El impacto que ha tenido la tecnologa en el rea de la contabilidad, est fuera de toda duda.

Las tecnologas de informacin operan como motor de cambio que permite dar respuestas a las nuevas necesidades de informacin. En este artculo se analiza el papel que ha tomado la tecnologa de informacin en las reas de Contabilidad y Fiscal. Actualmente el rea de Contabilidad y Fiscal ha dado un giro importante en el uso de la tecnologa de informacin, debido a que anteriormente se realizaba la contabilidad sin ningn tipo de paquete computacional, y ahora podemos encontrar paquetes contables desarrollados especialmente para estas reas. Enfocndonos al rea fiscal, en los ltimos aos se viene observando una mayor preocupacin en el mbito empresarial por cumplir correctamente con sus obligaciones fiscales [1], para arreglar esta situacin en Mxico, se ha creado un buen mecanismo de pago de impuestos, por medio del Internet o va telefnica. Asimismo, se est evitando las declaraciones en papel, ya que se piensa que el pago de impuestos por medios electrnicos ha permitido la disminucin de errores [2]. Finalmente, el reto que tenemos los contadores y asesores fiscales, es ser parte de este cambio, tomando un papel clave dentro de las organizaciones y apoyando los procesos de toma de decisiones. Palabras Clave: Tecnologa de informacin, Contabilidad, Fiscal, Sistema Contable, Pago de Impuestos, Internet, Va Telefnica 1. Introduccin El impacto que ha tenido la tecnologa en el rea de la contabilidad, est fuera de toda duda. Las tecnologas de informacin operan como motor de cambio que permite dar respuestas a las nuevas necesidades de informacin En la actualidad, la tecnologa de informacin ha creado movimientos importantes dentro de las empresas. Esto ha sido gracias a los avances que se tienen, a la implementacin de nuevos sistemas y mejores tecnologas, as como tambin, al esfuerzo de las personas que se han dedicado a innovar nuevos productos y servicios dentro del rea de informacin.

Ante los cambios e incertidumbre en el que vivimos, toda empresa debe de estar preparada para enfrentar stos conforme se vayan presentando, e incluso, adelantndose a ellos, para no quedarse atrs y seguir siendo competitivos en la industria en la cual se desempea. Actualmente me encuentro trabajando en el rea de fiscal, y he observado que existe mucha diferencia a lo que era anteriormente. Antes se realizaba la contabilidad sin ningn tipo de paquete computacional, todo era a lpiz y con muchos papeles de trabajo. Ahora, se ha eficientizado ms el trabajo del contador y su rol ha pasado a ser de mayor importancia dentro de las empresas, tomando decisiones en base a la informacin financiera que obtienen; todo esto gracias al uso de los sistemas de informacin. Siendo la contabilidad una de las primeras reas en modernizarse, existe actualmente paqueteras contables muy desarrolladas sobre control de pagos, nminas, cuentas por cobrar, etc. que han ayudado al contador a facilitar el trabajo que desempea y el tiempo que antes tomaba para elaborar los estados financieros ser el tiempo que tome actualmente para hacer anlisis de los mismos y la toma de decisiones de la empresa. Tambin, existen paquetes contables para realizar los clculos de impuestos, IMPAC, ISR, IVA, etc. que han facilitado mucho al rea fiscal, para as disminuir los errores y mejorar los resultados que se deben de dar de acuerdo a las leyes fiscales 2. Conceptos bsicos Para qu sirven las tecnologas de informacin? Imagnese que viviramos en un mundo aislado, sin ningn tipo de informacin mas que la que se transmite de forma oral, de padres a hijos, de jefe a empleado. Solo por un momento, piense que en los albores del siglo XXI, no existieran los noticiarios, los peridicos, las revistas, las gacetas, ni ningn otro tipo de medio de informacin, no, tampoco el Internet. Seguramente usted estar pensando: Primitivo? Imposible? Inimaginable? Pues esto es precisamente lo que puede

estar sucediendo en su empresa o negocio, si usted no cuenta con los suficientes y adecuados- canales de informacin, tanto en el interior como hacia el exterior de la misma [3]. Las tecnologas de informacin son el motor de cambio que conduce a una nueva era post industrial que amenaza con dejas obsoletas todas las estructuras empresariales que no sepan adaptarse. Es la herramienta bsica para transformar datos en informacin til, dispuesta en tiempo y lugar correcto para la toma de decisiones. Qu es un sistema contable?

