Dokumentasi Sistem
Quick Reference
2009
DAFTAR ISI
1 LINGKUNGAN APLIKASI ................................................................................................. 1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 3 KEBUTUHAN HARDWARE DAN SOFTWARE ..................................................................................1 REGIONAL SETTING ............................................................................................................1 TATA CARA MELIHAT REGIONAL SETTING .................................................................................1 TATA CARA MENGUBAH REGIONAL SETTING...............................................................................2
KETERANGAN TOOLBAR ................................................................................................. 3 PETUNJUK OPERASI SINGKAT ....................................................................................... 4 3.1 3.2 3.3 3.4 TAHUN AJARAN..................................................................................................................4 TAHAPAN ENTRI DATA .........................................................................................................4 IDENTITAS SEKOLAH ...........................................................................................................5 ENTRI REFERENSI...............................................................................................................5
3.4.1 3.4.2
3.5 4
Daftar Tabel Referensi Terisi Data .............................................................................5 Daftar Tabel Referensi Belum Terisi Data ...................................................................6
ENTRI DATA PERIODIKAL .............................................................................................. 7 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 REFERENSI PERIODIKAL TAHUNAN...........................................................................................7 PENERIMAAN SISWA BARU ....................................................................................................7 PENENTUAN KELAS DAN NIS .................................................................................................8 REFERENSI PERIODIKAL SEMESTERAN ......................................................................................8 PERPINDAHAN SISWA ..........................................................................................................8 PERILAKU SISWA ................................................................................................................9 KERINGANAN DAN PEMBAYARAN SISWA ....................................................................................9 PENILAIAN HARIAN SISWA ....................................................................................................9 AKHIR PERIODE SEMESTER ...................................................................................................9 AKHIR PERIODE TAHUNAN ....................................................................................................9 PENUTUPAN TAHUN ANGARAN ..............................................................................................10
5 6
Quick Reference
1 Lingkungan Aplikasi
1.1 Kebutuhan Hardware dan Software
PAS dapat dijalankan dengan kebutuhan spesifikasi minimum sebagai berikut : Processor : Intel Pentium I Harddisk : 2 GB RAM : 128 MB Operating System : Windows 98 CD Rom Drive
Quick Reference
Hal. 1
Setelah menu tersebut dijalankan, maka akan muncul window untuk Control Panel. Kliklah dua kali pada icon Regional Options pada Window 2000 atau Regional and Language Options pada Window XP.
Yang perlu diperhatikan disini hanya dua tab yaitu Numbers dan Date, untuk menyesuaikan dengan pengaturan pada bagian 1.1. Pada tab Numbers, akan terlihat pilihan untuk pengaturan Decimal Symbol, Digit Grouping Symbol dan List Separator, ubahlah sesuai dengan ketentuan pada bagian 1.1.
Quick Reference
Hal. 2
Pengaturan Regional yang terakhir yaitu Short Date Format untuk M/d/yyyy dapat di lihat pada tab Date. Ubahlah sesuai dengan pengaturan pada bagian 1.1.
2 Keterangan Toolbar
1. Shell, icon , berfungsi untuk menampilkan menu aplikasi PAS. , berfungsi untuk menyembunyikan menu pada aplikasi PAS. , berfungsi untuk menampilkan window pemilihan Tahun Ajaran. , berfungsi untuk menampilkan window pemilihan Periode 2. Minimize Shell, icon 3. Tahun Ajaran, icon Pembelajaran. 5. Export LNS, icon Standard. 6. Exit Application, icon 7. Print, icon excel. 8. Print Preview, icon dicetak. 9. Add, icon 10. Insert, icon 11. Delete, icon 12. Save, icon
Quick Reference
untuk mengeksport data pada modul aplikasi yang sedang berjalan menjadi Laporan Non , berfungsi untuk keluar dari aplikasi PAS.
, berfungsi untuk mencetak data ke printer atau ke file dengan format , berfungsi untuk melihat tampilan dari suatu form yang akan
, berfungsi untuk menambah data pada akhir posisi record. , berfungsi untuk menambah data pada akhir / tengah posisi record , berfungsi untuk menghapus data pada record yang aktif. , berfungsi untuk menyimpan data ke dalam database.
