BUENAS PRCTICAS EN SEGURIDAD DE LA CADENA LOGSTICA DE COMERCIO INTERNACIONAL

Con el apoyo de:

INTRODUCCIN

BASC Colombia est convencido que el aseguramiento de la cadena de suministro es indispensable para que el comercio pueda desempear las mltiples funciones a las que est avocado: ser fuente de crecimiento, desarrollo, bienestar y seguridad. Es por ello que resulta imperativo no slo estimularlo, sino prevenir su uso inadecuado con fines indeseables. Cuando se aprecia el crecimiento generalizado de los pases durante las dos ltimas dcadas, cuando se observa como los adelantos tecnolgicos se incorporan a la vida cotidiana con mayor rapidez, cuando se aprecia que la diversidad y oferta de bienes y servicios tiene una mayor cobertura haciendo cada vez ms raras las zonas aisladas en un pas o una regin, podemos decir que el comercio ha sido, es y ser, una fuente fundamental del desarrollo, si no la nica. Sobra decir que la expansin de los mercados a travs del comercio resulta vital para atender no slo las necesidades bsicas de los pueblos, sino aquellas que derivan su evolucin y avance hacia el mayor conocimiento y hacia un mundo ms confortable. Lo anterior permite comprender entonces porque la proteccin del comercio internacional es fundamental, y la razn por la cual los requerimientos en trminos de seguridad impuestos a la cadena de suministro se han incrementado sustancialmente a partir del 11 de septiembre de 2001. Pero la seguridad no es solo un esfuerzo de las aduanas, el compromiso de los empresarios es esencial. La adopcin de estndares de seguridad aplicados a la cadena de suministro es un compromiso de todos, como lo es la conformacin de redes comerciales entre empresarios seguros, causa en la que estamos comprometidos y cuyas ventajas son ahora ms evidentes, cuando la seguridad de la cadena de suministro es una tendencia mundial. En torno a estas reflexiones se desarroll el II Congreso Nacional de BASC Colombia, el cual tuvo lugar los das 21 y 22 de julio de 2009 con una agenda de altsima calidad con el objetivo de mejorar los procedimientos y condiciones para efectuar operaciones de comercio exterior de forma tal que se permita garantizar la seguridad al interior de la cadena, se logre una disminucin de costos y tiempos y, por lo tanto, reporte ganancias en competitividad para todos los asociados de negocios. Este documento rene algunas de las prcticas que han venido empleando las empresas en torno a la seguridad en las operaciones de comercio exterior, las cuales han venido facilitando la promocin del comercio legtimo, respondiendo al principal impacto de este programa de capacitacin al contribuir en la definicin de lneas estratgicas de accin de las empresas afiliadas a BASC Colombia para una incorporacin en los mercados internacionales ms eficiente, con las mejores prcticas que respondan a las tendencias internacionales para la facilitacin y agilizacin del comercio mediante el control y la aplicacin de estndares de seguridad.

ASOCIADOS DE NEGOCIOS

Se ha identificado la necesidad de contar con un conocimiento adecuado de los clientes y los proveedores como requisito para que las organizaciones puedan protegerse de las irrupciones de los agentes que se encuentran al margen de la ley y que buscan extender sus operaciones ilcitas bien sea de narcotrfico, lavado de activos, hurto, contrabando, entre otras. Es as como se han detectado las siguientes prcticas en los siguientes frentes: a) Procedimiento para la Seleccin de Clientes y Proveedores. b) Procedimiento para conocer las Instalaciones del Proveedor. c) Desarrollo de Acuerdos Vinculantes, ms all de los Aspectos Econmicos. a) Procedimiento para la Seleccin de Clientes y Proveedores Proceso documentado de seleccin de clientes y proveedores, el cual debe ser coordinado por el rea correspondiente del manejo de la relacin comercial, esto es por el rea de compras para proveedores y por el rea comercial para clientes Soporte documental para la creacin de cada cliente o proveedor que incluye la siguiente informacin: Informacin Bsica: Razn Social, Domicilio, NIT, Direccin, Telfono, Fax, Pgina Web, Correo Electrnico, Nombre del Representante Legal Informacin Financiera y Contable: Trminos de Pago, Rgimen de Ventas, Tipo de Proveedor; Rgimen de Contribucin, Rgimen de Auto retencin, Contribucin de Industria y Comercio; Rgimen de ICA, Cdigo de Actividad Econmica Informacin Bancaria: Banco y Certificacin Bancaria de la cuenta, titular de la cuenta, cdigo del banco, tipo de cuenta, autorizacin para la utilizacin de sistemas de transferencia electrnica Informacin de Contacto y Personal Autorizado para el manejo de las relaciones comerciales: pagos, cobros, estados de cuenta, etc. Referencias Bancarias y Comerciales Registro de toda la informacin en un Formato de Creacin de Clientes y/o Proveedores que debe hacer parte fundamental del archivo de cada Asociado de Negocios. Los registros para cada asociado de negocios adems de asegurar los procesos documentales, permiten la verificacin de la informacin y el fcil acceso a su informacin