Un sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, debe ejecutar tres pasos bsicos [4]: a) Registro de la actividad financiera b) Clasificacin de la informacin c) Resumen de la informacin El proceso contable incluye algo ms que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. 3. Evolucin de las tecnologas en el rea contable La forma de hacer la presentacin de los reportes ha ido evolucionando con los

cambios en los sistemas, como se ve en el siguiente cuadro (FIGURA 1): FIGURA 1

[4] [Trevio Enrquez Jess A., 2002] En la siguiente tabla (FIGURA 2) se muestra la evolucin de las tecnologas en el apoyo del rea contable: FIGURA 2

[4] [Trevio Enrquez Jess A., 2002] 4. Tecnologa de informacin en la Contabilidad En la siguiente grfica (FIGURA 3) se analiza el uso de la informacin para la toma de decisiones en las diferentes reas del negocio [4]:

FIGURA 3

[4] [Trevio Enrquez Jess A., 2002] En cada periodo histrico, la contabilidad como sistema de informacin se ha adaptado a las necesidades informativas de sus usuarios, pero su desarrollo ha estado limitado por los recursos tecnolgicos. Los contadores se preguntan qu informacin demandan los usuarios. Los sistemas contables son utilizados tanto por usuarios internos, como el caso de un gerente, como por externos que podran ser autoridades (SHCP). Anteriormente los directivos de las empresas demandaban balances mensuales, los cuales eran muy costosos ya que se llevaba una contabilidad manual; sin embargo, hoy en da cualquier programa te permite hacer cierres virtuales de la contabilidad pulsando una tecla. Como vemos, es muy importante para el contador conocer los avances tecnolgicos en cada momento. 5. Tecnologa de informacin en el rea Fiscal El trabajo realizado por los asesores fiscales est influyendo muy positivamente en la situacin fiscal de las empresas, y la demanda futura que tendrn que atender ser mayor cuantitativamente y ms completa desde el punto de vista cualitativo. Eso es debido a las nuevas tecnologas que se ha implementado para la difusin de la informacin y de la facilitacin del pago de impuestos En Mxico, el Sistema de Administracin Tributaria (SAT), ha diseado un sistema informtico llamado eSAT, una solucin eficiente e innovadora para poner al alcance de los contribuyentes nuevos servicios electrnicos, que les permitan cumplir con sus obligaciones fiscales de una forma directa, rpida, sencilla, segura y cmoda [5]

Va Internet

i [Esta figura viene en la pgina http://www.sat.gob.mx/nuevo.html] El DeclaraSAT en Lnea es un sistema de apoyo que opera en forma directa en la pgina de Internet del SAT, realizando el clculo y envo de la declaracin del ejercicio 2003, para contribuyentes con ingresos exclusivamente por salarios, salarios con acumulacin de intereses del sistema financiero e ingresos exclusivamente por arrendamiento de casa habitacin. Es necesario tener previamente su clave de identificacin electrnica confidencial. Para presentar su declaracin anual a travs del DeclaraSAT en lnea, debe realizar el siguiente procedimiento: Acceder al sistema DeclaraSAT en lnea Proporcionar su RFC y clave CIEC. Seleccionar el rgimen fiscal por el cual presentar su declaracin anual. Capturar los datos solicitados en las pantallas del programa. Verificar que la informacin fiscal generada sea correcta. Efectuar el envo de la declaracin. Recibir al instante el acuse de recibo. En caso de que exista impuesto a cargo, deber realizar su pago a travs de los portales de las instituciones bancarias autorizadas, proporcionando para tal efecto la fecha de presentacin y el nmero de operacin sealados en el acuse de recibo. Si no tuvo problemas en realizar todos los pasos anteriores, quiere decir que ha hecho su declaracin anual satisfactoriamente.

De lo contrario, puede pedir asesora gratuita ya sea va internet, va telefnica, o dentro de cada una de las instalaciones de la SAT. Va Telefnica Tambin hay otra manera de pagar impuestos, por medio de va telefnica. La Administradora Central de Atencin al Contribuyente del SAT, opera las 24 horas, todos los das del ao [7]. El sistema cuenta con tres apartados generales que incluyen buzn de voz, indicadores permanentes y declaracin anual; ste ltimo permite hacer el clculo provisional y anual de los impuestos del ejercicio para personas fsicas. Requiere tener a mano la constancia de retenciones y los comprobantes de deducciones, y a continuacin deber teclear las cantidades en el telfono. El sistema le pide el ao del ejercicio a declarar en cuatro dgitos, debe teclear el total de ingresos percibidos en el ejercicio, los ingresos exentos, la proporcin de subsidio determinada por el patrn, el total de deducciones personales y las retenciones de ISR o pagos provisionales durante el ao. En el caso de montos debe incluir dos cifras correspondientes a los centavos y el porcentaje del subsidio debe ser de cuatro dgitos. Una vez capturados los datos, escuchar un mensaje con el impuesto calculado y si es a favor o en contra. La grabacin le indica si desea recibir el documento va fax, para lo que requiere teclear el nmero telefnico en 10 dgitos, incluyendo la clave lada. El sistema le avisa que ha procesado su solicitud y que est pendiente de su lnea de fax. Adems, en caso de que est ocupada la lnea, se intentar ms tarde. El documento que se recibe es una hoja con los datos que deber vaciar en la forma fiscal correspondiente para presentar la declaracin anual 6. Cul es el aporte real y medible de las tecnologas de la informacin a las empresas? TECNOLOGA + EMPRESA = DESARROLLO

