Introduction Overview Guidelines Summary

SOURSYS
SOSIALISASI NEW SYSTEM :

A system for outsource employee on GGF

NEXT PAGES

HRBP ADMIN KABAG VENDOR PAYROLL

A guideline A guideline A guideline A guideline A guideline
for HRBP for ADMIN for KABAG for VENDOR for PAYROLL
OVERVIEW
Introduction

User Roles

Simulation
INTRODUCTION
SOURSYS
soursys merupakan sistem berbasis web yang KABAG ROLES
bertujuan untuk mengotomatisasi seluruh proses
yang terkait dengan tenaga kerja outsource
1. Approval Izin / Sakit / Cuti
2. Approval Lembur / Premi

USER 3. Approval Berita Acara Absen Tidak Lengkap

4. Approval Data Blacklist TK

HRBP ADMIN KABAG PAYROLL VENDOR OS ADMIN ROLES

FITUR UTAMA 1. Input TK Izin / Sakit / Cuti
2. Input Lembur / Premi
3. Input Berita Acara Absen Tidak Lengkap
EMPLOYEE ATTENDANCE PAYROLL 4. Input Data Blacklist TK OS
• Recruitment • Time Off • Premi
• Employee • Overtime • Payroll Report
• Career Transition • Attendance
• Data Blacklist • Attendance Adjustment
• Schedule
INTRODUCTION

BAGIAN HR VENDOR OS VENDOR OS HR HRBP TK OS

membuat form HRBP & HR Umum memproses input data personal & HRBP & HR Comben registrasi absensi face TK bekerja sesuai
permintaan TK OS approved form permintaan TK gaji TK di soursys approved data recognition TK baru permintaan
baru permintaan (test & wawancara) personal TK & gaji di
soursys

VENDOR PAYROLL VENDOR OS HRBP KABAG ADMIN TK OS

mengajukan rekap approved rekap generate rekap gaji approval data absen approval data absen input (cuti/izin/sakit, absen menggunakan
tagihan gaji di sistem soursys di sistem soursys di sistem soursys di sistem soursys lembur/premi dan face recognition
berita acara) di sistem
soursys

PERUBAHAN MAJOR PERUBAHAN

NOTES
1. TK belum bisa bekerja sebelum data personal & gaji full approved o/ 1. Data
1. JikaTK hanyasudah
bagian dapatmemiliki
diakses oleh
namaadmin, kabag
kandidat, dan HRBP
vendor
wilayah masing
OS tetap wajib- melakukan
masing test tertulis dan wawancara
HR & HR melakukan registrasi face recognition
2. TK belum bisa bekerja sebelum full approved o/ HR &
2. Absen TK menggunakan mesin face recognition & data abesn 2. Test wawancara merupakan tanggung jawab vendor,
melakukan registrasi face recognition
dapat di monitor sendiri o/ TK di sistem soursys namun dalam prosesnya tetap melibatkan bagian
3. Generate payroll dilakukan otomatis di sistem soursys
3. Generate payroll dilakukan otomatis di sistem soursys
MAIN FEATURES
EMPLOYEE ATTENDANCE PAYROLL
• Recruitment • Time Off, Overtime • Premi
input hiring TK baru oleh vendor input izin, sakit, cuti dan lembur input premi

• Employee • Attendance • Payroll Report

view data personal TK OS full approved view report absensi face recognition TK view report gaji TK per periode

• Career Transition • Attendance Adjustment

input mutasi, terminasi, resign input berita acara absen tidak terbaca

• Data Blacklist • Schedule

input TK kasus (blacklist) input jadwal kerja TK OS (hari & jam kerja)

FITUR UNTUK USER KABAG FITUR UNTUK USER ADMIN

1. Data Balacklist 5. Employee 1. Data Blacklist 5. Schedule

2. Time Off, Overtime 2. Time Off, Overtime 6. Employee

3. Attendance Adjustment 3. Attendance Adjustment 7. Attendance

4, Premi 4, Premi
 NEXT ACTION
melengkapi data user admin & kabag

No Nama Admin Email Aktif Admin Coveran Bagian Cost Center Aktif Nama Kabag Email Aktif Kabag

ady.dwiantoro@gg-
Labelling & Packaging 10HRXXXX, 10CRXXXXX Ady Dwiantoro
foods

1 Tiara Yaversia tiara.yaversia@gg- wenimeygasaro@gg-

Cannery Plan 10CPXXXX Weni Meygasari
(contoh) foods.com foods

edhi.rumekso@gg-
Drum Plan 10CRXXXX Edhi Rumekso
foods

melengkapi data schedule karyawan OS

Begin Time
No Index Nama Lengkap Nama Shift Time In Begin Time End Time In Time Out End Time Out
Out

Office 08.00 07.00 09.00 16.00 15.00 23.59

1 10083322
Tiara Yaversia
(contoh) Office Short
08.00 07.00 09.00 12.00 11.00 23.59
Day

