancangan menyeluruh yg menerangkan
ii. Misi bagaimana org dapat mencapai misi dan matlamat

- Misi merupakan pernyataan umum yg menerangkan tujuan - Ia menerangkan bagaimana sumber didapati dan digunakan
utama penubuhan sesebuah org utk mencapaimatlamat

- Misi dinyatakan dlm bentuk umum yg menjelaskan skop - Tujuan strategi adalah utk komunikasi antara objektif dan
operasi syarikat, pihak berkepentingan yg terlibat dan polisi serta menyokong program yg dibentuk
produk yg ditawarkan di pasaran
v. Taktik
- Ia merangkumi falsafah organisasi perniagaan
- Taktik merupakan satu pelan operasi yg memperincikan
- Misi ini dapat mempromosikan harapan pekerja dan dapat bagaimana, bila dan dimana suatu strategi itu akan dilaksanakan
memotivasikan pekerja dlm merealisasikan arah tujuan kewujudan
org - Ia mempunyai skop yg sempit dan tempoh yg lebih pendek
dari strategi
- Cth: misi aitasia, pekerja dilayan spt ahli keluarga besar dan
menjadi syarikat terbaik utk bekerja - Ia jelas dan berorientasikan tindakan

14
- Cth, taktik ketetapan masa, taktik serangan, taktik
pertahanan dan sbg nya

vi. Dasar/ Polisi

viii. Standard
- Dasar merupakan pernyataan asas syarikat yg menjadi
panduan kpd pengurus dlm membuat keputusan menjurus ke - Ia merupakan satu ukuran piawai yg ditetapkan dan
arah pencapaian matlamat org digunakan utk membuat perbandingan dgn pencapaian
semasa
- Ia menjadi panduan umum kpd tindakan
- Ia juga merupakan panduan kpd pengurusan bawahan dlm
- Ia dibentuk berdasarkan matlamat dan strategi umum melaksanakan sesuatu kerja
organisasi
- Standard mestilah jelas, mudah difahami dan berkait rapat
vii. Prosedur dgn objektif org

- Prosedur merupakan tatacara atau langkah yg perlu diikuti Analisis kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang (SWOT)
secara berturutan sbg panduan melaksanakan tugas
utk mencapai matlamat tertentu - Analisis SWOT merupakan kaedah perancangan strategik yg
digunakan utk menilai kekuatan, kelemahan, peluang dan
- Ia merupakan rancangan yg kegunaannya berterusan dyg ancaman yg ada dlm organisasi
dibentuk bagi memastikan aktiviti kerja dilakukan mengikut
cara yg betul - Analisis SWOT membekalkan maklumat yg boleh
membantu org menyesuaikan sumber dan keupayaan yg ada
- Prosedur ditulis secara formal, dimaklumkan kpd pekerja dgn iklim persaingan luar dimana ia dapat beroperasi
dan disimpan sbg rujukan
1. Kekuatan (strengths)
- Cth, prosedur memohon pinjaman, prosedur keselamatan
dan prosedur melakukan kerja - Kekuatan merupakan sumber2 atau faktor persekitaran
dalaman yg ada dlm org yg boleh membantu proses perancangan
dan pelaksanaan rancangan strategik org tersebut

15
- Kekuatan ini hanya dimiliki organisasi tersebut dan tidak ada - Peluang2 yg wujud boleh memberi potensi kpd perniagaan
pada org lain utk berkembbang. Ia boleh dilakukan melalui penemuan
baharu, kemunculan idea baharu dan konsep baharu yg
- Kekuatan ini memberi kemampuan bersaing kpd org tersebut inovatif di pasaran

- Cth: kekuatan dalaman berkaitan pekerja ialah pekerja yg - Cth, perubahan dasar kerajaan memberi peluang kpd syarikat
mahir, cekap dan bersikap positif. Selain itu, kekuata dalaman utk meningkatkan jualan. Cth: skim baucar buku utk pelajar
berkaitan kewangan ialah mempunyai kedudukan kewangan yg pengajian tinggi meningkatkan jualan kd sayarikat yg
kukuh dan keupayaan mendapat sumber yg mudah, pengurusan yg menerbitkan atau menjual buku
cekap dan jenama yg terkenal
4. Ancaman (threats)
2. Kelemahan (weakness)
- Ancaman merupakan persekitaran luar org yg menghalang
- Kelemahan merupakan faktor persekitaran dalaman atau atau menyulitkan pelaksanaan strategi org utk mencapai
sumber2 org yg lemah yg boleh menjadi penghalang kpd matlamatnya
proses merancang dan melaksanakan rancangan strategik
org. perniagaan tersebut - Hal ini berlaku disebabkan kekurangan sumber2 yg
memberikan kesan negatif kpd perancangan strategi org
- Hal ini termasuklah kekurangan dari aspek sumber spt
sumber tenaga, kepakaran dan bahan mentah dimana ia - Cth, kemasukan pesaing baharu dlm pasaran akan
menjadi penghalang utama kpd org utk mencapai prestasi yg menyebabkan persaingan menjadi sengit dan boleh
diingini mengurangkan keupayaan syarikat utk meningkatkan jualan.
- Selain itu, perubahan trend dan cita rasa, sekatan perniagaan
- Cth, sumber bahan mentah tidak mencukupi, bahan mentah dan bencana alam
tidak bermutu, pengurusan yg tidak cekap dan jenama yg tidak
dikenali

3. Peluang (opportunities) 1.4 PENGORGANISASIAN

- peluang merupakan faktor persekitaran luaran yg memberi Maksud Pengorganisasian

kesan positif dgn menyediakan ruang dan peluang kpd
org utk mencapai objektif dgn lebih baik

16
- Pengorganisasian merupakan proses menyusun dan 2. Penjabatanan Mengikut Divisyen
mengaguh sumber manusia dan sumber fizikal utk melaksanakan
tugas supaya dapat mencapai matlamat org secara cekap dan - Merupakan pengelompokkan tugas berdasarkan jenis
berkesan produk, kumpulan pelanggan dan kawasan pasaran

Kepentingan i. Penjabatanan mengikut divisyen produk

1. Mengagih sumber manusia dan sumber fizikal secara cekap - Pengelompokkan aktiviti atau jabatan berdasarkan produk
atau keluaran yg sama
2. Menentukan bidang tugas setiap pekerja
- Aktiviti2 kerja dan pekerja dikumpulkan bersama utk
3. Membentuk rantaian arahan dan sistem pelaporan mengeluarkan produk yg sama

Reka bentuk organisasi - Penjabatanan ini membahagikan jabatan kpd produk yg

berlainan yg dikeluarkan syarikat
Carta Organisasi
Kebaikan
Bentuk penjabatanan organisasi dan rasionalnya
1. Setiap jabatan dapat mengkhusus dlm suatu produk yg
- Penjabatanan merupakan cara pengurus mengelompokkan dihasilkan
pekerja dan tugas mengikut kepentingan bagi mencapai org
2. Memudahkan pengurusan menilai prestasi kerja jabatan dan
1. Penjabatanan Mengikut Fungsi keluaran

- Merupakan pengelompokkan aktiviti kerja yg khusus 3. Tindak balas lebih cepat kpd sebarang perubahan
mengikut fungsian perniagaan spt pemasaran, kewangan,
pengeluaran dan sumber manusia 4. Meningkatkan kreativiti dan produktiviti kerana berlakunyap
pengkhususan kerja
- Dimana pengurus mengelompokkan pekerja yg mempunyai
kemahiran yg sama ke dlm fungsi khusus yg berkaitan dgn Kelemahan
kemahiran mereka

