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PRESENTACION
Si nunca ha trabajado con un software de base de datos, ste es un buen momento para aprender de forma general lo que son las bases de datos y la forma en que pueden ayudarle a realizar el trabajo de una forma ms eficiente. En manual descubrir las caractersticas claves de Microsoft Access que hacen que sea un excelente sistema de gestin de base de datos relacional (SGBDR). Microsoft Access va ms all de proporcionar solamente las caractersticas tradicionales de un sistema de gestin de bases de datos. Tambin es un sistema de desarrollo de aplicaciones completo. Al igual que todas las buenas bases de datos relacionales, permite vincular informacin relacionada fcilmente (por ejemplo, los datos de clientes y pedidos introducidos). No es slo una base de datos; tambin complementa otros productos de bases de datos, ya que posee varias caractersticas potentes. Como su propio nombre indica, Access puede trabajar con datos procedentes de otras fuentes, incluyendo muchos programas populares de bases de datos para PC (tales como dBase, Paradox y Microsoft Fox Pro) y muchas bases de datos SQL (lenguaje de consulta estructurado) sobre servidores, minicomputadoras y computadoras centrales. Adems, soporta totalmente la tecnologa de vinculacin e incrustacin de objetos de Microsoft (OLE), de modo que una aplicacin Access puede ser o bien un cliente o bien un servidor para otras aplicaciones, como por ejemplo Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point y Microsoft Schedule+. Access tambin dispone de un sistema de desarrollo de aplicaciones sofisticado para el sistema operativo Microsoft Windows que facilita la elaboracin de aplicaciones de forma rpida, sea cual sea el origen de los datos. De hecho, es posible construir aplicaciones sencillas definiendo formularios e informes basados en sus datos y vinculndolos con unas cuantas sentencias de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Puesto que Access utiliza VBA, puede utilizar los mismos conocimientos con otros productos, tales como Microsoft Visual Basic y Excel.

Para pequeos negocios (y para los especialistas que crean aplicaciones para pequeas empresas), Access es todo lo que se requiere para almacenar y gestionar los datos utilizados en el desarrollo diario del negocio. Para la mayor parte de las empresas de tamao medio, Access acoplado con un Servidor SQL de Microsoft es la forma ideal de incorporar nuevas aplicaciones de Windows con un costo reducido. Para grandes empresas que poseen una gran inversin en aplicacin de base de datos relacionales para una computadora central y una proliferacin de aplicaciones de escritorio apoyadas en bases de datos de PC, Access proporciona las herramientas apropiadas para enlazar fcilmente la computadora principal y los datos del PC con una nica aplicacin basada en Windows.

ACERCA DE ESTE MANUAL Este manual est dividido en cinco unidades de aprendizaje. En la primera se encuentran los conceptos fundamentales de las bases de datos. La segunda unidad contiene los conceptos necesarios para la manipulacin de bases de datos y tablas. En la tercera unidad se incluye la creacin y manejo de consultas. En la cuarta unidad se describen las instrucciones necesarias para la creacin de formularios y en la quinta el manejo de los mismos. COMO UTILIZAR ESTE MANUAL Para utilizar este manual: Lea cuidadosamente las instrucciones Ejecute las instrucciones como se indica Verifique el resultado obtenido Si el resultado obtenido no es el deseado, repita nuevamente el proceso. Si el resultado es el esperado, FELICITACIONES ha dado un gran paso.

OBJETIVO
Con el estudio de este manual, el usuario ser capaz de aplicar conceptos fundamentales, creando y manejando bases de datos, tablas, formularios y consultas eficientemente.

NDICE GENERAL
UNIDAD 1 1. Conceptos Fundamentales de Bases de Datos 1.1. Qu es y Para que Sirve una Base de Datos? 1.2 Cmo iniciar Access 1.3 Partes de la Pantalla UNIDAD 2 2. Manipulacin de Bases de Datos y Tablas 2.1 Cmo crear una Base de Datos en Blanco 2.2 Cmo crear una base de datos con el Asistente para bases de Datos. 2.3 TABLAS 2.3.1 Los Tipos de Datos y los Formatos 2.3.2 Cmo crear una tabla utilizando el Asistente para tablas 2.3.3 Cmo crear una tabla en la vista Diseo de tabla 2.3.4 Cmo establecer la clave principal 2.3.5 Cmo pasar de la vista Diseo a la vista Hoja de datos y viceversa 2.4 Cmo crear una tabla en la vista hoja de datos 2.5 Cmo editar los campos y sus propiedades 2.6 Cmo agregar campos 2.7 Cmo eliminar campos 2.8 Cmo eliminar una tabla 2.9 Cmo introducir un registro 2.9.1 Cmo reemplazar el contenido de una celda 2.9.2 Cmo seleccionar registros 2.9.3 Cmo eliminar registros 1 2 2 2 3 4 4 4 7 11 12 13 16 19 19 20 21 22 23 23 23 24 24 25 25 25

UNIDAD 3 3. Creacin y Manejo de Consultas

3.1 Consultas 3.2 Cmo crear una consulta simple utilizando un Asistente para consultas 3.2.1 Otros asistentes para consultas 3.2.1.1 Asistente para consultas de referencias cruzadas 3.2.1.2 Asistente para consultas de buscar no coincidentes 3.2.1.3 Asistente para consultas de buscar duplicados 3.3 Cmo iniciar una nueva consulta en la vista Diseo de consulta 3.4 Cmo volver a ejecutar una consulta 3.5 Cmo abrir una consulta en la vista Diseo de consulta

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3.6 Cmo agregar campos a una consulta 3.7 Cmo eliminar un campo de consulta 3.8 Cmo agregar criterios 3. 9 Cmo ver los resultados de la consulta UNIDAD 4 4. Creacin y Manejo de Formularios 4.1 FORMULARIOS 14.2 Cmo crear un formulario con el Asistente 4.2 Cmo crear un formulario desde el Inicio 4.2.1 Cmo agregar campos a un formulario 4.2.2 Mover campos 4.2.3 Cmo agregar texto 4.2.4 Cmo cambiar la longitud de los campos 4.3 Cmo introducir datos en un formulario UNIDAD 5 5. Creacin y Manejo de Formularios 5.1 Informes 5.2 Cmo utilizar Autoinforme para crear un informe 5.3 Cmo crear un informe con el Asistente para informes 5.4 Cmo entrar en la vista Diseo de informe

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5.4.1 Cmo trabajar con objetos en su informe 5.4.2 Cmo agregar y eliminar campos 5.4.3 Cmo agregar etiquetas 5.4.4 Cmo agregar un cuadro de texto para clculo 5.4.5 Reglas para la creacin de clculos
BIBLIOGRAFIA

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UNIDAD 1 1. Conceptos Fundamentales de Bases de Datos

1.1. Qu es y Para que Sirve una Base de Datos?
Estrictamente hablando, una base de datos es cualquier coleccin de informacin. Su directorio telefnico local, por ejemplo, es una base de datos, as como su tarjetero y el catlogo de su librera. Con una base de datos computarizada de Access, puede almacenar informacin igual que en estos tres ejemplos, pero tambin puede hacer mucho ms. Por ejemplo, si mantiene una lista de todos sus clientes en una base de datos de Access.

1.2 Cmo iniciar Access

Para iniciar Access tiene que seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. Haga clic en el botn Inicio. Elige la opcin programas. y por ltimo haga clic en la opcin Microsoft Access.

