GERENCIAMENTO DE COLEÇÕES EM BIBLIOTECAS DIGITAIS

Raimunda Ramos Marinho1

Maria da Conceição Pereira de Sousa2
Maria Rosivalda da Silva Pereira3
Suênia Oliveira Mendes4
Universidade Federal do Maranhão
Av. dos Portugueses, s/n, Campus do Bacanga
650085-580 – São Luís-MA, Brasil

RESUMO: Gerenciamento de coleções para bibliotecas digitais. Reflete-se nesse

trabalho acerca das etapas do processo de formação de coleções em bibliotecas
digitais a partir da literatura de formação de coleções em bibliotecas tradicionais e
de sua adaptação para o ambiente digital.
PALAVRAS-CHAVE: Biblioteca Digital. Formação de Coleções

1 INTRODUÇÃO

Existem, no Brasil, até julho de 2006, 949.086 domínios registrados.

Desses, 915.613 configuram-se como sendo de entidades, 2.423 de
universidades, 3.156 de pessoas físicas e 27.894 de profissionais liberais.
(REGISTRO.BR, 2006). Esses números refletem o quão fácil tem-se tornado a
criação de páginas web, e consequentemente, o aumento desordenado das
informações disponíveis. Desse modo, essa quantidade de dados se generaliza e
requer, portanto, um planejamento que possibilite potencializar o seu uso em
rede. Surge, a partir de então, a necessidade do desenvolvimento da Biblioteca
Digital (BD).

1
Diretora do Núcleo Integrado de Bibliotecas, Universidade Federal do Maranhão, dbibrai@ufma.br

2
Bibliotecária, Núcleo Integrado de Bibliotecas, UFMA, comutbc@ufma.br

3
Bibliotecária, Núcleo Integrado de Bibliotecas, UFMA, bibliotecaccet@ufma.br

4
Bibliotecária, Núcleo Integrado de Bibliotecas, UFMA, bibliotecaenfermagem@ufma.br

1
 Um dos fatores a direcionar a construção de Bibliotecas Digitais é a
definição da sua tipologia, que por sua vez determinará a clientela, a sua missão
bem como os seus objetivos. Poder-se-ia dizer ainda que tal definição resultaria
no planejamento dessa construção, pois o usuário, tanto na biblioteca física
quanto na virtual continua sendo a diretriz balizadora do conteúdo, dos serviços e
dos produtos existentes aos quais suprirão melhor as suas necessidades
informacionais.

Para a formação do repositório informacional das BDs, faz-se uma

adaptação dos critérios de gerenciamento de coleções já analisados nas unidades
de informação tradicionais, tais como seleção, aquisição e avaliação.

Este trabalho pretende discutir questões relacionadas ao gerenciamento e

à formação de coleções em bibliotecas digitais, baseadas em análise documental
e à luz do que a literatura dispõe para as bibliotecas tradicionais.

2 GERENCIAMENTO DA COLEÇÃO EM BIBLIOTECAS DIGITAIS

Ao tratar de bibliotecas virtuais, Gomes (2005, p. 67) comenta que os

aspectos de
[...] tema, missão do serviço, que deve refletir a missão da entidade
responsável pela sua criação, o público-alvo, a arquitetura e os recursos
a serem incluídos; as ferramentas de busca e as palavras-chave a serem
empregadas na pesquisa de informação; as estratégias a serem
utilizadas na busca; as normas para coleta, descrição e indexação das
informações; a definição dos serviços a serem oferecidos, bem como dos
mecanismos de comunicação a serem disponibilizados

podem ser estendidos também às bibliotecas digitais.

Desse modo, o paradigma de gerenciamento de coleções está baseado

não na quantidade de itens disponíveis, mas na variedade de opções de que a
biblioteca pode dispor – tal como pontos de acesso, links referenciais etc,
tornando o modelo do ter e acessar algo real e possível, o que potencializa a
essas bibliotecas atenderem às demandas informacionais. Assim, enfatiza-se o

2
processo de gerenciamento de coleções em bibliotecas digitais, na perspectiva da
qualidade da coleção e no valor da informação.

