Pedoman Kearsipan

KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan H.R. Rasuna Said kav.6-7 Kuningan,Jakarta Selatan
Telepon: (021) 5253004, Faksimile: (021) 5253140
Laman : www.kemenkumham.go.id, Surel : tukementerian@kemenkumham.go.id
Nomor : SEK.6-OT.02.02-02 19 Juni 2023

Sifat : Biasa
Lampiran : 1 (satu) Berkas
Hal : Penyampaian Pedoman petunjuk Teknis Kearsipan
Yth.
1. Para Kepala Kantor Wilayah.
2. Para Sekretaris Unit Utama.
3. Para Kepala Unit Pelaksana Teknis.
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia
di tempat
Bersama ini kami sampaikan surat Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor

SEK-9.OT.02.02 Tahun 2023 tentang petunjuk teknis pengelolaan kearsipan
dinamis di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, sehubungan
dengan pedoman dimaksud diharapkan seluruh unit kerja di lingkungan
Kementerian Hukum dan HAM dapat melaksanakan tata kelola kearsipan yang
efektif, efisien dan sistematis dalam rangka mendukung capaian target kinerja
Kementerian Hukum dan HAM Tahun 2023 dan peningkatan nilai indeks
pengawasan kearsipan guna mendukung penilaian Reformasi Birokrasi pada bidang
Kearsipan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Berkenaan dengan hal tersebut di minta kepada kepala Unit Kerja Kementerian
Hukum dan HAM dapat melakukan evaluasi dan monitoring terhadap tata kelola
kearsipan pada Unit Kerjanya sehingga target yang telah ditetapkan dapat
terealisasi sesuai dengan capaian kinerja yang telah ditetapkan. Demikian atas
perhatian dan kerja sama yang baik di ucapkan terima kasih.
Kepala Biro Umum,
Anak Agung Gde Krisna

NIP 198001042000121001
Tembusan:
✓ Sekretaris Jenderal Kementerian Hukum dan HAM
REPUBLIK INDONESIA
KEPUTUSAN SEKRETARIS JENDERAL

REPUBLIK INDONESIA
NOMOR SEK-9.OT.02.02 TAHUN 2023
TENTANG
PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
SEKRETARIS JENDERAL KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA,
Menimbang : bahwa dalam rangka pelaksanaan Petunjuk Teknis Pengelolaan Kearsipan di

lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, guna tertib
administrasi maka dipandang perlu menetapkan Keputusan Sekretaris Jenderal;
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang Kementerian Negara

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 166,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4916);
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
3. Peraturan Presiden Nomor 18 Tahun 2023 tentang Kementerian Hukum
dan Hak Asasi Manusia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023
Nomor 32);
5. Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 41 Tahun 2021
tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia (Berita Negara Republik Indonesia tahun 2021 Nomor 1365);
6. Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 42 Tahun 2021
tentang Uraian Fungsi Organisasi Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama dan
Tugas Koordinator Jabatan Fungsional di lingkungan Kementerian Hukum
dan Hak Asasi Manusia (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2021
Nomor 1366);
7. Peraturan Arsip Nasional Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman
Pemeliharaan Arsip Dinamis (Berita Negara Republik Indonesia Tahun
2018 Nomor 818);
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : KEPUTUSAN SEKRETARIS JENDERAL TENTANG PETUNJUK TEKNIS

PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN
HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA.
KESATU : Petunjuk Teknis Pengelolaan Kearsipan Dinamis di lingkungan Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia bertujuan untuk:
a. menciptakan sistem pengelolaan arsip dinamis yang terintegrasi, berdaya
guna dan berhasil guna sesuai Norma Standar Prosedur dan Kreteria (NSPK)
Kearsipan;
b. menjamin tercipta dan tersedianya arsip yang autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yang sah di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia;
c. menjamin …
-2-
c. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti

pertanggungjawaban; dan
d. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya.
KEDUA : Petunjuk teknis pengelolaan kearsipan dinamis di lingkungan Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia meliputi :
a. sumber daya kearsipan (pengorganisasian kearsipan, Sumber Daya Manusia
(SDM) kearsipan, prasarana dan sarana kearsipan, program dan pendanaan);
b. pengurusan naskah dinas;
c. pengelolaan arsip aktif;
d. pengelolaan arsip inaktif;
e. alih media;
f. pengelolaan arsip elektronik;
g. penyusutan arsip;
h. program dan pendanaan;
i. pembinaan dan pengawasan.
KETIGA : 1. Petunjuk teknis pengelolaan kearsipan digunakan sebagai panduan bagi unit
pengolah dan unit kearsipan di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak
Asasi Manusia;
2. Petunjuk teknis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam
lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan
Sekretarist Jenderal ini.
KEEMPAT : Keputusan Sekretaris Jenderal ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila
di kemudian hari terdapat kekeliruan di keputusan ini, akan dilakukan perbaikan
seperlunya.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 16 Juni 2023
SEKRETARIS JENDERAL,
KOMJEN POL. ANDAP BUDHI REVIANTO, S.I.K., M.H.

LAMPIRAN
Keputusan Sekretaris Jenderal
Nomor : SEK-9.OT.02.02 Tahun 2023
Tanggal : 16 Juni 2023
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menjelaskan bahwa arsip
merupakan identitas dan jati diri bangsa, serta berfungsi sebagai memori, acuan, dan bahan
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara yang harus
dikelola dan diselamatkan oleh negara. Seiring dengan berlangsungnya kegiatan administrasi
yang semakin meningkat jumlah arsip pada organisasi/instansi akan semakin bertambah. Jika
tidak dikelola dengan baik maka arsip tidak akan mempunyai nilai guna bahkan hanya
merupakan tumpukan kertas yang tidak bermanfaat dan yang lebih buruk lagi arsip akan
menjadi pengganggu kinerja suatu organisasi/instansi. Sehubungan dengan hal tersebut perlu
penyesuaian dalam tata pengelolaan arsip secara terus-menerus sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia sebagai instansi pemerintah berkewajiban
untuk mengelola arsip yang tercipta dari pelaksanaan tugas dan kegiatannya sebagai bentuk
pertanggungjawaban negara, pemerintahan, pelayanan publik dan untuk kepentingan sejarah
bangsa. Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia memiliki berbagai arsip penting terkait
pelaksanaan tugas dan fungsinya sehingga arsip yang tercipta harus dilindungi dan
diselamatkan. Untuk itu diperlukan suatu regulasi berupa petujuk teknis kearsipan.
Dengan adanya petunjuk teknis kearsipan dinamis diharapkan semua satuan kerja
di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dapat memanfaatkan pedoman ini
sebagai acuan pengelolaan kearsipan dinamis di unit organisasi masing-masing sehingga
upaya untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik, akuntabilitas dan terpercaya dalam
rangka penyelenggaraan negara yang baik dan bersih, peningkatan kualitas pelayanan publik
serta penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Dilaksanakan sesuai tujuan yang diamanatkan dalam Undang-undang Kearsipan serta
mendukung Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) di lingkungan Kementerian Hukum
dan Hak Asasi Manusia.
B. Maksud dan Tujuan

Maksud disusunnya petunjuk teknis pengelolaan kearsipan dinamis adalah mewujudkan
keseragaman dan kelancaran pelaksanaan dan pengelolaan kegiatan kearsipan di lingkungan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Tujuan disusunnya petunjuk teknis pengelolaan kearsipan dinamis adalah :
1. menciptakan sistem pengelolaan arsip dinamis yang terintegrasi, berdaya guna dan
berhasil guna sesuai Norma Standar Prosedur dan Kreteria (NSPK) kearsipan.
2. menjamin tercipta dan tersedianya arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
3. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban.
4. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang
autentik dan terpercaya.
C. Sasaran
Sasaran disusunnya petunjuk teknis pengelolaan kearsipan adalah :
1. tercapainya kesamaan pengertian, penafsiran, dan pemahaman dalam melakukan
kegiatan pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia.
2. terwujudnya keterpaduan tindakan antara unit kearsipan dengan unit pengolah dalam
melakukan pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia.
3. terwujudnya pengelolaan arsip dinamis secara efektif dan efisian di lingkungan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
D. Asas Penyelenggaraan
Pengelolaan arsip di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia adalah asas
gabungan yaitu asas sentralisasi dan asas desentralisasi.
1. Asas Sentralisasi dalam hal :
a. penetapan kebijakan pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Kementerian Hukum
b. pembinaan kearsipan dapat dilakukan secara berjenjang di Unit Kearsipan I dan
Unit Kearsipan II pada Unit Kerja Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
c. Penyimpanan arsip inaktif tersentral di Unit Kearsipan yaitu :
1) Unit Kearsipan I untuk penyimpanan arsip inaktif (arsip yang berketerangan
permanen) Kementerian dan penyimpanan arsip inaktif di lingkungan Sekretariat
Jenderal.
2) Unit Kearsipan II untuk penyimpanan arsip inaktif di Direktorat Jenderal,
Inspektorat Jenderal, Badan, dan Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan
Hak Asasi Manusia.
3) Unit Kearsipan III untuk menyimpan arsip inaktif di Unit Pelaksana Teknis.
4) Pengelolaan arsip dinamis meliputi pengendalian arsip aktif, penyimpanan arsip
inaktif, pelaksanaan alih media, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip bernilai
guna sejarah ke Arsip Nasional Republik Indonesia.
2. Asas Desentralisasi dalam hal :
a. pengelolaan arsip aktif uang dilakukan di masing-masing Unit Pengolah.
b. pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
c. pemusnahan arsip dilakukan di masing-masing Unit Kearsipan.
E. Ruang Lingkup
Ruang lingkup petunjuk teknis kearsipan meliputi berbagai kegiatan yang mencakup sumber
daya kearsipan (pengorganisasian kearsipan, sumber daya manusia kearsipan, prasarana dan
sarana kearsipan, program dan pendanaan), pengurusan naskah dinas, pengelolaan arsip
aktif, pengelolaan arsip inaktif, alih media, pengelolaan arsip elektronik, penyusutan arsip,
pembinaan dan pengawasan.
F. Pengertian Umum
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh
melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai
fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
3. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan
kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasionalyang didukung
oleh sumberdaya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
4. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
penciptaarsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
5. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

7. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang.
8. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan
hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
10. Arsip Bernilai Guna Tinggi adalah arsip yang berfungsi sebagai bahan
pertanggungjawaban, bahan/alat perlindungan hukum, memori dan identitas organisasi
serta memiliki keunikan bentuk dan informasi.
11. Asas Desentralisasi adalah pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan oleh masing-masing
Unit Pengolah.
12. Asas Sentralisasi adalah pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan terpusat di Unit
Kearsipan.
13. Asas Gabungan adalah asas pengelolaan arsip dinamis gabungan antara asas
sentralisasi dan asas desentralisasi.
14. Alih Media Arsip adalah kegiatan yang dilakukan dalam rangka pemeliharaan arsipdinamis
dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi, serta diautentikasi olehSekretaris
Utama atau pejabat yang ditunjuk.
15. Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip,
kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kerasipan.
16. Audit Kearsipan adalah proses identifikasi masalah, analisis, evaluasi bukti yang dilakukan
secara independen, objektif dan profesional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai
kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi dan keandalan penyelenggaraan
kearsipan.
17. Berita Acara Pemindahan Arsip adalah pernyataan yang menyatakan bahwa pada hari,
tanggal dan bulan serta tahun yang sudah ditentukan pada pernyataan tersebut terjadi
pemindahan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan unit utama atau dari UnitKearsipan
unit utama ke Unit Kearsipan Kementerian.
18. Berita Acara Pemusnahan Arsip adalah pernyataan yang menyatakan bahwa pada hari,
tanggal dan bulan serta tahun yang sudah ditentukan pada pernyataan tersebut telah
dilakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam daftar lampiran.
19. Berita Acara Serah Terima Arsip Statis adalah pernyataan yang menyatakan bahwa pada
hari, tanggal dan bulan serta tahun yang telah ditentukan pada penyataan tersebut telah
dilakukan penyerahan arsip statis dari Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI).
20. Berkas adalah kesatuan himpunan dokumen yang saling berhubungan yang mengandung
data, peristiwa atau keterangan tentang suatu masalah yang merupakan
kegiatan/persoalan. Berkas dapat terdiri dari satu sampai sepuluh bahkan ratusan
dokumen.
21. Berkas Kerja adalah berkas yang digunakan secara langsung dan terus menerus dalam
proses pekerjaan sehari-hari.
22. Formulir Peminjaman Arsip adalah formulir yang dipergunakan sebagai sarana untuk
pencatatan peminjaman dan pengembalian arsip.
23. Pemberkasan Arsip adalah kegiatan pengelompokan atau penyatuan arsip ke dalam unit
informasi serta logis dan sistematis berdasarkan pada kesamaan masalah, bentuk, dan
urusannya.
24. Penataan Arsip adalah cara untuk menata arsip di dalam berkas dan mengatur berkas
dalam suatu susunan yang sistematis. Penataan arsip harus memperhatikan tujuan,
kegunaan, bentuk dan sifat arsip yang menunjang pelaksanaan kegiatan satuan kerja,
sehingga dapat ditemukan kembali dengan mudah apabila diperlukan.
25. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam
pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
26. Central File adalah tempat penyimpan arsip aktif.
27. Daftar Arsip adalah daftar yang mengidentifikasi arsip yang dikelola, yang sekurang-
kurangnya memberikan informasi mengenai nama pencipta arsip, nomor arsip, kode
klasifikasi, uraian informasi, kurun waktu, jumlah dan keterangan.
28. Filing Cabinet adalah sarana untuk penyimpanan arsip aktif/berkas kerja.
29. Folder adalah alat untuk menyimpan arsip dalam filing cabinet.
30. Guide/Sekat adalah penyekat untuk mengelompokkan berkas arsip dalam rangka
penataan berkas berdasarkan alfabetis, nomor, alfanumerik, geografis dan kronologis.
31. Indeks adalah tanda pengenal/petunjuk arsip yang merupakan alat untuk menyusun dan
menemukan arsip dalam berkas.
32. Tunjuk Silang adalah keterangan jika arsip mempunyai lampiran dokumen lain yang tidak
bisa disimpan pada laci filing cabinet karena ukurannya besar, maka dibuatlah tunjuk
silang.
33. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan
fungsi dan tugas Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia menjadi beberapa katagori
unit informasi arsip.
34. Kode Klasifikasi Arsip adalahsimbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang
digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip;
35. Lembar Disposisi adalah lembar isian untuk menuliskan instruksi/informasi.
36. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-
kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan
arsip.
37. Masa Simpan/Retensi Arsip adalah jangka waktu simpan arsip baik pada masa aktif
maupun inaktif yang ditentukan berdasarkan frekuensi penggunaan dan nilai guna arsip.
38. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat
oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia
dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.
39. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan
pengguna arsip.
40. Pemilahan/Seleksi Arsip adalah pengelompokan antara arsip, non arsip, dan duplikasi.
41. Pemindahan Arsip Inaktif adalah kegiatan penyusutan arsip dengan memindahkan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipansetelah melalui seleksi/pemilahan berdasarkan
pada Jadwal Retensi Arsip.
42. Pemusnahan Arsip adalah kegiatan penyusutan arsip dengan memusnahkan arsip yang
tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan.
Pemusnahan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui
jangka waktu penyimpanan dilakukan sampai tidak dikenal lagi baik fisik maupun
informasinya. Pemusnahan bisa dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan atau
pengiriman ke pabrik bubur kertas (pulp).
43. Penataan Berkas adalah kegiatan mengatur dan menyusun berkas dalam suatu tatanan
yang sistematis berdasarkan tipe dan kegunaan arsip.
44. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien,
efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta
penyusutan arsip.
45. Penilaian Arsip adalah proses menentukan nilai guna arsip dilihat dari aspek fungsi dan
substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai instrinsiknya yang dilakukan melalui
langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi
46. Penyerahan Arsip adalah kegiatan penyusutan arsip dengan menyerahkan arsipyang
mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional dari unit kearsipan Kementerian Hukum
dan Hak Asasi Manusia ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
47. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan
arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki
nilai guna dan penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
48. Sentral Arsip Inaktif/Records Center adalah ruang atau gedung yang didesain dan ditata
serta dilengkapi dengan peralatan kearsipan untuk menyimpan dan mengelola arsip inaktif
dilingkunganKementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
49. Series/Jenis Arsip adalah sekelompok berkas yang memiliki fungsi yang sama, dari
rekaman kegiatan sejak awal sampai akhir.
50. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia
yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang
meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem
kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana,
serta sumber daya lainnya.
51. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia
yang mempunyai tugas dantanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan
kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
52. Daftar Arsip Lembaga adalah daftar arsip aktif dan inaktif yang dikelola dan disajikan
secara periodik oleh unit kearsipan masing-masing lembaga negara.
53. Informasi Arsip Tematik adalah informasi yang dihasilkan dari pengolahan daftar arsip aktif
dan daftar arsip inaktif yang berkaitan dengan tema-tema tertentu.
54. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di
bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
55. Sarana Bantu Penemuan Arsip adalah naskah hasil pengolahan arsip yang memuat
serangkaian petunjuk tentang cara menemukan kembali arsip yang dibutuhkan pengguna
arsip, baik berupa guide arsip maupun daftar arsip.
BAB II
SUMBER DAYA KEARSIPAN
Dalam rangka pengelolaan arsip diperlukan sumber daya kearsipan di lingkungan Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia, terdiri atas pengorganisasian kearsipan, sumber daya manusia
kearsipan, prasarana dan sarana kearsipan, program dan pendanaan.
A. PENGORGANISASIAN KEARSIPAN
Secara fungsional susunan organisasi kearsipan di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak
Asasi Manusia dibagi menjadi dua yaitu :
1. Unit Kearsipan
Unit kearsipan di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia terdiri atas:
a. Unit Kearsipan I (Sekretariat Jenderal)
Unit Kearsipan I berada pada Biro Umum, Koordinator Tata Usaha Kementerian,
Biro Umum Cq. Sub Bagian Tata Usaha. Unit Kearsipan I adalah penanggung jawab
pembinaan, koordinasi dan pengendalian pelaksanaan tata kearsipan dinamis yang
menjadi tanggung jawab Sekretariat Jenderal.
b. Unit Kearsipan Unit II (Unit Utama dan Kantor Wilayah)
Di lingkungan Unit Utama dan Kantor Wilayah yang mempunyai fungsi sebagai
Unit Kearsipan II adalah sebagai berikut :
1) di lingkungan Inspektorat Jenderal: Sekretariat Inspektorat Jenderal dan
sebagai pelaksana adalah Bagian Umum, Cq. Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan
dan Protokol;
2) di lingkungan Direktorat Jenderal: Sekretariat Direktorat Jenderal dan sebagai
pelaksana adalah Bagian Umum, Cq. Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan dan
Protokol;
3) di lingkungan Badan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia: Sekretariat
Badan dan sebagai pelaksana adalah Bagian Umum, Cq. Sub Bagian Tata
Usaha Pimpinan dan Protokol;
4) di lingkungan Kantor Wilayah: Kepala Divisi Administrasi dan sebagai pelaksana
adalah Kepala Bagian Umum, Cq. Sub Bagian Kepegawaian, Tata usaha, dan
Rumah Tangga.
c. Unit Kearsipan III (Unit Pelaksana Teknis)
Di lingkungan Unit Pelaksana Teknis sebagai pelaksana berada pada Bagian Tata
Usaha, Subbagian Tata Usaha dan Urusan Tata Usaha. Satuan kerja diatas dapat
digambarkan sebagai berikut :
UNIT PELAKSANA TEKNIS UNIT KEARSIPAN III
LEMBAGA PEMASYARAKATAN
Lembaga Pemasyarakatan Kelas I : Bagian Tata Usaha
Lembaga Pemasyarakatan Kelas IIA : Sub Bagian Tata Usaha
Lembaga Pemasyarakatan Kelas IIB : Sub Bagian Tata Usaha
Lembaga Pemasyarakatan Kelas III : Urusan Tata Usaha
Lembaga Pemasyarakatan Pemuda Kelas IIA : Sub Bagian Tata Usaha

Lembaga Pemasyarakatan Pemuda Kelas IIB : Sub Bagian Tata Usaha
Lembaga Pemasyarakatan Pemuda Kelas III : Urusan Tata Usaha
Lembaga Pemasyarakatan Perempuan Kelas IIA : Sub Bagian Tata Usaha

Lembaga Pemasyarakatan Perempuan Kelas IIB : Sub Bagian Tata Usaha
Lembaga Pemasyarakatan Perempuan Kelas III : Urusan Tata Usaha
Lembaga Pemasyarakatan Khusus Kelas IIA : Sub Bagian Tata Usaha

Lembaga Pemasyarakatan Khusus Kelas IIB : Sub Bagian Tata Usaha
Lembaga Pembinaan Khusus Anak Kelas I : Sub Bagian Umum

Lembaga Pembinaan Khusus Anak Kelas II : Sub Bagian Umum
Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Kelas IIA : Sub Bagian Tata Usaha

Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Kelas IIB : Sub Bagian Tata Usaha
Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Kelas III : Urusan Tata Usaha
Lembaga Pemasyarakatan Terbuka IIB : Sub Bagian Tata Usaha

