12:02 PM 10/17/11 Account 10900 Client Trust Account 1102000 Banco de Costa Rica 1105000 Cuentas por Cobrar

rar 1103000 Fondo de Pagos Menores 1106000 Inventario de Mercadera 1107000 Seguros Diferidos 1108000 Impuestos Diferidos 1109000 Suministros Diferidos 1110000 Invesiones Temporales 12000 Undeposited Funds 12300 Advanced Client Costs

Alina Fallas Zeledn

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Type October 17, 2011 Bank Bank Accounts Receivable Other Current Asset Other Current Asset Other Current Asset Other Current Asset Other Current Asset Other Current Asset Other Current Asset Other Current Asset Balance Total 0.00 5,824,190.60 0.00 0.00 0.00 0.00 5,316.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 38,408.33

#VALUE!

12300 Advanced Client Costs:12310 Court Costs Other Current Asset 12300 Advanced Client Costs:12320 Expert Witness Fees Other Current Asset 12300 Advanced Client Costs:12330 Filing Fees Other Current Asset 1151000 Terrenos 1152000 Edificios Fixed Asset Fixed Asset

1152000 Edificios:1152010 Depreciacin Acumulada Edificio Fixed Asset 1153000 Vehculos Fixed Asset

1153000 Vehculos:1153010 Depreciacin Acumulada Vehculo Fixed Asset 1154000 Mobiliario y Equipo de Oficina Fixed Asset

1154000 Mobiliario y Equipo de Oficina:1151010 Depreciacin Acum.Mob.y Eq.Ofic -3,491.67 Fixed Asset 1155000 Equipo de Cmputo Fixed Asset 740,353.32 -351,634.68 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 337,358.06 0.00 0.00 0.00

1155000 Equipo de Cmputo:1155010 Deprec.Equipo de Cmputo Fixed Asset 1156000 Sistemas Fixed Asset

1156000 Sistemas:1156010 Deprec.Acumulada Sistemas Fixed Asset 15000 Furniture and Equipment 17000 Accumulated Depreciation 1171000 Depsitos y Fianzas 1172000 Gastos Anticipados 18700 Security Deposits Asset 2201000 CxP Proveedores 2202000 CxP Varios 2203000 Impuestos por Pagar 2204000 Intereses Acum.por Pagar 2205000 Provisin para Aguinaldos 2206000 Dividendos por Pagar 24000 Payroll Liabilities 25500 Sales Tax Payable 2501000 Documentos por Pagar 2502000 Hipotecas por Pagar 30000 Opening Balance Equity 30800 Owners Draw 32000 Owners Equity 3301000 Capital Social 3302000 Capital Adicional Aportado Fixed Asset Fixed Asset Other Asset Other Asset Other Asset Accounts Payable Accounts Payable Other Current Liability Other Current Liability Other Current Liability Other Current Liability Other Current Liability Other Current Liability Long Term Liability Long Term Liability Equity Equity Equity Equity Equity

0.00 0.00

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12:02 PM 10/17/11 Account Ingreso por Honorarios Legales 41100 Administrative Fees 4401000 Ventas 4402000 Devoluciones sobre Ventas 4403000 Descuento sobre Ventas 4404000 Costo De Ventas

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Type October 17, 2011 Income Income Income Income Income Income Income Balance Total

