Planificacin de actividades secuenciales

Profesor: Ociel Cofr Carvajal Universidad de Valparaso

En esta etapa, se planean y programan las actividades mencionadas anteriormente Se debe hacer notar que no es necesario que toda una serie de actividades secuenciales llegue a su trmino para que otras sean programadas

Evaluacin por etapas

Cada una de las acciones que surja de los diagnsticos y conlleve a la proposicin de proyectos especficos, deber ser objeto de un seguimiento estricto, elaborando para ello los formatos de evaluacin, registro de avance y estadsticas tanto de los proyectos, como de los consumos energticos

Formato para la evaluacin de avance de proyecto

Fecha: Proyecto N Actividad N 1 2 3 4 1 2 3 1 2 3 4 5 . Costo Total de la actividad ($) Departamento o rea: Costo de la actividad (%) Costo actual (%) % Avance Observaciones

% avance proyecto N1 % del costo estimado del proyecto N1 % avance proyecto N2 % del costo estimado del proyecto N2 % avance proyecto N3 % del costo estimado del proyecto N3

Esta es una de las actividades en las que se debe tener mayor cuidado pues de ella depende que el programa tenga continuidad y por lo tanto xito Este tipo de evaluacin permite identificar reas problemticas a fin de concentrar esfuerzos en ellas Contribuyen a dar un seguimiento cercano al avance y la efectividad de las acciones emprendidas, y determinar si los programas especficos dan los resultados esperados

Supervisin de actividades

Sirve para llevar un control sobre los avances del programa, detectar los problemas que eventualmente puedan provocar un retraso y tener la informacin adecuada para prever y poder programar actividades futuras

Integracin de programas de apoyo

Esta actividad es eventual y depende del nmero y dificultad de las actividades programadas La integracin de grupos de apoyo depende del tamao de la empresa Evaluacin de ingeniera tcnico econmica, supervisin

El control de la gestin energtica

La coordinacin del programa para el uso racional de la energa opera bajo condiciones que varan continuamente Se requiere una revisin constante de la totalidad del programa, adems de una nueva valoracin peridica de sus partes respecto a la contribucin que cada una de ellas presta

La incertidumbre con que se enfrenta la coordinacin del programa suele provenir de variaciones circunstanciales que se sustraen al control directo de la empresa (nuevas disposiciones oficiales, cambios en las polticas energticas, disminucin o aumento de la demanda)

Al considerar la planificacin y control de un programa de este tipo, no hay que olvidar que se trata de manejar una situacin dinmica Antes de adoptar cualquier plan o decisin, hay que recurrir a la mejor informacin de que se disponga en el momento Independientemente, al ser un proceso dinmico y continuo, surge nueva informacin, parte de la cul tal vez invalide decisiones adoptadas poco tiempo antes

Se requiere amplia flexibilidad en el sistema de planificacin y control, para adaptarse a las frecuentes modificaciones que se producen, sin desmembrar el plan de trabajo No significa que no puedan implantarse sistemas formales de control, sino que lo dinmico del proyecto exige un grado mayor de atencin que otras actividades

En cualquier administracin se debe valorar cada uno de los proyectos a travs de un cierto nmero de factores, antes de tomar una decisin Para la A.E. se recurre a un sistema de planificacin y control para la gestin diaria de su programa, se debe centrar la atencin entonces en los siguientes elementos:

a)Definicin del proyecto b)Planificacin de la cartera de proyectos c) Planificacin del proyecto d)Informacin y tcnicas de control e)Gestin de los recursos

Definicin del Proyecto

Cada uno de los problemas energticos tiene una o varias soluciones y las caractersticas principales de estas pueden expresarse en funcin de cuatro variables interrelacionadas: Dimensiones del problema Costo de la solucin Exigencias tcnicas de rendimiento Tiempo

As mismo, la mayor parte de las soluciones se pueden ofrecer bajo diversas formas diferencindolas por su rendimiento, costo y periodo de instauracin Existe un nmero infinito de alternativas que pueden ser consideradas
Costo

A B C

Dimensin del problema

B A

Dimensin del problema

Tiempo de instauracin

Rendimiento

A B C
Costo

Es posible que este mtodo resulte prctico conceptualmente, pero no sea muy til a la hora de definir el objetivo del proyecto para el problema en cuestin Sin embargo, es necesario formarse una opinin respecto a la interrelacin probable de la magnitud de los problemas respecto a las soluciones que se planteen, y as seleccionar el seguimiento ms prometedor desde el punto de vista tcnico y econmico

Es importante tener especial cuidado en la valoracin del rendimiento tcnico que requiere o exija el problema en estudio; pues es posible que el entusiasmo por alcanzar un alto rendimiento lleve a perseguir objetivos exagerados que no tienen su base en una valoracin realista de lo que realmente exige el problema

Un rendimiento tcnico excesivamente bueno, aumente casi inevitablemente los costos tanto en investigacin y desarrollo como de instalacin y adems prolonga el periodo de instauracin, con lo que disminuye la rentabilidad del proyecto

A medida que el proyecto avanza, mejora la informacin obtenida y se puede reducir la incertidumbre hasta que coincida casi exactamente con las exigencias previstas (diagnsticos preliminares) y cuyas necesidades hayan sido identificadas con mayor precisin durante el desarrollo del proyecto De esta forma la Definicin del Proyecto va circunscribindose cada vez ms exactamente a la solucin al problema planteado

Proceso Dinmico, nivelacin de un problema objetivo con la definicin del proyecto

Acontecimiento clave
C pr ost oy o ec de to l

Problema objetivo

Lmite de rendimiento Duracin del proyecto

Redefinicin del problema objetivo

Planificacin de la cartera de proyectos

La cartera de proyectos de la coordinacin del URE estar compuesta por un conjunto de proyectos grandes y pequeos Requieren asignacin de recursos La cartera es una continua variacin tanto en nmero como en recursos requeridos La coordinacin no debe planificar y avocarse al cumplimiento del problema luego

La planificacin y replanificacin deben ser continuas Sin embargo, la cartera debe tener una cierta configuracin y estabilidad para que el programa transcurra, en lo posible, sin altibajos

Existe una serie de parmetros que permite definir la cartera de proyectos: Nmero Dimensin Importancia Prioridad

Para la seleccin, adems de considerar los factores relacionados con beneficios y riesgos que conlleva cada uno, debe considerarse como primer acercamiento el presupuesto total de la coordinacin para el periodo establecido

Una cartera constituida principalmente por grandes proyectos es ms riesgosa que una constituida por un gran nmero de proyectos pequeos

Planificacin del proyecto

Tiene como finalidad marcar las etapas de desarrollo, el periodo de ejecucin y con ello estimar los costos de cada tarea y los recursos necesarios Durante la fase inicial del proyecto se requiere una planificacin flexible La finalidad principal de una plan es llevar un control eficaz del proyecto Una desviacin con respecto al plan constituye una seal para actuar

Admitir en principio una planificacin flexible no significa que se le de poca importancia a las estimaciones Entre mayor precisin se tenga en las estimaciones el plan tendr mayor realismo y mejorar su control

Ciclo de Planificacin y Control

Planes realistas Desviaciones mnimas del plan

Buenas estimaciones

Control ms eficaz

Fiabilidad del sistema de planificacin y control