MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES AUDITORA INTERNA

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AUDITORA INTERNA

Revis

Autoriz

MTRO. FLAVIO CARLO NIETO AYALA ADMINISTRADOR DEL PROCESO I NSTITUCIONAL

LIC. ROBERTO LOYO CRDENAS COORDINADOR DEL SGC DE LA SCT

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2. CARTA DE PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO: Dueo del Proceso:

Propsito:

Clientes Internos: Clientes Externos: Proveedores Producto(s) o servicio(s) genera:

que

Requerimientos o expectativas de los clientes del proceso respecto al producto o servicio: Actividad Inicial del proceso: Actividad Final del proceso: Productos: 1. Reporte de las Auditoras Internas Entradas (Requisitos): 1. Programa autorizado 2. Planes de Auditora 3. Informes de Acciones Correctivas derivadas de las no conformidades de auditoras pasadas. Normatividad aplicable al proceso: Variables de control:

AUDITORAS INTERNAS Auditores Internos de la SCT Establecer las actividades a seguir en la programacin, realizacin y reporte de las auditoras internas de todas las Unidades Administrativas Centrales que forman el Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) de la Secretara de Comunicaciones y Transportes (SCT), para determinar si cumple con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO 9001:2000, y si el sistema se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Personal involucrado en el SGC de la SCT Organismos Certificadores del SGC de la SCT Unidades Administrativas Centrales Reporte de Auditora a los diferentes niveles de la organizacin. 1. Oportuno 2. Verdico 3. Eficaz 4. Transparente Programar las auditoras internas al SGC, de todas las reas administrativas centrales. Determinar si el sistema se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Caracterstica del Producto: 1. Oportuno. 2. Veraz 3. Eficaz 4. transparente Caractersticas de las Entradas:

1. Ejecutar las auditoras conforme al programa autorizado. 2. Elaborar los planes conforme al estado que guardan los procesos y la importancia de las actividades a auditar.

Puntos de inspeccin: Metas de desempeo:

Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO 9001:2000 ISO 19011 1. Aceptacin de la No conformidad, por parte del rea auditada. 2. Evidencia objetiva del cumplimiento o no cumplimiento de los requisitos de la norma. 1. Revisar que el SGC de la SCT cumpla con todas las clusulas que incluye la Norma ISO 9001:2000. 1. Llevar a cabo el 100% de las auditoras programadas

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para el SGC de la SCT en todos los niveles y reas, cumpliendo con los requisitos solicitados por la norma ISO 9001:2000. Indicadores de desempeo Nombre del (de los) indicador (es): 1. Porcentaje de auditoras realizadas Unidad de Medida: 1. Porcentaje Anual 2. Eventos Programados 1. 2.- Eficiencia del SGC 2. Promedio Frmula: Calificacin Semestral Periodicidad

AR % AR = *100 AP

%AR: Porcentaje de Auditoras Realizadas AR: Auditoras Realizadas AP: Total de Auditoras Programadas M= Madurez del SGC Calif= Suma de las Calificaciones de los Rubros Auditados RT= Rubro Totales Auditados 1. Auditores Internos de la SCT Planear, Administrar y Controlar las Auditoras Internas de las Unidades Administrativas Centrales de la SCT. 1. Programa anual de auditora (SCT-FI-02-01) 2. Plan de auditora (SCT-FI-02-02) 3. Reporte de auditora (SCT-FI-02-03) 4. Lista de Verificacin (SCT-FI-02-04) 5. Agenda de apertura de auditora interna (SCTFI-02-05) 6. Agenda de cierre de auditora interna (SCT-FI02-06)

M =

Calif
RT

Responsables de obtener informacin: Responsabilidades del Administrador del Procedimiento

Registros de calidad:

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3. PLAN DE CALIDAD (NO APLICA) 4. OBJETIVO Establecer las actividades a seguir en la programacin, planeacin, realizacin y reporte de las auditoras internas de todas las Unidades Administrativas Centrales que en su conjunto forman el SGC de la SCT, para determinar si cumple con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO 9001:2000, y si el sistema se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. 5. ALCANCE Todo el personal de las Unidades Administrativas Centrales involucrado en el SGC de la SCT. 7. RESPONSABILIDADES:

6.1 DEL COORDINADOR DE AUDITORES, JEFE DE AUDITORES Y AUDITORES DESIGNADOS. a) Coordinador de Auditores Elaborar el programa anual de las auditorias internas al SGC de todas las Unidades Administrativas centrales de la SCT y acordarlo con los Jefes de Auditores de las Unidades Administrativas. Enviar el programa acordado, al Representante del SGC de la SCT, para que lo autorice mediante firma autgrafa. Nombrar cuando se requiera al Auditor responsable de realizar los trabajos de la Auditora Interna. Elaborar el plan de la(s) auditora(s) interna(s) (SCT-FI-02-02) correspondiente, con base al estado e importancia de las actividades a auditar, de los procesos involucrados, as como el seguimiento de los resultados de las auditoras anteriores y el criterio de los propios auditores, y enviarlo al Representante del Sistema de nivel que corresponda para la aprobacin de los responsables de las reas auditadas. Definir los criterios de auditora, el alcance, el mtodo y la asignacin de las reas a los auditores, as como aclarar bajo su responsabilidad cualquier duda del auditor y del auditado sobre los criterios de revisin de la documentacin e implantacin del SGC. Elaborar la Lista de Verificacin (SCT-FI-02-04), que van a usar los auditores para realizar la auditora interna al nivel correspondiente. Convocar y explicar a los jefes de auditores, el plan de auditora interna (SCT-FI-02-02), reas asignadas, criterios, alcance y mtodo de la auditora. Realizar la reunin de apertura de la auditora interna al nivel de competencia, con el titular del rea a auditar y los responsables del SGC, conforme a la Agenda de Apertura (SCT-FI-02-05), en la que se comunique el rea a auditar, el plan y el alcance de la auditora, as como el equipo auditor asignado.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES AUDITORA INTERNA b)

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Supervisar que se lleve a cabo en todos los niveles la auditora interna al SGC, de acuerdo al plan de auditora (SCT-FI-02-02) correspondiente. Realizar la junta de cierre con el titular del rea auditada y los responsables del SGC, para dar a conocer el resultado de la auditora interna del nivel de competencia. Realizar la junta de cierre Institucional al sexto da hbil despus de la fecha de apertura de la auditora. Nombrar a los Auditores Lderes que asistirn a las juntas de Revisin por la Direccin de Nivel 2. Jefes de Auditores Elaborar el plan de la(s) auditora(s) interna(s) (SCT-FI-02-02) correspondiente, con base al estado e importancia de las actividades a auditar, de los procesos involucrados, as como el seguimiento de los resultados de las auditoras anteriores y el criterio de los propios auditores, y enviarlo al Representante del Sistema de nivel que corresponda para la aprobacin de los responsables de las reas auditadas. Cumplir con el plan de la auditora. Convocar y explicar a los auditores, el plan de auditora interna (SCT-FI-02-02), reas asignadas, criterios, alcance y mtodo de la auditora. Proporcionar copia del Plan de Auditora (SCT-FI-02-02) a los auditores designados. Realizar la auditora interna al SGC en el nivel de competencia, de acuerdo al plan de auditora (SCT-FI-02-02). Verificar si se implementaron las acciones correctivas y su eficacia. Ser objetivo e imparcial al realizar la auditora interna de los procesos. Documentar las evidencias objetivas de que el proceso auditado cumple con los requerimientos aplicables de la Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO 9001:2000 y del SGC establecido. Aclarar cualquier duda del auditado sobre la auditora. Elaborar el reporte de la auditora interna en el formato Reporte de Auditora (SCT-FI-02-03), sealando si cumple o en su caso indicando las no conformidades encontradas. Entregar el reporte al titular del rea auditada y al Representante de la Direccin del nivel que corresponda. Enviar reporte de la auditora interna en el formato Reporte de Auditora (SCT-FI-02-03), al Coordinador de Auditores o al Representante del SGC de la SCT, segn corresponda. Asistir cuando sean asignados, a las juntas de Revisin por la Direccin del Nivel 2.