17
1. Menanggung kos yg tinggi akibat aktiviti r&d utk - Pengelompokan aktiviti atau tuas utk memenuhi keperluan
mengubahsuai produk mengikut pasaran pelanggan mengikut kawasan atau wilayah

2. Wujud ketidakcekapan dlm pengagihan dan penggunaan - Aktiviti2 kerja dan pekerja dikumpulkan bagi melakukan
sumber kerja pada satu lokasi tertentu

3. Persaingan dan perebutan sumber org - Ia diwujudkan utk memudahkan pemasaran produk kpd
pengguna di lokasi berkenaan
4. Pertindihan penggunaan sumber dlm setiap jabatan
- ia sesuai digunakan org yg menjalankan operasi di pelbagai
ii. Penjabatanan mengikut divisyen pasaran lokasi atau dunia

- Merupakan pengelompokkan aktiviti atau tugas utk - Hal ini memudahkan pihak syarikat utk menunpukan produk
memenuhi keperluan pasaran atau pelanggan tertentu mereka dgn kehendak pelanggan yg berbeza dari kawasan yg
berlainan
Kebaikan
Kebaikan
1. Org dapat menumpukan usaha utk memenuhi kehendak dan
permintaan pelanggan 1. Pembuatan keputusan lebih cepat kerana org dapat menjadi
lebih peka dan sensitif kpd buadaya setempat
2. Melibatkan kos pemasaran yg lebih cekap kerana aktivitinya
etrtumpu pada jenis2 pelanggan tertentu 2. Pengeluaran dan pemasaran produk dapat disesuaikan
mengikut permintaan tempatan
3. Pengurusan lebih mudah kerana tanggungjawab setiap
jabatan adalah jelas. Cth,khidmat kpd pelanggan tertentu 3. Pengagihan sumber menjadi lebih cekap kerana kos dapat
dikurangkan dgn menempatkan dumber2 org berampiran dgn
4. Pembuatan keputusan menjadi cepat kerana berfokuskan kpd pelanggan yg disasarkan
pelanggan
Kelemahan
iii. Penjabatanan mengikut divisyen geografi
1. Masalah pertindihan fungsi antara lokasi, iaitu mempunyai
fungsi yg sama di setiap lokasi

18
2. Masalah koordinasi antara cawangan atau lokasi Antara manual organisasi ialah:

3. Kos yg tinggi akibat faktor demografi yg berbeza mengikut 1. Fail Meja

kawasan
- Dokumen rujukan bagi peringkat individu yg mengandungi
4. Memerlukan byk peraturan utk koordinasi danmemastikan carta organisasi, objektif jabatan dan prosedur kerja berkaitan
penyeragaman kualiti antara cawangan jawatan yg disandang

3. Penjabatanan Mengikut Matriks - Kegunaan fail meja ialah:

Bentuk2 lain struktur organisasi i. Mengetahui senarai tugas dan tanggungjawab yg perlu
dilaksanakan
Proses Penjabatanan atau Proses Pengorganisasian
ii. Mengetahui dan memahami prosedur kerja yg perlu
1. Penentuan objektif dilaksanakan

2. Pengenalpastian aktiviti iii. Mengetahui bidang kuasa yg dimilikinyaMenerangkan objektif

jabatan
3. Pengelasan aktiviti
2. Manual Prosedur kerja
4. Pengelompokan aktiviti
- Merupakan dokumen rujukan utama bagi menjalankan
5. Pengagihan tugas, autoriti dan tanggungjawab sesuatu tugas dlm org yg meliputi fungsi, objektif dan prosedur2 yg
harus diikuti
Manual Organisasi
- Ia memberi gambaran ttg bagaimana sesuatu kerja
- Merupakan dokumen yg berkaitan dsaar dan tatacara yg dilaksanakan dgn bantuan grafik dan rajah
meliputi semua aspek pengurusan
3. Prosedur kualiti
- Ia penting bagi membantu pekerja melaksanakan tugas dan
tanggungjawab dgn cekap mengikut standard dan langkah2 yg
ditetapkan organisasi

19
- Merupakan dokumen yg disediakan org utk memastikan - Pengurus dgn autoriti yg ada padanya bertanggungjawab
rekod kualiti diwujudkan dan diselenggara sbg bukti pematuhan terhadap tugas tertentu dan memastikan pekerjanya menjalankan
standard dan pelaksanaan sistem kualiti tanggungjawab dgn sempurna

- Ia perlu diamalkan di setiap peringkat org supaya kualiti 3. Akauntabiliti

keseluruhan org dapat dicapai
- Merupakan sikap tanggungjawab seseorang pengurus atau
Konsep Pengorganisasian pekerja sebarang tindakan yg dilakukan olehnya dlm
pelaksanaan tugas atau kerjanya dan sedia memberi jawapan
Antara konsep pengorganisasian: terhadap tindakan yg dilakukannya

1. Autoriti - seseorang pekerja atau pengurus boleh dipersalahkan

sekiranya tidak menjalankan tanggungjawab yg diamanahkan
- Autoriti merupakan kuasa atau hak yang sah yg dimiliki
pengurus bagi membuat keputusan dan memberi arahan. Mereka - seseorang pekerja yg diberi tanggungjawab akan secara
memberi arahan kpd pekerja bawahan disebabkan jawatan yg automatik mempunyai akauntabiliti
disandang
4. Pemusatan dan pemencaran autoriti
- Pengurus memerlukan autoriti kerana mereka memerlukan
kuasa formal utk mengarah, mengawal dan menilai - Pemusatan autoriti bermaksud, segala pembuatan keputusan
subordinat mengenai suatu aktiviti hanya dibuat oleh seorang pengurus
peringkat atasan shj. Manakala, autoriti yg diberikan kpd orang
- Dgn menggunakan autoriti, pengurus menerima bawah adalah sedikit dan terbatas
tanggungjawabnya dan berakauntabiliti ttg sebarang
kejayaan atau kegagalan org - Pemencaran autoriti bermaksud, segala pembuatan
keputusan berkaitan aktiviti atau penyelesaian masalah
2. Tanggungjawab diagihkan oleh pihak pengurusan atasan kpd peringkat
penyelia adalah besar dan luas. Manakala pihak pengurusan atasan
- Merupakan kewajipan seorang pekerja utk melaksanakan hanya membuat sebahagian keputusan shj
tugas yg diberi oleh pengurus kpd nya
5. Penugasan

20
- Merupakan pemberian hak kpd pekerja bawahan utk - Pemberian kuasa, autoriti dan tanggungjawab kp pekerja utk
membuat keputusan dan bertindak dlm tugas tertentu bertindak dan membuat keputusan secara bebas dlm melaksanakan
tugas
- Antara panduan g dijadikan pengurus utk e=membuat
oenugasan ialah: Kebaikan

i. Pilih pekerja yg sesuai utk diberikan penugasan autoriti i. Meningkatkan kualiti dan produktiviti kerja serta
mengurangkan kos
ii. Mengenalpasti tugas2 yg terlibat dlm penugasan autoriti
ii. Menggalakkan inovasi dan kreativiti dikalangan staf

iii. Meningkatkan motivasi pekerja

Kebaikan
7. Autoriti Lini dan Staf
i. Meningkatkan motivasi dan kepuasan pekerja
i. Autoriti lini
ii. Mengurangkan bban pengurus
- autoriti formal yg memberikan hak kpd seseorang pengurus
iii. Menjimatkan masa pengurus, membolehkan pengurus mengikut rantaian arahan utk membuat keputusan dlm mengarah
membuat urusan yg lebih penting dan mengawal pekerja bagi mencapai matlamat org

