Scribd Logo
Unggah

Selamat datang di Scribd!

  • H1. Analisis Jabatan Dan SOP - Compressed

    Diunggah oleh

    Samuel Jhonatan
    18 tayangan68 halaman

    Judul Asli

    H1. Analisis Jabatan Dan SOP_compressed

    Hak Cipta

    © © All Rights Reserved

    Format Tersedia

    PDF atau baca online dari Scribd

    Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

    Apakah konten ini tidak pantas?

    Laporkan Dokumen Ini

    Hak Cipta:

    © All Rights Reserved
    Unduh sebagai PDF atau baca online dari Scribd
    Tandai sebagai konten tidak pantas
    18 tayangan68 halaman

    H1. Analisis Jabatan Dan SOP - Compressed

    Diunggah oleh

    Samuel Jhonatan

    Hak Cipta:

    © All Rights Reserved
    Unduh sebagai PDF atau baca online dari Scribd
    Tandai sebagai konten tidak pantas
    dari 68
    ‘AD. UNIVERSITAS GUNADARMA MODUL ANALISIS SENIOR REKRUTMEN DAN SELEKSI MSDM PELATIHAN ANALISIS SENIOR REKRUTMEN & SELEKSI MSDM M.70SDM01.010.2 = Menyusun Urai M.70SDM01.013.2 - Menyusun Sta’ Operasional Prosedur (SOP) MSD UNIVERSITAS GUNADARMA MODUL PELATIHAN ANALISIS SENIOR REKRUTMEN & SELEKSI MSDM ‘Skema Sertifikasi : Metodologi Pelatihan Unit Kompetensi : M,70SDMO1.010.2 - Menyusun Uraian Jabatan M,70SDMO1.013.2 - Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) MSDM. Penyusun : Dr. Nurul Qomariyah, M.Psi., Psi. Kartika Aprilia, M.Psi., Psi. Siska Surtika, S.Psi.,.M.Si. Editor : Dr.dr Matrissya Hermita, M-Si., M.Ikom, Modul Pelatihan Analisis Senior Rekrutmen dan Seleksi SDM | i KATA PENGANTAR Puji syukur kehadhirat Allah SWT, atas berkat dan dan karunianya, Modul Menyusun Uraian Jabatan dan Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) MSDM ini telah selesai_penyusunannya, Modul ini adalah merupakan bagian dari seri modul pendukung untuk pembekalan pelatihan sertifikasi_ profesi untuk skema Anal Senior Rekrutmen dan Seleksi SDM. Modul ini bertujuan memberikan bekal keterampilan_untukmerencanakan, menyampaikan mat pelatihan atau pembelajaran s@éara terstruktur gund mencapai tujuan pelatihan dan pembelajaran di bidangitya. Pelatihan ini diberikan khusustiya bagi mahasiswali di program studi Psikologi. Modul ini tetbagi menjadi dua bagian, Bagian pertama berisisMenyusun Uraian/Jabatan yaitu Melakukan Analisis Jabatan dan Menetapkan) Uraian Jabatan. Bagian kedua bi MSDM yaitumelakukan Analisis Faktor ~ Faktor Penyusunan SOP'dan Habil Identifikasi Analisis untuk Penyusunan Standar Operasional Prosedur MSDM. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) Selain itu modul ini juga berisi soal-soal latihan dan contoh studi kasus, Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada: Kaprodi Psikologi, Ibu Dr, Ira Puspitawati, MSi. kurikulum pembelajaran yang diberikan di perkuliahan dan kepada Ibu Dr/Aski Marissa, M.Psi, Psikolog berserta Tim dari Lembaga Pengembangan Psikologi Psikolog atas arahannya agar modul ini sesuai dengan (LEPPS1) atas koofdinasinya terkait sarana prasarana dan teknis pelaksangan pada pelatihan sertifikasi profesi. Saran dan kritik dari pembaca, penyusun harapkan untuk perbaikan modul ini/di masa mendatang. Depok, Mei 2023 Tim Penyusun Modul Pela Senior Rekrutmen dan Seleksi SDM. L DAFTAR ISI MENYUSUN URAIAN JABATAN, 1. Melakukan Analisis Jabatan 1.1 Metode dan Perangkat Analisis Jabatan ditetapkan dalam Bentuk Dokumen Tertulis 2 1.2. Informasi Pekerjaan dari Setigp Jabatan Diidentifikasi dari Berbagai Narasumber didalam Organisasi 1.3. Data dan Informasi Jabatan dianalisis Berdasarkan’Metode dan Perangkat Analisis Jabatan yang Ditetapkan . 2, Menetapkan Uraian Jabatan.. 24, Komponen Uraian Jabatan ditentukan Sesuai Format .... 2.2. Urdian Jabatan serta Posisi Jabatan dibuat Berdasarkan Data dam Infommasi Jabatan yang telah dikumpulkan 2.3. Uraian Jabatan ditetapkan Berdasarkan Standar Operasional Prosedur (Sop) yang Berlaku di Organisasi MENYUSUN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) MSDM 1, Menganalisis Faktor - Faktor Penyusunan SOP 1.1. Tujuan dan Strategi Fungsional, Kebijakan MSDM, Prosés Bisnis dan Pihak Terkait diidentifikasi untuk Penyustinan SOP 13 1.2, Hasil Identifikasi dianalisis untuk Penyusunan Standar Operasional Prosedur MSDM 15 1.2.1. Definisi SOP... 15 1.2.2. Penerapan SOP dalam Organisasi 7 1.2.3. Tujuan SOP 7 1.2.4. Manfisat SOP 19 1.2.5. Waktu Penyusunan SOP . 