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c)

Auditores Designados Cumplir con el plan de la auditora. Realizar la auditora interna al SGC en el nivel de competencia, de acuerdo al plan de auditora (SCT-FI-02-02). Verificar si se implementaron las acciones correctivas y su eficacia. Ser objetivo e imparcial al realizar la auditora interna de los procesos. Aclarar cualquier duda del auditado sobre la auditora. Documentar las evidencias objetivas de que el proceso auditado cumple con los requerimientos aplicables de la Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO 9001:2000 y del SGC establecido. Entregar las evidencias documentales de la realizacin de la auditora interna al Jefe de Auditores, para la integracin en el Reporte de Auditora (SCT-FI-02-03).

6.2 DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN DEL NIVEL TRES Dar a conocer los planes de auditora interna (SCT-FI-02-02) respectivos a los responsables de las reas a ser auditadas. Enviar el plan de auditora (SCT-FI-02-02) aprobado al Jefe de Auditores de su Unidad Administrativa para su resguardo., el cul proporcionar copia del mismo al equipo auditor seleccionado para su Unidad. Convocar al titular del rea a auditar y a los responsables del SGC a que asistan en la fecha y hora programada llevar a cabo la auditora interna. Solicitar al personal que ser auditado, tenga lista la evidencia documental para llevar a cabo la auditora.

6.3 DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN DEL NIVEL DOS Enviar el plan de auditora (SCT-FI-02-02) aprobado al Coordinador de Auditores. Tener lista la evidencia documental para llevar a cabo la auditora.

6.4 DEL EL T ITULAR DEL REA AUDITADA Dar todas las facilidades para realizar la auditora. Informar al personal del rea el plan y el alcance de la auditora, as como el nombre del auditor interno asignado. Solicitar al personal que ser auditado, tenga lista la evidencia documental para llevar a cabo la auditora. Informar al personal del rea el resultado de la auditora.

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6.5 EL AUDITADO ES RESPONSABLE DE Tener lista la evidencia documental para llevar a cabo la auditora. Responder veraz y oportunamente a los cuestionamientos que le formulen los auditores. Proporcionar la informacin solicitada por los auditores, referente al proceso que se est auditando.

7. DEFINICIONES: b. AUDITORAS DE CALIDAD: Proceso documentado y sistemtico aplicado al SGC, con el fin de

determinar si las actividades y sus resultados cumplen con los lineamientos establecidos y si son implementadas efectivamente y adecuadas para alcanzar los objetivos.

c. d.

AUDITOR: Personal calificado para desarrollar auditorias de calidad. COORDINADOR

DE AUDITORES:

Personal calificado para coordinar a los jefes de auditores

internos de la SCT as como guiar y ejecutar auditoras de calidad al SGC.

e.

JEFE

DE AUDITORES:

Personal calificado para coordinar a los auditores internos de cada

Unidad Administrativa Central, as como guiar y ejecutar auditoras de calidad al SGC. f. EQUIPO DE AUDITORES: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora;

Nota 1: El quipo auditor puede incluir auditores en entrenamiento y cuando sea preciso expertos tcnicos.

Nota 2. Los observadores pueden acompaar al equipo auditor pero no actan como parte del mismo. g. AUDITOR EN ENTRENAMIENTO: Personal propuesto para formar parte del cuerpo de auditores

internos de la SCT.

h.

CRITERIOS DE AUDITORA: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como

referencia.

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i.

EVIDENCIA

DE AUDITORA:

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin

que son pertinentes para los criterios de auditora, y que son verificables. j. PLAN (SCT-FI-02-02): Conjunto de actividades que proporciona la

DE AUDITORA INTERNA

base para el acuerdo entre el equipo auditor y el auditado, respecto a la realizacin de la auditora.

k.

REPORTE DE AUDITORA (SCT-FI-02-03): Resultado final de la auditora en donde se plasman

los hallazgos de sta en lo general y las no conformidades detectadas de conformidad con el criterio de auditora.

l.

LISTA DE VERIFICACIN (SCT-FI-02-04): Lista de apoyo para el auditor en la realizacin de la

auditora, conteniendo preguntas clave con respecto al criterio de auditora.

m.

