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MCMLXIII

Gerencia de proyectos

Sesión 1/5

Eddie Morris
emorris@esan.edu.pe
Anexo 2316

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 El ambiente competitivo
actual

„ Globalización
„ Cambio tecnológico
„ Orientación al cliente
„ Orientación a procesos
„ Innovación constante
„ Anticipación

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 ¿Qué es un proyecto?
„ Es un proceso temporal
„ Su resultado es un producto o servicio único
„ Tiene un inicio y un fin
„ Constituido por un conjunto de actividades interrelacionadas que se
desarrollan por una sola vez, que constituyen una inversión para el
negocio
„ Tiene objetivos, alcances y productos entregables específicos y un
programa y presupuesto definidos

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Clases de Proyectos

z Construir una planta ó un edificio

z Diseñar un nuevo tipo de vehiculo
z Cambio en la organización
z Desarrolla un nuevo producto o servicio
z Desarrollar un software
z Rediseñar é implementar un proceso de negocio
z Otros

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 Qué es Gerencia de
Proyectos?

„ La aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas

a las actividades de un proyecto a fin de cumplir con las
expectativas de un proyecto.
„ La Gerencia de proyectos se logra mediante la integración de
procesos tales como: Inicio, planificación, ejecución, control, y
cierre.
Tomado de: A Guide to the Project Management
Body
®
of Knowledge (PMBOK Guide)

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 La triple restricción

„ Restricciones usadas en gerencia

de proyectos
„ Tiempo, Costo, Alcance
„ Deben balancearse para el éxito del

o
mp

Co
proyecto

st
Tie

o
„ Si una restricción cambia, cambiar
las otras

Alcance

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 OBJETIVOS DE UN PROYECTO

QUE TENGA LA CALIDAD REQUERIDA

DEBE SATISFACER LAS NECESIDADES POR LAS QUE FUE EMPRENDIDO

QUE TENGA EL ALCANCE ADECUADO

DEBE INCLUIR TODO EL TRABAJO PARA COMPLETAR EL PROYECTO

QUE SE EJECUTE CON EL COSTO PRESUPUESTADO

DEBE COMPLETARSE EL PROYECTO CON EL COSTO ESTABLECIDO

QUE SE EJECUTE EN EL TIEMPO ESTABLECIDO

DEBE COMPLETARSE DENTRO DEL LAPSO DE TIEMPO COMPROMETIDO

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Gerencia de proyectos

ƒ Un proyecto es una empresa dentro de

la empresa
ƒ Tiene un “Gerente General”
ƒ Se planifica
ƒ Tiene una estructura organizacional
ƒ Se administran recursos
ƒ Tiene un presupuesto
ƒ Somos responsables de la utilidad ó
pérdida

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Grupos de procesos en los proyectos

Procesos de Procesos de
Inicio Planificación

Procesos de
Ejecución
Procesos de
Control

Procesos de
Cierre
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 Gerencia de proyectos
AREAS DEL CONOCIMIENTO REQUERIDAS

MANEJO DEL MANEJO DE MANEJO DEL MANEJO DEL

ALCANCE LA CALIDAD TIEMPO COSTO

MANEJO DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
SATISFACCIÓN DE LOS “STAKEHOLDERS”

MANEJO DE
MANEJO DE LA MANEJO DE LAS MANEJO DEL
LOS RECURSOS
COMUNICACIÓN ADQUISICIONES RIESGO
HUMANOS

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 Factores Críticos de Éxito (FCE) de un
proyecto

Aquellos aspectos, tareas, cosas que deben ir bien en

un proyecto para que el proceso termine bien y cumpla
con sus objetivos

Ejemplos:

z Apoyo de la Dirección
z Aineación estratégica
z Uso de metodologías
z Presupuesto bien definido
z Definición del proceso
z Herramientas

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Administración del Cambio para
que sea exitoso

„ Establecer una necesidad para cambiar

„ Crear una visión
„ participación
„ Generar logros de corto plazo
„ Comunicación
„ Compromiso de la alta dirección
„ Participación
„ Motivación
„ Reforzamiento
„ Capacitacion
„ Liderazgo