4404000 Costo De Ventas:4404010 Compras

4404000 Costo De Ventas:4404020 Devolucones Income sobre Compras 45400 Legal Fee Income 48800 Settlement Income 9000000 Ingresos Varios y Financieros 51800 Merchant Account Fees 53400 Subcontracted Legal Services 5101000 Sueldos y Salarios 5102000 Cargas Sociales 5103000 Viticos 5104000 Atencin a Empleados 5201000 Gastos de Vehculos 5202000 Alquileres 5203000 Honorarios Profesionales 5204000 Telfono, Internet y Cable 5205000 Electricidad 5206000 Atencin a Clientes y Represent 5207000 Agua 5208000 Mantenim.Equipo de Oficina 5209000 Gastos Bancarios 5210000 Acarreo de Mercadera 5211000 Patentes 5212000 Cuotas y Suscripciones 5213000 Publicidad 5301000 Papelera y tiles de Oficina 5302000 Artculos de Limpieza 5303000 Especies Fiscales y Timbres 5304000 Gastos por Incobrables 5305000 Depreciacin Edificios 5306000 Depreciacin Vehculos 5307000 Depreciacin Equipo de Oficina 5308000 Depreciacin Equipo de Cmputo 5309000 Depreciacin de Sistemas 5310000 Licencias de Programas 60000 Gastos Mdicos 60200 Garantas Notariales 60400 Capacitaciones y Cursos 61000 Gastos por Intereses 61400 Impuesto de Renta Income Income Income Cost of Goods Sold Cost of Goods Sold Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense

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12:02 PM 10/17/11 Account 61700 Computer and Internet Expenses 62000 Continuing Education 62400 Depreciation Expense 62500 Dues and Subscriptions 63300 Insurance Expense

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Type October 17, 2011 Expense Expense Expense Expense Expense Balance Total

63300 Insurance Expense:63320 Health Insurance xpense E 63300 Insurance Expense:63350 Professional Liability Expense 63400 Interest Expense 63900 Legal Fees 64300 Meals and Entertainment 64700 Gastos Diversos 64900 Office Supplies 66000 Payroll Expenses 66500 Postage and Delivery 66600 Printing and Reproduction 66700 Professional Fees 67100 Rent Expense 67200 Repairs and Maintenance 67300 Research Services 68100 Telephone Expense 68400 Travel Expense 68600 Utilities 80000 Ask My Accountant 90000 Estimates Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Other Expense Non-Posting

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Cuentas por Cobrar #VALUE! Fondo de Pagos Menores #VALUE! Inventario de Mercadera #VALUE! Seguros Diferidos #VALUE! Impuestos Diferidos #VALUE! Suministros Diferidos #VALUE! Invesiones Temporales #VALUE! Undeposited Funds #VALUE! Advanced Client Costs #VALUE! Advanced Client Costs:12310 Court Costs Court Costs Advanced Client Costs:12320 Expert Witness FeesWitness Fees Expert Advanced Client Costs:12330 Filing Fees Filing Fees Terrenos #VALUE! Edificios #VALUE! Edificios:1152010 Depreciacin Acumulada Edificio Depreciacin Acumulada Edificio Vehculos #VALUE! Vehculos:1153010 Depreciacin Acumulada Vehculo Acumulada Vehculo Depreciacin Mobiliario y Equipo de Oficina #VALUE! Mobiliario y Equipo de Oficina:1151010 Depreciacin Acum.Mob.y Eq.Ofic Depreciacin Acum.Mob.y Eq.Ofic Equipo de Cmputo #VALUE! Equipo de Cmputo:1155010 Deprec.Equipo de Cmputo de Cmputo Deprec.Equipo Sistemas #VALUE! Sistemas:1156010 Deprec.Acumulada Sistemas Deprec.Acumulada Sistemas Furniture and Equipment #VALUE! Accumulated Depreciation #VALUE! Depsitos y Fianzas #VALUE! Gastos Anticipados #VALUE! Security Deposits Asset #VALUE!

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Hola amigos y amigas. Entre las muchas ayudas que me solicitan, me lleg una tarea que le dejaron a unos usuarios sobre Contabilidad. Los movimientos de la empresa desdes el inicio, se pueden apreciar en la imagen. Los usuarios aunque montaron algo, tenan varios errores en los registros y en las cuentas T ya que utilizaban mucho la cuenta de Efectivo para los Ajustes.

Otro error que muchos cometen, es montar todo en una sola hoja o a lo mucho en dos. Tambin tienen el problema que montan primero los asientos y despus lo dems.
Les mont una pequea Contabilidad en Excel a base de frmulas y de la manera correcta. No es mi meta en este momento que aprendan Contabilidad pero en las siguientes hojas dar las explicaciones de los pasos que conlleva sin entrar en muchos detalles. Este archivo es solo a modo de ejemplo y sirve para un periodo fiscal unicamente.