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Verificacin de la constitucin legal del Asociado de Negocios y de las autorizaciones legales que permitan su operacin; para esta verificacin usualmente se solicitan los siguientes documentos, los cuales tambin se incluyen dentro de cada archivo: Cmara de Comercio no mayor a 30 das RUT Fotocopia Documento de Identificacin Representante Legal Certificados en Sistemas de Calidad y en Sistemas de Control de Riesgo y Seguridad Estudio de Seguridad y/o Verificacin de Antecedentes del Asociado de Negocios, para lo cual se consultan los siguientes documentos: Lista Clinton: La Lista Clinton oficialmente conocida como Specially Designated Narcotics Traffickers o SDNT list, es la "lista negra" de empresas y personas sospechosas de tener relaciones con dineros provenientes del narcotrfico en Colombia. Esta lista es emitida por la OFAC - Office of Foreign Assets Control (Oficina de Control de Bienes Extranjeros) del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos y fue creada en el ao 1995 gracias a la Orden Ejecutiva N 12978 emitida por el Presidente Bill C linton como parte de una serie de normas para tomar medidas en la guerra contra las drogas y el lavado de activos. Gracias a esta Orden, se declar a los carteles de la droga en Colombia como una amenaza a la seguridad nacional y economa de los Estados Unidos. Las personas naturales o jurdicas que aparecen en dicha lista no pueden hacer transacciones financieras o tener negocios comerciales con los Estados Unidos y las empresas de dicho pas que tengan relacin con cualquiera de los miembros de este listado incurren en un delito. Esta Lista es de pblico acceso y se encuentra disponible en Internet y permite la consulta tanto de personas naturales y jurdicas. Antecedentes Procuradura General de la Nacin: Con la entrada en vigencia de la Ley 1238 de 2008, las entidades pblicas o privadas podrn consultar los antecedentes disciplinarios de quienes van a tomar posesin de cargos o suscribir contratos. La expedicin de este documento es gratuita en todo el pas y se puede realizar a travs de esta pgina Web de la Procuradura General de la Nacin mediante el link de Antecedentes Disciplinarios, en donde el sistema abre la ventana de opciones correspondiente. Una vez se introduce el nmero del documento de identificacin, el Sistema de Informacin SIRI muestra la relacin de anotaciones de orden penal, fiscal, disciplinario, prdida de investidura, o sanciones profesionales si existen o no, vinculadas al nmero de documento registrado, adems de la indicacin de la hora de consulta. Verificacin de Certificacin en Sistemas de Gestin y Control de Riesgo y Seguridad del Asociado de Negocios. En este caso se debe solicitar copia del Certificado, Nmero de Identificacin del Certificado, etc. Verificacin de la calificacin de Operador Econmico Autorizado del Asociado de Negocios, entendida esta calidad como el cumplimiento de un programa de seguridad administrado por una autoridad aduanera. En Colombia an no funciona este sistema pero se est implementado y deber empezar a operar el 1 de enero de 2010. Elaboracin de bases de datos en las cuales se registran quejas, reclamos, y buenas prcticas. Realizacin de un anlisis financiero por parte del Departamento de Cartera sobre el Asociado de Negocios, el cual queda debidamente documentado y

permite el proceso de toma de decisin sobre el otorgamiento de un cupo de crdito b) Procedimientos para conocer las Instalaciones del Proveedor Elaboracin de registros documentales en los cuales se deja evidencia de la visita, de los resultados encontrados y las recomendaciones Establecimiento de una periodicidad determinada para la realizacin de las visitas Inclusin del criterio de anlisis de riesgo como elemento fundamental en el reporte de la visita Si el proveedor cuenta con una Certificacin en un Sistema de Control y Gestin en Seguridad, la visita se homologa con la presentacin de la certificacin vigente. Se realizan visitas son de carcter obligatorio en los casos en que lo determina la Circular 170.02 de la DIAN