Lembaga Pemasyarakatan Terbuka III : Urusan Tata Usaha
RUMAH TAHANAN NEGARA

Rumah Tahanan Negara Kelas I : Seksi Pelayanan Tahanan
Rumah Tahanan Negara Kelas IIA : Sub Seksi Pelayanan Tahanan
Rumah Tahanan Negara Kelas IIB : Sub Seksi Pelayanan Tahanan
Rumah Tahanan Negara Perempuan Kelas IIA : Sub Seksi Pelayanan Tahanan
BALAI PEMASYARAKATAN
Balai Pemasyarakatan Kelas I : Sub Bagian Tata Usaha
Balai Pemasyarakatan Kelas II : Urusan Tata Usaha
RUMAH PENYIMPANAN BENDA SITAAN NEGARA

Sub Seksi Administrasi dan
Rumah Penyimpanan Benda Sitaan Negara Kelas I :
Pemeliharaan
Sub Seksi Administrasi dan
Rumah Penyimpanan Benda Sitaan Negara Kelas II :
Pengelolaan
BALAI HARTA PENINGGALAN

Balai Harta Peninggalan : Sub Bagian Umum
KANTOR IMIGRASI
Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI : Bagian Tata Usaha
Kantor Imigrasi Kelas I Khusus NonTPI : Bagian Tata Usaha
Kantor Imigrasi Kelas I TPI : Sub Bagian Tata Usaha

Kantor Imigrasi Kelas I Non TPI : Sub Bagian Tata Usaha
Kantor Imigrasi Kelas II TPI : Sub Bagian Tata Usaha
Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI : Sub Bagian Tata Usaha
Kantor Imigrasi Kelas III TPI : Urusan Tata Usaha
Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI : Urusan Tata Usaha
RUMAH DETENSI IMIGRASI

Rumah Detensi Imigrasi Pusat : Bagian Tata Usaha
Rumah Detensi Imigrasi : Sub Bagian Tata Usaha
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

Balai Pendidikan dan Pelatihan : Sub Bagian Tata Usaha
2. Unit Pengolah
Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan
arsip di lingkungannya. Satuan kerja yang mempunyai fungsi sebagai unit pengolah
di lingkungan Kementerian adalah sebagai berikut:
a. di lingkungan Sekretariat Jenderal
1) Unit Pengolah : Biro atau Pusat
2) Pimpinan Unit Pengolah : Kepala Biro atau Kepala Pusat
3) Pelaksana Pengolah : Bagian
4) Tata usaha Unit Pengolah : Sub Bagian Tata Usaha
b. di lingkungan Inspektorat Jenderal

1) Unit Pengolah : Sekretariat dan Inspektorat Wilayah
2) Pimpinan Unit Pengolah : Sekretaris dan Inspektur Wilayah
3) Pelaksana Pengolah : Bagian Sekretariat dan Inspektorat Wilayah
c. di lingkungan Direktorat Jenderal

1) Unit Pengolah : Sekretariat Direktorat Jenderal dan Direktorat
2) Pimpinan Unit Pengolah : Sekretaris dan Direktur
3) Pelaksana Pengolah : Bagian dan Sekretariat Direktorat Jenderal dan
Direktorat
d. di lingkungan Badan
1) Unit Pengolah : Sekretariat Badan dan Pusat
2) Pimpinan Unit Pengolah : Sekretaris Badan dan Kepala Pusat
3) Pelaksana Pengolah : Bagian dan Bidang
e. di lingkungan Kantor Wilayah

1) Unit Pengolah : Para Kepala Divisi
2) Pimpinan Unit Pengolah : Kepala Divisi
f. di lingkungan Unit Pelaksan Teknis

1) Unit Pengolah : Para Kepala Unit Pelaksana Teknis
2) Pimpinan Unit Pengolah : Kepala Unit Pelaksana Teknis
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
1. Unit Kearsipan I (Sekretariat Jenderal) :
a. membuat Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) di bidang tata
persuratan dan kearsipan.
b. melaksanakan pembinaan kearsipan di lingkungan unit utama Kementerian.
c. melaksanakan pemeliharaan, pemanfaatan, dan pembinaan penggunaan
Electronic Filing Sistem di lingkungan Kementerian.
d. pengelolaan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi dalam kerangka Sistem
Kearsipan Nasional (SKN) dan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN).
e. melakukan penilaian terhadap arsip inaktif yang akan dipindahkan,
dimusnahkan dan diserahkan.
f. memfasilitasi pemindahan arsip inaktif yang masa retensinya di atas tiga tahun
dari Unit Kearsipan Unit Utama.
g. melakukan pemusnahan arsip inaktif yang telah habis retensinya sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
h. melakukan penyerahan arsip statis kepada ANRI.
i. melaksanakan penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip inaktif yang
masa retensinya di atas tiga tahun.
j. koordinasi pembinaan daftar, pemberkasan dan pelaporan serta penyerahan
arsip terjaga.
k. melakukan pengawasan kearsipan internal tehadap Unit Kearsipan Unit Utama.
2. Unit Kearsipan II (Unit Utama dan Kantor Wilayah) :
a. melaksanakan kegiatan pengurusan surat masuk menggunakan Electronic
Filing Sistem.
b. melaksanakan pembinaan pengelolaan kearsipan di lingkungan Unit Utama
dengan koordinasi Unit Kearsipan Kementerian.
c. menerima arsip inaktif dari unit pengolah.
d. melakukan pemindahan arsip inaktif yang masa retensinya lebih dari tiga tahun
kepada Unit Kearsipan Kementerian.
e. melakukan koordinasi dengan Unit Kearsipan Kementerian untuk kegiatan
pemusnahan dan penyerahan arsip.
f. melakukan pembinaan dan monitoring kearsipan internal di unit utama dan Unit
Pelaksana Teknis di bawahnya.
3. Unit Kearsipan III (Unit Pelaksana Teknis) :
a. Unit Kearsipan Satuan Kerja
1) melaksanakan kegiatan pengurusan surat masuk menggunakan Electronic
Filing System.
2) melaksanakan pembinaan pengelolaan kearsipan di lingkungan SatuanKerja
dan UPT.
3) menerima arsip inaktif dari Unit Pengolah.
4) melakukan pemindahan arsip inaktif yang masa retensinya lebih dari tiga
tahun kepada Unit Kearsipan Unit Utama.
b. Unit Kearsipan UPT
1) melaksanakan kegiatan pengurusan surat masuk menggunakan Electronic
Filing Sistem.
2) melaksanakan pembinaan pengelolaan kearsipan di lingkungan Unit
Pelaksana Teknis.
3) menerima arsip inaktif dari Unit Pengolah.
4) melakukan pemindahan arsip inaktif ke records center.
5) melakukan koordinasi dengan Unit Kearsipan Unit Utama dan Unit
Kearsipan Kementerian untuk pemusnahan dan penyerahan arsip statis.
4. Unit Pengolah
a. melakukan pengurusan surat masuk dan pengiriman surat keluar.
b. pimpinan Unit Pengolah memberi arahan/instruksi pada lembar disposisi.
c. bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip aktif di unit kerjanya.
d. memberikan batas waktu penyelesaian pekerjaan.
e. melaksanakan pemberkasan arsip aktif.
f. melakukan penyusutan arsip inaktif dengan cara pemindahan arsip inaktif ke
Unit Kearsipan.
g. melaksanakan alih media arsip.
h. melakukan pemindahan arsip permanen ke Unit Kearsipan Kementerian.
i. melaksanakan pemusnahan non arsip dan duplikasi arsip.
j. bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, penyajian arsip vital dan
arsip aktif.
k. bertanggung jawab terhadap keautentikan arsip yang diciptakan.
B. SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN

Sumber Daya Manusia Kearsipan terdiri atas :
1. pejabat pimpinan tinggi dan pejabat administrasi yang memiliki kewenangan dan
tanggung jawab di bidang kearsipan :
a. mempunyai kedudukan sebagai tenaga manajerial yang mempunyai fungsi, tugas,
dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan manajemen Kearsipan.
b. mempunyai tanggung jawab melakukan perencanaan, penyusunan program,
pengaturan, pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan, pemantauan dan
evaluasi, serta pengelolaan sumber daya kearsipan.
2. Arsiparis
Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki
kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya. Arsiparis
menjalankan fungsi dan tugasnya menyesuaikan dengan indikator kinerja utama dan
perjanjian kinerja di lingkungan Kementerian.
Arsiparis terdiri atas :
a. Arsiparis pegawai negeri sipil
Arsiparis pegawai negeri sipil merupakan pegawai negeri sipil yang memiliki
kompetensi di bidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam
jabatan fungsional arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan. Komposisi Arsiparis tingkat terampil dan tingkat ahli disesuaikan dengan
beban kerja dan rentang kendali pengelolaan arsip di lingkungan pencipta arsip.
Arsiparis pegawai negeri sipil terdiri dari:
1). Arsiparis tingkat terampil.
2). Arsiparis tingkat ahli.
b. Arsiparis pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja.
Arsiparis pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja merupakan pegawai non-
pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diangkat
dan ditugaskan secara penuh untuk melaksanakan kegiatan kearsipan dilingkungan
pencipta arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undanganKompetensi
arsiparis pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja harus memiliki kompetensi
yang sama dengan kompetensi arsiparis pegawai negeri sipil.
Tugas dan fungsi Arsiparis meliputi :
1. menjaga terciptanya arsip dari penyelenggaraan kegiatan Kementerian.
2. menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang
sah.
3. menjaga ketersediaan daftar arsip pada Unit Kearsipan.
4. menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
5. menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin
arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan melalui pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
6. menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
7. menjaga keselamatan aset nasional atau arsip vital dan arsip terjaga pada Unit
Kearsipan.
8. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsi, arsiparis mempunyai kewenangan

1. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna
arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi
dan/atau fisik arsip.
2. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna
arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
3. melakukan penelusuran arsip pada Unit Pengolah berdasarkan penugasan
oleh pimpinan Unit Kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka
penyelamatan Arsip.
3. Pengelola arsip aktif atau pelaksana yang ditugaskan mengelola kearsipan. Ditetapkan
oleh pimpinan Kementerian sebagai pengelola arsip atau dengan nama jabatan lainnya
yang melaksanakan tugas dan fungsi di bidang pengelelola arsip. Pelaksana di bidang
kearsipan melaksanakan tugas dan fungsi dengan pendampingan dari arsiparis.
C. PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
Sarana penyimpanan arsip baik di pusat penyimpanan arsip aktif (central file) maupun di pusat
penyimpanan arsip inaktif (records center) dapat disimpan dengan: filing cabinet, roll o’pack,
brankas, rak arsip statis atau lemari besi untuk menyimpan arsip vital, folder, boks, dan
formulir-formulir pengelolaan arsip lainnya.
Prasarana yang diperlukan adalah sentral arsip aktif (central file) dan sentral arsip inaktif
(records center) yang terhindar dari kesibukan pekerjaan, tahan gempa, tahan kebakaran,
serta aman dari faktor perusak baik alam, binatang, dan pihak-pihak yang tidak
berkepentingan.Penyediaan prasarana dan sarana pengelolaan arsip aktif (central file)
diusulkan oleh unit pengolah dengan memperhatikan fasilitas ruang kerja unit yang tersedia
dan standar sarana dan prasarana yang ditentukan;
Penyediaan sarana dan fasilitas pengelolaan arsip inaktif dan arsip vital di dalam (on site)
lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia ataupun di luar (off site) dilakukan
dengan memperhatikan prinsip-prinsip perlindungan, pemeliharaan arsip dan pelayanan arsip.
1. Sarana Penyimpanan arsip aktif yang digunakan terdiri dari:
a. Filling Cabinet
Filing cabinet adalah sarana untuk menyimpan arsip aktif yang sudah ditata
berdasarkan sistem subjek. Jumlah filing cabinet disediakan sesuai dengan
kebutuhan. Filing cabinet yang digunakan adalah filing cabinet yang memiliki empat
laci. Penggunaannya menurut susunan laci filing cabinet dari atas ke bawah.
Guide/sekat dan folder diatur dalam posisi berdiri di dalam laci filing cabinet. Setiap
laci filing cabinet idealnya berisi 50 buah folder, dengan jumlah sekat 20-40 buah.
Filing cabinet harus memiliki kunci pengaman.
b. Lemari Arsip/Roll O’pack
Lemai arsip / Roll O’pack adalah lemari arsip dorong untuk menyimpan dokumen memiliki
karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 (empat) jam
kebakaran), kedap air dan dapat dikunci dengan kapasitas besar yang dapat digerakkan
dengan manual dengan penggerak mekanik. Merupakan salah satutempat penyimpanan arsip
dapat digunakan untuk menyimpan arsip aktif yang jumlahnya cukup besar seperti arsip
perseorangan pegawai (personal file), namun umumnya digunakan menyimpan arsip inaktif
yang cukup banyak.
c. Map Gantung / Folder

Merupakan map tempat untuk menyimpan arsip yang dilengkapi tab untuk mencantumkan
kode dan indeks.
Folder untuk Filing Cabinet
Folder untuk Lemari Gantung Arsip
d. Guide (sekat) Arsip

merupakan penyekat/pembatas antar file satu dengan file lainnya yang kode klasifikasinya
berbeda, pada guide/sekat terdapat tab yang memuat kode (abjad/nomor/alphanumeric).
Sekat diletakkan diantara kelompok berkas arsip yang satu dengan kelompok berkaslainnya
di dalam laci filing cabinet. Tab pada sekat digunakan untuk mencantumkan kode klasifikasi,
indeks dan masalah arsip.
1) bentukya segi empat dan terdapat bagian yang menonjol yang juga disebut tab. Tab
gunanya untuk menulis kode klasifikasi.
2) ukuran guide yaitu panjang 35,5 cm, lebar 24 cm. Panjang tab guide 8 cm, lebartab guide
1,5 cm.
3) dibuat dari kertas karton 1 mm lebih tebal dari bahan folder sehingga tidak mudah
melengkung (terlipat).
4) klasifikasi menurut penggunaan guide adalah sebagai berikut:
a) guide/sekat primer (dipergunakan untuk pokok masalah).

b) guide/sekat sekunder (dipergunakan untuk sub masalah).
c) guide tertier/sekat (dipergunakan untuk sub-sub masalah).
e. Tanda Keluar (Out Indicator)
Adalah sarana/alat sebagai pengganti arsip yang sedang dipinjam. Bentuknya berupa
folder/sekat dengan warna yang berbeda (diupayakan warna yang mencolok/cerah).Pada
sekat tersebut dicantumkan kolom-kolom yang memuat informasi mengenai: nomor urut,
jenis arsip yang keluar, jumlah, nama peminjam, tanggal pinjam, tanggal kembali. Out
Indicator digunakan untuk peminjaman 1 (satu) berkas arsip.
f. Pola Klasifikasi Arsip

Pola klasifikasi diperlukan untuk mengatur dan menata arsip yang diberkaskanberdasarkan
masalah. Pola klasifikasi adalah suatu pola atau bagan yang berupa daftar pengelompokan
masalah yang dibuat secara berjenjang/hierarki. Pola ini disusun berdasarkan tugas pokok
dan fungsi organisasi dan dibuat secara logis dansistematis. Pada dasarnya tugas pokok
dan fungsi organisasi dapat dibedakan menjadi dua yaitu: kegiatan yang bersifat
pokok/subtantif dan kegiatan yang bersifat penunjang/fasilitatif. Pengelompokkan masalah
dibuat dari kelompok masalah yang besar sampai ke masalah yang kecil.
Contoh pengelompokkan masalah:
1) primer/pokok masalah.
2) sekunder/sub masalah.
3) tersier/sub-sub masalah.
g. Formulir Peminjaman Arsip

Adalah formulir yang digunakan untuk peminjaman arsip oleh pengguna arsip (unit
pengolah) kepada unit kearsipan.
Unit pengolah:
FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP
Nomor :
Nama : ............................................
Unit Pengolah : ............................................
Kode Klasifikasi : ............................................
Jenis / Masalah : ............................................
Jumlah Berkas : ............................................
Tanggal Peminjaman : ............................................
Tanggal Pengembalian : ............................................
Mengetahui / Menyetujui :
Peminjam
Unit Kearsipan
( ) ( )
2. Prasarana dan sarana arsip inaktif

a. Lokasi Sentral Arsip Inaktif / Records Center
1) gedung penyimpanan arsip dapat berada di lingkungan kantor atau di luar
lingkungan kantor.
2) lokasi gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang jauh dari segalasesuatu
yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan fisik dan informasi
arsip antara lain: area penyimpanan bahan kimia, dapur, unit AC, atau kamar
mandi yang bukan diperuntukkan sebagai tempat penyimpanan arsip.
3) jalan masuknya terkontrol dan terhindar dari unsur-unsur yang mengganggu
keamanan arsip.
4) hindari daerah atau lokasi yang memiliki kandungan polusi udara tinggi, bekas
hutan dan perkebunan, rawan kebakaran, rawan banjir, dan yang berdekatan
dengan keramaian/pemukiman penduduk atau pabrik; dan
5) mudah dijangkau untuk pengiriman, penggunaan maupun transportasi pegawai,
serta mudah diakses informasinya.
b. Kontrol Lingkungan
Kontrol lingkungan dilakukan secara tepat sesuai dengan retensinya/ jangka waktu
simpan arsip, sebagai berikut:
1) untuk menjaga kondisi fisik Arsip tetap baik, suhu dijaga agar tidak melebihi 27°C
dan mempunyai kelembaban tidak lebih dari 60%.
2) jendela tidak diutamakan, apabila jendela tidak bisa dihindari sebaiknya
memasang tirai.
3) lingkungan harus bersih dari kontaminasi industri atau gas; dan
4) ruang penyimpanan Arsip media magnetik harus terlindung dari medan magnet.
c. Konstruksi
1) konstruksi gedung penyimpanan Arsip Inaktif dibuat untuk dapat bertahan dari
cuaca dan tidak mudah terbakar, menggunakan bahan-bahan bangunan yang
tidak mendatangkan rayap maupun binatang perusak lainnya.
2) apabila bangunan bertingkat, masing-masing lantai ruang simpan Arsip tingginya
260-280 cm, namun jika bangunan tidak bertingkat, tinggi ruangan disesuaikan
dengan tinggi rak yang digunakan.
d. Tata Ruang
Tata ruang sentral arsip inaktif /records center disesuaikan dengan kemampuan dan
kebutuhan, minimal memiliki ruang simpan standar dan ruang layanan. apabila
fasilitas proteksi arsip vital dan arsip permanen berada di gedung penyimpanan arsip
inaktif, maka ruang penyimpanan didesain khusus yang tahan api dan memiliki alat
pengatur suhu serta kelembaban tersendiri. arsip bentuk khusus seperti foto, video,
rekaman suara, dan media simpan arsip elektronik dapat disimpan di ruang
penyimpanan arsip vital dan arsip permanen.
Ruang/gedung Sentral Arsip Inaktif / Records Center terdiri atas:
1) ruangan penyimpanan Arsip Inaktif
ruang penyimpanan Arsip Inaktif digunakan khusus untuk menyimpan Arsip
sesuai dengan jenis dan medianya yang suatu saat akan dimusnahkan.
Ruang/Gedung sentral arsip inaktif (record center) terdiri dari :
a) Beban Muatan
bahan muatan ruang penyimpanan Arsip Inaktif didasarkan pada berat rak
dan Arsip yang disimpan. Kekuatan lantai ruang simpan harus
mempertimbangkan berat rak dan Arsip. Sebagai dasar perhitungannya:
1. satuan volume Arsip adalah meter linear (ML);
2. 1 ML Arsip rata-rata= 50 kg;
3. 1 M3 Arsip rata-rata = 600 kg;
4. 1 M3 Arsip = 12 ML Arsip.
2) kapasitas ruang simpan
a) luas ruang simpan Arsip Inaktif pada dasarnya sangat tergantung pada
kondisi dan kemampuan instansi.
b) rata-rata setiap 200 M2 ruang simpan Arsip dengan ketinggian 260 cm dapat
menyimpan 1.000 meter linear Arsip dengan menggunakan rak konvensional
(rak statis, stationary stacks).
c) penyimpanan dengan rak yang padat (compact shelfing, roll o'pact. mobile
stacks, rak bergerak) dapat menyimpan 1.800 meter linear Arsip.
3) suhu dan kelembaban
untuk mengatasi masalah suhu dan kelembaban secara teknis dapat dilakukan
dengan cara:
a) pemeriksaan secara periodik menggunakan alat hygrometer.
b) menjaga sirkulasi udara berjalan lancar.
c) menjaga suhu udara tidak lebih dari 27 derajat C dan kelembaban tidak lebih
dari 60%.
d) rak Arsip yang digunakan harus dapat menjamin sirkulasi udara yang cukup.
e) hindari penggunaan rak yang padat.
f) menjaga langit-langit, dinding, dan lantai tidak berlobang dan tetap rapat.
g) pondasi didesain untuk menjaga uap atau udara lembab naik ke tembok
karena daya resapan kapiler.
h) hindari menanam pohon dan kayu-kayuan di dekat gedung;
i) menjaga ruang agar tetap bersih dari kontaminasi gas/lingkungan agar tidak
mudah timbul jamur yang akan merusak Arsip;
j) kondisi Arsip dan peralatannya yang terkena jamur atau korosi, untuk segera
diadakan perbaikan;
k) standar suhu dan kelembaban untuk ruang simpan Arsip fasilitasi proteksi
Arsip Vital dan Arsip permanen serta Arsip bentuk khusus, perlu diatur suhu
ruangannya tidak lebih dari 20°C dan kelembaban tidak lebih dari 50%.
4) Cahaya dan Penerangan
cahaya dan penerangan tidak menyilaukan, berbayang, dan sangat kontras.
Sinar matahari tidak boleh langsung mengenai arsip. Jika cahaya masuk melalui
jendela tidak dapat dihindari, maka dapat diberi tirai penghalang cahaya
matahari.
5) Pencegahan dan Penanggulangan Bahaya Serangga dan Cuaca
rayap dan segala macam varietasnya sering merusak bangunan yang terbuat dari
kayu, oleh karena itu bangunan tempat penyimpanan Arsip Inaktif dianjurkan
untuk tidak menggunakan kayu.
6) Lantai bangunan dianjurkan untuk disuntik dengan DDT atau gammexane atau
penthaehlorophenol hingga kedalaman 50 cm, karena rayap pada umumnya
hidup dalam tanah sampai pada kedalaman 50 cm.
7) Pondasi gedung didesain secara kuat untuk mendukung dinding yang kuat
sehingga mampu menahan terpaan angin kencang dan hujan deras. Jendela-
jendela dan pintu-pintu diperkuat dengan metode tertentu untuk mencegah
terpaan hujan deras dan tampias air.
8) Ruang kerja dan pelayanan
ruangan kerja merupakan ruangan yang digunakan untuk kegiatan menerima
arsip yang baru dipindahkan, membaca Arsip Inaktif, mengolah Arsip Inaktif,
memusnahkan Arsip yang tidak bernilai guna, dan ruangan-ruangan lain yang
digunakan untuk bekerja.
Ruang untuk administrasi penerimaan dan pelayanan peminjaman / penggunaan
arsip inaktif :
a) ukuran ruangan disesuaikan dengan kondisi kemampuan dan kebutuhan
lembaga;
b) ruang pelayanan dilengkapi dengan sarana bantu penemuan arsip inaktif,
baik manual maupun elektronik;
c) ruang dilengkapi dengan fasilitas jaringan secara on line untuk memudahkan
layanan peminjaman.
d) ruang pelayanan dilengkapi dengan peralatan untuk mengakses arsip
inaktif yang memiliki media rekam khusus (film, video, kaset, mikrofilm).
e) ruang tersendiri/terpisah dengan ruang lain.
9) Peralatan pencegahan dan penanggulangan bahaya api / kebakaran sebagai
upaya pencegahan dan penanggulangan bahaya api/kebakaran alatpemadam
api dengan menggunakan:
a) fire alarm system dan fire fight system.
b) tabung pemadam dan heat/smoke detection.
c) hydrant dalam gedung dan luar gedung.
3. Sarana Penyimpanan arsip inaktif yang digunakan terdiri dari:

a. Rak Arsip
1) rak arsip dapat berbentuk rak statis ataupun roll o’pack.
2) tinggi rak (rak statis) disesuaikan dengan ketinggian atap ruang penyimpanan arsip
Inaktif. Ruang penyimpanan dengan ketinggian atap 260 cm-280 cm dipergunakan
rak arsip setinggi 200 cm-220 cm.
3) jarak antara rak dan tembok 70 cm-80 cm, jarak antara baris rak yang satu dengan
baris rak lainya 100-110 cm.
4) rak arsip sebaiknya terbuat dari metal yang tidak mudah berkarat.
5) rak, peralatan, dan perlengkapan lainnya harus dijamin aman, mudah di akses, dan
terlindung dari hama.
b. Boks Arsip
terbuat dari karton tebal/kardus tanpa lem atau pengikat logam, yang ukurannya
disesuaikan dengan standar ANRI.
1) dipergunakan boks arsip dengan ukuran kecil (lebar 10 cm, panjang 38, dan
tinggi 27 cm) atau ukuran besar (lebar 20 cm, panjang 38 cm, dan tinggi 27 cm).
2) boks arsip dibuat dari bahan kardus dan memiliki lubang sirkulasi udara, dan
memiliki penutup untuk menjamin kebersihan.
3) bahan boks arsip terbuat dari karton gelombang, yaitu karton yang dibuat dari
beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai
penyekat dan pelapisnya.
4) hindari penggunaan boks dari bahan plastik karena menyebabkan lembab.
Rancang bangun dan bentuk boks arsip
c. Folder Arsip
merupakan map berfungsi sebagai sarana penyimpan arsip kertas yang
menggunakan tab untuk mencantumkan kode dan indeks berkas. Satu folder
digunakan untuk menyimpan satu berkas, apabila jumlah berkas tidak tertampung
dalam satu folder dapatditempatkan dalam folder lainnya dengan memberikan kode
serta indeks yang sama
dengan folder sebelumnya. Folder diletakkan di belakang guide/sekat dalam filing
cabinet atau boks arsip.
1) bentuk folder seperti map, tetapi tanpa daun penutup pada sisinya, dan diatasnya
terdapat bagian yang menonjol yang juga disebut tab. Tab gunanya untuk menulis
titel dan kode klasifikasi.
2) ukuran folder yaitu panjang 35,5 cm, lebar 24 cm ditambah 1 cm untuk lipatan.
Panjang tab folder 8 cm, lebar tab folder 2 cm.
3) bahan folder Arsip terbuat dari lembar kertas manila karton.
d. Label
Dipergunakan untuk menuliskan nomor boks, kode klasifikasi arsip dan nama unit
pengolah.
e. Daftar Arsip
Daftar yang digunakan sebagai sarana/alat bantu untuk menemukan arsip yang
berisiketerangan series arsip (jenis arsip), jumlah dan nomor lokasi penyimpanan.
D. PROGRAM DAN PENDANAAN KEARSIPAN

Rencana Program dan Kegiatan
Rencana program kerja kearsipan dilingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia
diorientasikan terhadap sasaran yang diharapkan dapat dicapai dalam periode 2019 - 2024.
Rencana program tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Program perbaikan sistem administrasi kearsipan
Program perbaikan sistem administrasi kearsipan bertujuan mengembangkan sistem
administrasi yang efektif dan efisien dengan dukungan regulasi Unit Utama, Kantor
Wilayah dan Unit Pelaksana Teknis Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia serta
sumber daya manusia kearsipan yang profesional. Program ini diarahkan pada
peningkatan kuantitas dan kualitas standar operasional prosedur penyelenggaraan
kearsipan dinamis dan statis,peningkatan kuantitas dan perbaikan kualitas dan
kesejahteraan arsiparis dansumber daya manusia bidang kearsipan di setiap Unit Kerja
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, perbaikan manajemen kearsipan di
lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, pengawasan, supervisi
kearsipan. Kegiatan yang mendukung program perbaikan sistem administrasi kearsipan
adalah sebagai berikut:
a. menyusun/menyempurnakan peraturan/pedoman standar pelaksanaan kearsipan.
b. pendidikan tata kelola kearsipan yang produktif dalam rangka bimbingan teknis
kearsipan.
c. pembinaan / orientasi tata kearsipan.
d. pemasyarakatan kearsipan.
e. pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka kearsipan.
f. pengawasan kearsipan.
Dengan indikator program :

a. jumlah Unit Kerja yang menerapkan arsip secara baku.
b. jumlah sumber daya manusia kearsipan terlatih.
c. jumlah peserta pendidikan kearsipan.
d. jumlah publikasi kearsipan.
e. jumlah Unit Kerja yang dilakukan pengawasan.
f. jumlah Unit Kerja yang menerapkan arsip secara baku.
g. jumlah arsiparis yang bersertifikasi.
2. Program peningkatan kualitas pelayanan informasi kearsipan

Program peningkatan kualitas pelayanan informasi kearsipan bertujuan meningkatkan
mutu pelayanan dan arus informasi kearsipan dari dan untuk masyarakat. Program ini
diarahkan pada pelayanan dua arah, yaitu pelayanan informasi masyarakat dari Unit Kerja
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia sebagai unit jaringan dari SIKN dan JIKN
dan pelayanan. Kegiatan yang mendukung program peningkatan kualitas pelayanan
informasi kearsipan adalah sebagai berikut :
a. penyusunan dan penerbitan naskah sumber arsip.
b. sosialisasi Kearsipan pada Unit Utama, Kanwil dan Unit Pelaksana Teknis.
c. pelayanan Informasi kearsipan.
a. jumlah pengguna layanan informasi baik secara internal maupun ekternal
b. Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) terhadap layanan k earsipan Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia.
3. Program peningkatan kualitas pelayanan arsip dinamis

Program peningkatan kualitas pelayanan arsip dinamis baik pengelolaan arsip aktif,
inaktif, vital dan terjaga bertujuan meningkatkan mutu pelayanan dan arus informasi
kearsipan daridan untuk pihak internal dan eksternal Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia. Program ini bertujuan untuk meningkatkan tata kelola kearsipan dinamis
dilingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia baik di Unit Utama, Kantor
Wilayah dan Unit Pelaksana Teknis. Kegiatan yang mendukung program peningkatan
kualitas layanan tata kelola arsip dinamis sebagai berikut :
a. penyusunan pedoman daftar arsip dinamis pada Unit Utama, Kantor Wilayah dan
Unit Pelaksana Teknis.
b. sosialisasi tata kelola arsip dinamis pada Unit Utama, Kantor Wilayah dan Unit
Pelaksana Teknis.
c. layanan informasi arsip dinamis pada Unit Utama, Kantor Wilayah dan Unit
PelaksanaTeknis.
a. jumlah pengguna layanan informasi arsip dinamis baik secara internal maupun
ekternal Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
b. indeks kepuasan terhadap layanana kearsipan Kementerian Hukum dan Hak
Asasi Manusia baik secara internal dan eksternal.
4. Pendanaan
Seluruh pencipta arsip di lingkungan Kementerian wajib mengalokasikan pendanaan dalam
rangka penyelenggaraan kearsipan dengan menggunakan DIPA Kementerian Hukum dan
Hak Asasi Manusia pada masing-masing unit kerja dalam rangka mendukung percepatan
pelaksanaan tertib administrasi dilingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
BAB III
PENGURUSAN NASKAH DINAS
A. Prosedur Pengurusan Surat

1. Pengurusan surat bertujuan menciptakan kesamaan pengertian, pemahaman dan
keseragaman dalam melakukan pengurusan surat sesuai dengan peraturan perundang-
undangan dan kaidah-kaidah kearsipan sehingga tercipta pengurusan surat yang efektif
danefisien di Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
2. Asas Sentralisasi adalah asas pengurusan surat dimana kegiatan pengurusan surat baik
pengurusan surat masuk maupun pengurusan surat keluar dilakukan secara terpusat pada
satu unit kerja.
3. Asas Desentralisasi adalah asas pengurusan surat dimana kegiatan pengurusan surat
baik pengurusan surat masuk maupun pengurusan surat keluar dilakukan sepenuhnya
oleh masing-masing unit kerja.
4. Surat Terbuka adalah surat yang dapat dibuka dan diketahui informasinya oleh petugas
yang bertanggungjawab terhadap pengurusan surat (Petugas Subbag Persuratan dan
Petugas Central File).
5. Surat Tertutup adalah surat yang hanya dapat diketahui informasinya oleh pihak yang
berwenang.
6. Buku Agenda Surat Masuk
Buku agenda surat masuk merupakan sarana berupa buku yang digunakan untuk
mencatat surat masuk. Pencatatan surat masuk dilakukan secara kronologis sesuai
dengan urutan waktu penerimaan surat. Untuk efisiensi dan efektivitas pengurusan surat,
buku agenda surat masuk berfungsi juga sebagai bukti ekspedisi, sebagai tanda bukti
bahwa surat telah disampaikan dan diterima oleh unit pengolah yang dituju sesuai arahan.
Buku Agenda Surat Masuk dapat berbentuk.
Tgl. Disposisi
No. Asal Tanggal Nomor Isi Tujuan Paraf/tgl
Urut Terima Surat Surat Surat Ringkas Surat Penerima Ket
Surat Tujuan isi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
7. Buku agenda surat keluar adalah sarana berupa buku yang digunakan untuk mencatat surat
keluar. Pencatatan dilakukan secara kronologis sesuai dengan tanggal terima surat di
unit/ Unit Pengolah untuk dikirim ke luar.
Tgl. Asal Tgl. Nomor Isi Tujuan

No. Pengirim Penerima Ket.
Terima Surat Surat Surat Ringkas Surat
Urut
Surat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
8. Registrasi surat masuk dan keluar adalah mencatat dan mengendalikan arsip yang dibuat
dan diterima melalui proses mencatat, mendistribusi, dan mengendalikan arsip yang
dibuat pada unit pengolah/unit kerja dan/atau unit kearsipan dalam bentuk Daftar Register
arsip, baik secara manual ataupun elektronik.
a. Contoh Format Daftar Registrasi Arsip (Surat Masuk) di Unit Kearsipan
Tanggal Nomor dan

Sifat Isi
No Penerimaan Tanggal Dari Kepada Pengolah Ket
Surat Ringkas
Surat surat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
b. Contoh Format Daftar Registrasi Arsip (Surat Keluar) di Unit pengolah/unit

kerja/Unit Kerja
No Tanggal Nomor dan Sifat Isi Ringkas Kepada Ket

Penerimaan Tanggal surat Surat
Surat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
c. Daftar Registrasi Arsip (Surat Masuk) di Unit Kearsipan
No Tanggal Nomor dan Sifat Surat Isi ringkas Dari Kepada Pengolah Ket
Penerimaan Tanggal surat
Surat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
d. Daftar Registrasi Arsip (Surat Masuk) di Unit pengolah/unit kerja/Unit Kerja
Tanggal
Nomor dan Sifat Isi
No Penerimaan Dari Kepada Ket
Tanggal surat Surat Ringkas
Surat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
9. Lembar disposisi merupakan sarana yang digunakan oleh pimpinan untuk

memberikan wewenang dan tugas kepada bawahan dalam bentuk perintah atau
instruksi secara singkat dan jelas guna memproses dan/atau menyelesaikan
suatu surat. Lembar disposisi dimaksudkan agar pimpinan tidak menulis
perintah/instruksinya pada surat. Lembar disposisi menjadi satu kesatuan
dengan surat sehingga tidak dapat dipisahkan dengan surat baik untuk
kepentingan pemberkasan maupun penyusutan Arsip. Di beberapa Unit
Pengolah terdapat beberapa perbedaan format lembar disposisi karena
dipengaruhi oleh aplikasi persuratan masing-masing
LEMBAR DISPOSISI
Sesuai Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia
Nomor 31 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI

MANUSIA ( UNIT KERJA )
LEMBAR DISPOSISI
Nomor Agenda/Registrasi : Tingkat Keamanan : SR/R/T/B
Tanggal Penerimaan : Tanggal Penyelesaian :
Tanggal & Nomor Surat : ..................................................
Dari : ..................................................
Ringkasan Isi : ..................................................
..................................................
..................................................
Lampiran : (jika ada) ..................................
Disposisi Diteruskan kepada : Paraf
1. ..................................
2. ..................................
3. ..................................
4. ..................................
5. dan seterusnya
Lembar Disposisi di Tata Usaha Sekretariat Jenderal
LEMBAR DISPOSISI SEKRETARIS JENDERAL
No Agenda : 3400/M -SEK/VII/2022 Sifat Surat :

Biasa ☐ Amat Segera ☐ Segera
Diterima Tanggal Surat : 13 Juli 2022 13:38:54

Nomor/Tanggal Surat : SEK.1-UM.01.01-001 / 13 Juli 2022
Asal Surat :
Klasifikasi :
Isi Ringkasan :
DITERUSKAN KEPADA INSTRUKSI
☐ Karo Perencanaan ☐ Laksanakan☐ Sesuai ☐ Perbaiki /

☐ Karo Kepegawaian Catatan Review
☐ Karo Keuangan
☐ Proses☐ Untuk ☐ Dampingi
☐ Karo Pengelola BMN
Perhatian
☐ Karo Humas, Hukum, dan Kerja
☐ Bicarakan
☐ Jawab☐ Untuk
Sama Diketahui DenganSaya
☐ Karo Umum
☐ Gandakan /
☐ Kapusdatin ☐ Teliti dan ☐ Edarkan Copy
☐ Kasubbag TU Sekjen / Pendapat
☐ File Umumkan ☐ Agendakan
☐ Laporkan ☐ Siapkan
Bahan
☐ Koordinasi / ☐ Harap Hadir ☐ File

Monitor / Wakili
CATATAN :
Sesudah digunakan harap segera dikembalikan : Paraf Kepada / Tanggal

:
Lembar disposisi Tata Usaha Menteri

REPUBLIK INDONESIA.
JL. HR. RASUNA SAID KAV. 6-7 JAKARTA SELATAN TEL.FAX : 021-
5213560
Indeks / Kode Agenda
LEMBAR DISPOSISI MENTERI
/M-M.HH/VII/2022
Tgl. Diterima : □ Biasa □ Penting Tgl. Penyelesaian :
□ Rahasia □ Segera
No. Surat
Tgl. Surat
Asal
Perihal :
Diteruskan Kepada :
Disposisi :
□ Wakil Menteri Hukum dan HAM
□ Sekretaris Jenderal
□ Inspektur Jenderal
□ Dirjen AHU
□ Dirjen PP
□ Dirjen Pemasyarakatan
□ Dirjen Imigrasi
□ Dirjen Kekayaan Intelektual
□ Dirjen Hak Asasi Manusia
□ Kepala BPHN
□ Kepala BALITBANGKUMHAM
□ Kepala BPSDM Hukum dan HAM
□ Staf Ahli Menteri
□ Staf Khusus Menteri
□ Penasehat Menteri
□ File
Sesudah digunakan harap segera Paraf

dikembalikan
Kepada
Tanggal
Tickler File
Tickler File yaitu sarana yang berbentuk kotak karton untuk menyimpan lembar disposisi
sesuai tanggal penyelesaian disposisi. Tickler File digunakan oleh unit pengolah sebagai
sarana pengendalian penyelesaian surat sesuai dengan batas tanggal penyelesaian surat
yang tercantum pada lembar disposisi.
10. Surat Pengantar

Surat pengantar adalah merupakan naskah dinas yang digunakan untuk
mengantar/menyampaikan barang atau naskah. Surat pengantar dibuat dan
ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung
jawabnya. Surat pengatar menjadi satu kesatuan dengan surat pokok, surat
pengantar dikirim dua rangkap, rangkap pertama untuk penerima dan
rangkapkedua untuk pengirim, dimasukkan bersama surat pokok dan langkah
pertama dikembalikan kepada pengirim asal.
MENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

REPUBLIK INDONESIA
( UNIT KERJA )
Jalan…………………………….………………….
Telepon : ……………, Faksimile : ……………..
Laman : ………......…., Surel : ...……...…………..
Tgl.,Bln.,Thn
Yth. ..........................
……………………….
di tempat
SURAT PENGANTAR
NOMOR .............................................
Diterima tanggal……………..
Penerima Pengirim
Nama jabatan, Nama jabatan,
(Tanda tangan& Cap) (Tanda Tangan& Cap)
Nama Lengkap Nama Lengkap

NIP................... NIP……………….
No. Telepon ...............

