PIC CATERING : ____________________ Note :

*Setelah hitung piring dengan keluarga buat tanda terima jumlah piring
CEK PERSIAPAN SARAPAN ( Menu Setelah Akad Nikah ) *Jika ada pertanyaan dari tamu/keluarga tentang jumlah porsi dan makanan,
 Menghitung Cangkir coffee break sudah siap sesuai jumlah menu akad langsung arahkan ke Ocha atau koordinator acara
 Dispenser (Kopi panas & teh panas) sudah siap + label sticker
 Menu akad sudah siap (lontong cap gomeh) hitung jumlah porsi bersama NASI BOX INTERNAL 30 BOX
pic catering dr keluarga Setelah terima nasi box dari catering, langsung di bagikan sesuai list :
 Pastikan tissue makan sudah tersedia di meja  (2) GK Pak Roni dan Ibu Junie
 Pastikan sudah ada hand sanitizer 1 botol di area meja sarapan (minta PIC  (5) Tim parkir Pak Asoy dkk
Property)  (2) Tim kebersihan Pak Sanjaya 1 & Pak Sanjaya 2
 Sediakan 6 soto ayam untuk keluarga (orang tua & pengantin)  (3) Cuci Piring Tim Cuci Piring
diletakkan/dipisahkan di meja VIP  (1) Soundman Mas Joko
 Setelah selesai sesi sarapan, koordinasikan dengan tim kebersihan dan  (2) Thermogun Taruh di office depan
catering untuk segera di bersihkan (meja akan dipakai untuk pembagian  (7) Tim WO Taruh di office depan
souvenir)  (2) Staff Taruh di office depan
 Memimpin briefing tim catering (waiters)  (2) Lain-lain Bu Ester
 Sisa nasi box 4 Simpan di office lt. 2 info ke Ocha, untuk diberikan kepada
CEK MENU BUFFET DAN GUBUKAN tamu keamanan (Jika Ada).
 Taruh 1 botol hand sanitizer di meja buffet
 Taruh 1 botol hand sanitizer di meja dessert Bahan Briefing Team Catering:
 Taruh 1 botol hand sanitizer di barisan meja gubukan
 Disaksikan oleh panitia keluarga, hitung jumlah piring harus sama 1. Pastikan pakai seragam rapih (tidak buka kancing)
dengan jumlah porsi buffet 2. Mengedukasi tim catering untuk perlengkapan prokes (face shield,
 Buat tanda terima hitung piring sarung tangan, masker) tidak dilepas
 Jumlah piring tidak sama segera lapor ke koordinator acara, jika perlu 3. Mengingatkan etika ketika melayani para tamu undangan untuk
tambahan perlengkapan catering dicatat dan dikoordinasikan dengan Bu menjaga nama baik WO
Ester/Ocha/Prili 4. Tidak meninggalkan meja buffet/gubukan tanpa ada tim pengganti
 Jika ada pertanyaan dari tamu/keluarga tentang jumlah porsi dan 5. Tidak boleh mengambil makanan yang ada di ballroom (jika mau
makanan langsung dijawab saja atau share ke Ocha/Prili makan di pantry)
 Tidak ada tambah piring / cuci piring
6. Tidak disarankan untuk jongkok dibalik meja pondokan
 Menu buffet & gubukan sesuai banquet order
7. Menjaga kebersihan area gedung
 Berikan sendok/garpu dan piring ke tamu (wajib memakai sarung
tangan, masker dan face shield) TTD PIC catering
 Backup saat waiter ke dapur ambil makanan
 Memastikan seluruh waiters menggunakan perlengkapan sesuai dengan
prokes (masker, face shield, sarung tangan)
 Pisahkan sarapan setelah akad untuk 6 orang Pengantin & Orang Tua,
letakkan di Meja VIP ( )
PIC PENGANTIN : ____________________
 Focus ke pengantin sampai closing MC
 Bawa tas khusus untuk isi property WO (Tas dari Grand Karunia)
 Membawa tissue kering & basah
 Peniti
 Air botol
 Koordinasi dengan tim rias & tim foto untuk shoot foto proses make up
 Mendampingi pengantin perempuan menuju meja akad di ballroom
 Mendampingi pengantin perempuan untuk prosesi sungkeman
 koordinasi tim dokumentasi untuk beauty shoot baju akad (setelah akad
10-15 menit)
 Minta snack + air mineral untuk sarapan pengantin perempuan setelah