Kelemahan - Ia merupakan autoriti yg berhubung secara langsung dgn

i. Subordinat menyalahgunakan kuasa yg diberi
ii. Subordinat kurang sesuai kerana tiada kebolehan atau
kemahiran dlm mengendalikan tugas yg diberi
aktiviti utama utama syarikat yg menyumbang kpd pencapaian org
- Pengurus yg memegang autoriti ini ialah pengurus lini.
Mereka bertanggungjawab dgn menyumbang aktiviti kerja secara
terus kpd pencapaian matlamat org

6. Empowermen - Cth, autoriti lini bagi seseorang pengurus sumber manusia

ialah pengambilan pekerja, memecat pekerja dan memberi ganjaran

ii. Autoriti staf

21
- Autoriti dimana pengurus mempunyai hak memberikan i. Pengurus dapat membuat penugasan kerja
nasihat kepakaran dan perkhidmatan sokongan kpd pengurus llini di
jabatan lain dlm bidang tertentu bagi menyokong aktiviti jabatan ii. Subordinat lebih bebas kerana kurang penyeliaan

- Garisan putus2 dlm carta org menunjukkan hubungan tidak iii. Pengurus boleh menjalankan tugas lain yg lebih penting
langsung dgn pihak pengurus
Kelemahan
- Autoriti staf menyediakan pengkhususan kepakaran tetapi
tidak secara terus menyumbang kerja mereka bagi mencapai i. Pengurus kurang berinteraksi dgn subordinat
matlamat org
ii. Pengurus sukar memahami masalah pekerja
- Pengurus staf membantu dan menasihati pengurus lini dlm
hal2 tertentu dlm lingkungan kepakaran mereka. Cth: mengaudit 9. Rantaian arahan
syarikat, pegawai undang2 syarikat dan pengurus sumber manusia
yg measihati hal2 berkaitan kewangan, perundangan dan peaturan - Merupakan rantaian perintah yg jelas dan tidak ada sekatan
pekerjaan atau halangan dlm menghubungkan setiap pekerja dlm org
dgn pekerja di peringkat lebih tinggi iaitu pengurus
yg wujud dlm carta org

8. Jangkauan kawalan - Ia merupakan autoriti dan tanggungjawab yg digambarkan

dlm garisan rantaian arahan yg tidak terputus2 drpd
- Merupakan bilangan pekerja bawahan yg melaporkan terus pengurus atasan kpd pengurus pertengahan, pengurus bawahan dan
hasil kerjanya kpd pengurus pekerja

- Terbahagi kpd dua: - Ia dimana arahan bermula drpd pengurus atasan kpd
pengurus bawahan mereka sehinggalah kpd pekerja yg
a. Jangkauan kawalan lebar atau luas berada di posisi bawah carta org

- keadaan seorang ketua atau pengurus mengawal bilangan

pekerja yg ramai

Kebaikan

22
1.5 KEPIMPINAN 3. Kreatif

Maksud kepimpinan - Merupakan kaedah mencari jalan utk menghasilkan b2p yg

lebih baik melalui penghasilan produk baharu
- Merupakan proses pengurus atau pemimpin cuba
mempengaruhi gelagat pekerja supaya mereka dapat 4. Inovatif
melakukan kerja dan tanggungjawab dgn cekap utk
mencapai matlamat org - Kaedah mencari jalan utk menghasilkan b2p yg lebih baik
melalui penghasilan pengubahsuaian atau
Kepentingan penambahbaikan

1. Membantu pencapaian visi dan misi org 5. Personaliti

2. Mengkomunikasikan dasar dan rancangan kpd staf bawahan - Mempunyai perwatakan atau keperibadian yg mencerminkan
ttg apa yg perlu dilakukan bagi mencapai matlamat org daya kepimpinan dan sgt berkeinginin utk menjadi pemimpin

3. Memotivasikan pekerja dgn menggunakan insentif kewangan 6. Keyakinan diri

dan bukan kewangan supaya mereka produktif
- Mempunyai kepercayaan sepenuhnya terhadap keupayaan
4. Memastikan gelagat pekerja selaras dgn matlamat org diri

Ciri2 Pemimpin 7. Kejujuran dan berintegriti

1. Kemampuan dan kebijaksanaan 8. Bersifat terbuka

- bijak dan berupaya membuat timbangan dlm pembuatan 9. Berkarisma

keputusan
10. Ciri2 sosial
2. Latar belakang sosial
11. Berpengetahuan
- Mempunyai pendidikan, pengalaman dan kebolehan
12. Berpandangan jauh atau berwawasan

23
Jenis Kuasa - Cth, pengurus boleh memberikan ganjaran kpd pekerja yg
mempunyai produktiviti yg tinggi sbg motivasi spt memberi
1. Kuasa sah bonus, kenaikan pangkat dan pujian

- Kuasa sah merupakan kuasa yg diperoleh oleh seseorang 3. Kuasa desakan

disebabkan jawatan sah yg disandangnya atau kedudukan formal
dlm org - Kuasa desakan merupakan kuasa utk mengenakan tindakan
yg negatif kpd pekerja yg tidak mematuhi kehendak org
- Ia merujuk kpd keupayaan seseorang utk mempengaruhi
gelagat pekerja disebabkan hak2 formal yg dimilikya hasil drpd - Oleh itu, pekerja akan bekerja dgn bersungguh2 dan
jawatan yg disandangSeseorang pengurus meningkatkan produktiviti agar mereka tidak dikenakan
yg mempunyai kuasa sah boleh mengarah dan mengawal tindakan negatif
pekerjanya agar mereka bertanggungjawab dlm melakukan
kerja - Antara tindakan negatif termasuklah penurunan pangkat,
pemecatan dam pemotongan gaji
- Cth: Ketua Pegawai Eksekutif mempunyai kuasa sah
terhadap semua pekerja dlm org kerana mempunyai kuasa sah - Contohnya, pengurus mengugut utk mengambil tindakan
tertinggi atatertib jika pekerja

2. Kuasa ganjaran mengingkati arahan

- Kuasa ganjaran merupakan kuasa yg memberikan ganjaran

sama ada dlm bentuk wang atau bukan wang kpd
pekerja bagi mempengaruhi produktiviti org 4. Kuasa rujukan
atau mendatangkan kebaikan kpd org
- Kuasa rujukan merupakan keupayaan seseorang pemimpin
- Sekiranya ganjaran yg diberikan memuaskan pekerja, memepengaruhi pekerja melalui ciri2 peribadi, perlakuan atau
pekerja akan bekerja dgn bersungguh2 dan produktiviti karisma yg ada padanya dan boleh dicontohi para pekerja
meningkat
- Ia dimana pekerja sanggup mengikut arahannya disebabkan
hormat, suka dan ingin cuba mencontohinya

