FORMULACIN DE PRESUPUESTOS, UNA HERRAMIENTA DE CONTROL Y PLANIFICACIN FINANCIERA

INTRODUCCION Con la dinmica actual de mercado y los constantes cambios del ambiente competitivo, las empresas tambin precisan cambiar, por eso es necesaria la planificacin de un presupuesto eficiente, y un anlisis eficaz de la informacin para gerenciar el proceso de cambio, con la finalidad de lograr el desempeo planeado. Ampliamente adoptado en empresas de gran porte, el Planeamiento Financiero es un instrumento de gestin de elevada importancia en el proceso de tomada de decisiones. El planeamiento financiero trae muchas ventajas, como el conocimiento anticipado de todo el presupuesto de consumos e inversiones para el perodo siguiente, permitiendo establecer, anticipadamente, la receta necesaria para obtener el lucro pretendido en el perodo a que se refiere el planeamiento, lo que ayuda a trazar metas y establecer directrices de gerenciamiento ms concretas. Su prctica, permite an, la identificacin por parte de la empresa de necesidades como el aclaramiento o la posibilidad de expansin, la viabilidad de su presupuesto para el mercado actuante, la evaluacin de posibilidad en la implementacin de nuevos proyectos y sus costos, y la planificacin de reservas para inversiones futuras. Planeacin y presupuesto Que es planeamiento? Es el proceso en el que se proyectan los objetivos y planes de la empresa a corto y largo plazo, organizndose separadamente la planeacin estratgica de la financiera Planeacin estratgica: para las empresas en crisis debe hacerse mayor nfasis a los planes de largo plazo, utilizando la planificacin estratgica, la cual esta integrada por las siguientes situaciones: a) Diagnostico de la empresa (externo e interno) b) Diseo de objetivos a mediano y largo plazo c) La estrategia mas adecuada para alcanzar dichos objetivos d) Ejecucin y control de la estrategia Planeacin financiera: incluye el presupuesto de inversin, de financiamiento y de ingresos, costos y gastos de un periodo, coordinndose todas las proyecciones conjuntamente para que salga de ella el flujo de caja mensual, para ir efectundole la comparacin con las ejecuciones y as analizar sus variaciones, determinando responsabilidades y proponiendo los cambios necesarios y en general si son posibles, para adoptar alternativas de inversin y de financiamiento.

Como efectuar un presupuesto y su proyeccin financiera? La proyeccin de acontecimientos y acciones de la empresa deber expresarse en programas, presupuesto, informes e indicadores de gestin, influyendo para ello condiciones econmicas, polticas, decisiones de la empresa, estadsticas y movimiento de fondos. Las proyecciones que se efecten permiten examinar efectos futuros, establecer necesidades de fondos adicionales, comprobar las posibilidades financieras, como herramienta de control para descubrir y corregir desviaciones comparando contra presupuesto, adems brinda confianza convirtindose en herramienta de negociacin, busca la forma ms rentable de utilizar las utilidades o excedentes que se pueden presentar. La informacin financiera es histrica tomada del balance inicial, para luego establecer las bases para las proyecciones, por tanto es necesaria la sustentacin de cifras, basndose en: Los clculos establecidos con base en la situacin econmica, La planeacin estratgica de la empresa, un estudio de mercado para los productos de la empresa. Un anlisis de la competencia, determinar las perspectivas del sector El uso previsto de mano de obra y tecnologa. Las inversiones previstas, las polticas de capitalizacin y las de costos y gastos. Para el efecto, se deben formular bases para la elaboracin de los documentos de las cuentas de resultado, flujo de caja y balance general. Planeamiento presupuestario Es el proceso en el cual la gerencia de la empresa decide que es lo que espera realizar durante un determinado periodo de tiempo y como conseguir los recursos para cumplir tal objetivo. El planeamiento presupuestario tiene dimensiones a corto y largo plazo .El plan a largo plazo resume la visin que se forja la gerencia del futuro de la empresa durante los tres aos a cinco aos prximos, y a veces durante un periodo incluso mas prolongado. El planeamiento a corto plazo, o elaboracin del presupuesto, es su forma tpica nicamente al ao prximo, y el presupuesto anual es el segmento correspondiente al primer ao del plan de largo alcance. Ambos se originan en el mismo tipo de proceso y difieren sobre todo por el grado de detalle que aportan y por el nivel de compromiso que representan Que es presupuesto y para que sirve? Es la representacin monetaria de un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin Funciones: Al ser la representacin monetaria del plan, permite el control financiero de la organizacin.