6, Pihak — Pihak yang terlibat dalam Penyusunan SOP .. 1.2.7. Lini yang menjadi Tujuan SOP ..... 2, Hasil Identifikasi dianalisis untuk Penyusunan Standar Operasional Prosedur MSDM 25 2.1, Format SOP MSDM ditentukan sesuai Kebutuhan dan Kebijakan Organisa: 2.1.1. Langkah-Langkah Pentingdélim Penyusunan SOP .......n0e 25 2.1.2. Piramida Dokumen SOP 7 26 2.1.3. Aspek dalan Mengidentifikasidan Analisis Kebutuhan SOP ....... 29 2.2. SOP MSDM Disusun sesuai Format dan Pengelolaan Proges Bisnis yang Berlaku Di Organisasi ae - y . 30 2.2.1. Prinsip dan Unsur—unsur dalam Penyusunan SOP 30 2.2.2. Format dan Langkah Penyusunan SOP. 35 2.2.3: Proses Penyusunan SOP . 36 2.2.4. Penyusunan SOP dengan Format Visual a... 39 2.3. SOP MSDM diterapkan Setelah Mendapat Validasi dan Pengesahan dari Pimpinan Organs 2.3.1. Validasi ...ccscssesee yang Berwenang dengan Sosialisasi yang Efektif 42 A2 3.2. Pengesahan .. Latihan Soal Pil Daftar Pustaka. Modul Pelatihan Ana I.MENYUSUN URAIAN JABATAN 1.Melakukan Analisis Jabatan Tujuan Pembelajaran : 1.1 Metode dan perangkat analisis jabatan ditetapkan dalam bentuk dokumen tertulis 1.2 Informasi pekerjaan dari setiap jabatan diidentifikasi dari berbagai nara sumber di dalam organisasi 1.3 Data dan informasi jabatatdianalisis berdasarkan metode dan perangkat analisis jabatan yang ditetapkan Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman’ bagi penerimaan dan penempatan karyawan, Dengan'demikian kagiatan perenéanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan, Analisis jabatan adalah kegiatan unttikymemberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertenta ‘Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengeyaluasi dan mengorganisasikan _ pekerjaan/jabatan, Informasi_ yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan Kerja. Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatany syarat jabatan, berat ringumnya pekérjaan, besar Kecilnya risiko pekerjaan, suit tidaknya pekerjaan.besat kecilnya/tanggung jawab, banyak. sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan- pertimbangan lain, Menurut French-(1986), analisis jabatan adalah-penyelidikan yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutubkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan, Sejumlah Kategori informasi selalu terdapat pada analisis jabatan, termasuk di dalamnya aktivitas apa saja yang ada, mengapa, bagaimana serta kapan aktivitas tersebut dilakukan; juga berisi informasi tentang alat/mesin apa yang digunakan, apa yang dipertimbangkan dalam interaksi satu sama lain, kondisi kerja secara fisik dan sosial, Senior Rekrutmen dan Seleksi SDM | 1 pelatihan, ketrampilan dan kemampuan yang diisyaratkan dalam pekerjaan, Analisis jabatan yang baik juga dapat digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing, penilaian, imbalan dan sebagainya. Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses penguraian dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan, Sedangkan khusus uraian dan catatan tersebut adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau aktivitas dan kondisi_ yang meliputinya. Dasa dari analisis jabatan adalah spesifil pekerjaan yang tertulis scar mendetail tentang kelfampilan, pengetahuan dan kemampuan individu.yang dibutuhkan [oleh kinerja pekerjiam_tersebut, Namun demikian, tidak sémuanya berjalan.baik. Uraian-Kerja yang termaguk didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja, karakteristik tugas yang dirancang, dan karakteristik individu pekerja. Selain itu spesifikasi pekerjaan meliptiti karaktersit individt, interest dan preferensi yang kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinetja pekerjaan. Modifikasi antara uraian pekerjaan daan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menjaga agar sasaran manajemen SDM_ seperti peningkatan produkstivitas dan kualitas hidup