24
5. Kuasa kepakaran - Cth, pemberian bonus kpd pekerja berdasarkan prestasi yg
ditunjukkan
- Kuasa kepakaran merupakan kuasa yg dimiliki kerana
pengetahuan dan kepakaran yg dimilikinya dlm bidang2 2. Transformational
tertentu
- Pemimpin jenis transformational akan membuat perubahan
- Kuasa ini dipelopori oleh orang2 yg berkemahiran dan yg drastik dlm org.
berpengetahuan dlm bidang2 tertentu spt teknika,
pengurusan dan pencarian sumber - Ia dimana pemimpin akan memberi inspirasi dan dorongan
kpd pengikutnya utk melakukan perubahan dan inovasi
- Cth, akauntan kanan boleh menggunakan kemahiran dan ke arah kebaikan bagi mencapai matlamat dan kejayaan
kepakaran utk mempengaruhi hala tuju org org

Jenis2 kepimpinan - Pemimpin ini juga mempengaruhi pekerjanya dlm

melakukan sesuatu perubahan dlm organisasi spt perubahan
1. Transactional pemikiran, sikap pekerja dan komitmen

- Pemimpin jenis transactional akan menentukan apa yg perlu - Ia memberi inspirasi kpd pengikutnya utk mengatasi
dilakukan subordinatnya utk mencapai obj org kepentingan diri demi kepentingan org dan juga kebolehan
memberi kesan yg mendalam kpd pekerjanya utk melakukan
- Ia menekankan peranan penyeliaan, pengorganisasian dan perubahan
prestasi kerja paukan bagi mencapai objekctif org
3. Karismatik
- Pemimpin jenis ini bergantung kpd hukuman dan ganjaran
utk mempengaruhi dan mendorong pekerja utk melaksanakan - Pemimpin jenis ini mempunyai kelebihan yg tersendiri dlm
tugas yg diarahkan mendorong, mengarah dan mempengaruhi pekerjanya supaya
melakukan tugas
- Pekerja yg nerjaya melaksanakan objektif akan diberi
ganjaran dan sebaliknya pekerja yg gagal mencapai objektif - Ia dimana pemimpin berupaya utk mewujudkan persekitaran
akan menerima denda atau hukuman yg bertenaga dan positif kpd pekerjanya dan mewujudkan hubungan
yg baik dgn pekerjanya

25
- Pemimpin jenis ini juga merupakan sumber inspirasi kpd tidak diambil kira. Mereka hanya menunggu arahan drpd
pekerjanya kerana berupaya mempengaruhi pekerjanya utk setia ketua shj
dan patuh kpd arahannya
- Pengurus akan menggunakan kuasa yg ada padanya utk
- Pemimpin jenis ini memiliki sifat kendiri yg amat tinggi yg mengarahkan pekerjanya dlm melaksanakan keputusan yg
mampu menjadi cth kkpd pekerjanya telah dibuat oleh beliau. Pengurus menggunakan kuasa sah, kuasa
desakan, autoriti dan sbg nya.
4. Berwawasan
- Gaya ini sesuai digunakan utk org yg menghadapi krisis,
- Pemimpin jenis ini berupaya utk membentuk satu wawasan mempunyai pekerja baharu dan pekerja tidak bermotivasi
yg realistik, munasabah dan menarik bagi mencorakkan masa
depan org

- Ia dimana pemimpin mempunyai kemahiran utk

mengkomunikasikan wawasan yg dibentuk kpd org lain utk
mewujudkan imej yg positif utk masa depan org 2. Demokratik

- Hal ini dapat memberi inspirasi kpd pekerja supaya - Gaya kepimpinan demokratik ialah dimana pengurus
melakukan perubahan utk memastikan hayat memberi kebebasan kpd pekerja utk menyumbang idea dan
organisasi dikekalkan berbincang dlm proses pembuatan keputusan
dimana keputusan akhir berada di tangan pengurus
Gaya kepimpinan
- Ia dimana pengurus akan berbincang dgn pekerjanya utk
1. Autokratik menyelesaikan sebarang masalah yg berlaku

- Gaya kepimpinan autokratik adalah dimana semua - Oleh itu, pekerja akan lebih komied ttg tugas yg diberikan
keputusan yg dibuat oleh pengurus dibuat tanpa berunding dan dapat meningkatkan kreaviti serta produktiviti pekerja
dgn rakan sejawatnya atau pekerjanya
- gaya kepimpinan ini sesuai digunakan kpd penyelia jualan,
- Ia dimana pekerja bawahan tidak terlibat secara langsung penyelia kilang dan pengurus pengeluaran
dlm proses pembuatan keputusan kerana pandangan mereka
3. Laissez-faire

26
- Gaya kepimpinan ini ialah dimana kuasa membuat Pemimpin dan Pengurus
keputusan diserahkan sepenuhnya kpd pekerja atau staf
bawahan yg bebas menggunakan kemahiran dan kepakarannya Pemimpin

- Ia dimana pekerja bawahan akan melakukan pertimbangan - Pemimpin ialah pihak yg menggunakan kuasa formal dan
sendiri dlm proses pembuatan keputusan bagi kuasa tidak formal utk mempengaruhi pekerjanya utk
menyelesaikan sesuatu masalah dan melaksanakan kerja bagi mencapai matlamat org
mencapai objektif syarikat
Pengurus
- Keputusan yg dibuat mempunyai lingkungan had tertentu
bagi mencapai matlamat kerja dan organisasi - Pengurus ialah pihak yg menggunakan kuasa formal utk
meancang, melaksana dan mengawal semua aktiviti yg
- Gaya ini sesuai digunakan kpd pekerja yg memiliki ditetapkan utk mencapai matlamat org
kemahiran dan pengetahuan yg tinggi utk bekerja sendiri spt
peguam, akauntan dan doktor - Pengurus terdiri drpd pengurus atasan, p. pertengahan dan p.
bawahan spt penyelia
4. Kontingensi
Peranan pemimpin
- Gaya kepimpinan merupakan gaya kepimpinan yg
disesuaikan mengikut keadaan atau situasi dgn melihat kpd - Antara peranan pengurus termasuklah:
elemen2 persekitaran dalaman dan luaran org
1. Jurulatih atau mentor
- Ia dimana pengurus perlu memahami situasi utk menentukan
gaya kepimpinan dgn melihat kpd situasi jenis pekerja dan 2. Pembimbing atau fasilitator
persekitaran kerja
3. Pendorong
- Gaya kepimpinan yg berbeza digunakan mengikut keadaan
yg berbeza spt kuasa ketua, persekitaran kerja dan 4. Penyelesai masalah
keupayaan pekerja
5. Perunding
- Cth, pengurus menggunakan gaya kepimpinan autokratik
6. Jurucakap