Figura 1.1 Cuando ha iniciado Access, lo primero que ce es un cuadro de dilogo que le pregunta si se crea una nueva base de datos o se abre una ya existente (ver figura 1.2). Por ahora, haga clic en Cancelar, pues en esta unidad no se trabaja con ninguna base de datos.

Figura 1.2

1.3 Partes de la Pantalla

Access es muy parecido a cualquier otro programa de Microsoft Office; contiene mens, barras de herramientas, una barra de estado. En la figura 1.3 se sealan las partes de la ventana de Access. Observe que en la barra de herramientas muchos de los botones se encuentran atenuados, (lo que significa que no pueden utilizarse en este momento). Tampoco hay nada en el rea de trabajo. Esto se debe a que no hay ninguna base de datos abierta en este momento, ms adelante ver como se convierte en un lugar muy ocupado. Adems los botones quedarn disponibles, y su base de datos aparecer en el rea de trabajo.

Figura 1.3

UNIDAD 2
2. Manipulacin de Bases de Datos y Tablas
2.1 Cmo crear una Base de Datos en Blanco
Crea una base de datos es muy simple, debido a que usted est creando una cubierta exterior, hasta este punto, sin tablas, formularios, etc. Si acaba de iniciar Access y el cuadro de dilogo de Access se encuentra todava desplegado siga estos pasos: 1. 2. Haga clic en Base de Datos en blanco. Haga clic en el botn Aceptar.

Figura 2.1

Si ya no se encuentra el cuadro de dilogo, no lo tendr de regreso hasta que salga y vuelva a iniciar Access. Pero no necesitar ese cuadro de dilogo para iniciar una nueva base de datos. En cualquier momento puede seguir estos pasos:

1. Seleccione Archivo, Nueva base de datos o haga cli en el botn de Nuevo de la barra de herramientas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

Figura 2.2

2.

Haga clic en la ficha General, si es necesario para traerla al frente. Luego haga doble clic en el icono Base de Datos en blanco, aparecer el cuadro de dilogo Archivo nueva base de datos. (Esto ltimo suceder con cualquiera de las dos opciones).

Figura 2.3

3.

Escriba un nombre para su nueva base de datos (de preferencia, algo descriptivo) en el cuadro Nombre de archivo. Luego presione el botn Crear. Aparecer el cuadro de la base de datos.

Hasta este punto su base de datos estar completamente en blanco en este punto. Puede hacer clic en cualquiera de los botones de la ventana que estn en la parte de objetos que no encontrar nada ms que las opciones de creacin para cada uno.

Figura 2.4

2.2 Cmo crear una base de datos con el Asistente para bases de Datos.
Un asistente para bases de datos puede crear casi todas las tablas, formularios e informes que necesite, de manera automtica! El truco se encuentra en elegir el asistente correcto para satisfacer sus propsitos. Siga estos pasos: 1. Si acaba de Iniciar Access, y el cuadro de dilogo de entrada todava se encuentra en la pantalla, haga clic en Asistente para bases de datos y luego Aceptar. Si ya cerr el cuadro de dilogo, seleccione Archivo, Nueva base de datos. De cualquier manera aparecer el cuadro de dilogo Nueva. 2. Haga clic en la ficha Base de datos para desplegar la lista de asistentes. 3. Haga clic en uno de los Asistentes para bases de datos. Para este ejemplo, elija Administrador de contactos. Aparecer una muestra en el rea Vista previa.

Figura 2.5 4. Cuando encuentre el asistente que desee, haga clic en Aceptar. Aparecer el cuadro de dilogo Archivo nueva base de datos. 5. Asigne un nombre a la base de datos y haga clic en Crear para seguir adelante. Se iniciar el asistente y aparecer alguna informacin que explica lo que har el asistente.

Figura 2.6

6. Haga clic en Siguiente para continuar. Aparecer la lista de las tablas que habrn de crearse. Las tablas aparecen a la izquierda, y los campos de la tabla seleccionada a la derecha. 7. Haga clic en una tabla y examine su lista de campos. Los campos opcionales se encuentran en cursiva. Para incluir un campo adicional, haga clic en l para colocar una marca de verificacin a un lado.

Figura 2.7 8. Si est creando esta base de datos nicamente como experiencia de aprendizaje, haga clic en la casilla de verificacin S, incluir datos de ejemplo. Esto le indica a Access que introduzca algunos registros de ejemplo en la base de datos, para que usted pueda ver cmo funcionan. 9. Haga clic en Siguiente para seguir adelante. El asistente le pregunta qu tipo de estilo de despliegue desea.

Figura 2.8

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10. Haga clic en un estilo de la lista y examine la vista preliminar el estilo. Cuando haya decidi un estilo, haga clic en l y luego en Siguiente. El asistente le preguntar por un estilo para los informes impresos.

Figura 2.9 11. Haga clic en un estilo de informe y examine la vista preliminar. Cuando haya decidi un estilo, haga clic en l y luego en Siguiente. 12. El asistente le preguntar que ttulo desea asignarle a la base de datos. El ttulo aparecer en los informes, y puede ser diferente del nombre de archivo. Introduzca un ttulo.

Figura 2.10

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13. Si desea incluir una imagen en los formularios y los informes, haga clic en la casilla de verificacin S, incluir una imagen. Luego haga clic en el botn Imagen, elija un archivo grfico y haga clic en Abrir, para regresar al asistente. 14. Haga clic en Siguiente para seguir adelante. Cuando llegue a la pantalla final, haga clic en Terminar. El asistente crear su base de datos. Cuando la base de datos est terminada, aparecer la ventana Panel de control principal. Esta ventana se abrir automticamente cada vez que abra la base de datos.

2.3 TABLAS
El corazn de cada base de datos est en sus tablas. Una tabla es como una hoja de clculo.

Figura 2.11 Access almacena cada entrada de base de datos, en su propia fila: se trata de un registro. Cada tipo de detalle se mantiene en su propia columna: un campo. En la interseccin de un campo y una fila se encuentran los datos individuales de ese registro en particular; esta rea en un celda.

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2.3.1 Los Tipos de Datos y los Formatos

Cada campo debe tener un tipo, de modo que Access pueda saber cmo manejar su contenido. stos son los tipos de datos que usted puede elegir: Texto (Text) Texto simple y ordinario, que puede incluir nmeros, letras y smbolos. Un campo Texto puede contener hasta 255 caracteres. Memo Ms texto simple y ordinario, excepto que no tiene una longitud mxima de campo. De modo que puede escribir una cantidad casi infinita de texto (64,000 caracteres) Numrico (Number) Nmeros simples y ordinarios (no valores monetarios ni fechas). Access no permite texto en un campo Numrico. Fecha / hora (Date / time) Slo eso; una fecha y una hora. Moneda (Currency) Un nmero formateado como cantidad monetaria. Autonumrico (AutoNumber) Un nmero que Access asigna automticamente para cada registro consecutivo. S/No (Yes/No) La respuesta a una pregunta verdadera / falsa. Puede contener uno de dos valores, que podran ser S o No, Verdadero (True) o falso (False), Activo (On) o Inactivo (Off). Objeto OLE (OLE Objet) Un vnculo con otra base de datos o archivo. Se trata de una funcin avanzada que no se estudia en este libro Hipervnculo (Hyperlink) Un vnculo con un sitio World Wide Web.... Asistente para bsquedas (Lookup Le permite crear una lista para elegir un valor de otra tabla o Wizard) lista de valores, en un cuadro combinado para cada registro. Adems de un tipo, cada campo tiene opciones de formato que usted puede definir. Aparecen en la parte inferior del cuadro de dilogo, en el rea Propiedades de campo (Field Properties). Las opciones de formato cambian, dependiendo del tipo de campo. Y son demasiadas para presentarlas en esta lista. Pero las siguientes son algunas de las ms importantes que encontrar: Tamao del campo (Fiel Size) Formato (Format) El nmero mximo de caracteres que un usuario puede introducir en un campo Lista desplegable de los formatos disponibles para ese tipo de campo. Tambin puede crear formatos personalizados. Si, por lo general, un campo contendr un mismo valor, usted podr introducirlo aqu para ahorrar tiempo. Siempre aparecer un nuevo registro; puede escribir sobre l en los raros casos en que no se aplique. Puede establecer, para los campos numricos, el nmero predeterminado de lugares decimales que mostrar un nmero. Elija S (Yes) o No para indicarle a Access si se le permitir a un usuario dejar este campo en blanco, cuando introduzca un nuevo registro.

