Analisis Penerapan Layanan Peminjaman Mandiri Di Upt Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta
Analisis Penerapan Layanan Peminjaman Mandiri Di Upt Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta
Abstrak
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana penerapan layanan
peminjaman mandiri sebagai sarana peminjaman yang telah terintegrasi dengan teknologi
informasi direncanakan, pemasangan, disosialisasikan kepada user dan diterapkan atau
dilaksanakan di UPT Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Desain penelitian
ini adalah deskriptif kualitatif dengan metode studi kasus. Informan dalam penelitian ini
berjumlah 7 orang sesuai dengan kriteria informan yang telah ditentukan menggunakan cara
purposive sampling. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini adalah menggunakan 3
cara yaitu, observasi, wawancara dan dokumentasi. Analisis data yang digunakan adalah
reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Dari penelitian ini, dapat diketahui
penerapan Layanan Peminjaman Mandiri di UPT Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Yogyakarta dengan tahap-tahap pertama perencanaan dan persiapan yaitu merencanakan
konsep, mempersiapkan material dan biaya yang dibutuhkan, mempersiapkan sumber daya
manusia dan kerjasama dengan pihak yang akan mendukung penerapan layanan peminjaman
mandiri. tahap kedua adalah pemasangan seluruh material layanan peminjaman mandiri, yaitu
dengan penentuan jaringan yang akan dipakai, serta pemasangan komponen hardware dan
software. Tahap ketiga adalah sosialisasi penerapan layanan peminjaman mandiri kepada
pustakawan melalui cara pelatihan, seminar, workshop dan kepada pemustaka melalui
pemberian user education dan panduan dari SOP. Tahap keempat adalah implementasi dari
penerapan layanan peminjaman mandiri yaitu tahap pelaksanaan dari layanan peminjaman
mandiri dapat digunakan oleh pemustaka, serta cara mengatasi gangguan dari jaringan dan
komponen hardware dan software, serta upaya mengatasi kendala dan komplain pemustaka
dari layanan peminjaman mandiri. Tahap terakhir adalah evaluasi penerapan layanan
peminjaman mandiri dengan menjelaskan kekurangan dan kelebihan dari layanan tersebut.
Dengan demikian, layanan peminjaman mandiri di UPT Perpustakaan UGM dapat dijadikan
referensi bagi perpustakaan lain yang ingin menerapkan layanan peminjaman mandiri.
Kata kunci: Perpustakaan Universitas Gadjah Mada, layanan peminjaman mandiri, teknologi
informasi.
Abstract
The aim of this research is to understand how applying the service of self lending as tool of
lending which has been integrated with planned information technology, installing, and has
been socialized to user and applied or implemented in UPT of Gajah Mada University
Library, Yogyakarta. This thesis design is using qualitative descriptive writing by case study
method. Informer in this research number in seven people who is decided by informer
criteria which is already decided to use purposive sampling way. Collecting data technique in
this research are using three ways, that are observation, interview and documentation. Data
analysis that writer used was data reducing, data serving, and drawing conclusion. From this
research, can be identified that applying service of self lending in UPT of Gajah Mada
University Library through by several steps. The first steps are preparing and planning, that
are consist of planning the concept, preparing the material and cost needed, preparing human
resource development and getting relation with holder who can give support for this applying
self lending. The second steps are installing all the material of self lending service, it means
deciding link that will be used, and installing hardware and software component. The third
steps are making socialization in applying self lending for librarian through training, seminar,
workshop and for user through giving user education and guidance of operational standard
procedure. The fourth steps are implementation of applying self lending , it means realization
of self lending service can be used by user and for exceeding link problem and hardware or
software component, exceeding user complain and problem from self lending service also.
The last steps are evaluation applying self lending by explaining weakness and strength of
that service. So, self lending service in UPT of Gajah Mada University Library can be used
for reference to another librarian who wants to applying self lending service.
Keywords: Gadjah Mada University Library, service of self lending, information technology.
1. Pendahuluan teknologi informasi penulis mengambil
Menurut Soeatminah (1992: 40), objek yaitu di Perpustakaan Universitas
perpustakaan perguruan tinggi adalah Gadjah Mada Yogyakarta pada kegiatan
perangkat kelengkapan dibidang layanan untuk pemustaka. Layanan yang
pendidikan, penelitian, dan pengabdian terintegrasi dengan teknologi informasi
kepada masyarakat. Untuk menjadi yaitu pada layanan sirkulasi yang
perpustakaan yang dapat dimanfaatkan didalamnya terdapat layanan peminjaman
oleh penggunanya, perpustakaan mandiri. Layanan peminjaman mandiri
perguruan tinggi perlu dikelola secara merupakan hal yang masih belum banyak
maksimal agar fungsi dari perpustakaan diterapkan di Indonesia, sehingga menjadi
dapat benar-benar dirasakan oleh hal yang unik untuk dikaji bagaimana
pengguna. Pengelolaan yang maksimal proses dari terbentuknya layanan
dapat dilakukan pada semua kegiatan yang peminjaman mandiri dengan teknologi
ada di perpustakaan mulai dari pengadaan, yang dikembangkan oleh Universitas
pengolahan, pelayanan, administrasi, Gadjah Mada sendiri sehingga teknologi
sirkulasi, kerjasama dan pendidikan yang diterapkan pada layanan peminjaman
pemakai. Dalam pekerjaannya, mandiri merupakan teknologi yang minim
perpustakaan perguruan tinggi saat ini biaya penerapannya namun dapat
sudah semakin berkembang dan maju memberikan pelayanan yang baik kepada
terutama dalam penggunaan teknologi pemustaka dan teknologi tersebut juga
informasi untuk membantu menyelesaikan mampu mengikuti perkembangan zaman,
pekerjaan dalam waktu yang singkat. sehingga dari penelitian ini dapat menjadi
referensi bagi perpustakaan lain yang ingin
Menurut Ikhwan Arif dalam Supriyanto menerapkan teknologi yang sama dan
(2008: 33-34), penerapan teknologi membuat layanan peminjaman mandiri.
