ELEMENTOS DE EVALUACIN PARA INSTALAR UN SISTEMA DE COSTOS.

La produccin de bienes y servicios en el mbito privado y social, siempre se ha sustentado en el principio bsico de que los ingresos generados por cualquiera actividad econmica, deben ser superiores al costo invertido para su obtencin, a efecto de lograr un beneficio o utilidad. El costo, como concepto econmico, tiene dos acepciones que se complementan entre s: la primera, lo conceptualiza como aquello que se sacrifica o desplaza en lugar de la opcin elegida, y es base en la toma de decisiones respecto del consumo o la produccin, cuando se adopta la alternativa ms ventajosa o variable y se descartan las dems posibilidades; nos referimos al costo de sustitucin o de oportunidad que representa el uso alterno de los factores productivos, y que al materializarse adopta la segunda acepcin: el conjunto de esfuerzos y recursos medibles en dinero, invertidos para obtener o producir un bien o servicio recuperable por medio de los ingresos que genere, es decir, el costo de la inversin; este ltimo concepto representa los factores tcnicos de la produccin como son los materiales, trabajo, erogaciones indirectas y distribucin, cuya unidad de cuenta es la moneda, y por tanto, dicho costo es una constante de toda actividad econmica y el objeto de informacin, medicin y control de la Contabilidad de Costos, misma que se hace necesaria y recomendable si el giro de la entidad implica un proceso de produccin o fabricacin. En la fase recesiva del ciclo econmico como la que actualmente se vive en nuestro pas, las empresas y negocios se enfrentan a una serie de problemas concomitantes; el incremento de sus costos fijos y variables generado por la caresta de los insumos necesarios para producir; existencia excesiva en algunos casos de inventarios de materiales, produccin en proceso y productos terminados con los costos de su tenencia ms altos que registra el ciclo; imposibilidad de elevar los precios ms all del lmite natural que impone la propia ley de la oferta y la demanda o, en algunos casos el que establecen las disposiciones gubernamentales, ocasionando por consecuencia que el volumen de la produccin vendida genere una reducida utilidad, y sea factible la afirmacin de que en esta etapa ciertas industrias se encuentren sobre una base de incosteabilidad. Dentro de la gama de opciones que las empresas fabriles pueden considerar al efectuar la planeacin de sus utilidades y prevenir su situacin de eventual incosteabilidad, existe un elemento que tal vez por la mecnica de su obtencin, que en ocasiones resulta laboriosa o compleja, no se le considera y se le resta valor; pero si a ste se le invierte el tiempo y recursos para sistematizarlo, puede convertirse en un valioso factor de planeacin y optimizacin de las utilidades; dicho elemento es el costo unitario de produccin. Cuando se conocen los costos unitarios en forma precisa, algunos de los beneficios que esto origina, son los siguientes: --- pueden fijarse los volmenes de produccin ms adecuados en concordancia con los precios que rigen en el mercado e incrementar las lneas de produccin ms remunerativas eliminando las que no son rentables; --- la valuacin de los inventarios de produccin en proceso y de productos terminados es correcta y oportuna; --- se tienen bases para fijar precios en trminos reales y la posibilidad de desplazar a la competencia, cuyos costos sean superiores, y --- se logra una mejor planeacin financiera y de operacin y se facilita la racionalizacin del proceso productivo, consistente en la aplicacin de mtodos tcnicos de organizacin, para evitar el desperdicio de recursos o reducirlo a su mnima expresin. El proceso de evaluacin para instalar un sistema de costos, se inicia por el estudio de las necesidades de la empresa, considerando que si las operaciones de fabricacin son simples, el sistema de costos tendr que ser elemental, variando a un mecanismo ms sofisticado, en la medida que el grado de complejidad del proceso productivo lo requiera. Debe tomarse tambin en cuenta el costo de instalacin y operacin al rendimiento de la empresa; no debe perderse de vista que en caso de crecimiento de la industria, el sistema debe adaptarse al negocio y no a la inversa, debiendo ser ste, en todo momento, en todo momento, perfectible, en funcin de la dinmica de la produccin.

