Administracin de Proyectos II

Ing. Javier Hernndez Mercado.

Proyecto: Nuevo laboratorio de redes para la UTSH

Integrantes: Nadia Jazmn Bentez Lara Timoteo Torres Jurez

Ingeniera en: Tecnologas de la Informacin y Comunicacin 8 B

Febrero de 2011

ALCANCE
CHARTER Fecha: Enero 02 de 2011 Nombre del Proyecto Nuevo laboratorio de redes para la UTSH.

Justificacin del Proyecto La UTSH requiere implementar un nuevo laboratorio de redes para prcticas de sus alumnos. El nuevo laboratorio requiere cubrir todas las necesidades para dar servicio al alumnado, y por el momento solo se cuenta con las instalaciones.

Descripcin del Servicio Requerimos instalar 40 computadoras y 4 racks en los cuales a su vez se instalarn 4 switches y 4 routers. Las computadoras estarn conectadas todas en red hacia un servidor. Se necesitan 40 mesas y 40 sillas para cada computadora, adems se necesita un escritorio y una silla extra para el encargado del laboratorio. Se organizar un evento de inauguracin para presentar el nuevo laboratorio al alumnado y a los profesores que le darn uso.

Entregables Finales Laboratorio de redes nuevo adaptado, con todos los servicios necesarios funcionando, mobiliario, equipo e infraestructura de redes. Coordinacin de la instalacin del equipo y aviso oportuno del nuevo laboratorio al alumnado y personal de la UTSH. Un evento interno de inauguracin del nuevo laboratorio. Toda la documentacin del proyecto.

Informacin Histrica Hay un laboratorio de redes para prcticas, sin embargo su equipo es obsoleto y ya no cubre las necesidades del alumnado.

Supuestos Se trabajar en los turnos opuestos a las clases del alumnado y en fines de semana. Se dar a conocer el presupuesto del proyecto y se espera la autorizacin para el 15 de febrero. Se comprar equipo nuevo pero en cuanto a computadoras se reutilizarn las mismas del laboratorio anterior. Los alumnos q utilizarn el laboratorio ayudarn en la instalacin de la red, lo que har ms rpido el trabajo y los ayudar a practicar sus conocimientos de redes.

Restricciones El laboratorio anterior deber quedar completamente desmantelado para su posterior uso como aula de clases. Se deben quedar al menos 5 computadoras, un router y un switch en el antiguo laboratorio para prcticas, mientras se realiza la instalacin del nuevo. En Abril 31 el nuevo laboratorio deber estar operando al 100% en sus nuevas instalaciones dentro de la UTSH. El presupuesto disponible para el proyecto es de $9,000.00 para mobiliario; $300,000.00 para el equipo de cmputo faltante, routers, switches, racks y cableado; $2,000.00 para el evento de inauguracin. Reutilizar el equipo actual de sistemas y redes. El diseo del nuevo laboratorio deber tener como base el diseo actual. El evento de inauguracin solo ser para el alumnado y personal que dar uso del nuevo laboratorio y se llevar a cabo en viernes por la tarde.

Involucrados clave y sus expectativas

Involucrado M.C. Javier Ortega Lpez

Ing. Isidoro Bautista Hdez. Profesores y alumnos de redes

Laboratorio Imagen de innovacin y profesionalismo. Laboratorio dentro de tiempo y costo. Contar con la infraestructura de redes y sistemas Espacio ms til para realizar sus actividades

Cambio No afectar las horas de clases.

Eventos Atencin adecuada

Ing. Timoteo Torres Jurez.

Proyecto dentro del presupuesto Ahorros. Voz y datos operando al 100% antes del cambio

Todos los servicios funcionando antes del cambio Reduccin de tiempo de las actividades y mayor aprovechamiento de los nuevos recursos Cambio al nuevo laboratorio sin problemas

Alimentos y bebidas variados para el equipo de instalacin Integracin del personal y alumnado

Optimizacin de costos

Patrocinador y Gerente del Proyecto

Nadia J. Bentez Lara. Patrocinador

Timoteo Torres Jurez. Gerente del Proyecto

DECLARACIN DEL ALCANCE (MAPA MENTAL)

MAPA MENTAL DEL WBS (WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

RECURSOS HUMANOS
DIAGRAMA ORGANIZACIONAL DEL PROYECTO

MATRIZ DE ROLES Y FUNCIONES

COMUNICACIN
MATRIZ DE COMUNICACIN

CALENDARIO DE EVENTOS

TIEMPO
PROGRAMA DEL PROYECTO Diagrama de Gantt- Ruta Crtica

COSTO
ESTIMADOS DE COSTOS

CALIDAD
LISTA DE VERIFICACIN

DIAGRAMA CAUSA/EFECTO

Diseo de red

Seleccin de mobiliario

Apego al programa de de necesidades

Proveedor acreditado

Apego a criterios de aceptacin

Adaptabilidad del proyecto

Paquete completo de informacin por parte del diseador de red

Sistema de calidad del proveedor

Calidad en mobiliario estaciones de trabajo

Orden completa y a tiempo

Materiales y equipo completos

Coordinacin con otros trabajos

Anticipo y contrato a tiempo

Verificacin de avance en el laboratorio

Instaladores calificados con herramientas y equipo adecuados.

