Koordinasi Dan Rentang Kendali 2
Koordinasi Dan Rentang Kendali 2
1. Koordinasi (coordination)
Aspek utama dari proses pengorganisasian adalah pembagian kerja dan departementalisasi,
sedangkan aspek penting lainnya adalah koordinasi dan rentang manajemen. Setelah kegiatan-
kegiatan dibagi dan didepartementalisasikan, manajer perlu mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan
itu untuk mencapai tujuan. Kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif
sebagian tergantung pada jumlah bawahan yang melapor kepadanya, yang dikenal sebagai rentang
manajemen atau rentang kendali.
Menurut James D. Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan diantara satuan-satuan
organisasi, yaitu : 1)
1) Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence) ; satuan-satuan organisasi yang
tidak saling tergantung dalam melaksanakan pekerjaan harian, tetapi tergantung pada pelaksanaan
kerja untuk setiap hasil akhir.
2) Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence) ; dimana suatu pekerjaan
harus dilakukan terlebih dahulu sebelum satuan organisasi lain dapat bekerja.
3) Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence) ; merupakan hubungan memberi
dan menerima antar satuan organisasi.
Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk koordinasi
adalah menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi ;
1) Berapa banyak informasi yang dibutuhkan organisasi untuk melaksanakan operasi-operasinya ?
2) Berapa besar kemampuan pemrosesan informasi ?
Bila kebutuhan lebih besar dari kemampuan, organisasi harus menentukan pilihan ; meningkatkan
koordinasi potensial atau mengurangi kebutuhan. Sebaliknya terlalu besar kemampuan pemrosesan
informasi terhadap kebutuhan, secara ekonomis tidak efisien, karena untuk menciptakan dan
memelihara mekanisme-mekanisme tersebut adalah mahal. Kegagalan untuk mencocokkan
kemampuan pemrosesan informasi dengan kebutuhan akan menyebabkan penurunan prestasi.
Jumlah rentang manajemen yang ideal tergantung dari banyak variable, seperti ;
1) besarnya organisasi,
2) teknologi,
3) spesialisasi,
4) kegiatan-kegiatan rutin,
5) tingkatan manajemen,
6) sifat-sifat pekerjaan lainnya.
Henry Fayol mengemukakan, bahwa jumlah maksimum bawahan yang dapat dikendalikan oleh
setiap pengawas produksi dalam organisasi adalah 20-30 karyawan, sedangkan setiap kepala
pengawas (superintendent) dapat mengawasi 3-4 pengawas produksi. V.A.Graicunas, seorang
konsultan dan ahli matematika Perancis, menyatakan bahwa dalam memilih suatu rentangan,
manajer harus mempertimbangkan tidak hanya hubungan secara langsung dengan bawahan yang
diawasi, tetapi juga hubungan mereka dengan bawahan dalam kelompok lainnya, yang dapat
digambarkan secara matematik hubungan-hubungan tersebut, dan dinyatakan dengan rumus ;
R = n ( 2(n-1) + n-1 ), dimana ;
R = jumlah hubungan dan n = jumlah bawahan,
berarti ; * Bila ada 5 bawahan, akan ada 100 hubungan,
* dengan 10 bawahan akan ada 5.210 hubungan.
Lyndall F. Urwick menyimpulkan tidak ada eksekutif yang dapat mengendalikan secara langsung
kerja lebih dari 5-6 bawahan, sedangkan Jenderal Ian Hamilton, berdasarkan pengalaman
militernya, mempunyai kesimpulan yang sama, bahwa otak rata-rata manusia hanya memiliki ruang
lingkup yang efektif dalam penanganan 3-6 otak manusia.
Pedoman lainnya yang dapat dipakai untuk menentukan rentang manajemen mencakup beberapa
factor ; 5)
1) Factor-faktor yang berhubungan dengan situasi, dimana rentang manajemen dapat melebar bila ;
(1) pekerjaan bersifat rutin,
(2) operasi-operasi stabil,
(3) pekerjaan bawahan sejenis,
(4) bawahan dapat bekerja independent,
(5) prosedur-prosedur dan metoda-metoda baik dan formal,
(6) pekerjaan tidak membutuhkan tingkat pengawasan yang tinggi.
2) Faktor-faktor yang berhubungan dengan bawahan, dimana rentang manajemen dapat melebar bila ;
(1) bawahan terlatih baik untuk pekerjaan tertentu,
(2) bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan ketat.
3) Faktor-faktor yang berhubungan dengan atasan, dimana rentangan manajemen dapat melebar
bila ;
(1) manajer terlatih baik dan berkemampuan tinggi,
(2) manajer menerima bantuan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan tambahan selama pengawasan
dilaksanakan,
(3) manajer lebih menyukai gaya pengawasan yang lepas daripada ketat.
Sumber Pustaka :
1) James D. Thompson, Organization in Action, Mc.Graww Hill, New York, 1967, ch.2.
2) James A.F. Stoner, Management, Prentice Hall International, Inc, Englewood Cliffs, New york,
1982, hal.283.
3) James A.F. Stoner, ibid, hal 285-289.
4) C.W.Barkdull, Span of Control, A Method of Evaluation, Michigan Business Review, 15, no.3, 1963,
hal. 27-29, dan Harold Steilitz, Span of Control, Management Record, 24 September 1962, hal.27.
5) Michael Keren dan David Levhari, The Optimum Span of Control in a Pure Hierarchy, Management
Science, 25, No.11, Nopember 1976, hal. 1162-1172.