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APOSTILA DE PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO DE SI

UVA

MICHELSON SANTOS
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1. Nveis da Informao e de Deciso empresarial: Os nveis da informao e de deciso empresarial obedecem a hierarquia padro existente na maioria das empresas, tambm chamada da pirmide empresarial e so conhecidos como estratgico, ttico, conhecimento e operacional. Utiliza-se um diagrama triangular para a melhor visualizao desses nveis, simbolizando o afunilamento existente no fluxo de informaes e decises dentro da empresa, como diferentes graus de agrupamento, sumarizao e detalhes de informaes. Esses nveis podem ser representados pela figura 1:

Figura 1: Nveis da Informao. O tipo de deciso que tomada em cada nvel requer diferente grau de agregao da informao, e os diferentes nveis de deciso requerem diferentes informaes em seus diversos tipos de produtos externados, tais como telas, relatrios e etc. 1.1 Nvel Operacional

As decises operacionais esto ligadas ao controle e s atividades operacionais da empresa. Visam alcanar os padres de funcionamento preestabelecidos, com controles do detalhe ou planejamento operacional. Com relao aos nveis hierrquicos, no nvel operacional est o corpo tcnico da empresa, ou seja, engenheiros, assistentes, auxiliares da empresa, em suas respectivas subunidades departamentais ou setores.

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O planejamento operacional pode ser considerado como formalizao de processos, principalmente por meio de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento, das respectivas normas e implementao estabelecidas. Cria condies para a adequada realizao de trabalhos dirios da empresa, onde o nvel operacional de influncia considera uma parte bem especfica da estrutura organizacional da empresa. Nesse caso, o nvel da informao detalhado, sendo um dado especfico de uma tarefa ou atividade. 1.2 Nvel Conhecimento

O propsito deste sistema auxiliar , identificar, organizar e integrar o conhecimento da empresa. Deste nvel tambm fazem parte os sistemas de automao de escritrio que so solues baseadas em computador que visam o aumento de produtividade das reas administrativas. Estes sistemas utilizam-se de aplicativos comerciais como: correio eletrnico, processadores de texto , planilhas e programas de controle de projeto.
outros. O nvel de conhecimento apia o processo de coleta e armazenamento de novo conhecimento associado ao negcio, para a administrao da continuidade das tarefas cotidianas.

1.3

Nvel Ttico ou Gerencial

As decises tticas do-se nos escales intermedirios e geram atos de efeito a prazo mais curto, porm, de menos impacto no funcionamento estratgico da empresa. Com relao aos nveis hierrquicos, no nvel ttico ou gerencial esto os gestores de nvel mdio, ou seja, as gerncias, chefias, coordenaes, supervisores, em suas respectivas unidades departamentais. O planejamento ttico tem como finalidade otimizar determinada rea de resultado ou funo empresarial e no a empresa inteira. O nvel ttico de influncia considera determinado conjunto de aspectos homogneos da estrutura organizacional da empresa. Nesse caso, o nvel da informao em grupos (agrupada ou sintetizada), contemplando a juno de determinadas informaes de uma unidade departamental e ou de um negcio.

1.4

Nvel Estratgico

As decises do-se no alto escalo da empresa e geram atos cujo efeito duradouro e mais difcil de inverter. Emanam do planejamento a longo prazo da empresa, conhecido como planejamento estratgico, tais como construo de uma nova fbrica, nova linha de produo, novos mercados, nos produtos e etc. Com relao aos nveis hierrquicos, no nvel estratgico esto o presidente, os diretores, scios da empresa e acionistas chamados de alta administrao.

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O planejamento estratgico pode ser conceituado como um processo de gesto que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa, com vista em obter um nvel de otimizao na relao da empresa com seu ambiente. O nvel estratgico de influncia considera a estrutura organizacional de toda a empresa e a melhor interao desta com o ambiente. Neste caso, o nvel de informao macro, contemplando a empresa em sua totalidade, ou seja meio ambiente interno e/ou externo.