Em bibliotecas ditas tradicionais, a formação e o desenvolvimento de

coleções – que atualmente denomina-se gerenciamento de coleções - significa
essencialmente adquirir material pertinente ao perfil da biblioteca para torná-lo
disponível ao alcance do usuário a que ela se destina, sempre baseado em
estudos metodologicamente constituídos para identificação da necessidade atual
de informação e tentando antever as tendências informacionais da instituição, de
forma a acompanhar esse perfil previamente definido (ANTELMAN;
LANGENBERG, 1993).

Isso era algo relativamente fácil em bibliotecas, uma vez que se tinha o
contato imediato com o usuário, se interagia com ele e assim, tornava-se possível
identificar com mais facilidade tanto as necessidades atuais como as tendências
informacionais que ele poderia seguir.

No entanto, as mudanças para esse paradigma acompanham o surgimento

das BDs. Não se tem mais o usuário fisicamente presente, a pesquisa mediada, a
interação; o usuário torna-se alguém desconhecido, e por assim não conhecê-lo,
por muitas vezes ignora-se a sua necessidade real de informação como também,
as suas tendências de informação, os seus projetos de pesquisa, etc. Nessa
perspectiva, indaga-se: como se formará ou se gerenciará uma coleção para
alguém que não se sabe o que vai fazer com a informação? As bibliotecas digitais
servem a quem? Qual o seu público alvo?

Sobre tal assunto, Marchionini (2000 apud CHAVES, 2002, p.14) diz que as
bibliotecas digitais
[...] servem comunidades de pessoas e são criadas e mantidas por e
para essas pessoas. As pessoas e as informações de que as bibliotecas
digitais precisam são centrais para todas as bibliotecas, digitais ou não.
Todos os esforços no projeto, implementação e avaliação destas devem
ser consolidados nas necessidades de informações, características e
contextos das pessoas que usarão ou poderão usar essas bibliotecas.

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 Essa reflexão permite questionar sobre quem é o usuário de biblioteca
digital, em relação ao desenvolvimento de um acervo específico. Indaga-se
também: quem é o usuário numa comunidade potencialmente virtual que se forma
ciberneticamente em torno destas bibliotecas?

Nesse sentido é que se utilizam os estudos de usuários para a identificação

das necessidades e do uso da informação por grupos de indivíduos e pelo
mercado, obtendo-se um olhar interno e externo do contexto criado. Isso deve ser
feito através da combinação de estratégias e instrumentos com perspectivas
quali-quantitativas, dentre as quais podem ser citadas as técnicas estatísticas, de
opinião, de monitoramento tecnológico, obtidas por meio de controle de acesso,
que agora se apresentam eletronicamente e via Internet, como apontadores,
contadores, senhas, cadastros, browsers.

Dentro desse contexto, convém ressaltar que ainda se abre uma nova
perspectiva de simultaneidade para o usuário, no ciclo informacional: nas
categorias de usuário-autor, aquele que deseja e disponibiliza a sua produção
intelectual na biblioteca digital; e de usuário final, considerado aquele que acessa
e usa os conteúdos.

No planejamento e construção de uma BD devem ser observados os

seguintes elementos (HARTER apud LUCAS, 2004): a) qualidade:
estabelecimento e controle de atualização, acuidade e integridade das fontes de
informação; b) autoria: integridade intelectual dos dados; c) organização:
provimento ao acesso intelectual dos recursos informacionais; d) mutabilidade:
reconhecimento das diferentes versões de mesmo recurso informacional; e)
preservação: encaminhamento de aspectos relativos aos recursos transitórios; f)
autoridade: preservação do conceito de autoridade; g) legalidade: observação da
legislação do direito autoral; h) política de acesso: limite ao acesso a alguns
recursos informacionais para algumas categorias de usuários; i) serviços: lista de
serviços oferecidos; j) integração: parceria/comunicação da biblioteca digital com
a tradicional (descrição do processo, em caso positivo); l) bibliotecários: existência

4
de profissionais bibliotecários (descrição das atividades em caso positivo); m)
usuários: definição de categorias de usuários.

