II Congreso Ecuatoriano de Mantenimiento La Gestin Integral del Mantenimiento Hospitalario

Autoras: Dra. Estrella Mara de la Paz Martnez (*) Msc. Yodaira Borroto Pentn (**) (*) Universidad Central Marta Abreu de Las Villas, Santa Clara, Cuba. CP: 54830. Telfonos: 53-42-281058 / 281272 / 281211. Email: estrella@fce.uclv.edu.cu y pazestrella@yahoo.com (**) Universidad Central Marta Abreu de Las Villas, Santa Clara, Cuba. CP: 54830. Telfonos: 53-42-281058 / 281272. Email: yborroto@fce.uclv.edu.cu RESUMEN
La gestin de mantenimiento es responsable de armonizar los activos fijos, minimizando los tiempos de paro y los costos asociados a los mismos; en el marco de una filosofa del personal orientada hacia la calidad, la gestin de mantenimiento ayuda a incrementar la productividad por lo que es de vital importancia el estudio de los aspectos que pueden afectarla. En el rea hospitalaria, el mantenimiento se convierte en una actividad indispensable para la obtencin de servicios eficientes, que garantizan la seguridad y la funcionalidad conjuntamente con la disponibilidad de instalaciones y equipamientos. El hospital es la entidad de mayor complejidad de las prestadoras de servicio de atencin mdica. Los resultados del mismo se vern afectados si no existe un adecuado funcionamiento de los equipos e instalaciones por ms nivel profesional y mdico que exista. Las interrupciones o fallos en el funcionamiento de los servicios de apoyo a la funcin principal pueden provocar daos en el edificio, instalaciones y equipamiento, pero ms grave an en el personal que opera y en los pacientes. Por lo tanto, la planta fsica y los equipos deben estar en las mejores condiciones de uso para garantizar la mxima seguridad y eficiencia en su operacin. El mantenimiento en los centros hospitalarios debe responder a dos vertientes: por un lado, a las instalaciones bsicas principales, en general anlogas a las de tipo industrial y, por otro, a aquellas ms especficas que constituyen los equipos mdicos e instalaciones de electromedicina en el caso ms amplio.

El mantenimiento correctivo y en los casos ms afortunados el mantenimiento preventivo que se aplican actualmente en las entidades hospitalarias, no responde ntegramente a las necesidades de este tipo de organizacin, constituyendo esto un problema no resuelto que es imprescindible abordar si una institucin hospitalaria desea ser considerada una prestigiosa entidad tanto por el nivel de sus profesionales de la salud como por la garanta de su infraestructura. En la prctica, se vuelve incosteable y a veces innecesaria la realizacin de mantenimiento preventivo en todos los equipamientos mdicos de un hospital, por lo que surge la necesidad de adoptar criterios de priorizacin, con vistas a optimizar los recursos materiales y humanos disponibles, generalmente limitados. Esto pudiera resolverse si se utilizaran tcnicas de clasificacin de equipos y se tomaran en consideracin las ventajas de los sistemas modernos de mantenimiento, tales como TPM (Total Preventive Maintenance), RCM (Reliability Centered Maintenance) y otros, o la combinacin de estos, en sistemas integrados y flexibles, tal y como se hace en las industrias de excelencia. Otro asunto a considerar es la insuficiencia de los criterios de evaluacin de los activos o de la gestin de mantenimiento, alrededor de los cuales existen innumerables indicadores y deben ser analizados y seleccionados o definidos los que sean adecuados al caso. Por ltimo, otro aspecto problemtico es la no existencia o insuficiencia de una herramienta informtica cuyo objetivo sea el registro de la informacin concerniente a los aspectos ms importantes relacionados con el mantenimiento (departamentos, operarios, equipos, inventario, indicadores de gestin, conceptos de gastos, intervenciones, planificacin del mantenimiento, entre otras) con facilidad de actualizacin y de acceso a las mismas con vistas a garantizar un mnimo nivel de error en la toma de decisiones en la gestin integral de mantenimiento. La solucin de los problemas planteados no es absoluta ni puede enfrentarse de manera total de inicio, pues son mltiples los factores a tener en consideracin. Por tanto, es conveniente seleccionar un rea de inicio de los mejoramientos. Para solucionar los problemas descritos anteriormente, se estudiaron las experiencias de los autores que han trabajado el tema del mantenimiento hospitalario, pero adems, se consideraron soluciones de adaptacin de experiencias similares en instalaciones no hospitalarias, todo ello est incluido en un proyecto de investigacin que se desarrolla en algunos hospitales de la regin central de Cuba y del Estado de Hidalgo en Mxico y es el contenido de esta presentacin.

Ttulo: "Gestin Integral del Mantenimiento de activos fijos Hospitalarios" Autoras: Dra. Ing. Estrella M. de la Paz Martnez y Msc. Ing. Yodaira Borroto Pentn (UNIVERSIDAD CENTRAL DE LAS VILLAS, Cuba). INTRODUCCIN La gestin de mantenimiento es responsable de armonizar los activos fijos, minimizando los tiempos de paro y los costos asociados a los mismos; en el marco de una filosofa del personal orientada hacia la calidad, la gestin de mantenimiento ayuda a incrementar la productividad por lo que es de vital importancia el estudio de los aspectos que pueden afectarla. En el rea hospitalaria, el mantenimiento se convierte en una actividad indispensable para la obtencin de servicios eficientes, que garantizan la seguridad y la funcionalidad conjuntamente con la disponibilidad de instalaciones y equipamientos. El hospital es la entidad de mayor complejidad de las prestadoras de servicio de atencin mdica. Los resultados del mismo se vern afectados si no existe un adecuado funcionamiento de los equipos e instalaciones por ms nivel profesional y mdico que exista. Las interrupciones o fallos en el funcionamiento de los servicios de apoyo a la funcin principal pueden provocar daos en el edificio, instalaciones y equipamiento, pero ms grave an en el personal que opera y en los pacientes. Por lo tanto, la planta fsica y los equipos deben estar en las mejores condiciones de uso para garantizar la mxima seguridad y eficiencia en su operacin. El mantenimiento en los centros hospitalarios debe responder a dos vertientes: por un lado, a las instalaciones bsicas principales, en general anlogas a las de tipo industrial y, por otro, a aquellas ms especficas que constituyen los equipos mdicos e instalaciones de electromedicina en el caso ms amplio. El mantenimiento correctivo y en los casos ms afortunados el mantenimiento preventivo que se aplican actualmente en las entidades hospitalarias, no responde ntegramente a las necesidades de este tipo de organizacin, constituyendo esto un problema no resuelto que es imprescindible abordar si una institucin hospitalaria desea ser considerada una prestigiosa entidad tanto por el nivel de sus profesionales de la salud como por la garanta de su infraestructura.

En la prctica, se vuelve incosteable y a veces innecesaria la realizacin de mantenimiento preventivo en todos los equipamientos mdicos de un hospital, por lo que surge la necesidad de adoptar criterios de priorizacin, con vistas a optimizar los recursos materiales y humanos disponibles, generalmente limitados. Esto pudiera resolverse si se utilizaran tcnicas de clasificacin de equipos y se tomaran en consideracin las ventajas de los sistemas modernos de mantenimiento, tales como TPM (Total Preventive Maintenance), RCM (Reliability Centered Maintenance) y otros, o la combinacin de estos, en sistemas integrados y flexibles, tal y como se hace en las industrias de excelencia. Otro asunto a considerar es la insuficiencia de los criterios de evaluacin de los activos o de la gestin de mantenimiento, alrededor de los cuales existen innumerables indicadores y deben ser analizados y seleccionados o definidos los que sean adecuados al caso. Por ltimo, otro aspecto problemtico es la no existencia o insuficiencia de una herramienta informtica cuyo objetivo sea el registro de la informacin concerniente a los aspectos ms importantes relacionados con el mantenimiento (departamentos, operarios, equipos, inventario, indicadores de gestin, conceptos de gastos, intervenciones, planificacin del mantenimiento, entre otras) con facilidad de actualizacin y de acceso a las mismas con vistas a garantizar un mnimo nivel de error en la toma de decisiones en la gestin integral de mantenimiento. La solucin de los problemas planteados no es absoluta ni puede enfrentarse de manera total de inicio, pues son mltiples los factores a tener en consideracin. Por tanto, es conveniente seleccionar un rea de inicio de los mejoramientos. Para solucionar los problemas descritos anteriormente, se estudiaron las experiencias de los autores que han trabajado el tema del mantenimiento hospitalario, pero adems, se consideraron soluciones de adaptacin de experiencias similares en instalaciones no hospitalarias, todo ello est incluido en un proyecto de investigacin que se desarrolla en algunos hospitales de la regin central de Cuba y del Estado de Hidalgo en Mxico y es el contenido de esta presentacin.

DESARROLLO En Cuba, donde los servicios de salud han alcanzado niveles muy reconocidos en los ltimos aos, se ha definido el mantenimiento hospitalario [De la Paz Martnez, 2001] como el conjunto de actividades tcnicas, organizativas y econmicas destinadas a conservar o restablecer el buen estado de los edificios, equipos e instalaciones hospitalarias a partir de la observancia y reduccin de su desgaste y con el fin de alargar su vida til para lograr una alta disponibilidad y cumplir con calidad y eficiencia su funcin, conservando el medio ambiente y la seguridad de los pacientes, personal mdico y paramdico y personas circulantes en el hospital. No obstante, se ha observado que los mandos superiores e intermedios (por lo general mdicos) no estn sensibilizados con la parte ingenieril del asunto priorizando otros aspectos, por lo que se coincide con Benaim et. al, (ibidem) en que es imprescindible la capacitacin continua de los grupos interdisciplinarios que lo ejecutan y dirigen. Antes de comenzar con los mejoramientos, es imprescindible, como en cualquier investigacin desarrollar un proceso de diagnstico, para lo cual es recomendable realizar lo que se conoce como AUDITORA DE MANTENIMIENTO. La auditora de mantenimiento consiste en la evaluacin, el anlisis y la valoracin objetiva, peridica y sistemtica de las funciones caractersticas del servicio, para comprobar el estado del sistema de gestin de mantenimiento empleado y su evolucin en el tiempo. Mientras mejor aplicada sea esta auditora, se corregirn en mayor grado los problemas que se detecten. Con los resultados obtenidos se pasar a la definicin de las estrategias de mantenimiento ms coherentes y eficaces en el hospital.

Para la definicin de las estrategias se dise un PROCEDIMIENTO que se puede dividir en tres etapas: Clasificacin de equipos. Clasificacin de fallos Seleccin del sistema de mantenimiento.

1- Clasificacin de equipos Para el anlisis de los equipos mdicos se parte del algoritmo desarrollado por Torres [1997] en la clasificacin de equipos, el cual se adapt atendiendo a las caractersticas propias del las entidades hospitalarias. Este algoritmo clasifica los equipos en tres grupos denominados como Clase A, Clase B y Clase C, en dependencia del valor de cada una de las variables contenidas en el mismo. Las variables son: Seguridad: Capacidad del fallo del equipo de ocasionar riesgos al paciente a las personas que se encuentran en la zona donde opera el equipo o el medio ambiente. Calidad: Nivel de afectacin de la calidad que conlleva el fallo del equipo. Utilizacin: Se relaciona directamente con el rgimen de trabajo del Equipo. Afectaciones: Est asociado al efecto del fallo del equipo sobre el servicio prestado y su capacidad de interrumpir de forma total o parcial el mismo. Frecuencia: Cantidad de fallas por periodo de utilizacin (Fallas/unidad de tiempo) Tiempo: Tiempo empleado para corregir la falla. Para la seleccin de las variables a tener en cuenta en el algoritmo se parti de criterios extrados de la bibliografa consultada en la temtica de mantenimiento orientado al riesgo, no obstante es recomendable en cada caso especfico, realizar un trabajo en grupo donde participen tanto personal mdico como especialistas de mantenimiento del hospital y tomando como punto de partida las variables consideradas en el algoritmo antes mencionado, se llegue al consenso de que las variables sean perfectamente aplicables a los equipos seleccionados. El diseo del algoritmo fue probado en diferentes reas de hospitales cubanos y mexicanos y se fueron realizando correcciones al mismo, hasta obtener el modelo actual. La gradacin (en niveles 1, 2 3) para cada una de las variables definidas an est en estudio y de hecho puede ser perfeccionada, pero en las pruebas realizadas ha funcionado la siguiente: Seguridad: Nivel 1: El fallo del equipo provoca efectos graves sobre las personas (pacientes, empleados o circulantes) y/o sobre el medio ambiente.

Nivel 2: El fallo del equipo trae consigo riesgos para las personas (pacientes, empleados o circulantes) y/o para el medio ambiente. Nivel 3: ambiente. Calidad: Nivel 1: El fallo del equipo inhabilita el servicio. Nivel 2: El fallo del equipo afecta la calidad de manera que se genera un servicio fuera de especificaciones. Nivel 3: El fallo del equipo afecta ligeramente la calidad del servicio mdico. Utilizacin: Nivel 1: El equipo es utilizado con mucha frecuencia (ms de 8 horas diarias). Nivel 2: El equipo es utilizado entre 4 y 8 horas diarias. Nivel 3: El equipo es de uso ocasional. Afectaciones: Nivel 1: El fallo del equipo provoca la interrupcin total del servicio. Nivel 2: El fallo del equipo provoca la interrupcin de un sistema o unidad importante. Nivel 3: Existen equipos similares disponibles y la posibilidad de alternar el servicio automticamente al ocurrir el fallo sin producir afectaciones en el servicio. Frecuencia: Nivel 1: Muchas paradas debidas a las fallas (Tasa de fallas mayor que 1,0 E-04/h). Nivel 2: Paradas ocasionales (Tasa de fallas de: 1,0 E-05/h a 1,0 E-04/h). Nivel 3: Poco frecuente (Tasa de fallas menor que 1,0 E-05/h) Tiempo: Nivel 1: El tiempo de reparacin es mayor que una semana Nivel 2: El tiempo de reparacin es de 1da a una semana Nivel 3: El tiempo de reparacin es menor que 1 da En resumen, cada una de las variables tiene solo tres posibles valores que corresponden a sus valores mximos permisibles, medios y mnimos; sin embargo, es importante definir con claridad el rango de valores de cada variable debido a que estos sern los que se utilizarn para valorar la situacin puntual de cada equipo y su El fallo del equipo no trae riesgos para las personas ni afecta el medio

posterior mantenimiento, por lo cual es de gran significacin la discusin y el acuerdo mediante consenso en cada variable; y que todas las personas que forman parte de la evaluacin posterior de las mismas hayan formado parte del grupo de seleccin de sus niveles. El algoritmo de seleccin se muestra en el Anexo 1 y como conceptos finales de clasificacin se recomiendan: Clase de Equipo A B C 2- Clasificacin de fallos de equipos En dicho aspecto existi concordancia con lo planteado por Torres (ibdem) el cual clasifica los fallos en cuatro grupos: Peridicos de fcil deteccin (PFD) Peridicos de difcil deteccin (PDD) Aleatorios muy frecuentes (AMF) Aleatorios poco frecuentes (APF) Concepto Mxima disponibilidad Falla mnima Costo mnimo

Para la clasificacin de los fallos es ideal revisar el expediente de los equipos o basarse en la Tcnica Cualitativa de AMFEAC (Anlisis del Modo de Fallos, sus Efectos y Anlisis de Causas), sin embargo, por lo general esto no es posible dada la inexistencia de histricos. Entonces, de nuevo y hasta tanto se disponga de la informacin, una alternativa ser el acuerdo de los expertos obtenido por consenso a travs de sesiones de trabajo en grupo. 3- Seleccin del sistema de mantenimiento Corresponde ahora, a partir de la clasificacin de los equipos y de los fallos, seleccionar el sistema de mantenimiento a aplicar, o para ser ms concretos, definir las estrategias ms convenientes puesto que un solo sistema en la prctica no resuelve los problemas. La estrategia que se propone se basa en la aplicacin de los siguientes sistemas: 1. Mantenimiento Preventivo con base en la condicin. 2. Mantenimiento Preventivo a intervalos constantes.

3. Mantenimiento Correctivo.

En la tabla a continuacin se observa la propuesta que las autoras de este trabajo han estado probando con buenos resultados en algunos hospitales de la provincia de Villa Clara, Cuba y del Estado de Hidalgo en Mxico.
Clase Peridico de Fcil Deteccin Peridico de Difcil Deteccin Aleatorio Poco Frecuente Aleatorio Muy Frecuente

A B C

1,2,3 1,2,3 2,3

2,1,3 2,3 3

1,3 3 3

1,3 1,3 3

Como puede apreciarse se ofrecen varias alternativas con determinada prioridad ya que la decisin final de seleccin tambin se afecta por otros aspectos, entre ellos las posibilidades econmicas que la propia institucin tenga de llevar a la prctica la estrategia. Considrese que: Si el fallo es Peridico y de Fcil Deteccin, lo ms conveniente es el Mantenimiento Preventivo con Base en la Condicin, Preventivo a intervalos constantes y Correctivo, en ese orden a no ser que el equipo fuese Clase C (estrategia de costo mnimo) donde se recomienda un Preventivo a intervalos constantes ya que se gastaran recursos en uno basado en la condicin cuando realmente no vale la pena. Si el fallo es Peridico y de Difcil Deteccin, se recomienda Mantenimiento Preventivo a Intervalos constantes, Preventivo con Base en la Condicin y Correctivo en este orden para equipos Clase A (estrategia de mxima disponibilidad); Preventivo a Intervalos constantes y Correctivo para equipos Clase B (estrategia de falla mnima) y Correctivo para equipos Clase C. No se recomienda como estrategia factible el Preventivo con base en la condicin debido al alto costo en la deteccin del fallo, por lo que solo se valorara su empleo para aquellos equipos que demandan de alta disponibilidad.

Si el fallo es Aleatorio no se recomienda el empleo de mantenimiento preventivo debido a que se podran desperdiciar recursos y/o alterar el funcionamiento de los equipos. En estos casos la estrategia recomendada es el Mantenimiento Correctivo, a no ser que se precise de una alta disponibilidad.