informasi di perpustakaan dapat
difungsikan dalam bentuk: teknologi Dalam penerapan teknologi informasi
informasi digunakan sebagai Sistem yang dapat membantu pekerjaan
Informasi Manajemen Perpustakaan, perpustakaan, Perpustakaan Universitas
bidang pekerjaan yang dapat Gadjah Mada menggunakan sistem
diintegrasikan dengan sistem informasi teknologi yang bekerjasama dengan PT
perpustakaan adalah pengadaan, Gamatechno. Kerjasama yang dilakukan
inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan dengan Gamatechno dalam bidang
pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan akademik dituangkan dengan program
sebagainya, fungsi ini sering disebut Smartcampus. Dalam Program
sebagai bentuk Automasi Perpustakaan. smartcampus tersebut, Gamatechno
menyediakan aplikasi terintegrasi
Penelitan ini ingin memberikan gambaran Academica yang merupakan sistem
kepada masyarakat bahwa teknologi informasi manajemen perguruan tinggi,
informasi di perpustakaan merupakan selain itu implementasi teknologi
sesuatu yang saat ini tidak terlepas dari smartcard yang dikembangkan
kegiatan yang ada di perpustakaan untuk
Gamatechno mengintegrasikan layanan
membantu pekerjaan di perpustakaan. akademik dengan layanan telepon berbasis
Salah satu dari bentuk pemanfaatan VOIP dari Telkom ke dalam kartu identitas
mahasiswa. Kerjasama Program 2. Tinjauan Literatur
smartcampus ini akan memberikan solusi 2.1 Teknologi Informasi
pengelolaan perguruan tinggi yang Menurut Lucas dalam Darmawan, (2012:
mencakup seluruh aspek operasional 18) menyatakan bahwa: Teknologi
perguruan tinggi, meliputi administrasi, informasi adalah segala bentuk teknologi
proses belajar-mengajar maupun akses yang diterapkan untuk memproses dan
informasi internal maupun ke luar kampus. mengirimkan informasi dalam bentuk
(http://www.ugm.ac.id/id/berita/1046- elektronis, seperti mikrokomputer,
smart.campus.gama.techno). komputer mainframe, pembaca barcode,
software pemroses transaksi perangkat
Produk kerjasama yang diberikan oleh PT lunak untuk lembar kerja, peralatan
Gamatechno kepada perpustakaan yaitu komunikasi dan jaringan. Menurut
GTenterprise Library yang merupakan Supriyanto (2007: 54) menjelaskan bahwa:
aplikasi yang digunakan untuk konfigurasi komputer merupakan
mempermudah pengelolaan perpustakaan komponen-komponen perangkat (device)
milik perusahaan. Proses yang dikelola penyusun terbentuknya sebuah komputer.
mulai dari data anggota perpustakaan Secara garis besar komputer disusun atas
(pencetakan kartu anggota), sirkulasi perangkat keras (hardware) dan perangkat
(peminjaman dan pengembalian) buku, lunak (software).
koleksi perpustakaan. Dilengkapi dengan
fitur OPAC/Online Public Access 2.2 Peranan Teknologi Informasi
Catalogue (pencarian koleksi online). Peranan teknologi informasi menurut
(http://enterprise.gamatechno.com/corpora Kadir (2003: 15):
te-software/). Dengan produk inilah, 1. Teknologi informasi menggantikan
layanan peminjaman mandiri diterapkan di peran manusia. Dalam hal ini, teknologi
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. informasi melakukan otomasi terhadap
suatau tugas atau proses.
Dengan demikian, penelitian ini akan 2. Teknologi memperkuat peran manusia,
mendeskripsikan tentang bagaimana yakni dengan menyajikan informasi
penerapan layanan peminjaman mandiri di terhadap suatu tugas atau proses.
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. 3. Teknologi informasi berperan dalam
Dari awal direncanakan, pemasangan, restrukturisasi terhadap peran manusia.
disosialisasikan kepada user, hingga Dalam hal ini, teknologi berperan
diterapkan atau dilaksanakan di dalam melakukan perubahan-perubahan
Perpustakaan Universitas Gadjah Mada terhadap sekumpulan tugas atau proses.