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 Caracteristicas del lider

„ Rasgos de Personalidad
„ Capacidades Intelectuales
„ Aptitudes y Actitudes

• La Visión • Ascendencia
• Proactividad • Responsabilidad
• Coraje y Valor • Sociabilidad
• Comunicación • Originalidad
• Identificar Oportunidades • Relaciones Personales
• Energía • Vigor

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 Creación de un ambiente para
proyectos

™ Empresas orientadas a proyectos

™ Enfasis estratégico en proyectos
™ Apoyo de la alta dirección
™ Integración de equipo del proyecto
™ Organización para la administración por
proyectos
™ Sistema de información para la
administración de proyectos
™ Selección y formación de gerentes de
proyectos
™ Innovación y creación de iniciativas para
la administración de proyectos
™ Estándares de administración de
proyectos

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 El Planeamiento
Estratégico Empresarial y los proyectos

¿Adónde
¿Adónde
vamos?
vamos?
¿Dónde 1. Visión
¿Dónde 2. Misíon
estamos?
estamos?
os ? 3. Objetivos
v am
mo
¿C ó

8. Iniciativas Estrategicas
4. Problemas
5. Factores Críticos de Exito 9. Proyectos
6. FODA
7. Fuerzas Competitivas

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 Priorización de Proyectos
Considerar

„ Contribución de los proyectos al cumplimiento de la estrategia

empresarial
„ Precedencias
„ Impacto en el entorno y en la organización
„ Evaluación financiera de proyectos
„ No es matemática
„ La alta dirección puede modificarla

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Características de la organización
orientada a proyectos

ƒ Gran independencia y autoridad del

director del proyecto
ƒ Alta disponibilidad de recursos
ƒ Control del presupuesto del proyecto
ƒ Dedicación tiempo completo del director
del proyecto
ƒ Ambiente propio
ƒ Personal administrativo propio

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Destrezas para la gerencia de proyectos

DESTREZAS EN
RELACIONES
HUMANAS

DESTREZAS DESTREZAS
GERENCIALES TECNICAS

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 Gestion de relaciones interpersonales

™ Comunicación efectiva
™ Liderazgo
™ Motivación
™ Negociación
™ Solución de conflictos
™ Solucionador de problemas
™ Influencia en la organización

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 Gerencia de Proyectos de TI

Gerencia de
proyectos

Asignación
Planificación Organización Dirección Control
de Personal

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 Planeamiento de Proyectos
Programa para llevar a cabo
las acciones
• Elaborar estrategias
• Preparar un presupuesto.
• Preparar plan del proyecto.
• Objetivos, metas
• Factores críticos de éxito
• Definición de actividades
• Diagramas Gantt y Pert
• Análisis de riesgos
• Evaluación financiera
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 Organización del Proyecto
Diseño de una estructura organizacional formal de tareas y las
relaciones de autoridad entre ellas. Para proyectos existen diversas
formas organizacionales

¿Quién es el
Lider del
proyecto
líder?
¿Quién es el
Gerente del Gerente del ¿Cuáles son los
proyecto? Proyecto roles?

Usuarios
Especialistas

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Dirección de Proyectos
¾ Supervisión/Orientación
¾ Solucionar conflictos
¾ Coordinar actividades
¾ Capacitar al personal
¾ Facilitar las comunicaciones
¾ Motivar al personal
¾ Medir productividad
¾ Administrar los cambios
¾ Aplicar feedback
¾ Gerencia de Multiproyectos
¾ Evaluación Post-proyecto

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 Control de Proyectos
Actividades que aseguren que las operaciones actuales se
ejecutan de acuerdo a lo previsto. Mide el cumplimiento de planes
y estándares.

Sistema de Monitoreo e
Informes.
„ Avance de proyectos
„ Aspectos contractuales
120%
1200 „ Control presupuestal
1000 998
100% 100%

800 798
878
908
„ Informes de uso de tiempo.
80%
688
75% 673 Cost os Presupuest ado

60%
67%

50% 50%
%Avance Periodo Ant erior
%Avance Periodo Act ual
600

433
563
613 Cost o Real
Cost o Acumulado Presupuest ado a la f echa
Cost o Acumulado Real a la f echa „ Resumen Gerencial
400
50% 50%

„ Actas de reuniones
50% 283
40%

200
223
178
118
25%
20%
0

„ Balanced Scorecard
Act ividad Act ividad Act ividad Act ividad Act ividad Act ividad Act ividad Act ividad Act ividad Act ividad Act ividad Act ividad Act ividad
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13