27
7. Sahabat vii. Contoh

8. Ketua Motivasi

Perbandingan pemimpin dan pengurus Maksud

i. Halatuju - Satu dorongan dalaman yg wujud dlm diri seseorang utk

berusaha bersungguh2 bagi mencapai matlamat org
ii. Tugas
Dua jenis ganjaran
iii. Peranan
1. Ganjaran ekstrinsik
iv. Autoriti
- Merupakan ganjaran luar yg mewujudkan motivasi spt gaji,
v. Tanggungjawab upah, kenaikan pangkat dan lain2 faedah syarikat

vi. Tahap pembuatan keputusan - Pengurus menggunakan ganjaran ini bagi mempengaruhi
gelagat pekerja sbg balasan terhadap prestasi yg dihasilkan pekerja
Perbandingan pemimpin formal dan tidak formal
2. Ganjaran instrinsik
i. Perlantikan
- Merupakan ganjaran dlm bentuk kepuasan yg dinikmati
ii. Jawatan individu dlm proses melakukan aktiviti kerja

iii. Aktiviti - Ia dimana pekerja berasa seronok melakukan kerja kerana ia

menikmati kepuasan dan berlaku disebabkan faktor dalaman
iv. Tanggungjawab individu itu sendiri

v. Autoriti Kepentingan kpd org

vi. Bidang kuasa Teori Motivasi

28
1. Teori Motivasi Maslow iii. Keperluan sosial

- Teori Maslow mengatakan bahawa pengurus harus berusaha - Keperluan sosial merupakan keperluan individu utk diterima
memahami keperluan pekerja dan seterusnya membantu oleh masyarakat dan mendapatkan persahabatan serta
pekerja memenuhi keperluan tersebut supaya lebih berjaya dlm kasih sayang drpd interaksi sosial
mencapai matlamat org
- Cth, pengurus menganjurkan program2 sosial spt hari
- Keperluan manusia terbahagi kpd 5: keluarga dan tazkirah mingguan

i. Keperluan fisiologi - Cth, pengurus memastikan agihan tugas dibuat secara adil
dan saksama supaya dapat mengelakkan konflik dan
- Keperluan asas manusia spt makanan, pakaian dan tempat perselisihan faham
tinggal yg harus dipenuhi supaya manusia dapat terus hidup
iv. Keperluan penghargaan
- Cth, memberikan ganjaran dan upah yg mencukupi supaya
keperluan asas dapat dipenuhi - Keperluan penghargaan merupakan keperluan utk dihargai,
dihormai dan diberi kedudukan atas usaha yg dilaksanakan
- Cth, menyediakan tempat tinggal kpd pekerja supaya mereka
mudah berualng alik ke tempat kerja dan mengurangkan kos - Cth, memberi kenaikan pangkat bagi menghargai sumbangan
sara hidup pekerja

ii. Keperluan keselamatan - Cth, menyediakan program2 peningkatan kemajuan kerjaya

kpd pekerja yg berprestasi kerja
- Keperluan keselamatan merupakan keperluan utk
melindungi diri drpd kecederaan atau kehilangan nyawa, v. Keperluan pencapaian hasrat diri
keamanan persekitaran dan masa depan
- Keperluan hasrat diri merupakan keperluan utk maju dan
- Cth, memastikan tempat kerja selamat, bersih dan eria memperoleh kejayaan dgn menggunakan segala bakat dan potensi
supaya pekerja selesa bekerja yg dimilikinya

- Cth, memastikan pekerja diberikan perlindungan insurans - Cth, pengurus memberi kebebasan kpd pekerja utk membuat
atau skim pencen supaya masa depan pekerja terjamin keputusan supaya boleh mencabar keupayaan dirinya

29
- Cth, pengurus menyediakan peluang sambung belajar kpd - Faktor motivasi merupakan faktor dalaman kerja (instrinsik)
pekerja utk meningkatkan tahap pengetahuannya iaitu faktor berkaitan pekerjaan yg memberi kepuasan kerja
dan merangsang pekerja utk meningkatkan produktiviti
2. Teori Motivasi Herzberg
3. Teori Motivasi McGregor
i. Faktor kesihatan ( penjagaan atau pemuliharaan)
- Teori ini menyatakan bahawa motivasi manusia berbeza dari
- Teori motivasi herzberg mengatakan bahawa kehendak segi nilai, kepercayaan, sikap dan personaliti yg seterusnya
manusia di tempat kerja terbahagi kpd 2 set faktor, iaitu menimbulkan gelagat manusia yg berbeza antara satu sama lain
faktor kesihatan (hygine) dan faktor motivasi
- Oleh itu, pengurus harus memahami perbezaan gelagat
- Ia dimana pihak pengurusan pelu menggunakan faktor pekerja sebelum memotivasikan mereka
kesihatan (hygine) utk memenuhi keperluan asas pekerja
dan faktor motivasi utk mencapai keperluan tahap tinggi pekerja - Terdapat 2 andaian utama ttg manusia di tempat kerja iaitu
andaian negatif (teori X) dan andaian positif (teori Y)
- Antara faktor T.M.H :
i. Teori X
a. Faktor kesihatan (hygine)
- Menurut teori ini, pekerja diandaikan tidak suka bekerja,
- Faktor ini merupakan faktor luaran kerja (ekstrinsik) iaitu perlu dipaksa bekerja dan hanya bekerja apabila ada insentif
persekitaran kerja yg apabila wujud dan mencukupi akan kewangan serta tidak suka pada perubahan
mengekalkan pekerja dlm org dan menyenangkan perasaan pekerja,
- Oleh itu, pengurus perlu sentiasa memberi arahan,
- cth, gaji yg berpatutan, keselesaan tempat kerja dan dasar meningkatkan kawalan dalaman dan luaran serta menawarkan
organisasi yg adil insentif kpd pekerja

- faktor kesihatan yg baik dapat mengurangkan atau - Gaya kepimpinan yg sesuai digunakan ialah kepimpinan
menghapuskan ketidakpuasan kerja dan ianya tidak autokratik
menambah kepuasan kerja
- Ini kerana: pekerja perlu diarah, diperintah dan dikawal
ii. Faktor motivasi (pendorong) selain pengurus lebih banyak membuat keputusan

30
ii. Teori Y - mereka percaya akan hasil kerja mereka dan menginginkan
maklum balas terhadap tugas yg dilakukan
- Menutur teori ini, pekerja diandaikan suka bekerja,
bertanggungjawab dan mempunyai komitmen terhadap kerja ii. Keperluan utk perhubungan
serta bermotivasi
- Keperluan terhadap perhubungan merupakan keinginan utk
- Oleh itu pengurus perlu sentiasa membwri kuasa dan mengekalkan perhubungan peribadi yg rapat dan megelakkan
autonomi, memberi kepercayaan dan kebebasan dlm konflik dgn orang lain
membuat keputusan
- Individu ini mempunyai keinginan utk disukai dan diterima
- Gaya kepimpinan yg sesuai utk teori ini ialah kepimpinan org lain
demoktratik
iii. Keperluan utk kuasa
- Ini kerana, pengurus memberi kebebasan kpd pekerja dgn
harapan minat dan kreativiti dapat tingkatkan. Selain itu, pengurus - Keperluan terhadap kuasa merupakan keinginan utk
akan memberi peluang kpd pekerja utk terlibat dlm proses mempengaruhi dan mengawal org lain, bertanggungjawab ke atas
pembuatan keputusan org lain dan mempunyai autoriti terhadap org lain

4. Teori Motivasi McClelland - Individu ini menitikberatkan disiplin yg tinggi

- Teori ini mengatakan bahawa terdapat 3 jenis keperluan Perkaitan amalan dgn teori2 motivasi
manusia yg dapat memberikan kesan kpd tingkah kaku mereka
di tempat kerja Pasukan

i. Keperluan utk pencapaian Maksud

- Keperluan utk pencapaian merujuk kpd keinginan - Pasukan merupakan sekumpulan individu yg saling
seseeorang utk melaksanakan sesuatu yg sukar dan mencapai berinteraksi dan bekerjasama utk mencapai matlamat yg sama
piawaian kejayaan yg tinggi
- Pasukan terbahagi kpd 2:
- Individu yg berjaya ialah individu yg mempunyai dorongan
yg kuat utk berjaya dan melakukan sesuatu kerja dgn baik

