CRITERIOS PARA CODIFICAR y CONTROLAR LOS DOCUMENTOS

OBJETO Definir el criterio de codificacin de los documentos del sistema de gestin de los procesos.

CDIGO

TIPO DE DOCUMENTO

SIGNIFICADO MANUAL DE LA CALIDAD

DESCRIPCIN

MC

MANUAL DE LA CALIDAD

Describe la totalidad del sistema. Como anexos deben figurar el mapa procesos y el organigrama y pueden figurar descripciones de los macroprocesos. PROCESOS XX es el n del macroproceso al que pertenece. YY Describe cada proceso del sistema. es el n de orden del proceso. INSTRUCCIONES DE TRABAJO

PRXXYY

MANUAL DE PROCESOS

MDXXYYZZ

MODELOS DE FORMULARIOS

NMXXYYZZ NORMAS LIXXYYZZ LISTADOS

XX es el nmero de orden del macroproceso al que pertenece. YY es el nmero de orden del proceso al que pertenece ZZ es el nmero de orden de las instrucciones de trabajo del mismo tipo.

Documento para registrar informacin. Hoja de recogida de datos, para rellenar. Siempre hay un espacio en blanco en el que se deja huella. Documento para recoger criterios, normas, directrices, pautas, instrucciones de funcionamiento. Listados Son procedimientos sencillos o que afectan a una actividad/persona que establecen cmo hacer determinada actividad. Establecen las caractersticas de calidad a medir, indicadores, objetivos, la frecuencia, medio y mtodo y responsables. Establecen los requisitos que deben cumplir los productos (cursos), describiendo sus caractersticas. Son informes, textos o documentos singulares del centro (RRI, PEC, PCC, Misin, Plan Anual...) Son documentos de origen externo importantes porque afectan a la actividad del centro que se recogen en un indice y carpeta garantizando que se mantienen actualizadas y al da, pero que o bien su formato no permite codificarlos o resultan fcilmente identificables.

MEXXYYZZ METODOS PLANES DE CONTROL

PCXXYY*

Criterios de codificacin en ESPECIFICACIONES NM010101

DCXXYYZZ

DOCUMENTOS INTERNOS

DOCUMENTOS EXTERNOS

NM040101

Norma para la codificacin de documentos

Rev. 0

XX/XX/XX

Pg. 1/2

Los documentos PR llevan cajetines en el encabezamiento, en los que aparece el logotipo y el nombre del centro, el cdigo del proceso, el nmero de revisin y el paginado, segn el modelo de proceso:

(logo centro)

NOMBRE DEL CENTRO NOMBRE DEL PROCESO

MANUAL DE PROCESOS PRXXYY REV. 0 Pginas X/X

Los documentos PR llevan al final del texto, y antes del diagrama de flujo, dos cajetines en los que consta quin los prepar, la fecha de su edicin, la firma y las iniciales de los nombres de los autores. En el de la derecha constan fecha y firma y las iniciales quien los revis y aprob; como norma general, figura en el preparado el propietario del proceso, y en el aprobado el Representante de Direccin (Responsable de Calidad). En las sucesivas versiones del documento se mantiene la fecha inicial de elaboracin y se van actualizando las de la ltima aprobacin:
PREPARADO: X. X. FECHA: 00 / 00 / 2000 APROBADO: R.D. FECHA: 00 / 00 / 2000

El resto de documentos se codifican con cajetines en el pie de pgina, que incluyen el cdigo del documento, el ttulo el mismo, el nmero de revisin y la fecha de aprobacin:

CDIGO

Ttulo

Rev. X

XX/XX/XX

Pg. X/X

Los documentos se archivan en formato papel en una carpeta por cada macroproceso. Los archivos informticos se guardan en carpetas segn el tipo de documento: PROCESOS / NORMAS / MODELOS / PLANES DE CONTROL / LISTADOS / DOCUMENTOS / MTODOS El nmero de la versin de implantacin es 0, que se mantiene hasta que los documentos distribuidos sufren una modificacin sustancial, momento en que pasan a tener el nmero siguiente (1, 2, ) de revisin. Las modificaciones se recogen en el historial de revisiones. Los registros pueden guardarse en una carpeta por curso, aadiendo al cdigo del modelo original las cifras de inicio del curso escolar.

NM040101

Norma para la codificacin de documentos

Rev. 0

XX/XX/XX

Pg. 2/2