Com a definição dos elementos assinalados anteriormente, o próximo

passo é de pronta necessidade se delinear a política de seleção e aquisição que,
de modo regimental, norteará os procedimentos e rotinas, assegurando a
uniformidade e a coesão institucional mesmo sendo de uma BD.

Nas bibliotecas tradicionais, a etapa de seleção propõe-se a determinar

quais conteúdos irão compor as coleções de determinada biblioteca, levando-se
em consideração os recursos financeiros existentes, as diversidades de suportes
e formatos, as necessidades e os interesses informacionais a serem atendidos.
Essa ação se reveste predominante da atitude de tomada de decisão, de modo
socializado, a fim de evitar privilégios, preconceitos e redundância, dirigindo-se a
determinados interesses em detrimento dos objetivos e metas previamente
instituídos.

No que tange ao conteúdo das coleções das BDs, a sua análise deve se
ater às características intrínsecas do documento, tal como se o conteúdo é ou não
superficial, de acordo com a missão e objetivos traçados; sua relevância no
cenário científico; adequação do idioma aos usuários; características tecnológicas
exigidas para leitura dos documentos, o custo com a implantação e a manutenção
dessa tecnologia; a diplomática do documento; e a perenidade da informação
(RONDINELLE, 2002; VERGUEIRO, 1995).

Na visão de Weitzel (2004) e de Tomael et al. (2004), esse conjunto de

itens significa perceber as credenciais, a filiação, a qualificação do responsável
intelectual, atualidade e obsolescência, pois na Internet, de um modo geral, o fator
atualização é relativo, face as constantes manipulações dos dados e a falta de
clareza das datas de inserção, atualização e criação dos dados, como também a
precisão e a veracidade do conteúdo disponibilizado.

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 Weitzel (2004) complementa ainda, que em se tratando de seleção de
documentos eletrônicos, devem-se observar os seguintes critérios: autoridade,
atualidade, cobertura/conteúdo, objetividade, precisão, acesso, aparência e
características especiais. Esses critérios já são descritos na literatura sobre
desenvolvimento de coleções em bibliotecas tradicionais, e se atém, basicamente,
ao documento propriamente dito (VERGUEIRO, 1996).

No entanto, como bem lembra Weitzel (2004), trata-se apenas de uma

transferência de suporte, e não de objetivos. Assim, além dessas características
podem ser acrescentados os fatores subjetivos, que levam alguém a escolher
entre esse ou outro documento de conteúdo similar. Essas características
somente um documento eletrônico pode proporcionar: rápida localização do
conteúdo que se busca dentro do documento, conforto ao usar o documento,
facilidades de copiar/colar, interação entre os diversos softwares, ajuda para
utilização os recursos disponíveis, interatividade usuário/documento dentre
outras.

Face a isso, deve-se abrir um parêntese para comentários sobre a

arquitetura deste gênero de biblioteca, que acima de tudo é um elo para outras
fontes de informação, ressaltando a importância do acesso, o layout e a
apresentação cuja análise semântica do conteúdo apresenta-se por meio de
metáforas de identificação e associação dos ícones; aplicação de técnicas
biblioteconômicas; múltiplas opções de busca; utilização de metalinguagem; e
outros fatores que garantam a qualidade das BDs. (ESCÁRCEGA, 1999; REYES
et al., 2001; WINDOWS, 1995 apud PARIZOTTO, 1997). Ainda nesse aspecto,
destaca-se a possibilidade de comunicação dos usuários com os gestores
recomendando conteúdos e links e contribuindo para o desenvolvimento da BD,
através de e-mail, chats entre outros.

Um outro fator positivo é que ao se referir às BDs, alguns desses aspectos

tornam-se garantidos no momento de sua criação, pois nesse tipo de repositório,
existe um esforço institucionalizado e sistematizado para garantir a qualidade de
seus conteúdos, bem como a existência de equipes de especialistas

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multidisciplinares e de coordenação, existência de filtros e peer-review e o mérito
da organização e do editor responsável. Além disso, a gênese das BDs, em sua
maioria, se dá pelo desejo e necessidade de controle bibliográfico, preservação e
universalização dos conteúdos.