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1. Exemplo de um Sistema de Informao Iremos mostrar a funo de cada nvel, para isso utilizaremos um exemplo de um sistema de informao em vendas: 1.1 Nvel Operacional: No nvel operacional o sistema de informao armazena as vendas dirias e processa os pedidos. 1.2 Nvel Conhecimento: No nvel conhecimento o sistema de informao tem a funo de projetar displays promocionais para os produtos da firma. 1.3 Nvel Ttico ou Gerencial: No nvel ttico ou gerencial o sistema de informao tem a funo de realizar o acompanhamento da vendas, podendo agrupar por regio, vendedor e etc.., gerando relatrios para verificar se as vendas excederam ou ficaram abaixo do nvel previsto do perodo. 1.4 Nvel Estratgico: No nvel estratgico o sistema de informao tem a funo de mostrar tendncias de vendas para os anos seguintes, utilizando variveis internas e externas. 2. Tipologia de um Sistema de Informao Dentro de um nvel de um sistema de informao poderemos ter algumas tipologias, que definem a caracterstica do sistema. Para entender onde as tipologias so utilizadas vamos compreender os tipos de decises:

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Figura 1: Classificao de um S.I. Decises estruturadas Envolvem situaes em que so conhecidas todas as regras e limitaes. Envolvem situaes repetitivas, em que o nmero de cursos de ao possveis limitado. So efetuadas sobretudo ao nvel operacional da organizao. Exemplos: Como devemos processar uma encomenda de um cliente? Como devemos efetuar o controlo da qualidade? Decises semi-estruturadas Envolvem situaes com alguma complexidade, em que no so conhecidas todas as regras, embora se conhea a maior parte. So tomadas sobretudo ao nvel tctico da empresa. Exemplo: Como escolhemos os nossos clientes mais rentveis e quais so as suas caractersticas? Quais mercados estrangeiros devemos escolher? Decises no-estruturadas Envolvem situaes complexas, em que as regras que governam a deciso so complicadas ou desconhecidas. Tendem a ser tomadas de forma pouco freqente e assentam fortemente na experincia e conhecimento do tomador de decises. So efetuadas sobretudo ao nvel estratgico da organizao. Exemplos: Que linhas de negcios a empresa deve desenvolver? Quais os canais de distribuies devemos usar? 2.1 TPS - Sistemas de Processamento de Transaes

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Os sistemas do tipo TPS (Transaction Processing Systems) realizam transaes de rotina dirias necessrias para conduzir o negcio . Esse tipo de sistema utilizado no nvel operacional. Alguns exemplos so: - Pedidos de Vendas - Sistema de Reserva de Hotel - Controle de Embarque de mercadoria - Folha de Pagamento Algumas caractersticas desse tipo de sistema so: Entrada e alimentao de dados Grande quantidade de dados de entrada Processamento e armazenamento Grande necessidade de armazenamento Grande quantidade de sada Alto grau de repetio no processamento Realizem tarefas rotineiras Presentes na maioria das organizaes Uma caracterstica muito importante nesse sistema que ele serve de base para os restantes sistemas de informao. Por ser o sistema que contm as informaes necessrias para os nveis superiores realizarem suas tarefas, devem-se tomar algumas precaues: Diminuir a lentido no processo de registro No ter registros incorretos

2.1 OAS Sistema de Automatizao de Escritrios O OAS (Office Automation Systems) fornece uma viso dos fluxos de informao do negcio da organizao atravs de ferramentas especficas, So projetados para aumentar a produtividade das pessoas que trabalham com dados nos escritrios. Sua funo consiste principalmente em processar ao invs de criar nova informao e conhecimento. Alguns recursos OAS so: Ferramentas de produtividade pessoal (cronograma e calendrios eletrnicos). Textos, Grficos, Apresentaes. E-mail, Agenda, Contatos. Voip ou videoconferncia. OAS ajudam principalmente os data workers. Os Data workers so: secretria, contador, escriturrio e administrador. seu trabalho consiste principalmente em processar ao invs de criar nova informao e conhecimento. 2.2 KWS - Sistemas de Conhecimento do Trabalho de Conhecimento