c) Acuerdos Vinculantes con los proveedores ms all de los aspectos econmicos Usualmente se desarrollan acuerdos en relacin con: Garantas Niveles de Stock Mnimo de Mercanca Protocolos de Seguridad Niveles de Crdito En relacin con pagos: se establece por escrito que para realizar el pago a proveedores mediante transferencia electrnica a la cuenta bancaria (corriente o de ahorros) la cuenta debe tener el mismo Nmero de Identificacin Tributaria que aparece en la factura o cuenta de cobro como beneficiario del pago Acuerdos de Confidencialidad Tiempos y fechas de entrega Protocolos de niveles de autorizacin Cada vez que se desarrolla un nuevo acuerdo con el proveedor, se deja un registro documental en el cual se indica la fecha del acuerdo y el nombre de los funcionarios que autorizaron el mismo

SEGURIDAD DEL MEDIO DE TRANSPORTE

El medio en el cual se decide transportar los productos se ha convertido en una de las lneas ms apetecidas por los delincuentes para ocultar productos ilcitos y es por esa razn que se deben establecer una serie de medidas que permitan proteger la integridad de los mismos y mantenerlos libres de la introduccin de material y/o personas no autorizadas. Es as como se han detectado las siguientes prcticas en los siguientes frentes: a) Implementacin de un Registro de las Inspecciones Realizadas Sobre el Medio de Transporte b) Instalacin de Mecanismos que Garanticen la Integridad de la Carga Durante su Desplazamiento a) Implementacin de un Registro de las Inspecciones Realizadas Sobre el Medio de Transporte Inclusin de la siguiente informacin en el registro que se genera cuando de inspecciona el medio de transporte: Peso del Vehculo de Carga Estado y condiciones del Vehculo Reporte de la Instalacin de los Sellos de Seguridad Registro Fotogrfico Informacin del destinatario, del agente de aduanas, del conductor y la empresa transportadora, del vehculo y del precinto y contenedor Verificacin de la integridad del medio de transporte para protegerlos contra la introduccin de materiales no autorizados; por ejemplo en el punto de llenado se tiene que establecer un procedimiento para sellar correctamente y mantener la integridad de los contenedores y remolques de envo Documentacin de la inspeccin realizada en los siguientes puntos del medio de transporte: pared delantera, laterales, piso, techo interior y exterior, puertas interiores y exteriores, y el exterior Verificacin documental sobre los conductores: contratos de trabajo vigentes, Afiliacin a ARP vigente, Licencia de Trnsito y estudio de seguridad. Establecimiento de un procedimiento documentado de control sobre los precintos de seguridad que incluye la informacin sobre: Instalacin Cambio Trazabilidad

Registro Verificacin de los sellos o precintos de seguridad frente a los documentos de despacho. Inclusin del nombre y firma del empleado que se encarga de los procesos de inspeccin

b) Establecimiento de Mecanismos para Garantizar la Integridad de la Carga La mercanca despachada de fbrica debe ir debidamente embalada y con precintos de seguridad, as como los vehculos en los cuales se transporta El Agente de Aduana debe encargarse de verificar el estado de los precintos de seguridad y debe registrarlo en un documento denominado como Validacin de Precintos y Revisin de Contenedores Formatos de Inspeccin en donde se constata que el medio de transporte est en condiciones ptimas de seguridad y que no presenta ningn tipo mecanismo de facilitacin para la contaminacin Registros fotogrficos como mecanismo para garantizar la integridad de la carga durante el desplazamiento Preferencia sobre proveedores certificados en Sistemas de Control de Riesgo y Seguridad Los Precintos y/o Sellos de Seguridad deben cumplir con las siguientes caractersticas, de acuerdo a norma tcnica de calidad ISO 17712: Deben ser fuertes y durables para resistir la ruptura accidental o deterioro temprano (debido a las condiciones climticas o la accin qumica durante la manipulacin) Podrn ser removidos fcil y rpidamente con herramienta adecuada Tendrn que ser identificados por una marca y nmero nicos fcilmente legibles. Cualquier modificacin de la marca provocar destruccin irreversible del sello, sea qumica o fsica. Deben ser construidos de manera que no puedan ser removidos sin dejar trazos o huellas visibles Deben ser diseados para no permitir ms que su uso una sola vez Debern disearse de tal modo que sea difcil su falsificacin. Seguimiento a travs de sistemas satelitales de monitoreo y ubicacin (GPS) con reportes constantes identificando todos los movimientos que se generan sobre la carga hasta la llegada al lugar de destino Establecimiento de procedimientos para asegurar la correcta informacin en los manifiestos de carga generando una descripcin completa y exacta de la carga. Identificacin especial para el personal de las reas de despacho (mediante uniformes distintivos, distintivos de identificacin con la foto, etc.) Revisin de los contenedores y su modo de transporte en cada uno de los puntos de transferencia de responsabilidad, dejando evidencia documental de esta revisin Diseo de un documento en el que se establecen los criterios para establecer cuando la unidad de transporte no es apta Almacenamiento de los Sellos y/o Precintos de Seguridad en lugares seguros controlados por personal designado para tal efecto.

