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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMON RODRIGUEZ NUCLEO II PALO VERDE CATEDRA: AUDITORA DE SISTEMAS SEC.

INFORME TECNICO AUDITORA


EMPRESA: ALAVISTA SOLUCIONES IT, C.A
Autor Ramn Carmona C.I 6.857.266 Facilitador. Lic. Jos Antonio Gonzlez Acosta. CARACAS, JULIO 2007

INTRODUCCIN

El Objetivo general del presente trabajo, es la revisin y evaluacin de los controles en reas de sistema, administracin, contable y legal alternas se logre una utilizacin ms pertenecientes a la empresa Alavista Soluciones IT, C.A, a fin de que por medio del sealamiento de vas eficiente y segura de la informacin que servir para una adecuada toma de decisiones y mejoramiento en los procesos internos de la antes mencionada. Como cumplimiento y requisito para aprobar el curso de auditoria de sistemas, en la Universidad Simn Rodrguez, fue asignado el trabajo de inspeccin, a la empresa Alavista Soluciones IT, C.A, que en una primera fase se exploraron los aspectos legales, continuando con los administrativos y contables y finalizando con los sistemas. Con la intencin de detectar debilidades para su futura correccin. Se pactaron 3 reuniones, en la primera se conoci el estatus actual de la empresa, su funcionamiento, ubicacin y estructura organizativa; Para la segunda entrevista se redact una lista de requerimientos mnimos necesarios para el funcionamiento normal de una empresa legalmente constituida y para el encuentro final se revis la documentacin aportada por el director de la empresa, en funcin a, el plan de requerimientos. El informe queda distribuido en: 1. Antecedentes en donde se describe como est constituida la empresa, su objetivo, domicilio y capital. 2 Aspectos legales, acta constitutiva, inscripcin en organismos competentes al comercio, numero de informacin fiscal entre otros. 3. Contables, determinado elementos relativos a la contabilidad bsicos de la empresa. 4. Administracin, en donde se analizan los procesos internos, relativos al

funcionamiento operativo de la empresa visto desde el punto de vista administrativo. 5. De los sistemas, enmarcando todos computacionales que afectan directamente a la empresa. los aspectos

ANTECEDENTES La empresa Alavista Soluciones IT, C.A, fue constituida en Caracas, el 27 de Septiembre de 2005, bajo el N 51 del tomo 87 en el Registro Mercantil IV de la Circunscripcin Judicial del Distrito Capital y Edo. Miranda. Teniendo como domicilio fiscal la urbanizacin Colinas de Bello Monte, calle Chopin, residencias. Los rboles piso 23 apartamento C23A en Caracas Venezuela. Su objetivo es la explotacin y desarrollo de negocios relacionados directa e indirectamente con: compra y venta de materiales para oficina, instalacin, mantenimiento de software y representaciones. Tiene como capital pagado la cantidad de un milln de Bolvares con cero cntimos (1.000.000,oo Bs.). Actualmente se encuentra en operaciones normales en la ciudad de Caracas.

ASPECTOS LEGALES En este aspecto se solicitaron los documentos referentes a: Acta constitutiva de la empresa. Patente de Industria y comercio. Registro de informacin fiscal (RIF), nmero de identificacin tributaria (NIT). Solvencia de seguro social. Solvencia laboral. Solvencia ince. Inscripcin de la empresa en lopsymat.

De acuerdo a lo presentado anteriormente se pudo constatar: 1. Acta constitutiva debidamente registrada y elaborada por abogado inscrito en el impre abogado. 2. Patente de industria y comercio no fue presentado. 3. RIF y NIT actualmente vigentes. 4. Solvencia del seguro social no fue presentado. 5. Solvencia laboral no fue presentado. 6. Solvencia ince no fue presentado. 7. Inscripcin lopsymat no fue presentado.