Valor predeterminado (Default Value)

Lugares decimales (Decimal Places)

Requerido (Required)

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2.3.2 Cmo crear una tabla utilizando el Asistente para tablas

Si los campos que desea incluir son similares a cualquiera de las docenas de campos elaborados previamente de Access, el Asistente para tablas le puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo. Con el Asistente para tablas puede copiar campos de cualquiera de las docenas de tablas de ejemplo. Para crear una tabla utilizando el Asistente para tablas, siga estos pasos: 1. Seleccione Insertar (Inset), Tabla (table de la barra de mens que se encuentra en la parte superior de la pantalla. O , en la ventana Base de datos (Database), haga clic en la ficha Tablas (Tables) y luego en Crear una tabla utilizando el asistente.

Figura 2.12

2. Haga clic en Asistente para tablas y luego en Aceptar (OK). Aparecer la ventana Asistente para tablas.

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Figura 2.13 3. Haga clic en una tabla de lista Tablas de ejemplo (Sample Tables). Access desplegar enseguida sus campos en la lista Campos de ejemplo (Sample Fields). 4. Si observa un campo que desea incluir en su nueva tabla, seleccinelo de la lista Campos de ejemplo (Sample Fields). Luego haga clic en el botn >, para moverlo a la lista Campos en la nueva tabla (Fields in My New Table). Para mover todo el contenido de la tabla de ejemplo (Sample Table) a su lista, haga clic en el botn >>. 5. Repita los pasos 3 y 4 para seleccionar los dems campos de otras tablas de ejemplo, hasta complementar la lista de celdas de su nueva tabla. Cuando haya terminado de agregar campos, haga clic en Siguiente (Next), para seguir adelante. 6. A continuacin, el asistente le pide un nombre para la tabla. Escriba un nombre ms descriptivo, para reemplazar al predeterminado. 7. Haga clic en S, asignar clave principal por m (Yes, Set a Primary Key For Me), para que el asistente elija su campo de clave principal, o No, yo asignar la clave principal (No, I ll Set The Primary Key), para hacerlo usted mismo. Si elige S (Yes), vaya al paso 10 8. Aparecer un cuadro de dilogo que le pregunta cul campo ser la clave principal. Abra la lista desplegable y seleccione el campo.

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Figura 2.14 9. Elija un tipo de datos para el campo de la clave principal: Nmeros consecutivos que Microsoft Access asigna automticamente a los nuevos registros (Consecutive numbers Microsoft Access asignas automatically to new records). Elija esta opcin, si su campo de clave principal es un simple registro numrico. (Es decir, si est numerando de manera consecutiva los registros que introduce.) Nmeros que introduzco cuando agrego nuevos registros (numbers I enter when I add new records). Elija esta opcin si desea introducir sus propios nmeros. Access no le permitir introducir letras. Esa opcin funciona bien con nmeros ID nicos, como los nmeros de licencias de conducir. Nmeros y letras que yo introduzco cuando agrego nuevos registros (Numbers and / or lettrers I enter when i add new records). Elija esta opcin, si desea incluir nmeros y letras en el campo.

10. Haga clic en Siguiente (Next) para seguir adelante. 11. Si ya tiene por lo menos una tabla en la base de datos, aparecer una pantalla que le preguntar las relaciones entre las tablas. Slo haga clic en Siguiente, para pasar por alto esta opcin, por ahora. 12. En la pantalla final, haga clic en una de las siguientes opciones: Modificar el diseo de la tabla (Modify the table design). Esta opcin lo llevar a la vista Diseo de tabla (Table Design), la misma que si usted hubiera creado todos los

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campos. Elija loa campos. Elija esta opcin, si desea hacerle algunos cambios a la tabla antes de utilizarla Introducir datos directamente en la tabla (Enter data directly into the table). Esta opcin lo llevar a la vista Hoja de datos de la tabla (Table Datasheet), donde puede introducir registros en las filas de la tabla. Elija esta opcin si el diseo de la tabla le parece perfecto, tal como est. Introducir datos en la tabla utilizando un formulario que crea el Asistente (Enter data into the table using a form the wizard crates for me).

13. Haga clic en Terminar (Finish); se le llevar al rea de Access a la que usted indic en el paso 7 que quera ir. Si decide que no desea trabajar con esta tabla por ahora(sin importar lo que haya seleccionado en el paso 12), haga clic en el botn Cerrar (Close) (X) de la ventana que aparecer. Ahora usted tiene una tabla. En la ventana Base datos (Database), cuando haga clic en la ficha Tablas (Tables) podr ver su tabla en la lista

Figura 2.15 2.3.3 Cmo crear una tabla en la vista Diseo de tabla 1. Seleccione Insertar (Insert), Tabla (Table) o, en la ventana Base de datos (Database), haga clic en la ficha Tabla y luego en el botn Crear una tabla en Vista de Diseo

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Figura 2.16 2. Haga clic en Vista Diseo (Desing View) y luego en Aceptar (OK). Se abrir la vista Diseo de tabla (Table desing)

Figura 2.17 3. Escriba UN nombre de campo en la primera lnea vaca de la columna Nombre del campo (Field Name). Luego presione la tecla Tab para pasar a la columna Tipo de Datos (Data Type). 4. Cuando pase a la columna Tipo de datos, aparecer la flecha de una lista desplegable. Abra la lista Tipo de datos y seleccione un tipo de campo.

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5. (Opcional) Presione la tecla Tab para pasar a la columna Descripcin (Description) y escriba una descripcin para el campo. (La tabla funcionar bien auque carezca de una descripcin.) 6. En la parte inferior del cuadro de dilogo, ver las Propiedades del campo( Field Properties) para el tipo de campo que usted seleccion. Haga los cambios que desee.

Figura 2.18 7. Si desea introducir ms campos, repita del paso 3 al 6. 8. Haga clic en el botn Cerrar (Close) (X) de la ventana Diseo de Tabla (Table design) 9. Cuando se le pregunta si desea guardad sus cambios en la tabla haga clic en S. Aparecer el cuadro de dilogo Guardar como (Save as) 10. Asigne un nombre a la tabla, en el cuadro de texto Nombre de la tabla (Table Name) y haga clic en Aceptar (OK)

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2.3.4 Cmo establecer la clave principal

Todas las tablas deben tener por lo menos un campo con un valor nico para cada registro. Debe indicarle a Access qu campo utilizar como clave principal, para que el programa evite que usted introduzca accidentalmente el mismo valor en ms de un registro de ese campo. Para establecer una clave principal, siga estos pasos: 1. En la vista Diseo (Desing), seleccione el campo que desee utilizar como clave principal. 2. Seleccione Edicin (Edit), Clave principal (Primary Key) o haga clic en el botn Clave principal de la barra de herramientas. Un Smbolo de llave aparecer a la izquierda del nombre del campo.