11. Lembar pengantar adalah sarana pengiriman surat yang berfungsi sebagai tanda bukti
bahwasurat sudah dikirim ke alamat tujuan dengan diantar langsung ke alamat tujuan
oleh petugas dari unit pengolah yang bersangkutan atau diantar langsung dengan
bantuan petugas dari Subbag Persuratan dan Penggandaan (caraka/kurir).
B. PENGURUSAN SURAT/ NASKAH DINAS
1. Surat Masuk Manual
a. Surat masuk yang berasal dari eksternal dan internal Kementerian Hukum danHak
Asasi Manusia yang diterima secara langsung ataupun melalui (sesuai dengan
himbauan) kotak surat, dipilah dan diregistrasi menggunakan Buku agenda,
Microsoft Word, Microsoft Excel atau Goggle Spreedsheet, kemudian dikirim ke
tujuan surat.
b. Petugas Tata Usaha Menteri/Pimpinan Tinggi/Kepala Unit Pelaksana Teknis
menerima surat masuk dari petugas ketatausahaan kemudian memilah,
meregistrasi, memberi lembar disposisi, kemudian disampaikan kepada pimpinan.
c. Menteri/Pimpinan Tinggi/Kepala Unit Pelaksana Teknis menerima, menelaah surat
masuk kemudian mendisposisikan ke pejabat satu tingkat dibawahnya, dan
memerintahkan petugas tata usaha pimpinan untuk mendistribusikan surat tersebut.
d. Petugas Tata Usaha mendistribusikan surat kepada administator.
e. Pejabat Administrator menerima surat dan mendisposisikan kepada Pengawas.
f. Pejabat Pengawas menerima surat dan menindaklanjuti disposisi.
2. Surat Keluar Manual
a. Pejabat Pengawas (Eselon IV/V) membuat konsep surat yang akan ditandatangani
pimpinan, lalu disampaikan kepada Pejabat Administrator dengan melampirkan
Routing Slip.
b. Pejabat Administrator menelaah konsep surat untuk disetujui/ditandatangani, jika
tidak ada perbaikan :
1) menandatangani surat (jika selaku penandatangan);
2) memaraf routing slip dan menyampaikan kepada Pimpinan melalui tata usaha
(jika penandatangan surat adalah Menteri/Pimpinan Tinggi)
c. Petugas Tata Usaha Pimpinan menerima dan memeriksa konsep surat serta
menyampaikannya kepada Pimpinan.
d. Pimpinan menerima dan menelaah konsep surat untukdisetujui/ditandatangani, jika
tidak ada perbaikan selanjutnya dikembalikan ketata usaha untuk diregistrasi.
e. Petugas Tata Usaha meregistrasi surat yang sudah ditandatangani dan
mendistribusikan kepada Konseptor / pihak yang dituju
f. Konseptor menerima surat yang sudah ditandatangani dan diregistrasi untuk
ditindaklanjuti.
g. Setelah diregistrasi surat dapat dikirim ketujuan.
h. Surat yang sudah dibuat atau diterima disimpan sebagai arsip diberkaskan sesuai
kode klasifikasi.
3. Surat Masuk Elektronik
a. Surat masuk yang berasal dari eksternal dan internal Kementerian Hukum dan
HAM diterima , dipilih dan dinput ke dalam aplikasi SUMAKER oleh petugas
ketatausahaan.
b. Petugas Tata Usaha Menteri/Pimpinan Tinggi/Kepala UPT menerima, memilah
surat masuk lalu menyampaikan kepada pimpinan melalui aplikasi SUMAKER.
c. Menteri/Pimpinan Tinggi/Kepala UPT membuka aplikasi SUMAKER untuk
menelaah surat kemudian mendisposisikan ke pejabat satu tingkat dibawahnya.
d. Petugas administrator membuka surat masuk, membaca dan menelaah lalu
mendisposisikan ke penjabat satu tingkat dibawahnya.
e. Pejabat pengawas membuka surat/disposisi masuk, membaca dan menelaah lalu
menindaklanjuti surat tersebut.
4. Surat Keluar Elektronik
a. Pejabat pengawas (Eselon IV/V) membuat konsep surat yang akan ditandatangani
pimpinan, lalu disampaikan kepada Pejabat Administrator.
b. Pejabat Administrato/Kepala UPT membaca dan menelaah konsep surat untuk
disetujui/ditandatangani, jika tidak ada perbaikan :
1) klik tanda tangan surat (jika selaku penandatangan);
2) klik paraf dan kirim (jika penandatangan surat adalah Pejabat Tinggi Pratama"
c. Pejabat Tinggi Pratama membaca dan menelaah konsep surat untuk
disetujui/ditandatangani, jika tidak ada perbaikan :
1) klik tanda tangan surat (jika selaku penandatangan);
2) klik paraf dan kirim (jika penandatangan surat adalah Pejabat Tinggi Madya)"
d. Pejabat Tinggi Madya membaca dan menelaah konsep surat, jika disetujui
surat ditanda tangani melalui Aplikasi SUMAKER.
e. Petugas Tata Usaha Pimpinan Tinggi/Kepala UPT memberikan tanda tangan,
nomor dan tanggal beserta QR Code pada surat tersebut. Surat yang sudah
selesai dikirim ke tujuan surat melalui Aplikasi Persuratan Elektronik yang berlaku
dilingkungan Kementerian Hukum dan HAM.
f. QR Code diletakkan di pojok kiri bawah, sejajar dengan tandatangan elektronik
dengan ukuran sesuai estetika. Pembuatan SUMAKER mengacu kepada
Keputusan Menteri Hukum dan HAM Nomor : M.HH-01.TI.03.02 tahun 2018
tentang Penyelenggaraan Sistem Surat dan Masuk Surat Keluar (SISUKMAKER)
BAB IV
PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
Pengelolaan Arsip Aktif

1. Asas
Pengelolaan dan penyimpanan arsip aktif dilaksanakan berdasarkan asas desentralisasi, yakni asas
yang mengandung arti arsip dikelola di masing-masing unit pengolah (Biro,Sekretariat, Bagian) yang
di pimpin oleh Kepala Subbagian Tata Usaha.
2. Penyelenggara
Merupakan pihak-pihak yang terlibat dalam tata Kelola kearsipan, dimulai dari pimpinan sampai
dengan pengelola arsip (piramida vertikal) baik di tingkat pusat maupun di daerah dalam garis besar
terbagi menjadi tiga pihak, yakni :
a. pejabat di bidang kearsipan (struktural).
b. arsiparis (Jabatan Fungsional Tertentu).
c. pengelola Arsip (Jabatan Fungsional Umum).
Sarana dan Prasarana

Terdiri dari Perangkat Keras (Hardware) dan Perangkat Lunak (Software), antara lain sebagai
berikut :
A. Perangkat Keras (Hardware) :
1. Folder
Folder adalah map yang terbuat dari karton manila dan berfungsi sebagai sarana
penyimpanan arsip kertas, memiliki tab atau bagian menonjol di sebelah kanan atas sebagai
tempat untuk menuliskan kode dan indeks berkas.
Satu folder digunakan untuk menyimpan satu berkas. Apabila jumlah berkas tidak
tertampung dalam satu folder, dapat ditempatkan dalam folder lainnya dengan memberikan
kode serta indeks yang sama dengan folder sebelumnya. Folder diletakkan di belakang
sekat/guide dalam filing cabinet atau boks arsip.
2. Guide atau sekat

Guide/sekat digunakan sebagai sarana pembatas/penyekat antara kelompokberkas yang
satu dengan berkas yang lain atau penunjuk antara kode yang satu dengan yang lain sesuai
dengan pembagian dalam klasifikasi arsip. Sekat arsip terbuat dari kertas karton ± 1 mm, lebih
tebal dari bahan folder sehingga tidak mudah melengkung (terlipat).
Sekat berbentuk empat persegi panjang dan memiliki tab. Sekat terdiri dari sekat primer,
Sekat sekunder dan sekat tersier. Sekat diletakkan diantara kelompokberkas arsip yang satu
dengan kelompok berkas lainnya di dalam laci filing cabinet.Tab pada sekat digunakan untuk
mencantumkan kode klasifikasi, indeks dan masalah arsip.
3. Filling Cabinet
Filing cabinet adalah sarana untuk menyimpan arsip aktif yang sudah ditata berdasarkan
sistem subjek. Jumlah filing cabinet disediakan sesuai dengan kebutuhan.Filing cabinet yang
digunakan adalah filing cabinet yang memiliki empat laci. Penggunaannya menurut susunan
laci filing cabinet dari atas ke bawah.
Guide/sekat dan folder diatur dalam posisi berdiri di dalam laci filing cabinet. Setiap laci filing
cabinet idealnya berisi 50 buah folder, dengan jumlah sekat 20-40 buah.Filing cabinet harus
memiliki kunci pengaman.
4. Label
Label adalah kertas yang ditempelkan di tab guide atau folder. Pelabelan adalah merupakan
realisasi dari kegiatan penentuan indeks dan kode. Label sebaiknya mempergunakan kertas
yang berkualitas agar tidak mudah rusak dan mudah dibaca karena berwarna terang.
5. Out Indicator
Out indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya
keluarnya arsipdari laci atau filing cabinet. Apabila yang sedang dipinjam
semua berkas (satu folder) maka yang digunakan adalah out guide,
sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa lembar maka akan
mempergunakan out sheet.
6. Buku Peminjaman Arsip

Merupakan buku atau daftar yang memuat informasi dan terdiri dari
beberapa kolom disesuaikan dengan kebutuhan informasinya.
DAFTAR PEMINJAMAN ARSIP

Unit Pengolah : …………………………………………………………………...
Unit Kerja : …………………………………………………………………………
Satuan Kerja : ……………………………………………………………
Pelayanan peminjaman arsip aktif

Peminjaman arsip aktif dapat diberikan dengan persetujuan pimpinan unit
kerja, batas waktu peminjaman ……… hari dan dapat diperpanjang ……..
hari berikutnya.
Langkah-langkah pelayanan peminjaman arsip aktif :
1. menerima permintaan peminjaman.
2. mengisi buku peminjaman.
3. mengambil arsip aktif dari tempat penyimpanannya berdasarkan
daftar berkas.
4. menempatkan out guide sebagai pengganti arsip yang dipinjam di
tempat
5. penyimpanan arsip apabila arsip yang dipinjam satu folder.
6. menempatkan out sheet sebagai pengganti arsip yang dipinjam di
tempatpenyimpanan arsip apabila arsip yang dipinjam satu lembar.
7. menyerahkan arsip kepada peminjam disertai dengan pembubuhan
paraf pada bukupeminjaman.
8. memeriksa kembali fisik dan jumlah arsip sesuai buku peminjaman
setelah arsipdikembalikan peminjam.
9. meminta pembubuhan paraf pada buku peminjaman apabila sesuai.
10. meminta peminjam untuk melengkapi arsip sesuai dengan buku
peminjaman apabilatidak sesuai.
11. menempatkan kembali arsip di tempat semula sesuai penempatan out
guide atau out sheet dan mengambil kembali out guide atau out sheet.
7. Daftar Arsip Aktif

Format daftar arsip aktif yang ada di masing-masing unit pengolah harus
seragamdemi tertibnya pengelolaan arsip aktif. Daftar arsip aktif terdiri dari
daftar isi berkas dan daftar berkas.
B. Perangkat Lunak (Software):
1. Pola Klasifikasi Arsip
Pola klasifikasi diperlukan untuk mengatur dan menata arsip yang
diberkaskan berdasarkan masalah. Pola klasifikasi adalah suatu pola
atau bagan yang berupa daftar pengelompokan masalah yang dibuat
secara berjenjang/hierarki. Pola ini disusun berdasarkan tugas pokok
dan fungsi organisasi dan dibuat secara logis dan sistematis. Pada
dasarnya tugas pokok dan fungsi organisasi dapat dibedakan menjadi
dua yaitu: kegiatan yang bersifat pokok/subtantif dan kegiatan yang
bersifat penunjang/fasilitatif. Pengelompokkan masalah dibuat dari
kelompok masalah yang besar sampai ke masalah yang kecil.
Contoh pengelompokkan masalah:
a. Primer/Pokok Masalah
b. Sekunder/Sub Masalah
c. Tersier/Sub-Sub Masalah
2. Tata Naskah Dinas
Merupakan pengaturan jenis dan format naskah dinas, penyusunan
naskah dinas, pengendalian naskah dinas, kewenangan
penandatanganan, penggunaan lambang Negara dan logo dalam
naskah dinas, pengamanan naskah dinas, perubahan, pencabutan,
pembatalan dan ralat naskah dinas.
a. Naskah Dinas Arahan:
1). Naskah Dinas Pengaturan :
contoh : Pedoman, Juklak-Juknis, Instruksi, Protap, Surat
Edaran dan SOP.
2). Naskah Dinas Penetapan:contoh : Surat Keputusan.
3). Naskah Dinas Penugasan :contoh : Surat Perintah.
b. Naskah Dinas Korespondensi:
1). Naskah Dinas korespondensi Internal. Contoh : Nota Dinas,
Disposisi 2). Naskah Dinas korespondensi Ekstern. Contoh :
Surat Dinas
3). Surat Undangan (dimasukkan ke point 1 dan 2)
4). Surat Keterangan.
c. Naskah Dinas Khusus.
1). Surat Perjanjian.
2). Surat Kuasa
3). Berita Acara.
4). Surat Pengantar.
5). Pengumuman.
3. Sistem Klasifikasi dan Keamanan Hak Akses Arsip

Pengaturan ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari
kewenangan hukum dan otorisasi legal penciptaan arsip untuk
mempermudah pemanfaatan arsip, sedangkan klasifikasi keamanan
arsip dinamis dan hak akses arsip dinamis di lingkungan kementerian
hukum dan hak asasi manusia dimaksudkan sebagai pedoman yang
bersifat baku dalam melakukan pengamanan dan hak akses arsip
dinamis. Adapun kategorinya sebagai berikut:
a. Sangat Rahasia, jika naskah dinas yang apabila fisik dan
informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat
membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah NKRI dan
keselamatan negara.
b. Rahasia, jika naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya
diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan
terganggunyafungsi penyelenggaraan negara,sumber daya
nasional, ketertiban umum (instansional).
c. Terbatas, jika naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya
diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan
terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga
pemerintahan.
d. Biasa/Terbuka, naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya
dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun terhadap
keamanan negara.
C. Pemberkasan arsip aktif

Dalam melakukan pemberkasan arsip aktif terdapat beberapa langkah,
antara lain sebagai berikut :
a. Pembuatan berkas baru
1. Memeriksa ketepatan tujuan dan kelengkapan arsip serta
memisahkan jika terdapat duplikasi lampiran yang berlebihan.
2. Menganalisa arsip untuk menentukan indeks atau judul berkas.
Indeks harus singkat, jelas, mudah diingat, mencerminkan isi
arsip dan berorientasi pada kebutuhan pengguna. Indeks dapat
berupa: nama orang, nama tempat (wilayah), nama organisasi,
kurun waktu dan masalah.
3. Menentukan klasifikasi sesuai skema klasifikasi Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia (primer (pokok masalah) /
sekunder (sub masalah) / tersier (sub-sub masalah).
4. Meregistrasi arsip sesuai dengan format daftar isi berkas.
5. Menyiapkan sarana penyimpanan arsip aktif [folder, sekat
(guide), dan kertas label]
6. Menuliskan judul berkas (indeks) pada kertas label dan
melekatkan pada tab folder.
7. Menuliskan kode klasifikasi primer (pokok masalah) pada
sekat I, sekunder (sub masalah) pada sekat II dan tersier (sub-
sub masalah) pada sekat III.
8. memasukan arsip ke dalam folder dan disusun secara berurut
sesuai kronologis waktudan arsip termuda diletakkan di urutan
terdepan.
9. arsip yang disimpan dalam satu berkas harus mencerminkan satu
proses kegiatan, dari proses perencanaan, pelaksanaan, dan
evaluasi dan laporan kegiatan berikut lampirannya seperti foto
kegiatan, asli/copy tiket, boarding pass, bill hotel, asli/copy
kuitansi pembayaran, dan data dukung pertanggungjawaban
lainnya.
a) membuat tunjuk silang apabila arsip:
- mempunyai lampiran dalam media simpan yang
berbeda.
- mempunyai lampiran berupa bahan yang terjilid.
- mempunyai informasi lebih dari satu.
b) mengisi informasi tunjuk silang yang mengacu pada
Formulir tunjuk silang.
c) menyusun daftar berkas dan daftar isi berkas sesuai
format.
d) fisik arsip yang tercantum dalam daftar isi berkas dipindai
dan di masukandalam folder.
Indeks: Kode: UM.02.02 Tangga l : ……………….2022

Pemusnahan No. : SEK.6.UM.02.02-22
Kearsipan
arsip
Lihat: folder KU.04.01. Perbendaharaan

Indeks: Kode: KU.02.02 Tanggal : ……………2022
SPM Perbendaharaan No. : SEK.6.KU.04.01-22

Penambahan item baru pada berkas yang sudah ada apabila terdapat penambahan item
baru kepada berkas yang sudah ada, maka tahap yang harus dilakukan:
a. menganalisis isi informasi arsip;
b. memasukan arsip ke dalam folder yang sudah ada sesuai indeks dan klasifikasinya;
c. menambah isi informasi arsip ke dalam daftar isi berkas.
d. fisik item arsip yang baru ditambah ke dalam daftar isi berkas, dipindai dan dimasukan
folder
e. arsip yang disimpan dalam satu berkas harus mencerminkan satu proses kegiatan,
dari proses perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi dan laporan kegiatan berikut
lampirannya seperti foto kegiatan, copy tiket, boarding pass, bill hotel, copy kuitansi
pembayaran, dan sebagainya.
D. Penataan Arsip Aktif.
Beberapa langkah penataan arsip antara lain :
1. menempatkan filing cabinet yang mudah dijangkau secara ergonomis dan aman baik
fisikmaupun informasinya.
2. menata folder dan sekat di dalam filing cabinet sesuai dengan susunan pola klasifikasi
arsip Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
3. menyusun daftar berkas dan daftar isi berkas.
4. menyimpan daftar berkas dan daftar isi berkas.
5. menjaga kebersihan lingkungan dengan cara menghindari dari hal-hal yang merusak
arsip baik fisik maupun informasinya.
E. Penataan berkas yang akan dipindahkan ke Record Center
1. menentukan kapan arsip dipindahkan berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA) dan
frekuensi penggunaan dan dilakukan secara berkala.
2. menyeleksi arsip yang akan dipindahkan.
3. membuat surat dinas/nota dinas untuk permintaan persetujuan pimpinan.
4. menyiapkan arsip yang akan dipindahkan:
a. membuat daftar arsip yang dipindahkan.
b. memasukan arsip yang akan dipindahkan ke dalam boks arsip.
c. memberi label pada boks arsip yang telah diisi arsip.
5. membuat berita acara pemindahan arsip.
6. membuat surat dinas/nota dinas pemindahan arsip.
BAB V
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
Tujuan dari pengelolaan arsip inaktif adalah agar arsip yang disimpan dapat
ditemukan kembali dengan cepat, tepat dan untuk orang yang tepat serta dengan
biaya seefisien mungkin. Karena itu untuk kepentingan dari tujuan pengelolaan arsip
inaktif, harus dibentuknya record center yang berfungsi sebagai penyimpanan arsip
inaktif yang memiliki nilai berkelanjutan.
Kebijakan pengelolaan arsip inaktif diciptakan oleh unit kearsipan yang juga
bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip inaktif,
A. Prinsip Penataan Arsip Inaktif
1. penataan arsip inaktif harus menjamin bahwa arsip yang ditata dandigunakan
adalah arsip yang sudah menurun frekuensi penggunaannya dalam
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi.
2. penataan arsip inaktif dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Pusat, Unit Kearsipan
II dan Unit Kearsipan III.
3. penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul danaturan asli;
4. Unit Kearsipan wajib menyediakan arsip inaktif yang menjadi
tanggungjawabnya untuk kepentingan pengguna arsip yang berhak.
5. penataan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan
pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip inaktif, dan penyusunan
daftar arsip inaktif.
6. penataan arsip dilakukan sesuai dengan peraturan perundang- undangan
yang berlaku.
7. Arsip inaktif yang disimpan di unit Kearsipan masing-masing (Unit Utama,
Kantor Wilayah dan Unit Pelaksana Teknis) dan Arsip Inaktif yang
berketerangan permanen diserahkan ke Unit Kearsipan I.
B. Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif

1. Pemindahan arsip meliputi:
a. Unit Pengolah diwajibkan secara berkala memindahkan arsip inaktif ke

Unit Kearsipan;
b. pemindahan arsip dilakukan dengan membuat daftar arsip serta Berita
Acara Pemindahan.
c. Unit Kearsipan harus menyediakan ruangan dan peralatan untuk
mengelola arsip inaktif
d. pemindahan arsip inaktif dilakukan secara berkala dengan jangka waktu 6
bulan sekali dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
Bentuk dan contoh formulir daftar arsip yang dipindahkan (perlu disesuaikan
dengan logo pengayoman) sesuai dengan pedoman Perka ANRI
Keterangan : untuk keterangan agar dijabarkan untuk mempermudah pembaca

melaksanakan Identifikasi tabel
Bentuk dan contoh formulir Berita Acara Pemindahan arsip inaktif
C. Sistem Penyimpanan Arsip Inaktif
Sistem yang digunakan dalam penanganan dan penyimpanan arsip inaktif
adalah sistem campuran. Kombinasi dari sistem sentralisasi dan sistem
desentralisasi, yaitu arsip yang telah memasuki masa inaktif (berdasarkan
Jadwal Retensi Arsip) disimpan di masing-masing Unit Kearsipan yang terbagi
dalam Unit Kearsipan Pusat (Sekretariat Jenderal), Unit Kearsipan II (Unit Eselon
I dan Kantor Wilayah) dan Unit Kearsipan III (Unit Pelaksana Teknis) yang
berasal dari unit pengolah masing-masing unit kearsipan tersebut.
D. Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif
1. Penataan arsip mengenal beberapa sistem antara lain:
a. sistem huruf, arsip ditata memakai nama orang, unit kerja dan lain-lain.
b. sistem nomor, arsip ditata memakai kode klasifikasi.
c. Sistem subyek, arsip ditata memakai tanggal/bulan.
d. Sistem campuran, arsip ditata memakai 2 (dua) sampai 3 (tiga)
sistem sebelumnya.
2. Petunjuk penyimpanan arsip inaktif:
a. sistem pemberkasan pada masa aktif tetap dipertahankan.
b. penyimpanan arsip sesuai dengan jenis fisiknya.
c. arsip inaktif disimpan secara terpusat di Unit Kearsipan.
3. Tahap-tahap penyimpanan arsip inaktif :
a. menerima arsip inaktif dari unit pengolah.
b. melakukan pengecekan ulang arsip inaktif yang akan disimpan
apakahsesuai dengan daftar arsip yang dipindahkan.
c. memberikan label pada boks arsip yang diterima dari unit pengolah.
d. memberikan nomor pada boks arsip.
e. menempatkan boks arsip pada rak arsip/roll-opac.
f. menandatangani berita acara pemindahan arsip.
g. menyimpan berita acara dan daftar arsip.
Contoh Daftar arsip inaktif
E. Penggunaan Arsip Inaktif
1. arsip inaktif yang disimpan di Unit Kearsipan dapat dipinjam dan digunakan
oleh orang yang berhak berdasarkan klasifikasi akses dan keamanan arsip.
2. waktu peminjaman arsip inaktif paling lama 1 (satu) minggu atau lebih dengan
ketentuan arsip tersebut dikembalikan terlebih dahulu untukdiperpanjang.
3. arsip inaktif yang disimpan di Unit Kearsipan merupakantanggungjawab Unit
kearsipan.
4. penggunaan arsip inaktif yang disimpan di unit kearsipan oleh pihak luar
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia harus melalui/diketahui oleh
pejabat pengelola informasi dan dokumentasi (akan dikomunikasikan dengan
PPID).
5. posedur penggunaan arsip inaktif dilakukan melalui tahapan:
a. permintaan tertulis.
b. pencarian arsip di lokasi simpan.
c. penggunaan tanda keluar.
d. Pencatatan.
e. pengambilan atau pengiriman.
f. Pengendalian.
g. pengembalian; dan
h. penyimpanan kembali.
6. (tambahan terkait mekanisme peminjaman arsip inaktif)
F. Prosedur Penemuan Kembali Arsip Inaktif

