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U123B
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MS-Project Avanado
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Sumrio
1. INTRODUO E OBJETIVOS DO CURSO 2. PERSONALIZANDO O MS-PROJECT 2.1. BARRAS DE FERRAMENTAS E MENUS 2.2. TABELAS 2.3. RELATRIOS 2.4. MODOS DE EXIBIO 2.5. FILTROS 2.6. CALENDRIOS 2.7. FORMULRIOS 2.8. MAPAS DE IMPORTAO/EXPORTAO 2.9. MACROS 2.10. USANDO O ORGANIZADOR DO MS-PROJECT 3. OLE E HYPERLINK ENTRE O MS-PROJECT E APLICATIVOS 3.1. INSERINDO HYPERLINKS PARA TAREFAS E RECURSOS 3.1.1. HYPERLINK COM O MS-WORD 3.1.2. HYPERLINK COM O MS-EXCEL 3.1.3. HYPERLINK COM O MS-POWERPOINT 3.1.4. HYPERLINK COM O MS-ACCESS 3.1.5. HYPERLINK COMO OUTRO PROJETO MS-PROJECT 3.2. USANDO O MS-PROJECT PARA INCORPORAR E VINCULAR OBJETOS 3.2.1. ONDE INCORPORAR E VINCULAR OBJETOS NO MS-PROJECT 3.2.2. VINCULANDO TAREFAS EM DOCUMENTO DO MS-WORD 3.2.3. VINCULANDO TAREFAS EM CLULAS DO MS-EXCEL 4. IMPORTAO E EXPORTAO DE DADOS DO PROJETO 4.1. IMPORTANDO DADOS PARA O PROJETO 4.2. EXPORTAO DADOS PARA O PROJETO 5. CONSOLIDAO E INTEGRAO DE PROJETOS 5.1. CONSOLIDANDO VRIOS PROJETOS 5.2. VINCULANDO TAREFAS ENTRE PROJETOS 6. COMPARTILHAMENTO DE RECURSOS ENTRE PROJETOS 6.1. COMPARTILHANDO COM O POOL DE RECURSOS 6.2. COMPARTILHANDO COM OUTROS PROJETOS 7. CRIAO DE MACROS NO MS-PROJECT 7.1. O EDITOR DO VISUAL BASIC 7.2. BIBLIOTECAS DA LINGUAGEM VISUAL BASIC 7.3. CRIANDO A PRIMEIRA MACRO 7.4. EXECUTANDO AS MACROS 7.5. USANDO O GRAVADOR DE MACROS 7.6. CRIANDO FORMULRIOS EM MACROS 8. IMPLEMENTANDO O GRUPO DE TRABALHO MS-PROJECT 8.1. PR-REQUISITOS PARA A CRIAO DO GRUPO DE TRABALHO: 8.2. CONFIGURANDO O GRUPO DE TRABALHO 8.3. TRABALHANDO EM GRUPO 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 11 11 14 15 15 16 16 17 17 19 20 21 21 22 23 23 28 30 30 31 32 32 33 33 34 34 35 38 38 38 40
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8.3.1. MENSAGENS DE ATRIBUIO DE TAREFAS 8.3.2. MENSAGENS DE ATUALIZAO DE TAREFAS 8.3.3. MENSAGENS DE SOLICITAO DE STATUS DE TAREFAS 8.3.4. MENSAGENS DE AVISO DE INCIO/TRMINO DE TAREFAS 8.3.5. MENSAGENS DA CAIXA DE ENTRADA DA WEB 8.3.6. MENSAGENS DE ANOTAO DE TAREFAS 8.4. MTODOS DE MENSAGENS INDIVIDUAIS
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2. Personalizando o MS-Project
Existem nove tipos de objetos que voc pode criar ou alterar no MS-Project, permitindo um bom grau de personalizao da ferramenta. So eles:
2.1.
2. Para adicionar uma opo de menu ou uma ferramenta no menu e barras de ferramentas existentes, clique na guia comandos e selecione a opo que voc deseja inserir. Depois arraste e solte o item selecionado sobre o menu ou barra de ferramenta desejada.
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3. Para que o menu ou a barra de ferramenta alterados voltem s suas configuraes originais, selecione o item na lista "Barra de ferramentas" e depois clique no boto "Redefinir".
2.2.