Costo presupuestado vs Real

0%
0%

% avance acumulado por actividad

Act ividad macro 1 Act ividad macro 2 Act ividad macro 3 Act ividad macro 4 Act ividad macro 5

A c t i v i dade s

„ Otros

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 Stakeholders de un proyecto

ƒ Tiene un interés en el resultado de un

proyecto, que contribuye con recursos, ó
está directamente involucrada en él

ƒ Ejemplos:
ƒ Gerencia General
ƒ Patrocinador
ƒ Gerentes funcionales
ƒ Gerente del proyecto
ƒ El cliente
ƒ Miembros del equipo del proyecto
ƒ Usuarios

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 Sistemas de organización

„ Organizaciones que ejecutan proyectos para otros

z Constructoras
z Consulltoras

„ Organizaciones que han adoptado la dirección por

proyectos

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 OFICINA DE PROYECTOS

„ Estructura organizacional que asiste a la Gerencia de Proyectos y a la

empresa en el logro de los objetivos de negocio, tecnológicos y financieros
proporcionando soporte en la iniciación, planeación, ejecución, control y cierre
de los proyectos.

„ En resumen la Oficina de Proyectos actua como un Mega-Gestor de

Relaciones entre las necesidades del negocio y las áreas de TI, proveedores
de servicio y outsourcers.

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Grupos de procesos de la Dirección
de proyectos

Procesos de Procesos de
Inicio Planificación

Procesos de
Ejecución
Procesos de
Control

Procesos de
Cierre
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 Procesos de Dirección de Proyectos
El ciclo PHVA

„ Planear,Hacer,Verificar,Actuar (PHVA)
„ Planear: Establecer un objetivo para
mejoramiento y planes de acción
„ Hacer : Implementar el plan,prueba en
ambiente controlado
„ Verificar: Analizar resultados
„ Actuar : Si es positivo estandarizar,sino
repetir el ciclo

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Areas de conocimiento

„ Gerencia de integración del

proyecto
„ Gerencia del Alcance del proyecto
„ Gerencia del tiempo
„ Gerencia del costo
„ Gerencia de la Calidad del proyecto
„ Gerencia del RRHH del proyecto
„ Gerencia de las comunicaciones
„ Gerencia del Riesgo
„ Gerencia de la Logística del
proyecto

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 Gerencia de proyectos
AREAS DEL CONOCIMIENTO REQUERIDAS

MANEJO DEL MANEJO DE MANEJO DEL MANEJO DEL

ALCANCE LA CALIDAD TIEMPO COSTO

MANEJO DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
SATISFACCIÓN DE LOS “STAKEHOLDERS”

MANEJO DE
MANEJO DE LA MANEJO DE LAS MANEJO DEL
LOS RECURSOS
COMUNICACIÓN ADQUISICIONES RIESGO
HUMANOS

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 Procesos de Inicio

Procesos de Inicio Al proceso

de
Alcances
5.1
Planificación
Proceso de
Inicio

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 Proceso de Inicio

Input Procesos Output

“La iniciación es el proceso
1. Descripción del Producto 1. Charter del Proyecto
de reconocer formalmente
2. Plan estratégico 2. Director de proyecto
que un proyecto nuevo existe
3. Criterio de selección del Identificado / Asignado
o que un proyecto debe
proyecto 3. Restricciones
continuar a su siguiente
4. Información histórica 4. Supuestos
fase”

Herramientas y
Técnicas

1. Métodos de Selección de
proyectos
2. Juicio experto

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 Procesos de Planificación
Principales Procesos
Alcances Tiempos Tiempos Tiempos A los
5.2 5.4 6.2 6.4 procesos
Definición de Secuenciamiento Desarrollo del
Planificación de
de Actividades Cronograma
de
Alcances Actividades
Ejecución
Tiempos
6.3
De los Estimación de
duración de
procesos Alcances Costos Actividades
de 5.3 5.5 Costos
Iniciación Definición de Planificación de Costos 7.3
Alcances Recursos 7.2 Asignación de
Estimación de costos
costos