1. arsip Inaktif ditemukan kembali melalui alat bantu berupa Indeks dan kode;
2. daftar arsip.
3. peminjaman arsip inaktif dapat dilakukan dengan menggunakan buku
peminjaman.
Apabila arsip sudah dikembalikan, maka perlu dilakukan pengecekan antara lain
a. memeriksa arsip yang sudah dikembalikan apakah dalam keadaan utuh dan
baik seperti sebelum dipinjam.
b. mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat semula;
G. Lokasi Penyimpanan Arsip Inaktif (Record Center)

1. Lokasi
a. lokasi gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang jauh dari segala
sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan fisik dan
informasi arsip.
b. lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif dapat berada di lingkungan kantor
atau diluar lingkungan kantor;
c. lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif relatif lebih murah dari pada di
daerah perkantoran;
d. hindari daerah/lingkungan yang memiliki kandungan polusi udara tinggi,
lokasi rawan kebakaran, lokasi rawan banjir, lokasi yang berdekatandengan
keramaian/pemukiman penduduk atau pabrik.
e. mudah dijangkau untuk pengiriman, penggunaan maupun transportasi
pegawai mudah diakses (informasinya).
f. gunakanlah bahan-bahan bangunan yang tidak mendatangkan rayap
maupun binatang perusak lainnya.
2. Konstruksi dan Bahan Baku
a. konstruksi gedung penyimpanan arsip inaktif dibuat untuk dapat bertahan

dari cuaca dan tidak mudah terbakar.
b. bangunan dapat bertingkat atau tidak bertingkat apabila bangunan
bertingkat, masing-masing lantai ruang simpan arsip tingginya 260- 280
cm.
c. konstruksi bangunan berupa rumah panggung dapat digunakan di daerah
yang memiliki kelembaban udara tinggi dan banyak terdapat rayap. Tiang-
tiang penyangga rumah panggung di desain anti rayap.
d. lantai bangunan di desain secara kuat dan tidak mudah terkelupas untuk
dapat menahan beban berat arsip dan rak.
3. Tata Ruang
a. tata ruang gedung penyimpanan arsip inaktif pada dasarnya dapatdibagi

2 (dua), ruang kerja dan ruang penyimpanan arsip inaktif.
b. ruang kerja merupakan ruangan yang digunakan untuk kegiatan menerima
arsip yang baru di pindahkan, membaca arsip inaktif, mengolah arsip
inaktif, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna, ruang fumigasi dan
ruang administrasi/layanan.
c. tata ruang kerja disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan.
d. ruang penyimpanan arsip inaktif digunakan khusus untuk menyimpan arsip
sesuai dengan tipe dan medianya yang suatu saat akan dimusnahkan.
e. apabila fasilitas proteksi arsip vital dan arsip permanen suatu instansi
berada di gedung penyimpanan arsip inaktif, maka ruang penyimpanan
didesain khusus yang tahan api.
f. kecuali ruangan kerja dan ruang penyimpanan arsip inaktif di mungkinkan
adanya ruangan-ruangan lain seperti cafetaria, toilet, mushola, yang
tergantung dari kemampuan.
4. Beban Muatan
a. beban muatan ruang penyimpanan arsip inaktif di dasarkan pada berat rak
dan arsip yang disimpan. Kekuatan lantai ruang simpan harus
mempertimbangkan berat rak dan arsip.
b. apabila ruang simpan arsip seluas 10 meter persegi penuh dengan rak
konvensional dan arsip, maka berat bebannya mencapai 1.200 kg x 10
= 12.000 kg. Dengan demikian, konstruksi lantai bangunan harus mampu
menahan beban minimal sebanyak 12.000 kg.
5. Kapasitas Ruang Simpan
a. luas ruang simpan arsip inaktif pada dasarnya sangat tergantung pada
kondisi dan kemampuan instansi.
b. rata-rata setiap 200 M2 ruang simpan arsip dengan ketinggian 260 cm
dapat menyimpan 1.000 meter lari arsip dengan menggunakan rak
konvensional (rakstatis, stationary stacks).
c. penyimpanan dengan rak yang padat (compact shelfing, roll o'pact,
mobilestacks, rakbergerak) dapat menyimpan 1.800 meter lari arsip.
6. Suhu dan kelembaban
a. pemeriksaaan secara periodik menggunakan alat hygrometer.
b. menjaga sirkulasi udara berjalan lancar.
c. menjaga suhu udara tidak lebih dari 270c dan kelembaban tidaklebih dari
60%.
d. rak arsip yang digunakan harus dapat menjamin sirkulasi udara yangcukup
dan penggunaan rak yang padat.
e. menjaga langit-langit, dinding dan lantai tidak berlobang dan tetap rapat.
f. pondasi di desain untuk menjaga uap atau udara lembab naik ketembok
karena daya resapan kapiler.
g. menjaga ruang agar tetap bersih dari kontaminasi gas/lingkungan agar
tidak mudah timbul jamur yang akan merusak arsip.
h. tandai kondisi arsip dan peralatannya yang terkena jamur atau korosi, untuk
segera di adakan perbaikan.
H. Sarana Penataan Arsip Inaktif

1. Roll-OPack
Adalah Rak arsip yang dapat bergerak. Rak dipergunakan untuk
menempatkan boks arsip. Boks arsip ditempatkan samping menyamping
sesuai dengan urutan yang telah disiapkan.
2. Rak Statis
Adalah rak yang tidak dapat bergerak pola simpan boks arsip mengikuti
metode ular.
3. Boks arsip
Boks yang dipergunakan untuk menyimpan arsip inaktif terdapat dua
ukuran yaitu:
a. boks kecil dengan ukuran lebar 9 cm panjang 37 cm dan tinggi 27 cm;
b. boks besar dengan ukuran lebar 19 cm panjang 37 cm dan tinggi 27 cm.
c. logo disesuaikan dari masing-masing unit kerja.
4. Label
Dipergunakan untuk menuliskan nomor boks, kode klasifikasi arsip dan
nama unit pengolahnya masing masing (akan dikomunikasikan terkait bentuk
baku).
Nomor :
Unit kerja :
Kasifikasi :
5. Lemari Peta
Sarana yang dipergunakan untuk menyimpan arsip jenis
peta yangdisimpan secara mendatar.
I. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Pemeliharaan arsip inaktif dilaksanakan dengan cara:
1. pengaturan suhu dan kelembaban.
2. pengaturan sirkulasi udara.
3. cahaya penerangan.
4. pencegahan dan penanggulangan bahaya api/kebakaran, melengkapi
alat pelindung kebakaran seperti pendeteksi asap, fire alarm,
extinguisher dan sprinkler system.
5. pencegahan dan penaggulangan bahaya serangga;
6. pencegahan dari kehilangan arsip.
7. menjaga Kebersihan, mencegah kebocoran, rembesan,
kerusakandinding, lantai, atap dan lain-lain.
8. melakukan pemeriksaan secara rutin untuk mengetahui kerusakan
arsip, peralatan, dan ruang simpan arsip.
9. menjaga isi map/boks/rak tidak terlalu padat.
10. fumigasi.
J. Pengamanan
1. penggunaan arsip hanya dilakukan oleh pegawai yang berhak untuk
kepentingan dinas;
2. penggendalian arsip dengan tidak meletakan arsip di sembarang tempat
dan mengembalikan kembali pada tempat penyimpanan semula.
BAB VI
ALIH MEDIA ARSIP
Merupakan kegiatan pengalihan media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka
memudahkan akses arsip dan pemeliharaan arsip dilakukan untuk mendukung pemeliharaan
arsip dengan memperhatikan :
A. Kondisi arsip, dengan kriteria, antara lain.
1. arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik.
2. arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru.
3. informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak
diperbarui lagi karena perkembangan teknologi.
B. Nilai informasi, dengan kriteria paling sedikit :

1. informasi yang harus diumumkan secara serta merta berdasarkan ketentuan peraturan
perundangundangan mengenai keterbukaan informasi publik.
2. informasi yang termasuk dalam kategori arsip berketerangan permanen dalam Jadwal
Retensi Arsip Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
3. untuk penambahan arsip vital yang akan dilakukan proses alih media.
4. dilaksanakan sesuai dengan tata cara alih media arsip.
C. Alih media arsip dilakukan terhadap materi arsip pada media tertentu sebagai berikut :
1. bentuk kertas dan/atau analog ke bentuk elektronik.
2. bentuk elektronik versi lama ke bentuk elektronik versi baru.
3. bentuk elektronik ke bentuk kertas dan/atau analog; atau
4. bentuk media satu ke media yang lain.
D. Pihak-pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip elektronik dan alih media arsip, meliputi :
1. Unit Kerja yang memiliki tugas melakukan urusan tata usaha.
2. Unit Pengolah.
3. Unit Kearsipan
4. Pejabat Fungsional Arsiparis.
E. Manfaat Sistem Pengarsipan Elektronik sebagai berikut:

1. cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa
meninggalkan meja kerja.
2. pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
3. pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama
filedan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
4. kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya melihat di layar monitor atau
menghemat memprint-nya tanpa dapat mengubahnya.
5. tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan
dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara
dengan100 KB dalam format PDF) atau kurang lebih 700 lembar gambar (1 lembar setara
dengan1 MB dalam format JPG);(akan ditambahakan dengan media penyimpanan baru
/ harddisk/ssd)
6. proses pemindahan arsip digital dapat dilakukan selama 5 tahun sekali untuk
penyelamatan arsip digital dilingkungan unit kerja Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia.
7. proses digitalisasi dilakukan untuk mengurangi resiko rusaknya dokumen kertas.
8. berbagi arsip dengan unit kerja lain akan mudah dilakukan melalui Local Area Network
(LAN) maupun internet.
9. tingkat keamanan arsip alih media lebih terjamin dari penyalahgunaan pencurian data;
10. meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada
buku pedoman pengarsipan secara elektronik, maka orang yang tidak mempunyai
otoritasi relatif sulit untuk mengaksesnya;
11. mudah dalam melakukan recovery data, dengan penyimpanan data ke dalam media
penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan merecovery dokumen kertas yang
telah sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, penyimpanan
akan sulit dilakukan.
F. Langkah-Langkah Alih Media Arsip Kertas ke Elektronik (Digitalisasi)

1. Persiapan
a. Peralatan yang dibutuhkan :
1). Scanner
2). Komputer
3). Software/ aplikasi alih media
4). Storage/hardisk/ssd sebagai tempat penyimpanan hasil alih media
b. Menentukan arsip-arsip yang akan dialihmediakan dengan cara
Penyeleksian/penilaian arsip yang akan dialihmediakan dilakukan dengan
memperhatikan kondisi dan nilai informasi arsip.
2. Pelaksanaan Alih Media
a. Pemindaian /Scanning arsip
- Proses pemindaian dilakukan dengan hasil disesuaikan pada format TIFF yaitu
format image tanpa kompresi dengan resolusi 600dpi (dot per inch) untuk
perlindungan arsip.
- Pemindaian arsip asli direkomendasikan untuk menggunakan resolusi minimum
300 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam
formattertentu seperti TIFF, GIF, JPEG, PNG, dan PDF. Arsip elektronik tersebut
harus memiliki informasi yang sama seperti dokumen aslinya.
b. Penyimpanan File Hasil Alih Media Arsip
- Penamaan file hasil alih media disesuaikan dengan kebutuhan unit kerja,
contoh bisa menggunakan angka yang mengidentifikasikan waktu pelaksanaan
alih media (202208010001 => menunjukan tahun bulan dan tanggal lalu
nomor urut) disesuaikan dengan kode klasifikasi atau menggunakan huruf dan
angka misal SEK-UM.04.01-001 penamaan berdasarkan klasifikasi arsip dan
nomor urut arsip.
- Lokasi penyimpanan arsip alih media menggunakan hardisk, flashdisk, cd/dvd
danlain-lain sesuai perkembangan teknologi. Bisa juga dilakukan penyimpanan
pada drive yang bisa diakses secara online dengan memperhatikan keamanan
data.
- Menyimpan lebih disatu tempat penyimpanan sebagai data cadangan jika
terjadi kerusakan di salah satu tempat penyimpanan atau lokasi penyimpanan.
Serta melakukan backup secara berkala terhadap file hasil alih media.
c. Membuat Daftar Arsip Alih Media yang sekurang-kurangnya memuat :
1) Nama Unit Pengolah
2) Nomor Urut Arsip Alih Media
3) Jenis Arsip
4) Jumlah Arsip
5) Kurun Waktu
6) Keterangan
Contoh Daftar Arsip Alih Media
Unit Kerja : Biro Umum – Sekretariat Jenderal

Unit Pengolah : Bagian Rumah Tangga
Media Arsip
No Jenis Arsip Jumlah Alat Waktu Keterangan
Semula Menjadi
1 Surat Kertas Elektronik 1 berkas Scanner 1 Juli Berkas lengkap
Penunjukan
Langsung Format Canon DR- 2022 Penunjukan
Pengadaan PDF C225W Langsung
Barang
Pengadaan
Barang
3. Membuat Berita Acara Alih Media

Berita acara alih media dibuat dengan sekurang-kurangnya memuat informasi sebagai
berikut :
a. waktu pelaksanaan
b. tempat pelaksanaan
c. jenis media arsip
d. jumlah arsip
e. keterangan proses alih media yang dilakukan
f. pelaksnaan
g. penanda tangan oleh Pimpinan Unit Kearsipan
Contoh Berita Acara Alih Media
4. Autentikasi oleh pimpinan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu yang
dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media, dapat dilakukan
denganmetode antara lain :
a. digital signature (security)
b. public key / private key (akses)
c. watermark (copyright)
d. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi
BAB VII
PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap bagian dalam
sebuah unit organisasi. Administrasi formal terkait dengan aspek legal dan tertuang dalambentuk
dokumen dinas tertulis. Lalu lintas dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar, sehingga
memerlukan effort yang semakin besar pula dalam pengelolaanya.
Pengelolaan arsip secara konvensional memiliki banyak kelemahan. Memerlukan ruang
penyimpanan yang cukup luas karena arsip selalu bertambah, mudah mengalami kerusakan dan
kehilangan dokumen, pencarian kembali dokumen memerlukan waktu yang lama, distribusian
dokumen antar unit organisasi dan antar pegawai kurang efektif.
Untuk mewujudkan tata kelola arsip yang baik, pemanfaatan teknologi informasi tidak dapat
dihindarkan lagi. Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan
bahwa, pencipta arsip atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk atau
melakukan alih media antara lain media elektronik.
Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara
pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi
komputer berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan
tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali. Menurut
National Archives and Record Administration (NASA), Arsip elektronik merupakan arsip- arsip
yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat
memprosesnya (Perka ANRI no 6 thn 2021). Electronic records merupakan informasi yang
terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi
maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia sendiri arsip elektronik bentuknya, berupa :
a. teks, gambar, audio, dan video
b. arsip elektronik lainnya dalam format (ekstensi) tertentu.
Dalam pengelolaan arsip elektronik dilakukan beberapa kegiatan, yaitu :

A. Penciptaan arsip elektronik berupa:
1. pembuatan arsip elektronik yaitu kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam
tertentu untuk dikomunikasikan dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit kerja di
lingkungan Kementerian yang terdiri atas arsip yang penciptaannya dalam format
elektronik dan arsip hasil proses alih media.
2. penerimaan arsip elektronik dari eksternal Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia
yang terdiri atas arsip yang diterima dalam format elektronik serta arsip hasil proses
digitisasi arsip.
Ketentuan dalam penciptaan arsip elektronik, sebagai berikut:
1. sesuai dengan prosedur dan menggunakan sistem informasi yang berlaku;
2. dalam format yang sesuai dengan ketentuan tata naskah dinas, yang berlaku
di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Sementara kegiatan dalam penciptaan arsip elektronik, meliputi:
1. registrasi arsip elektronik
2. agregasi, merupakan akumulasi dari entitas arsip elektronik yang saling berkaitan
dan/atau memiliki kesamaan tema yang harus dipelihara selama dibutuhkan. Kegiatan
ini ditentukan berdasarkan suatu tingkatan sesuai dengan kebutuhan, antara lain:
agregasi pada tingkatan seri (Series), agregasi pada tingkatan Berkas (File), agregasi
pada tingkatan Item
B. Penggunaan arsip elektronik

1. dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. diberikan selama waktu penggunaan dan otomatis akan tertutup oleh sistem informasi
pengelolaan arsip elektronik.
3. harus tercatat dalam sistem informasi yang menjalankan fungsi pengelolaan arsip
elektronik.
C. Kegiatan pemeliharaan arsip elektronik dilakukan dalam rangka :

1. antisipasi terhadap keusangan teknologi dan pemeliharaan terhadap sistem elektronik
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. preservasi arsip elektronik, yang dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut:
a. migrasi, yang merupakan proses pemindahan arsip elektronik dari perangkat yang telah
usang ke perangkat terkini.
b. konversi, yang merupakan proses perubahan format arsip elektronik ke format data
untuk preservasi jangka panjang.
c. enkapsulasi, yang merupakan proses membungkus arsip elektronik, metadata,
spesifikasi format, dan informasi lainnya yang dibutuhkan untuk membaca informasi
arsip tersebut di masa mendatang.
d. emulsi, yang merupakan proses penciptaan kembali lingkungan sistem sebagaimana
arsip elektronik tersebut diciptakan.
D. Penyusutan arsip elektronik

Pelaksanaan kegiatan dalam penyusutan arsip elektronik, yaitu :
1. pemindahan arsip elektronik inaktif oleh Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. dilakukan
padaarsip elektronik yang telah memasuki masa retensi inaktif berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip dilingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dengan cara
pemindahan database dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
2. pemusnahan arsip elektronik dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai tata cara
pemusnahan arsip di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia dengan
berkoordinasi kepusat data teknologi informasi.
3. penyerahan arsip elektronik statis ke lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip
elektronik yang berdasarkan Jadwal Retensi Arsip berketerangan permanen dan
dilaksanakan berdasarkan ketentuan penyerahan arsip statis di lingkungan
BAB VIII
PENYUSUTAN ARSIP
Penyusutan Arsip adalah kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara

memindahkan arsip inaktf dari unit pengolah ke unit kearsipan, memusnahkan arsip
yang tidak memiliki nilai guna dan menyerahkan arsip statis ke Lembaga kearsipan
yang bertujuan untuk menjamin ketersediaan Arsip yang bernilai guna, efisiensi
kerja, sarana dan biaya.
Dalam pelaksanaan penyusutan arsip harus mengikuti prinsip sebagai berikut :
A. Ketentuan Penyusutan Arsip
1. penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
2. penyusutan dilaksanakan secara terprogram dan berkesinambungan.
3. dilaksanakan paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun.
4. penyusutan arsip harus disertai dengan daftar arsip yang dipindahkan/
dimusnahkan/ diserahkan beserta Berita Acara.
5. Unit Kearsipan I mengajukan permohonan persetujuan pemusnahan arsip
kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
6. pemusnahan arsip dilaksanakan secara total sehingga informasi dan fisik
arsip tidak dikenali lagi.
7. arsip yang dihasilkan dari kegiatan pemusnahan arsip disimpan di Unit
Kearsipan masing-masing dan diperlakukan sebagai arsip vital.
B. Pemindahan Arsip
Pelaksanaan Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipandalam
pemindahannya perlu memperhatikan ketentuan :
1. Ketentuan Pemindahan Arsip Inaktif
a. Unit Pengolah memindahkan arsip inaktif ke Unit Kearsipan secara
periodik minimal 1 kali dalam setahun.
b. pemindahan Arsip Inaktif yang berketerangan permanen di JRA dari Unit
Pengolah ke Unit Kearsipan III, Unit Kearsipan II, dan Unit Kearsipan I
menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Kearsipan.
c. pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Kearsipan III ke Unit Kearsipan II
menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Kearsipan III.
d. pemindahan Arsip Inaktif yang berketerangan permanen di jadwal retensi
arsip dari Unit Kearsipan II ke Unit Kearsipan I menjadi tanggung jawab
Unit Kearsipan II.
2. pemindahan Arsip dilaksanakan pada Arsip yang telah melewati retensi
aktif dan memasuki retensi inaktif.
3. setiap pelaksanaan pemindahan, setiap unit wajib mengirimkan terlebih
dahulu daftar Arsip pindah disertai permohonan tertulis dari pimpinan Unit
Pengolah dan/atau Unit Kearsipan.
4. pemindahan Arsip media baru seperti, compact disk, kaset, flashdisk,
hardisk, dan lain-lain harus disertai daftar arsip sesuai informasi yang
terkandung di dalamnya.
5. Unit Kearsipan yang menerima pemindahan Arsip, wajib memeriksa
kesesuaian daftar Arsip pindah dengan fisik Arsip yang dipindahkan dari
unit asal (pemindah);
6. Unit Kearsipan penerima Arsip dapat menolak Arsip yang diusulkan
dipindahkan oleh unit pemindah apabila :
a. adanya ketidaksesuaian antara daftar Arsip pindah dan fisik Arsip;
b. belum saatnya dipindahkan menurut Jadwal Retensi Arsip; dan
c. pelaksanaan pemindahan dilakukan tanpa penandatanganan Berita
Acara dengan melampirkan daftar Arsip pindah yang akan
dipindahkan.
7. Arsip dari Unit Pengolah yang memiliki nilai guna mengarah permanen
berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dipindahkan ke Unit Kearsipan I;
8. Unit Kearsipan I dapat menolak Arsip yang diusulkan dipindahkan apabila;
a. bukan Arsip yang dipermanenkan menurut Jadwal Retensi Arsip
dan/atau memiliki retensi inaktif di bawah 10 (sepuluh) tahun.
b. atas dasar penilaian dari Unit Kearsipan I dinyatakan tidak layak pindah.
c. hal teknis lain yang dianggap tidak memungkinkan dilaksanakan
pemindahan.
9. sebelum pelaksanaan pemindahan Arsip ke Unit Kearsipan I /Unit KearsipanII
/Unit Kearsipan III, Unit Pengolah wajib berkoordinasi terlebih dahulu guna
memastikan kesiapan waktu, tenaga serta ketersediaan tempat penyimpanan.
10. Arsip inaktif di Unit Kearsipan I/ Unit Kearsipan II/ Unit Kearsipan III disimpan,
dikelola dan dipelihara di Records Center sampai habis masa retensinya
sesuai dengan ketentuan dalam jadwal retensi arsip.
11. arsip inaktif yang telah habis masa retensinya sesuai dengan ketentuan jadwal
retensi arsip dapat diusulkan pemusnahan arsip oleh U nit Kearsipan I
dengan meminta persetujuan pemusnahan ke Arsip Nasional Republik
Indonesia.
12. pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan
media arsip.
13. kegiatan Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan melalui kegiatan:
a. penyeleksian Arsip Inaktif
Penyeleksian Arsip Inaktif dilakukan melalui JRA dengan cara melihat
pada kolom retensi aktif. Dalam hal retensi aktifnya telah habis atau
terlampaui, maka arsip tersebut telah memasuki masa inaktif atau
frekuensi penggunaan arsip yang telah menurun ditandai dengan
penggunaan kurang dari 5 (lima) kali dalam setahun.
b. pembuatan Daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan
1) pencipta Arsip menyusun daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dan
ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah selaku yang
memindahkan arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan Pencipta Arsip
selaku penerima arsip atau pejabat yang diberi kewenangan.
2) daftar Arsip Inaktif dipindahkan memuat:
a) pencipta Arsip.
b) unit pengolah.
c) nomor berkas.
d) Klasifikasi.
e) jenis/series arsip.
f) tahun/ Kurun Waktu.
g) Jumlah.
h) tingkat perkembangan.
i) nomor boks.
j) keterangan.
CONTOH DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG DIPINDAHKAN
UNIT KERJA :
UNIT PENGOLAH :
No. Jenis/ Series Tahun/ Jumlah Tingkat Nomor Keterangan
Klasifikasi Arsip Kurun Waktu Perkembangan Boks
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Yang Memindahkan, Yang Menerima,

(Unit Pengolah) (Unit Kearsipan)
Nama Jabatan Nama Jabatan
Nama Jelas Nama Jelas

NIP NIP
3). Berita Acara Pemindahan Arsip sekurang- kurangnya
memuat waktu pelaksanaan, tempat, jenis arsip yang
dipindahkan, jumlah arsip, pelaksana dan penandatangan
oleh pimpinan Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan.
CONTOH BERITA ACARA PEMINDAHAN

REPUBLIK INDONESIA
UNIT UTAMA /KANWIL / UPT
Jalan …………………………………………………………….
Telepon: (021) ………………… , Faksimili: (021) ………….…..
Laman: ……………………., Surel: ……………………………………….
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP
Nomor ……………………….
Pada hari ini .......... tanggal .... bulan ....... tahun ...... yang bertanda tangan di bawah
ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip telah
melaksanakan pemindahan arsip ....... sebanyak ……. sebagaimana tercantum dalam
Daftar Arsip yang Dipindahkan sebagaimana terlampir.
Berita Acara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) dan PARA PIHAK masing-masing
menerima 1 (satu) rangkap yang mempunyai kekuatan hukum sama.
Dibuat di ...........(tempat), …. (tanggal)
PIHAK YANG MEMINDAHKAN PIHAK YANG MENERIMA
Jabatan Jabatan
(nama tanpa gelar) (nama tanpa gelar)

NIP NIP
C. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan Arsip merupakan peniadaan fisik dan informasi Arsip yang telah
habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna sesuai dengan ketentuan Jadwal
Retensi Arsip dan/atau ketentuan peraturan perundang-undangan terkait.
Pemusnahan Arsip dilaksanakan dengan ketentuan :
1. Pemusnahan di Unit Pengolah
Pemusnahan yang dilakukan di Unit Pengolah hanya terhadap non arsip
dan duplikasi dengan terlebih dahulu memastikan keberadaan arsip
aslinya, seperti formulir kosong, amplop, undangan, dan duplikasi.
2. Pemusnahan di Unit Kearsipan
Prosedur Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan meliputi:
a. Pembentukan tim penilai yang terdiri dari Unit Pengolah, Unit Kearsipandan
arsiparis;
1) pembentukan panitia penilai arsip ditetapkan oleh Pejabat Pimpinan
Unit Kearsipan;
2) panitia penilai Arsip bertugas untuk melakukan penilaian Arsip yang
akan di usulkan musnah dengan melibatkan ;
3) panitia penilai Arsip berjumlah ganjil;
b. panitia penilai Arsip paling sedikit memenuhi unsur:
1) pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
2) unit kearsipan pengusul pemusnahan arsip sebagai anggota;
3) unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota;
4) Arsiparis sebagai anggota.
c. Penyeleksian arsip dilakukan oleh tim penilai arsip berpedoman pada
Jadwal Retensi Arsip (JRA) dengan cara melihat pada kolom retensi
inaktifdan pada kolom keterangan yang dinyatakan musnah;
Penyeleksian Arsip berdasarkan ketentuan :
1) penyeleksian Arsip dilakukan oleh panitia penilai Arsip berpedoman
Jadwal Retensi Arsip dengan cara melihat pada kolom retensiInaktif
dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah; dan
2) dalam hal retensi Inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada
kolom keterangan dinyatakan musnah, maka Arsip tersebut dapat
dikategorikan sebagai Arsip usul musnah.
d. Pembuatan daftar arsip usul musnah dari hasil penyeleksian arsip
dituangkan dalam daftar arsip usul musnah yang paling sedikit berisi:
nomor, jenis Arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, dan keterangan.
e. Penilaian arsip oleh tim penilai arsip dilakukan terhadap daftar arsip usul
musnah dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip.
Hasil penilaian dituangkan dalam surat pertimbangan tertulis oleh tim
penilai arsip.
f. Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan III mengajukan permohonan
persetujuan pemusnahan arsip kepada Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia melalui Unit Kearsipan I.
g. Unit Kearsipan I mengajukan permohonan pemusnahan arsip kepada
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) berdasarkan pengajuan
dari Unit Kearsipan I/II/III.
h. Pemusnahan Arsip hanya dilakukan oleh Unit Kearsipan I/II/III setelah
memperoleh persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI)
i. Unit Kearsipan I menyampaikan surat persetujuan Pemusnahan Arsip dari
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) kepada Unit Kearsipan
II dan III.
j. Unit Kearsipan I mengeluarkan penetapan yang ditetapkan oleh Sekretaris
Jenderal/ Kepala Unit Kearsipan I terhadap arsip yang akan dimusnahkan
berdasarkan kepada persetujuan pemusnahan arsip tertulis dari Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
k. Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan Unit Kearsipan I disaksikan
oleh Unsur Hukum (Biro Humas, Hukum dan Kerjasama), Unsur
Pengawasan (Inspektorat Jenderal), Unit Kearsipan I, dan Unit Pencipta
Arsip.
l. Pelaksanaan pemusnahan arsip di Unit Kearsipan II disaksikan oleh Unsur
Hukum (Biro Humas, Hukum dan Kerjasama), Unsur Pengawasan
(Inspektorat Jenderal), Unit Kearsipan I, dan Unit Pencipta Arsip.
m.Pelaksanaan pemusnahan arsip di Unit Kearsipan III disaksikan oleh
UnitKearsipan I, unsur hukum dan unsur pengawasan dari Unit Kearsipan II
Kantor Wilayah dan Unit Pencipta Arsip (saksi bidang pengawasan dari divisi
administrasi untuk pemusnahan Unit Kearsipan III/ UPT dan saksi bidang hukum dari
masing-masing divisi unit kerjanya) Untuk saksi pengawasan dan saksi bidang hukum
untuk kantor wilayah bisa ditunjuk dari biro humas dan itjen atau divisi yankum dan
divisi administrasi kanwil Untuk unit utama saksi bidang hukum diambil dari itjen
(minimal pejabat pengawas).
n. Membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip beserta daftar arsip musnah
rangkap 2 (dua) , Berita acara tersebut ditandatangani oleh Unit Kearsipan
I, bidang Hukum dan bidang Pengawasan dari Unit Kearsipan II Kantor
Wilayah dan Unit Pencipta Arsip.
o. Pemusnahan Arsip dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi
Arsip musnah dan tidak dapat dikenali dengan cara, antara lain : dicacah/
dilebur/ dibakar.
p. Secara fisik pemusnahan dapat dilakukan di lingkungan Unit Kearsipan
atau di tempat lain di bawah koordinasi dan tanggung jawab Unit
Kearsipan dari Unit Organisasi yang Arsipnya diusulkan musnah.
q. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan menghasilkan Arsip:
1) keputusan pembentukan tim penilaian arsip.
2) notulen rapat tim penilai Arsip pada saat melakukan penilaian.
3) surat pertimbangan dari tim penilai arsip kepada Unit Kearsipan yang
menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah telah dinilai dan
memenuhi syarat untuk dimusnahkan.
4) surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI).
5) surat penetapan pemusnahan arsip.
6) Berita Acara Pemusnahan Arsip.
7) daftar arsip yang dimusnahkan.
r. Arsip yang dihasilkan dari kegiatan pemusnahan arsip disimpan di Unit
Kearsipan dan diperlakukan sebagai arsip vital.
s. Unit Kearsipan menyampaikan Berita Acara dan Daftar Arsip yang
dimusnahkan kepada Unit Kearsipan I untuk diteruskan kepada Kepala
CONTOH DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH

Tingkat
No. Jenis Arsip Tahun Jumlah Perkembangan Keterangan
Petujuk Pengisian :
Nomor : Nomor urut jenis/series
Jenis Arsip : berisi jenis/series arsip
Tahun : Tahun pembuatan arsip
Jumlah : Jumlah arsip
Tingkat Perkembangan : Tingkat keaslian arsip
(asli, copy atau salinan)
Keterangan : Informasi tentang kondisi arsip
(rusak / tidak lengkap /
berbahasa asing / daerah)
CONTOH SURAT PERTIMBANGAN TIM PENILAI ARSIP
SURAT PERTIMBANGAN
PANITIA PENILAI ARSIP
Berkenaan dengan permohonan persetujuan pemusnahan arsip di lingkungan

............................ berdasarkan surat Nomor ........... tanggal ...... , dalam hal ini
telah dilakukan penilaian dari tanggal ........... s.d. ..........., terhadap daftar arsip
menyetujui usulan pemusnahan arsip sebagaimana terlampir; atau

menyetujui usulan pemusnahan arsip, namun ada beberapa berkas yang
dipertimbangkan agar tidak dimusnahkan dengan alasan tertentu ...........
sebagaimana terlampir.
Demikian hasil pertimbangan panitia penilai arsip dengan harapan permohonan

persetujuan usul pemusnahan arsip dapat ditindaklanjuti dengan cepat melalui
prosedur yang telah ditetapkan.
Nama kota, tanggal, bulan, tahun

............................................
(jabatan)
Anggota ............................................
(jabatan)
Anggota ............................................
(jabatan)
Anggota ............................................
(jabatan)
Anggota ............................................
(jabatan)
3. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan III (Unit Pelaksana Teknis) meliputi:
a. Pembentukan tim panitia penilai arsip terdiri dari:
1) Pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketuamerangkap anggota.
2) Unit Kearsipan.
3) Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkansebagai anggota.
4) Arsiparis sebagai anggota
b. Penyeleksian arsip dilakukan oleh tim penilai arsip berpedoman JRA

dengan cara melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom
keterangan dinyatakan musnah.
c. Pembuatan daftar arsip usul musnah dari hasil penyeleksian arsip.
d. Penilaian arsip oleh tim penilai Arsip dilakukan terhadap daftararsip usul
musnah dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip.
Hasil penilaian dituangkan dalam surat permohonan Pemusnahan
pertimbangan tertulis oleh tim penilai arsip.
e. Mengajukan permohonan persetujuan pemusnahan arsip kepada Unit
Kearsipan II.
f. Unit Kearsipan II meneruskan permohonan dari Unit Kearsipan III UPT
ke Unit Kearsipan I untuk dimintakan persetujuan pemusnahan Arsip
kepadaKepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
g. Unit Kearsipan I menyampaikan surat persetujuan Pemusnahan Arsip dari
II untuk selanjutnya diteruskan ke Unit Kearsipan III UPT;
h. Unit Kearsipan I mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan
dimusnahkan berdasarkan persetujuan pemusnahan arsip tertulis dari
II untuk selanjutnya diteruskan ke Unit Kearsipan III UPT;
i. Pelaksanaan pemusnahan arsip di Unit Kearsipan III disaksikan oleh Unit
Kearsipan I, Unsur Hukum dan Unsur Pengawasan dari Unit Kearsipan II
Kantor Wilayah dan Unit Pencipta Arsip;
j. Membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip beserta daftar arsip musnah
rangkap 2 (dua);
k. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan III UPT menghasilkan Arsip:
1) keputusan pembentukan tim penilai arsip.
2) notulen rapat tim penilai arsip pada saat melakukan penilaian.
3) surat pertimbangan dari tim penilai Arsip kepada Unit Kearsipan I yang
menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah telah dinilai
danmemenuhi syarat untuk dimusnahkan.
4) Surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala Arsip nasional
Republik Indonesia (ANRI).
5) surat penetapan pemusnahan arsip.
6) Berita Acara Pemusnahan Arsip.
7) daftar arsip yang dimusnahkan.
l. Arsip yang dihasilkan dari kegiatan pemusnahan arsip disimpan
di Unit kearsipan masing-masing dan diperlakukan sebagai arsip
vital.
m. Unit Kearsipan III UPT menyampaikan Berita Acara dan Daftar Arsip
yang dimusnahkan kepada Unit Kearsipan II untuk disampaikan
kepada Unit Kearsipan I dan selanjutnya diteruskan kepada Kepala
4. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan II

Prosedur Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan II meliputi:
a. pembentukan tim penilai yang terdiri dari Unit Pengolah, Unit
Kearsipan dan arsiparis;
b. penyeleksian arsip dilakukan oleh tim penilai arsip berpedoman
JRA dengan cara melihat pada kolom retensi inaktif dan pada
kolom keterangan dinyatakan musnah;
c. pembuatan daftar arsip usul musnah dari hasil penyeleksian arsip;
d. penilaian Arsip oleh tim penilai Arsip dilakukan terhadap daftar
arsip usul musnah dengan melakukan verifikasi secara langsung
terhadap fisik arsip. Hasil penilaian dituangkan dalam surat
pertimbangan tertulis oleh tim penilai arsip;
e. Mengajukan permohonan persetujuan pemusnahan arsip kepada
Unit Kearsipan I;
f. Unit Kearsipan I mengajukan permohonan usul Pemusnahan Arsip
kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
g. Unit Kearsipan I menyampaikan Surat Persetujuan Pemusnahan
Arsip dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
kepada Unit Kearsipan II;
h. Unit Kearsipan I mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang
akan dimusnahkan berdasarkan persetujuan pemusnahan arsip
tertulis dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
kepada Unit Kearsipan II;
i. Pimpinan Pencipta Arsip di Unit Kearsipan I mengeluarkan

penetapan terhadap arsip yang akan dimusnahkan berdasarkan
persetujuan pemusnahan arsip tertulis dari Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI);
j. Pelaksanaan pemusnahan arsip di Unit Kearsipan II disaksikan
oleh Pimpinan Unit Kearsipan pengusul pemusnahan, Unit
Kearsipan II, Unit Kearsipan I, Unit Hukum dan Unit Pengawasan;
k. membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip beserta daftar arsip
musnah rangkap 2 (dua);
l. pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan II menghasilkan arsip:
1) keputusan pembentukan tim penilai Arsip;
2) notulen rapat tim penilai Arsip pada saat melakukan penilaian;
3) surat pertimbangan dari tim penilai Arsip yang menyatakan
bahwa arsip yang diusulkan musnah telah dinilai dan
memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
4) surat persetujuan Pemusnahan Arsip dari Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI);
5) surat penetapan pemusnahan arsip;
6) Berita Acara Pemusnahan Arsip; dan
7) Daftar Arsip yang dimusnahkan.
m. arsip yang dihasilkan dari kegiatan pemusnahan arsip
disimpan di Unit Kearsipan masing-masing dan diperlakukan
sebagai arsip vital.
5. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan I

Prosedur Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan I meliputi:
a. pembentukan tim penilai yang terdiri dari Unit Pengolah, Unit
Kearsipan dan arsiparis.
b. penyeleksian arsip dilakukan oleh tim penilai arsip berpedoman
JRAdengan cara melihat pada kolom retensi inaktif dan pada
kolom keterangan dinyatakan musnah.
c. pembuatan daftar arsip usul musnah dari hasil penyeleksian arsip.
d. penilaian Arsip oleh tim penilai Arsip dilakukan terhadap daftar

arsip usul musnah dengan melakukan verifikasi secara
langsungterhadap fisik arsip. Hasil penilaian dituangkan dalam
surat pertimbangan tertulis oleh tim penilai arsip;
e. Unit Kearsipan I mengajukan permohonan usul Pemusnahan
Arsip kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI).
f. Unit Kearsipan I menyampaikan Surat Persetujuan

Pemusnahan Arsip dari Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI) kepada PimpinanUnit Kearsipan I;
g. Unit Kearsipan I mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang
akan dimusnahkan berdasarkan persetujuan pemusnahan
arsip tertulis dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI);
h. Pimpinan Pencipta Arsip di Unit Kearsipan I mengeluarkan
penetapan terhadap arsip yang akan dimusnahkan
berdasarkan persetujuan pemusnahan arsip tertulis dari Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI);
i. Pelaksanaan pemusnahan arsip di Unit Kearsipan I disaksikan
oleh Pimpinan Unit Kearsipan I, pengusul pemusnahan, Unit
Pengolah Kearsipan II, Unit Hukum dan Unit Pengawasan;
j. Membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip beserta daftar arsip
musnahrangkap 2 (dua);
k. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan I menghasilkan arsip:
1) keputusan pembentukan tim penilai Arsip;
2) notulen rapat tim penilai Arsip pada saat melakukan penilaian;
3) surat pertimbangan dari tim penilai Arsip yang menyatakan
bahwa arsip yang diusulkan musnah telah dinilai dan
memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
4) surat persetujuan Pemusnahan Arsip dari Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI);
5) surat penetapan pemusnahan arsip;
6) Berita Acara Pemusnahan Arsip; dan
7) Daftar Arsip yang dimusnahkan.
6. Arsip yang dihasilkan dari kegiatan pemusnahan arsip disimpan di

Unit Kearsipan masing-masing dan diperlakukan sebagai arsip
vital.
7. Berita Acara dan Daftar Arsip yang dimusnahkan ditembuskan
kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
CONTOH BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
UNIT UTAMA
.
REPUBLIK INDONESIA
UNIT UTAMA/KANWIL
UPT
Jalan ……………
Telepon: (021) …………, , Faksimili: (021) …………..
Laman: …………………………., Surel: ………………………
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

NOMOR
Pada hari ini .......... tanggal .... bulan ....... tahun ...... yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan
Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip telah melaksanakan pemusnahan arsip .......
sejumlah ....... sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip yang dimusnahkan sebagaimana terlampir.
Pemusnahan arsip secara total dengan cara dibakar/dicacah/dilebur sebanyak ........... Berkas
Saksi- Saksi Kepala Unit Kearsipan
(……………………….) (……………………….)
Bidang Pengawasan
- Inspektorat Jenderal
(……………………….)
Bidang Hukum
- Biro Humas, Hukum dan Kerjsama
(……………………….)
Arsiparis
KANWIL …………..