Com relação à aquisição, esta é uma etapa da ação, de execução do que

foi determinado pela política de seleção, ou seja, uma etapa administrativa,
visando a localização e a obtenção dos itens através de compra, permuta e
doação, de modo individualizado ou consorciado, como ocorre nas bibliotecas
tradicionais.

Contudo, no processo de compra, é preciso atentar que a obtenção desses

conteúdos dependerá da negociação de royalties, de restrições e pagamentos
dos direitos autorais diretamente com o autor ou editor responsável pela
publicação do documento, e permitir a cópia livre, mediante o pagamento de
taxas, de partes dos documentos, seguindo a legalidade dos direitos autorais. A
autenticidade, a integridade dos objetos, a segurança de dados e a permissão de
uso oferecido pelo fornecedor assegurados de forma contratual, também são
fatores de peso para a decisão de compra. Sobre permuta e doação, tem-se a
possibilidade de transferência de direitos acerca do documento eletrônico, desde
que permitido pela legislação vigente.

A volatilidade que o documento eletrônico oferece, é, ao mesmo tempo um

de seus pontos de fascinação e de preocupação no momento de adquirir o item. É
importante assegurar que o conteúdo adquirido para compor a coleção não será
aleatoriamente modificado, e que serão proporcionados aos usuários daquela
biblioteca detentora da coleção, mecanismos que os possibilitem acessar as
atualizações que se fizerem disponíveis.

Uma outra etapa de relevância é a avaliação, que se configura como a

verificação sistemática de quanto e como o desenvolvimento de coleção está
sendo eficiente e satisfatório com relação ao previsto. Isso possibilita rever o

7
processo e intervir se necessário. Ressalta-se que o processo avaliativo, além de
incidir sobre as rotinas e procedimentos adotados, deverá voltar-se para as
coleções e sua utilização de acordo com interesses previamente definidos no
estudo de usuário.

Devido a sua importância, a etapa da avaliação deve se manifestar do

princípio ao fim do processo de gerenciamento de coleções, devendo ser feita
com base em dados concretos de uso e pertinência dos conteúdos, os quais são
obtidos mediante utilização de métodos cientificamente elaborados que
possibilitem mensurar os aspectos relacionados à aquisição e captura,
armazenagem, recuperação e uso dos conteúdos.

No campo das BDs, têm-se adotado os estudos informétricos com

abordagem híbrida, incluindo os aspectos quali-quantitativos, como a Bibliometria,
Cienciometria, Informetria e, mais recentemente, a Webometria evidenciada no
ambiente da Internet. Segundo Vanti (2002, p.156), em sua explanação conceitual
sobre a medição do conhecimento, a Webometria é a “[...] aplicação de métodos
informétricos à World Wide Web”, que pode medir, por exemplo, a quantidade de
vezes que o site foi visitado e qual o material acessado. É possível ainda definir, a
partir de questionários de refinamento de perfil o tipo de usuário que usa a
informação ali disponibilizada.

Entretanto, entre os procedimentos de avaliação adotados, os de

usabilidade e estudo do comportamento de busca informacional são os mais
destacados atualmente, tanto para os profissionais da Ciência da Computação
quanto para os da Ciência da Informação. Ao avaliar a usabilidade, é que se
permite conhecer a interação entre o usuário e o sistema, que por sua vez,
analisa o tempo gasto nas atividades predeterminadas e os caminhos percorridos
nos sítios, compreendendo os objetivos do usuário e traçando meios que facilitará
a realização de tais exercícios. Já o comportamento de busca informacional
envolve fatores como: motivação, contexto e a própria individualidade do usuário
(BOHMERWALD, 2005).

