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CONTENTS

1. TRANSFER POST...................................................................................................2

2. MAINTAIN INFOTYPES......................................................................................11

3. VERSION CONTROL...........................................................................................12
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1. TRANSFER POST

1.A PROCEDURE PURPOSE

1.B PROCESS DESCRIPTION

Human Resources > Personnel Management > Administration

> HR Master Data > Personnel Actions.
Human Resources > Personnel Admin > HR Master Data > Personnel
Actions.

Complete the <From> date field.
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1.B.1 IT0000: Actions

Enter reason 
code

Make sure new 
post number is 
entered

1.B.2 IT0001: Organisational Assignment

No changes should be required to this infotype. <Save>.

A pop­up will appear as follows:
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You should only create a vacancy if you know that for the post which is to be vacated:

• the funding for the post has been agreed;
• the position is to be immediately advertised; and
• the new post is an exact replica of the existing one.

Generally, these conditions will NOT apply. When in doubt, select <NO>.

1.B.3 IT9202: Source of Funding

Enter the Source of funding details relating to the new post. Note: A warning message 
will appear if the source of funding across posts is > 100%. You will need to go back 
after the event is completed and delimit the Source of Funding infotype relating to the 
previous post.

<Save>.
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1.B.4 IT9002: Contract Details

Post number needs 
to be amended

Change HESA 
primary employment 
function and 
percentages if 
required

 
Make any necessary changes to contractual arrangements and <Save>.

1.B.5 IT0614: HESA Master Data

This   infotype   will   only   be   presented   for   completion   if   the   new   post   is   HESA 
returnable. Depending on whether the previous post was also returnable, the infotype 
may be copied or created. 
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Check   for   consistency   of   data.   If   none   of   the   information   has   changed,   then   this 
infotype can be skipped provided that this is labelled <Copy HESA Master Data>. 
Completion of the HESA related infotypes depends on the staff category (Job). The 
cateogories are:

• 1 Managers
• 2A Academic Professionals
• 2B Non­Academic Professionals
• 3A Lab,Eng,Building,IT,Med techs inc nurses
• 3B Welfare,Careers,Personnel,Planning etc.
• 3C Arts,Media,PR,Mkting,Sports Instr
• 4A LibAsst,Clerks,Gen Admin Assistants
• 4B Secretary,Typist,Reception,Telephones
• 5 Chef,Garden,Elec&Constr,Fitters,Printers
• 6 Caretaker,Warden,Sports,Nursery,Care
• 7 Retail and customer service
• 8 Drivers,Maint Suprvs,Plant Operatives
• 9 Clean,Cater,Security,Porters,Maintenance

If in doubt, open up a new session. Use transaction PO13. Check the relationship 
(B007) that the post has with job. OR Call MIS.
Complete the fields as follows:

1. Prev. UK Inst ID. A drop­down list is provided to facilitate this process.

2. Staff ID. This is the HESA Staff ID. If an employee has been returned to 
HESA   previously   from   another   institution,   that   institution   may   need   to   be 
contacted for the number. Only staff in HESA categories 1 to 3 will take their 
HESA numbers with them. For other categories, or where the member of staff 
has not been returned to HESA previously, use the <New Staff ID> button to 
apply a number.

3. Date Entered. This is the employee’s Continuous Service Date. For the New 
Starter event this will be defaulted for you. This field must be completed for all 
staff.

4. Previous Employment. For HESA categories 1 to 3, select from drop­down list 
available, otherwise use ‘XX’. If it appears that 2 codes may be applicable, use 
the one nearest to ‘01’.

5. Professional Qualification Held. Select from drop­down list. Options are that a 
professional qualification is held / is not held / not known.
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6. The   remaining   fields   apply   to   HESA   Staff   in   category   2A   only.   The 

information needs to be maintained, but details may need to be obtained from 
previous institution.

1.B.6 IT0918: HESA Academic Qualifications

This screen should be checked. If the screen is a <Create Academic Qualification> 
then the fields should be completed as detailed. If however the screen is a <Copy 
Academic Qualification> and no new qualifications have been aquired, the screen may 
be skipped.

The following fields should be completed:

1. Qualification type: (Optional). Available from drop­down list. Please let MIS 
know if the qualification you require is not in place

2. Educational   Institution.   Optional.   From   drop­down   list.   If   the   Educational 

Institution   is   not   in   Great   Britain,   please   contact   MIS.   We   have   taken   the 
decision that non­UK institutions will only be added as required.

3. Academic qualification. For HESA categories 1 to 3, select from drop­down 
list. If this is the highest qualification available for this individual, check the 
box marked ‘Highest Qual.’ as shown. For all other categories of staff ‘XX’ 
should   be   used.   If   it   appears   that   more   than   one   qualification   may   be 
applicable, use the code nearest to ‘01’.
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4. Academic discipline. For HESA categories 1 to 3, use the drop­down list to 
assign the academic discipline(s). Make sure that you use one of the 4 digit 
new codes. Otherwise leave blank.

1.B.7 IT0615: HE Contract Data

If the new position is an extension of the previous contract, select the <Extension of 
Previous contract> button as indicated.

Check and confirm the Time % fields shown. The information here has been defaulted 
through from IT9002. If there is an error in this screen, you can manually overwrite 
the information, but you should go back and amend the information in the IT9002 
record also. 

Add the Cost Centre Assignment. The default value from the new organisational unit 
is shown for you to copy.
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1.B.8 IT9201: Full Time Equivalent

This should be completed as per New Starter Event. 

1.B.9 IT0007: Planned Working Time

The information in this infotype is defaulted in. Check entries and <Save>.
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1.B.10 IT0008: Basic Pay

Complete the entries relating to the new post. Don’t forget to assign a suitable next 
increment date. <Save> the changes.
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2. MAINTAIN INFOTYPES
It is also possible to maintain infotypes on an individual basis. 

From   SAP   Standard   Menu:  Human   Resources   >   Personnel   Management   >  
Administration > HR Master Data > Maintain

From   User   Menu:  Human Resources > Personnel Admin > HR Master Data >
Maintain.

Transaction: PA30

Either   choose   the   relevant   infotype   from   the   lists   in   the   menu   tabs,   or   enter   the 
infotype number in the <Direct Selection> box.

Select overview: 

An overview screen is displayed showing all records for that employee valid within the 
period selected on the front screen (or every record if not selection dates are entered.)

The particular record required can then be selected and maintained as required.
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3. VERSION CONTROL
Version Author Date Reason for Change
1.0 SAP HR Team 30.11.1998 Initial   Sign   Off   Document.   Original 
document named SP New Starter.doc
2.0 Sue Lee 01.05.2003 Updated for 4.6B. Document renamed to 
Process 2.3 Employment Change 
(4.6B).doc in line with other process 
documentation. Updated also for HESA 
Screens.
3.0 Sue Lee 31.01.2004 Updated for Enterprise upgrade