Hal. 3
13. First, icon sebelumnya. 15. Next, icon sesudahnya. 16. Last, icon 17. Query, icon 18. Sort, icon 19. Filter, icon
, berfungsi untuk memindahkan posisi record ke awal posisi. , berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi ke record
, berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi ke record , berfungsi untuk memindahkan posisi record ke akhir posisi. , berfungsi untuk menampilkan data berdasarkan kriteria yang diinginkan. , berfungsi untuk mengurutkan data sesuai dengan kolom yang dipilih. , berfungsi untuk menyaring data sesuai dengan fungsi yang diinginkan.
Quick Reference
Hal. 4
siswa dan siswa Diisi dengan data-data SMA asal dan/atau tujuan siswa ketika pindah sekolah PEKERJAAN ORANG TUA Diisi dengan data-data Jenis Pekerjaan Orang Tua Siswa MATA PELAJARAN MUATAN Mata Pelajaran yang diajarkan dengan LOKAL status Mata Pelajaran Muatan Lokal MATA PELAJARAN MUATAN Mata Pelajaran Muatan Lokal pada tiap-tap LOKAL PER PROGRAM Program Pengajaran PENGAJARAN KURIKULUM MUATAN LOKAL Mata Pelajaran Muatan Lokal JENIS TAGIHAN PENILAIAN Jenis Tagihan Penilaian BENTUK INSTRUMEN Bentuk Instrumen Penilaian PENILAIAN SUMBER BAHAN DAN ALAT Sumber Bahan dan Alat NILAI AFEKTIF Diisi degan data-data Nilai Afektif yang akan diberikan kepada Siswa EKSTRAKURIKULER Diisi degan data-data Kegiatan Ekstrakurikuler yang dapat diikuti oleh siswa MATA ANGGARAN Diisi dengan data-data Mata Anggaran yang digunakan oleh sekolah JENIS PEMBAYARAN SISWA Diisi dengan data-data Pembayaan yang akan dilakukan oleh Siswa seperti Pembayaran BP3 SEKOLAH SETINGKAT
1.2.3.2 1.2.3.5 1.2.4.1 1.2.4.2 1.2.4.3 1.2.4.4.1 1.2.4.4.2 1.2.4.4.3 1.2.4.4.4 1.2.4.4.5 1.2.6.1 1.2.6.2
Quick Reference
Hal. 6
Apabila terdapat Pegawai yang tidak aktif (karena pensiun atau pindah), maka penonaktifan pegawai dapat dilakukan pada 3.2.3 untuk Guru dan 3.2.4 untuk Tenaga Administrasi.
AGENDA KEGIATAN BELAJAR Diisi dengan data-data Kalender Akademik MENGAJAR PROGRAM PENGAJARAN PER Program Pengajaran pada setiap tingkat 1.3.1.2 TINGKAT KELAS kelas yang dibuka pada tahun ajaran tertentu 1.3.1.3 IURAN SEKOLAH Jumlah Pembayaran untuk siswa yang berada Tingkat Kelas. Entri data untuk Pembayaran siswa didapat dari hasil POMG setiap tahunnya. 1.3.1.4 PENENTUAN KKM Penentuan Nilai Standar Ketuntasan Belajar Minimal untuk setiap Mata Pelajaran pada tingkatan Kelas tertentu ROMBEL Rombongan Belajar Siswa 1.3.1.5 Setelah menetapkan Referensi Periodikal, langkah selanjutnya adalah melaksanakan Penerimaan Siswa Baru, bagi sekolah yang menyelenggarakan Penerimaan Siswa Baru secara mandiri. Apabila Penerimaan Siswa Baru dikelola secara bersama-sama, maka Subsistem 04 PAS - Penerimaan Siswa Baru tidak perlu dijalankan.