CONCLUSIONES El procedimiento expuesto para la seleccin de estrategias de mantenimiento para los activos fijos hospitalarios, es aplicable de forma general a cualquier equipo mdico u otro tipo de equipo donde el factor riesgo, aqu representado por la variable Seguridad fundamentalmente, sea un factor crtico; no obstante se recomienda aplicar a cada caso puntualmente ya que pueden existir equipos mdicos donde las decisiones se puedan tomar atendiendo a otras variables, tales como: Calidad, Utilizacin, Afectaciones, Frecuencia y Tiempo. La aplicacin exitosa del procedimiento requiere de un sistema de informacin confiable con un constante seguimiento del comportamiento de las variables incluidas en el mismo y un registro eficaz de las intervenciones de mantenimiento. Sin embargo, es posible obtener una buena aproximacin cuando, a pesar de no disponer de la informacin histrica, se desarrolla una buena auditora inicial y un eficaz trabajo en grupo de los expertos, mediante los cuales se llegue a consenso en cada uno de los criterios analizados. BIBLIOGRAFA 1. Benaim, S. [1994]. Mantenimiento de edificios para la salud./ Salvador Benaim / et al./ OPS, CAM. Buenos Aires, Argentina. 2. Casanovasi Boixereu, X. [1997]. Conceptos bsicos de mantenimiento aplicados a los edificios./ Revista Mantenimiento.(Espaa). No. 103, pp. 45-50. 3. Corretger Rauet, M. [1996]. Auditora y autoevaluacion del mantenimiento./ Revista Mantenimiento.( Espaa). No. 100, pp. 21-28. 4. De la Paz Martnez, E. [2001]. Curso de Mantenimiento Hospitalario. Diplomado en Garanta de Calidad de los servicios de Salud. Santa Clara, Cuba.

De la Paz Martnez, E. [2002]. Curso: Herramientas para la toma de decisiones en la Gestin Integral del Mantenimiento de activos fijos. Maestra en Mantenimiento Industrial. Instituto Tecnolgico de Costa Rica, San Jos de Costa Rica. 6. De la Paz Martnez, E y Y. Borroto Penton. [2003]. Gestin integral del mantenimiento de activos fijos hospitalarios. Conferencia presentada en el Primer Congreso Panameo de Ingeniera de Mantenimiento. Ciudad de Panam, 13-15 Mayo 2003. 7. De la Paz Martnez, E y Y. Borroto Penton. [2002]. Gestin integral del mantenimiento de activos fijos hospitalarios (tres partes). Revista Con Mantenimiento Productivo, Nos. 14, 15 y 16, Mxico. 8. Kendall, E. B. [1993]. Cronk, J. W and White, R. N. Real Time flexible preventive maintenance scheduling Biomedical Instrumentation and Technology. V. 27. Pg. 16 20. 9. Lloret, J. [1994]. Mantenimiento y gestin de edificios sanitarios./ Revista Mantenimiento. (Espaa). No.73, pp. 5-9. 10. Torres, J. [1997]. El mantenimiento centrado en la confiabilidad y el captulo cuatro del manual de directriz de lijas de seguridad: una propuesta para la realizacin de tareas y reduccin de costos de mantenimiento./ Segundo Seminario de Mantenimiento CEMAN, Ltda., Brasil. 11. Vinicius Lucatelli, M. [1995]. Estudio de procedimientos de mantenimiento preventivo de equipamientos electromdicos./ Marcos Vinicius Lucatelli, Renato Garca Ojeda. Octavo Congreso Iberoamericano de Mantenimiento.

Anexo 1. Algoritmo para la clasificacin de equipos

Sobre las autoras: Dra. Estrella Maria de la Paz Martnez: Profesora Titular del Dpto. de Ingeniera Industrial, Facultad de Ciencias Empresariales, Universidad Central de Las Villas, Cuba. Especialista en Gestin del Mantenimiento Industrial y de los Servicios Pblicos. Doctora en Ciencias Tcnicas (Cuba 1996). Conferencista invitada a Congresos de Mantenimiento en varios pases. Coordinadora del Proyecto sobre Gestin del mantenimiento de activos fijos hospitalarios (Cuba y Mxico, 2001-2003). Coordinadora de la Regin Central de Cuba por el Comit Panamericano de Ingeniera de Mantenimiento. E-mail: estrella@fce.uclv.edu.cu MSc. Yodaira Borroto Penton: Profesora Asistente del Dpto. de Ingeniera Industrial y master en Ingeniera Industrial de la Facultad de Ciencias Empresariales, Universidad Central de Las Villas, Cuba. Coordinadora del Proyecto sobre Gestin del Mantenimiento Hospitalario en la regin central de Cuba. E-mail: yborroto@fce.uclv.edu.cu