akad bawa ke ruang rias ( minta ke dapur catering )
 Mendampingi pengantin perempuan untuk re-touch
 Mendampingi pengantin perempuan menuju kirab resepsi
 Membantu pengantin saat upacara adat (jika ada)
 Mendampingi pengantin di dekat pelaminan
 Menawarkan & menyediakan snack + air mineral saat resepsi
 Membantu tim dokumentasi untuk sesi foto baju resepsi (setelah resepsi)
Note :
*Perhatikan tim dokumentasi jangan sampai WO terlalu dekat dengan pengantin
saat tim dokumentasi sedang meliput video/pengambilan foto (jangan sampai
menjadi photobomb)
*Perhatikan rias & busana pengantin (harus selalu terlihat rapih)
*dilarang membawa soto ke dalam ruang rias
TTD PIC pengantin
( )
PIC KELUARGA + ASS ACARA : ____________________
 WO memperkenalkan diri sebagai PIC Keluarga, berkoordinasi dengan
semua panitia keluarga
 Perhatikan baju orang tua mempelai, harus selalu rapih
 Mengingatkan kunci + gembok kotak angpao (serah terima kotak angpao)
pastikan kotak angpao sudah di gembok, kunci di pegang keluarga
 Memastikan kehadiran penghulu dan pihak pendukung lainnya
 Mengumpulkan orang tua, among, penerima tamu, keluarga untuk
bersiap – siap sesi akad (koordinasi dengan koordinator akad dari
keluarga) berkoordinasi dengan PIC Acara
 Mencari PIC baki melati, seserahan, mas kawin & dokumen untuk bersiap
– siap
 Mengarahkan pendamping pengantin perempuan untuk menjemput
pengantin setelah ijab qabul
 Mengarahkan keluarga inti dan saudara kandung saja untuk sesi foto
setelah akad
 Mempersilahkan keluarga untuk sarapan setelah sungkeman (disediakan
di meja VIP)
 Mengumpulkan keluarga inti dan saudara kandung untuk sesi persiapan
kirab resepsi (koordinasi dengan PIC acara)
 Mengatur susunan barisan sebelum masuk untuk kirab resepsi (dibantu
mc)
 Stand by untuk penyetelan music/ soundtrack kirab resepsi
 Membantu keluarga saat upacara adat (jika ada)
 Menawarkan istirahat & menyediakan snack + air mineral untuk orang
tua di pelaminan
 Membantu tim dokumentasi untuk sesi foto keluarga besar & VIP
 Setelah kirab resepsi selesai, PIC Keluarga langsung menuju area gubukan
untuk mengatur antrian
 Setelah akad, mempersilahkan orangtua untuk sarapan di meja VIP
TTD PIC Keluarga
( )
PIC ACARA (MC + ENTERTAINMENT) : ____________________
 Briefing rundown acara dengan MC Bahan Briefing MC:
 Mendampingi MC dan memantau jalannya acara sebagai time keeper
 Cek baterai mic (jika mic lowbat/ suara hilang segera koordinasikan 1. Mengingatkan tamu berulang-ulang “setiap ada acara resepsi ada
dengan PIC property) petugas yang melakukan sidak untuk memastikan seluruh tamu
 Stand by untuk penyetelan music / soundtrack menggunakan masker, hanya saat makan masker diturunkan kemudian
 Selesai akad ingatkan MC hanya keluarga inti dan saudara kandung setelah selesai makan masker dipakai kembali”
untuk sesi foto bersama. Keluarga besar dan tamu yang lain foto 2. Sounding tamu/keluarga yang sudah selesai di sesi pertama, untuk
bersama saat resepsi segera meninggalkan ruangan, dikarenakan tamu sesi kedua dan
 Selesai sungkeman, MC mempersilahkan tamu untuk menikmati seterusnya sudah hadir dan menunggu di luar, setiap 10 menit sekali
hidangan sarapan 3. Mengingatkan terus-menerus untuk tetap memakai masker dan menjaga
 Berkoordinasi dengan MC dan sebagai stopper sesi list foto bersama, jarak
VIP & tamu undangan (koordinasi dengan PIC keluarga) 4. Mengingatkan para pengendara mobil untuk parkir dengan benar, sesuai