NO

CONFORMIDAD:

Es el incumplimiento de un requisito especifico de la Norma NMX-CC-

9001-IMNC-2000 / ISO 9001:2000, el cual requiere la toma de acciones inmediatas o acciones correctivas para evitar su recurrencia y aplicar a todos los niveles del SGC, cuando:

Sea evidente la ausencia o falla general de un sistema para satisfacer una clusula o subclusula de la norma de referencia. Se detecten varias observaciones en contra de una clusula o subclusula de la norma de referencia que pueda representar un fallo general del sistema en el cumplimiento de dicha clusula.

Se detecten observaciones reiteradas de especificaciones que evidencien la entrega sistemtica a los clientes, de servicios no conformes o supongan riesgo de seguridad en la utilizacin del servicio.

n.

REA DE OPORTUNIDAD, observacin dentro del sistema que podra ser aprovechada para la

mejora continua del y prevenir No Conformidades, y se presentan cuando:

Existe evidencia de un error aislado o espordico en el contenido o implantacin de los procedimientos o registros que podran razonablemente llevar a un fracaso del sistema si no es corregido.

Existe evidencia de trabajos aislados que podran servir como mejora continua para SGC.

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8. 9.

INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE T RABAJO (NO APLICA). MTODO DE T RABAJO

9.1 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD Dos semanas previas a la ejecucin de cada auditora, selecciona de entre los jefes de auditores de las Direcciones Generales correspondientes, a quien ser responsable de realizar la auditora interna y se lo har saber mediante nota escrita o a travs de correo electrnico, con copia para el Representante de la Direccin. Una semana antes a la fecha que indica el programa anual de auditoras (SCT-FI-02-01) autorizado, selecciona del grupo de auditores internos calificados, el equipo de auditores requeridos para la realizacin de la auditora, hacindoles de su conocimiento mediante nota escrita o a travs de correo electrnico. Elabora la agenda de la junta de apertura de la auditora, en el formato SCT-FI-02-04, la cual debe cubrir los siguientes puntos: a) El proceso y clusulas de la norma que se van a revisar. b) Los das en que se van a revisar los procesos y las clusulas de la norma. c) La fecha de la junta de cierre de la auditora. Cinco das hbiles antes del inicio de la auditora convoca mediante nota escrita o a travs de correo electrnico al titular del rea a auditar y a los responsables del SGC a que asistan a la reunin de apertura de la Auditora Interna. El comunicado deber contener el lugar, la fecha y la hora de reunin. Elabora la Lista de Verificacin (SCT-FI-02-04), que van a usar los auditores para realizar la auditora. Esta lista debe contener preguntas que guen al auditor para saber qu preguntar, qu documentacin pedir en el rea, para obtener evidencia objetiva del cumplimiento con la norma y el SGC. Esta lista no es limitativa, los auditores pueden realizar las preguntas que a su juicio sean convenientes. Dentro de los cinco das hbiles anteriores al inicio de la auditora convoca a una reunin, oficio, nota o correo electrnico, al equipo de auditores seleccionado, para indicarles: la fecha, hora y lugar de la junta de apertura de la auditora. En esta reunin: a) Entrega y explica el plan de auditora (SCT-FI-02DOCUMENTO DE T RABAJO Nota escrita o Correo electrnico

Coordinador de Auditores

Coordinador de Auditores, Jefe de Auditores.

Nota escrita o Correo electrnico

Coordinador de Auditores.

Agenda de apertura de la auditora

Representante de la Direccin de la unidad administrativa correspondiente

Oficio o correo electrnico

Coordinador de Auditores

Lista de verificacin, (SCT-FI-0204). Oficio, nota, correo electrnico Plan de auditora (SCT-FI-02-

Coordinador de Auditores, Jefe de Auditores.

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CODIGO: SCT-PI-02 REVISIN: 7 FECHA: Noviembre de 2006 Pgina 10 de 18 02), Agenda de apertura de la auditora