Figura 2.19

2.3.5 Cmo pasar de la vista Diseo a la vista Hoja de datos y viceversa

Cuando trabaja con tablas, puede utilizar una de las dos vistas disponibles: Diseo (Desing) y Hoja de datos (Datasheet). Los siguientes pasos le ensean otra manera de pasar de una vista a otra: 1. Abra el men Ver (View)

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2. Seleccione Diseo o Base de datos (Database), dependiendo de la vista en que se encuentra actualmente. 3. Si sta pasando de la vista Diseo a Hoja de datos, tal vez le pida que guarde su trabajo. En este caso, haga clic en S (Yes). 4. Si se le pide que asigne un nombre a la tabla, escrbalo y haga clic en Aceptar (OK)

2.4 Cmo crear una tabla en la vista hoja de datos

Algunas personas prefieren crear una tabla en la vista Hoja de Datos. Sin embargo, en Access la vista Hojas de datos se diseo para introducir y observar los datos, no para cambiar la estructura de la tabla. No recomiendo la creacin de la tabla. Para crear una tabla en la vista Hoja de datos, siga estos pasos: 1. Seleccione Insertar (Insert), Tabla (Table) 2. Haga clic en Vista Hoja de datos (Datasheet View) y luego en Aceptar (OK). Se abrir una tabla en blanco,

Figura 2.20 3. Haga cualquier cambio al diseo de la tabla. 4. Cuando termine con los cambios de diseo, haga clic en el botn Cerrar (Close) (X) de la tabla. Access le preguntar si desea guardar los cambios.

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5. Haga clic en S (Yes). Cuando Access le pida que asigne un nombre para la tabla, escriba uno y gaga clic en Aceptar (OK)

2.5 Cmo editar los campos y sus propiedades

No importa cmo cree su tabla (con el Asistente para tablas (Table Wizard), o sin l), puede modificarla utilizando la vista Diseo de tabla (Table Desing). Si cre la tabla sin el Asistente para tablas, la vista Diseo de tabla le resultar familiar. Para pasar a la vista Diseo de tabla, realice lo siguiente: Desde la ventana Hoja de datos (Datasheet), haga clic en la ficha Tabla (Table), seleccione la tabla en que desee trabajar y haga clic en el botn Diseo (Desing) Si la tabla aparece en la vista Hoja de datos, seleccione Ver (View), Diseo de tabla

Una vez que se encuentre en la vista Diseo de tabla, puede editar cualquier campo. A continuacin se lista el procedimiento general: 1. Haga clic en cualquier nombre de campo de lista Nombre del campo (Name Fiel)

2. Si lo desea, haga cli en el rea Tipo de datos (Data Type) del campo y seleccione un nuevo tipo de datos de la lista desplegable. 3. En el rea de Propiedades del campo (Fiel Properties) (la mitad inferior de la pantalla de Diseo de tabla (Table desing), haga clic en cualquier cuadro de texto, para cambiar su valor. Algunos cuadros de texto tienen listas desplegables, que usted puede activar al hacer clic en el cuadro. 4. Repita del paso 1 al 3 para cada campo que desee cambiar.

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Figura 2.21

2.6 Cmo agregar campos

Antes de que introduzca en su tabla, debe estar muy seguro de que ha incluido todos los campos que necesitar. Por qu? Debido a que si agrega un campo despus, tendr que regresar e introducir un valor en ese campo para cada registro que ya introdujo. Adems, si cambia la longitud del campo, corre el riesgo de truncar o invalidar datos que ya se han introducido. Puede agregar un campo en la vista Diseo de tabla (Table Desing) y hoja de datos (Datasheet). Haga la prueba primero con la vista Diseo de tabla, porque ya se encuentra en ella: 1. Seleccione el campo que se encuentra antes del lugar donde desea que aparezca el nuevo campo 2. Haga clic en el botn insertar filas (Insert Rows) de la barra de herramientas, o seleccione Insertar (Insert), Fila (Row). Aparecer una fila en blanco en la lista Nombre de campo (Field Name). 3. Introduzca un nombre, un tipo, una descripcin, etctera, para el nuevo campo.

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2.7 Cmo eliminar campos

Si se da cuenta de que no necesita uno o ms de los campos que ha creado, ste es el momento de deshacerse de ellos. De otra manera, usted introducir en cada registro informacin innecesaria, que nunca utilizar. Puede eliminar campos en la vista Diseo de su tabla u Hoja de datos. Para eliminar un campo en la vista Diseo de tabla, siga estos pasos: 1. Pase a la vista Diseo de tabla, si an no se encuentra all. 2. Seleccione un campo. 3. Haga clic en el botn Eliminar filas (Delete Rows) de la barra de herramienta Si lo prefiere, puede eliminar el campo en la vista Hoja de datos. Mientras que la vista Diseo ofrece ventajas para agregar campos, no existe una diferencia significativa al eliminar campos. Puede completar fcilmente a eliminacin de un campo en cualquier vista, Siga estos pasos para eliminar un campo en la vista Hoja de datos: 1. Pase a la vista Hoja de datos (Datasheet), si an no se encuentra all 2. Seleccione toda la columna del campo que desee eliminar. 3. Seleccione Edicin (Edit), Eliminar columna (Delete Colum)

2.8 Cmo eliminar una tabla

Para poder eliminar una tabla deber seguir estos pasos: 1. Desde la ventana Hoja de Datos (Datasheet), haga clic en la ficha Tablas (Tables). 2. Seleccione la tabla que desee eliminar. 3. Seleccione Edicin (Edit), Eliminar (Delete), o presione la tecla Supr (Del) de su teclado. 4. Aparecer un mensaje que le pregunta si est seguro de que desea hacer esto. Haga clic en S (Yes).

2.9 Cmo introducir un registro

Un registro es una fila de su tabla. Contiene informacin sobre una persona, un lugar, un evento especfico, o cualquier cosa. Usted introduce un valor para cada registro en cada campo (Columna) de su tabla.

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Primero debe abrir la tabla, Recuerde que para abrir una tabla, puede hacer doble clic en la ventana Hoja de datos (Datasheet), o hacer clic en ella una vez y luego en Abrir (Open). Despus, siga estos pasos para introducir un registro: 1. Haga clic en la primera celda vaca de la primera columna vaca. 2. Escriba el valor para ese campo. 3. Presione la tecla Tab para pasar al campo siguiente, y luego escriba su valor 4. Presione la tecla Tab, hasta que llegue al ltimo campo. Cuando presione la tecla Tab en el ltimo campo, el punto de insercin se mover al primer campo de la siguiente lnea, donde puede empezar un nuevo registro. 5. Siga introduciendo registros, hasta que llene todo.

2.9.1 Cmo reemplazar el contenido de una celda

Si el contenido anterior est completamente equivocado, es mejor introducir nuevos datos desde el principio. Para reemplazar el contenido anterior de un campo. Siga estos pasos: 1. Seleccione la celda cuyo contenido desea reemplazar. Para ello, haga clic en la celda o utilice el teclado para llegar a ella. Si vas a seleccionar la celda haciendo clic en ella, coloque el puntero del ratn en la orilla izquierda del campo; el puntero del ratn tomar la forma de un signo de ms. Luego haga clic una vez para seleccionar todo el contenido. 2. Escriba los nuevos datos. stos reemplazaran a los datos anteriores.