31
a. Pasukan formal , iaitu pasukan yg dibentuk pengurus utk - Pembentukan merupakan peringkat pengenalan dan
mencapai matlamat org dgn melaksanakan aktiviti dan tugas tertentu penerimaan antara satu sama lain. Setiap ahli akan
spt jabatan org mengenalpasti dan mempelajari perlakuan yg diterima oleh pasukan

b. Pasukan tak formal, iaitu pasukan yg dibentuk apabila - Peringkat ini menekankan orientasi dan penyesuaian diri
pekerja menubuhkan satu kumpulan atau pasukan di luar autoriti org dikalangan ahli bagi mengurangkan ketidakpastian mengenai
spt pasukan bola sepak dan kelab sukan matlamat, kuasa dan perhubungan dlm pasukan

Kepentingan 2. Peributan (storming)

Antara kepentingan pasukan ialah - Peributan merupakan peringkat dimana berlaku

pertelingkahan dan persaingan disebabkan timbulnya rasa
i. Meningkatkan motivasi ahli pasukan dlm usaha mencapai kekurangan kemajuan ahli kumpulan
matlamat pasukan secara berkesan
- Ia dimana timbul permasalahan ttg siapa ketua, peranan yg
ii. Mengawal gelagat dan disiplin ahli2 kumpulan dimainkan, tugas yg perlu dilaksanakan dan tanggungjawab

iii. Membantu ahli2 baru dlm memahami kerja, budaya dan - Kesannya, wujud konflik antara ahli pasukan keranamasalah
kepentingan organisasi yg timbul tidak mudah diterima. Masalah hanya akan selesai
sekiranya permasalahan diselesaikan
iv. Mengamalkan pengagihan kerja dikalangan pekerja supaya
dapat meringankan beban pekerja 3. Penyesuaian (norming)

v. Bebanan kerja yg diagihkan kpd setiap pekerja membolehkan - Penyesuaian merupakan peringkat dimana wujud harmoni
kerja disiapkan dlm masa yg ditetapkan apabila semua masalah dan konflik yg timbul telahdiselesaikan

Proses Pembentukan pasukan - Ia dimana ahli2 dlm pasukan dapat bekerja secara harmoni
dan bertindak sbg satu pasukan
1. Pembentukan (forming)
- Perhubungan interpersonal menjadi normal dan sihat.
Perasaan positif dan penghargaan diri meningkat dlm kalangan ahli
pasukan

32
- Kesannya, prestasi dan kualiti kerja dlm pasukan meningkat melampau dan tidak pasti ttg keupayaan mereka dlm melakukan
kerja tersebut
4. Pelaksanaan (performing)
Punca2 stres
- Pelaksanaan merupakan peringkat dimana pasukan telah
sampai ke peringkat harmoni, pasukan mula bertindak sbg satu unit Faktor berkaitan pekerjaan
dan setiap ahli menyokong satu sama lin
1. Konflik peranan
- Setiap ahli pasukan juga komited antara satu sama lain dlm
menjalankan tugas supaya matlamat pasukan tercapai - Konflik peranan berlaku apabila pekerja bawahan
bertanggungjawab kpd lebih dari 1 peranan
5. Penangguhan (adjourning)
- Ia dimana pekerja bawahan menghadapi masalah dlm
- Penangguhan merupakan peringkat dimana penubuhan memilih utk menjalankan peranan yg lebih utama.
pasukan yg bersifat sementara akan dibubarkan apabila matlamat
telah tercapai - Cth, seorang penyelia akaun diarahkan oleh pengurus utk
menjalankan peranan penyelia pemasaran. Ini akan
- Bagi pasukan yg bersifat jangka panjang, pasukan tersebut menimbulkan konflik kpd penyelia akaun tersebut
akan terus memainkan peranannya
2. Kekaburan peranan
Pengurusan Stres
- Kekaburan peranan berlaku apabila pengurus tidak
Maksud stres menerangkan dgn jelas akan peranan yg harus dimainkan
oleh pekerja bawahan
- Stres merupakan suatu tindak balas fizikal dan psikologi yg
berlaku apabila seseorang individu gagal memenuhi tuntutan - Ini menyebabkan pekerja tersebut tidak faham akan tugas
terhadap diri dlm jangka masa yg singkat dan tanggungjawabnya

Stres kerja - Dlm kes ini, pengurus perlu menjelaskan peranan yg harus
dimainkan oleh pekerjanya dgn jelas
- S. kerja merupakan tekanan yg dirasai oleh pekerja apabila
menghadapi permintaan, kekangan, ancaman atau peluang yg 3. Keperluan tugas

33
- Keperluan tugas merupakan tekanan yg dirasai pekerja yg 9. Kepimpinan org
tidak mempunyai kemahiran atau tidak cukup kemahiran
10. Kitaran hayat org
4. Beban tugas
11. Ganjaran dan pampasan
- Beban tugas merupakan tekanan yg dirasai pekerja
disebabkan terlalu byk tugas yg perlu disiapkan dlm masa yg 12. Hubungan manusia
terhad. Hal ini kerana pekerja adalah manusia yg mempunyai
keupayaan yg terhad

- ia juga berlaku apabila pekerja diberi tugas org lain utk Faktor berkaitan org
dilakukan dimana akan timbul perasaan ketidakadilan dan tertekan
dikalangan pekerja 1. Pengamalan dasar, prosedur dan peraturan yg ketat

- Oleh itu, pengurus perlu memahami keupayaan pekerja dan - Hal ini menyebabkan tekanan kpd pekerja selain disebabkan
mengagihkan tugas dgn adil dan saksama struktur organisasi yg terlalu rigid. Pekerja terpaksa menjalankan
kerja spt mesin dan menerima arahan drpd ketua sahaja
5. Gangguan seksual
- Ia dimana pekerja tidak dibenarkan memberi sebarang
- Gangguan seksual menyebabkan pekerja rasa tidak selesa cadangan, kesalahan ekerja akan dihukum serta kejayaan
dan menimbulkan tekanan serta emosi mereka tidak diberi sebarang ganjaran. Hal ini menimbulkan
tekanan dikalangan pekerja
- Bagi mengatasi masalah ini, pihak pengurusan harus
menyediakan tempat rujukan, bantuan dan penasihat kpd 2. Keadaan tempat kerja
pekerja wanita yg diganggu
- Keadaan tempat kerja yg terlalu kotor, panas, bising dan
6. Skop kerja berbahaya menyebabkan ketegangan antara pekerja

7. Kekurangan sokongan sosial - Oleh itu, pengurus harus menyediakan tempat yg selesa kpd
pekerja
8. Struktur org
Faktor berkaitan individu