Tabelas
Para criar novas tabelas ou alterar as j existentes no MS-Project, execute o comando de menu "Exibir - Tabela - Mais tabelas". Na caixa de dilogo "Mais Tabelas" selecione o tipo de tabela, se de tarefa ou recurso e depois clique em "Editar" para modificar uma tabela existente, ou em "Nova" para especificar os campos de uma nova tabela.
2.3.
Relatrios
Para criar novos relatrios ou modificar os j existentes, execute o comando de menu "Exibir Relatrios". Depois selecione a categoria "Personalizados" e clique no boto "Selecionar". A caixa de dilogo "Personalizar relatrios" ser exibida. Se voc for criar um novo relatrio, selecione uma das quatro categorias e clique "OK". Depois na caixa de dilogo exibida, configure as opes das guias "Definio", "Detalhes" e "Classificar" se o relatrio for de Tarefa, Recurso ou Referncia Cruzada, e da caixa de dilogo "Definio de calendrio mensal" se o relatrio for do tipo Calendrio Mensal.
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2.4.
Modos de exibio
Para criar novos modos de exibio ou alterar as j existentes no MS-Project, execute o comando de menu "Exibir - Mais modos de exibio". Na caixa de dilogo "Mais modos de exibio" selecione o tipo um modo existente para editar ou em "Novo" para criar um novo modo de exibio. Voc poder criar um modo de exibio nico ou uma combinao de dois modos existentes.
2.5.
Filtros
Para criar novos filtros ou alterar as j existentes no MS-Project, execute o comando de menu "Projeto - Filtro Para - Mais Filtros". Na caixa de dilogo "Mais filtros" selecione um filtro existente para editar ou clique em "Novo" para criar um novo filtro. A"?" (interrogao) do campo valor um parmetro que voc digita em uma caixa de texto quando voc aplica o filtro
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2.6.
Calendrios
O projeto baseado em um calendrio, que por padro o calendrio usado tambm pelos recursos. Porm, se voc desejar criar novos calendrios para o projeto ou para os recursos execute o comando de menu "Ferramentas - Alterar o perodo de trabalho" e depois na caixa de dilogo clique no boto "Novo". Coloque um nome para o novo calendrio e selecione a opo "Criar uma cpia" se quiser que o novo calendrio seja baseado em um j existente.
2.7.
Formulrios
Para personalizar as caixas de dilogo do MS-Project, execute o comando de menu "Ferramentas Personalizar - Formulrios". Depois selecione o formulrio desejado e clique em Editar. Ser exibida uma interface para que voc modifique o formulrio atravs de controles como labels, caixas de texto, botes, etc. Voc tambm aprender a criar caixas de dilogo personalizadas no tpico sobre Macros.
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2.8.
Mapas de Importao/Exportao
Para especificar o formato de uma importao/exportao dentro do MS-Project voc ter que criar um novo Mapa ou usar um dos j existentes. Para criar um novo mapa de importao de dados, execute o comando de menu "Arquivo - Abrir" e selecione o tipo do arquivo a ser importado na caixa de combinao "Arquivos do tipo". Depois clique em "Abrir". A caixa de dilogo "Formato de importao" ser exibida. Se voc no quiser usar nenhum dos Mapas existentes clique no boto "Novo mapa" para definir o novo layout de importao. Para criar um novo mapa de exportao de dados, execute o comando de menu "Arquivo - Salvar como" e selecione o tipo do arquivo a ser exportado na caixa de combinao "Salvar como tipo". Depois clique em "Salvar". A caixa de dilogo "Formato de exportao" ser exibida. Se voc no quiser usar nenhum dos Mapas existentes clique em "Novo mapa" para definir o layout de exportao.
2.9.
Macros
Para modificar uma macro existente, execute o comando de menu "Ferramentas - Macro - Macros". Na caixa de dilogo "Macros" selecione o nome da macro e clique em "Editar". Para criar uma nova macro voc tem diversas opes. Voc poder usar o gravador de macros, o editor do Visual Basic, ou executar o comando de menu "Ferramentas - Macro - Macros" e na caixa de dilogo "Macros" selecionar na caixa de combinao "Macros em" o local onde a macro vai ser criada e depois clicar no boto "Criar". Voc ver como criar macros em outro tpico desta apostila.
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O modelo Global o modelo de projeto padro do MS-Project. Os recursos colocados no modelo Global, estaro disponveis para todos os projetos baseados neste modelo.