Entrega

Instalacin

RIESGO
MAPA DE RIESGOS

MATRIZ DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS

Riesgo Posibles respuestas Plan A Evitarlo: Formular el pedido a tiempo y confirmar con los proveedores. Entrega de mobiliario tarda Plan de accin Implementar un proceso de verificacin en todo el proceso (desde el pedido entrega). Responsable

Timoteo Torres Jurez Gerente del Proyecto

Entrega de equipos tarda

Plan A Evitarlo: Con tiempo formular el pedido completo del equipo requerido, confirmando el tiempo de entrega con los proveedores.

No capitalizar el descuento del 25% en la compra de equipos

Plan A Evitarlo: Efectuar el pedido con 5 meses de anticipacin y entregar anticipo a tiempo. Plan A Evitarlo / Obtener mayor informacin: Informar al desarrollador la importancia del diseo en un tiempo determinado. Plan B Obtener mayor informacin: Confirmar el tiempo de entrega. Plan A Evitarlo / Reducirlo: Informar al diseador desde el comienzo las restricciones del presupuesto, comprometindolo por contrato de a aceptar los costos adicionales al redisear para cumplir las limitaciones del presupuesto. Plan A Evitarlo / Reducirlo: Comunicar a los encargados de la infraestructura las medidas exactas, para ello debe de guiarse con el diseo de dicho proyecto.

Implementar un diagrama causa efecto con lista de verificacin del proceso requerido, desde el diseo hasta la entrega del nuevo equipo de red y sistemas. Programar y monitorear de cerca la contratacin y entrega del equipo. Comunicar con anterioridad al desarrollador las condiciones del diseo del proyecto. Llevar a cabo las anotaciones de fechas de entregas, para as evitar confusiones.

Miembro del equipo ejecutor

Timoteo Torres Jurez Gerente del Proyecto

Retraso en la instalacin del nuevo laboratorio

Miembro del equipo ejecutor

Diseo fuera presupuesto.

de

Nueva ubicacin capacidad suficiente servicios.

sin de

Incluir el imprevisto en el presupuesto. Buscar alternativas ms econmicas no dejando atrs la calidad. Comunicar oportunamente al patrocinador. Dejar en claro que la infraestructura debe ser tal y como lo especfica el plano.

Miembro del equipo ejecutor

Miembro del equipo ejecutor

ABASTECIMIENTOS
MATRIZ DE ABASTECIMIENTOS

INTEGRACIN
CONTROL DE CAMBIOS
SOLICITUD DE CAMBIO

No: ___________________8 FECHA: ______15 DE ENERO _

CUENTA: SUBCUENTA: ESTATUS: CARGO A:

1.02.11 2.1.04 Autorizada Presupuesto

SOLICIT: ________CLIENTE

CONCEPTO: Cambio de equipo de cmputo y sistemas

DESCRIPCIN

Se requiere un nuevo equipo de cmputo as como switches y routers nuevos puesto que los existentes son ya obsoletos.

RAZON DE SOLICITUD: Necesidad de equipo nuevo IMPACTO EN PROGRAMA: Proporcionar servicios de calidad NUEVA FECHA DE TERMINACIN: 31 de Abril de 2011 IMPORTE NETO: $300,000.00

___________________ Vo.Bo. GERENTE Timoteo Torres Jurez

_______________________ AUTORIZACIN CLIENTE Enrique Gonzlez

LECCIONES APRENDIDAS

CRITERIO DE BSQUEDA Diseo/ laboratorio /arquitectura de red /alcance/tiempo

SITUACIN La solucin de diseo que propuso el diseador de redes result en un proyecto que no se adaptaba al tamao del lugar donde se pretenda implementar, puesto que no se tom en cuenta espacio para el dems mobiliario.

CONSECUENCIAS No podemos autorizar el diseo y hay que ajustarlo al tamao del lugar de localizacin.

EVALUACIN Retrasamos el proyecto desde el inicio, adems requerimos autorizar un cambio al alcance del diseo de red para realizar nuevos ajustes.

Con el conocimiento que ahora tengo, qu hara diferente en esa situacin? Establecer un modelo de medidas para que el encargado del diseo de la red trabaje en base a l. Hacer revisiones peridicas del diseo y preguntar si se adapta al tamao del lugar de implementacin.

Cmo lo resolvimos? Tomamos un da extra dentro del plazo del proyecto para tomar las medidas necesarias al lugar de implementacin del nuevo laboratorio, asignando espacio especfico para el equipo y el mobiliario.

MATRIZ DE EVALUACIN DE ALTERNATIVAS

ESTADO DE CUENTA DE CONTRATO

REQUISICIN DE PAGO

AUTORIZ Timoteo Torres Jurez. Gerente del Proyecto

CONFORME AE, S.A DE C.V

APROB Nadia J. Bentez Lara. Patrocinador

CONTROL PRESUPUESTAL

VALOR GANADO