pekerja senantiasa terjaga 1.1 Metode dan Perangkat An: Tertulis is Jabatan ditetapkan dalam Bentuk Dokumen Metodé Analisis Jabatan (Job Analysis Method) — Analisis Jabatan atau Job Analysis merupakan, salah satu proses penting untuk menempatkan orang yang tepat pada posis! yang/tepat. Untuk dapat melakukan “Ana efektif, pihak manajemen khususnya~ Manajemen Sumber Daya Manusia i$ Jabatan dengan (MSDM) perlu mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan atau jabatantersebut. Untuk mengumpulkan data dan informa tersebut, pihak manajemen biasanya akan memilih satu atau kombinasi dari beberapa metode tergantung pada kebutuhan dan persyaratan organisasi dan tujuan dari proses analisis jabatan tersebut. Men h_metode analisis jabatan yang sesuai biasanya tergantung pada struktur organisasi, tingkat hirarki, sifat pekerjaan, tanggung jawab dan tugas yang terlibat didalamnya. Sebelum memilih metode yang tepat untuk melakukan Modul Pelatihan Anal Senior Rekrutmen dan Seleksi SDM | 2 analisis jabatan, sebaiknya pihak manajemen SDM meneliti terlebih dahulu setiap kelebihan dan kelemahan metode yang akan digunakan karena mengingat data dan informasi yang diperoleh untuk analisis jabatan ini gat penting untuk membanta perusahaan atau organisasi dalam mengatasi tren pasar saat ini, perubahaan organisasi dan mengatasi masalah-masalah harian yang terjadi Terdapat tiga metode yang biasanya digunakan dalam Analisis Jabatan atau Analisis Pekerjaan ini, Ketiga Motod@™nalisis Jabatan tersebut diantaranya adalah Metode Observasi (OBservation Method), Metode Wawancara (Interview Method) dan Metode Kuesioner (Questionnaire Method). 1. Metode Obsetvasi (Observation Method) Pada metode analisis jabatan yang menggunakan observasiini, seorang analig jabatan (orang yang melakukan analisis jabatan) mengamati)seorang karyawan dan mencatat semua tugasnya baik yang dilakukannya maupun'yang, tidak dilakukannya, tanggung jawab maupun bukan tanggung?jawabnya, keterampilan yang dibutuhkan, metode atau cara digunakan untuk melakukan fugas serta kemampuan dan mental atau emosional yang dibutuhkan untuk menangani tantangan dan risiko. Mungkin banyak yang menganggap bahwa metode observasi, ini mefupakan metode yang termudah namun kenyataannya tidaklah demikian, Hal ini_disebabkan Karena setiap orang memiliki cara tersendiri untuk ‘mengamati sesiiatu dan setiap orang, juga memiliki cara berpikir sendiri dalam menafgirkan pefiemuannya atau apa yang telah dilihamya. Dengan demikian, proses observasi ini dapat mengakibatkan bias pada ‘hasil pengamatannya. Perasoan suka dan tidak suka secata pribadi juga dapat menghasilkan hasil observasi yang tidak tepat-atau bukan hasil yang sebenartiya. Salah satu cara terbaik untuk mengatasi permasalahan metode observasi ini adalah melalui pelatihan khusus analis jabatan atau pelatihan terhadap orang yang melakukan tugas analisis jabatan ini, Terdapat tiga teknik khusus untuk observasi ini, yaitu. dengan pengamatan langsung (direct observation), analisis metode kerja (work analysis method) dan teknik insiden kritis (Critical Insident Technique). Senior Rekrutmen dan Seleksi SDM | 3 Pengamatan langsung atau direct observation adalah mengamati langsung dan melakukan peneatatan perilaku seorang karyawan dalam situasi yang berbeda- beda. Analisis Metode Kerja atau Work Analysis Method adalah analisis pengamatan yang meliputi waktu dan gerak secara khusus, teknik analisis ini biasanya digunakan pada karyawan pabrik yang melakukan_ perakitan. Sedangkan teknik yang ketiga adalah teknik insiden kritis yang mengidentifikasikan perilaku kerjayaigemenghasilkan kinerja. Metode Wawancara (InieFView Method) Waiwancara.adalah metode pengumpulan data daiinformasi dengan cara mengajukan-pertanyaan langsung kepada karyawaniy Pada ufhumnya, terdapat tiga jeniS wawancara yaitu wawancara individual yaitt)wawahcara hanya dengan karyawan terkait, wawancara kelompok dengan kelompok Raryawan yang mengerjakan pekerjaan yang sama dan wawancara:dengan periyelia (supervisor) atau atasan karyawan yang bersangkutan yang (Mengetahui pekerjaan tersebut, Dengan