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Para responder a este Documento, favor citar este número: 8008-1-162993

Bogotá D.C., noviembre 2/05

Doctora
SANDRA DÍAZ ESCANDÓN
DIRECTORA DE GESTIÓN HUMANA
PRONTOS LTDA
CALLE 56 NRO 15-16
BOGOTÁ D.C.

Referencia: SOLICITUD COPIA DE HISTORIA CLÍNICA

Respetada Doctora:

Con toda atención, procedo a dar respuesta a su solicitud respecto a si existe norma que
faculte a las E.P.S y A.R.P. para solicitar copia de la historia clínica a efectos de realizar el
pago de las incapacidades que se generen.Sobre el particular es pertinente efectuar las
siguientes consideraciones de carácter normativo en relación con la historia clínica y su
manejo.

La Ley 23 de 1981 "Por la cual se dictan normas en materia de Ética Médica", en su artículo
34, define este documento como el registro obligatorio de las condiciones de salud del
paciente. Es un documento privado sometido a reserva, que únicamente puede ser conocido
por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos en la Ley.

A su vez, la Resolución No. 1995 de 1999 "Por la cual se dictan normas para el manejo de la
historia clínica", señala en el artículo 14, que podrán acceder a la información contenida en la
historia clínica, en los términos previstos en la Ley:

1) El Usuario
2) El Equipo de Salud
3) Las Autoridades Judiciales y de Salud en los casos previstos en la ley.
4) Las demás personas determinadas en la ley.

El acceso a la historia clínica, se entiende en todos los casos, única y exclusivamente para los
fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes debiendo, en todo caso, mantenerse la
reserva legal.

Ahora bien, el numeral 4 del artículo 14 de la Resolución 1995 de 1999, ha consagrado la


posibilidad de que aquellas personas que expresamente autorice la ley, puedan acceder a la
historia clínica y en este sentido, vale la pena señalar que hasta la fecha la ley expresamente
no ha señalado qué personas distintas a las indicadas en los numerales 1. 2 y 3 del artículo 14
de la Resolución 1995 de 1999, pueden acceder a la información contenida en la historia
clínica.

Es de resaltar que la Historia Clínica se encuentra caracterizada por los principios de la


responsabilidad, seguridad, accesibilidad y confidencialidad. Respecto de éste último, en el
artículo denominado el "Protocolo para la Gestión Documental de las Historias Clínicas en el
SENA a nivel Nacional " se ha afirmado lo siguiente:

" La historia clínica tiene carácter reservado, por lo que le corresponde a todos los
funcionarios del Servicio Médico salvaguardarla contra la revelación de la información a
personas no autorizadas con excepción de los casos que cite la ley.

Si se requiere dar a conocer la Historia Clínica en casos diferentes, el usuario deberá


autorizarlo por escrito y el interesado deberá explicar los motivos por los cuales solicita la
información, diligenciando el formulario que para tal fin se presente en este Protocolo".
Archivos de Historias Clínicas, Archivo General de la Nación, Memorias del Seminario del
Sistema Nacional de Archivos, abril 26,27 y 28 de 2000, página 235) Bogotá, D.C. 2002.

Mediante Sentencia T-158 del 24 marzo de 1994, la Sala Sexta de Revisión de la Corte
Constitucional, M.P. Hernando Herrera Herrera, se pronunció respecto de la reserva de la
historia clínica:

“ La historia clínica del paciente que reposa en el Seguro Social, se constituye en principio,
no sólo en un documento privado sometido a reserva, que tan sólo puede ser conocido por
el paciente y la institución, y excepcionalmente por un tercero, sino además, en el único
archivo o banco de datos donde legítimamente reposarán, sometidas a la reserva que
ordena la ley, todas las evaluaciones, pruebas, intervenciones y diagnósticos realizados al
paciente. En este sentido, al no permitirse al paciente acceder a su propia historia clínica,
se viola el derecho de petición al igual que el derecho de acceso a los documentos
públicos, e indirectamente a los derechos como la salud y la vida de la peticionaria, en
cuanto se hace indispensable su expedición, para llevarlos a otros especialistas en la
materia, a efectos de que estos determinen si su estado de salud es bueno o no lo es, en
virtud de la intervención que se le practicó al momento del parto, y que hoy le aquejan
graves padecimientos.

Así pues, es la misma norma legal la que autoriza tácitamente al paciente a tener acceso a
su historia clínica, por lo que no puede avalarse la interpretación que de las normas
constitucionales y legales hacen los jueces de instancia, al negar a la accionada acceder a
su historia clínica y a obtener copia de ella.