SEGURIDAD DEL PERSONAL

El primer filtro que debe establecer una organizacin para garantizar la seguridad en todos sus procesos se relaciona con el recurso humano que la compone. Solamente desarrollando un adecuado y riguroso proceso de seleccin se podr contar con un equipo de trabajo lo suficientemente competente en lo tcnico e intachable en lo tico. Bajo este escenario se han generalizado algunas prcticas en los siguientes frentes: a) Identificacin de Antecedentes de los Empleados b) Programas para Prevenir el Consumo de Drogas y Alcohol en los Empleados c) Verificacin del Historial Laboral de los Empleados a) Identificacin de Antecedentes de los Empleados Diseo de un procedimiento documentado que incluye los requisitos del proceso de seleccin del personal propio y/o subcontratado Identificacin de las posiciones crticas que afectan el Sistema de Control y Seguridad. Esto incluye cargos ocupados por personal contratado directamente o subcontratado; las posiciones crticas se determinan tomando como base evaluaciones de riesgo realizadas al interior de la organizacin Estudio de seguridad que incluya la verificacin de antecedentes del personal, consultando los siguientes documentos: Certificacin de Antecedentes Procuradura General de la Nacin: Con la entrada en vigencia de la Ley 1238 de 2008, las entidades pblicas o privadas podrn consultar los antecedentes disciplinarios de quienes van a tomar posesin de cargos o suscribir contratos. La expedicin de este documento es gratuita en todo el pas y se puede realizar a travs de esta pgina Web de la Procuradura General de la Nacin mediante el link de Antecedentes Disciplinarios, en donde el sistema abre la ventana de opciones correspondiente. Una vez se introduce el nmero del documento de identificacin, el Sistema de Informacin SIRI muestra la relacin de anotaciones de orden penal, fiscal, disciplinario, prdida de investidura, o sanciones profesionales si existen o no, vinculadas al nmero de documento registrado, adems de la indicacin de la hora de consulta. Certificado Judicial Departamento Administrativo de Seguridad DAS: es un documento expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad, en el cual se certifica la situacin judicial de un ciudadano frente a la justicia y autoridades colombianas. Estipula si el titular no

tiene asuntos pendientes con las autoridades judiciales y de polica, o si no es solicitado por las mismas autoridades. Declaracin Extrajuicio: debidamente autenticada, en donde el trabajador certifica que no conoce de procesos judiciales en su contra. Visitas domiciliarias al personal destinado a reas crticas, dejando evidencias documentadas. Estas visitas tienen el objetivo de determinar y conocer la estructura familiar, conocer la condicin socio-econmica, el entorno en que vive el empleado y analizar todos los elementos que permitan minimizar el riesgo en el proceso de toma de decisin. Uso de la Alianza del Frente de Seguridad Empresarial: BASC en alianza con la DIJIN ofrece un estudio de antecedentes penales del personal. En caso de encontrarse algn antecedente, la Polica se encarga de un proceso de judicializacin inmediata sobre el individuo; en caso contrario el Frente de Seguridad Empresarial confirma telefnicamente a BASC como entidad interlocutora.

b) Programas para la Prevencin del Consumo de Drogas y Alcohol Induccin y entrenamiento sobre las polticas de la organizacin en relacin con el consumo de drogas y alcohol y las consecuencias de no cumplir con los procedimientos establecidos Desarrollo de una poltica de control y prevencin al consumo de drogas y alcohol Realizacin de pruebas al personal de reas crticas para detectar consumo de drogas ilcitas y alcohol, antes de la contratacin, aleatoriamente y cuando haya sospechas justificables Incorporacin de la prctica de pruebas para el consumo de drogas y alcohol en el Reglamento Interno de Trabajo Desarrollo de formatos de autorizacin de los empleados a los cuales se va a aplicar pruebas de consumo de drogas y alcohol Actividades peridicas de sensibilizacin y capacitacin sobre las implicaciones del consumo de drogas y alcohol Desarrollo de un programa de concientizacin sobre consumo de drogas y alcohol que incluya avisos visibles y material de lectura Realizacin de Sensibilizaciones sobre las consecuencias del consumo de drogas y alcohol, con el apoyo de la ARP mediante charlas en las sucursales, las cuales son dictadas por profesionales en el tema Envo de comunicaciones mensuales (correos electrnicos, publicacin en los medios de comunicacin internos de la compaa) sobre el tema Inclusin en el Programa de Salud Ocupacional de programas sobre alcoholismo y farmacodependencia con el fin de evitar estos vicios en la poblacin trabajadora Aprovechamiento de las alianzas con el DARE que es el programa de prevencin de la Polica Antinarcticos