metode wawancara ini, seorang karyawan diwawancarai untuk mendapatkan informasi tentang masalah yang mereka hadapi, penggunakan cara atau teknik tertentu dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaannya. Metode wawancara ini juga dapat membantu_pewawancara untuk mengetahui apa yang sebenamya dipikirkan oleh karyawannya tentang tanggung jawab’dan pekerjaannya sendiri Untuk mendapatkan hasil yang jujur dan benar serta data dan informasi yang asli, pertanyaan yang diajukan selamawawancar haus dipilih dengan teliti dan hati-hati, Untuk menghindari kesalahan, sebaiknya, mewawanearai lebih dari satu fidividu untuk mendapatkan tanggapan. Bisa berups dua atau lebih individu yang melakukan pekerjaan yang sama ataupun mewawancarai atasan atau supervisor individw/karyawan yang bersangkutan. Metode Kuesioner (Questionnaire Method) Metode Kuesioner merupakan salah satu metode pengumpulan data dan informasi untuk analisis jabatan yang sering digunakan, Kuesioner adalah suatu daftar yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab oleh Senior Rekrutmen dan Seleksi SDM | 4 karyawan yang akan dianalisis jabatannya. Kelebihan dari metode kuesioner inj adalah dapat mengumpulkan sejumlah informasi tentang pekerjaan dalam waktu yang relatif singkat dan biaya yang relatif murah dengan catatan bahwa Karyawan dapat secara akurat_menganalisis dan mengkomunikasikan informasi tentang pekerjaan mereka. Namun Karyawan yang diminta untuk mengisi kuesioner tersebut kemungkinan mempunyai persepsirséhiiri dan bias pribadi tersendiri terhadap pertanyaan yang terdapat’pada kuesioner sebingga menimbulkan bias dan ketidakakuratan_informasi.. Oleh karena itu) disarankan untuk mengkombindSikannya dengan metode waiancéra dan Yobservasi_ untuk mengklafifikasidan memverifikasi informasi Kuesioner)Komlinikasi yang baikvantara manajemen dengan karyawan yang akan dianalisis jabatannya juga sangat dipertukan. 1.2 Informasi Pekerjaan dari Setiap Jabatan Diidentifikasi dari Berbagai Narasumber didalam Organisasi Untuk kelancaran pelaksanaan analisis jabatan, maka perlu dibentuknya Tim Pelaksana Analisis Jabatan (TPAJ) yang bertugas mengumpulkan data, ‘menytisun informasi jabatan serta memverifikasi data, 1. Pads tabap ini, TPAJ melakukan pengumpulan data untuk mendapatkan fakta- fakta dan ketgrangan dari pemegang jabatan, para pimpinan nit kerja, narasimber, sefta sumber data lainnya seperti catatan “harian /pemegang jabatan, rencana Kerja dan»laporan_pelaksanaan peKerjaan, visi dan misi organisasi, struktur organiisasi dan tata kerja serta informasi kepegawaian lainnya, 2. Sebagai landasan untuk melaksanakan analisis jabatan, perlu memperhatikan visi dan misi organisasi, struktur organisasi, tata kerja, tugas pokok, dan fimgsi, serta sumber data lainnya seperti rencana keja, laporan pelaksanaan pekerjaan, dan informasi kepegawaian lainnya sebagai sumber data yang berperan dalam penyusunan uraian jabatan dan syarat jabatan, Modul Pelatihan Analisis Senior Rekrutmen dan Seleksi SDM | 5 3. Apabila ‘memperoleh dari pimpinan instansi tentang arah kebijakan instansi di masa si dan misi belum terdokumentasi secara tertulis, maka TPAJ dapat yang akan datang. 4, Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan formulir analisis jabatan. 5. Para pemegang jabatan yang ditunjuk menjadi responden dalam pengisian formulir analisis jabatan adalah pegawai yang: a, Menguasai pekerjaan di unit kerjafiya; b. Dapat menjelaskan progtam-program unit K@ijanye; c. Mengerti tentang proses kerja dijunit kerjanya. 