Permite monitorear la ejecucin monetaria y fsica del avance de lo programado y tomar medidas correctivas en el tiempo. Permite conocer las necesidades de efectivo en el tiempo (capital de trabajo) y determinar las estrategias para cubrir dficit o colocar supervit. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y diseccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Facilitan que los miembros de la organizacin conozcan el desempeo de las tareas programadas.

Principios del presupuesto UNIVERSALIDAD: Seala que un presupuesto deber contener todos los ingresos y todos los gastos, identificados por categoras programticas. UNIDAD: Expresa que todos los ingresos deben formar un fondo nico para cubrir todos los gastos. Adems, el contenido y la forma del presupuesto debe responder a una poltica presupuestaria definida por los rganos competentes. PERIODICIDAD: Indica que un presupuesto debe considerar un perodo de tiempo definido, que se conoce como ejercicio econmico o financiero y generalmente cubre un ao calendario. PREVISIN: "Significa que el presupuesto debe ser una anticipacin a los hechos, en el sentido de prever la percepcin de los ingresos y la realizacin de los gastos que demanda el cumplimiento de las metas previstas. FLEXIBILIDAD: Un presupuesto debe ser confeccionado y aprobado de tal forma que permita modificrsele, sin que por ello el sistema quede daado. PLANIFICACIN: Consiste en que el presupuesto no represente una simple lista de ingresos y gastos, sino que adems represente todo un plan de accin cuidadosamente concebido. EQUILIBRIO: Es el balance entre los ingresos y gastos del presupuesto bsicamente. CLARIDAD: El documento del presupuesto debe ser presentado de tal forma que no deje margen alguno a dudas o interpretaciones personales y debe ser comprensible a los diferentes usuarios, sin omitir las reglas tcnicas esenciales. DETALLE: Seala que un presupuesto debe contener un desglose que permita, por un lado que los responsables de su aplicacin puedan visualizar rpidamente la parte que les corresponde y por otro lado permita formarse una idea clara de la naturaleza de las transacciones que se efectuarn, jugando un papel importante las clasificaciones presupuestarias (de ingresos y gastos) y la definicin e identificacin de las categoras programticas. FORMALIDAD: Expresa que un presupuesto debe ser un documento formal, autorizado y aprobado por la Junta Directiva del Ente y que debe ser publicado y distribuido convenientemente, de tal forma que sea conocido por quienes lo deben ejecutar, controlar y evaluar.

EXACTITUD: El presupuesto debe prepararse con el mayor grado de exactitud, aproximndose al mximo a los ingresos por percibir y a las necesidades reales que derivan de la accin programada. PROGRAMACIN: "Consiste en seleccionar y ordenar por categoras programticas, las actividades y proyectos necesarios para el logro de objetivos y cumplimiento de metas, mediante la asignacin racional de los recursos disponibles y especificacin de los responsables. ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTARIO

Diagnostico financiero

FORMULACI ON

EJECUCION

CONTROL

EVALUACIO N

VENTAJAS Ayuda a reducir la incertidumbre que se encuentra en el medio econmico donde se desarrollan las organizaciones. Permite establecer relacin entre los fines por cumplir (objetivos y metas) y los medios o recursos con que alcanzarlos. Para evaluar la productividad y la eficiencia al comparar las metas logradas con las programadas, examinando en forma peridica la ejecucin de actividades. Identifica y establece claramente la responsabilidad por el cumplimiento de las metas. Es un instrumento flexible capaz de adaptarse a los cambios del entorno. Implica la participacin de todo el personal y por tanto la integracin de la institucin. Permite establecer planes concretos de financiamiento e inversin. Permite tener una visin clara sobre los objetivos a lograr, los recursos con que se cuentan, los mtodos a aplicar y las polticas a seguir.

LIMITACIONES Sus datos son estimaciones y por lo tanto estn sujetos al juicio y la experiencia de quienes fueron encargados de plantearlos. Se requiere de un personal entrenado y motivado a colaborar. Un plan presupuestario est diseado para servir de gua a la administracin y no para sustituir a sta. Debe ser flexible para no perder su sentido y aplicabilidad.

SEGN SU FLEXIBILIDA D

SEGN EL TIEMPO

SEGN EL SECTOR

Fijos o asignados Flexibles o variables

Corto plazo

Sector Pblico

Largo plazo

Sector Privado

SEGN SU CAMPO DE APLICACION

De operacin o econmicos

Financieros

El Presupuesto Maestro

Presupuestos de Ventas

Presupuesto de Tesorera

Presupuestos de Produccin

Presupuesto de erogaciones capitalizables

Presupuesto de Compras