Lo anterior no significa que se pueda poner en conocimiento de terceros la información


reservada del respectivo paciente, a quienes no está autorizado conocerla, en los términos
de los artículos 15 de la Carta y 34 de la Ley 23 de 1981, pues la violación de la reserva a
la que está sometida la información contenida en la historia clínica, vulnera en ese evento
el derecho a la intimidad personal de la paciente"

La Corte Constitucional mediante sentencia t- 1563 del 23 de noviembre de 200 M.P. Dra
Cristina Pardo, se pronunció con relación al conocimiento por parte de los auditores médicos
de la Historia Clínica en los siguientes términos:
" De conformidad con las regulaciones expedidas por el Gobierno y el Ministerio de Salud,
mencionadas anteriormente, las EPS, a través de los auditores médicos, controlan la
prestación de los servicios de los médicos y las instituciones adscritas a dichas EPS
evaluando la racionalidad de las órdenes médicas que se emiten según la epicrisis, como
es el caso concreto.

Por esta razón, la ley dispone que dentro del equipo de salud se consideran incluidos los
auditores médicos, autorizando su conocimiento de la historia clínica y sus anexos,
siempre y cuando tenga como finalidad cumplir la función de auditoría señalada. De esta
forma, no se vulnera el carácter reservado ni privado de la historia clínica, ya que es la ley
la que autoriza este conocimiento, en concordancia con el artículo 34 de la Ley 23 de
1981.

Concluye esta Sala, que es claro que el conocimiento por parte de los funcionarios de la
EPS accionada se dio en cumplimiento de su labor de auditoría, preservando en todo
momento la reserva legal que recae sobre el documento. No se prueba dentro del
expediente que los funcionarios o la entidad hayan abusado del conocimiento de la
epicrisis, y como lo afirma la Superintendencia de Salud en escrito de 28 de abril de 2000,
la actora no ha presentado queja o petición a dicha entidad respecto al manejo indebido
de la reserva de la epicrisis. En consecuencia, procederá a confirmar las decisiones de
primera y segunda instancia".

Ahora bien, el Decreto 1725 de 1999 establece que las entidades administradoras de recursos
del sistema general de seguridad social en salud tales como EPS, ARS, ARP, etc., tienen
derecho a acceder a la historia clínica y sus soportes, dentro de la labor de auditoría que le
corresponde adelantar y sólo para tal fin, en armonía con las disposiciones generales que se
determinen en materia de facturación. No obstante lo anterior, este despacho considera que,
dado que la custodia de dicho documento reposa en cabeza del Prestador de Servicios de
Salud, para efectos de auditoría, la Entidad de Aseguramiento debe acceder a dicho
documento en las Instalaciones del prestador de Servicios de Salud o, en su defecto, acudir al
Resumen de Atención (Epicrisis)

El acceso a la historia clínica, se entiende en todos los casos, única y exclusivamente para los
fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, debiendo en todo caso, mantenerse la
reserva legal.

En este orden de ideas, es claro que dada la reserva legal de que goza el citado documento,
no puede quebrantarse por ninguna de las partes, que por una u otra razón tengan acceso al
documento privado del usuario, salvo que exista autorización expresa del usuario

Frente al tema de la reserva legal a la que están sometidas las historias clínica la Honorable
Corte Constitucional en Sentencia T413 de 1993, estableció que

"La violación de la reserva a la que está sometida la información contenida en la historia


clínica, vulnera el derecho a la intimidad personal. Cuando se pone en conocimiento de
información reservada, a quien no está autorizado para conocerla, se vulnera el derecho
al buen nombre de la persona sobre la cual versa la información indebidamente difundida.
El uso de información indebidamente difundida, para alterar la apreciación de terceros
sobre la persona objeto de ella, viola su derecho a la honra".
Por ende, se establece que las Entidades Promotoras de Salud y Administradoras de Riesgos
Profesionales podrán en virtud del Decreto 1725 de 1999, acceder al contenido de la historia
clínica y sus soportes, como la epicrisis en desarrollo de las funciones de auditoría. Cosa
distinta es que tales entidades condicionen la consulta de la historia clínica y la solicitud de
copias de la misma de sus afiliados para el reconocimiento y pago de las incapacidades, por
cuanto en ejercicio de su función de auditoria deberán adelantar los trámites de consulta y
copia de la historia clínica de manera oportuna y efectiva de manera que no se afecte el
reconocimiento de las prestaciones sociales a que tiene derecho el trabajador.

Cabe precisar que, de conformidad con la normatividad vigente en materia de reconocimiento


de prestaciones económicas se deberán acreditar la condición alegada con base en lo
indicado por el médico tratante.

En consecuencia, el pago de esos derechos prestacionales no puede condicionarse a


requerimientos diferentes a los exigidos por las normas ( Decretos 1804 y 1406 de 1999, 047 y
753 de 2000). Las EPS y ARS no pueden, por lo tanto, incluir procedimientos o requisitos que
obstaculicen tal reconocimiento con la oportunidad y destreza requerida, teniendo, además,
que es propio de una Estado Social de Derecho la protección al trabajador y su familia.

El anterior concepto tiene los efectos determinados en el artículo 25 del Código Contencioso
Administrativo.

Cordialmente,

JUAN FERNANDO ROMERO TOBON


JEFE OFICINA JURIDICA (E)

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Redactó: JFRT/FRG