1.3 Data dan Anformasi Jabatan dianalisis Berdasarkan Metode dait Perangkat Analisis Jabatan yang Ditetapkan Untuk mengenalisis jabatan perln dilakukan tahapan pengumpulandata dengan menggunakan formulir analisis jabatan dan atau dengan/melakukan Pengamatan langsung, wawancara, dan atau penyebaran kuesioner kepacia pemegang jabatan struktural dan fungsional di lingkungan instansi, Data-data yang meliputi nama jabatan, kode jabatan, ikhtisar jabatan, uraian tugas, bakan kerja, perangkat kerja, hasil kerja, tangaung jawab, wewenang, korelasi jabatan, Kondisi lingkungan kerja, dan resiko bahaya dituangkan ke dalam formulir Senior Rekrutmen dan Seleksi SDM | 6 2.M! INETAPKAN URAIAN JABATAN ‘Tujuan Pembelajaran : 2.1. Komponen uraian jabatan ditentukan sesuai format job description yang telah ditetapkan n . Uraian jabatan setiap posisi jabatan dibuat berdasarkan data dan informasi jabatan yang telah dikumpulkan . Ur in jabatan ditetapkan berdaSarkan Standaf Operasional Prosedur (SOP)yang berlaku di organisasi Uraian jabétan adalah Suatu catatan yang sistematis tentang tugasdan tanggung, jawab suati jabatan fertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta. Yang ada. Penyusuftan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk méngetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan, 2.1 Komponen Uraian Jabatan ditentukan Sesuai Format Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliput 1. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan, 2. Ikhtisar Jabatan, yang Berisi penjelasan singkat tentangijahatan fersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai jambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas. 3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jabat fan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya, jor Rekrutmen dan Seleksi SDM. 4, Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima, Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat. 5. Hubungan dengan jabatan lain, Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja 6. Mesin, peralatan dan bahan-bahanyarigdigunekan 7. Kondisi kerja, yang menjélaskan tentang kondisi-fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan, Misalnya panas, dingin, berdebu, ketalbising dan lain- lain terutama kondisi kerja yang berbahaya. 8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas’ 2.2 Uraian’ Jabatan serta Posisi Jabatan dibuat Berdasarkan Data dan Informasi Jabatan yang telah dikumpulkan Forniulir Uraian Jabatan ekan memperlihatkan secara sistennati8 gambaran dari informasi yang dikumpulkan, Formulir Uraian Jabatan tersebut berisi pokok- pokok informasi yang menggambarkan suatu jabatan secara singkat namun jelas. Berikut ini contoh pengisian formulir analisis jabatan: ‘abel 1. Contoh pengisiaan formulir analisis jabatan T || NamaJabaten | AnalisisKelembagean KodeJabaten 3 \ Unit Organisasi: Bagian Organisas! a. Exelon! .\_Esclonii_| Sekretariat Daerah €_Eselonil . Repala Baglan Organisasi d\)\ Eseleniv’ | Kepale Subbagian Kelembagaan dan Anjab @_Keslidskan Dalam Struktur Oreanisa! 5 IkstisarJabatan | Melakukan kegiatan analss dan penelaahan dalam rangka penyusunan rekomendasi di bicang kelembagaan a. Mengumpulkan bshan kerja di bidang kelembagaan sesual dengan Senior Rekrutmen dan Seleksi SDM. proseedir untuk Keperluan penyelesaian pekerjran b.-Mengklasiikasikan dan merekapituasi data di bidang kelembagaan vane diterima sesuai prosedur guna bahan pengembangan metoda dan tenis ‘e Menganaliss erta menelaah bahar-bahan di bidang kelembagaan agar memperlancar pelaksanaan tugas d._Menyusun konsep telaahan dan rekomendas|bidang kelembagaan sesual peraturan perundang,undangan dan petunjuk toknis untuk, apat ddiproses lebih lanjut ‘e Mengevaluasi dan mengkonsultassikan permasalahan yang timbul {dengan pejabar yang berwenang dan terkait dengan prosedur agar tercapai sasorahiyeng, dinarapkan {. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur Sebagai bahan evaluasi dan pertanggungiawaban 2.3 Uraian Jabatan/ditetapkan Berdasarkan Standar Opeasional Prosedur (Sop) yang Berlaku di Organisasi Untuk mempermudeh dalam pelaksanaan penytisunan uraiai, jabatan dijelaskan aspek-aspek sebagai berikut: 1 Namavabatan a, Naifiwjabatan atau nomenklatur jabatan merupakan sebutam yang bersifit ringkas untuk mengidentifikasikan suatu jabatan, Perumusan nama jabatan mendasarkan pada tindak kerja, bahan kerja, perangkat kerja, dan hasil kerja. Syarat untuk merumuskan nama jabatan adalah: 1) Ringkas, artinya tidak boleh panjang, 2) Bersifat substantif, yaitu menggunakan kata benda, 3) Menggunakan huruf Kapital setiap huruf pertama ‘pada setiap kata, ‘ecuali kata sambung