El siguiente paso para la instalacin del sistema, sera elevar a detalle aspectos tales como volmenes de venta, tipos, cantidades y medidas de los artculos fabricados en cada una de las lneas productivas, mtodos de produccin, nmero de trabajadores que intervienen en la fabricacin, importe de salarios, cargos indirectos y su aplicacin al producto, control interno de los inventarios y registro contable de las operaciones, entre otros, lo que permitir elaborar un anteproyecto de instalacin del sistema, donde debern asentarse los siguientes puntos: a) objeto de la instalacin; b) costo de instalacin; c) costo de operacin, y d) beneficios y ventajas. El anteproyecto, de ser posible, debe contener una breve descripcin de experiencias en industrias similares, en lo tocante a la resolucin de problemas e ideas ya experimentadas, lo que requiere un trabajo de investigacin e intercambio ordenado. Deber ser discutido y evaluado ampliamente en sus partes fundamentales, con el personal ms capacitado y con los directores de la entidad, a efecto de eliminar todo aquello que sea innecesario, realizndose el estudio especfico de los diversos sistemas con base histrica o predeterminada, que pudieran ser instalables en la empresa, para elegir el ms econmico, seguro y que proporcione la mayor eficacia operativa, en funcin de la estructura, caractersticas y capacidad instalada. Una vez elegido el sistema a instalar, el anteproyecto se convierte en proyecto. Parte fundamental de cualquier sistema de costos, lo constituye la serie de formatos o papelera que se maneja para el control y registro de las operaciones productivas, como lo son: rdenes de compra, notas de salida de almacn, tarjetas de distribucin de tiempo, rdenes de produccin, etc. Actualmente, con la evolucin que los sistemas informticos han alcanzado, el proceso del diseo de formas, su llenado, control de folios y registro contable, han dejado de ser una labor extenuante y en algunos casos costosa, para convertirse en un proceso mecanizado, rpido, seguro y eficiente, a un costo mucho menor que el erogado hace algunos aos, cuando la mayora de estos formatos de control se mandaban elaborar a imprentas especializadas. En todos los casos anteriores, debe considerarse que una papelera mal diseada y que no se ajusta a las necesidades de la empresa, se traduce en despilfarros costosos e incomunicacin entre las diversas secciones o departamentos que intervienen en el proceso productivo, por lo que para su diseo deben considerarse los siguientes principios: 1.- precisar claramente el objeto del formato; 2.- contener toda la informacin que cumpla con el objeto para el que fue creado; 3.- seleccionar el tamao adecuado considerando la facilidad de la intensidad de utilizacin; 4.- considerar la clase de papel en cuanto a resistencia, dependiendo de la intensidad de utilizacin; 5.- emitir las copias necesarias para las diversas personas o departamentos que las utilicen; 6.- escoger los tamaos y tipos de impresin ms adecuados, y 7.- anotar de origen en el formato, si es necesario, una breve instruccin que evite malas interpretaciones para su utilizacin. Una vez aprobado el proyecto de instalacin y antes de poner en prctica el sistema, es conveniente seleccionar al personal que estar a cargo de su manejo y proporcionarle instruccin, de preferencia escrita, o por medio de plticas individuales y conferencias, en forma tal que se le motive para aceptar de buena gana los cambios a los procedimientos y mtodos de trabajo que vena desarrollando y ser entusiasta con los de nueva aplicacin, lo que asegurar en gran medida el buen funcionamiento del sistema, si se considera que el factor humano siempre es uno de los ms reacios al cambio. Salvo algunas excepciones en las que el tamao de la empresa permite la instalacin del sistema, de una vez, y en todas sus partes, lo ms prudente es ir efectuando cambios parciales en atencin a las circunstancias y observar los resultados, para pasar a la siguiente fase, de tal manera que cuando el sistema se encuentre operando en su totalidad, puedan

observarse las dificultades que se detectaron durante las fases parciales de observacin. El orden recomendable para la aplicacin de los cambios es el siguiente: +control de las compras, almacenaje y distribucin de la materia prima; +control del trabajo o mano de obra; +control de la produccin en proceso a travs del estudio del flujo productivo, la determinacin de coeficientes de prorrateo de los gastos de produccin, la concentracin de los diversos factores del costo, y el asiento contable de los mismos en los auxiliares correspondientes, y +control del almacn de producto terminado. Despus de instalado el sistema, es recomendable elaborar un manual de procedimientos que explique a detalle el funcionamiento del mismo y ejercer una supervisin continua de su operacin, para hacer los ajustes y correcciones que slo sobre la marcha se pueden detectar, considerando siempre que los procedimientos son susceptibles de renovarse en funcin de las nuevas necesidades de la empresa. La inversin aplicada a las instalaciones de un sistema de costos, generalmente es recuperada con creces, en virtud de la gama de beneficios y ventajas derivadas de contar con informacin oportuna y correcta, medicin exacta y control efectivo del proceso de produccin.