REPUBLIK INDONESIA
KANWIL …………
Laman: …………………………., Surel: ………………………

NOMOR
Pada hari ini .......... tanggal .... bulan ....... tahun ...... yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan
Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip telah melaksanakan pemusnahan arsip .......
sejumlah ....... sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip yang dimusnahkan sebagaimana terlampir.
Pemusnahan arsip secara total dengan cara dibakar/dicacah/dilebur sebanyak .......... Berkas
(……………………….) (……………………….)
Bidang Pengawasan
- Itjen/ Div Admin
(……………………….)
Bidang Hukum
- Biro Humas/ Div Unit Kerja
(……………………….)
Arsiparis
UNIT PELAKSANAAN TEKNIS

REPUBLIK INDONESIA
KANWIL …
UPT …..
Laman: …………………………., Surel: ………………………

NOMOR
Pada hari ini .......... tanggal .... bulan ....... tahun ...... yang bertanda tangan di bawah ini,
berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip telah melaksanakan
pemusnahan arsip .......
sejumlah sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip yang dimusnahkan sebagaimana terlampir.
Pemusnahan arsip secara total dengan cara dibakar/dicacah/dilebur sebanyak.... Berkas
(……………………….) (……………………….)
Bidang Pengawasan
- Div Admin
(……………………….)
Bidang Hukum
- (Divisi Unit Kerja UPT)
(……………………….)
Arsiparis
REPUBLIK INDONESIA
UNIT UTAMA / KANWIL UPT
Laman: …………………………., Surel: ………………………

NOMOR
Pada hari ini .......... tanggal .... bulan ....... tahun ...... yang bertanda tangan di bawah ini,
berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip telah melaksanakan
pemusnahan arsip .......
sejumlah .... sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip yang dimusnahkan sebagaimana
terlampir.
Pemusnahan arsip secara total dengan cara dibakar/dicacah/dilebur sebanyak ........Berkas
D. Penyerahan Arsip Statis

Penyerahan Arsip Statis adalah suatu proses penyerahan Arsip yang
dipermanenkan berpedoman Jadwal Retensi Arsip dari Kementerian Hukum
danHak Asasi Manusia kepada ANRI. Penyerahan Arsip dilakukan terhadap
Arsip Statis Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang berskala
nasional dengan ketentuan :
1. Unit Kearsipan II dan Unit Kearsipan III di lingkungan Kementerian Hukum dan
Hak Asasi Manusia tidak diperkenankan menyerahkan langsung Arsip yang
dianggap memiliki nilai guna permanen (statis) ke ANRI;
2. Penyerahan Arsip Statis di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan I;
3. Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia wajib meminta kepastian atas
keamanan, keselamatan, serta aksesibilitas penggunaan dan pemanfaatan
Arsip Statis yang diserahkan ke ANRI yang dituangkan dalam Berita Acara
Penyerahan;
4. Prosedur penyerahan arsip statis
a. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah
Penyeleksian arsip statis berpedoman JRA dengan cara melihat pada kolom
retensi inaktif dan pada kolom keterangan yang dinyatakan permanen. Hasil
penyeleksian arsip yang dinyatakan permanen dituangkan dalam daftar
arsip usul serah;
b. Penilaian
Tim penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul serah dengan
melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip. Hasil penilaian
dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh timpenilai arsip;
c. Pemberitahuan penyerahan arsip statis
Unit Kearsipan I membuat surat akan menyerahkan arsip statis kepada
Kepala Arsip Nasional dengan melampirkan daftar arsip usul serah dan
pertimbangan oleh tim penilai serta surat pernyataan bahwa arsip yang
diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan;
d. Verifikasi dan persetujuan
Kepala Arsip Nasional memberikan persetujuan terhadap daftar arsip usul
serah;
e. Penetapan arsip statis yang akan diserahkan
Unit Kearsipan I mengeluarkan penetapan arsip statis yang akan diserahkan
dengan mengacu kepada persetujuan tertulis dari Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI);
f. Pelaksanaan serah terima arsip statis
Pelaksanaan serah terima arsip statis oleh Sekretaris Jenderal atas nama
Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia kepada Kepala Arsip Nasional
beserta berita acara, daftar arsip serah dan fisik arsip yang akan diserahkan.
5. Penyerahan Arsip Statis oleh Unit Kearsipan I kepada Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI) sebagai lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip:
a. Memiliki nilai guna kesejarahan;
b. Telah habis retensinya; dan/atau
c. Berketerangan dipermanenkan sesuai JRA
6. Arsip yang tercipta dari kegiatan penyerahan Arsip diperlakukan sebagai
Arsip Vital, meliputi:
a. Keputusan Sekretaris Jenderal atas nama Menteri mengenai pembentukan panitia
penilai arsip.
b. notulen rapat panitia penilai Arsip Statis pada saat melakukanpenilaian;
c. surat pertimbangan dari panitia penilai Arsip Statis;
d. pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh pimpinan unit
kersipan I kepada Kepala ANRI disertai dengan pernyataan bahwa
Arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat
digunakan;
e. surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk penyerahan Arsip Statis;
f. Keputusan pimpinan unit kearsipan I tentang penetapan pelaksanaan
penyerahan Arsip Statis;
g. berita acara penyerahan Arsip; dan
h. daftar Arsip yang diserahkan.
CONTOH DAFTAR ARSIP USUL SERAH
Nama Pencipta Arsip : Kementerian Hukum dan Hak

Asasi Manusia Alamat:Jalan H.R Rasun Said Kav 6-7
Jakarta Selatan
Uraian
Klasifikasi Kurun Jumlah
No. Informasi Keterangan
Arsip Waktu Arsip
Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Jakarta,…tanggal…bulan..tahun
Yang mengusulkan, Menyetujui,

Pimpinan Unit Kearsipan Kepala Lembaga
ttd ttd
Nama ……………. Nama …………….

NIP NIP
Petunjuk Pengisian:
a. Nama Pencipta : Diisi nama instansi/ Pencipta Arsip

b. Alamat : Diisi alamat instansi/ Pencipta Arsip
1. Nomor : Nomor Urut
2. Kode Klasifikassi : Klasifikasi Arsip
3. Uraian informasi arsip : uraian informasi yang terkandung dalam arsip
4. Kurun waktu : Kurun waktu terciptanya arsip
5. Jumlah Arsip : Jumlah Arsip (lembaran, berkas)
6. Keterangan : Informasi khusus yang penting untuk
diketahui, seperti: kertas rapuh, berkas
tidak lengkap, lampiran tidak ada, tingkat
keaslian dan sebagainya.
CONTOH BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP
.
REPUBLIK INDONESIA
Laman: …………………………., Surel: …………………………….
BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP

DARI KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA KEPADA
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR
…………………………../TAHUN ………………………
Pada hari ini ............. tanggal ............. bulan ............. tahun ............., bertempat di
.............(nama tempat dan alamat), kami yang bertanda tangan di bawah ini:
1. Nama : .................................................................
Jabatan : .................................................................
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA, bertindak untuk dan atas nama Kementerian Hukum
2. Nama : .................................................................
Jabatan : .................................................................
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA, bertindak untuk dan atas nama Arsip Nasional Republik
Indonesia, telah melaksanakan serah terima arsip .............. Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia yang memiliki nilai guna nasional seperti yang tercantum dalam daftar arsip terlampir
untuk disimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia.
Berita acara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) bermaterai cukup dan PARA PIHAK menerima 1
Dibuat di.............(tempat), .............. (tanggal)

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
Jabatan, Jabatan,
(nama jelas) (nama jelas)

BAB IX
PEMBINAAN DAN PENGAWASAN KEARSIPAN
A. PEMBINAAN KEARSIPAN
Pembinaan Kearsipan dilakukan untuk meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia secara berkesinambungan terhadap efektifitas
kebijakan, kualitas sumber daya manusia Kearsipan, implementasi sistem kearsipan dan
sumber daya kearsipan, sehingga mampu mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan
fungsi seluruh unit kerja di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia. Kegiatan
pembinaan kearsipan dilaksanakan oleh Unit Kearsipan secara berjenjang sesuai dengan
struktur organisasi kearsipan dan ruang lingkup kewenangannya.
Pelaksanaan pembinaan kearsipan di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia dilakukan melalui upaya, yaitu:
1. penghitungan kebutuhan tenaga arsiparis dan usulan penambahan tenaga arsiparis
sesuai perhitungan kebutuhan.
2. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui koordinasi
penyelenggaraan, pengaturan, pengawasan, serta pendidikan dan pelatihan kearsipan.
3. pengaturan peran dan kedudukan hukum Arsiparis.
4. penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan
pembinaan kearsipan meliputi :
1. pengembangan Jabatan Fungsional Arsiparis
Dilakukan dengan rekrutmen Arsiparis, administrasi kepegawaian Arsiparis, dan
pengembangan karir Jabatan Fungsional Arsiparis yang menjadi tanggung jawab
BiroKepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia;
2. pendidikan dan Pelatihan Kearsipan
Dilakukan melalui pendidikan formal, pelatihan kedinasan, dan kursus untuk
meningkatkan pengetahuan, wawasan, sikap, dan perilaku serta keterampilan dan
keahlian Sumber Daya Kearsipan sehingga secara profesional melaksanakan tugas
dan fungsi bidang kearsipan di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia.
Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan dapat dilakukan secara internal oleh
Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Hukum dan Hak Asasi Manusia
sebagai penanggung jawab dalam penyelenggaraan pelatihan, seminar, dan
pengembangan kompetensi tenaga Kearsipan. Sedangkan eksternal dapat
dilaksanakan oleh ANRI maupun instansi kediklatan lainnya.
3. Sosialisasi dan Bimbingan Teknis.

Dilakukan melalui kegiatan apresiasi, workshop, simulasi, dan praktek teknis
Kearsipan untuk meningkatkan kesadaran, pemahaman dan kemampuan teknis
sumber daya manusia Kearsipan terhadap kebijakan, norma, standar, prosedur, dan
kriteria serta implementasinya sehingga mampu mengantisipasi permasalahan yang
terjadi dalam kegiatan Kearsipan. Kegiatan sosialisasi dan bimbingan teknis
Kearsipan dilakukan oleh Unit Kearsipan.
B. PENGAWASAN KEARSIPAN
Untuk mendorong Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak
Asasi Manusia yang sesuai dengan prinsip, kaidah, standar Kearsipan, dan ketentuan
peraturan perundangan-undangan perlu dilakukan Pengawasan Kearsipan internal melalui
proses Audit Kearsipan internal.
1. Tim Pengawas Kearsipan Internal
Pengawasan kearsipan internal dilaksanakan secara berjenjang sesuai dengan struktur
organisasi kearsipan, yaitu:
a. Unit Kearsipan I terhadap Unit Kearsipan II sebagai objek pengawasan;
b. Unit Kearsipan II terhadap Unit Kearsipan III dan Unit Pengolah sesuai wilayah
kewenangannya sebagai objek pengawasan.
Pengawasan Kearsipan dilaksanakan oleh tim pengawas Kearsipan internal Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia yang dibentuk dengan Keputusan Sekretaris Jenderal atas
nama Menteri dengan ketentuan bahwa tim pengawas Kearsipan internal Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia harus telah mengikuti bimbingan teknis atau pendidikan
dan pelatihan Pengawasan Kearsipan. Adapun tim pengawas Kearsipan internal
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia terdiri atas:
a. pengarah, dijabat oleh Sekretaris Jenderal.
b. penanggung jawab, dijabat oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama yang
menyelenggarakan fungsi Kearsipan, dalam hal ini Kepala Biro Umum selaku
Pimpinan Unit Kearsipan I.
c. ketua tim, dijabat oleh pejabat administrasi yang menyelenggarakan urusan
Kearsipan pada Unit Kearsipan I, dalam hal ini Kepala Bagian/Kepala Subbagian atau
Arsiparis paling rendah Arsiparis Muda.
d. anggota, terdiri atas pejabat administrasi yang menyelenggarakan urusan kearsipan

pada Unit Kearsipan II, Arsiparis, Auditor dan/atau Pejabat Fungsional lainnya yang
setara dan/atau Pejabat Pengawas Bidang Pengawasan dan/atau Pejabat
Pelaksana.
Tim Pengawas Kearsipan terdiri dari beberapa subtim yang berjumlah ganjil pada tiap
objek pengawasan baik pada tingkat Unit Kearsipan II sebagai objek pengawasan
maupun Unit Kearsipan III dan Unit Pengolah sebagai objek pengawasan. Struktur
subtim paling sedikit terdiri dari satu orang ketua subtim dan 2 (dua) orang anggota
tim yang ditetapkan melalui surat perintah/surat tugas oleh pejabat yang berwenang
sesuaidengan tugas dan fungsi bidang Kearsipan.
2. Aspek Pengawasan
a. Aspek penilaian dalam pengawasan sistem Kearsipan internal, terdiri atas:
1) Pengelolaan Arsip Dinamis yang meliputi:
a) penciptaan arsip.
b) penggunaan arsip.
c) pemeliharaan arsip.
d) penyusutan arsip.
2) Sumber Daya Kearsipan yang meliputi:
a) sumber daya manusia Kearsipan; dan
b) prasarana dan sarana Kearsipan.
b. Aspek penilaian dalam pengawasan pengelolaan arsip aktif meliputi pemberkasan
dan penyimpanan arsip aktif yang disesuaikan dengan daftar isian pelaksanaan
anggaran atau daftar pelaksanaan anggaran
3. Prosedur Pengawasan Kearsipan Internal
a. Perencanaan program kerja pengawasan Kearsipan
Penyusunan Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT)
dilaksanakan oleh Unit Kearsipan I bersama dengan Unit Kearsipan II.
Format Program Kerja Pengawasan Kearsipan Internal Tahunan sebagai berikut:
PROGRAM KERJA PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUNAN

TAHUN xxxx
A. PENDAHULUAN
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa
Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya Arsip, ketersediaan
Arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan Arsip yang andal,
pelindungan kepentingan negara, dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan
keamanan Arsip, aset nasional dan mendinamiskan Penyelenggaraan Kearsipan
nasional, sertameningkatkan kualitas pelayanan publik.
Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka diperlukan Penyelenggaraan Kearsipan
yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar Kearsipan. Untuk menjamin bahwa
Pencipta Arsip baik di pusat maupun di daerah menyelenggarakan Kearsipan sesuai
dengan peraturan perundang- undangan perlu dilaksanakan Pengawasan Kearsipan.
B. DASAR PENYUSUNAN
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
3. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan
Kearsipan.
C. RENCANA PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUN xxxx
Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan (PKPKT) disusun sebagai pedoman
dan acuan bagi Tim Pengawas Kearsipan dalam merencanakan dan melaksanakan
kegiatan Pengawasan Kearsipan, sehingga pelaksanaan Pengawasan Kearsipan dapat
terlaksana secara lebih terarah dan terkoordinasi dengan baik.
Adapun PKPKT Kementerian XXX Tahun 20XX dapat disampaikan sebagai berikut:
1. Jadwal Waktu Pengawasan Kearsipan
Kegiatan pengawasan dilaksanakan selama delapan bulan yaitu pada bulan Januari
sampai dengan Agustus 20XX dengan alokasi waktu untuk persiapan, Audit Kearsipan
dan penyusunan laporan hasil audit. Jadwal Pengawasan Kearsipan secara umum
dijelaskan sebagai berikut:
No. Kegiatan Waktu Output Pelaksana
1. Penyusunan PKPKT Januari 20XX PKPKT Biro Umum
2. Pengawasan Internal
Audit Kearsipan Februari – Mei LAKI Tim Pengawas

Unit Kearsipan III danUnit Kearsipan
Pengolah Internal
Audit Kearsipan 9Unit
Kearsipan II Juni – Juli LAKI
3. Penyusunan LAKI Juli - Agustus LAKI Tim Pengawas
Konsolidasi Konsolidasi Kearsipan
Internal
4 Penyampaian Agustus Biro Umum

LAKI
2. Obyek Pengawasan
Obyek Pengawasan Kearsipan internal pada Kementerian XX dilaksanakan pada
sebanyak xxxxx obyek pengawasan yang terdiri dari:
a. Unit Kearsipan II pada:
1) Sekretariat Jenderal
2) Inspektorat Jenderal
3) Direktorat Jenderal Peraturan Perundang-undangan
4) Direktorat Jenderal Pemasyarakatan
5) Direktorat Jenderal Imigrasi
6) Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum
7) Direktorat Jenderal Hak Asasi Manusi
8) Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual
9) Badan Pembinaan Hukum Nasional
10) Badan Penelitian dan Pengembangan Hukum dan HAM
11) Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Hukum dan HAM
12) Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM
b. Unit Kearsipan III pada:
1) Unit Pelaksana Teknis pada Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM
2) Unit Pelaksana Teknis pada ......
c. Unit Pengolah di lingkungan Sekretariat Jenderal yaitu:
1) Biro xxxxx
2) Biro xxxxx
3) Biro xxxxx
d. Unit Pengolah di lingkungan Direktorat Jenderal / Badan yaitu:
1) Direktorat xxxx
2) Direktorat xxxx
3) Direktorat xxxx
3. Prioritas
Prioritas yang menjadi sasaran Audit Kearsipan internal adalah kepatuhan Unit
Pengolah atau Unit Kearsipan jenjang berikutnya dalam
melaksanakan/mengimplementasikan 4 (empat) instrumen dasar yaitu Klasifikasi
Arsip, Tata Naskah Dinas, Jadwal Retensi Arsip, Klasifikasi Keamanan, dan Akses
Arsip yang telah ditetapkan berdasarkan Peraturan Menteri XX serta Pengelolaan Arsip
Dinamis di lingkungannya.
4. Anggaran
a) Anggaran yang dialokasikan untuk kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal
Unit Kearsipan II dibebankan kepada Biro Umum Sekretariat Jenderal sebagai
Unit Kearsipan I;
b) Alokasi untuk Pengawasan Kearsipan Internal Unit Kearsipan III dan Unit
Pengolahdibebankan kepada anggaran Unit Kearsipan II.
5. Jenis dan Metode Pengawasan
Pengawasan yang dilaksanakan adalah pengawasan kearsipan Internal dengan metode
pengawasan yang dilaksanakan adalah audit kearsipan. Untuk melaksanakan audit ini
mempergunakan instrumen pengawasan berupa Formulir C dan Formulir D, wawancara
dan verifikasi lapangan.
6. Langkah Kerja
Adapun langkah kerja pengawasan dapat disampaikan sebagai berikut:
a. Persiapan
Pada tahap ini disusun tim audit yang akan melaksanakan kegiatan Audit
Kearsipan, pembuatan dan pengiriman surat kepada obyek pengawasan dan
koordinasi dengan obyek pengawasan mengenai waktu pelaksanaan kegiatan
audit.
b. Penyusunan Rencana Kerja Audit (RKA)
Penyusunan RKA dilaksanakan oleh masing-masing ketua subtim dalam rangka
memberikan panduan dalam pelaksanaan audit nantinya. RKA yang telah disusun
dikonsultasikan dengan penanggung jawab kemudian ditandatangani oleh
penanggung jawab setelah mendapat persetujuan. RKA ini disampaikan kepada
anggota tim yang lain.
c. Pelaksanaan Audit Kearsipan
Audit Kearsipan internal dilaksanakan dengan melaksanakan visitasi kepada
obyekpengawasan selama xxx (xxx) hari kerja dengan tujuan ke Unit Kearsipan II,
Unit Kearsipan III serta Unit Pengolah di lingkungan Unit Kearsipan II sesuai
lingkup kewenangannya. Sampling akan dilakukan dalam rangka uji kecocokan
antara daftarArsip dengan fisik Arsip. Pada hari terakhir dilaksanakan exit meeting
dengan menyampaikan risalah hasil Audit Kearsipan sementara.
d. Penyusunan Laporan Hasil Audit Sementara
Tim audit melaksanakan pengolahan data hasil pengawasan dan disusun menjadi
Laporan Hasil Audit Sementara (LHAS) yang ditandatangani oleh seluruh anggota
tim. LHAS ini disampaikan kepada penanggung jawab untuk dimintakan
persetujuan/pengesahan
e. Penilaian Hasil Audit Kearsipan

Tim audit melaksanakan penilaian kemudian disampaikan kepada penanggung
jawab untuk dilaksanakan verifikasi dan persetujuan.
f. Penyusunan Laporan Audit Kearsipan Internal
Berdasarkan LHAS dan hasil penilaian yang sudah disetujui penanggung jawab,
subtim pengawas kearsipan internal menyusun LAKI pada tiap objek pengawasan.
g. Penyusunan Laporan Audit Kearsipan Internal Konsolidasi Berdasarkan LAKI pada
masing-masing objek pengawasan, Tim Pengawasan Kearsipan Internal
menyusunan LAKI Konsolidasi untuk kemudian dibahas dalam rapat Tim
Pengawas Kearsipan Internal untuk finalisasi LAKI Konsolidasi. Selanjutnya
disampaikan kepada Menteri melalui Sekretaris Jenderal serta ANRI paling lambat
31 Agustus xxxx
D. PENUTUP
Demikian program kerja pengawasan kearsipan tahunan Kementerian XX Tahun xxxx
ini disusun untuk dapat dijadikan sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan
pengawasan pada tahun xxxx.
Jakarta, Januari xxxx