Untuk Sekolah yang tidak menyelenggarakan Penerimaan Siswa Baru secara mandiri, maka Siswa Baru dapat dientrikan pada Subsistem 05 PAS - Administrasi Siswa dan Alumni menu Data Awal Siswa Baru (5.1.1). Menu Data Awal Siswa Baru juga dapat digunakan untuk melengkapi data siswa yang berasal dari Penerimaan Siswa Baru. Pada saat akan mengentri data siswa, harap diingat bahwa tanggal siswa diterima di sekolah akan secara otomatis menempatkan Siswa pada tahun ajaran tertentu. Aplikasi PAS menerapkan tanggal 1 Juli sebagai tanggal awal Tahun Ajaran Baru.
Siswa yang Cuti, Pindah dan Putus Sekolah dapat dicatatkan pada Subsistem 05 PAS - Administrasi Siswa dan Alumni Menu Data Siswa (5.1.2) di tab Data Cuti(5.1.2.i), Data Pindah Sekolah (5.1.2.j) dan Data Putus sekolah (5.1.2.k).
Quick Reference
Hal. 9
5 Impor Data
Untuk langkah-langkah dalam melakukan import data dapat di lihat lebih lengkap dalam Manual Operasional 09 Manual Import. Berikut beberapa petunjuk yang harus di perhatikan dalam melakukan Import. 1. Import data harus dilakukan oleh Administrator. 2. File import haruslah disimpan dalam format .csv. 3. Setiap kolom yang berwarna pink wajib diisi, sedangkan untuk yang berwarna putih tidak. 4. Baris pertama pada kolom menerangkan tentang nama field, dan baris kedua menerangkan tentang tipe data dari field.
5. Tipe data CHAR dan VARCHAR dapat diisi dengan karakter sebanyak nilai yang terdapat dalam tanda kurung. Misalnya VARCHAR(12) berarti kolom tersebut dapat diisi maksimum sebanyak 12 karakter. 6. Tipe data TINYINT diisi angka dengan nilai antara -128 sampai dengan 127. 7. Tipe data SMALLINT diisi angka dengan nilai antara -32768 sampai dengan 32767. 8. Tipe data DECIMAL(M,D) diisi angka dengan nilai antara M sampai dengan +M, dimana M adalah angka dengan batas jumlah digit adalah 65. D adalah batas jumlah digit koma yang dapat diberikan. Misalnya, DECIMAL(8,2) berarti kolom tersebut dapat diisi dengan bilangan apapun antara -99999999,99 sampai dengan +99999999,99. 9. Untuk kolom seperti gambar dibawah ini, data yang harus di isi yaitu kode dari nilai yang di inginkan. Misalnya, untuk mengisi kolom kd_gol_darah yang di isi bukanlah A, B atau AB melainkan 1 untuk A, 2 untuk B, dan 3 untuk AB.
Quick Reference
Hal. 10
10. Kolom dengan dua kode huruf haruslah menggunakan format TEXT. 11. Selain pengisian kolom dengan kode dan text, juga akan ditemui beberapa kolom yang dapat diisi dengan menggunakan query langsung ke database. Bentuk kolom ini biasanya bertuliskan data dapat diimpor dari NAMA_KOLOM, dimana NAMA_KOLOM yaitu nama kolom pada database yang berisi nilai untuk kolom yang bersangkutan, seperti contoh gambar berikut.
12. Setelah semua data diisi, hapuslah baris pertama dan kedua, karena tidak diperlukan pada saat mengimpor data. Baris pertama dan kedua hanya digunakan sebagai alat bantu pada saat pengisian data pada kolom. 13. Terakhir, simpanlah file dalam bentuk CSV. Setelah file tersimpan maka siap untuk dilakukan impor data.
Quick Reference
Hal. 11
3. Untuk memulai proses Export Data, klik tombol Start. Akan ada konfirmasi proses
Tunggulah sampai ada pesan informasi bahwa proses export telah selesai
4. Untuk menghentikan proses Export Data, klik tombol Stop. Tombol ini akan aktif apabila proses telah berjalan. 5. Untuk keluar dari modul Export Data, klik pada tombol Keluar.
Quick Reference
Hal. 12