“neriakan tugas berikut secarg 1 Benth Kelompok yang pent Pa eno Atle cobs pastas 34 orang a [5 ctor ers Sperspg a ola 0 asin eraltir Fapar | Tuuskan hasinye dalam beret Makalsh tems - ee akan pihak yang memiliki 3 mulai sampai dengan rapat ri menganai proses penyelenggaran ‘MeN gany d. "saz | 1. Pertemuan/Rapat Beriket proses yang harus dip rhatikan Mpethatikan dalam penyefenggaraan 4 0 ae dalam penyelenggaraan rapat ata Unit ke 4 Membuka Rapat Tus disampaikan dalam membuka rapat, yaitu 1 pelak ik rsiapan Menyapaikan mativasi, uh siap. Melakukan nt tentang masalah yang akan dibahas, yjuan rapat atau tanggapan, at berlangsung, pimpinan rapat harus mampu mengatur jalannya ‘8g dapat berjalan dengan tertib. Pimpinan rapat juga harus mampu Hetgatasi masalah yang ada dalam rapat, Misalnya adanya Perdebatan yang betiepanjangan, terjadinya monopoli pembicaraan dari satu peserta rapat, peserta "Pat tidak konsentrasi, dan lain-lain. 7 Selama proses rapat berlangsung seketaris na ae ee untuk buat catatan pelaksanaan rapat. Bentuk catatan eae sgan keinginan Pimpinan rapat Terdapat dua bentuk catatan rapat, yait berikut, Day Perysianeenaen tek pimpinan rapat, Hasil kepu y sesuai d ahasan dan tujuan yang diharapkan sebelumnya, en Pe = Fungsi Pimpinan Rapat Terdapat beberapa fungsi pimpinan rapat, yaitu sebagai berikut, Sebagai Pengarah Dalam hal ini, seorang pimpinan rapat harus mam n pu mengarahkan para peserta rapat, Hal tersebut dilakukan supaya tujuan rapat dapat tercapai, Pe arahan yang berasal dari pimpinan rapat diperlukan agar permasalahan berjalan dalam konteksnya. Sebagai Penengah Dalam hal ini, pimpinan rapat harus mampu menjadi seorang penengsh apabila terjadi suatu perdebatan di dalam rapat. Sebagai Penggerak Pimpinan rapat pada dasarnya harus mampu menggerakkan para peserta rapat agar mampu berperan aktif dalam melakukan penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini dilakukan agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan tujuan. Sebagai Pencari Solusi Pimpinan rapat pada dasarnya harus bertindak untuk mencartsolusi apabila rapat mengalami suatu kebuntuan, Dengan demikian, pimpinan rapat harus lebih memabami permasalahan yang sedang dibahas, Adapan p A harus mempunyai wawasan, pengalaman, dan pengetahuan yang as, Tipe-Tipe Peserta Rapat Peserta rapat pada dasarnya dapat sebagai berikut. dibedakan menjadiakan muncol pada sat Piet lccn it yang bertipe ini peserta rapat yal P PeGaPRere edyelesan permasalahan yang di Tipe Peer ami tipe pemersat akan selalu mengusahakant Sees dey hema apobila terjadi perbedaan pendapat. T ‘isebut dengan juru damai, Peserta dengan tipe pemersatt memilikis pengertian, dan berjiwa besar, serta mempunyai toleransi yang tinggi. Tipe Penyerang ; Peserta rapat dengan tipe penyerang biasanya akan selalu menentang pendapat orang lain. Umumnya peserta dengan tipe penyerang akan sering; nyalahkan dan menimbulkan perdebatan. Mengenai hal tersebut. pimpinan rg haras cepat dalam menghadepi peserta rapat tipe ini agar tidak me: bi baru, permasalahan yang Tipe Perantara Peserta ea dengan tipe ini pada dasarnya akan bertindak sebagai pihak: menjembatani antarorang atau kelompok yang memiliki ‘bedaan Peserta rapatengan tipe ini akan merbana ae naeL memecahkan suatu perr demikaan. peserta rapat harus menyampaikan pendapat, ide, nyjuan masalah yang dialami mampui diselesaikan Secara bersama. Sebagai Penyumbang Data an in oleh peserta rapat harus berdasarkan dita ‘onal. Sebagai