Microsoft Office Project Server 2007

Microsoft Office Project
Server 2007
Microsoft Office Project

Web Access 2007
por IT Solutions
(LOGO)
Administración de Proyectos con PWA

Indice
Introducción..........................................................................................5
Microsoft Office Project Web Access.............................................................3
La página principal.......................................................................................................................3
Crear un Proyecto...................................................................................5
Tipos de proyectos........................................................................................................................5
Crear un proyecto de empresa nuevo........................................................................................5
Crear un proyecto de trabajo de operaciones............................................................................5
Crear una propuesta de proyecto..............................................................................................6
Ver un Proyecto en el Centro de Proyectos..................................................................................8
Ver informes del Proyecto............................................................................................................9
Ver y agregar documentos a un sitio de área de trabajo de Proyecto.........................................10
Crear y administrar resultados de los proyectos.........................................................................12
Crear parte de horas....................................................................................................................13
Agregar o quitar una tarea (línea) del Parte de horas.................................................................15
Agregar una tarea de proyecto................................................................................................15
Agregar una tarea administrativa............................................................................................15
Agregar otro trabajo................................................................................................................16
Quitar una tarea......................................................................................................................17
Enviar un parte de horas.............................................................................................................18
Recuperar un parte de horas.......................................................................................................19
Recuperar un parte de horas enviado como propietario del parte de horas............................19
Recuperar un parte de horas enviado como aprobador del parte de horas.............................19
Agregar una tarea al estado de las tareas....................................................................................20
Aprobar o rechazar un parte de horas.........................................................................................22
Aprobar un parte de horas enviado.........................................................................................22
Rechazar un parte de horas enviado.......................................................................................22
Alertar o avisar de los cambios mediante correo electrónico.....................................................24
Alertas y avisos.......................................................................................................................24
Establecer notificaciones para sí mismo.................................................................................24
Establecer notificaciones para sus recursos............................................................................24
El Modelador de la cartera de Proyectos....................................................................................26
Cambiar la información sobre un proyecto................................................................................27
Crear, ver y vincular problemas y riesgos de los proyectos.......................................................28
Crear un problema..................................................................................................................28
Crear un riesgo de proyecto....................................................................................................29
Vincular problemas o riesgos a otros problemas, riesgos, bibliotecas de documentos o tareas
................................................................................................................................................30
Ver los problemas o riesgos....................................................................................................30
Trabajar con recursos.............................................................................33
Agregar recursos a un proyecto..................................................................................................33
Agregar recursos a un proyecto mediante Crear equipo.........................................................33
Crear un plan de recursos para una propuesta de proyecto....................................................34
Ver las asignaciones de los recursos...........................................................................................36
Ver la disponibilidad de los recursos..........................................................................................37
Reasignar una tarea a otro recurso..............................................................................................39
Cambiar los detalles de los recursos...........................................................................................40
Personalizar Project Web Access................................................................44
Elementos a personalizar............................................................................................................44
Agregar o modificar una vista....................................................................................................45
Agregar o cambiar vínculos en el inicio.....................................................................................47
Agregar un vínculo.................................................................................................................47
Cambiar un vínculo................................................................................................................47
Crear o modificar un campo personalizado................................................................................49
Crear o modificar un campo personalizado............................................................................49
Crear o modificar una tabla de consulta.................................................................................50
Crear una fórmula para un campo personalizado...................................................................51
Crear y configurar cubos OLAP para analizar proyectos...........................................................52
Crear una programación para generar cubos OLAP ..............................................................52
Especificar qué campos (dimensiones) se van a utilizar para los cubos OLAP al usar las
vistas Análisis de datos...........................................................................................................53
Personalizar los cubos OLAP predefinidos............................................................................54
Resolución de Problemas comunes..............................................................56
Los partes de horas para aceptar o rechazar no aparecen...........................................................56
Síntomas.................................................................................................................................56
Causa......................................................................................................................................56
Solución..................................................................................................................................56
Después de aprobar un parte de horas, el estado se establece como Aceptable, no en Aprobado
....................................................................................................................................................57
Síntomas.................................................................................................................................57
Causa......................................................................................................................................57
¿Qué significan los indicadores de las tareas?............................................................................58
Introducción
El software de administración de proyectos es un concepto que describe varios tipos de
software, incluyendo programación, asignación de recursos, software de colaboración,
comunicación y sistemas de documentación, utilizados para ayudar a organizar un proyecto
complejo en diferentes tareas y en un tiempo determinado.
Una de las tareas más comunes es la de programar una serie de acontecimientos, y la

