PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTARTIVA

ESTUDIO PRELIMINAR Con el propsito de jerarquizar los aspectos que habrn de requerir una atencin ms profunda por parte del auditor administrativo, frecuentemente precede a su examen completo, un reconocimiento general del organismo social, que culmina con une estudio preliminar. El estudio preliminar est encaminado alograr una identificacin real del problema, para conservar la naturaleza y objetivo del estudio completo. El estudio preliminar se disea para que resulte la posibilidad de un informe que recomiende, o que no recomiende un plan general para para desarrollar la solucin especfica del problema, el estudio preliminar afina el estado real del problema y se realiza con la finalidad de: Tener una apreciacin general del desarrollo de las operaciones administrativas de la empresa. Descubrir las reas en las que haya problemas de administracin. Cules son los elementos de mayor importancia que hay que examinar y evaluar? por dnde empezar? Estimacin de tiempo, recursos (humanos, financieros y materiales) necesarios.

Al proceder de este modo, el auditor estar en la posicin ventajosa para apreciar el panorama de lo que va hacer al mismo tiempo determinar el nmero de ayudantes que necesitara y el tempo que tardara el estudio preliminar. Es, por tanto, una culminacin rpida de datos en una forma amplia o general con fines de exploracin. 3.2.- EL PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ETAPA PROPOSITO ESTRATEGICO PLANEACI ORGANIZACIN DIRECCION CONTROL

ELEMENTOS ESPECIFICOS ATRIBUTO FUNDAMENTAL Adquisiciones Almacenes e inventarios Asesora externa e interna Coordinacin Determina la unidad de accin

 Globalizacin Apertura en un mercado mundial Proveedores Suministro de insumos Recursos financieros y contabilidad Manejo, registro y control de recursos Servicio a clientes Capacidad de respuesta FUENTES DE INFORMACION Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor, y pueden ser: a.- INTERNAS b.- EXTERNAS INVESTIGACION PRELIMINAR Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal, informacin del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, as como el primer contacto con la realidad. Este procedimiento puede provocar una formulacin de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecucin. Asimismo, permite perfilar algunos de los problemas que podran surgir y brindar otra perspectiva. Para realizar esta tarea de forma adecuada, es necesario tomar en cuenta los siguientes criterios: Determinar las necesidades especficas. Identificar los factores que requieren de atencin. Definir estrategias de accin. Jerarquizar prioridades en funcin del fin que se persigue. PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA Con base a la informacin preliminar se debe proceder a preparar la informacin necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye: a.- PROPUESTA TECNICA NATURALEZA ALCANCE ANTECEDENTES OBJETIVOS ESTRATEGIA JUSTIFICACION Describir la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores. Especificar el perfil del auditor. Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

ACCIONES RECURSOS COSTO RESULTADOS INFORMACION COMPLEMENTARIA

b.- PROGRAMA DE TRABAJO IDENTIFICACION RESPONSABLE (S) AREA CLAVE ACTIVIDADES FASES CALENDARIO REPRESENTACION GRAFICA FORMATO REPORTES DE AVANCE

ASIGNACION DE LA RESPONSABILIDAD Con base en la magnitud o grado de complejidad, la organizacin debe designar al auditor o equipo de auditores que estime conveniente. La designacin del responsable puede recaer en el titular del rgano de control interno, en un directivo en lnea o en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico de alguna de las reas de la organizacin, cualquiera que sea, debe tener los conocimientos y la experiencia necesarios en la implementacin de auditorias administrativas. CAPACITACION Se debe capacitar a la persona o equipo designados, no solo en lo que respecta al manejo del mtodo y mecanismos que se emplearan para levantar la informacin, sino en todo el proceso para preparar la aplicacin e implementacin de la auditoria. Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las reas involucradas, la calendarizacion de actividades, los documentos de soporte, la forma de reportar y los mecanismos de coordinacin y supervisin establecidos. Es conveniente implementar una campaa de sensibilizacin en todos los niveles de la organizacin para promover un clima de confianza y colaboracin. ACTITUD La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin de procurarse una imagen positiva, lo que facilitara su tarea y estimulara la participacin activa del personal de la organizacin. DIAGNOSTICO PRELIMINAR Se fundamenta en la percepcin que el auditor tiene de la organizacin como producto de su experiencia y visin. Si bien aun no existen los elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto intangible. Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundamente a razn por la que surge la necesidad de auditar. Para ello, se deben considerar los siguientes elementos: a.- GENESIS DE LA ORGANIZACIN Creacin de la organizacin. Cambios en su forma jurdica. Conversin del objeto en estrategias. Manejo de la delegacin de facultades.

b.- INFRAESTRUCTURA Esquema de operacin (procesos/funciones). Modificaciones a la estructura organizacional. Programacin institucional. Nivel de desarrollo tecnolgico. c.- FORMA DE OPERACIN Desempeo registrado. Logros alcanzados. Expectativas no cumplidas. Proceso de toma de decisiones. d.- POSICION COMPETITIVA Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin. Competencias centrales. Clientes, proveedores y competidores. INSTRUMENTACION En esta etapa es necesario seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la seleccin de instrumentos de medicin que se emplearan, el manejo de papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin eficaz. RECOPILACION DE INFORMACION Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo, pues de otra manera se puede incurrir en errores de interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la auditoria o, en su caso, suspenderla. Se debe aplicar un criterio de discriminacin, siempre basado en el objetivo de la auditoria, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme.