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El presupuesto de caja le ofrece a los encargados de la dependencia financiera de la empresa, una perspectiva muy amplia sobre la ocurrencia de entradas

y salidas de efectivo en un perodo determinado, permitindole tomar las decisiones adecuadas sobre su utilizacin y manejo.

El presupuesto de caja o pronostico de caja, permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo, el departamento financiero de la empresa en casi todas las ocasiones presta atencin a la planeacin de excedentes de caja como a la planeacin de sus dficits, ya que al obtener remanentes estos pueden ser invertidos, pero por el contrario si hay faltante planear la forma de buscar financiamiento a corto plazo.

Los factores fundamentales en el anlisis del presupuesto de caja se encuentran en los pronsticos que se hacen sobre las ventas, los que se hacen con terceros y los propios de la organizacin, todos los inputs y outputs de efectivo y el flujo neto de efectivo se explicarn a continuacin sus planteamientos bsicos.

Normalizacin:

El presupuesto de caja se proyecta para cubrir el perodo de un ao, aunque cualquier perodo futuro es aceptable.

El Pronstico de ventas

El insumo fundamental en cualquier presupuesto de caja es el pronstico de ventas, este es suministrado por el departamento de comercializacin, con base en este pronostico se calculan los flujos de caja mensuales que vayan a resultar de entradas por ventas proyectadas y por los desembolsos relacionados con la produccin, as mismo por el monto del financiamiento que se requiera para sostener el nivel del pronostico de produccin y ventas.

Este pronstico puede basarse en un anlisis de los datos de pronsticos internos como externos.

Pronsticos internos: Estos se basan fundamentalmente en una estructuracin de los pronsticos de ventas por medio de los canales de distribucin de la empresa. Los datos que arroja este anlisis dan una idea clara de las expectativas de ventas.

Pronsticos externos: Estos estn sujetos a la relacin que se pueda observar entre las ventas de la empresa y determinados indicadores econmicos como el Producto Interno Bruto y el Ingreso Privado Disponible, estos dan un lineamiento de como se pueden comportar las ventas en un futuro.

Los datos que suministra este pronstico ofrecen la manera de ajustar las expectativas de ventas teniendo en cuenta los factores econmicos generales.

Entradas de caja:

Las entradas de caja incluyen la totalidad de entradas de efectivo en un perodo de tiempo cualquiera, entre los ms usuales se encuentran las ventas al contado, el recaudo de las cuentas por cobrar o a crdito y todas aquellas que en el corto plazo sean susceptibles de representar una entrada de efectivo.

EL PRESUPUESTO DE CAJA SUMINISTRA CIFRAS QUE INDICAN EL SALDO FINAL EN CAJA, ESTE PUEDE ANALIZARSE PARA DETERMINAR SI SE ESPERA UN DFICIT O UN EXCEDENTE.

Desembolsos de efectivo:

Los desembolsos de efectivo comprenden todas aquellas erogaciones de efectivo que se presentan por el funcionamiento total de la empresa, en cualquier perodo de tiempo, entre los ms comunes estn las compras en efectivo, cancelacin de cuentas por pagar, el pago de dividendos, los arrendamientos, los sueldos y los salarios, pago de impuestos, compra de activos fijos, pago de intereses sobre los pasivos, el pago de prestamos y abonos a fondos de amortizacin y la readquisicin o retiro de acciones.

El flujo neto de efectivo, caja final y financiamiento:

El flujo neto de efectivo de una empresa se encuentra deduciendo de cada mes los desembolsos de las entradas durante el mes.

Agregando el saldo inicial en caja al flujo neto de efectivo de la empresa, puede encontrarse el saldo final de caja en cada mes y por ltimo cualquier financiamiento necesario para mantener un saldo mnimo predeterminado de caja debe agregarse al saldo final en caja para hallar un saldo final de caja con financiamiento.

Interpretacin del Presupuesto de caja:

El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que puede analizarse para determinar si se espera un dficit o un excedente de efectivo durante cada perodo que abarca el pronstico.

El encargado del anlisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias para solicitar financiamiento mximo, si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a causa de la incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los pronsticos de ventas.

