Matria Comunicao e Relaes Interpessoais CORRESPONDNCIA H trs tipos de correspondncia: Particular se entre indivduos (amigos, familiares, pessoas do convvio

io social), e pode apresentar diversos graus de formalidade, desde o carter ntimo at um certo grau. Empresarial se trocada entre empresas ou entre estas e pessoas fsicas ou jurdicas. Oficial se entre rgos do servio pblico civil ou militar. Independente do tipo de correspondncia que mantenha, voc no pode deixar de estar atento a seu texto, verificando-lhe a clareza, a conciso, a coerncia, a adequao da linguagem e a correo gramatical, observando, enfim, se ele traduz seu pensamento, a mensagem que voc quer transmitir. Devido s caractersticas deste trabalho, priorizar-se- esses dois ltimos tipos de correspondncia, ou seja, a empresarial e a oficial. Por possurem normas fixas de elaborao, as correspondncias empresarial e oficial no apresentam grandes dificuldades para quem precisa redigi-las. Existem mesmo alguns modelos impressos prontos para serem preenchidos. claro, ento, que trata-se de redaes formais, que seguem normas predeterminadas. Alguns aspectos, contudo, podem ser modificados e as organizaes podem inovar, segundo suas necessidades, ou mesmo caractersticas particulares. Os documentos redigidos por voc sero a imagem de sua organizao. Assim, a correspondncia bem elaborada, alm de utilizar linguagem concisa e direta, dever seguir a esttica moderna, mais agradvel e facilitadora da leitura. CARTA COMERCIAL Muitas so as situaes em que precisamos escrever uma carta a um cliente, instituio, empresa, rgo pblico. Nossos objetivos, em cada uma dessas ocasies, provavelmente so diferentes. As cartas, alm de diversos destinos, tambm tm funo variada, como a de informar, solicitar ou persuadir. Podem ser cartas de solicitao de emprego, oferta de algum produto de sua empresa, reclamao quanto m prestao de algum servio, cobrana de algum dbito, enfim, essas outras situaes que fazem parte do cotidiano empresarial. ALGUNS PONTOS RELEVANTES QUANTO BOA REDAO EMPRESARIAL

 Ter sempre em mente que uma carta comercial deve ser breve. Assim, rodeios, inverses mesmo bem feitas, que tanto efeito causam num texto potico, devem ser abolidos. Antes de escrever, organize seu pensamento, traando um plano: o o que vai comunicar; o a quem; o como deve transmitir; o que informaes so relevantes. No podemos ignorar a formalidade que esse tipo de correspondncia requer, mas devemos evitar a rigidez exagerada, os clichs, a redundncia e termos at arcaicos que ainda so utilizados. Dicas de linguagem moderna na correspondncia: No h necessidade de prembulos, v direto ao assunto. Veja alguns chaves que podem ser evitados: o Vimos atravs desta; o Vimos por meio desta; o Tem a presente a finalidade de; o Aproveitamos o ensejo, a oportunidade; o Temos em nosso poder, ou temos em mos sua carta. No precisa avisar que vai encerrar. Evite chaves tpicos de fecho de cartas, tais como: o Limitados ao exposto, encerramos; o Sendo o que nos resta a oferecer para o momento; o Sem mais, ou sem mais nada para o momento. Cabealho ou timbre referncia da empresa; logotipo, smbolo ou emblema. Em geral, j vm impressos no papel da carta. Nmero de controle - facilita ao destinatrio responder sua carta e mencionar a referncia. tambm uma maneira de garantir o controle da correspondncia. A colocao direita um destaque que facilita a leitura. Na ilustrao, temos DV/86/96, isto , Diviso de Vendas, documento de nmero 86, do ano de 1996. Data o dia deve ser indicado sem o zero na frente; o nome do ms com letra inicial minscula; na indicao do ano, no se coloca o ponto ou espao separando o milhar.Obs: quando o papel timbrado, pode-se suprimir o local antes da data, uma vez que o endereamento completo aparece no p de pgina. Destinatrio foram feitas as seguintes atualizaes: No se deve colocar /s ou Ilmos. Senhores antes do nome da empresa ou pessoa a quem a carta se destina. No necessrio escrever endereo, caixa postal e CEP no papel carta, basta que esses dados apaream no envelope. Referncia o contedo da carta sintetizado, facilitando o registro para quem recebe. No h necessidade de escrever Ref. ou REFERNCIA, pois a posio da frase na carta j indica esse elemento.

