ANLISIS PERT.

Tambin con Project podemos programar proyectos donde las tareas tienen una gran incertidumbre por ser tareas desconocidas en sus duraciones, debido a no han sido repetitivas y responden a proyectos de gran incertidumbre, como son los proyectos llamados I+D Investigacin y Desarrollo o I+D+I Investigacin Cientfica, Desarrollo e Innovacin, como son por ejemplo los proyectos cientficos de cualquier ndole en cualquier campo de la ciencia, o en la exploracin espacial, donde no se tiene certeza del final del proyecto, debido a no se tiene seguridad de la duracin de las tareas porque no se tienen estadsticas ni rendimientos de trabajo al ejecutarlas. Tambin en proyectos que aunque se conozcan sus duraciones, se les da gran incertidumbre por falta de definiciones o decisiones, tal es el caso de indecisiones por ejemplo de una tarea donde se va importar una maquinaria o equipo, que se fabrica en distintos pases del mundo, pero como no se conocen las ventajas comparativas detalladamente, pudiera programarse un anteproyecto de un cronograma tentativo, donde la tarea de importacin podr tener unas duraciones optimista, esperada y pesimista. En este caso el mtodo de programacin utilizado para calcular una duracin promedia es el mtodo PERT (Program Evaluation and Revieu Techinique) que todas las versiones de Project a partir de la 98 lo incluyen como una herramienta dentro de sus Barras de herramientas, denominada Anlisis PERT. Veamos cmo puede aplicarse el Anlisis PERT en el ejercicio que estamos desarrollando del Viaje al exterior: Supongamos que antes de conocer la fecha de la cita a la embajada del pas de destino cumpliendo la tarea CONSEGUIR PERMISO DE INGRESO programamos tentativamente el proyecto. Nos informan que siendo optimistas la tarea demora 20 das (Do), pero siendo realistas una duracin esperada es de 80 das (De) y siendo pesimistas la duracin es de 320 das (Dp). Para calcular la duracin veamos primero el uso del Anlisis PERT en Project el cual tiene su fundamento matemtico de probabilidades.
ADVERTENCIA EN CUANTO A LOS DATOS DE LAS DURACIONES OPTIMISTAS, ESPERADAS Y PESIMISTAS. As como no es lgico asignar duraciones con incertidumbre donde se establecen duraciones estimadas De muy lejanas de la duracin optimista Do y muy cercanas a la duracin pesimista Dp, como por ejemplo que para ir a Marte pueden demorarse 10, 25 o 26 aos, tampoco pueden darse duraciones estimadas cuyo valor es muy cercano a la duracin optimista y muy distante de la duracin pesimista, por ejemplo que para descubrir la cura contra el Sida puede ser en 1 , 2 o 20 aos, siempre habr algn tiempo de dispersin en los extremos de la curva que sera la representacin grfica de un muestreo de posibilidades lgicas y no absurdas, as mismo sern las desviaciones tpicas o pesos Pert.

USO DEL Anlisis PERT

El mtodo PERT (Program Evaluation and Reviu Technique) se usa como una de las variantes del Mtodo de la Ruta Crtica CPM cuando en un proyecto hay actividades cuya duracin es muy incierta y se desea conocer cul es la probabilidad de su duracin media (Dm), partiendo de una duracin optimista (Do), otra duracin esperada(De) y otra duracin pesimista(Dp). Lo anterior puede suceder porque los procesos son nuevos y no tienen datos histricos de duraciones, como los proyectos de exploracin espacial, investigacin cientfica, o se corren riesgos durante el desarrollo de la actividad, o simplemente se presentan opciones de decisin para una tarea especfica, con duraciones diferentes. Tal es el caso que pude suceder con la fabricacin de una maquinaria por parte de varios proveedores, que al momento de programar la tarea de consecucin de la maquinaria, an no se ha decidido a quien de los proveedores se le va asignar la fabricacin, pero se desea conocer la duracin media (Dm) ms probable de la tarea de consecucin de la maquinaria. Para ese tipo de proyectos el Project se le ha incorporado la barra de herramientas denominada Anlisis PERT, la cual se presenta dentro de las barras de herramientas del men Ver. Al activarla, sus botones, tienen las caractersticas bsicas que se ven en la siguiente ilustracin de la versin 98, pero que poco cambian en las dems versiones ms actualizadas: (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Hoja de entrada de PERT Establecer pesos PERT Formulario de entrada de PERT Calcular PERT Gantt PESIMISTA Gantt ESPERADO Gantt OPTIMISTA