02). b) Entrega los Reportes de Auditoras (SCT-FI-0203) previas de cada unidad administrativa. c) Asigna a cada auditor el rea que ste debe auditar. d) Entrega a cada auditor la Lista de Verificacin (SCT-FI-02-04) y las Hojas de Registro de Evidencias. e) Aclara dudas sobre entendimiento y aplicacin de la Lista de Verificacin (SCT-FI-02-04) que tenga el auditor. f) Explica los criterios de la Auditora, que son: 1. Tomar muestras de actividades, registros, proceso o procedimiento a auditar (a criterio de cada auditor). 2. Registrar el nombre de la persona que entrevista, la evidencia solicitada, tipo y cantidad de registros y documentos revisados. 3. Registrar el rea y/o lugar donde se tom la evidencia. 4. Registrar el cumplimiento o no cumplimiento de la evidencia contra la clusula de la norma o requerimiento del SGC. 5. Si se detectan no conformidades darlas a conocer en ese momento al personal del rea que se est auditando. 6. Iniciar y terminar la auditora en el horario establecido. Indicar a los auditores que deben presentarse en el rea asignada a auditar en la fecha y hora establecida para llevar a cabo sta Coordinador de Auditores, Jefe de Auditores Y representantes del SGC.

Inicia la auditora con la junta de apertura

Jefe Auditores Auditor.

de y

Iniciar las actividades de la auditora con el personal del rea asignada a auditar, siguiendo la agenda establecida para el caso. Aclarar dudas y ratifica o rectifica horarios especficos (inicio, fin y comida). Establecer los muestreos del proceso, actividades y personal del rea. Ejecutar la auditora, con base a los conocimientos adquiridos

Lista de asistencia de la junta de apertura de la auditora Lista de Verificacin (SCT-FI-0204). Reporte de Auditora previa (SCT-

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CODIGO: SCT-PI-02 REVISIN: 7 FECHA: Noviembre de 2006 Pgina 11 de 18 FI-02-03).

Jefe Auditores Auditor.

de y

10

Responsable del rea auditada

11

Auditor

en auditoras previas, Reportes de auditora pasada de cada unidad administrativa y a la Lista de Verificacin (SCT-FI-0204), obteniendo evidencia objetiva del cumplimiento del SGC as como de su efectividad, y de los requerimientos de la norma; a travs de entrevistas con el personal, observacin de actividades y revisin de documentos y registros. Registra en Lista de Verificacin (SCT-FI-02-04), lo obtenido. Esta debe incluir los puntos de conformidad o no conformidad con la norma, calificacin, comentarios, evidencia y elementos relacionados. Si detecta alguna no conformidad, la da a conocer en ese momento al personal del rea que se est auditando, y las asienta en la Lista de Verificacin (SCT-FI-02-04). Es informado de la no conformidad encontrada en el momento en que se detecta. Si no est de acuerdo, presenta evidencia del cumplimiento de la clusula, procedimiento o proceso que se est revisando. Preparar el informe de las observaciones y las No conformidades encontradas. Entregar la Lista de Verificacin (SCT-FI-02-04). de la auditora del rea asignada al Jefe de Auditores. Recibir la Lista de Verificacin (SCT-FI-02-04). de cada auditor. Junto con cada auditor revisa que tengan: a) Evidencia de cada clusula de la norma, procedimiento y proceso, y que stos sean del rea asignada y programada a ser auditada. (En caso de no contar con evidencia o cumplimiento de conformidad con la Norma o los Procedimientos del SGC, documentar la no conformidad con la ltima evidencia vigente). b) Que la evidencia sea objetiva y describa el cumplimiento del SGC y su efectividad, que se cumpla con las actividades planificadas para la realizacin del servicio, as como con los requerimientos de la norma; c) Si no hay evidencia escrita y/o no es objetiva y/o no es legible y/o no describe el cumplimiento de alguno de los puntos anteriores, pide al auditor regrese al rea y la obtenga. d) Revisar que en caso de que se haya detectado una no conformidad u observacin, se indique dnde se detect, el requerimiento no cumplido y la justificacin (razn del no cumplimiento).

Lista de Verificacin (SCT-FI-0204).

Lista de Verificacin (SCT-FI-0204).

12

Jefe Auditores.

de

Lista de Verificacin (SCT-FI-0204).