2
 NEXT ACTION
Senin, 14 Agustus 2023 semua TK OS sudah melakukan absensi
menggunakan face recognition

rekap absen manual tetap berjalan seperti biasa

SIMULASI SISTEM
 LOG IN SISTEM
http://hris.dev.app.creanova.id/login

username : admin.test@gg-foods.com

username : kabag.test@gg-foods.com

password : akun12
APPENDIX
 SIMULATION
USER ADMIN - ATTENDANCE ADJUSTMENT
Input
1, Klik Attendance -> Attendance Adjustment
2. Pilih employee
3. Tentukan tanggal berita acara absen tidak lengkap
4. Input jam masuk & pulang
5. Input reason -> klik submit

Notes
1. Attendance adjustment boleh diproses hanya jika TK memiliki
bukti foto kehadiran
2. Admin & TK dapat memantau absensi lewat menu report ->
attendance

Approval Flow

CREATE : ADMIN LEVEL 1 : KABAG LEVEL 2 : HRBP

 SIMULATION
USER ADMIN - ATTENDANCE ADJUSTMENT
menunggu approval
dari kabag menunggu approval
dari HRBP

Jika Rejected
1. Klik View
2. Cek Remarks
3. Edit sesuai instruksi / Delete
SIMULATION
USER KABAG - ATTENDANCE ADJUSTMENT
butuh approval kabag

Approval Step
1, Klik Attendance -> Attendance Adjustment
2. Cek approval level 1
3. Klik view dan cek detail permintaan
4. Jika sesuai, klik approved, jika belum klik reject dan input reason

Approval Flow

CREATE : ADMIN LEVEL 1 : KABAG LEVEL 2 : HRBP

 SIMULATION
USER ADMIN - TIME OFF
Input
1, Klik Attendance ->Timeoff
2. Pilih employee
3. Tentukan jenis izin (sick = sakit), (permit = izin), (leave = cuti)
4. Input tanggal izin
5. Input reason

Notes
1. Jika TK sakit tidak memiliki SKD, maka tidak boleh input sakit,
namun dapat menginput cuti / izin

Approval Flow

CREATE : ADMIN LEVEL 1 : KABAG NOTIF : HRBP

SIMULATION
USER ADMIN - TIME OFF menunggu approval
dari kabag
notifikasi kepada
HRBP

Jika Rejected
1. Klik View
2. Cek Remarks
3. Edit sesuai instruksi / Delete
 SIMULATION
USER KABAG - TIME OFF
butuh approval kabag

Approval Step
1, Klik Attendance -> Timeoff
2. Cek approval level 1
3. Klik view dan cek detail permintaan
4. Jika sesuai, klik approved, jika belum klik reject dan input reason

Approval Flow

CREATE : ADMIN LEVEL 1 : KABAG NOTIF : HRBP

 SIMULATION
USER ADMIN - OVERTIME
Input
1, Klik Attendance -> Overtime
2. Pilih tanggal & Nama Employee
3. Ketik jumlah jam overtime sesuai SPL
4. Input reason -> klik submit

Notes
1. TK bekerja di hari libur wajib input overtime
2. Overtime hanya bisa diinput jika terdapat SPL
3. Admin wajib mengecek kesesuaian jam lembur di SPL dan
jam lembur di sistem.
4. Jika terdapat perbedaan jam lembur di SPL, dan di sistem,
gunakan jam terkecil

Approval Flow

CREATE : ADMIN LEVEL 1 : KABAG LEVEL 2 : HRBP

 SIMULATION
USER ADMIN - OVERTIME (HARI LIBUR)

Case Jika Bekerja di Hari Libur

1, Schedule 0 karena tidak ada jadwal kerja (seharusnya TK libur)
2. Jam Actual adalah jam real TK bekerja sesuai absen masuk dan
absen pulang di mesin face recognition
3. Jam overtime di input sesuai dengan SPL

Approval Flow

CREATE : ADMIN LEVEL 1 : KABAG LEVEL 2 : HRBP

 SIMULATION
USER ADMIN - OVERTIME

menunggu approval
dari kabag

Jika Rejected
1. Klik View
2. Cek Remarks
3. Edit sesuai instruksi / Delete
SIMULATION
USER KABAG - OVERTIME
next approval
HRBP

butuh approval
kabag

Approval Step
1, Klik Attendance -> Overtime
2. Cek approval level 1
3. Klik view dan cek detail permintaan
4. Jika sesuai, klik approved, jika belum klik reject dan input reason

Approval Flow

CREATE : ADMIN LEVEL 1 : KABAG LEVEL 2 : HRBP

SIMULATION
USER ADMIN - SCHEDULE dapat di setting awal
dan akhir schedule

contoh 1 TK
menggunakan 2 schedule

Input
1, Klik Attendance ->Schedule
2. Pilih employee
3. Tentukanbegin date dan end date schedule yang digunakan
4. Input Shift

Approval Flow
Notes
1. Shift kerja dapat diubah menyesuaikan dengan jadwal kerja
karywan, namun begin date dan end date tetap disesuaikan
CREATE : ADMIN LEVEL 1 : KABAG NOTIF : HRBP
ATTENDANCE
Tampilan Attendance : Diakses oleh semua TK
date range filter berdasarkan
disesuaikan nama
THANK YOU