(7) (6) (5) (4) (3) (2) (1)

ADVERTENCIA PARA EL USO DEL ANLISIS PERT SOLO EN VERSIN 98. En la versin de Project 98, se debe tener la precaucin de calcular primero las tareas con incertidumbre, antes de anotar las duraciones con certidumbre. Lo anterior es debido a que programando proyectos con la versin 98, si se anotan primero las duraciones con certidumbre, al hacer el Anlisis PERT se borran las duraciones de esas tareas ya definidas y se cambian a cero (0 tiempo), dejndolas como tareas hitos con esa duracin. Las dems versiones a partir de la 2000 es indiferente iniciar al anlisis PERT antes o despus de haber anotado las dems duraciones, pues el error fue corregido.

Con el botn (1) se abre la Hoja de Entrada de PERT donde se describen todas las tareas anotadas en la tabla de entrada del diagrama de Gantt. Recuerde que si trabaja en versin 98 no deben estar definidas las duraciones de las tareas con certidumbre, debiendo hacer primero el clculo del Anlisis Pert de la (s) tarea (s) que por su incertidumbre se les a signado duracin (es) optimista(s) (Do), esperada(s) (De), y pesimista(s) (Dp), si son varias las tareas o subtareas que tienen incertidumbre y se requiere conocer la duracin media (Dm) de ellas teniendo igual peso, tema que se explicar ms adelante. Nota: La informacin individual de los datos de las duraciones con incertidumbre de cada tarea, tambin se pueden anotar seleccionando el botn (3) Formulario de entrada del PERT seleccionando en la tabla de entrada cada tarea que tenga incertidumbre. Con el botn (2), una vez seleccionada la tarea que tiene incertidumbre, abre el cuadro de dialogo Establecer pesos PERT (ver ilustracin al final de esta pgina) donde se anota los pesos correspondientes de los tres datos de duracin Optimista (Do), Estimada (De) y Pesimista (Dp), respecto al valor de dispersin de esos datos con relacin al valor promedio de la duracin Esperada (De), los cuales deben sumar entre los tres seis (6). Los datos nos facilitan imaginar la tendencia o la forma de la curva de probabilidad que configurara el histograma de frecuencias al hacer un muestreo estadstico de duraciones posibles para una tarea.
Nota: En estadstica los pesos PERT corresponden a los valores de la desviacin tpica, que tratan de medir que tan dispersos estn los datos de las duraciones optimista (Do) y pesimista (Dp), con respecto al valor promedio representativo de la duracin estimada (De)

Los pesos deben sumar seis 6, valores que corresponden al denominador de la siguiente frmula que corresponde a una distribucin normal de datos, donde los pesos son los coeficientes de los datos de las duraciones Do, De y Dp del numerador (1, 4 y 1), como se aprecia en la curva ilustrada al lado del cuadro de dilogo de los pesos. 1xDo + 4x De+ 1xDp Duracin media=Dm = 6 La formula anterior con los pesos 1, 4, 1 corresponde a una curva normal como se demuestra en el siguiente ejemplo: Las duraciones para el ejemplo que se viene analizado con una distribucin normal son: optimista de 25 das (Do), esperado de 50 das (De) y pesimista de 75 das (Dp). El anlisis PERT corresponde a una curva normal porque la dispersin de los datos con respecto a la duracin media Dm de 50 das es de 25 das, a ambos lados de la curva y el resultado de la duracin media (Dm) es igual a la moda en estadstica. Aplicando la frmula Duracin media = Dm = 50d = Botn (2) 1 x 25d + 4 x 50d + 1 x 75d 6

NOTA: En Project los pasos PERT de las duraciones Optimista (Do), Esperada (De) y Pesimista (Dp), corresponden al GRADO DE DISPERSIN de los datos de duraciones Do y Dp con relacin a la De, o sea la desviacin tpica de cada lado de la curva de distribucin que configuren. En la frmula del clculo de la duracin media Dm, los pesos son los coeficientes 1, 4, 1 corresponden a una curva de distribucin normal de datos. En este ejercicio hay igual grado de dispersin de 25 das en ambos lados de la curva, por lo tanto reemplazando los valores en la frmula, los coeficientes 1, 4 y 1 son los pesos de una distribucin normal. Ver curva inferior:
CURVA DE DISTRIBUCIN NORMAL DE DATOS