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Si la no conformidad u observacin no cumple con lo antes especificado, pide al auditor lo indique. 13 Jefe Auditores, Auditor. Jefe Auditores. de En su caso, regresar al rea auditada para obtener evidencia escrita y/o objetiva y/o legible y/o que describe el cumplimiento o no cumplimiento de los puntos de la norma revisados. Junto con el equipo auditor calificar la observacin en no conformidad o rea de oportunidad. Coordinar y elaborar el reporte de las No conformidades encontradas en el reporte de la auditora. Iniciar junta de cierre de auditora Explicar el reporte al titular del rea auditada, con la finalidad de que las No Conformidades sean aclaradas y queden entendidas. En reas donde no se detect ninguna no conformidad, en el reporte se anota la leyenda Auditora Cerrada. Informar a los titulares de las reas auditadas, las oportunidades de mejora, los puntos fuertes encontrados, el tiempo de respuesta del plan de accin correctiva y las observaciones o comentarios finales y el estado que guarda el SGC. Realizar el cierre de la auditora. Entregar el reporte al titular del rea auditada, al Representante de la Direccin del nivel que corresponda y al Coordinador de Auditores Lista de Verificacin (SCT-FI-0204). Reporte de Auditora (SCT-FI-0203) Agenda de cierre de la auditoria (SCT-FI-0207) Reporte de Auditora (STFI-02-03) Agenda de cierre (SCT-FI02-07) Reporte de Auditora (SCT-FI-02-03 Reporte de Auditora (SCT-FI-0203) Reporte de Auditora (SCT-FI-0203) Acuse de recibo Oficio, correo electrnico, pgina Intranet

14

de

15

Jefe Auditores

de

16

Jefe Auditores.

de

17

Representante de la Direccin de la unidad administrativa correspondiente Coordinador de Auditores, Jefe de Auditores. Representante del SGC de la SCT Coordinador de Auditores

Recibe el reporte de la auditora interna del nivel de su competencia Recibe de parte de los Jefes Auditores, el Reporte de la Auditora correspondiente, dentro de los 2 das hbiles posteriores al cierre de la misma, para su aprobacin. Elaborar el reporte de la auditora interna institucional en el formato Reporte de Auditora (SCT-FI-02-03), dentro los siguientes dos das hbiles. Recibe el Reporte de la Auditora Interna Integral del SGC de la SCT. Distribuye el Reporte de Auditora Institucional a todas las reas descritas en el plan de Auditora. Pone a disposicin en la pgina de la UACE el Reporte de Auditora Institucional.

18

19

20

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9.2 DIAGRAMA DE FLUJO

Coordinador de auditores/ jefe de auditores

Representante del SGC de la SCT

Coordinador de Auditores

Representante de la Direccin

Titular/ Responsable del rea auditada

Auditor

INICIO

2 1
Dos semanas previas a la ejecuacin de cada auditora se selecciona a los jefes de auditores.
Nota escrita o correo electrnico

Una semana antes a la fecha que indica el programa anual de auditoras (SCT-FI-02-01) autorizado, selecciona del grupo de auditores internos calificados, el equipo de auditores requeridos para la realizacin de la auditora.

3
Elabora la agenda de la junta de apertura de la auditora, en el formato SCT-FI-0204
Agenda de apertura

5
Elabora la "Lista de Verificacin (SCT-FI-02-04)"

Lista de Verificacin

6
Dentro de los 5 das antes del inicio de la auditora, convoca al equipo de auditores seleccionado a la junta de apertura.

4
5 das antes del inicio de la auditora, convoca al titular del rea a auditar y a los responsables del SGC a la reunin de apertura.

Agenda de apertura

7
Inicia auditora con la junta de apertura.
Lista de asistencia

8
Ejecuta la Auditora.

Lista de verificacin

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Representante del SGC de la SCT

Coordinador de Auditores

Coordinador de auditores/ jefe de auditores

Representante de la Direccin

Titular/ Responsable del rea auditada

Auditor

9
Registra en Lista de Verificacin (SCT-FI02-04), lo obtenido. Si detecta alguna no conformidad, la da a conocer en ese momento al personal del rea
Lista de verificacin

10
Es informado de la no conformidad, encontrada en el momento en que se detecta.

Producto no conforme

Est de acuerdo?

NO 11 SI
Preparar el informe de las observaciones y las No conformidades encontradas.
Lista de verificacin

12
Recibir la Lista de Verificacin (SCT-FI02-04). de cada auditor. Junto con cada auditor revisa que la evidencia sea objetiva y describa cumplimiento o no.

Lista de verificacin

13
regresar al rea auditada para obtener evidencia escrita y/o objetiva y/ o legible y/o que describe el cumplimiento o no cumplimiento de los puntos de la norma revisados

Est de acuerdo?