Componentes fundamentales:

Pronsticos de ventas Entradas de caja Desembolsos en efectivo Flujo neto de efectivo, caja final y financiamiento.

Reduccin de la incertidumbre en el Presupuesto de caja

Aparte del cuidado necesario en la preparacin del pronostico de ventas y todos los componentes del presupuesto de caja, hay dos maneras de reducir la incertidumbre ( Entendida como "la variabilidad de los resultados que realmente puede presentarse") del presupuesto de caja en seguida se muestran estas opciones:

El primero consiste en preparar varios presupuestos de caja, uno inicial que se base en pronsticos optimistas, otro en pronsticos probables y otro en pronsticos pesimistas, para as ver el impacto que tendra en la empresa cada uno de los escenarios y hacer las correcciones y los planteamientos ms adecuados al presentarse una situacin adversa.

El segundo es un poco ms complicado, es por medio de la simulacin por computador, esta se basa en establecer una distribucin de probabilidades acerca de los flujos de caja finales en un perodo de tiempo teniendo as una mayor confiabilidad de las posibles desviaciones y un anlisis de riesgo ms cercano a la realidad.

La preparacin de un presupuesto de caja debe hacerse de forma muy cuidadosa ya que por estar tan ntimamente ligado con los datos de pronstico, son estos los que permitirn tomar las decisiones adecuadas por los administradores financieros

La preparacin del presupuesto de caja debe prepararse de manera cuidadosa ya que por estar ligado con datos basados en pronsticos, no son totalmente confiables, por ello las decisiones que tomen los administradores financieros estarn sujetas a la informacin que este presupuesto arroje.

El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja, este puede determinar si en el futuro la empresa enfrentar un dficit o un excedente de efectivo.

Tambin permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo, para obtener flujos positivos de efectivo.

El departamento financiero de la empresa planea permanentemente los posibles excedentes de caja como sus dficits, al contar con esta informacin, el administrador toma las decisiones adecuadas en cuanto a situaciones de

sobrantes para inversin o por el contrario si hay faltante debe buscar los medios para obtener financiamiento en el corto plazo.

A continuacin se presenta un ejemplo prctico de la preparacin de un presupuesto de caja, con todos sus componentes y suposiciones. Comentario: Para mayor comprensin del ejercicio, se aconseja complementarlo con la informacin contenida en el artculo "El presupuesto de caja".

Este puede darle bases para comprender el fundamento terico de este pronostico.

INFORMACIN INICIAL

Para la realizacin del ejercicio, se asumir una empresa cualquiera, que esta constituida legalmente y puede tener como objeto la produccin o la prestacin de servicios.

Ejemplo: La compaa ABC esta preparando un presupuesto de caja para los meses de octubre, noviembre y diciembre. las ventas en agosto fueron de $100.000 y en septiembre $200.000. Se pronostican ventas de $400.000 para octubre, $300.000 para noviembre y $200.000 para diciembre.

El 20% de las ventas de la empresa se han hecho al contado, el 50% han generado cuentas por cobrar que son cobradas despus de 30 das y el restante 30% ha generado cuentas por cobrar que se cobran despus de dos meses. No se tiene estimacin de cuentas incobrables.

En diciembre la empresa espera recibir un dividendo de $30.000, proveniente de las acciones de una subsidiaria. A continuacin se presentan los datos.

Programa de entradas de efectivo proyectado de la Compaa ABC Agosto Ventas pronosticadas Ventas al contado (20%) Cuentas por cobrar Un mes (50%) Dos meses (30%) Otras $ 50.000 $ 100.000 $ 30.000 $ 200.000 $ 60.000 $ 150.000 $ 120.000 $ 30.000 $100.000 Septiembre $ 200.000 Octubre $ 400.000 Noviembre $ 300.000 Diciembre $ 200.000

$ 20.000

$ 40.000

$ 80.000

$ 60.000

$ 40.000

entradas efectivo Total entradas efectivo $ 210.000 $ 320.000 $ 340.000

Ahora se relacionan todas las erogaciones hechas y proyectadas por la compaa ABC durante los mismos meses.

