PENGENDALIAN DOKUMEN

PUSKESMAS
SPO No. Dokumen :
008/SPO/PKM-DWD/I/2023
No. Revisi : 00
Tanggal Terbit :
06 Februari 2023
Halaman :1/2
PUSKESMAS
Dr. Willem Frederik Sangi
DANOWUDU
NIP.196903042014121001

1. Pengertian
1. Dokumen adalah data yang memuat informasi penting yang
disimpan dalam suatu media berupa prosedur, laporan, standar,
rekaman, spesifikasi dan lain-lain. Boleh dalam bentuk soft copy
maupun hard copy

2. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan

pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang
menckup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan
mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini

3. Dokumen terkendali adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di

up date/ diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan
yang terjadi selama pemakainya.

4. Dokumen tidak terkendali adalah bahwa dokumen tersebut sejak

diterbitkan tidak di up date/ diperbaru dan karenanya tidak
diperuntukkan sebagai acuan kerja
2. Tujuan Sebagai acuan mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai
dengan persyaratan sistem manajemen mutu
3. Kebijakkan Surat Keputusan Kepala Puskesmas Danowudu Nomor 009/SK/PKM-
DWD/I/2023 tentang Tata Naskah Puskesmas.
4. Referensi 1. Pedoman Tata Naskah Puskesmas Danowudu
2. Peraturan Walikota Bitung Nomor 15 Tahun 2022 tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Bitung
5. Prosedur/ A. Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebagai
Langkah- Berikut:
langkah 1. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:
Jenis Dokumen
1) Standar Operasional Prosedur, disingkat: SOP,
2) Kerangka Acuan disingkat: KAK,
3) Surat Keputusan disingkat: SK
4) Manual Mutu disingkat MM.

1/3
 2. Sistem penomoran:
a. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Kota
Bitung ( Tata Naskah )
b. Format penomoran
Contoh:
No. Dokumen : 001/SPO/PKM-DWDW/I/2023

001/SK/PKM-DWD/I/2023

3. Penyimpanan Dokumen Manajemen

a. Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan
sistem penyimpanan dokumen/ arsip aturan Tata Naskah Kota
Bitung
b. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing
kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan
manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua
kelompok pelayanan dan program
c. Pemusnahan dokumen 10 tahun untuk dokumen keuangan, 5
tahun untuk rekam medis dan dokumen lainnya
4. Menerbitkan dan mendistribusi dokumen dan rekaman
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat
persetujuan dan pengesahan dari Kapus
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Bagian SIP dan
Kepala Tata Usaha kepada semua pihak yang berkepentingan
dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen
c. Bagian SIP bertanggungjawab menyimpan dokumen sah
memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan
Formulir yang ada pada bagian, sub bagian bidang atau seksi
d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi
cap “Terkendali” dengan persetujuan Kepala Tata Usaha
B. Merevisi dokumen dan rekaman
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara :

a. Permohonan revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kapus

b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap
dokumen
C. Menerbitkan ulang dokumen
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika :

a. Terjadi perubahan sistem mutu

b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan
tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik

2/3
 D. Melakukan penarikan dan pemusnahan dokumen
a. Kepala Tata Usaha menarik salinan dokumen dan rekaman
yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan
dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen
b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara
dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan
dokumen
c. Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik, diberi cap “Tak
Terkendali” dan disimpan Kepala Tata Usaha sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh
Kepala Tata Usaha
E. Melakukan peninjauan ulang dokumen
6. Bagan Alir
7. Unit Terkait Semua Unit Layanan
8. Rekaman No Yang diubah Isi perubahan Tanggal mulai
Historis diberlakukan
Perubahan

3/3