As duas caixas de combinao "Modos de exibio disponveis em" exibem todos os arquivos do MSProject abertos. Por exemplo, se voc criar uma nova barra de ferramentas em um projeto e quiser que esta barra de ferramentas tambm seja usada em todos os projetos baseados em um determinado modelo, o que fazer? Abra os arquivos do modelo e do projeto. Depois chame o organizador , clique na guia "Barras de ferramentas" e por fim, copie o recurso do projeto para o modelo.
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Depois de criar o hyperlink ser exibido um cone ao lado da tarefa ou recurso indicando o local onde voc deve clicar para executar o hyperlink.
A barra de ferramentas "Web" aparecer para permitir que voc navegue entre o MS-Project e os outros arquivos, alm de oferecer opes de pesquisa na Web.
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Localizao do arquivo
O caminho relativo se baseia na localizao do arquivo atual que possui o hyperlink. Use esta opo se voc pretende mudar a localizao do arquivo no futuro.
Os tpicos seguintes mostram alguns dos tipos de hyperlink que voc vai poder criar:
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Alm dos hyperlinks vistos acima voc tambm poder criar hyperlinks para URL da internet ou para os seguintes arquivos: 1. Arquivos HTML 2. Fichrios. 3. Modelos de planilha, documento, apresentao, etc. 4. Imagens .GIF, .JPG, etc. 5. Arquivos texto. 6. Atalhos, etc.
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3.2.
Criando um objeto a partir de um arquivo existente. Atravs das opes da caixa de dilogo, voc poder incorporar ou vincular o objeto. Alm disto voc poder ver o arquivo no formato original ou ver apenas o seu cone para economizar espao na tela.
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Voc poder inserir objetos nos seguintes lugares dentro do MS-Project: 1. Dentro do campo Anotaes da caixa de dilogo "Informaes sobre a tarefa/recurso". Neste caso voc dever usar a ferramenta "Inserir Objeto". Na figura abaixo vinculamos uma tarefa a diversos objetos vinculados. Voc percebe o poder de integrao que a tecnologia OLE permite?
2. Sobre o diagrama de Gantt atravs do comando de menu "Inserir - Objeto". Por exemplo, voc pode vincular um texto do MS-Word, ou um grfico do MS-Excel sobre o diagrama. 3. No campo "Objetos" voc pode inserir objetos incorporados ou vinculados. Para inserir estes objetos exiba o "formulrio de tarefas" dando um split na tela e execute o comando de menu "Formatar - Detalhes - Objetos". Depois clique no espao para o objeto e execute o comando de menu "Inserir - Objeto". Veja uma demonstrao na figura abaixo.
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Agora o mais importante que voc perceba que se voc alterar por exemplo a durao de uma tarefa do MS-Project que foi vinculada, esta alterao aparecer automaticamente no objeto vinculado no MS-Word. Este um exemplo de vnculo entre duas aplicaes diferentes. Faa o teste e imagine as possibilidades de novos vnculos.
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4.1.
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4.2.
Voc poder salvar os dados do projeto para os seguintes tipo de arquivos: 1. Banco de dados do MS-Project: Arquivo com a extenso .MPD que armazena dados de um ou mais projetos ao mesmo tempo. Este tipo de arquivo o substituto do arquivo .MPX das verses anteriores. 2. Banco de dados do MS-Access: Banco de dados relacional com a extenso .MDB. Atravs do MSAccess voc poder fazer consultas avanadas, formulrios, relatrios, etc com os dados do projeto. 3. Pasta de trabalho do MS-Excel. Extenso .XLS. Coloca os dados do projeto em uma planilha onde voc poder usar as funes e outros recursos de clculos do MS-Excel, alm de fazer grficos dos dados do projeto. 4. Tabela dinmica do MS-Excel. Extenso .XLS. Coloca os dados do projeto em uma tabela dinmica do MS-Excel, que permite a anlise dos dados do projeto de maneira prtica e eficiente. 5. Documento HTML. Extenso .HMTL. Este formato possibilita a exibio das informaes do projeto na Web. Voc poder usar diversos modelos de pginas pr definidos pelo MS-Project. 6. Texto e CSV. Extenses .TXT e .CSV. So arquivos do tipo texto que so amplamente usados e reconhecidos pelas aplicaes.
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5.1.
Quando a opo "Ocultar subtarefas" est ativada, os projetos so inseridos no arquivo consolidado como uma tarefa de resumo para cada projeto.
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2. No outro modo de consolidao voc ter que abrir os projetos que vo ser consolidados e executar o comando de menu "Janela - Nova Janela". Na figura abaixo estamos consolidando os projetos P1 e P2 selecionando ambos os projetos e clicando "OK". Um novo projeto ser criado contendo os projetos P1 e P2 vinculados aos projetos originais.