seperti dan 4) Jelas, artinya dapat memberikan pengertian’ yang tepat bagi pembaca atau yang diajak bicara, 5) Rumusan)kata-diambil dari kata-kata dalam hakekat analisis jabatan tersebut di atas. b. Untuk jabatan struktural nama jabatan sesuai dengan yang tercantum dalam struktur organisasi dan tata kerja unit organisasi yang bersangkutan, ©. Untuk jabatan fungsional tertentu nama jabatan sesuai dengan ketentuan yang telah berlaku, seperti Peneliti, Pustakawan, dan sebagainya. Senior Rekrutmen dan Seleksi SDM | 9 d. Untuk jabatan fungsional umum nama jabatan mencerminkan pekerjaan atau tugas-tugas yang dilaksanakan, seperti Pengadministrasi Keuangan, Penganalisis Kompetensi Jabatan, Penyusun Laporan Keuangan, dan sebagainya, Kode Jabatan Kode jabatan merupakan kode yang dibuat untuk memudabkan pengadministrasian jabatan. Ikhtisar Jabatan Ikhtisar jabatan merupakanyringkasan. dari uraiantugas yang disusun dalam satu’ kalimat yang meneerminkan) pokOk-pokotugas jabatan. Penyustinan ikhtisar jabatan harus memenuhi kriteria: a. Apa yang dikerjakan dan sebutkan pula obyek yang dikerjakan. b, Bagaimana cara mengerjakan. c. Metigapa tugas itu harus dikerjakan, Contoh iktisar jabatan operator komputer Menyimpan data dengan cara memasukkan ke dalam komputer, kemudian membuat copy file dan mencetaknya, serta menjaganya dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan agar data tersimpan dengan baik dan mudah dicari apabila diperlukan sewaktu-waktu, Uraian Tugas Uraian/tugas rnerupakan suatu paparan atau bentangan afas semua tugas jabatan“yang, dilakukan oleh pemegang jabatan dalam’ memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dalam kondisi tertentu, ditulis dengan singkat dan jelas, Serta disusun’ secara berurutan dari yang paling berat sampai dengan yang paling ringan, Penyusunan uraian tugas harus memenuhi kriteria: a. Apa yang dikerjakan dan sebutkan pula obyek yangdikerjakan b. Bagaimana cara mengerjakan, c. Mengapa tugas itu harus dikerjakan, Contoh uraian tugas operator komputer: jor Rekrutmen dan Seleksi SDM | 10 6. a, Menerima dan membaca data yang masuk dan mencocokkan dengan buku ekspedisi untuk mengetahui jumlahnya, b. Menyiapkan komputer dan menghidupkannya ke posisi on agar siap dioperasikan, ©. Memasukkan dan menyimpan data ke dalam computer agar data tersirmpan dengan baik. d, Mencetak file dengan memastikkan_kertas ke dalam printer agar menghasilkan cetakan’$esuai yang diperlukili ©. Menyerahkan-fiasil cetakan danymencatat ke dala buku ekspedisi untuk diparaf sebagai barang bukti penyerahan, £ Menibuat copy file ke dalam disket sebagai arsip data, g, Mencari-file yang diperlukan sesuai dengan disposisi_permintaian agar dapat dicctak. h, Merawat file dan komputer dengan menjaga dari pihak Iain! yang tidak berkepentingan agar terhindar dari kerusakan. i, Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan kepada atasan sebagai perlanggungjawaban, J, Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik Jisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas. Bahan Kerja Bahan kerja tetdiri atas data, orang. benda yang bewujud atatitidak berwujud yang merupakan suatu masukan untuk diproses menjadi hasil kerja Perangkat kerja Sarana atau peralatan yang dipergunakan untuk memproses bahan kerja menjadi hasil “Kerja; Perangkat kerja dapat bertipa mesin, perkakas, perlengkapan, dan alat kerja bantu lainnya. Hasil kerja Hasil kerja adalah suatu produk berupa barang, jasa, dan informasi Tinta atau pita Disposisi perintah atasan yang dihasillan dari suatu proses pelaksanaan tugas dengan menggunakan bahan kerja dan peralatan kerja dalam waktu dan surat memo laporan yang telah diketik. Untuk mencetak konsep surat memo jor Rekrutmen dan Seleksi SDM | 11 laporan yang telah diketik. Petunjuk kerja, kondisi tertentu, dapat bersifat rangjerial maupun non manajerial, Hasil manajerial dapat berupa petunjuk kerja, pembagian tugas, koordinasi kerja sedangkan hasil non manajerial diperoleh dalam pelaksanakan tugas teknis atau tugas lain yang tidak berhubungan dengan bawahan Tanggung jawab Tanggung jawab merupakan