Dm = Moda = 50 das

Do=25d De=50d

Dp=75d

Po = 1

Pe = 4

Pp = 1

Pp =GRADO DE DISPERSIN DERECHA = Dp De = 75d -50d = 25d Po =GRADO DE DISPERSIN IZQUIERDA = De Do = 50d 25d = 25d CALCULO DE LOS PESOS de la duracin optimista (Po) y de la duracin pesimista (Pp): Los valores de dispersin derecha e izquierda se dividen por el mximo comn divisor para reducir su valor, para el ejemplo es 25 de donde: El peso de la duracin optimista (Po) es 25/25 = 1 y el peso de la duracin pesimista (Pp) es 25/25 =1 PESO de la duracin estimada (Pe): Si 6 = Po+Pe+Pp; de donde Pe = 6 Po Pp; de done Pe=6 1 - 1= 4
ADVERTENCIA AL CALCULAR VARIAS TAREAS CON INCERTIDUMBRE. Si son varias las tareas con incertidumbre para el Anlisis PERT, el software solo admite una opcin de desviaciones tpicas, Pesos PERT, para todas las tareas con incertidumbre que se presenten, no se puede calcular diferentes duraciones medias, con diferentes pesos simultneamente. Por lo cual, se sugiere hacer al anlisis PERT individualmente y anotar las duraciones medias Dm calculadas en algn sitio para anotarlos luego en la columna de duraciones definitivas, porque el clculo con diferentes pesos modifica las que han sido calculadas. Una vez terminado todo el proceso individual de Anlisis PERT, se anotan definitivamente en la columna de Duracin las duraciones medias encontradas en la Tabla de entrada. Ver otra opcin al final.

CLCULO MANUAL DE LA DURACIN MEDIA DE LA TAREA CONSEGUIR PERMISO DE INGRESO. Aplicando la frmula manual de duracin media (Dm) para el ejercicio que venimos desarrollando del Viaje al exterior los datos de la tarea son: Duracin optimista (Do) = 20 das, Duracin esperada (De) = 80 das y Duracin pesimista (Dp) = 320 das La curva que conforma los datos es aproximadamente la siguiente donde la duracin media Dm es 230 dias como se demuestra manualmente y con el uso del Anlisis PERT. Dm = 230 das :

Do=20das De=80das Po = 1 Pe=1

Dp=320das Pp = 4

Pp = DISPERSIN DERECHA = Dp De = 320d - 80d = 240d Po = DISPERSIN IZQUIERDA = De Do = 80d 20d = 60d CALCULO DE LOS PESOS PERT (Po y Pe): Los valores de dispersin se dividen por el mximo comn divisor (m.c.d.) para reducir su valor (aunque no de un nmero entero), para el ejemplo el m.c.d. es 60 de donde: El peso optimista (Po) es 60/60=1 y el peso pesimista (Pp) es 240/60 = 4 PESO de la duracin estimada (Pe): 6 = Po+Pe+Pp; de donde: Pe = 6 Po Pp; de donde Pe =6-1-4=1 Duracin media = Dm = 230 das = 1380d/6 = 1 x 20d + 1 x 80d + 4 x 320d 6

NOTA: El Anlisis PERT solo admite los valores de los pesos PERT en nmeros enteros, si los valores de los pesos arrojan valores decimales cuando se dividen por el m.c.d. y no da un nmero entero, aunque sumen seis (6), hay que aproximar los datos de los pesos a nmeros enteros por exceso o por defecto y anotarlos en el cuadro de dilogo del botn (2) Establecer pesos PERT en cada campo correspondiente Po, Pe, y Pp.

El botn (3) Hoja de entrada de PERT hace la misma funcin del botn (1) Formato de entrada de PERT, sin necesidad de presentar la Hoja de entrada de PERT, que presenta alguna inconsistencia por lo general al abrirla, pero individualmente en cada tarea u subtarea con incertidumbre, seleccionndola con el puntero y anotando en cada caso las duraciones cambiantes. El botn (4) activa el clculo de la duracin media (Dm), una vez se tengan cumplidos los pasos con los botones Hoja de entrada de PERT (1), o Formato de entrada de Pert (3) y (2).