c) Verificacin del Historial Laboral de los Empleados Disposicin de informacin y documentos que acrediten empleos anteriores, referencias y antecedentes, todo lo cual debe ser verificado Contratacin de una firma externa, si as se estima pertinente, que se encarga de la verificacin de la informacin presentada por el empleado

Elaboracin de registros de las verificaciones que se realizan sobre la informacin presentada por los empleados; estos registros se incluyen dentro del archivo de cada uno de los empleados Verificacin de todos los documentos que son aportados por el trabajador en fotocopias, con el Original en el momento de la contratacin Inclusin durante las entrevistas personales de preguntas especficas que permitan obtener informacin sobre los motivos de retiro de cada uno de los empleos El Psiclogo o responsable del departamento del talento humano encargado de realizar la entrevista se encarga de comunicarse con los anteriores empleadores para verificar los motivos de retiro y el comportamiento dentro de la empresa

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SEGURIDAD DE LOS PROCESOS

En cada una de las actividades diarias relacionadas con la operacin de una organizacin, se deben implementar acciones que permitan protegerse del desarrollo de operaciones ilegales como hurto, contaminacin ilcita y/o espionaje industrial, entre otras actividades. Estas acciones debern permitir contribuir a lograr una logstica segura y entregas justo a tiempo y sin reclamaciones. Para este efecto, se estn desarrollando medidas sobre las siguientes reas: a) Controles en las reas de Despacho, Almacenaje y Empaque de la empresa para Garantizar la Integridad de la Carga Contra Actividades de Contaminacin Ilcita b) Procesos para Establecer las Causas de Faltantes o Sobrantes de Mercancas c) Procesos de Documentacin de Almacenamiento, Embalaje, Despacho y Transporte de las Mercancas Protegidos de Manipulaciones e Introduccin de Datos Errneos d) Mecanismos de Seguridad Sobre el Lugar Donde se Archiva o se Mantiene la Documentacin a) Controles en las reas de Despacho, Almacenaje y Empaque de la empresa para Garantizar la Integridad de la Carga Contra Actividades de Contaminacin Ilcita El material de empaque de exportacin presenta diferencias al del producto nacional y este debe estar controlado El material de empaque y embalaje debe ser revisado antes de su uso Si se emplean sustancias precursoras para la fabricacin de los productos, se debe dar cumplimiento a las regulaciones legales para su manejo Disposicin de un procedimiento documentado para el manejo y control de material de empaque Control a la logstica de recibo y despacho de carga Sistema que permita mantener la trazabilidad sobre los movimientos de las cargas de importacin y exportacin Sistemas que permitan el control de las reas de almacenamiento y todas las operaciones con productos de exportacin Identificacin de la mercanca por unidad de empaque, peso y cantidades Aseguramiento de la correcta informacin en los manifiestos de carga incluyendo una descripcin completa de la carga Identificacin del personal de las reas de despacho ya sea con uniformes o distintivos que los diferencien de los dems empleados