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O sistema KWS (Knowledge worker system) serve as necessidades de informao ao nvel de conhecimento da organizao, ele promove a criao de novo conhecimento e garante que novas tecnologias sejam integradas apropriadamente nos negcios. Os KWS auxiliam principalmente os knowledge worker. Os Knowledge worker so: Engenheiro, mdico, advogado e cientista. Seu trabalho consiste principalmente em criar nova informao e conhecimento. 2.3 MIS Sistemas de Informaes Gerenciais Os sistemas MIS (Management Information Systems) do apoio s atividades de controle e domada de deciso aos gestores, direcionado a gestores de nvel mdio. Os sistemas MIS fornecem relatrios peridicos ao invs de informaes instantneas sobre as operaes. Resumem e fornecem informaes sobre as operaes bsicas da empresa que podem auxiliar na soluo de problemas de controle operacional e dimensionamentos da empresa. Os MIS dependem dos TPS para obter seus dados, resumindo e relatando as operaes bsicas da empresa. Para isso os dados de transaes bsicas dos TPS so agrupados e usualmente apresentados em longos relatrios produzidos regularmente. Algumas outras caractersticas de um sistema MIS so: 1. Apoio s decises estruturadas e semi-estruturadas nos nveis de controle operacional e gerencial. 2. MIS contam com dados e fluxo de dados existentes na empresa. 3. MIS tem capacidade analtica limitada, pois seus dados so resumidos. 4. MIS geralmente do apoio tomada de deciso usando dados do passado e do presente. 5. Seu relatrio possui informao que so conhecidas e estveis.

Alguns exemplos so: TPS Sistema de Processamento de Pedidos. Sistema de Planejamento de Recursos Materiais. MIS Relatrio de vendas. Relatrio de custo de estoque.

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Figura 2: Funcionamento de um MIS. 2.4 DSS - Sistemas de Suporte Deciso Os DSS (Decision Support Systems) alm de registrarem ou manipularem a informao baseada em fatos reais e passados no seu mbito de controle, constituem uma plataforma de experimentao que visa resolver um determinado problema, auxiliando os gestores na tomada de deciso, combinando dados, modelos analticos sofisticados e interface amigvel para apoiar tomada de deciso estruturada e semiestruturada. Alguns exemplos so: Estabelecimento de relacionamentos tais como vendas de produtos por idade, renda e outros fatores. Determinao de alocao de recursos tima para maximizar ou minimizar variveis especficas tais como custo ou tempo. Projeto futuros Na anlise de sensibilidade. O sistema DSS ajuda os gerentes a tomar decises que so semi-estruturadas, nicas, que mudam rapidamente e que no so facilmente especificadas com antecedncia. Eles devem rodar diversas vezes em um dia a fim de corresponder s mudanas de condies, para isso ele possui um maior poder analtico do que outros sistemas: lembrando que so construdos com uma variedade de modelos de anlise de dados. So projetados para que os usurios possam trabalhar diretamente com ele (userfriendly). So interativos, pois o usurio pode alterar suposies e incluir novos dados.

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Figura 3: Ilustrao de um sistema DSS. 2.5 EIS - Sistemas de Apoio a Executivos O EIS (Executive Information Systems) so sistemas desenvolvidos para serem utilizados diretamente pela gesto de topo da empresa, sem o apoio de intermedirios. Estes sistemas fornecem a informao necessria aos executivos para exercerem o seu papel de superviso. Devido pouca disponibilidade de tempo, os gestores necessitam que os seus sistemas sejam muito prticos, e a informao de fcil compreenso. Um EIS de sucesso dever possibilitar o tratamento de uma grande quantidade de dados como rumores, opinies e idias. Eles direcionam tomadas de deciso no estruturadas atravs de grficos e comunicaes avanadas. So projetados para incorporar dados sobre eventos externos tais como novas leis de tributos e competidores, mas tambm apresentam as informao resumida de MIS e DSS internos. Os EIS tm baixa capacidade analtica, empregando porm os softwares grficos mais avanados e podendo emitir grficos e dados a partir de vrias fontes imediatamente para o executivo. 3. Exemplo de interligao entre as tipologias:

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EIS Sistema de Apoio Executivos

MIS Sistema de Informaes Gerenciais

DSS Sistema de Apoio Deciso

KWS e OAS Sistemas de Conhecimento

TPS Sistemas de Processamento de Transaes

Figura 4: Exemplo de Interligao das Tipologias

Figura 5: Tipologias de acordo com a pirmide de nveis de sistemas de informaes.