tuntutafijabatan terhadap kesanggupan seorang, untuk menyelesaikan pekérjaan yang diseralian, kepadanya dengan sebail baiknya dan tepat pada_waktunyayserta_berani menanggung resiko atas keputusan fang didmbil atau tindakan Yang /dilakukaimya, selain itu bertanggung jawab terhadap bahan kerja yang diolah, alat)kerja yang digdipakan, hasil kerja yang diperoleh, lingkungan kerja, dan, kepatla orang fain Contoli tanggung jawab operator komputer: a. Keakuratan hasil ketikan sesuai dengan standar pengetikan, +b, Menjaga file dan komputer dari kerusakan, &. dst, Wewenang Wewenang merupakan hak dan kekuasaan pemegang jabatan untuk memilih, mengambil sikap, atau tindakan tertentu dalam melaksanakan tugas, dan mempunyai peranan sebagai penyeimbang terhadap tanggung jawab, guna mendukung berhasilnya pelaksanaan tugas. Contoh wewenang operator komputer : a. Mengoperasikan perangkat komputer dengan baik. b, Menyiapkait dan menyajikan data yang diperlukan: c.dst Korelasi Jabatan Korelasi jabatan adalah hubungan kerja antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya ataupun orang lain yang berhubungan dengan jabatan tersebut, hubungan tersebut dapat dilakukan secara vertikal, horisontal, dan diagonal baik di dalam maupun di luar instansi. jor Rekrutmen dan Seleksi SDM | 12 IIL.MENYUSUN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) MSDM. 1. MENGANALISIS FAKTOR - FAKTOR PENYUSUNAN SOP jjuan Pembelajaran : 1.1. Tujuan dan stratego fungsiénal, kebijakan MSDM, proses bisnis dan pihak terkait diidentifikasisihtuk penyusunan SOP 1.2. Hasil identifikasi dianaliis untuk penyusunan SOP MSDM 1.1 Tujuan dan Strategi Fungsional, Kebijakan MSDM, Proses Bisnis dan Pihak Terkait diidentifikasi untuk Penyusunan SOP Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinaSien secara Sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan (Robbins, 1994). Organisasi pada dasamya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, delam memianfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), saranaeprasaranay data, dan lain sebagainya yang digunakan,secara efisien dan cefektif untuk mentcapai tujuan organisasi. Namun, untuk mencapai tujuan_atau sasaran tertentu dalam prosesnya melibatkan banyak orang dan banyak tempat, Proses yang panjang dan tingkat kompleksitas tertentu-memungkinkan-terjadinyakesalahan dan setiap proses memiliki mekanisme aturan tertentu. Dan tercapainya tuyjuan utama suatu organisasi terletak pada keterkaitan proses fungsi-fungsi organisasi. Produk dan jasa yang diberikan kepada pelanggan merupakan hasil dari berbagai proses. Maka apabila suatu organisasi tidak memiliki pengaturan prosedur yang jelas akan berdampak buruk pada perkembangan organisasinya. Hal tersebut menyebabkan organisasi tersebut akan kehilangan fokus siapa sesungguhnya Modul Pelatihan An: jor Rekrutmen dan Seleksi SDM | 13 yang menjadi pemakai jasa mereka dan bagaimana cara memberikan pelayanan yang baik kepada penggunanya, Pada umumnya organisasi tersebut akan beresiko terjebak pada bidang kerja yang sempit dan berfokus pada kepentingan dirisendiri, schingga organisasi akan kehilangan Kesempatan untuk memperbaiki proses yang dimiliki secara terus menerus. Oleh karena itu, agar efektif’ maka suatu proses harus memiliki umpan balik terhadap kinerja organisasi serta harus mampu_menéiptakan dan memberikan nilai_ tambah kepada penggunanya. Penggunaan “SOP dalam organisasibertujuai» untuk memastikan organisasi beroperasi secara konsisten, efektif, efisiel, sistematis dan terkelola dengan baik, untuk menghasilkan produk yang memiliki mutu korisisten sesuai dengafi standar yang telah ditetapkan (Soemohadiwidjojo, 2015), Dengan petlerapan SOP, efisiensi dari setiap unit kerja pernsahaan terscbut akan dapat ditingkatkan, secara siginifikan, baik dari segi waktu, proses kerja, fenaga ketja ‘maupun biaya operasional. Dampaknya, perusahaan akan jauh lebih mampu betsaing bila dibandingkan dengan perusahaan lain, terlebih lagi bila dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang tidak menerapkan | SOP dalam jajaran organisasinya (Budihardjo, 