 Bawa cover mic untuk cadangan dengan tempat yang disediakan
 Stand by untuk penyetelan music/ soundtrack kirab resepsi (dikerjakan
oleh asisten acara/PIC Keluarga)
 Memastikan peralatan singer dan player sudah terpasang & siap dipakai
(bawa sendiri / siapkan keyboard dari gedung ada di lt.2) (koordinasikan
dengan PIC Property)
 Berkoordinasi dengan singer, player & soundman (Memastikan lagu
sesuai list yang diminta)
 Berkoordinasi dengan MC dan megkoordinasi sesi list foto bersama TTD PIC Acara
keluarga besar, VIP & tamu undangan (koordinasi dengan PIC keluarga)
list foto sesuai data di rundown (tidak semua tamu di foto)
 Menyemprotkan hand sanitizer untuk tamu yang ingin bersalaman/yang
( )
ingin naik ke pelaminan
 Sebagai stopper tamu yang akan naik ke panggung
 Wajib briefing dengan MC
PIC KOORDINATOR WO : ____________________  Bendahara, jika ada kebutuhan mendesak untuk beli sesuatu
 Jika ada tamu yang sakit (pingsan) di arahkan ke kantor depan, tawarkan
 Memastikan jumlah tamu di dalam ballroom 200 orang/sesi P3K
 Bertanggungjawab untuk jalannya acara wedding agar lancar
 Jika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan (keributan) koordinasi dengan
 Memastikan tim WO bekerja dengan baik sesuai dengan jobsdesk masing-
keamanan
masing
 Memastikan tim WO sudah sarapan/ berikan snack
 Koordinator pembagian nasi box (minta list dari kantor/Ocha)
 Memastikan lokasi dan fasilitas gedung sudah siap di gunakan
 Briefing team WO di pagi hari-H  Dokumentasi gedung (Fotographer Ocha)
 Mendampingi briefing team catering bersama dengan PIC Catering
 Memberikan perlengkapan catering (seragam, face shield, sarung tangan) Bahan briefing untuk team WO:
dari kantor
1. Briefing masing-masing jobdesk dengan mengingatkan point-point
 Mengontrol situasi di luar gedung (parkir)
 Mengatur jadwal briefing hari-H atau H-1 kalau dibutuhkan penting
 Mengecek kebersihan gedung saat acara berlangsung (tumpahan, WC 2. Mengingatkan untuk tetap menggunakan masker, tidak
harus bersih) kerjasama dengan tim kebersihan berkerumun/bergosip, sikap sopan santun, etika, tutur kata terhadap
 Memastikan dekorasi sudah sesuai layout/tampil OK (perlengkapan tamu ataupun keluarga pengantin
dekorasi bersih, kabel rapih, karpet tidak terbuka sehingga tamu jalan 3. Mengarahkan tamu undangan yang bertanya tentang paket
tidak tersandung) pernikahan di gedung ini, untuk mengantar ke Ocha/Prili
 Mengawasi property dekorasi (jangan sampai hilang diambil tamu) 4. Apabila ada pertanyaan langsung ke Ocha/Prili
 Memastikan tim WO memakai seragam dengan rapi, masker, faceshield, 5. WO diberikan kebebasan untuk update media social pribadi, tetapi
sarung tangan, sepatu hitam tertutup tetap memperhatikan nama baik WO
 Berkoordinasi dengan semua PIC WO /briefing susunan acara
 Berkoordinasi dengan semua vendor pendukung, pastikan sudah hadir
semua (MC, Pemusik, Catering, Dekorasi, Foto & Video, Rias & Busana, TTD Koordinator WO
Tukang Parkir)
 Hal – hal yang harus di perhatikan :
1. Semua lampu ballroom menyala ( )
2. AC sudah menyala (pintu & lobby) 30 menit sebelum acara, kemudian
dimatikan setelah MC closing kecuali 2 AC yang di atas panggung dan
VIP tetap dibiarkan menyala, setelah pengantin dan keluarga selesai
AC dimatikan
3. Kebersihan semua area (dalam ballroom ataupun halaman luar)
4. Jarak kursi di ballroom
5. Sign board semua area
6. Counter
7. Lakban di antrian gubukan
8. Lakban di pelaminan
9. Hand sanitizer disemua area
10. poster new normal dll