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1. Tecnologias de Informao para Inteligncia Competitiva O mercado pressiona as organizaes a incorporar e aprimorar as tecnologias de ponta, buscar novos modelos de organizao, gesto e tecnologia, ampliar conhecimentos e inovar, para prosperarem com sucesso nos diversos segmentos produtivos. Com o avano tecnolgico, essencial que as empresas se tornem versteis em suas decises, desse modo, preciso que tenham informaes precisas e atualizadas permitindo a captura, o gerenciamento e o compartilhamento de dados, informao e conhecimento, facilitando o trabalho a ser desenvolvido, bem como a tomada de deciso. A empresa que melhor perceber as aplicaes das tecnologias emergentes s suas operaes, e que puder usar mais eficazmente a informtica aos processos decisrios, ter maior vantagem competitiva em seu setor de atuao.

TEIXEIRA FILHO, J. Gerenciando conhecimento: como a empresa pode usar a memria organizacional e a inteligncia competitiva no desenvolvimento de negcios. Rio de Janeiro: Editora SENAC, 2000. 191p.

As tecnologias de informao (TI) so muito teis para apoiar o processo de inteligncia competitiva, dentre elas pode-se citar: groupware, gesto eletrnica de documentos (GED), Internet, Intranet, Extranet e sistemas de informao.

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Groupware so ferramentas de hardware e software que auxiliam o trabalho em grupo. A tecnologia de informao apia todas as etapas de um processo de inteligncia competitiva, desde a fase de identificao das necessidades de informao, passando pela coleta, anlise e disseminao, at a avaliao de produtos entregues.

GOMES, E.; BRAGA, F. Inteligncia competitiva: como transformar informao em um negcio lucrativo. Rio de Janeiro: Campus, 2001. 128p.

A TI pode ser conceituada como recursos tecnolgicos e computacionais para guarda, gerao e uso da informao e est fundamentada nos seguintes componentes: hardware e seus dispositivos e perifricos; softwares e seus recursos; sistemas de telecomunicaes; gesto de dados e informaes.
REZENDE, D. A.; PEREIRA, R. O. Sistemas de conhecimentos gerados pelos recursos da Tecnologia de Informao. In: SIMPSIO INTERNACIONAL SOBRE GESTO DO CONHECIMENTO, 5., 2002, Curitiba. Anais Curitiba: ISKM2002, 2002.

2. Algumas ferramentas de TI que esto sendo utilizas: 2.1 Workflow a automao de processos de negcio, onde as atividades so passadas de um participante para o outro de acordo com um conjunto de regras definidas. 2.2 Funcionalidades mais comuns dos workflow Os sistemas de workflow disponveis no mercado possuem um conjunto relativamente comum de funcionalidades. As principais so:

Roteamento de trabalho: predefine a seqncia em que as atividades sero executadas, podendo ser baseado em respostas e em regras; Invocao automtica de aplicativos: o aplicativo adequado para a realizao da tarefa pode ser invocado automaticamente; Distribuio dinmica de trabalho: determinar qual participante ir executar a tarefa; Priorizao de trabalho: a maioria dos sistemas de workflow permite que a prioridade de uma instncia seja alterada, em geral por um usurio administrador; Acompanhamento do trabalho: capacidade de acompanhar uma determinada instncia de workflow e descobrir imediatamente seu status atual de processamento, sob a responsabilidade de quem est no momento, e quanto tempo ela est esperando na atividade atual; Gerao de dados estratgicos: - atravs do armazenamento de certos atributos de cada instncia de workflow executada, pode-se criar uma base de dados que reflete a eficincia e a eficcia dos processos atualmente desempenhados pela organizao.