Las compras de la empresa representan el 70% de las ventas, el 10% de las compras se paga al contado, el 70% se paga en el mes siguiente al de compra y el 20% restante se paga dos meses despus del mes de compra. En el mes de octubre se pagan $20.000 de dividendos.

Se paga arrendamiento de $500 mensuales.

Los sueldos y salarios de la empresa pueden calcularse agregando 10% de sus ventas mensuales a la cifra del costo fijo de $8.000. En diciembre se pagan impuestos por $25.000. Se compra una mquina nueva a un costo de $130.000 en el mes de noviembre.

Se pagan intereses de $10.000 en diciembre. Tambin en diciembre se abona a un fondo de amortizacin $20.000.

No se espera una readquisicin o retiro de acciones durante este periodo. El programa de desembolsos de efectivos es el que se presenta a continuacin:

UNA EMPRESA QUE ESPERA TENER UN EXCEDENTE DE CAJA PUEDE PROGRAMAR INVERSIONES, EN TANTO QUE UNA EMPRESA QUE ESPERE DFICITS DE CAJA, DEBE PLANEAR LA FORMA DE OBTENER FINANCIAMIENTO A CORTO PLAZO.

Programa de desembolsos de efectivo proyectado de la compaa ABC Agosto Compras (70% ventas) $ 70.000 Septiembre $ 140.000 Octubre $ 280.000 Noviembre $ 210.000 Diciembre $ 140.000

Compras al contado (10%) Pagos Un mes (70%) Dos meses (20%) Dividendos Sueldos y salarios Arrendamientos Impuestos Compra mquina

7.000

$ 14.000

$ 28.000

$ 21.000

$ 14.000

4.900

$ 98.000 $ 14.000 $ 20.000 $ 48.000 $ 5.000

$ 196.000 $ 28.000

$ 147.000 $ 56.000

$ 38.000 $ 5.000

$ 28.000 $ 5.000

$ 25.000 $ 130.000

intereses Fondo de amortizacin Readquisicin acciones Total desembolsos $ 213.000 $ 418.000

$ 10.000 $ 20.000 $ -

$ 305.000

El flujo neto de efectivo, el saldo final de caja y financiamiento.

El flujo neto de efectivo se obtiene deduciendo cada mes los desembolsos hechos por la empresa de las entradas obtenidas por la actividad econmica.

Agregando el saldo inicial de caja en el periodo al flujo neto de efectivo obtenemos el saldo final de caja para cada mes.

Por ltimo cualquier financiamiento adicional para mantener un saldo mnimo de caja debe agregrsele al saldo final de caja, para conseguir un saldo final con financiamiento.

Entonces tenemos que para el mes de septiembre el saldo final de caja fue de $50.000 y se desea tener durante los siguientes meses un saldo mnimo de caja de $25.000. Basndose en los datos recogidos anteriormente podemos realizar el presupuesto de caja para la compaa ABC, as:

Presupuesto de caja para la compaa ABC Octubre Total entradas de efectivo (-) Total desembolsos Flujo neto de efectivo (+) Saldo inicial en caja Saldo final en caja (+) financiamiento Saldo final con financiamiento $ 210.000 $ 213.000 $ -3.000 Noviembre $ 320.000 $ 418.000 $ -98.000 $ 47.000 $ -51.000 $ 76.000 $ 25.000 Diciembre $ 340.000 $ 305.000 $ 35.000

$ 50.000 $ 47.000 $ -

$ -51.000 $ -16.000 $ $ 41.000 25.000

$ 47.000

Interpretacin del Presupuesto de caja

El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que puede analizarse para determinar si se espera un dficit o un excedente de efectivo durante cada perodo que abarca el pronstico.

El encargado del anlisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias para solicitar financiamiento mximo, si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a causa de la incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los pronsticos de ventas.

El desarrollo de este ejercicio permite la aplicacin de los conceptos expuestos en la teora que en ocasiones no son lo suficientemente claros.

Comentario: El ejercicio del cual es objeto este artculo, fue tomado del libro "Fundamentos de administracin financiera" de Lawrence Gitman.