2016). Oleh karena itu SOP sangat dibutuhkan di dalam organisasi, Jika di dalam suatt Organisasi dibuat SOP yang memiliki tingkat kompleks: yang tinggi, hal tersebut dikarenakan ada kemungkinan terjadinya \penyimpangan penyimpangan prosedur yang juga semakin tinggi,..Beberapa faktor yang ‘menjadi pertimbangan statu organisasi dalam menyusun SOP antara lain adalah (Lembaga Administrasi Negara, 2005): 1. Semakin meningkatnya-tuntutan_pelanggan terhadap Kualitas pelayanan yang diberikan oleh suatu organisasi 2. Meningkatnya kompleksitas sarana dan prasarana pendukung dalam memberikan pelayanan 3. Meningkatnya koordinasi dan persyaratan pelaporan dengan grup/unit lain 4, Semakin meningkatnya persyaratan legal dan peraturan (keselamatan pelaksanaan kerja, hak masyarakat dan karyawan untuk mengetahui jor Rekrutmen dan Seleksi SDM | 14 12 persamaan kesempatan ras,gender, usia, cacat, standar kinerja, hubungan pegawai dll), Sehubungan dengan hal tersebut, Upaya perbaikan kinerja organisasi haruslah di mmulai dengan penyusunan prosedur yang jelas. Pada umumnya dalam pengelolaan suatu organisasi yang berorientasi kepada kepentingan pelanggan cenderung berorientasi kepada struktur orgenisasi, termasuk apabila sedang menghadapi permasalahan juga’Genderung akan melihat kembali struktur organisasi yang sudah ada(CBN, 2005). Hal lainnya yaitg juga penting dipethatikan adalah pemetaan proses bisnis (Bussiness Process Mapping) yang pada dasarnya merupakan perangkat mendasar’ yang) harus disusun dengan memperhatikan. kepentingan penggimanya.Dimana agar proses hisnis yang telah dibuat_selalu dijadikan acdan dalam bekerja, maka proses bis bentuk SOP. is tersebut perlu distandarisasi kedalam Hasil Identifikasi Prosedur MSDM 1.2.1 Definisi SOP SOP (Standard Operating Procedure) adalah suatu perangkat funak janalisis untuk Penyusunan Standar Operasional pengatur, yang mengatur thapan suatu proses kerja atau prosedur kerja fettentu, Prosedur kerja bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah, prosedur-kerja terscbut dibakukan menjadi dokumen tertulis yang discbut sebagai standard Operating prosedur atau disingkat SOP (Budihardjo, 2016). Sebagian orang mengindonesiakan SOP ini menjadi Standar Operasional“Prosedur— untuk menghindari-istila asing, Standard Operating Procedures yang juga dikenal sebagai prosedur tefap dapat didefinisikan sebagai langkah awal bagi perbaikan kinerja organisasi. Dimana melalui penyusunan SOP yang rinci, akan memudahkan tiap-tiap organisasi. dalam menilai kebutuhan-kebutuhan apa saja dalam pelaksanaan setiap proses kegiatan, jor Rekrutmen dan Seleksi SDM | 15 Soemohadiwidjojo (2015) mendefinisikan bahwa SOP atau Standard Operating Procedure merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan_berjalan dengan lancar. Prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah, prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen tertulis, Bagi sebagian orang, ada yang menggunakan istilah Standard Operational Procedure, bahkafi"ada. yang meng-Indonesiakan menjadi Standar OperasionalyProsedur. Menurut Afnina (2016) Istilah SOP atau Standar Operdsional Prosedur-seringkali digunakan untuk menyebut semua dokumen) yang mengatur \kegiatan)’ operasional organisasi. Misalnya seperti protokol, prosedur tetap, instruksi kerja, Giagram alir, dan lainnya. Tambunan (2008) berpendapat SOP pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar Yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, Langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang dilaksamakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, Konsisten, standar, dan sistematis. Kemudian menurut Nur’Aini (2016) SOP juga dapat diartikan sebagai panduan hasil kerja yang diinginkan (ideal), seria proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dengan menuliskan target-target atau hasif kerja’ apa yang haras dipeftuhi oleh masing-masing posisi. SOP mendokumentasikan secara tertulis-mengenai prosedur (proses atau langkah) kerja Secara rinei dan Sistematis, Alur kerja (prosedur) tersebut tent, harus mudah

    Anda mungkin juga menyukai