2.3 Alguns Site de sistemas Workflow

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http://www.certisign.com.br/produtos/workflow/ http://www.yawl.fit.qut.edu.au/ http://www.politec.com.br/Internet/portfolio/tecnologias/workflow/ 3. Data Warehouse Um Data Warehouse (ou armazm de dados, ou depsito de dados) um sistema de computao utilizado para armazenar informaes relativas s atividades de uma organizao em bancos de dados, de forma consolidada. O desenho da base de dados favorece os relatrios, a anlise de grandes volumes de dados e a obteno de informaes estratgicas que podem facilitar a tomada de deciso. O Data Warehouse possibilita a anlise de grandes volumes de dados, coletados dos sistemas transacionais. Por definio, os dados em um Data Warehouse no so volteis, ou seja, eles no mudam, salvo quando necessrio fazer correes de dados previamente carregados, ento os dados esto disponveis somente para leitura e no podem ser alterados. Os Data Warehouse surgiram como conceito acadmico na dcada de 80. Com o amadurecimento dos sistemas de informao empresariais, as necessidades de anlise dos dados cresceram paralelamente. Os sistemas transaes no conseguiam cumprir a tarefa de anlise com a simples gerao de relatrios. Nesse contexto, a implementao do Data Warehouse passou a se tornar realidade nas grandes corporaes. O mercado de ferramentas de Data Warehouse faz parte do mercado de Business Intelligence. O termo "Business Inteligence (BI)", pode ser traduzido como "Inteligncia de negcios", refere-se ao processo de coleta, organizao, anlise, compartilhamento e monitorao de informaes que oferecem suporte a gesto de negcios. Atualmente, por sua capacidade de sumarizar a analisar grandes volumes de dados,o Data Warehouse o ncleo dos sistemas de informaes gerenciais e apoio deciso das principais solues de business intelligence do mercado. Data Mart tambm conhecido como Warehouse Departamental, uma abordagem descentralizada do conceito de Data Warehouse. A tecnologia utilizada tanto do Data Warehouse como no Data Mart considerada a mesma, ocorrendo variaes mnimas, como por exemplo o volume de dados. A maior diferena observada entre essas ferramentas que os Data Marts so voltados para uma determinada rea, enquanto o Data Warehouse abrangente, ou seja, envolve a organizao toda. 4. Data Mining uma ferramenta de minerao de dados, ou seja, descobre de forma automtica ou semi-automtica, a informao que est imersa em uma grande quantidade de dados armazenados em bancos de dados. Ele utiliza um conjunto de tcnicas que envolvem mtodos matemticos, algoritmos e heurstica para descobrir padres e regularidades em grandes conjuntos de dados.

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Exemplo de Grfico gerado pelo Data Mining

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Exemplo de Grfico gerado pelo Data Mining 4.1 Os Passos do Data Mining Para que a minerao seja bem sucedida necessrio seguir alguns passos fundamentais (veja a figura abaixo). A partir de fontes de dados (bancos de dados, relatrios, logs de acesso, transaes, etc) efetua-se uma limpeza (consistncia, preenchimento de informaes, remoo de rudo e redundncias, etc). Disto nascem os repositrios organizados (Data Marts e Data Warehouses), que j so teis de diversas maneiras.

Passos Fundamentais para utilizao de um Data Mining Observe que todo esse processo parece indicar uma hierarquia, algo que comea em instncias elementares (embora volumosas) e terminam em um ponto relativamente concentrado, mas muito valioso. Encontrar padres requer que os dados brutos sejam sistematicamente "simplificados" de forma a desconsiderar aquilo que especfico e privilegiar aquilo que genrico., exemplo: uma loja que tenha vendido a um cliente em particular uma quantidade impressionante de um determinado produto em uma nica data pode apenas significar que esse cliente em particular procurava grande quantidade desse produto naquele exato momento, mas isso provavelmente no indica nenhuma tendncia de mercado. Em outras palavras, no h como explorar essa informao em particular para que no futuro a empresa lucre mais. Apenas com conhecimento genrico que isto pode ser obtido. Para que o processo d certo, necessrio sim desprezar os eventos particulares para s manter aquilo que genrico. 4.2 Alguns Site de sistemas Data Mining

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http://illimine.cs.uiuc.edu/ http://chirouble.univ-lyon2.fr/~ricco/tanagra/ http://www.ailab.si/orange 5. OLAP OLAP a sigla de para Online Analytical Processing, ou processamento analtico online. A tecnologia OLAP parte de uma categoria mais abrangente, Business intelligence, que tambm inclui Data Warehouse, Data mining, entre outros. Aplicaes tpicas de OLAP so relatrios de negcios, marketing, relatrios gerenciais, business performance management (BPM), previso, relatrios financeiros e reas similares. O termo OLAP foi criado como uma ligeira variao de um termo tradicional em bancos de dados, OLTP (do ingls On Line Transaction Processing, ou processamento de transaes on-line). O OLAP permite consultas analticas complexas ou ad-hoc (para isto), com um tempo de execuo pequeno. 6. Pirmide de TI

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