De los Riesgos Integración

procesos 11.1 4.1
Planificación de Desarrollo del
de plan del proyecto
riesgos
Control
Procesos Facilitadores
Calidad RRHH RRHH Procura Procura
8.1 9.1 9.2 12.1 12.2
Planificación de Planificación de Adquisición de Planificación de Planificación de
la Calidad la Organización Personal la procura los pedidos de ofertas
Comunicaciones Riesgos Riesgos Riesgos Riesgos
10.1 11.2 11.3 11.4 11.5
Planificación de Identificación de Análisis cualitativo Análisis cuantitativo Planificación de
las comunicaciones Riesgos de Riesgos de Riesgos © ESAN. Todos los
Respuestas a Riesgos
derechos reservados
 Procesos de Ejecución
Proceso Principal
De los
Integración A los
4.2
procesos Ejecución del procesos
de Plan del Pro yecto de
Planificación Control

De los Procesos Facilitadores

procesos
de Comunicación RRHH Calidad
Control 10.2 9.3 8.2
Distribución de Desarrollo del Asegura mien to
Información Equ ipo de la Ca lidad

Procura Procura Procura

12.3 12.4 12.5
Ped ido d e Sele cción de Administraci ón
Coti zaciones Proveed ores de Contr atos
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 Procesos de Control
Procesos de Control

Comunicación Integración
10.3 4.3
De los Reporte de Control Integral de A los
procesos Performance Cambios procesos
de de
Ejecución Planificación

Procesos Facilitadores
Alcances Alcances Tiempos
5.5
5.4 6.5
Control d e
Veri ficación de Control d el
cambios en el
Alcances
alcance
Cronogra ma A los
procesos
de
Costos Calidad Riesgo Cierre
7.4 11.6
8.3
Control d e Monitoreo y
Control d e
control d e
Costos Calidad
Riesgos
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 Procesos de Cierre

Procesos de Cierre
De los procesos
de Control Procura Comunicaciones
12.6 10.4
Cierre Cierre
Contractual Administrativo

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 Actividades de la Gestión del Proyecto

Inicio Planificación Ejecución Control Cierre

1-(1).- Presentación de la 2-(1).- Planificación de 20-(9).- Control de
Alcances propuesta y Plan de alcances propuestos cambios en los alcances
Trabajo General (WBS) propuestos
3-(2).- Definición de los 14-(5).- Auditorias de
21-(6).- Acciones
Calidad estándares a utilizar Calidad en el servicio
correctivas
durante el proyecto prestado
4-(3).- Gestión de los 22-(5).- Monitoreo y
Riesgos
riesgos del proyecto control de riesgos
5-(4).- Planificación del 15-(3).- Capacitaciones al
equipo de trabajo equipo del proyecto 23-(4).- Control de
RRHH
6-(5).- Adquisición de 16-(6).- Capacitaciones a desempeño del personal
personal los usuarios finales
24-(2).-Informe de avances
del proyecto
7-(6).- Planificación de las 17-(4).- Entregables por 29-(1).- Informe Final del
Comunicaciones 25-(3).- Reuniones con el
comunicaciones cada etapa del proyecto Proyecto
equipo de trabajo del
proyecto
8-(7).- Planificación de la
logística necesaria para 18-(2).- Adquisiciones de
Logística 30-(2).- Cierre contractual
asegurar la ejecución del bienes y/o servicios
proyecto
9-(8).- Planificación de los
recursos
Costos 26-(8).- Control de Costos
10-(9).- Estimado y
Presupuesto de Costos
11-(10).- Definición de
Actividades a desarrollar
Tiempos durante el proyecto 27-(1).- Control del Gantt
12-(11).- Elaboración del
Gantt del proyecto
13-(12).- Desarrollo del
19-(1).- Ejecución del plan 28-(7).- Control integral de
Integración Plan del Proyecto
del proyecto cambios
Detallado
 Trabajo proxima clase
1. Seleccione un proyecto
2. Elabore un documento de definición del proyecto :
ƒ Justificación del proyecto
ƒ Objetivos:Generales y especificos
ƒ Definición del alcance
ƒ Funciones principales
ƒ Factores Críticos de Éxito
ƒ Evaluación del riesgo
ƒ Gantt /Pert del proyecto
ƒ Recursos requeridos
ƒ Organización
ƒ Evaluación financiera
ƒ Restricciones del proyecto
ƒ Criterios de aceptación
ƒ Conclusiones y recomendaciones

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