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Excel XP

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Table of Contents
Gerenciando dados ..............................................................................................................................................1 Classificao............................................................................................................................................2 Filtragem..................................................................................................................................................4 Formulrios..............................................................................................................................................7 Subtotais ...................................................................................................................................................9 Validao de dados................................................................................................................................12

Gerenciando dados
xx Neste captulo veremos como gerenciar volumes grandes de informao classificando, filtrando, resumindo e analisando dados. Vamos exemplificar o gerenciamento de dados com os dados da planilha seguinte:

Figura 1 Planilha Preos de automveis

Gerenciando dados

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Classificao
No Excel no preciso se preocupar com a ordem que digitamos listas de dados. O Excel tem a ferramenta de classificao para nos ajudar. Vamos classificar a planilha Preos de automveis da seguinte maneira: vamos organizar os carros por marca e por preo, comeando pelo carro mais caro de cada marca. Faa assim: 1. 2. Selecione o intervalo de dados dos preos (A3:D20). No menu Dados clique em Classificar... Surgir a caixa de dilogo Classificar.

3. No campo Classificar por selecione a coluna Marca e ordem crescente. Deste modo o Excel vai reorganizar as linhas para que os carros da mesma marca fiquem juntos. 4. No campo Em seguida por selecione a coluna Preo e ordem decrescente. Deste modo, depois de organizar por marca o Excel vai organizar pelo preo, comeando pelo maior. 5. Clique em OK.

Classificao

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Figura 2 Caixa de dilogo Classificar

Classificao

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Figura 3 Planilha Preos de automveis classificada

Filtragem
A ferramenta de filtragem boa para selecionar dados numa lista grande. Filtrar exibir dados que atendem uma certa condio e ocultar os demais. Vamos filtrar a planilha Preos de automveis da seguinte maneira: Vamos exibir apenas as linhas dos carros da categoria Sedan. Faa assim:

Filtragem

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1.

Selecione o intervalo de dados (A3:D20)

2. No menu Dados clique em Filtrar e em AutoFiltro. Surgiro botes ao lado de cada ttulo de coluna. 3. Clique no boto do ttulo Categoria e selecione a opo Sedan.

Pronto o Excel exibir apenas as linhas dos carros Sedan.

Figura 4 Planilha Preos de automveis filtrada Para exibir as linhas ocultas pela filtragem clique no menu Dados, em Filtrar e na opo Mostrar tudo. Vamos fazer mais uma filtragem de modo diferente. Vamos exibir apenas os carros que custam menos de R$ 20.000,00. Faa assim: 1. Clique no boto da coluna Preo.

2. Escolha a opo Personalizar... Surgir a caixa de dilogo Personalizar AutoFiltro.

Filtragem

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3. No primeiro campo selecione menor do que e no segundo campo digite 20.000,00 4. Clique em OK.

Figura 5 Caixa de dilogo Personalizar AutoFiltro

Filtragem

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Figura 6 Planilha Preos de automveis filtrada por preo Para remover um filtro clique em Dados, em Filtrar... e desmarque a opo AutoFiltro.

Formulrios
Os textos da primeira linha da tabela so usados como rtulo dos campos do formulrio. Quando temos dados para digitar em listas grandes, podemos recorrer ajuda dos formulrios do Excel. Digitar dados num formulrio muitas vezes mais prtico que digitlos diretamente na lista.

Formulrios

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Antes de trabalhar com formulrios vamos entender os termos usados. Um formulrio uma caixa de dilogo com vrios campos. Cada campo representa uma coluna da lista. O conjunto de todos os dados de uma linha da tabela compe um registro. Agora vamos exemplificar. 1. 2. 3. Clique em alguma clula da lista de preos da planilha Preos de automveis. No menu Dados clique em Formulrio. Surgir um formulrio na tela. Para incluir um registro no formulrio clique em Novo.

4. Digite os dados nos campos do formulrio. Para passar de um campo a outro use a tecla TAB. No final da digitao tecle ENTER. Os registros novos sero includos no final da lista. 5. Depois de digitar os novos registros clique em Fechar.

Formulrios

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Figura 7 Formulrio

Subtotais
O comando subtotais permite obter vrias informaes de uma lista de dados. Vamos partir da planilha Preos de automveis. Com o comando subtotais podemos obter informaes como as seguintes: Saber quantos carros de cada marca esto na tabela. Saber o preo mdio dos carros de cada categoria.

Subtotais

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Saber o preo mximo dos carros de cada marca. Saber o preo mnimo dos carros em cada categoria.

Vamos usar os subtotais para saber qual o preo mdio dos carros em cada categoria. Faa assim: 1. Selecione os dados da tabela e classifiquea primeiro por categoria e depois por preo decrescente. Caso no se lembre como fazer isso volte atrs no item Classificao desta apostila. 2. 3. 4. 5. No menu Dados escolha Subtotais... Surgir a caixa de dilogo Subtotais No campo A cada alterao em escolha Categoria. No campo Usar funo escolha mdia. Clique em OK.

Pronto. O Excel cria os subtotais para ns.

Subtotais

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Figura 8 Planilha Preos de automveis com subtotais Para cancelar a exibio de subtotais clique no menu Dados e no comando Subtotais. Na caixa de dilogo, clique no boto Remover todos.

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Validao de dados
A validao um mecanismo que permite controlar a digitao de dados. Podemos definir que alguns valores no sero aceitos numa clula. Vamos a um exemplo: Uma empresa atacadista de equipamentos de Informtica tira seus pedidos de compra no Excel. No pedido de compra h uma tabela com as seguintes colunas: Quantidade, produto, preo unitrio e preo total. Vamos criar uma validao de dados nas clulas da quantidade. Queremos que sejam aceitos apenas nmeros inteiros maiores que 3. Isso porque 3 o pedido mnimo aceito pela empresa e inteiros porque no d para cortar os equipamentos e vender em pedacinhos.

Figura 9 Planilha Pedido de compra Para criar uma validao de dados faa assim: 1. 2. Selecione as clulas do item quantidade (A4:A7). No menu Dados escolha Validao... Surgir a caixa de dilogo Validao de

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dados. 3. 4. 5. 6. 3. No campo Permitir escolha Nmero inteiro. No campo Dados escolha maior do que. No campo mnimo digite 3. Na guia Mensagem de entrada digite o ttulo Quantidade e a mensagem Mnimo

7. Na guia Alerta de erro digite o ttulo Quantidade e a mensagem A quantidade mnima 03. 8. Clique em OK.

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Figura 10 Caixa de dilogo validao de dados Pronto. O Excel no aceitar qualquer valor na coluna das quantidades. Quando o usurio selecionar uma clula receber uma mensagem de entrada. Se o usurio tentar digitar um valor invlido ser avisado por uma caixa de alerta.

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Figura 11 Mensagem de entrada

Figura 12 Alerta de validao Para remover uma validao, primeiro selecione as clulas. Em seguida clique no menu Dados e escolha Validao... Na caixa de dilogo clique no boto Limpar tudo.

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