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 Após a avaliação, por mais segura que tenha sido a seleção e por mais
completa que seja a coleção, os interesses mudam, o desbastamento é inevitável.
Essa ação possibilitará um desenvolvimento de coleção ordenado, permitindo
detectar o momento em que determinados documentos devem ser mantidos e/ou
retirados do acervo ativo, seja para o remanejamento, seja para recuperação ou
para descarte definitivo, como assevera Vergueiro (1989, p.74).

De modo geral, o que não se pode esquecer quando da formação de

coleções para bibliotecas digitais, são os padrões, pois, como lembra Balas
(2002, p. 40), os softwares e hardwares continuam se desenvolvendo
rapidamente e correm-se riscos de, em pouco tempo, o conteúdo, hoje
digitalmente arquivado, não ser mais acessível.

Isso é decorrente do ciclo de vida dos sistemas de informação como retrata

Laudon, K. e Laudon, J. (1996 apud ROSINI; PALMISANO, 2003), que possuem
três fases: criação, evolução e decadência. A primeira fase é onde o sistema é
desenvolvido, os subsistemas serão estabelecidos e testados, conforme os
objetivos traçados. A segunda é quando o sistema está em constante
manutenção com intuito de adaptar-se às necessidades do meio que o envolve.
Na última fase, essas necessidades são tão díspares, as requeridas pelo setor,
que o sistema entra em obsolescência, pois não suporta mais as alterações,
consequentemente entra em decadência. Os responsáveis pelos sistemas devem
retardar esse momento para que possam preparar-se e planejar um novo sistema
com novas tecnologias atendendo as novas necessidades que aceitem a
transferência de informações do anterior.

3 CONCLUSÃO

Muitas são as questões em torno do tema de coleções em bibliotecas

digitais. Algumas delas até preocupantes, como a questão dos padrões de
software e hardware e de copyright, uma vez que uma rede digital pode
ultrapassar fronteiras. No entanto, o foco do desenvolvimento de qualquer acervo

9
é o usuário e em torno dele, os esforços devem ser concentrados, no sentido de
busca de conteúdos para alimentar a necessidade informacional que ele tem.

Nesse sentido, propõe-se um acompanhamento mais constante do usuário,

dos conteúdos de bibliotecas digitais através de sistemas especialistas que
permitam identificar imediatamente a mudança de interesses da comunidade,
dada a especificidade dos conteúdos e a agilidade do referido suporte distribuído
em rede, que torna a informação imediata e perecível mais rapidamente. Por
conseguinte, a ampliação de interesses do usuário também se torna rápida,
fazendo com que ele mude ou amplie seus interesses com a mesma agilidade.

Assim, um bom gerenciamento de coleções em bibliotecas digitais viabiliza

a padronização de ações e atividades disponíveis em rede, possuindo conteúdos
confiáveis, atualizados e acesso assegurado, permitindo a inclusão de serviços
como referência online, acesso, assessoria/orientação nas ferramentas e formas
de busca, entre outras, bem como incorporando novos recursos de informação:
texto digitados (artigos não publicados em revistas impressas), listas de
discussão, diários virtuais, arquivos de imagem/som e demais artefatos
disponíveis na Internet, que possam interessar os usuários (LUCAS, 2004).

Por fim, seja qual for o formato (digital ou tradicional), não se pode
desvincular os serviços de bibliotecas do usuário que irá utilizar tais serviços da
missão a que se propõe a biblioteca. Afinal, a biblioteca digital continua com seu
papel de dirimir as incertezas por meio de seu principal produto/serviço: a
informação, principalmente no momento em que se ver o surgimento diário de
blogs de notícias, homepages, comunidades virtuais e de uma infinidade de
espaços com informação pronta para ser encontrada e conseqüentemente,
consumida. Então, surge a biblioteca digital como saída para esse labirinto
informacional emergido com a WEB.

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COLLECTIONS MANAGEMENT IN DIGITAL LIBRARIES

ABSTRACT: Collections management in digital libraries. It is reflected in this

work about the stages of the process of collections development in digital libraries,
from the literature applied in traditional libraries and its adaptation for the digital
environment.
KEYWORDS: Digital Library. Collections Devellopment.

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