penyumbang data peserta rapat memilila alam membanta Pimpinan rapat untuk menentukan Jangkah yang akan diambil. Sebagai Perumus Kesimpican Seluruh pendapat, saran, ide, dan gagasan yang berasal dari peserta rapat harus dipertimbangkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan stat kesimpulan yang diharapkan oleh semua peserta rapat, Sehagai Pembantu Phnpinan Peserta pat harus mampu membantu pimpinan rapat. Agar rapat dapat berjalan dengan baik, scluruh peserta rapat dapat memberikan berbagai bentukinformast yang dapat membantu pimpinan rapat dalam mengambil suatu keputusan rapat. Sebagai Penerima Hasil Keputusan Rapat diharapkan dapat mencapai suatu keputusan hersama, Hasil ‘keputusan, rapat harus diterima dan dilaksanakan oleh seluruh peserta rapat dengan baik meskipun keputusan bukan dari pendapat atau sarannya. Pengendalian Rapat Terdapat beberapa jenis pengendalian rapat, yaitu sebagai berikut Pengendalian Bebas Terbatas Pengendalian bebas terbatas adalah jenis pengendalian rapat yang kesempaian pada peserta rapat untuk menyampaikan pendapat, kritik, d dengan bergantian. Jenis pengendalian ink memiliki kesan Akan tetapi, pengendalian jenis ini memberikan peluang peserta melakukan monopoli pembicaraan pesetta lain, j Pengendalian dengan Ketat 4 Pengendalian dengan ketat merupakan suatuje eserta dibolehkan | :dalian ini memiliki » penget mil impinan rapat. 1 peserta rapat menjadi tidak Sager ote Pion Deng eenikian ee cee os fer i eet an berbagal pendapat dan ji ae 1 Ketat Pengendalian dengan’ Bebas Terbatas dan abungkan antara pengenda), - re ini pada dasarnys MENGE ik art yaitu penge Fae ect dengan eat. Penge alan ada peserta rapat i bebas terbatas dengan Ketan asnya keserapatan Pi , e rapat yang memberikan e2luas" "1 apabila keadaan rapat mula 1 endapat juge pert fan ketat schingga suas menyampaikan gendali terkendali, pimpin rrapat akan terkendali + menerapkan. peo j sermula rapal dan nomal sepert Kerjakan tugas berikut secara mani obs iskulkan pengamatan kegiatan rapat di sekitar tempat UP tidak resmil Cobs lakukan identfikasi mengenaitipe-tipe peserta Buatlah laporan dan kumpulkan kepada guru! Aitartempat tinggal Anda baik rapat resi ataupun ‘rapat dan pemimpin rapat tersebut! 3. Teknik Penyelenggaraan Rapat Setelah peserta rapat berkumpul, tahap selanjutnya adalah pembukaan rapa oleh pembawa acara atau MC. MC membuka rapat dengan mengueapkan terima Kasih pada peserta rapat atas kehadirannya dan membacakan susuman rapat ser tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah rapat dibuka oleh pembawa acar, pembawa acara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat. Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan. Pimpinan rapit harus mampu meneiptakan dan mendorong peserta rapat agar selalu berpartisipall dengan aktif. Selain itu, pimpinan rapat juga memiliki tanggung jawab atas rapa yang diadakan. Pimpinan rapat tidak boleh bersikap mendor NB jay ae agar tujuan dari rapat tercapai. Pimpinan rapat juga ha minasi pola suasana persaudaraan, rasa aman, memilike peace arus mampu menciptakst npuan dalam berkomunikis! untuk mendorong peserta yang psi yang pasif a it Untuk: mengambil keputusan bersama/mutakay den san dan kelel gan suasana yang santal au en Pada para menyampaikan penday Mmembuat pesertaa. Membuat Rapat Efektif Berikut beberapa hal yang dapat membuat rapat menjadi efektif. » ‘Tidak adanya Ketergantungan yang besar antara pesertarapat dengan 2) Tidak adanya perbedaan yang berlebih terjadi ease fan yang terjadi antara pimpinan rapat 3) Pimpinan rapat harus sadar akan pentingnya partisipasl peserta rapat, b, Teknik Mengelola Rapat Pimpinan ea asarnya rencana rapa harus mengandung unsur SW+1H. yaitu sebagai berikut 1) Why? Mengapa rapat dilaksanakan? 