complejidad de esta tarea puede variar considerablemente dependiendo de cómo se utiliza
la herramienta.
En muchos proyectos complejos, habrá una trayectoria crítica, o series de acontecimientos

que dependan uno del otro, y que sus duraciones determinen directamente la longitud del
proyecto entero. Algunos usos del software pueden destacar estas tareas que son a menudo
un buen candidato a cualquier esfuerzo de la optimización.
El software de planeamiento de proyectos necesita proporcionar mucha información a

diversas personas, para justificar el tiempo que se lleva usándolo y este se puede poner en
ejecución como programa que funcione en el escritorio de cada usuario, dando
tradicionalmente, el más sensible y gráfico estilo de interfaz.
Las aplicaciones de escritorio almacenan tradicionalmente sus datos en un archivo, aunque

algunos tienen la capacidad de colaborar con otros usuarios, o almacenar sus datos en una
base de datos central. En esta segunda clasificación como muestra tenemos Project Web
Access, el cliente de Microsoft Office Project Server 2007, del cual, hablaremos en el
presente documento, dejando ver todas sus virtudes que trabajando en conjunto con
Microsoft Office SharePoint Server 2007, brindan la forma más eficiente de administración
de proyectos.
Introducción al Servidor de Project Web Access
Microsoft Office Project Web Access
La página principal
Microsoft Office Project Web Access (PWA) es el cliente Web de Microsoft Office Project
Server 2007.
Puede usar Office Project Web Access para ver, analizar y hacer informes sobre la
información, así como para crear propuestas de proyectos y planes de actividades. Según la
función del usuario, Office Project Web Access puede exponer distintas capacidades y tipos
de datos. Office Project Web Access incluye una interfaz de usuario de configuración de
servidor para administradores que permite a éstos administrar la seguridad y otras
funciones del servidor. Office Project Web Access se adquiere como licencia de acceso de
cliente (CAL) de Microsoft Office Project Server 2007.
Office Project Web Access es un caso especial de la licencia de acceso de cliente. En

general, la conexión con Office Project Server 2007 desde cualquier portal personalizado u
otro cliente exige que los usuarios compren la licencia CAL. Para conectar con Office
Project Server 2007, Microsoft Office Project Professional 2007 incluye una licencia CAL que
también se puede usar para abrir Office Project Web Access en Windows Internet Explorer.
Para obtener más información sobre las licencias CAL, en el sitio Web de licencias, vea el
acuerdo Derechos de los usuarios de productos y el resumen de multiplexación para
obtener una explicación completa sobre cuándo las licencias CAL son obligatorias.
Fig. 1. Interfaz de Project Web Access
Los usuarios pueden tener acceso remoto a la solución EPM de Microsoft Office con Project
Web Access, que está basada en la conocida tecnología Windows SharePoint Services. Esto
significa que las personas interesadas en el proyecto pueden interaccionar fácilmente con
Project Web Access y utilizar las capacidades que ofrece. También pueden personalizar su
página Web de Project Web Access utilizando las herramientas de interfaz de usuario
estándar de Windows SharePoint Services para, por ejemplo, agregar los elementos Web
apropiados para sus necesidades.
IT Solutions. 3
Project Web Access 2007
IT Solutions. 4
Crear un Proyecto en el Servidor de Project Server
Crear un Proyecto
Tipos de proyectos
Hay tres tipos diferentes de proyectos que se pueden crear directamente en Microsoft
Office Project Web Access:
 Proyecto de empresa Un proyecto de empresa puede protegerse y desprotegerse

en Microsoft Office Project Server y puede mostrarse a toda la organización,
siempre que los permisos estén correctamente configurados para los tipos de
usuarios que necesiten acceso a la información de ese proyecto.
 Proyecto Trabajo de operaciones Un proyecto de trabajo de operaciones es un
proyecto simplificado que permite realizar un seguimiento y administrar un
proyecto más pequeño, como coordinar un evento corporativo.
 Propuesta de proyecto Una propuesta de proyecto es una idea o iniciativa de
proyecto que requiere la aprobación de la organización antes de convertirse en un
proyecto de empresa.
Crear un proyecto de empresa nuevo
1. En Inicio rápido, haga clic en Proyectos.

2. Haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Proyecto.
Microsoft Office Project Professional 2007 se abre con un proyecto nuevo. Cree el proyecto
agregando tareas y recursos y, a continuación, en el menú Archivo, haga clic en Guardar.
Nota Puede que necesite seleccionar valores para los campos de tareas y recursos
antes de guardar.
Después de guardar y publicar el proyecto, éste aparece en el Centro de proyectos de

Project Web Access.
Crear un proyecto de trabajo de operaciones
1. En Inicio rápido, haga clic en Proposals and Operations Work.

2. Haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Trabajo de operaciones.
3. Haga clic en la opción Información de resumen, y en la sección Nuevo o importar,
seleccione las opciones con las que desee crear el proyecto.
4. De forma opcional, puede hacer clic en Importar de la lista de SharePoint si desea
importar una lista creada en Microsoft Windows SharePoint Services (versión 3),
como la lista Tareas del proyecto. Haga clic en Seleccionar lista de SharePoint
para seleccionar la lista que desea importar.
Nota Al importar una lista Tareas del proyecto desde SharePoint, sólo se importarán la
lista de tareas, los campos de fecha de vencimiento y los recursos.
5. En la sección Nombre y descripción, escriba el nombre y la descripción para el

proyecto de trabajo de operaciones y, a continuación, elija las fechas de comienzo
y de finalización.
IT Solutions. 5
6. En la sección Propietario del plan, escriba o seleccione el nombre del

administrador que será el propietario del proyecto.
7. Haga clic en Publicar para publicar el proyecto de forma que éste aparezca como
un proyecto de trabajo de operaciones en el Centro de proyectos.
Si desea guardar el proyecto sin publicarlo, haga clic en Guardar. Otros participantes de
equipo no pueden ver el proyecto en el Centro de proyectos.
Después de guardar o publicar el proyecto, aparecerá la página Detalles del proyecto, en

donde se pueden agregar tareas al proyecto, vincular tareas, vincular documentos y
agregar recursos.
• Para agregar una tarea, haga clic en Nueva Tarea.

• Para crear vínculos entre dos tareas, seleccione las dos tareas y después haga
clic en Vincular tareas.
• Para vincular un documento, como un informe de progreso, a una tarea, haga
clic en Vincular documento.
• Para aplicar sangría a una tarea bajo otra a fin de mostrar una relación entre
tarea y subtarea, seleccione la tarea a la que desea aplicar sangría y, a
continuación, haga clic en Sangría derecha .
• Para asignar un recurso a una tarea, seleccione la tarea y después seleccione
un recurso en el campo Nombre del recurso. El recurso aparece en el campo
Nombre del recurso sólo después de crear un grupo de recursos mediante
Crear equipo.
Sugerencia Si no sabe qué recursos asignar a las tareas, puede asignar recursos
previamente asignados al proyecto de trabajo de operaciones haciendo clic en Plan de
recursos y, a continuación, en la página siguiente, haciendo clic en Crear equipo. Sin
embargo, no podrá ver los recursos en el campo Nombre del recurso para poder asignarles
tareas.
• Haga clic en Publicar para publicar el proyecto de forma que éste aparezca
como un proyecto de trabajo de operaciones en el Centro de proyectos.
Si desea guardar el proyecto sin publicarlo, haga clic en Guardar. Otros participantes de
equipo no pueden ver el proyecto en el Centro de proyectos.
Nota Si desea actualizar el proyecto de trabajo de operaciones a un proyecto de

empresa (proyecto de empresa: proyecto almacenado en Project Server para asegurar la
integridad de la información. Para efectuar cambios en un proyecto de empresa, los
usuarios con permisos de acceso deberán ser protegidos y desprotegidos desde Project
Server.), en Inicio rápido, haga clic en Proyectos, seleccione el proyecto de trabajo de
operaciones y, a continuación, haga clic en Actualizar.
Crear una propuesta de proyecto
1. En Inicio rápido, haga clic en Proposals and Operations Work.