Yogyakarta. Penelitian ini diharapkan
dapat memberikan informasi, pengetahuan 2.3 Teknologi Informasi di
serta wawasan baru bagi masyarakat luas, Perpustakaan
dan dapat menjadi bahan rujukan bagi Terdapat 2 teknologi yang diterapkan
perpustakaan perguruan tinggi lain atau diperpustakaan sebagai alat untuk
lembaga/instansi perpustakaan untuk membantu pustakawan memudahkan
menerapkan layanan peminjaman mandiri.
dalam kinerjanya, terdiri dari teknologi
barcode dan teknologi RFID.
2.4. Layanan Perpustakaan suska.ac.id/index.php?com=isi&id_news=
Dalam kegiatan yang ada di perpustakaan, 596)
perpustakaan memiliki beberapa layanan
yang dapat dimanfaatkan oleh pemustaka. 2. GTenterprise Library, adalah aplikasi
Layanan tersebut terdiri dari: yang di gunakan untuk mempermudah
pengelolaan perpustakaan milik
2.4.1. Layanan sirkulasi perusahaan. Proses yang dikelola mulai
dari data anggota perpustakaan
Layanan sirkulasi di perpustakaan menurut (pencetakan kartu anggota), sirkulasi
Rahayuningsih (2007: 95-103) merupakan (peminjaman dan pengembalian) buku,
salah satu kegiatan yang berkaitan dengan koleksi perpustakaan. Dilengkapi dengan
pengguna perpustakaan. Pengertian fitur OPAC/Online Public Access
layanan sirkulasi adalah layanan pengguna Catalogue(pencarian koleksi online).
yang berkaitan dengan peminjaman, (http://enterprise.gamatechno.com/corpora
pengembalian dan perpanjangan koleksi. te-software)
2.4.2. Layanan Peminjaman Mandiri Aplikasi ini diterapkan di Perpustakaan
Layanan peminjaman mandiri merupakan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.
layanan yang dapat memudahkan GTenterprise Library, merupakan salah
pekerjaan untuk pemustaka maupun satu produk dari corporate software yang
pustakawan dalam proses sirkulasi. Sistem dibuat oleh PT Gamatechno. Dimana
layanan peminjaman mandiri ini banyak dalam produk inilah yang membuat
macamnya, diantaranya terdiri dari : Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
menerapkan layanan peminjaman mandiri.
1. Layanan mandiri via MPS (Multi
Purpose Station). MPS atau Multi Purpose 3. Metode Penelitian
Station yaitu suatu sistem layanan mandiri 3.1 Desain dan Jenis Penelitian
di perpustakaan yang merupakan produk Penelitian tentang analisis penerapan
andalan dari pengembang software di layanan peminjaman mandiri di UPT
bidang perpustakaan yang dikenal dengan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
ELIMS atau Management System. Yogyakarta ini menggunakan jenis
Management System yaitu suatu software penelitian kualitatif desain penelitiannya
yang berbasis RFID atau Radio Frequency deskriptif dan metode yang digunakan
Identification yang mana memungkinkan adalah studi kasus.
para pemustaka untuk melakukan
peminjaman maupun pengembalian bahan 3.2 Objek, Subjek Penelitian dan
pustaka secara mandiri atau tanpa melalui Informan
bantuan petugas di bagian sirkulasi yang Objek Penelitian ini adalah Penerapan
pada akhirnya dapat meningkatan efisiensi Layanan Peminjaman Mandiri di UPT
waktu pelayanan baik bagi pemustaka Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
maupun bagi petugas di layanan sirkulasi. Yogyakarta. Subjek ini yaitu Kepala UPT
perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Layanan ini di Indonesia diterapkan di
Yogyakarta, Teknisi dari teknologi
Perpustakaan Universitas Islam Negeri informasi yang ada di UPT Perpustakaan
Suska Riau. (http://perpustakaan.uin- Universitas Gadjah Mada Yogyakarta,
Kabid Database dan Jaringan atau pihak yang berkaitan dengan kajian penelitian.
dari PT. Gamatechno Yogyakarta, Kabid Adapun teknik pengumpulan data adalah
Layanan Perpustakaan, pustakawan, serta observasi, wawancara, dan dokumentasi.
pemustaka yang meminjam koleksi dengan
menggunakan alat peminjaman mandiri di
UPT Perpustakaan Universitas Gadjah 3.4 Analisis Data
Mada Yogyakarta. Sedangkan untuk Setelah data terkumpul, kemudian data
Informan penelitian adalah subjek yang dianalisis dengan menggunakan 3 (tiga)
memahami objek penelitian sebagai pelaku cara yaitu: reduksi data, penyajian data,
maupun orang lain yang memahami objek penarikan/ verifikasi kesimpulan.
penelitian. (Bungin, 2009 : 76)
---------------------------------------------------.
2013. “Sirkulasi”.
<http://beta.lib.ugm.ac.id/ind/?page_id=32
>. Diunduh [19 Agustus 2014].
---------------------------------------------------.
2013. “Struktur Organisasi”.
<http://beta.lib.ugm.ac.id/ind/?page_id=15
>. Diunduh [19 Agustus 2014].