Figura 2.22

2.9.2 Cmo seleccionar registros

Adems de editar celdas individuales en un registro, tal vez quiera trabajar con todo un registro. Para esto, haga clic en el recuadro gris que se encuentra a la izquierda del registro (selector de registros). Access resaltar todo el registro )Desplegando las letras blancas en negro).

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Figura 2.23

Tal vez quiera seleccionar varios registros como grupo, para desarrollar una accin en todos al mismo tiempo. Para esto, seleccione el primer registro, presione y mantenga presionada la tecla Mays (Shift), y seleccione los dems registros. Slo puede seleccionar grupos adyacentes de registros; no puede elegirlos de toda la lista.

2.9.3 Cmo eliminar registros

Si encuentra que uno o ms registro no estn actualizados o no pertenecen a la tabla, puede eliminarlos fcilmente. Incluso puede eliminar varios registros a la vez. A continuacin se indica cmo hacerlo: 1. Seleccione el registro o los registros que desee eliminar. 2. Tome una de las siguientes opciones: Haga clic en el botn Eliminar registro (Delete Records) de la barra de herramientas. Presione la tecla Supr (Del) del teclado. Seleccione el comando Edicin (Edit), Eliminar (Delete). Seleccione el comando Edicin, Eliminar registro.

UNIDAD 3
3. Creacin y Manejo de Consultas
3.1 Consultas
Una consulta le proporciona una manera de hacer a un lado la informacin que no desea ver, para observar con ms claridad la informacin que necesita. Puede considerarlas como una coladera en la que usted vaca sus datos: los datos que no desea se van por los hoyos, dejando slo los datos que le interesa.

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Mucha gente le teme a las consultas, debido a los trminos tcnicos asociados con ellas (como valores, criterios y mscaras). Pero no hay por qu temerles.

3.2 Cmo crear una consulta simple utilizando un Asistente para consultas
La manera ms fcil de crear una consulta es con un Asistente para consultas, y el ms sencillo de stos es el Asistente para consultas sencillas (Simple Query Wizard). El Asistente para consultas sencillas le permite seleccionar los campos que desee desplegar (Eso es todo). No necesita establecer criterios para incluir registros individuales, ni especificar un orden. Esta especie de consulta sencilla es til cuando desea hacer a un lado campos extraos, pero desea ver todos los registros. Para crear una consulta de seleccin simple con el Asistente para consultas sencillas, siga estos pasos: 1. Abra la base de datos con la que desea trabajar y haga clic en la ficha Consultas (Queries). 2. Haga doble clic en el Asistente para consultas. Aparecer el primer cuadro del Asistente para consultas sencillas.

Figura 3.1 3. En la lista desplegable Tablas/Consultas (Tables/Quaries), elija la tabla de la que desee seleccionar campos.

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4. Haga clic en el nombre de un campo, en la lista Campos disponibles (Available Fields), y luego en el botn >, para pasar el nombre del campo a la lista Campos seleccionados

(Selected Fields). Haga lo mismo con cualquier que desee mover, o muvalos todos juntos con el botn >>. 5. Seleccione otra tabla o consulta de la lista Tablas/Consultas y agregue algunos de sus campos a la lista Campos seleccionados, si lo desea. Cuando haya terminado de agregar campos, haga clic en Siguiente (Next).

Figura 3.2 6. A continuacin se le pregunta si desea una consulta de Detalle (Detail) o de Resumen (Summary). Elija la que desee; si no est seguro, qudese con Detalle, que es la opcin predeterminada. Si elige Resumen, quedar disponible el botn Opciones de resumen (Summary Options), en el que puede hacer clic para abrir un cuadro de dilogo de opciones para el resumen. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar (OK).

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Figura 3.3 7. Introduzca un ttulo para la consulta, en el cuadro de texto Qu ttulo desea asignar a la consulta? (What Title Do You Want For Query?)

Figura 3.4

8. Haga clic en Finalizar (Finish) para ver los resultados de la consulta. Esta consulta es en realidad muy simple; su utilidad es limitada y no muestra ninguna de las funciones de consulta ms completas. Usted podra obtener los mismos resultados con slo ocultar ciertas columnas en la vista Hojas de datos (Datasheet)!. Por fortuna, la consulta de seleccin tiene ms opciones de las que muestra el Asistente para consultas sencillas (Simple Query Wizard), como ver en la siguiente leccin. Pero antes de ir all, eche un vistazo a los pocos principios bsicos que se aplican a cualquier consulta.

3.2.1 Otros asistentes para consultas

Las opciones de consulta de Access son muy amplias; pueden realizar clculos sorprendentes complicados, y comparaciones entre muchas tablas a la vez. Puede crear consultas con sus propios cuadros de dilogo, para la introduccin personalizada de criterios especiales, para vincular una consulta con bases de datos externas (de otros programas) etctera. Por desgracia, el proceso para crear muchas de esta consultas con grandes opciones es muy complicado. Lo suficiente como para darle a los usuarios causales un gran dolor de cabeza.

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Algunos Asistentes para consultas intermedios de Access pueden ayudarle a experimentar con ms de un tipo de consulta complejo, cuando usted hace clic en el botn Nuevo (New) de la ficha Consultas (Queries).

3.2.1.1 Asistente para consultas de referencias cruzadas (Crosstab Query Wizard). Despliega valores de resumen ( como sumas, cuentas y promedios de un campo) y los agrupa por un juego de hechos que se presentan en una lista de arriba hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, como encabezados de fila y otro grupo de hechos que se presentan en un lista, en la parte superior de la hoja de datos, como encabezados de columna.

3.2.1.2 Asistente para consultas de buscar no coincidentes (Find Duplicates Query Wizard). Compara dos tablas y encuentra todos los registros que no aparecen en ambas tablas (con base en una comparacin de ciertos campos).

3.2.1.3 Asistente para consultas de buscar duplicados (Find Duplicates Query Wizard). El opuesto del Asistente para consultas de buscar no coincidentes. Compara dos tablas y encuentra todos los registros que aparecen en ambas. NOTA: Estos asistentes se muestran nicamente si se ingresa en Insertar, y luego la opcin consulta.

Figura 3.5

3.3 Cmo iniciar una nueva consulta en la vista Diseo de consulta

En lugar de utilizar el Asistente para consultas sencillas (Simple Query Wizard) para empezar su consulta, puede empezar una consulta desde el principio en la vista Diseo de consulta.

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Para empezar una nueva consulta en la vista Diseo de consulta, siga estos pasos: 1. Abra la base de datos en que desea incluir la consulta. 2. Haga clic en la ficha Consultas (Queries) de la ventana Hoja de datos (Datasheet). 3. Haga clic en el botn Nuevo (New). 4. Haga clic en Vista Diseo (Desing View) y despus en Aceptar (OK). Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla (Show Table), con una lista de todas las tablas de la base de datos. 5. Seleccione la tabla con la que desea trabajar y haga clic en el botn Agregar (Add). 6. Repita el paso 5 para cada tabla que desee agregar. No olvide que, se desea utilizar ms de una tabla, ya debe haberse establecido una relacin entre las tablas. 7. Haga clic en Cerrar (Close) cuando termine de agregar sus tablas. Se abrir la ventana de la vista Diseo de consulta.

Figura 3.6

3.4 Cmo volver a ejecutar una consulta

En cualquier momento puede volver a ejecutar una consulta. Si la fecha ha cambiado desde la ltima vez que la ejecut, esos cambios estarn representados. Para volver a ejecutar una consulta siga estos pasos:

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1. Abra la base de datos que contiene la consulta. 2. Haga clic en la ficha Consultas (Queries), de la ventana Base de datos (Database).