Con un poco de imaginacin, lo pueden usar para ms periodos con solo utilizar los saldos.

Cdigo 10 11 14 15 16 20 21 30 35 40 42 50 61 71 72 73 74 78

Cuenta Efectivo Inventarios Alquileres Pagados por Adelantado Intereses pagados por Adelantado Publicidad pagada por Adelantado Mobiliario Y Equipo Depreciacin Acum.Mobiliario y Equipo Cuentas por Pagar Documentos por Pagar Capital Social Utilidades Retenidas Ventas Costo de Mercadera Vendida Gastos de Sueldo Gastos Alquileres Gastos Publicidad Gastos Depreciacin Gastos Intereses

Debe 1,500,000.00 650,000.00 60,000.00 13,375.00 37,500.00 150,000.00 270,000.00 40,000.00 10,000.00 15,000.00 1,250.00 1,172.60

Haber 625,875.00 270,000.00 10,000.00 1,172.60 15,000.00 1,250.00 250,000.00 75,000.00 600,000.00 900,000.00 -

Despus de leer los datos se deben seguir ciertos pasos: 1- Crear el Catlogo de Cuentas. Esto es importantsimo porque nos servir de base para hacer los registros de las transacciones. En este Catlogo he agregado las columnas de Debe y Haber, pero no son necesarias. Como podrn ver, utilizo la funcin SumaProducto para sacar los montos Debitados o Acreditados. 2- Registro de las transacciones utilizando sus respectivas cuentas. 3- Mayorizacin de las mismas. 4- Crear una Hoja de Trabajo. Cuando se tiene experiencia este paso muchas veces no se hace.

CUENTA

NOMBRE

FECHA

DEBITOS

CREDITOS

10 40 10 14 16 10 20 10 35 15 10 11 10 11 30 50 10 61 11 71 10 72 14 73 16 78 15 74 21

Efectivo 01/08/2010 600,000.00 Capital Social registran transacciones en Excel, es bueno contar con un formato que se entienda bien. Es imp 01/08/2010 600,000.00 Cuando se Efectivo para eso utilizo la funcin Suma en las celdas G2 y H2, las cuales tambin contien en un Formato C 01/08/2010 60,000.00 Haber, se pondr en color Adelantado Alquileres Pagados porRojo, si son iguales, tendrn color Verde. 01/08/2010 60,000.00 Publicidad pagada por Adelantado 02/08/2010 37,500.00 Pueden ver que mi formato tiene Cuenta, Nombre, Fecha, Dbitos, Crditos, Detalle. 02/08/2010 Efectivo 37,500.00 02/08/2010 150,000.00 Mobiliario Y Equipo Recuerden que toda Partida tiene su Contra Partida. Por ningn motivo puede75,000.00 el monto en el D ser mayor 02/08/2010 Efectivo en cuenta que aunque los montos sean iguales, eso no quiere decir que se haya registrado bien una transa 02/08/2010 Documentos por Pagar 75,000.00 02/08/2010 Intereses pagados por Adelantado 13,375.00 ASIENTOS: Se les llama tambien Postear o Registrar. 02/08/2010 Efectivo 13,375.00 03/08/2010 400,000.00 Inventarios 03/08/2010 Efectivo 400,000.00 04/08/2010 250,000.00 Inventarios 04/08/2010 Cuentas por Pagar 250,000.00 31/08/2010 Ventas 900,000.00 31/08/2010 900,000.00 Efectivo 31/08/2010 270,000.00 Costo de Mercadera Vendida 31/08/2010 Inventarios 270,000.00 31/08/2010 Gastos de Sueldo 40,000.00 31/08/2010 Efectivo 40,000.00 31/08/2010 Gastos Alquileres 10,000.00 31/08/2010 Alquileres Pagados por Adelantado 10,000.00 31/08/2010 Gastos Publicidad 15,000.00 31/08/2010 Publicidad pagada por Adelantado 15,000.00 31/08/2010 Gastos Intereses 1,172.60 31/08/2010 Intereses pagados por Adelantado 1,172.60 31/08/2010 Gastos Depreciacin 1,250.00 31/08/2010 Depreciacin Acum.Mobiliario y Equipo 1,250.00