NO

SI
Producto no conforme

14

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Representante del SGC de la SCT

Coordinador de Auditores

Coordinador de auditores/ jefe de auditores

Representante de la Direccin

Titular/ Responsable del rea auditada

Auditor

13

14 Junto con el equipo auditor califica los hallazgos en no conformidades o reas de oportunidad. Coordina la elaboracin del reporte de no conformidades encontradas.

15 Inicia junta de cierre de auditora. Explica al titular del rea auditada las no conformidades y el Edo. que guarda el SGC
Agenda de cierre

16
Realiza el cierre de la auditora. Elabora y entrega el Reporte de Auditora.
Agenda de cierre

17a
Recibe el Reporte de Auditora.

17b
Recibe el Reporte de Auditora.
"Reporte de Auditora"

18
Recibe de parte de los Jefes Auditores, el Reporte de la Auditora correspondiente, dentro de los 2 das hbiles posteriores al cierre de la misma, para su aprobacin. Elaborar el reporte de la auditora interna institucional en el formato "Reporte de Auditora (SCT-FI-02-03)", dentro los siguientes dos das hbiles.
"Reporte de Auditora"

19
Recibe el Reporte de la Auditora Interna Integral del SGC de la SCT.

Si

20
Distribuir el Reporte de Auditora Institucional a todas las reas descritas en el plan de Auditora. Se llevo en tiempo?

"Reporte de Auditora Integral"

No
Producto no conforme

FIN

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9.3 CRITERIO DE SELECCIN DE AUDITORES Los auditores internos seleccionados para participar en las auditorias al SGC de la SCT, debern cumplir con los requisitos mnimos mencionados a continuacin. AUDITOR INTERNO Coordinador auditores de REQUISITOS MNIMOS 1. Estudios comprobables a Nivel Licenciatura o Superior. 2. Comprobar haber acreditado un curso de Auditor en la Norma ISO 9001:2000 o equivalente. 3. Deber ser nombrado por el Representante o Coordinador del SGC. 1. Estudios comprobables a Nivel Medio Superior, Bachillerato. 2. Comprobar haber acreditado un curso de Formacin de Auditores Internos de Calidad en la Norma ISO 9001:2000 o equivalente. 3. Participar consecutivamente en las auditoras internas 4. Aprobar evaluacin interna 5. Deber ser nombrado por el Coordinador de Auditores de la SCT. 1. Estudios comprobables a Nivel Medio Superior, Secundaria. 2. Comprobar haber acreditado un curso de Formacin de Auditores Internos de Calidad en la Norma ISO 9001:2000 o equivalente. 3. Participar consecutivamente en las auditoras internas 4. Aprobar evaluacin interna 5. Deber ser nombrado por el Jefe de auditores de la unidad administrativa correspondiente. 1. Estudios comprobables a Nivel Medio, Secundaria o equivalente. 2. Conocimientos de la Norma ISO 9001:2000. 3. Participar consecutivamente en las auditoras internas 4. Ser propuesto por el Jefe de auditores de la Unidad Administrativa correspondiente.

Jefe de auditores

Auditor

Auditor entrenamiento

en

9.4 PLANIFICACIN
A)

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORAS (SCT-FI-02-01); se debe realizar al menos: 1. Dos auditorias internas integrales en cada una de las unidades administrativas centrales involucradas en el SGC. 2. Los intervalos entre una y otra estarn definidos en el programa anual de auditorias correspondiente, elaborado en el formato (SCT-FI-02-01). 3. El Coordinador de Auditores al inicio de cada ao, elabora el programa anual de auditoras (SCT-FI-02-01) para el periodo correspondiente y lo enva al Representante del SGC de la SCT, para que lo autorice.

Para la elaboracin de las auditorias internas del SGC debern considerarse los siguientes criterios: Para las auditorias a NIVEL INSTITUCIONAL se revisarn en cada auditora las clusulas de la norma que a continuacin se mencionan: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.6, 8.2.2, 8.4, 8.5.1, 8.5.2 y 8.5.3. Para las auditorias internas a NIVEL DOS se revisarn en cada auditora las clusulas 4.1, 4.2, 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3 y 5.6 de la norma.