ASPECTOS CONTABLES Con la intencin de abarcar este punto de forma confiable, se constat que la unidad contable de la empresa Alavista Soluciones IT, C.A esta a cargo de la empresa Freitas Carrasquel & Asociados, C.A ubicada en la 1ra

Avenida sur Altamira Edif. Terepaima piso 1 oficina 103. En donde se le solicit la siguiente informacin: Libros de contabilidad de tres columnas debidamente foliados y habilitados (diario, mayor, inventario, accionistas y banco). ltima declaracin de impuesto sobre la renta. Balance general. Estado de ganancias y perdidas. Conciliacin bancaria actualizada.

De lo anteriormente presentado se pudo verificar: 1. Libros contables estn habilitados y foliados por la oficina de registro mercantil IV de la circunscripcin judicial del Distrito Capital y Edo. Miranda. 2. La declaracin de impuesto sobre la renta es la del perodo 2005 al 2006. 3. El balance general arroja informacin de tal y tal. 4. El estado de ganancias y perdidas muestra informacin. 5. Conciliacin bancaria no actualizada.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS El departamento de administracin se encuentra fsicamente en el domicilio fiscal de la empresa y es controlado nicamente por su director Manuel Rodrguez. A fin de verificar los procesos internos referentes a la materia en cuestin, siguientes documentos: se procedi a confirmar la existencia de los

Relacin de cuentas por cobrar. Relacin de cuentas por pagar. Listado de clientes. Listado de proveedores. Sellos de cancelado, anulado, pagado, no endosable, depositar nicamente y distintivo de la empresa. Listado de productos con existencias y precios. Formato de voucher de cheques. Formato de facturacin emitida por litografa y avalada por el seniat. Formato de orden de compra. Formato de orden de despacho. Formato de notas de dbito y crdito.

Posteriormente a la solicitud de los documentos anteriormente solicitados se constat lo siguiente: 1. Las relaciones de cuantas por cobrar y pagar no fueron presentadas. 2. El listado de clientes se encuentra elaborado en una base de datos. 3. El listado de proveedores esta en una base de datos. 4. Los sellos no fueron presentados. 5. El listado de productos esta en una base de datos. 6. Formato de voucher existe pero no se utiliza. 7. El formato de facturacin esta bajo la modalidad de formato libre y debidamente registrado por el seniat. 8. Formato de orden de compra no fue presentado. 9. Formato de despacho no fue presentado. 10. Notas de dbito y crdito no fueron presentadas.

ASPECTOS EN EL REA DE SISTEMAS El departamento de sistemas se encuentra fsicamente en el domicilio residencial del director de la empresa, Manuel Rodrguez y a su vez, es operado por el mismo. El departamento est compuesto por el siguiente hardware: servidor, impresora de tinta, escner, servicio de banda ancha de Internet, router inalmbrico y un equipo porttil. El software lo integra sistema operativo Windows xp profesional, Mysql para Windows, Avast antivirus, Linux suse versin 9.0, Fox Pro 2.6 para DOS, Microsoft Visual Fox Pro versiones 7,8 y 9, Microsoft office 2003 y Macromedia 2004 que son utilizados diariamente para los fines y diversas actividades de la empresa. Dentro de este orden de ideas, se inst a la presentacin de los siguientes: Licencias del conjunto de software. Procedimiento de respaldo de informacin. Polticas de seguridad de software. Polticas de seguridad de infraestructura. Nombre de software de facturacin.

El anlisis precedente arroj como resultado: 1. Los sistemas que no son libres, exceptuando el equipo porttil, no presentan licencia oficial del proveedor. 2. El respaldo de la informacin se realiza nicamente a travs de un pen drive. No hay polticas por escrito de seguridad de informacin. 3. El software no tiene clave de identificacin e ingreso de usuarios.

4. No hay clave de seguridad en router inalmbrico, no existe ups para proteccin de equipo principal. 5. Para la facturacin, se desarroll el sistema a cargo de la empresa Alavista Soluciones IT, C.A, el lenguaje utilizado es xbase y la herramienta Microsoft Visual FoxPro versin 8.0. Esta ubicado en el servidor principal.