 Invocao ou vocativo o emprego de palavras como prezado, estimado, caro, amigo deve ser de acordo com o tipo de carta. Pode se tratar de uma carta puramente comercial ou pode envolver tambm relaes de amizade. Corpo da carta ou contedo deve estar disposto, geralmente, no centro do papel, em cerca de trs pargrafos: o a informao inicial; o o desenvolvimento do tema; o a concluso. O assunto deve ser tratado em linguagem clara, objetiva e concisa. Deve-se evitar perda de tempo na introduo do assunto, como palavras e expresses desnecessrias. Saudao final, despedida ou fecho modernamente, evitamse palavras rebuscadas e chaves. Expresses longas, que nada acrescentam de importante, caram em desuso. Emprega-se Atenciosamente ou Cordialmente, dependendo das relaes de negcios. Assinatura deve-se obedecer seguinte ordem: primeiro, o nome do remetente; depois, seu cargo. Somente as letras iniciais devem ser maisculas. No se deve colocar o ttulo do emissor na frente de seu nome. Para indicar que se trata de mdico advogado etc., basta que se coloque ( por exemplo, Dr. Roberto Xavier) o registro do CRM ou da OAB, conforme o caso. Tambm no necessrio colocar o trao acima do nome datilografado, para a assinatura. Anexos parte destinada enumerao de papis ou de documentos que acompanha a carta. CIRCULA Quando, em sua empresa, voc deseja dirigir-se a muitas pessoas ao mesmo tempo, para transmitir avisos, ordens ou instrues, deve optar por comunicar-se atravs de uma circular. Na verdade, a circular pode seguir o modelo de uma carta, ofcio ou manifesto, o que a caracteriza conter um assunto de interesse geral. Muitas vezes, a circular utilizada internamente nas empresas, com a finalidade de facilitar a comunicao entre diversas sees e departamentos. Muitas empresas, hoje em dia, tm preferido no destacar a ementa (assunto). Assim, veja bem o modelo adotado na sua empresa. A linguagem utilizada em uma circular deve ser simples e direta para no dar margem a outras interpretaes. Todos devem entender claramente o que est escrito.

MEMORANDO Quando voc se encontra em situao informal, em que precisa deixar um recado, passar alguma informao a algum prximo, de uma forma rpida e direta, possivelmente escreve um bilhete. So poucas linhas nas quais se destaca a funo informativa da comunicao o memorando, estabelecendo uma comparao, uma espcie de bilhete comercial de que as empresas ou rgos oficiais se utilizam para estabelecer a correspondncia interna entre seus setores e departamentos. Por ser um tipo de correspondncia cotidiana, rpida e objetiva, o memorando segue uma forma fixa, sendo para isso utilizado um papel impresso. Observe um exemplo de memorando, atentando para a ausncia de saudaes e finalizaes.

DECLARAO A declarao pode ser manuscrita em papel almao simples (tamanho ofcio) ou digitada/datilografada. Quanto ao aspecto formal, divide-se nas seguintes partes: Timbre impresso como cabealho, contendo o nome do rgo ou empresa. Atualmente a maioria das empresas possui um impresso com logotipo. Nas declaraes particulares usa-se papel sem timbre. Ttulo deve-se coloc-lo no cento da folha, em caixa alta. Texto deve-se inici-lo a cerca de quatro linhas do ttulo. Dele deve constar:

o Identificao do emissor. Se houver vrios emissores, aconselhvel escrever, para facilitar: os abaixo assinados. o O verbo atestar/declarar deve aparecer no presente do indicativo, terceira pessoa do singular ou do plural. o Finalidade do documento em geral costuma-se usar o termo para os devidos fins, mas tambm pode-se especificar: para fins de trabalho , para fins escolares, etc. o Nome e dados de identificao do interessado. Esse nome pode vir em caixa alta, para facilitar a visualizao. o Citao do fato a ser atestado

Local e data deve-se escrev-los a cerca de trs linhas do texto. Assinatura assina-se a cerca de trs linhas abaixo do local e data.