Para melhor explicar como funciona a consolidao e integrao de projetos imagine um projeto P1 composto das seguintes tarefas e recursos.
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Tarefas de P1:
Recursos de P1:
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Recursos de P2:
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A planilha de recursos consolidada exibida na figura abaixo. Perceba que os recursos de ambos os projetos, mesmo tendo o mesmo nome, foram mantidos. Uma outra maneira de fazer a consolidao de recursos voc criar um pool ou grupo de recursos e fazer com que todos os projetos usem os recursos deste grupo.
5.2.
Se voc no quer criar um arquivo consolidado e sim apenas vincular as tarefas, voc no precisa salvar o projeto consolidado. Depois de ter feito o relacionamento entre as tarefas, ele ser propagado
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nos projetos originais. Voc inclusive poder ver o vnculo com diferentes projetos em linhas na cor cinza e somente para a leitura do diagrama de Gantt. Projeto P1:
Projeto P2:
Lembramos que voc tambm poder visualizar vrios projetos ao mesmo tempo, em janelas diferentes usando o comando de menu "Janela - Organizar Tudo". Ento voc poder usar os recursos de arrastar e soltar para criar relacionamentos entre as tarefas dos projetos.
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6.1.
2. Abra o seu projeto ao mesmo tempo que o arquivo de recursos. Voc dever sempre ter conscincia dos arquivos que esto abertos no MS-Project. Para isto use a lista de arquivos abertos do menu Janela.
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3. Os dois projetos tem que estar abertos para que voc possa fazer o compartilhamento de recursos. Ento, com os arquivos abertos, selecione o projeto que vai usar os recursos do pool de recursos e execute o comando de menu "Ferramentas - Recursos - Compartilhar recursos". A caixa de dilogo abaixo ser exibida com as seguintes opes:
Alm dos recursos prprios, se existirem, insere os recursos do projeto selecionado no projeto ativo.
Em caso de conflito de informaes dos recursos, as informaes do projeto ativo tem prioridade.
Se houver conflito entre as informaes dos recursos do projeto ativo e do pool de recursos que vai ser compartilhado, as informaes sero sobre o recurso sero mescladas.
4. Visualize a planilha de recursos enquanto estiver executando estes passos para compreender como funciona o compartilhamento. Voc perceber que os dados dos recursos do projeto compartilhado so vinculados no ativo e no apenas incorporados, ou seja, alteraes no pool de recursos so refletidas automaticamente no projeto que est usando os recursos.
6.2.
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7.1.
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7.2.
O Visual Basic vai permitir que voc adicione quantas outras bibliotecas quiser, aumentando muito o poder da linguagem. Por exemplo, voc pode adicionar uma biblioteca de recursos do MS-Word.
7.3.
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3. O incio da macro um cabealho formado pela palavra "Public Sub" e um nome sugestivo. O fim da macro formado pelas palavras "End Sub". Escreva o seguinte cdigo:
"Msgbox" uma das instrues da biblioteca VBA e tem a finalidade de exibir uma caixa de dilogo do Windows para o usurio. Enquanto estiver digitando, perceba que o Visual Basic ajuda a preencher o cdigo atravs de listas que aparecem a medida que voc digita. No caso da instruo MsgBox escrevemos trs parmetros, o texto da mensagem, o cone que ser exibido e o ttulo da caixa de mensagem. Voc j poder executar esta macro clicando na ferramenta "Executar Sub/UserForm". Se voc escreveu certo o cdigo a caixa de mensagem ser como a figura abaixo.
7.4.
Executando as Macros
Existem vrias maneiras de executar, rodar uma macro. Voc poder por exemplo criar um boto na barra de ferramentas e atribuir uma macro ao boto, com isto quando voc clicar no boto a macro ser executada. Voc tambm pode execute o comando de menu "Ferramentas - Macro - Macro" , selecionar a macro desejada e clicar no boto "Executar".
7.5.
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5. Agora s executar a macro usando qualquer um dos mtodos disponveis. O cdigo gravado deve reproduzir as mesmas aes que voc realizou durante a gravao.
7.6.