34
1. Personaliti - Kadar ketegangan adalah lebih rendah bagi pekerja
berpengalaman berbanding pekerja baru yg tiada
- Personaliti pekerja adalah berbeza. Ada pekerja yg suka pengalaman
mengambil tanggungjawab, kreatif dan suka bekerja. Manakala ada
juga pekerja yg tidak suka diarah oleh ketua, malas dan tidak 4. Keupayaan
kreatif
- Pekerja yg kurang kemahiran akan lebih tertekan dlm
- Oleh itu, pengurus harus memberi tugas yg bersesuaian dgn melakukan kerja
pekerja
- Ini menyebabkan pekerja tidak senang dgn kedudukan
- Rekabentuk kerja yg tepat dgn personaliti pekerja akan mereka
mengurangkan ketegangan
Faktor persekitaran luaran
2. Keperluan
1. Faktor ekonomi
- Kadangkala, pekerja mempunyai keperluan tertentu yg
diharapkan akan dapat dicapai dgn memberi sumbangan kpd org. - Kemelesetan ekonomi menyebabkan sesebuah syarikat
Mereka akan bekerja kuat jika apa yg dikehendaki tercapai terpaksa ditutup, membuang pekerja atau memotong gaji

- Sekiranya sumbangan mereka tidak dibalas setimpal oleh - Ini menyebabkan pekerja tidak senang dgn kedudukan
org, mereka akan berasa tidak puas hati dan tertekan mereka

3. Pengalaman 2. Ketidakstabilan politik

- Pekerja yg kurang pengalaman mudah menghadapi - Pertukaran kepimpinan, perubahan polisi dan peraturan akan
ketegangan terutama dgn pekerja muda yg mungkin kurang sabar memberi kesan kpd operasi syarikat dan menjejaskan produktiviti

- Pengalaman akan mengajar pekerja supaya tenang dan sabar 3. Ketidaktentuan teknologi
dlm menghadapi tekanan kerja
- Perubahan teknologi dari semasa ke semasa menyebabkan
ada pekerja yg digantikan dgn mesin baharu

35
4. Kejadian2 yg mengejutkan v. Amalan pemakanan seimbang, iaitu mengambil makanan
berkhasiat dan mengikut jadual pemakanan yg tetap
- Spt kematian ahli keluarga, perubahan dramatik dlm
pekerjaan dan lain2 2. Pendekatan Org

5. Sosiobudaya Antaranya ialah:

- Sosiobudaya yg kurang baik spt pergaulan bebas dan i. Mewujudkan iklim org yg baik. Iaitu birokrasi yg tidak terlalu
keehadiran buruh asing mengganggu perasaan pekerja menekan, budaya kerja positif dan suasana tempat kerja yg
selesa
6. Hubungan personal
ii. Menyediakan program kaunseling bagi membantu
- Hubungan peribadi dgn jiran, rakan dan masyarakat menyelesaikan masalah berkaitan pekerjaan, peribadi atau
memainkan peranan dan memberi kesan teradap prestasi keluarga
kerja
iii. Menyediakan program sokongan keluarga. Iaitu penyediaan
Kaedah Mengurus Stres pusat jagaan anak2, bekerja dari rumah dan jadual kerja anjal

1. Pendekatan individu iv. Program pengurusan stres. Antaranya teknik meditasi, aktiviti
senaman pagi dan pengurusan cara hidup
Antaranya ialah dengan:
v. Sistem mentor. Iaitu pekerja baharu mendapat bimbingan drpd
i. Pengurusan masa yg baik. Iaitu dgn menyenaraikan tugas2 yg staf senior (staf yg berpengalaman)
perlu dilakukan mengikut keutamaan. Selain itu, tidak
melaksanakan tugas disaat akhir Kesan stres

ii. Teknik fisiologi. Iaitu meditasi dan senaman 1. Individu

iii. Bersukan dan senaman spt senamrobik, jogging dan tai chi i. Penurunan dlm tahap kesihatan (aspek fisiologi)

iv. Sokonan sosial. Seperti mendapat sokongan drpd ahli keluarga ii. Perubahan sikap atau emosi (aspek psikologi)
dan rakan serta perkhidmatan kaunseling

36
iii. Perubahan tingkah laku 2. Memastikan proses perniagaan yg dijalankan menepati
piawai dgn membandingkan prestasi sebenar dgn standard yg
iv. Prestasi kerja menurun telah ditetapkan

2. Organisasi 3. Memastikan hasil yg diperoleh drpd aktiviti adalah mengikut

sasaran
i. Produktiviti pekerja menurun akibat kemerosotan prestasi
pekerja 4. Membantu pengurus mengenalpasti sebarang penyelewengan
yg wujud dan mengambil tindakan pembetulan
ii. Imej organisasi meosot apabila produktiviti merudum
5. Mengelakkan sebarang penyelewengan dari matlamat yg
iii. Kadar ponteng kerja meningkat menyebabkan jadual kerja ditetapkan
terjejas
Jenis kawalan
iv. Susana di tempat kerja tidak menyenangkan
A. Kawalan Dalaman
v. Kadar lantik henti kerja meningkat kerana pekerja tidak
berupaya menanggani stres - Merupakan sistem dalaman yg digunakan org utk
memastikan org berjalan pada landasan yg betul

1. Audit dalaman
1.6 PENGAWALAN
- Audit dalaman merupakan aktiviti pemeriksaan rekod
Maksud pengawalan kewangan org oleh juruaudit bagi memastikan segala prosedur
perakaunan dipatuhi.
- Pengawalan merupakan proses mengukur prestasi org dgn
membandingkan prestasi sebenar dgn standard dan mengambil - Penilaian ini dijalankan oleh kakitangan org itu sendiri
tindakan pembetulan agar matlamat org dpt dicapai
2. Dasar org
Kepentingan pengawalan

1. Menjamin aktiviti org. dijalankan mengikut perancangan

37
- Dasar org merupakan garis panduan umum utk membantu - Peraturan merupakan satu set undang2 kecil yg terdapat dlm
pengurus membuat keputusan dan mengambil tindakan org bertujuan mewujudkan keharmonian, keamanan dan
sewajarnya memastikan aktiviti yg dirancang berjalan dgn lancar. Cth,
peraturan berpakaian semasa bekerja
- Garis panduan ini digunakan oleh sekumpulan pekerja dlm
org utk melakukan aktiviti dgn sistematik, efektif dan efisien agar 3. Undang2
matlamat org dapat dicapai
- Peraturan2 yg dibentuk dan ditetapkan oleh sekumpulan
3. Prosedur kerja masyarakat utk mengawal kelakuan anggota masyarakat itu
sendiri. Cth, undang2 perkongsian, undang2 alam sekitar dan
- Prosedur kerja meruakan tatacara yg perlu diikuti oleh lain2
pengurus dan pekerja secara berturutan dlm melaksanakan
aktiviti atau dasar yg ditetapkan bagi membuat keputusan atau Proses Kawalan
tindakan
1. Menetapkan standard

- Standard merupakan tahap prestasi yg diharapkan utk

B. Kawalan Luaran sesuatu matlamat mengikut p iawaian yg ditetapkan

- Kawalan luar merupakan kawalan di luar org yg bertindak -- Standard input merupakan prestasi kerja individu manakala
utk mengawal tindak tanduk org dan pekerja spt kerajaan atau standard output merupakan standard kualiti, kuantiti,
org lain kos dan masa