OUTRAS CORRESPONDNCIAS FORMAIS: Ofcio: Ofcio a correspondncia de carter oficial, equivalente carta. dirigido por um funcionrio a outro, da mesma ou de outra categoria, bem como por uma repartio a uma pessoa ou instituio particular, ou, ainda, por instituio particular ou pessoa a uma repartio pblica.

Por tratar-se, sobretudo, de comunicao de carter pblico, o ofcio requer certo grau de formalidade. Atualmente, contudo, conforme orientao da prpria Presidncia da Repblica, foram introduzidas algumas inovaes ao modelo tradicional. Requerimento: Se algum dia voc precisar se dirigir a uma autoridade para fazer um pedido para o qual necessite ter amparo na lei, deve faz-lo atravs de um requerimento. Telegrama: Eis algumas informaes que podem ser teis caso voc queira enviar um telegrama: Empregue um nmero reduzido de palavras, atentando para a clareza, a fim de que a mensagem no seja prejudicada. O custo do telegrama proporcional ao nmero de palavras usadas, a contar da indicao do receptor (destinatrio). Apenas as informaes relativas ao remetente no so cobradas. Cada palavra com at dez letras equivale a uma taxa e as palavras com mais de dez letras equivalem a duas taxas, portanto substitua as palavras com mais de dez letras por palavras sinnimas menores, com menos letras, para evitar dupla taxao. No divida as palavras ao final da linha, nem use hfen em palavras compostas ou expresses com pronomes. Ata: A ata um documento em que deve constar um resumo por escrito, detalhando os fatos e as solues a que chegaram as pessoas convocadas a participar de uma assemblia, sesso ou reunio. A expresso correta para a redao de uma ata lavrar uma ata. Uma das funes principais da ata historiar, traar um painel cronolgico da vida de uma empresa, associao, instituio. Serve como documento para consulta posterior, tendo em alguns casos carter obrigatrio. Por tratar-se de um documento, a ata deve seguir algumas normas especficas. Procurao: Atravs da procurao uma pessoa (fsica ou jurdica) autoriza algum a agir e realizar negcios em seu nome. H dois tipos de procurao: Pblica aquela que lavrada por tabelio em Livro de Notas. O translado (cpia autntica do que consta no livro) fica em poder do procurador. usada em casos de compra e venda de imveis, em assuntos de maior peso. Particular aquela que datilografada ou manuscrita, sem registro no Livro de Notas.

Digamos que voc no possa fazer sua matrcula na escola. Ento, voc poder passar uma procurao particular para algum de sua confiana que resolver esse, e apenas esse, assunto para voc.

PRONOMES DE TRATAMENTO So pronomes usados no trato com as pessoas, conforme a categoria destas, usamos expresses mais ou menos cerimoniosas. Eis alguns pronomes de tratamento: Voc (v.) no tratamento de pessoas do nosso nvel Senhor (Sr.); Senhora (Sr.) tratamento respeitoso Senhorita (Srta.) para moas solteiras Vossa Senhoria (V.S.); Vossas Senhorias (V.S.as) para pessoas de cerimnia (muito usado em cartas comerciais) Vossa Excelncia (V.Ex.) Vossas Excelncias (V.Ex.as) para altas autoridades Vossa Reverendssima (V.Rev.) para padres, pastores Vossa Eminncia (V.Em.) para cardeais, bispos Vossa Santidade (V.S) para o papa Vossa Majestade (V.M.) para reis, rainhas Vossa Alteza (V.A .) para prncipes, princesas, duques Meritssimo (M.) para juzes Doutor (Dr.) para pessoas de curso superior em geral, mdicos e advogados. Observao: Os pronomes de tratamento pertencem 2 pessoa, porm os verbos que os acompanham ficam na 3 pessoa. Exemplos: Vossa Majestade bondoso. Vossa Excelncia pode nos atender. Quando nos referimos a 3 pessoa, usamos a palavra Sua: Leve esses documentos para Sua Majestade; Falei com Sua Excelncia e ele pediu que aguardssemos