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Revisin de los contenedores en cada uno de los puntos de transferencia de responsabilidad Uso de Sellos y/o Precintos de Seguridad para cada uno de los desplazamientos de la mercanca Registro documental de la instalacin, cambio, trazabilidad, registro y verificacin sobre los Sellos y/o Precintos de Seguridad Los contenedores o camiones deben sellarse o precintarse tan pronto como se termina la operacin de cargue Designacin de un responsable de las funciones de seguridad durante los procesos de cargue y descargue El personal que ingresa a las instalaciones de la empresa debe pasar por un proceso de proceso de identificacin y control Control fotogrfico y/o flmico durante el proceso de cargue y descargue El transportista debe reportar la entrega de la carga en el destino Designacin de un rea especial para el almacenamiento de la mercanca Registro documental de las reparaciones que sean efectuadas a las unidades de transporte Capacitacin constante al personal sobre el mantenimiento de la integridad de la carga, accesos no autorizados, fraudes en documentos y sistemas de informacin, prcticas anti contrabando y anti terrorismo Capacitacin al personal en tcnicas de inspeccin y verificacin de la carga y su medio de transporte Capacitacin al personal sobre la seguridad dispuesta para preservar los sistemas de informacin Disposicin de un Sistema de Circuito Cerrado de Televisin que operan las 24 horas del da, 7 das a la semana. Sobre los archivos aqu generados se generan peridicamente Backups de la informacin Adicional a los sellos de seguridad, se ha implementado prcticas como el recubrimiento con plstico termoencogible hasta la base de la estiba para garantizar que el producto no sufre de ninguna manipulacin Identificacin y control al personal que ingresa a las instalaciones de la empresa Registro de los tiempos de cargue y descargue de los vehculos Determinacin de funciones para el Responsable de garantizar la seguridad En caso que el transportista requiera utilizar el servicio de parqueadero, esto se debe hacer en un parqueadero autorizado por la compaa. Se deber entonces un procedimiento que documente esta accin y las condiciones de entrega y recibo del vehculo y la carga En caso de fallas tcnicas en el medio de transporte, se deber generar un reporte de lo sucedido y de los tiempos que toma la reparacin de la situacin. Cuando se presente un siniestro, se debe contar con un Instructivo que determine el protocolo de accin El almacenamiento del producto est controlado por un dispositivo electrnico de seguridad que se activa cuando se da un acceso a la zona de patios Sistema de identificacin de los empleados con el propsito de controlar el acceso y realizar las actividades de identificacin Sistema de acceso a los empleados solamente a aquellas reas necesarias para el desempeo de sus funciones

b) Procesos para Establecer las Causas de los Faltantes o Sobrantes de Mercanca - Disposicin de procedimientos de reporte de actividades sospechosas (a directivos, supervisores de la empresa y autoridades competentes) que atenten

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contra la seguridad, que sean sospechosas o que muestren seales de conspiraciones internas Disposicin de una relacin de representantes de la autoridad, incluyendo nmeros de telfonos u otros medios de comunicacin para reportar inconsistencias oportunamente Reporte de los faltantes o sobrantes por medio del MUISCA de la DIAN Se garantiza que todas las personas que intervienen en los procesos de cargue y descargue de mercanca queden registradas en los documentos que se generan en cada uno de los procesos para as garantizar la trazabilidad de la mercanca. Seguimiento detallado a la informacin derivada del proceso de cargue y descargue de la mercanca, la documentacin asociada y los responsables de cada eslabn del proceso

c) Modernizacin del Proceso de Documentacin de Almacenamiento, Embalaje, Despacho y Transporte de las Mercancas contra Manipulacin o Introduccin de Datos Errneos Procedimiento documentado de control de documentos que incluyan listados maestros de documentos y registros Determinacin de Protocolos para la entrega y archivo de la informacin Designacin de un lugar adecuado y seguro para el archivo de documentos fsicos Aseguramiento que todos los documentos empleados en cada proceso sean legibles, oportunos, adecuados y protegidos contra alteracin, prdida o introduccin de informacin errnea Establecimiento de una poltica de firmas y sellos que autoricen cada uno de los procesos En relacin con la carga se cuenta con registros de quin la enva, quin la recibe, nombres de todas las personas de contacto, descripcin de la carga, peso, cantidad, unidad de medida y unidad de empaque Se garantiza la seguridad necesaria en los documentos para evitar su uso no autorizado Sistemas de archivo de respaldo de la informacin sensible; su uso debe estar controlado y protegido Establecimiento de sistemas internos para el manejo de la informacin en el cual se manejan todas las operaciones de la empresa, los cuales en algunos casos tienen establecidos campos obligatorios con el manejo de mens y tablas desplegables que evitan la digitacin errnea de la informacin Establecimiento de Archivos Sistematizados en los cuales de definen niveles de acceso y responsabilidades Fijacin de Protocolos para la elaboracin de documentos de acuerdo a las instrucciones del cliente y con confirmaciones de los otros agentes involucrados en la operacin Determinacin de niveles de acceso y autorizacin en el caso que se cuente con un software especializado para el manejo de la informacin Entrenamiento permanente al personal sobre el mantenimiento de la integridad de la carga, accesos no autorizados, fraudes en documentos y sistemas de informacin

d) Asignacin de mecanismos de Seguridad sobre el Lugar donde se Archiva la Documentacin - Fijacin de Protocolos de Acceso a la informacin, en especial para la documentacin relacionada con procesos crticos