Sumas Iguales
DETALLE DE TRANSACCION 2,748,297.60 2,748,297.60

Inicio de Operaciones Capital Inicial que se entienda bien. Es importante saber si hay una diferencia entre el Debe y el bin contien Pago de AlquilerCondicional que evala si una celda es mayor que la otra, en un Formato Pago de Alquiler Publicidad Radio Uno Publicidad Radio Uno Compra de Equipo e ser mayorPago del 50%el Debe que en el Haber o viceversa. Pero tambin tomen el monto en del equipo ya registrado bien una transaccin, pero nos daremos cuenta en los Estados. Saldo a pagar de la compra de Equipo Intereses pagados por la compra de equipo Intereses pagados por la compra de equipo Compra de Mercadera Compra de Mercadera Compra de Mercadera Compra de Mercadera Venta de Mercadera Ingresos por ventas Costo de la mercadera Vendida Costo de la mercadera Vendida Sueldos Sueldos Alquileres Alquileres Gasto de 20 cuas de publicidad Gasto de 20 cuas de publicidad Intereses del mes Intereses del mes Gasto de Depreciacin Depreciacin Acumulada del mes

Cta 10 Efectivo 1,500,000.00 874,125.00 625,875.00 Saldos

Cta 40 Capital Social 600,000.00 600,000.00

11

Inventarios 650,000.00 270,000.00 380,000.00 Alquileres Pagados por Adelantado 60,000.00 10,000.00 50,000.00 Intereses pagados por Adelantado 13,375.00 1,172.60 12,202.40 Publicidad pagada por Adelantado 37,500.00 15,000.00 22,500.00 Mobiliario Y Equipo 150,000.00 150,000.00

42

Utilidades Retenidas 562,577.40 562,577.40 Ventas

14

50

900,000.00 900,000.00

15

61

Costo de Mercadera Vendida 270,000.00 270,000.00 Gastos de Sueldo 40,000.00 40,000.00 Gastos Alquileres 10,000.00 10,000.00 Gastos Publicidad 15,000.00 15,000.00 Gastos Depreciacin 1,250.00 1,250.00 Gastos Intereses 1,172.60 1,172.60

16

71

20

72

Depreciacin Acum.Mobiliario y Equipo 21 1,250.00 1,250.00 Cuentas por Pagar 250,000.00 250,000.00 Documentos por Pagar 75,000.00 75,000.00

73

30

74

35

78

Saldos

Las famosas cuentas T nos ayudan a mayorizar las transacciones. Como pueden ver, en la seccin verde de cada cuenta he puesto unas frmulas para saber automticamente si el saldo es Deudor o Acreedor (Debe o Haber). Observen que utilizo la funcin SumaProducto para mayorizar las transacciones. Es como si se hiciera a mano, pero sin la incomodidad de tener que escribir cada monto hacia abajo.

Hoja de Trabajo FGS

Balanza de Comprobacion Ajustes Debitos

10 11 14 15 16 20 21 30 35 40 42 50 61 71 72 73 74 78

Efectivo Inventarios Alquileres Pagados por Adelantado Intereses pagados por Adelantado Publicidad pagada por Adelantado Mobiliario Y Equipo Depreciacin Acum.Mobiliario y Equipo Cuentas por Pagar Documentos por Pagar Capital Social Utilidades Retenidas Ventas Costo de Mercadera Vendida Gastos de Sueldo Gastos Alquileres Gastos Publicidad Gastos Depreciacin Gastos Intereses

Tipo D D D D D D C C C C C C D D D D D D

Debitos

Creditos

874,125.00 380,000.00 60,000.00 13,375.00 37,500.00 150,000.00 270,000.00 40,000.00

250,000.00 75,000.00 600,000.00

900,000.00 10,000.00 - Noten que tanto al Debe como 15,000.00 as, debe revisarse primeramen 1,250.00 1,172.60 1,825,000.00 27,422.60