CLCULO DE LA DURACIN MEDIA (Dm) CON EL ANLISIS PERT EN PROJECT: Retome el archivo RCRIT6 98, 2000, ETC. (Para emagister.com sugiero hacer un ejemplo donde se describa la tarea usando cualquier versin de Project, si me es fcil adjuntar el ejemplo aqu mencionado) Supongamos que antes de conocer la fecha de la cita a la embajada del pas de destino nos informan que la tarea CONSEGUIR PERMISO DE INGRESO siendo optimistas, la tarea demora 20 das (Do), pero siendo realistas una duracin esperada es de 80 das (De) y siendo pesimistas la duracin es de 320 das (Dp). Efectu los pasos descritos hasta ahora usando el Anlisis PERT y guarde el archivo con el nombre RCRITPET 1. El ejercicio usando el Anlisis PERT con Project y el ejercicio manual del clculo de duracin media (Dm) dan el mismo resultado de 230 das. Es de anotar que para el clculo con el Anlisis PERT, los pesos se calculan igualmente en la forma que se hizo en el clculo manual de la duracin media Dm y que en seguida se repite: Pp = DISPERSIN DERECHA = Dp De = 320d - 80d = 240d Po = DISPERSIN IZQUIERDA = De Do = 80d 20d = 60d CALCULO DE LOS PESOS PERT (Po y Pe): Los valores de dispersin se dividen por el mximo comn divisor para minimizar su valor para que el cuadro de dialogo Establecer pesos Pert los acepte, para el ejemplo el m.c.d. es 60 de donde: El peso optimista (Po) es 60/60=1 y el peso pesimista Pp es 240/60 = 4 PESO de la duracin estimada (Pe): 6 = Po+Pe+Pp; de donde: Pe = 6 Po Pp; de done Pe =6-1-4=1 De donde: Po = 1, Pe = 1 y Pp = 4 , datos que se deben anotar en el cuadro de dilogo Establecer pesos PERT antes de activar el botn (4) Calcular PERT que dar el mismo resultado de Dm = 230 das
NOTA: La diferencia es notoria, pero no extrema, entre los dos clculos en forma manual y el Anlisis PERT cuando hay que redondear los pesos calculados a nmeros enteros, usando el procedimiento del anlisis PERT. Lo anterior, es debido a que Project no admite decimales para los pesos, se recomienda redondearlos por exceso o defecto, para el anlisis PERT y su suma debe ser igual seis (6). En este ejercicio no hubo necesidad de redondear datos y los clculos de la Dm (230 das) son iguales.

Botones (5), (6) y (7) muestran los diagramas de Gantt optimista, esperado y pesimista correspondientes, combinados con las tablas que independientemente presentan los tres casos: optimista, esperado y pesimista con las duraciones correspondientes. ADVERTENCIAS IMPORTANTES: 1. Recuerde volver a la vista Diagrama de Gantt, combinada con la Tabla de entrada, que se consiguen por el men Ver, o la flecha de Deshacer, al presentar por los botones correspondientes los grficos de Gantt Pesimista (5), (6) Esperado y (7) Pesimista, o si ha

activado el botn (1) la Hoja de entrada de PERT, si la uso para entrar las duraciones Optimista, Esperada y Pesimista en las tareas seleccionadas. 2. Si hay varias tareas con incertidumbre puede anotar las duracin optimistas, esperadas y pesimistas activando el botn uno (1) Hoja de entrada de Pert, con una salvedad y es que deben tener los mismos pesos o desviacin tpica. Si los pesos son diferentes, debe calcular la duracin media de cada tarea, y una vez se hace el clculo se debe poner en ceros las duraciones Optimista, Esperada y Pesimista de la tarea correspondiente y continuar con cada una de las restantes haciendo ese proceso, porque el Project hace el clculo para todas las tareas con incertidumbre con los pesos Pert que se calculen cada vez, y para anular el clculo se deben llevar a cero las duraciones con incertidumbre que hayan sido calculados las duraciones medias de cada una de las tareas usando la Hoja de entrada de PERT, botn (1), o el Formulario de entrada de PERT, botn (3) .