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1. Dentro do projeto Visual Basic do seu projeto MS-Project execute o comando de menu "Inserir UserForm". 2. Coloque dentro do UserForm um controle Label e um Boto usando a caixa de ferramentas conforme a figura abaixo:
Declarao de variveis J e R do tipo inteiro longo Atribuio das propriedades NumberOfTasks e NumberOfResources do objeto ActiveProject Execuo do mtodo Show do objeto UserForm1
3. Insira um mdulo no projeto e escreva o seguinte cdigo: 4. Quando o formulrio for inicializado ele deve mostrar o contedo das variveis "T" e "R" no controle Label. E quando o usurio clicar no boto "OK" o formulrio deve ser fechado. Para fazer isto vamos usar o evento 'initialize" do objeto "UserForm" e o evento "Click" do objeto "Button". Para escrever o evento basta clicar duas vezes em cima do objeto e selecionar o evento na caixa de combinao acima e a direita. Veja o cdigo na figura abaixo:
5. Execute a macro e veja o nmero de tarefas e recursos do projeto ativo. Arthur Nunes Ferreira Neto Pgina: 36
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2.1. Para enviar mensagens do grupo de trabalho atravs de um sistema de correio eletrnico de 32 bits compatvel com MAPI, clique em Correio eletrnico e, em seguida, v para o passo 5. 2.2. Para enviar mensagens do grupo de trabalho atravs de um servidor da Web (fazendo uso de uma intranet ou da Web), clique em Web. 2.3. Para enviar mensagens do grupo de trabalho tanto atravs de um sistema de correio eletrnico compatvel com MAPI como atravs de um servidor da Web, clique em Correio eletrnico e Web. 2.4. Para desativar as mensagens do grupo de trabalho, clique em Nenhum. 3. Na caixa URL do servidor da Web (para o recurso), insira a URL para o servidor da Web que est servindo ao grupo de trabalho e o nome da pasta que voc criou para o Microsoft Project colocar e controlar suas mensagens de grupo de trabalho na Web. Por exemplo, a URL poderia apontar para um servidor da Web configurado no computador do gerente do grupo de trabalho. Alm disso, o nome da pasta criada dentro do caminho do servidor da Web para armazenar as mensagens do grupo de trabalho poderia ser denominada Projeto. Se a identificao na rede para esse computador tiver sido definida como GerenteProjeto, ento, a URL para esse computador dever ser: http://gerenteprojeto/projeto 4. Se voc estiver usando uma intranet ou a Internet para a comunicao do grupo de trabalho, insira o caminho relativo localizao do software de servidor da Web no servidor da Web, alm de um nome de pasta para o Microsoft Project, na caixa Raiz do servidor da Web (para o gerente). Esse o local onde o Microsoft Project configurar os diretrios e arquivos para gerenciar a atividade do grupo de trabalho. Por exemplo, se o Microsoft Personal Web Server for instalado no computador do gerente do grupo de trabalho, cuja identificao de rede GerenteProjeto e o caminho para o servidor da Web nesse computador for c:\webshare\wwwroot e voc desejar que a pasta de informaes do Microsoft Project seja Projeto (que a mesma pasta mencionada no passo 3, a instruo do caminho dever ser: \\gerenteprojeto\webshare\wwwroot\projeto 5. Caso queira ser notificado pelo Microsoft Project ao receber uma nova mensagem do grupo de trabalho proveniente da Web, marque a caixa de seleo Notificar ao receber novas mensagens da Web. O Microsoft Project verificar a chegada de novas mensagens a cada 10 minutos. 6. Se voc desejar enviar, em uma mensagem de correio eletrnico, um hyperlink que o levar Caixa de entrada da equipe, marque a caixa de seleo Enviar hyperlink em anotao de correio eletrnico. 7. Para que as selees do seu grupo de trabalho se apliquem a todos os projetos, clique em Definir como padro. 8. Clique na guia Geral. Na caixa Nome do usurio, digite o nome pelo qual deseja ser identificado nas mensagens de grupo de trabalho que voc envia aos integrantes do grupo de trabalho. 9. Se voc tiver selecionado Web ou Correio eletrnico e Web como meio de comunicao das mensagens do grupo de trabalho, aps fechar a caixa de dilogo Opes, receber uma notificao do Microsoft Project de que ele precisar copiar os arquivos para o servidor da Web a fim de configurar o grupo de trabalho. Para permitir que ele faa isso, clique em Sim.
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8.3.
Trabalhando em Grupo
Exibimos abaixo os tpicos com a funcionalidade do comando de menu "Ferramentas - Grupo de Trabalho" do MS-Project.
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Na figura abaixo vemos a janela de nova mensagem do Internet Explorer com as tarefas selecionadas do projeto anexadas na mensagem.
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