3. Haga doble clic en la consulta que desee volver a ejecutar, o haga clic una vez en ella y luego en el botn Abrir (Open).

3.5 Cmo abrir una consulta en la vista Diseo de consulta

Para abrir una consulta existente, en la vista Diseo de consulta, siga estos pasos: 1. Abra la base de datos que contiene la consulta que desea editar. 2. Haga clic en la ficha Consultas (Queries). 3. Haga clic en la consulta que desee editar y luego en el botn Diseo (Desing).

Figura 3.7 Despus de esto se abrir la ventana de edicin de consultas.

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3.6 Cmo agregar campos a una consulta

Si creo su consulta desde el principio, lo primero que debe hacer es agregar los campos con los que desea trabajar. Tambin puede utilizar el mismo procedimiento para agregar campos adicionales a una consulta existente.

Figura 3.8

Hay tres maneras de agregar un campo a una consulta. Todos los mtodos son fciles: 1. Haga clic en la fila Tabla (Table) de la primera columna en blanco. Aparecer un botn con una flecha hacia abajo, indicando que est disponible una lista desplegable. 2. Abra la lista desplegable y seleccione una tabla. Las tablas disponibles de la lista son las mismas que las ventanas de tabla que aparecen en la parte superior de la ventana de diseo de la consulta. 3. Haga clic en la fila Campo (Field), que se encuentra directamente arriba del nombre de la tabla que acaba de elegir. Aparecer un botn con una flecha havia abajo, que indica que est disponible una lista desplegable. 4. Abra la lista desplegable y seleccione un campo. Los campos de la lista vienen de las tablas que eligi para su consulta. El nombre del campo aparece en la fila Campo, de la columna donde lo seleccion. El siguiente es el segundo mtodo para agregar un campo:

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1. En la ventana de la tabla que desee, desplcese por la Lista de campos (Fields List), la cual se encuentra en la parte superior del cuadro Diseo de consulta, hasta que encuentre el campo que desee agregar. 2. Haga clic en el nombre del campo y arrstrelo a la fila Campo, de la primera columna vaca. El nombre del campo aparecer en esa ubicacin. El tercer mtodo consiste simplemente en hacer doble clic en el nombre del campo, en la Lista de campos. Se mover al primer lugar disponible en la cuadrcula de diseo.

3.7 Cmo eliminar un campo de consulta

Hay dos maneras de eliminar un campo de su consulta: Haga clic en cualquier lugar de la columna y seleccione Edicin (Edit), Eliminar columnas (Delete Column) Coloque el puntero del ratn en el sector de columna, de tal manera que tome la forma de una flecha negra que seala hacia abajo. Haga clic para seleccionar toda la columna y luego presione la tecla Supr (Del), o haga clic en el botn Cortar (Cut) de la barra de herramientas.

3.8 Cmo agregar criterios

Los criterios le sern familiares. Puede utilizar criterios para elegir cules registros aparecern en los resultados de su consulta. Para establecer criterios para un campo que haya agregado a su consulta, siga estos pasos: 1. En la vista Diseo de consulta, haga clic en la fila Criterios (Criteria) de la columna del campo del campo deseado. 2. Escriba el criterio que desea utilizar, adems de los resultados subsecuentes.

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Figura 3.9

3. 9 Cmo ver los resultados de la consulta

Cuando est listo para ver los resultados de su consulta, haga clic en el botn Abrir (Open), de la barra de herramientas de Consulta Diseo, o seleccione Consulta (Query), Abrir. Sus resultados aparecern en una ventana que parece una hoja de datos.

Figura 3.10

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UNIDAD 4
4. Creacin y Manejo de Formularios
4.1 FORMULARIOS
Todos los datos que introduzca en su base de datos terminarn almacenados en una tabla. Puede introducir informacin directamente en una tabla, pero rara vez se hace. La mayora encuentra ms fcil crear un formulario especial en pantalla para introducir los datos. Un formulario se parece a cualquier hoja con espacios en blanco que usted llena a mano, como una solicitud de trabajo. Access vincula el formulario con la tabla y almacena en sta la informacin que usted coloca en el formulario.

Figura 4.1

4.2 Cmo crear un formulario con el Asistente

El Asistente para formularios (Form Wizard) proporciona una buena relacin entre la automatizacin de un Auto formulario (Autoform) el control que se obtiene al crear un formulario desde el principio. Siga estos pasos para utilizar el Asistente para formularios: 1. Desde la ventana Base de datos (Database,) haga clic en la ficha Formularios (Forms). 2. Haga doble clic en Asistente para formularios

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Figura 4.2 3. Abra la lista desplegable Tablas/Consultas (Tables/Queries) y elija una tabla o una consulta de la que desea seleccionar algunos campos.

Figura 4.3

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4. En la lista Campos disponibles (Available Fields), Haga clic en un campo que desee incluir en el formulario, y luego haga clic en el botn > para pasar a la lista Campos seleccionados (Selected Fields). 5. Repita el paso 6 hasta que haya seleccionado todos los campos que desee incluir a partir esa tabla o consulta. Si desea incluir campos de otra tabla o consulta, repita los pasos 5 y 6, para elegir otra tabla y otros campos. 6. Haga clic en Siguiente (Next) para seguir adelante, Se le pedir que elija un diseo: Columnas (Columns), que es la ms comn, Tabular, Hoja de datos (datasheet) o justificado (justified). Haga clic en cada uno de los botones, para ver una vista preliminar de ese tipo. Cuando haya tomado su decisin, haga clic en la que desee y luego en Siguiente (next). 7. El asistente le pedir que elija un estilo. Haga clic en cada uno de los estilos de la vista para ver una vista preliminar, haga clic en siguiente cuando haya elegido el que query. 8. Escriba un ttulo para el formulario, en el cuadro de texto que se encuentra en la parte superior del cuadro de dilogo. 9. Haga clic en e l botn Finalizar, aparecer el formulario, listo para la introduccin de datos, Aparecer en el formulario el primer registro de la tabla.

Figura 4.4

4.2 Cmo crear un formulario desde el Inicio

La manera ms flexible y difcil de crear un formulario es con Diseo de formulario. En la vista de diseo de formulario usted decide exactamente dnde colocar cada campo y cmo formatearlo. En los siguientes pasos se le inicia en el uso de la vista de diseo de formulario. 1. En la ventana Base de datos (Database), haga clic en la ficha Formularios (Formas). 2. Haga doble clic en Vista Diseo (Desing View).

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3. Seleccione una tabla o consulta en la lista desplegable que se encuentra en la parte inferior del cuadro de dilogo. 4. Haga clic en Aceptar (OK). Aparecer una pantalla de Diseo fe formulario.

Figura 4.5

4.2.1 Cmo agregar campos a un formulario

La idea bsica de la pantalla Diseo de formulario es simple: parece una mesa o un tablero en que usted coloca los elementos de su formulario. Los campos que agregue a un formulario aparecern en el rea Detalle (Detail) del formulario. El rea Detalle es la nica rea visible al principio. Aprender cmo agregar reas, ms adelante, en la siguiente leccin. Para agregar un campo al formulario, siga estos pasos: 1. Si no se encuentra desplegada la Lista de campos, haga clic en el botn Lista de campo o seleccione Ver (View), Lista de campos, para desplegarla. 2. Arrastre un campo de la Lista de campos al rea Detalle

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3. Repita el paso 2 para agregar al formulario todos los campos que desee.