1. Audit luaran - Standard perlulah jelas, spesifik dan boleh diukur serta
berkait rapat dgn objektif org
- Audit luaran merupakan aktiviti pemeriksaan rekod
kewangan org dan penyediaan laporan berdasarkan hasil - Ia penting bagi menggambarkan hasil kerja atau prestasi yg
penilaian itu oleh juruaudit yg dilantik dari luar org perlu dicapai dlm tempoh masa yg ditetapkan
bagi memastikan segala prosedur perakaunan dipatuhi.
- Cth, syarikat ACE merancang utk menjuak 1 juta produk
2. Peraturan setahun dan dijual dgn harga rm 10 seunit. Syarikat berharap utk
mendapat hasil sebanyak rm 10 juta

38
2. Mengukur pencapaian - Dalam peringkat ini, tindakan pembetulan akan diambil
sekiranya terdadpat penyimpangan iaitu pencapaian tidak
- Pencapaian prestasi sebenar pelaksanaan perancangan akan menepati standard
diukur melalui kaedah kuantitatif
- Pengurus perlu mengetahui bentuk penyimpangan yg
- Ia melibatkan aktiviti memantau dan menguur hasil berlaku dan punca penyimpangan tersebut
pencapaian semasa utk memastikan aktiviti org berjalan
mengikut standard yg ditetapkan - Hal ini supaya tindakan yg diambil tidak membazir dan
berkesan
- Tahap pencapaian perlu diukur secara berkala dan berterusan
- Cth, syarikat ACE menyiasat sebab2 tidak mencapai sasaran
- Cth, hasil jualan syarikat AcE ialah rm 8 juta iaitu kurang jualanyg ditetapkan sama ada persaingan yg sengi, prommosi
rm2 juta drpd sasaran yg hendak dicapai kurang berkesan atau produk syariakt yg kurang berkualiti

3. Membandingkan pencapaian dgn standard Kaedah kawalan

- Dalam peringkat ini, prestasi sebenar org yg telah diukur 1. Kawalan awalan
akan dibandingkan dgn standard yg telah dirancang
- Kawalan awalan merupakan kawalan ke atas input spt bahan
- Hal ini dapat menentukan sama ada terdapat sebarang mentah, tenaga kerja dan mesin dgn tujuan utk memastikan input yg
penyimpangan antara hasil kerja ssebenar dgn standard yg digunakan dlm proses transformasi memenuhi standard yg
ditetapkan ditetapkan

- Cth, syarikat ACE gagal utk mencapai sasaran jualan rm 10 - Kawalan ini membantu dlm mengurangkan kerosakan atau
juta, iaitu kurang rm 2 juta. Oleh itu, pihak pengurusan perlu kecacatan pengeluaran. Seterusnya, dapat memastikan keluaran yg
mencari sebab utk tindakan pembetulan dgn menyediakan alternatif dihasilkan menepati standard yg ditetapkan
penyelesaian
2. Kawalan semasa
4. Membuat langkah pembetulan
- Kawalan semasa merupakan kawalan yg dilakukan semasa
proses transformasi dgn tujuan utk mengelakkan kecacatan atau
kesilapan semasa proses pengeluaran

39
- Ia dimana semua aktiviti kerja dipantau dan dikawal supaya - Melalui kaedah ini, pengurus dapat mengenalpasti unit
memenuhi standard dan piawaian yg ditetapkan pengeluaran atau jualan minimum yg perlu dicapai utk
mendapatkan semua modal yg dilaburkan supaya syarikat tidak
- Melalui kaedah ini, sebarang masalah dapat dikenalpasti dan mengalami kerugian
tindakan penambahbaikan dapat diambil dgn segera
- Ia juga membolehkan pengurus merancang aktiviti2 yg
3. Kawalan selepas relevan agar dapat mencapai volum yg dapat memberi
keuntungan
- Kawalan selepas merupakan penilaian yg dilakukan terhadap
ssuatu kerja atau produk yg telah siap - Pengurus boleh menggunakan analisis ini bagi meramal
untung sasaran
- Kawalan ini dapat memastikan output yg dihasilkan
memenuhi spesifikasi, standasrd atau piaiwaian yg ditetapkan 2. Carta Gantt

- Tindakan pembetulan diambil sekiranya terdapat kerosakan - Carta ini menunjukkan tahap kemajuan dan pencapaian
atau kecacatan pada output setiap aktiviti berdasarkan jangka masa yg diperlukan dan
ditetapkan
- Teknik kawalan secara persampelan atau pemeriksaan
menyeluruh akan digunakan - Antara kebaikan Carta Gantt ialah:

- Jika tidak mencapai standard, produk tidak akan dipasarkan i. Utk menetapkan masa mula kerja dan masa tamat kerja dlm
di pasaran setiap kerja yg dilakukan bagi setiap projek utk mengenal pasti
kemajuan projek mengikut jadual
Alat2 Kawalan
ii. Dapat mengenalpasti urutan proses atau aktiviti sesuatu
1. Analisis Pulang Modal projek supaya kerja2 tersebut dapat dijalankan dgn sistematik

- Merupakan kaedah menentukan tahap output atau jualan iii. Membantu mengawal sesuatu projek dari mula hingga tamat
dimana jumlah kos adalah sama dgn jumlah hasil jualan iaitu dan membuat pengubahsuaian jika perlu
tiada keuntungan atau kerugian yg dihadapi

40
iv. Utk mengenalpasti penyelewengan yg berlaku sepanjang ii. Membantu mengagihkan sumber dgn berkesan
proses kerja agar tindakan pembetulan dapat dijalankan serta
merta iii. Membantu mengawal penggunaan sumber sepanjang tempoh
pelaksanaan bajet
Kebaikan
iv. Memastikan setiap peruntukan perbelanjaan digunakan secara
i. Dapat memastikan urutan aktiviti dijalankan spt yg berkesan bagi mengelakkan pembaziran
dijadualkan
4. Kaedah Laluan Genting (CPM)
ii. Dapat mengawal sesuatu projek dari mula hingga tamat dan
membuat pengubahsuaian jika perlu - Merupakan kaedah yg digunakan utk mengenalpasti aktiviti
penting yg telah dijadualkan bagi satu2 projek dan
iii. Dapat mengenalpasti penyelewengan yg berlaku sepanjang memudahkan pihak pengurusan utk membuat pengawalan dari
proses kerja agar tindakan pembetulan dapat dijalankan serta segi kos
merta
- Ia membantu pengurus memastikan projek disiapkan dlm
3. Bajet masa yg ditetapkan

- Bajet merupakan rancangan terperinci yg dinyatakan dlm - Ia merupakan rajah yg menggunakan garisan bagi mewakili
bentuk nilai kewangan turutan aktiviti2 dan jangka masa yg diperuntukkan dlm
menyiapkan suatu aktiviti kerja supaya jangka masa panjang
- Ia menunjukkan pengagihan sumber kewangan utk (laluan genting) dapat diketahui
melaksanakan sesuatu projek pada satu tempoh masa
Kepentingan:
- Melalui bajet, pengurus dapat membandingkan keputusan
sebenar dgn belanjawan dan mengambil tindakan pembetulan 1. Melicinkan perjalanan sesuatu projek
jika perlu
2. Mengenalpasti aktiviti penting dlm sesuatu projek
Antara kepentingannya ialah:
3. Membantu pengurus melakukan kawalan dari segi kos
i. Membantu menyediakan perancangan aktiviti dgn lebih cekap
5. Teknik Menilai dan Menyemak Program (PERT)

41
- Merupakan suatu teknik penjadualan projek yg mengandungi
turutan aktiviti2 yg sebahagiannya berkaitan antara satu sama lain

42