Kepala Biro selaku Penanggung Jawab
xxxxxxxxxxx
Pelaksanaan Audit Kearsipan

Subtim pengawas Kearsipan Internal pada tiap objek pengawasan menyusun Rencana Kerja
Audit (RKA) berdasarkan PKPKIT sebelum melaksanakan kegiatan Pengawasan Kearsipan
pada objek pengawasan.
Format Rencana Kerja Audit Kearsipan sebagaimana tercantum pada Contoh berikut:
Contoh Format Rencana Kerja Audit Kearsipan
RENCANA KERJA AUDIT KEARSIPAN
1. Sasaran
Sasaran Audit Kearsipan adalah untuk menilai apakah pencipta arsip telah
melaksanakan Penyelenggaraan Kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-

undangan bidang kearsipan.
Nama Obyek pengawasan : xxxx
Alamat : xxxx
Masa Audit : xxxx
Ruang Lingkup
2.
Ruang Lingkup Audit Kearsipan internal adalah:

Pengelolaan Arsip Dinamis;
Sumber Daya Kearsipan.
Metodologi
Metodologi Audit Kearsipan internal adalah:
Penentuan Waktu
Pelaksanaan Audit Kearsipan direncanakan selama 4 hari kerja denganpembagian waktu sebagai berikut:
Persiapan audit (1 hari kerja tanggal xxxx) dipergunakan untuk mengumpulkanbahan dan referensi
keperluan Audit Kearsipan serta rapat tim pengawas.
Verifikasi lapangan dan wawancara (2 hari kerja tanggal xxxx)
Penyusunan Laporan (1 hari kerja)
Bukti yang akan diuji

Untuk mendapatkan keyakinan yang memadai mengenai PenyelenggaraanKearsipan perlu menetapkan
bukti-bukti yang akan diuji yaitu:
Tata Naskah Dinas yang berlaku
Klasifikasi Arsip
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
JRA
Buku Agenda/Kartu Kendali/Takah/Elektronik
Arsip yang tercipta Tahun xxxx
Berkas Pemindahan Arsip Inaktif
Berkas penyampaian daftar arsip aktif ke Unit Kearsipan setiap 6bulan sekali
Berkas penyampaian daftar arsip aktif ke PPID
Dokumentasi Pemberkasan arsip
Prasarana dan sarana yang digunakan dalam pemberkasan arsip
Daftar Arsip Aktif Tahun xxxx
Daftar Arsip Vital
Daftar Arsip Inaktif Tahun xxxx (untuk audit ke Unit Kearsipan jenjangberikutnya)
Prasarana dan sarana yang diunakan dalam penataan arsip inaktif(untukaudit ke unit kearsipan
jenjang berikutnya)
Dokumentasi kegiatan pemeliharaan arsip inaktif (untuk audit ke unitkearsipan jenjang
berikutnya)
Sarana peminjaman arsip
Sertifikat kompetensi
Uraian tugas Arsiparis dan pejabat pelaksana arsip
Sertifikat keiikutsertaan Diklat/Sosialisasi/Sertifikasi Kompetensi
c. Uji petik kecocokan daftar arsip dan fisik arsip

Uji petik ini dilaksanakan dengan mencocokan daftar arsip aktif/daftar arsipinaktif dengan fisik arsip
yang sudah ditata.
d. Standar peraturan perundang-undangan
Dalam audit ini, standar peraturan perundangan yang dipergunakan adalah: Undang-undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Peraturan Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; Peraturan
tentang Tata Naskah Dinas;
Peraturan tentang Klasifikasi Arsip;Peraturan
tentang JRA ;
Peraturan tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis; Dst…(Peraturan
Menteri Lainnya terkait Pedoman Kearsipan)
Alokasi Sumber Daya Manusia Kearsipan

Untuk melaksanakan kegiatan ini diperlukan Sumber Daya Manusia Kearsipanyangmemadai yaitu:
a. Sumber Daya Manusia Kearsipan sebanyak 3 orang untuk melaksanakan audit
yaitu :
1. xxx (Ketua Tim)
2. xxx (anggota)
3. xxx (anggota)
b. Bahan Referensi
c. Bahan dan Sarana Kerja berupa formulir pengawasan dan komputer.
d. Pendanaan untuk biaya perjalanan, foto copy dan pencetakan laporan.
Disetujui oleh, Jakarta, xxxx

Penanggung Jawab, Dibuat oleh,
Ketua Subtim Audit,
(....................................) (...............................)
Langkah yang dilakukan dalam pelaksanaan Audit Kearsipan internal sebagai berikut:
1) Persiapan
Sebelum Audit Kearsipan dilaksanakan, Ketua Tim Pengawas Kearsipan Internal
terlebih dahulu mengirimkan surat pemberitahuan kepada objek pengawasan mengenai
rencana pelaksanaan kegiatan audit. Hal ini dimaksudkan agar objek pengawasan
dapat mempersiapkan berkas/dokumen yang dibutuhkan dalam pelaksanaan audit serta
persiapanteknis lainnya;
2) Pelaksanaan Visitasi / Pengamatan lapangan

Pelaksanaan visitasi / pengamatan lapangan dilaksanakan setelah memperoleh
kepastian dari objek yang akan diawasi untuk dapat dilaksanakan audit. Subtim
pengawas Kearsipan internal yang akan melaksanakan visitasi/pengamatan lapangan
ditetapkan dalam surat penugasan. Kegiatan visitasi/pengamatan lapangan
dilaksanakan melalui tahapan berikut:
a) Entry meeting, merupakan pertemuan pendahuluan antara Tim pengawas
Kearsipan internal dengan pejabat administrasi pada objek pengawasan.
b) Pemeriksaan/verifikasi dokumen, tim pengawas Kearsipan internal melaksanakan
Audit Kearsipan dengan menggunakan formulir yang sesuai.
c) Pengamatan lapangan, tim pengawas Kearsipan internal melaksanakan
pengamatan lapangan terhadap kondisi penyimpanan Arsip baik di Central File
maupun RecordCenter.
d) Uji petik, dilaksanakan terhadap Unit Pengolah untuk melihat kondisi Pengelolaan
Arsip Dinamis. Hal ini untuk menilai keberhasilan pembinaan Kearsipan dari objek
Pengawasan Kearsipan. Uji petik ini hanya dilakukan pada Unit Pengolah yang
berada dibawah Unit Kearsipan II/Unit Kearsipan III.
e) Penyusunan risalah hasil Audit Kearsipan sementara, selama proses audit
berlangsung tim pengawas Kearsipan internal harus mendokumentasikan serta
mengumpulkan bukti yang mendukung kondisi faktual yang ada. Hasil
pengumpulan bukti dan pengamatan lapangan disusun dalam bentuk risalah hasil
Audit Kearsipan sementara. Risalah hasil Audit Kearsipan internal sementara,
berisi ringkasan hasil Pengawasan Kearsipan yang paling sedikit menjelaskan
kondisi faktual dari objek pengawasan. Untuk mempermudah dalam penyusunan
LAKI, risalah hasil Audit Kearsipan sementara dapat dilengkapidengan pemenuhan
standar, hal-hal yang menyebabkan pemenuhan standar yang tidakterpenuhi dan
hal-hal yang perlu menjadi perhatian lainnya.
Format Risalah Hasil Audit Kearsipan Sementara sebagaimana tercantum
pada Contoh
RISALAH HASIL AUDIT KEARSIPAN SEMENTARA

(NAMA OBJEK PENGAWASAN) XXX TAHUN xxxx
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5071), Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5286), dan Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan (Berita
Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 806), Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral melalui Biro/Bagian/Subbagian selaku Unit Kearsipan telah
melaksanakan Audit Kearsipan terhadap (nama objek pengawasan) yang dilaksanakan
dari tanggal ........ sd. .......
Hasil temuan sementara adalah:

1. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis
1.1. Penciptaan
1.2. Pemberkasan
1.3. Arsip Vital
1.4. Arsip Terjaga
1.5. Pengolahan Arsip Inaktif (untuk audit terhadap Unit Kearsipan jenjang
berikutnya)
1.6. Pemeliharan Arsip Inaktif (untuk audit terhadap Unit Kearsipan jenjang
berikutnya)
1.7. Layanan dan Akses Arsip Dinamis
1.8. Pemindahan Arsip Inaktif
2. Aspek Sumber Daya Kearsipan

2.1. Sumber Daya Manusia Kearsipan
2.2. Sarana dan Prasarana Kearsipan
xxx xx xxx
Unit Pengolah YYYY , Ketua Sub Tim,
(…………….) (…………….)
f) Exit Meeting merupakan pertemuan yang dilaksanakan pada hari terakhir kegiatan
Audit Kearsipan. Ketua tim pengawas Kearsipan internal memaparkan risalah hasil
Audit Kearsipan sementara untuk dilaksanakan klarifikasi dengan Pejabat
Administrasi terkait. Pada kesempatan tersebut, objek pengawasan dapat
menyampaikan klarifikasi atas hasil temuan dari tim pengawas Kearsipan internal. Tim
pengawas Kearsipan internal dapat menerima klarifikasi tersebut sepanjang terdapat bukti
pendukungnya. Hasil klarifikasi yang disetujui dituangkan pada risalah sebelum
ditandatangani.
Risalah tersebut kemudian dimintakan persetujuan atau tanda tangan kepada Pimpinan
Unit Kearsipan atau pimpinan Unit Pengolah. Risalah dibuat rangkap 2 (dua) yang
diberikan kepada masing-masing pihak (tim pengawas Kearsipan internal dan objek
pengawasan).
C. Penyusunan Laporan Hasil Audit Kearsipan

Hasil Audit Kearsipan harus dapat dimanfaatkan oleh pimpinan objek pengawasan
serta pengambil kebijakan di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia. Oleh karena itu, tim pengawas Kearsipan internal harus mengomunikasikan
hasil Audit Kearsipankepada pihak berkepentingan dalam bentuk laporan tertulis.
a. Persyaratan kualitas laporan, sebagai berikut:
1) Tepat waktu, laporan harus disampaikan tepat waktu sehingga pihak
Pimpinan dapat mengambil keputusan sesuai dengan laporan tersebut;
2) Lengkap, laporan hasil Audit Kearsipan harus memuat semua informasi dari
bukti yang dibutuhkan untuk memenuhi sasaran audit, memberikan
pemahaman yang benar dan memadai atas hal yang dilaporkan serta
memenuhi persyaratan isi laporan hasil Audit Kearsipan;
3) Akurat, berarti bukti yang disajikan benar dan temuan itu disajikan dengan
tepat. Keakuratan diperlukan untuk memberikan keyakinan kepada pimpinan
bahwa apa yang dilaporkan memiliki kredibilitas dan dapat diandalkan. Bukti
yang dicantumkan dalam laporan hasil Audit Kearsipan harus masuk akal
dan mencerminkan kebenaran mengenai masalah yang dilaporkan;
4) Objektif, penyajian seluruh laporan harus seimbang dalam hal isi dan
redaksi. Kredibilitas suatu laporan ditentukan oleh penyajian bukti yang tidak
memihak, sehingga pimpinan dapat diyakinkan oleh fakta yang disajikan.
Redaksi laporan harus mendorong pimpinan sebagai pengambil
keputusan untuk bertindak atas dasar temuan dan rekomendasi. Untuk itu
hindari penggunaan bahasa laporan yang menimbulkan adanya sikap
membela diri dan menentang dari entitas yang diaudit. Laporan hasil audit
harus menekankan perbaikan yang diperlukan;
5) Meyakinkan, laporan harus dapat menjawab sasaran Audit Kearsipan,
menyajikan temuan, kesimpulan, dan rekomendasi yang logis. Informasi
yang disajikan harus cukup meyakinkan pengguna laporan untuk mengakui
validitas temuan tersebut dan manfaat penerapan rekomendasi.
6) Jelas, laporan harus mudah dibaca dan dipahami. Laporan harus ditulis
dengan bahasa yang jelas dan sesederhana mungkin. Penyajian laporan
secara logis, akurat, dan tepat dalam menyajikan fakta, merupakan hal yang
penting untuk memberi kejelasan dan pemahaman bagi pengguna laporan
hasil audit; dan
7) Ringkas, laporan yang ringkas adalah laporan yang menyajikan kondisi
faktual.
b. Jenis Laporan Hasil Audit Kearsipan
1) Laporan Hasil Audit Kearsipan Sementara (LHAKS)
LHAKS adalah laporan yang disusun oleh tim pengawas Kearsipan internal
setelah melaksanakan visitasi / pengamatan lapangan pada entitas yang
diawasi. Laporan disusun berdasarkan risalah hasil Audit Kearsipan
sementara yang sudah diklarifikasi dan ditandatangani oleh kedua belah
pihak. LHAKS disusun sebagai bentuk pertanggungjawaban kegiatan Audit
Kearsipan yang telah dilaksanakan olehtim pengawas Kearsipan internal.
LHAKS ditandatangani ketua tim, anggota, dan disampaikan kepada
penanggung jawab sebagai bahan penyusunan LAKI. Adapun sistematika
LHAKS adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Berisi mengenai latar belakang, dasar hukum pelaksanaan
Pengawasan Kearsipan, pelaksana, waktu, dan kondisi umum
objek pengawasan.
BAB II HASIL AUDIT KEARSIPAN SEMENTARA
Berisi mengenai ringkasan hasil audit sementara yang diambil dari
risalahhasil Audit Kearsipan sementara yang telah diklarifikasi dan
ditandatanganioleh ketua subtim pengawas Kearsipan internal.
BAB III PENUTUP
Berisi mengenai penutup dan tanda tangan dari ketua subtim
pengawas Kearsipan internal.
2) LAKI
LAKI merupakan hasil Pengawasan Kearsipan yang disusun untuk setiap
objek pengawasan berdasarkan LHAKS.
LAKI untuk setiap objek pengawasan disusun dan ditandatangani oleh ketua
subtim pengawas Kearsipan Internal dan disampaikan kepada Ketua tim
pengawas Kearsipan internal.
Tim Pengawas Kearsipan Internal menyusun LAKI Konsolidasi yang
merupakan gabungan hasil Pengawasan Kearsipan pada seluruh Objek
Pengawasan yang tertuang dalam LAKI yang ditandatangani oleh masing-
masing ketua subtim. LAKI konsolidasi ditandatangani oleh Pimpinan Unit
Kearsipan I sebagai penanggung jawab tim pengawas Kearsipan Internal
serta disampaikan oleh Sekretaris Jenderal Kementerian Hukum Dan Hak
Asasi Manusia kepada Menteri.
Tembusan LAKI konsolidasi disampaikan kepada Kepala ANRI setiap
tanggal 31 Agustus setiap tahun anggaran sebagai bahan penyusunan
LHPKN.
Adapun Sistematika LAKI sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Berisi mengenai latar belakang, dasar hukum pelaksanaan
Pengawasan Kearsipan, ruang lingkup, pelaksana, waktu, dan
kondisi umum objek pengawasan
BAB II URAIAN HASIL PENGAWASAN
Berisi mengenai kondisi faktual, pemenuhan standar, catatan hasil
audit,dan rekomendasi
BAB III KESIMPULAN
Berisi mengenai kesimpulan akhir berdasarkan nilai hasil
PengawasanKearsipan
D. Monitoring Hasil Pengawasan Kearsipan Internal

Menteri melalui Unit Kearsipan I dan Unit Kearsipan II melaksanakan monitoring
pelaksanaan tindak lanjut hasil Audit Kearsipan secara berkala sebagai bagian dari
pembinaan Kearsipan. Monitoring dilaksanakan dengan menggunakan formulir
monitoring tindak lanjut hasil Pengawasan Kearsipan sesuai dengan format
sebagaimana berikut:
Format Formulir Monitoring

Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan
Kondisi Faktual/ Tindak Lanjut Status

Temuan Rekomendasi Objek Tindak
No. Aspek Lanjut
Pengawasan Pengawasan
Petunjuk Pengisian:
Nomor, diisi nomor urut
Aspek, diisi aspek pengawasan Kearsipan internal
Kondisi Faktual, diisi kondisi faktual berdasarkan temuan yang ada pada LAKI
(khususnya yang terdapat rekomendasi)
Rekomendasi, diisi sebagaimana tertuang dalam LAKI
Tindak Lanjut, diisi tindak lanjut yang dilaksanakan oleh objek pengawasan
Status tindak lanjut, diisi dengan “selesai” apabila tindak lanjut yang dilaksanakan
sesuai dengan rekomendasi, “masih dalam proses” apabila tindaklanjut masih dalam
proses, dan “belum sesuai” apabila tindak lanjutyang dilaksanakan objek pengawasan
tidak sesuai dengan rekomendasi yang telah ditetapkan.
a. Formulir monitoring disampaikan kepada objek pengawasan untuk dapat diisi
terlebihdahulu dengan tindak lanjut objek pengawasan atas rekomendasi yang telah
disampaikan pada LAKI tahun yang akan dimonitoring;
b. Monitoring tindak lanjut hasil Pengawasan Kearsipan dilaksanakan setelah objek
pengawasan diberi kesempatan untuk melaksanakan perbaikan berdasarkan
rekomendasi yang telah ditetapkan;
c. Monitoring mempunyai titik tekan pada sejauh mana rekomendasi yang telah
disampaikan kepada objek pengawasan ditindaklanjuti.
Setelah pelaksanaan monitoring, tim pengawas Kearsipan internal menyusun
laporan hasil monitoring tindak lanjut hasil Pengawasan Kearsipan dengan
sistematika sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Berisi mengenai latar belakang, dasar hukum pelaksanaan Pengawasan
Kearsipan, maksud dan tujuan, ruang lingkup, pelaksana, dan uraian singkat
hasilpengawasan tahun yang lalu.
BAB II URAIAN HASIL PENGAWASAN
Berisi mengenai kondisi faktual, rekomendasi, tindak lanjut objek
pengawasan, dan status tindak lanjut.
BAB III KESIMPULAN
Berisi mengenai kesimpulan (ringkasan tindak lanjut yang sesuai, tindak
lanjut yang belum sesuai dan rekomendasi).
d. Laporan monitoring hasil Pengawasan Kearsipan disampaikan kepada objek
pengawasan dan Menteri melalui Sekretaris Jenderal Kementerian Hukum dan
Hak Asasi Manusia serta Kepala ANRI.
SEKRETARIS JENDERAL,
KOMJEN POL. ANDAP BUDHI REVIANTO, S.I.K, M.H.

Pedoman Kearsipan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pedoman Kearsipan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

Nomor : SEK.6-OT.02.02-02 19 Juni 2023

Bersama ini kami sampaikan surat Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor

Kepala Biro Umum,

Anak Agung Gde Krisna

KEPUTUSAN SEKRETARIS JENDERAL

NOMOR SEK-9.OT.02.02 TAHUN 2023

SEKRETARIS JENDERAL KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA,

Menimbang : bahwa dalam rangka pelaksanaan Petunjuk Teknis Pengelolaan Kearsipan di

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang Kementerian Negara

Menetapkan : KEPUTUSAN SEKRETARIS JENDERAL TENTANG PETUNJUK TEKNIS

c. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti

KOMJEN POL. ANDAP BUDHI REVIANTO, S.I.K., M.H.

B. Maksud dan Tujuan

6. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Lembaga Pemasyarakatan Pemuda Kelas IIA : Sub Bagian Tata Usaha

Lembaga Pemasyarakatan Perempuan Kelas IIA : Sub Bagian Tata Usaha

Lembaga Pemasyarakatan Khusus Kelas IIA : Sub Bagian Tata Usaha

Lembaga Pembinaan Khusus Anak Kelas I : Sub Bagian Umum

Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Kelas IIA : Sub Bagian Tata Usaha

Lembaga Pemasyarakatan Terbuka IIB : Sub Bagian Tata Usaha

RUMAH TAHANAN NEGARA

RUMAH PENYIMPANAN BENDA SITAAN NEGARA

BALAI HARTA PENINGGALAN

Kantor Imigrasi Kelas I TPI : Sub Bagian Tata Usaha

RUMAH DETENSI IMIGRASI

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

b. di lingkungan Inspektorat Jenderal

c. di lingkungan Direktorat Jenderal

e. di lingkungan Kantor Wilayah

f. di lingkungan Unit Pelaksan Teknis

B. SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN

Dalam melaksanakan tugas dan fungsi, arsiparis mempunyai kewenangan

c. Map Gantung / Folder

Folder untuk Filing Cabinet

Folder untuk Lemari Gantung Arsip

d. Guide (sekat) Arsip

a) guide/sekat primer (dipergunakan untuk pokok masalah).

f. Pola Klasifikasi Arsip

g. Formulir Peminjaman Arsip

FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP

2. Prasarana dan sarana arsip inaktif

3. Sarana Penyimpanan arsip inaktif yang digunakan terdiri dari:

D. PROGRAM DAN PENDANAAN KEARSIPAN

Dengan indikator program :

2. Program peningkatan kualitas pelayanan informasi kearsipan

3. Program peningkatan kualitas pelayanan arsip dinamis

A. Prosedur Pengurusan Surat

Tgl. Asal Tgl. Nomor Isi Tujuan

a. Contoh Format Daftar Registrasi Arsip (Surat Masuk) di Unit Kearsipan

Tanggal Nomor dan

b. Contoh Format Daftar Registrasi Arsip (Surat Keluar) di Unit pengolah/unit

No Tanggal Nomor dan Sifat Isi Ringkas Kepada Ket

c. Daftar Registrasi Arsip (Surat Masuk) di Unit Kearsipan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

d. Daftar Registrasi Arsip (Surat Masuk) di Unit pengolah/unit kerja/Unit Kerja

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

9. Lembar disposisi merupakan sarana yang digunakan oleh pimpinan untuk

KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI

Tanggal & Nomor Surat : ..................................................

Lampiran : (jika ada) ..................................

Disposisi Diteruskan kepada : Paraf

LEMBAR DISPOSISI SEKRETARIS JENDERAL