Figura 4.6 Puede arrastrar al mismo tiempo varios campos al formulario. En el paso 2, en lugar de hacer clic en un solo campo y luego arrastrarlo, tome una de las siguientes opciones antes de arrastrar. Para seleccionar un bloque de campos, haga clic en el primero que desee, presione y mantenga presionada la tecla Mays (Shift), y haga clic en el ltimo. Para seleccionar campos no adyacentes, mantenga presionada la tecla ctrl. Y haga clic en cada campo. Para seleccionar todos los campos de la lista, haga doble clic en la barra de ttulo de la lista de campos

Puede mover los objetos de un formulario, despus de que los haya colocado inicialmente.

4.2.2 Mover campos

El cambio ms comn que se hace a un formulario es mover los campos. Tal vez necesite mover varios campos hacia abajo, para que pueda insertar un nuevo campo, o tal vez slo necesite

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modificar el orden en que aparecen los campos. En la vista Diseo de formulario (Form Design), siga estos pasos: 1. Haga clic en el nombre de un campo, para seleccionarlo. Aparecern controladores de tamao a su alrededor. Puede seleccionar varios campos, si mantiene presionada la tecla Mays (Shift) y hace clic en cada uno. 2. Coloque el puntero del ratn de manera que tome la forma de una mano. Si sta moviendo ms de un campo, puede colocar el puntero del ratn en cualquiera de los campos seleccionados. 3. Presione y mantenga presionado el botn izquierdo del ratn y arrastre el campo a una posicin diferente. 4. Cuando el campo se encuentre en la nueva posicin deseada, suelte el botn del ratn.

Figura 4.7

4.2.3 Cmo agregar texto

El siguiente cambio ms comn consiste en agregar texto al formulario. Para lograrlo, siga estos pasos: 1. Si el Cuadro de herramientas (Toolbox) no est desplegado, seleccione Ver (View), Cuadro de herramientas, o haga clic en el botn Cuadro de Herramientas.

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2. Haga clic en la herramienta Etiqueta (Label) del Cuadro de herramientas (La que tiene las letras Aa en cursivas). El puntero del ratn tomar la forma de una A mayscula con un signo de ms a un lado. 3. Haga clic en cualquier lugar del formulario, donde desee crear el nuevo texto. Aparecer un pequeo recuadro. (El recuadro se expandir para contener el texto, a medida que usted escribe.) 4. Escriba el texto. 5. Presione Intro, o haga clic en cualquier lugar fuera del rea de texto. Para terminar.

Figura 4.8

4.2.4 Cmo cambiar la longitud de los campos

Siga estos pasos: 1. Haga clic en el rea de introduccin de campos, para seleccionarla. controladores de tamao a su alrededor. Aparecern

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2. Coloque el puntero del ratn en el extremo derecho del rea de introduccin del campo, para que el puntero tome la forma de una flecha con dos cabezas 3. Arrastre el campo para darle la nueva longitud y suelte el botn del ratn.

Figura 4.9 De la misma manera puede cambiar el tamao de las etiquetas de cada campo: coloque el puntero del ratn en la orilla izquierda de una de ellas y arrastre hasta que el cuadro que contiene la etiqueta llegue a la longitud que desee.

4.7 Cmo cambiar el orden de tabulacin

Cuando introduce datos en un formulario, presiona la tecla Tab para pasar de un campo al siguiente, en el orden en que se muestran en el formulario. Este avance de campo a campo es el orden de tabulacin. Cuando usted crea por primera vez un formulario, el orden de tabulacin va de arriba hacia abajo.

Cuando mueve y reorganiza los campos, el orden de tabulacin no cambia automticamente. Esto le dificulta el llenado del formulario, as que usted necesitar ajustar el orden de tabulacin para que refleje la nueva estructura del formulario.

Siga estos pasos para ajustar el orden de tabulacin: 1. Seleccione Ver (View), Orden de tabulacin(Tab Order). Aparecer el cuadro de dilogo correspondiente.

Figura 4.10

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2. Los campos aparecen en su orden de tabulacin. Para cambiar el orden, haga clic en un campo y luego arrstrelo hacia arriba o hacia abajo en la lista. 3. Para establecer rpidamente el orden de tabulacin, con base en las posiciones actuales de los campos del formulario (de arriba hacia abajo), haga clic en el botn Orden automtico (Auto Order). 4. Haga clic en Aceptar (OK).

4.3 Cmo introducir datos en un formulario

La importancia de crear un formulario radica en que usted puede introducir datos en sus tablas ms fcilmente. El formulario acta como una mascara atractiva que cubre la sencillez de su tabla. Una vez haya creado un formulario, siga estos pasos para introducir datos en l: 1. Abra del formulario y luego haga algo de lo siguiente: Si su formulario aparece en la vista Diseo de formulario (Form Desing), seleccione el comando Ver (View), Formulario o haga clic en la flecha desplegable de botn Vista (View) y seleccione Vista formulario (From View) para desplegar la vista Formulario. Si el formulario no est abierto, haga clic en la ficha Formularios (Forms) de la venta base de datos (Database) y haga doble clic en el nombre del formulario o haga clic en el botn Abrir (Open).

2. Haga clic en el campo con el que desea iniciar y escriba sus datos. 3. Presione la tecla Tab Para pasar al siguiente campo. Si necesita regresar, puede presiona Mays+Tab (Shift+Tab) para pasar al campo anterior. A llegar al ltimo campo, presione la tecla Tab para pasar al primer campo de un nuevo registro en blanco. Para pasar al siguiente registro, antes de llegar al campo final, o para regresar a los registros anteriores, haga clic en los botones de flecha a la izquierda o la derecha que se encuentran en el extremo izquierdo de la barra de estado. 4. Repita los pasos 2 y 3 para introducir todos los registros que desee. Cada registro se guardar automticamente, a medida que usted lo introduzca.

UNIDAD 5
5. Creacin y Manejo de Formularios
5.1 Informes
Mientras que los formularios estn diseados para utilizarse en pantalla, los informes estn diseados para imprimirse. Los informes son colecciones de datos especialmente formateados, organizados de acuerdo con sus especificaciones.

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5.2 Cmo utilizar Autoinforme para crear un informe

Si desea in informe simple, sin chiste, con base en una sola tecla o consulta, Autinforme es lo que usted necesita. Puede regresar y mejorar ms adelante su aspecto, cuando aprenda sobre la personalizacin de los informes. Puede crear un informe tabular o en columnas. Un informe tabular parece una hoja de datos, y un informe en columnas parece un formulario. Son igualmente fciles de crear. Para crear un informe con la opcin Autoinforme (AutoReport), siga estos pasos: 1. Abra la base de datos que contiene la tabla o la consulta en que desee basar su informe. 2. Haga clic Insertar en la ficha Informes (Reports) de la ventana Aparecer el cuadro de dilogo Nuevo informe (New Report). 3. Haga clic en Autoinforme: columnas (AutoReport: Columnar) o en Autoinforme: tabular (AutoReport: Tabular).

Figura 5.1 4. En la lista desplegable que se encuentra en la parte inferior del cuadro de dilogo, seleccione la tabla o la consulta en que desee basar el informe. 5. Haga clic en Aceptar (OK). El informe aparecer en la vista preliminar (Print Preview). Consulte la seccin Cmo ver e imprimir informes en la Vista preliminar. Como puede observar en la Vista preliminar, la salida de los Autoinformes no es mucho mejor que la impresin de una tabla o un formulario.