2) What? Apa agenda atau materi yang akan dibahas pada rapat? 3) Who? Siapa saja yang menjadi peserta rapat? 4) Where? Di mana rapat akan dilaksanakan? 5) When? Kapan rapat akan dilaksanakan? 6) How? Bapaimana rapat akan dilaksanakan* Pengelolaan Konsumsi dan Akomodasi Terdapat hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan konsumsi dan akomodasi, yaitu sebagai berikut, 1) Pemberian konsumsi diberikan setiap rapat, tergantung pada situasi dan kondisi dari keuangan, dan juga lama waktu dari pelaksanaan rapat. 2) Apabila rapat dilaksanakan kurang dari tiga jam, konsumsi cukup dengan air mineral saja. Akan tetapi, jika rapat berlangsung selama satu hari, pemberian. konsumsi dilaksanakan dengan penyajian makanan berat pada siang hari dan dua kali istirahat, d. Pengelolaan Tempat Rapat " Terdapat hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan tempat rapat, yaitu. ‘sebagai berikut. dual 1) Dimana pun rapat disclenggarakan, protokal memiliki tugas untuk dan mengatur tempat rapat. i : » rein dilaksanakan di ruang lain, protokol memiliki tugas Persiapkan ruangan yang akan digunakan untuk rapat, 3) Apabila rapat dilaksanakan luar rvangan, pratokol metakan dilaksanakan- tugas dan wewenang pimpinan raat ‘Memahami setiap acara dalam rapat. 4). Memahami berbagai perencanaan prosedur rapat- 5) Menyiapkan notulen rapat. 6) Mampu mengatur petugas akomodasi dan konsumsi. 7) Mempersiapkan perlengkapan rapat. 8) Memeriksa ruangan rapat. Pimpinan rapat harus memiliki kriteria sebagai berikut. 1) Mampu berbicara sopan. 2) Mampu menyampaikan gagasan yang cemerlang. 3) Mampu memberikan motivasi pada peserta rapat. ‘4, Teknik Mengajukan Pendapat enis pertanyaan yang dituj i F jukan isampaikan apabila pimpinanml —— nj tray, |g, Pertanyaan Dilemparkan 8 is per nb] Jenis pertanyaan ini diajukan p, inet n rapat_mengharapka Pada seseorang atau kelompok seorang di mana Yah, | — schetumnya. Pada dasarnya pelemparan dari pertanyaan yang sudah diajukan N herikut ran Pertanyaan memiliki tajuan, yaitu sebagai y Berishen oak emanci diskusi dalam rapat } 2 jujuan untuk membahas masalah den salah dengan rinci dan terbuka | 3) Bertujuan untuk menuju ke arsh Keeepeleen been | Barer Kerjakan tugas berikut secara kelompokt ‘Amatilah kegiatan rapat di Lingkungan sekitar Andal Identifikasikan tipe-tipe pengendall Rangkuman | 1, Rapat adalah suatu alat ia yang digunakan untuk melakukan komunikasi oleh kelompok secara tatap muka dan membahas hal yang | penting imping 2, Pada dasarnya, rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu u diper sebagai berikut a. Menurut tujuan | rapat b, Menurut sifatny: seoratl terbuka, rapat tidak resmi, dan rapat tertutup shvi Fl c Menurut jangka waktunya terdii dari rapat mingguan, rapat bulanan, bi rapat semesteran, dan rapat tahunan. d, Menurut frekuensinya terdiri dari rapat rutin dan rapat . Menurut saluran hubungan dalam organisasinya terdiri dart rapat tal ev] vertikal dan rapat horizonta : 5 ao f Menurut pelaksanaannya terditi dari rapat kerja terpimpin dan rapat rr p kerja terbuka 3. Berikut beberapa syarat yang harus ade dalam suatu rapat atau periemaan, a. Suasana terbuka ii vp b. Tidak ada monopoli b