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Para las auditorias internas integrales a NIVEL T RES se revisarn, sin excepcin en cada auditora las clusulas de la norma que a continuacin se mencionan: 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1, 6.2, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2, 7.4 (donde aplique), 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, (donde aplique), 7.6 (donde aplique), 8.1, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3. Para todos los casos, debern ser revisadas en la auditora internas, aquellas clusulas en las que se detectaron no conformidades en la auditora anterior. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Las evidencias obtenidas deben ser objetivas y stas deben demostrar que el SGC cumple con los requerimientos de las normas NMX-CC-9001-IMNC-2000 / ISO 9001:2000 y lo establecido en el SGC de la SCT. As tambin que el SGC est implementado y se mantiene eficazmente. (SCT-FI-02-02):

B) PLAN DE AUDITORAS

El plan de auditora (SCT-FI-02-02) deber incluir lo siguiente: a) El objetivo de la auditora. b) El alcance de la auditora, incluyendo los procesos/procedimientos que van a auditarse. Deber estar aprobado por el titular del rea a auditar c) Las fechas y las reas donde se van a realizar las actividades de la auditora. d) La hora y la duracin estimada de las actividades de la auditora, que deber incluir el tiempo de las reuniones de apertura y cierre. e) El nombre de los integrantes del equipo auditor seleccionado.
C)

NUEVAS REAS DEL SISTEMA:

Las nuevas reas o procesos que vayan a ser incluidas al alcance del Sistema de Gestin de la Calidad, a la fecha de la Auditora debern contar con los siguientes: a) Contar por lo menos con tres meses de implantacin del SGC, as como con evidencia y registros necesarios para cumplir con la norma ISO 9001:2000. b) Contar con una revisin por la Direccin, que mida el desempeo de los procesos a incluir en el alcance del Sistema.
D)

EVALUACIN DE AUDITORES

Se realizara la evaluacin de Auditores Internos de la Unidades Administrativas cada dos aos despus del cierre de la Auditora Interna. 10. ANEXOS (NO APLICA) 11. FORMATOS SCT-FI-02-01 SCT-FI-02-02 SCT-FI-02-03 SCT-FI-02-04 SCT-FI-02-05 SCT-FI-02-06 Programa Anual de Auditoras Plan de Auditora Reporte de Auditora Lista de Verificacin Agenda de apertura de auditora Interna con Lista de Asistencia Agenda de cierre de Auditora Interna con Lista de Asistencia

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12. REGISTROS SCT-FI-02-01 SCT-FI-02-02 SCT-FI-02-03 SCT-FI-02-05 SCT-FI-02-06 Programa Anual de Auditoras Plan de Auditora Reporte de Auditora Agenda de apertura de auditora Interna con Lista de Asistencia Agenda de cierre de Auditora Interna con Lista de Asistencia

13. REFERENCIAS SCT-MACAL SCT-PI-01 SCT-PI-03 SCT-PI-04 SCT-PI-05 SCT-PI-06 SCT-PI-08 SCT-IT-01 Manual de Calidad de la SCT Procedimiento Institucional de Revisin por la Direccin Procedimiento Institucional de Control de Documentos Procedimiento Institucional de Control de Registros Procedimiento Institucional de Producto No Conforme Procedimiento Institucional de Acciones Correctivas y Preventivas Procedimiento Institucional de Medicin de la Satisfaccin del Cliente Instructivo Trabajo Elaboracin de Procesos y Procedimientos

14. Control de Cambios Fecha de Modificacin Revisin Descripcin del Cambio Se realizaron los cambios derivados de las observaciones de Auditoria de Tercera parte. 1. Se implanto meta de desempeo de Conformidad de los puntos de la Norma Auditados. 2. Requisitos para que los nuevos procesos sean considerados para la auditora Interna. 3. Actividad 20 del Procedimiento, distribucin del Reporte de Auditora. Con motivo de la observacin levantada en la pasada Auditora de Mantenimiento por la empresa AENOR, se elimina la meta de desempeo de Conformidad de los puntos de la Norma Auditados. Responsabilidades de los Auditores Lderes para asistir a las Revisiones por la Direccin del Nivel 2.

Octubre 2005

Mayo 2006 Noviembre de 2006

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