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5.3 Cmo crear un informe con el Asistente para informes

El Asistente para informes (Report Wizard) ofrece un punto intermedio entre la facilidad de uso y la flexibilidad. Con el Asistente para informes puede utilizar varias tablas y consultas y elegir un diseo y un formato para su informe. Siga estos pasos para crear un informe con el Asistente para informes: 1. Abra la base de datos que contiene la tabla o la consulta en la que desee basar el informe. 2. Haga clic en la ficha Informes (Reports) de la ventana Base de datos (Database), y luego haga doble clic en Asistente para informes. Se iniciar el Asistente para informes.

Figura 5.2 3. Abra la lista desplegable Tablas/Consultas (Tables/Queries) y seleccione una de las tablas o consultas de las que desea tomar algunos campos para incluir en el informe. 4. Haga clic en un campo de la lista Campos disponibles (Availble Fields) y luego en el botn >, para mover dicho campo a la lista Campos seleccionados (Selected Fields). Repita este paso para seleccionar todos los campos que desee, o haga clic en >> para mover todos los campos a la vez.

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5. Se es necesario, seleccione otra tabla o consulta de la lista Tablas /Consultas (Talbes/Queries) y repita el paso 5. Cuando termine de seleccionar campos, haga clic en Siguiente (Next). Aparecer la siguiente pantalla del asistente. Figura 5.3

6. Si desea que los registros se agrupen a partir de alguno de los campos que seleccion, haga clic en el campo y luego en el botn >. Si desea seleccionar ms de un nivel de agrupamiento, eljalos en el orden en que los desea. Luego haga clic en Siguiente, Para seguir adelante. 7. A continuacin se le pregunta el orden que desea utilizar. Si desea registros ordenados, abra la primera lista desplegable y seleccione un campo que desee utilizar como base para el ordenamiento. Puede seleccionar hasta cuatro rdenes de las listas desplegables. Luego clic en Siguiente.

Figura 5.4

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8. En el siguiente cuadro de dilogo, elija una opcin de diseo del rea Distribucin (Layout). Cuando haga clic en un botn de opcin, el ejemplo del cuadro cambiar para mostrar lo que ha seleccionado.

Figura 5.5 9. Elija la orientacin de su informe impreso: Vertical (Portrait) (a lo largo del lado menor del papel u horizontal (Landscape) (a lo largo del lado mayor del papel). Luego haga clic en Siguiente (Next), para seguir adelante. 10. En el siguiente cuadro de dilogo del asistente, se le pedir que elija un estilo para el informe. Se presenta una lista con varios; haga cli en uno para ver un ejemplo. Cuando est satisfecho con su eleccin, haga clic en Siguiente. 11. Por ltimo, se le pedir un ttulo para el informe. Escriba una en el cuadro de texto Informe (Report) y haga clic en Terminar (Finish) para ver su informe en la Vista preliminar (Print Preview).

5.4 Cmo entrar en la vista Diseo de informe

Cuando termine de ver la presentacin preliminar de un informe que usted haya creado, cierre la Vista preliminar (Print Preview); estar automticamente en la vista Diseo de informe. Si quiere regresar ms adelante a esa vista, desde la ventana Base de datos (Database), siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Informes (Reports). 2. Haga clic en el informe que desea modificar. 3. Haga clic en el botn Diseo (Design). El informe aparecer en la vista Diseo.

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Figura 5.6 La vista Diseo de informe quiz le parezca familiar; se parece mucho a la vista Diseo de formulario (Form Design). Al igual que en la vista Diseo de formulario, hay un Cuadro de herramientas (Toolbox) con herramientas comunes de edicin.

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Figura 5.7

5.4.1 Cmo trabajar con objetos en su informe

Trabajar con objetos de un informe en la vista Diseo de informe (Report Design) es exactamente lo mismo que trabajar con objetos en la vista Diseo de formulario (Form Desing). Un objeto es cualquier control, como un nombre de campo o ttulo. Para lograr esto siga este breve resumen: Cmo seleccionar objetos Como en la vista Diseo de formulario puede seleccionar un objeto es su informe haciendo clic en l. Aparecen controladores de tamao (pequeos recuadros en las esquinas) alrededor de l. Cmo mover objetos Para mover un objeto, primero seleccinelo. Coloque el puntero del ratn sobre un borde, para que tome la forma de una mano negra abierta. Luego haga clic y arrastre el objeto a una nueva posicin. Cmo cambiar el tamao de los objetos Primero, seleccione el objeto. Luego coloque el puntero del ratn sobre uno de los controladores de tamao y arrastre para cambiar el tamao del objeto. Cmo formatear objetos de texto Utilice las listas desplegables Fuente (Font) y Tamao de fuente (Font Size), de la barra de herramientas, para elegir fuentes; luego utilice los botones

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Negrita (Bold), Cursiva (Italic) y subrayado (Underline) de la barra de herramientas para establecer atributos especiales. Tambin puede agregar lneas y objetos a los informes, como lo hace en los formularios.

5.4.2 Cmo agregar y eliminar campos

Puede agregar ms campos a su informe en cualquier momento. Siga estos pasos para agregar un campo a su informe: 1. Si no ve la Lista de campos (Field List), seleccione Ver (View), Lista de campos, o haga clic en botn Lista de campos de la barra de herramientas. Aparecer un cuadro flotante con la lista de todos los campos en la tabla que est utilizando. 2. Arrastre cualquier campo de la Dista de campos al informe. Colquelo en el lugar que desee, del rea Detalle (Detail). Para eliminar un campo, haga clic en l y presione la tecla Supr (Del). Esto elimina la referencia al campo que se conservaba en el informe, pero el campo permanece a la tabla de que proviene.

5.4.3 Cmo agregar etiquetas

Con este comando puede agregar sus etiquetas y escribir en ella y para poder hacerlo solo siga este sencillo paso: Para esto solo haga clic en el botn Etiqueta (Label) del cuadro de herramientas (Toolbox), luego haga clic en el informe y empiece a escribir. Cuando haga clic en cualquier lugar, fuera de la etiqueta.

5.4.4 Cmo agregar un cuadro de texto para clculo

Los elementos ms comunes de los cuadros de texto son las referencias a campos, sin embargo, los cuadros de texto tienen otro propsitos; tambin pueden contener clculo basados en los valores de diferentes campos. La creacin de un cuadro de texto para clculo es un poco complicado. Primero tiene que crear un cuadro de texto sin unin (es decir, que no est asociado con un campo en particular). Luego tiene que introducir los clculos en el cuadro de texto. Siga estos pasos: 1. Haga clic en la herramienta Cuadro de texto (Text Box), del Cuadro de herramientas (Toolbox); luego haga clic y arrastre el informe, para crear un cuadro de texto.

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2. Cambie la etiqueta para que refleje lo que est pasando en ese cuadro. 3. Haga clic en el cuadro de texto y escriba la frmula para el clculo que desee. 4. Haga clic en cualquier lugar, fuera del cuadro de texto, cuando haya terminado.

5.4.5 Reglas para la creacin de clculos

Las frmulas que puede introducir en un cuadro de texto de clculo utilizan controles matemticos estndar. + * / Suma Resta Multiplica Divide

Todas las frmulas empiezan con signos de igual (=), y todos los nombres de campo aparecen entre parntesis.

BIBLIOGRAFA
Aitken Peter, Fulton Jennifer,...Microsoft Office 97 Profesional 6 en 1, Editorial PrenticeHall Hispanoamericana, S.A., Mxico, 1,998. Biblioteca Prctica, PCMANIA, Qu Hay de Nuevo en Office 2000, Editorial Grupo Belenguer, Madrid Espaa, 1,999.