RECOMENDACIONES

1. - rea legal. 1.1 Con la intencin de evitar futuras sanciones, es conveniente que la empresa, gestione los requisitos necesarios para la obtencin de: patente de industria y comercio, Instituto Nacional de Cooperacin Educativa y Socialista (solvencia INCES), seguro social obligatorio, Ministerio Del Poder Popular Para Los Trabajadores (solvencia laboral) y (solvencia lopsymat). 2.- rea contable. 2.1 Solicitar al banco corte de cuenta de los ltimos seis meses, as como tambin los talonarios de chequeras utilizados, a fin de que sea elaborada la conciliacin bancaria, lo cual es determinante para control de los costos y gastos de la empresa. el

3.- rea Administrativa. 3.1 Elaborar las respectivas carpetas de cuantas por cobrar y pagar, en funcin de controlar y mejorar la relacin cliente/proveedor. 3.2 De acuerdo al proveedor fabricar los sellos de: Cancelado, Anulado, Pagado, No endosable, Depositar nicamente y Distintivo de la empresa, los cuales son imprescindibles, evitan falsificaciones y evaden malos entendidos. 3.3 Establecer normas para la utilizacin de voucher en la elaboracin de los cheques, con lo cual se consigue un mejor control y registro de los cheques elaborados. 3.4 Adquirir o disear formatos destinados para llevar el control de las rdenes de compra, despacho, nota de dbito y crdito, con la intencin de llevar un ptimo registro en las operaciones frecuentes de administracin. 4.- rea de sistemas. 4.1 Programar de forma general a todos los sistemas propios de la empresa, el acceso de seguridad a los mismos, lo cual proteger de posibles ingresos no autorizados a la informacin. Todo esto con sus respectivos niveles de acceso y claves encriptadas. 4.2 Implantar polticas de seguridad, que conlleven a la proteccin de los datos contenidos en el servidor, adquiriendo software y hardware para el backup (respaldo de informacin). 4.3 Establecer correcciones a travs de procesos de normalizacin de tablas para evitar la redundancia de los datos en los sistemas de la empresa, especficamente en el sistema de facturacin. De lo cual se deriva en ahorro de espacio en disco.

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4.5 Adquirir el hardware especfico para la proteccin del equipo central de la empresa, de problemas como: cadas de tensin y electricidad en general. 4.6 Generar clave de seguridad para el router inalmbrico a travs del software interno que trae el equipo, el cual se realiza desde cualquier browser de Internet y con la direccin IP que se establece en los manuales del antes mencionado. 4.7 Gestionar la compra del software utilizado en la actividades propias de la empresa, con el propsito de evitar demandas por parte de o los propietario(s) del software original. 4.8 Disear tablas y pantallas que emitan reportes de cuantas por pagar y cobrar de la empresa, en combinacin con el rea administrativa

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CONCLUSIN Se obtuvieron las nociones elementales y generalizadas para la

elaboracin de un informe de auditoria, conociendo aspectos de tipo legal, contable, administrativos y de sistemas que son necesarios para el mantenimiento y funcionamiento de cualquier empresa, visto el caso de la compaa Alavista Soluciones IT, C.A, la cual gener una serie de recomendaciones, esperando que su junta directiva tome en cuanta para su mejoramiento interno y mejor toma de decisiones. En combinacin con lo visto en clase y la prctica real se observ una gran similitud, siendo de ayuda para desarrollar el informe. Sugerimos realizar de forma peridica, trabajos de auditoria que son pieza esencial en la fase de control administrativo, como tambin el seguimiento regular de los procesos globales que ejecuta la empresa. Este ejercicio ayud a una comprensin ms efectiva y real de lo que una organizacin es y como debe ser, modelo a seguir si en el futuro esta planteado la conformacin de un negocio propio.

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