1,825,000.00 Utilidad/Prdida Neta

BALANZA DE COMPROBACION: En esta se montan todas las cuentas y sus saldos pero sin los ajustes. AJUSTES: Se anotan los ajustes segn los gastos de Intereses, Publicidad, Alquileres y Depreciacin Acumulada. SALDOS AJUSTADOS: En esta seccin se anotan las transacciones pero con los rebajos de los gastos que han tenido luga ESTADO DE RESULTADOS: Este nos indica si la empresa obtuvo una Prdida o una Utilidad (Ganancia) durante su period respectivo lugar, si es una Utilidad, saldr en el Debe, si es Prdida saldr al Haber. Los que BALANCE GENERAL: Este representa la situacin financiera de la empresa

oja de Trabajo FGS-COMPUTACION

Ajustes Creditos Saldos Ajustados Debitos Creditos Estado de Resultados Debitos Creditos Balance General Debitos Creditos

10,000.00 1,172.60 15,000.00 1,250.00

874,125.00 380,000.00 50,000.00 12,202.40 22,500.00 150,000.00

874,125.00 380,000.00 50,000.00 12,202.40 22,500.00 150,000.00 -

1,250.00 250,000.00 75,000.00 600,000.00 562,577.40

1,250.00 250,000.00 75,000.00 600,000.00 900,000.00 900,000.00 270,000.00 270,000.00 40,000.00 40,000.00 10,000.00 10,000.00 que tanto al Debe como al Haber, TODOS los saldos-son IGUALES. De no ser 15,000.00 15,000.00 debe revisarse primeramente los1,250.00 y de ah en-adelante. Asientos, 1,250.00 1,172.60 1,172.60 27,422.60 1,826,250.00 1,826,250.00 337,422.60 562,577.40 900,000.00 900,000.00 900,000.00

1,488,827.40

1,488,827.40

ciacin Acumulada. s gastos que han tenido lugar en las respectivas cuentas Ganancia) durante su periodo fiscal. He puesto una frmula para que salga automticamente en su dida saldr al Haber. Los que conocemos de Contabilidad, sabemos que respresenta las Utilidades Retenidas

FGS-COMPUTACION Estado de Resultados Al 31 de Agosto Ingresos 50 Ventas Menos Costo de Mercadera Vendida 61 270,000.00 Utilidad Bruta Gastos Gastos de Sueldo Gastos Alquileres Gastos Publicidad Gastos Depreciacin Gastos Intereses 630,000.00 900,000.00

71 72 73 74 78

40,000.00 10,000.00 15,000.00 1,250.00 1,172.60 Utilidad Neta

67,422.60 562,577.40

FGS-COMPUTACION Balance de Comprobacin Ajustado Al 31 de Agosto 10 11 14 15 16 20 21 30 35 40 42 Efectivo Inventarios Alquileres Pagados por Adelantado Intereses pagados por Adelantado Publicidad pagada por Adelantado Mobiliario Y Equipo Depreciacin Acum.Mobiliario y Equipo Cuentas por Pagar Documentos por Pagar Capital Social Utilidades Retenidas 874,125.00 380,000.00 50,000.00 12,202.40 22,500.00 150,000.00 1,250.00 250,000.00 75,000.00 600,000.00 562,577.40 1,488,827.40

1,488,827.40

FGS-COMPUTACION Estado de Situacin Al 31 de Agosto Activo 10 Efectivo 11 Inventarios 14 Alquileres Pagados por Adelantado Intereses pagados por Adelantado 15 16 Publicidad pagada por Adelantado 20 Mobiliario Y Equipo 21 Depreciacin Acum.Mobiliario y Equipo 874,125.00 380,000.00 50,000.00 12,202.40 22,500.00 150,000.00 1,250.00 Total Activo Pasivo 30 Cuentas por Pagar 35 Documentos por Pagar Total Pasivo Capital 40 Capital Social 42 Utilidades Retenidas Total Capital 148,750.00 1,487,577.40

250,000.00 75,000.00 325,000.00 600,000.00 562,577.40 1,162,577.40