El valor concreto que aportan las tecnologas de la informacin es la EFICACIA. El punto clave para comprobar y demostrar que la tecnologa contribuye al desarrollo empresarial es cuando sta se convierte en una variable medible, es decir cuando permite que los procesos de gestin empresariales logren maximizar en trminos porcentuales y cifras reales la rentabilidad de su operacin y la minimizacin de sus gastos operativos, administrativos y productivos [6]. Ahora bien, la manera cmo esta Eficacia se despliega en las empresas que cuentan con soluciones TI es geomtricamente ascendente a la capacidad de que las soluciones implementadas en sus procesos de gestin hayan sido desarrolladas partiendo del conocimiento real y completo de sus necesidades bsicas y a la medida de stas. Siendo as, y a partir de nuestra experiencia en el desarrollo de nuestra especialidad, decimos que las soluciones TI generan eficacia a las empresas porque les permite lograr rentabilidad, exactitud e inmediatez en la toma de decisiones al interior de su organizacin. Y cara al exterior (es decir, en lo que se refiere a las relaciones de las empresas con sus socios de negocios como proveedores, clientes, aliados, competidores y prospectos), las soluciones tecnolgicas permiten una integracin real gracias a la capacidad de respuesta de la empresa ante los requerimientos de los pblicos antes mencionados pues logran una ventaja comparativa significativa con respecto a si no se contara con una solucin TI [6]. 7. Conclusiones Nos podemos dar cuenta que en nuestros das existe una gran necesidad de estar al alcance de los sistemas de informacin, as como tener el conocimiento de ella y poder relacionarlas con cualquier materia, y en mi caso, con el rea fiscal y contable. El surgimiento de la tecnologa de informacin y de las herramientas tecnolgicas ha modificado los procesos de administracin contable y fiscal de las empresas y las ha obligado a desarrollar nuevas estrategias, no slo para adaptarse a las exigencias de la tecnologa, sino tambin para el logro de los mejores resultados. En los ltimos aos se viene observando una mayor preocupacin por cumplir correctamente las obligaciones fiscales.

Es por eso que mediante el uso de la tecnologa de informacin nos ha ayudado a disminuir los errores, a cumplir con las leyes fiscales, a hacer las cosas diferentes y con ahorro de tiempo. Cabe mencionar, que para hacer el uso correcto de esas tecnologas, difcilmente se va a hacer sino se tiene los conocimientos tributarios. El avance de la utilizacin de la tecnologa no implica que el que hoy requiere los servicios del asesor fiscal, deje de hacerlo. Lo que s se debe de hacer y seguir haciendo, es el uso de esa tecnologa para sus clculos, ya que el cliente se dar cuenta de la existencia de sta, y por ende, la demandar Por lo tanto, para estar a la vanguardia de la tecnologa, el contador y asesor fiscal debe dominar cuatro aspectos bsicos: 1) Conocimientos esenciales de la contabilidad y fiscal 2) Cultura general 3) Conocimiento organizacional y de negocios 4) Conocimiento actualizado de tecnologa de informacin Sin estos 4 aspectos bsicos, el contador y asesor fiscal no tendran xito, ya que es indispensable tener cultura general, conocimientos de contabilidad, de negocios y de tecnologa de informacin. Imagnese que usted es dueo de una empresa y ha tenido problemas contables, por lo que necesita contratar a un contador. Lgicamente que preferir contratar a alguien preparado, con mucha experiencia y que sepa utilizar las tecnologas de informacin para llevar a cabo su contabilidad de manera rpida y efectiva, y as ver las posibles causas de los problemas contables que tenga su empresa. 8. Referencias [1] El asesor fiscal deber utilizar la tecnologa pues el cliente ser cada vez ms consciente de su existencia. Ser empresario. http://www.microsoft.com/spain/empresas/asesoria/entrevista_beceiro.mspx [2] Refuerzan mecanismo para la fiscalizacin. El Norte. Infolatina. (Marzo 11, 2004)

[3] Navarrete Carrasco, Roberto Clemente. Para qu sirven las tecnologas de informacin? http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/usoti.htm (Acceso Mayo 10, 2004) [4] Tecnologas de informacin en el rea contable. Autor: Jess Arturo Trevio. Brenix-Contacto de Unin Empresarial. Infolatina. (Septiembre 02, 2002) [5] Qu es e-SAT?. Pgina del Sistema de Administracin Tributaria. http://www.sat.gob.mx/nuevo.html . (Acceso Mayo 09, 2004) [6] Medina,Carlos. Tecnologa ms empresa igual a desarrollo. Gerencia y Negocios en Hispanoamrica. http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=304 (Accesso Mayo 09, 2004) [7] Calcule impuestos va telefnica. El Norte. Infolatina. (Abril 24, 2004.