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Almacenamiento de la informacin en un servidor seguro, el cual debe responder a diferentes medidas de seguridad para evitar su alteracin Realizacin peridica de Back up de la informacin electrnica, disponindose un lugar seguro para su almacenamiento diferente a las instalaciones de la empresa Disposicin de un lugar seguro para el archivo de documentos fsicos con personal asignado especficamente como responsable de su manejo y control

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EXPECTATIVAS COMERCIALES

En un escenario de crisis mundial, los gobiernos y los agentes privados pueden optar por varias estrategias de contingencia para enfrentar sus consecuencias as como las dificultades derivadas de por la cada de la demanda mundial sobre las exportaciones y del consumo. Al necesario esfuerzo de competitividad y la reduccin de costos de produccin y distribucin, se hace indispensable agregar la obligatoria bsqueda de nuevos nichos de mercados que permitan la diversificacin de la demanda. En medio de estos ajustes, se ha identificado que los sistemas de aseguramiento de la cadena de suministro como BASC pueden convertirse en un Valor Adicional de las Empresas, en razn a la Valorizacin del Producto o Mercanca tal como lo hacen las Marcas. Este efecto ha sido identificado por los empresarios de la siguiente forma: Gracias al reconocimiento mismo que otorga el certificado y que paulatinamente se hace ms extendido y generalizado para comercio exterior en ms pases En razn a los beneficios complementarios, la certificacin comienza a hacer las veces de una valorizacin del producto o mercanca Por el potencial de adquirir y transferir a las mercancas de los empresarios certificados, las principales caractersticas propias de las marcas modernas en la medida que dichos empresarios y la organizacin certificadora, con el apoyo eventual de los gobiernos, realicen la promocin y campaa de reconocimiento debida en el mercado internacional Permite identificar el producto asociado con un excelente servicio o una organizacin reconocida (la marca se extiende del producto a la empresa y organizacin) Permite una diferenciacin de productos que tienen caractersticas similares o que son iguales. Comunican informacin muy rpida sobre las caractersticas y origen del producto, su valor y su calidad Ofrece un valor agregado a las empresas que lo han implementado al facilitar y agilizar el comercio internacional, mediante el establecimiento y administracin de estndares y procedimientos globales de seguridad aplicados a la cadena logstica de comercio internacional

Imagen tomada de http://www.iparkutxa.com/imagenes/bola_mundo.jpg

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Representan para la empresa un haber valioso que se cuantifica como parte del capital de la empresa Cuando se tiene en cuenta la alta vulnerabilidad del pas a la crisis econmica internacional por su alta dependencia a la exportacin de productos primarios y la alta concentracin de destinos para las exportaciones se pone en evidencia la necesidad de realizar una revisin estructural de la poltica comercial y tomar medidas para evitar profundizar la crisis exportadora. Una de esas medidas es reforzar la accin, difusin y promocin de los sistemas voluntarios de certificacin de seguridad de la cadena de suministro como un verdadero mecanismo diferenciador y una ventaja competitiva real para la conquista de nuevos mercados La caracterstica ms importante y asimilable a las marcas modernas es el fenmeno de Marca-como-organizacin, pues se permite que las caractersticas concretas de la organizacin que posee la marca pueden utilizarse para configurar identidad a la misma, en este caso: La seguridad en toda la cadena de suministro Gracias al reconocimiento que las administraciones de aduanas en ms pases hacen sobre la diferenciacin entre mercancas certificadas como seguras de las que no lo estn, con los consecuentes tratamientos diferenciales, todo lo cual redunda en la reduccin de tiempos y costos de transporte, logsticos y administrativos, generando un beneficio neto sobre la competitividad de la mercanca Reconocimiento sobre el esfuerzo que han hecho las empresas certificadas por asumir los costos de la certificacin y de la inversin en procesos para garantizar dicha certificacin, los beneficios que ha trado el sistema a las administraciones aduaneras y gobiernos Contar con un Sistema de Control de Riesgo y Seguridad permite participar en algunos procesos de seleccin de proveedores que imponen este requerimiento Un Sistema de Certificacin en Riesgo y Seguridad pone de manifiesto que el esfuerzo de control no puede ser desarrollado solamente en fronteras sino que requiere de un compromiso de todos los agentes de la cadena, especialmente en una poca como la actual, caracterizada por la amenaza constante sobre la seguridad de las naciones

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SISTEMAS DE GESTIN

Todos los elementos identificados como parte del Sistema en Control y Seguridad deben incorporarse a todos los procesos operativos de la organizacin, si bien su forma y alcance de la aplicacin dependern de la naturaleza de las actividades del negocio, as como del tamao de la organizacin, los factores de riesgo y las condiciones del entorno en el cual operan. El Impacto de las Nuevas Tendencias Internacionales de Seguridad en el Desarrollo de una Poltica en la Organizacin para construir el Sistema de Seguridad al Interior de la Compaa y en Toda la Cadena de Suministro pone de manifiesto la necesidad de contar con una adecuada planificacin lo cual implica la identificacin de los requisitos en materia de control y seguridad en las operaciones de comercio internacional estableciendo criterios de desempeo, definiendo las acciones que se deben ejecutar, los niveles de responsabilidad y los resultados esperados. Igualmente ponen de manifiesto la necesidad de adaptarse a los requerimientos que impone el mercado en cuanto a los procesos de gestin del riesgo, permitiendo la determinacin, anlisis, evaluacin, tratamiento, monitoreo y comunicacin de los riesgos. La Certificacin en un Sistema de Control de Riesgo y Seguridad ha permitido garantizar la confiabilidad de las operaciones y ha garantizado la trazabilidad permanente de todos los movimientos. La implementacin de este tipo de sistemas de gestin permite la construccin de relaciones de confianza con cada uno de los asociados del negocio al demostrar que los riesgos o vulnerabilidades en materia de seguridad disminuyen considerablemente hasta hacerse prcticamente inexistentes. La rigurosidad que supone un sistema de certificacin en seguridad debe mantenerse para minimizar los riesgos a lo largo de toda la cadena de suministro pero, debe perfeccionarse an ms, conforme a las amenazas que se presentan da a da en el comercio internacional. Las nuevas tendencias internacionales en materia de seguridad obligan a un control minucioso de las etapas productivas y del manejo logstico de los productos preembarque lo cual se orienta a garantizar una mayor agilidad en la llegada al puerto de destino generando tranquilidad para la aduana del pas importador.
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En un mundo cada vez ms globalizado donde las barreras comerciales tienden a desaparecer, se discute mucho el tema de eliminacin arancelaria pero debe darse igual nfasis a los mecanismos de facilitacin del comercio como condicin para el acceso privilegiado a los mercados. El compromiso de seguridad, confianza y manejo es parte fundamental del engranaje necesario para afianzar las relaciones comerciales y, esa tarea solo puede ser posible en la medida en que el sector privado asuma el rol protagnico que le corresponde desempear. Internacionalmente se observa como la tendencia apunta a obtener una cadena de suministro cada vez ms segura en todos los eslabones de la cadena. Ello incluye que cada vez ms se orienten los esfuerzos a lograr un fortalecimiento de los lazos de cooperacin en el sector privado y los organismos internacionales responsables del control y la seguridad, que se adopten mecanismos encaminados a promover el contacto personal de los empresarios con los representantes gubernamentales encargados de temas aduaneros, que se fomente la estandarizacin de los procesos de seguridad en la cadena logstica de comercio internacional y, que cada vez ms se entienda el impacto que tienen las regulaciones orientadas a incrementar la seguridad en la cadena logstica de comercio internacional y se adopten medidas preactivas para agilizar los procesos. La experiencia ha demostrado que el uso sistemtico de la informacin disponible genera herramientas para determinar la frecuencia con la cual pueden ocurrir eventos especficos y la magnitud de sus consecuencias; de ah la necesidad de contar con un examen sistemtico e independiente para determinar si las actividades y resultados relacionados con la gestin en control y seguridad cumplen con las disposiciones preestablecidas y si estas se aplican en forma efectiva y si son aptas para alcanzar los objetivos. La seguridad depende no solo de los aspectos internos de la organizacin que inciden en la gestin de control y seguridad, sino tambin depende de fuerzas que se generan fuera de la organizacin y que inciden en los asuntos de control y seguridad. Las medidas que han asumido tanto los gobiernos como el sector privado dejan ver que el objetivo es garantizar la mxima seguridad para la comunidad en general y la mxima eficiencia en el movimiento internacional de productos y mercancas Colombia se ha visto amenazada por finanzas permisivas y carencia de control por parte del gobierno y si bien la poltica de seguridad democrtica ha permitido mejorar la situacin, se necesita de mecanismos intergubernamentales e interinstitucionales que permitan el mejoramiento de la seguridad

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