2. Haga clic en Nuevo, en Propuesta y, a continuación, haga clic en Información de
resumen.
3. En la sección Nombre y descripción, escriba el nombre y la descripción para la
propuesta de trabajo y, a continuación, seleccione las fechas de comienzo y de
finalización.
IT Solutions. 6
4. En la sección Propietario del plan, escriba o seleccione el nombre del

administrador que será el propietario del proyecto.
5. En la sección Estado del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo a las páginas de
actividad y estado del flujo de trabajo.
Nota Compruebe con el administrador si la sección de flujo de trabajo no está visible. Es

posible que esta característica no esté habilitada para su organización.
6. En la página Estado de las propuestas, en Estado de la tarea, haga clic en el

nombre del proyecto propuesto en el campo Título.
Nota Si desea habilitar a otra persona para que apruebe proyectos, haga clic en Agregar
un nuevo aprobador en la sección Información de flujo de trabajo.
7. En la página siguiente, haga clic en Editar elemento.

8. En la página siguiente, escriba un comentario en el área de comentarios y, a
continuación, haga clic en Aprobar, o en Rechazar.
9. Haga clic en Cerrar para volver a la página Detalles del proyecto.
10. Haga clic en Publicar para publicar la propuesta de proyecto de forma que
aparezca como una propuesta de proyecto en el Centro de proyectos.
Si desea guardar la propuesta sin publicarla, hace clic en Guardar . Otros participantes de
equipo no serán capaces para ver la propuesta en el Centro de proyectos.
Nota El estado de aprobación aparece indicado en el Centro de proyectos. En Inicio

rápido, haga clic en Proyectos de mantenimiento y propuestas de proyecto y en el
campo Estado de la tabla, aparecerá el estado de aprobación. Si Project Server está
configurado de forma que le permitir aprobar proyectos directamente en la tabla, haga clic
en Rechazado o Aprobado en el campo Estado.
IT Solutions. 7
Ver un Proyecto en el Centro de Proyectos

El Centro de proyectos es el origen centralizado de información sobre los proyectos
publicados en Microsoft Office Project Server. Se puede ver información de resumen de
varios proyectos y revisar información detallada sobre proyectos específicos. Para ver un
proyecto en el Centro de proyectos, siga uno de los procedimientos siguientes:

En la página Centro de proyectos verá la lista de todos los proyectos de la organización
publicados, incluidos los proyectos principales (proyecto principal: proyecto que contiene
otros proyectos [conocidos como proyectos insertados o subproyectos]. También se
denomina proyecto consolidado.).
2. En la lista Ver, haga clic en la vista que contenga la información que desea.
La parte del diagrama de la vista Diagrama de Gantt muestra cada proyecto como una
barra de Gantt de resumen. En la parte de la hoja de la vista se muestran diferentes
campos, en función de la vista elegida.
Sugerencia Para filtrar la lista de proyectos u organizar los proyectos en grupos, haga
clic en Opciones de vista y, a continuación, seleccione las opciones adecuadas.
3. Para ver las tareas del proyecto, haga clic en el nombre del proyecto en la columna
Nombre del proyecto. Aparecerá una lista con todas las tareas del proyecto,
incluidos los subproyectos (subproyecto: proyecto que se ha insertado en otro
proyecto. Utilice los subproyectos para dividir proyectos complejos en partes más
manejables. También se conoce como "proyecto insertado".) insertados.
4. Si desea trabajar con el proyecto dentro de su propia área de trabajo, seleccione
el proyecto, haga clic en Ir a y, a continuación, haga clic en Área de trabajo de
Project. En el área de trabajo del proyecto es posible crear un panel de discusión,
crear una lista de documentos y archivos relacionados, y configurar una biblioteca
de documentos para el proyecto.
Nota Antes de pasar a una área de trabajo de un proyecto, debe haberse configurado una
área de trabajo, ya sea por parte de un director al publicar el proyecto por primera vez o
por parte de un administrador (administrador: configura y administra las cuentas de
usuario, asigna los permisos y ayuda a los usuarios con problemas de acceso al servidor o a
la red. Esta persona también puede administrar y personalizar distintos elementos en
Project Professional y Project Server.).
Notas
• La página Centro de proyectos muestra indicadores sobre información
relacionada con el proyecto. Por ejemplo, los indicadores de documentos o
problemas se muestran cuando hay documentos o problemas vinculados a un
proyecto.
• Para abrir el proyecto con Microsoft Office Project Professional 2007 seleccione
el proyecto y, a continuación, haga clic en Abrir.
• Según la configuración de los permisos, es posible modificar los campos
personalizados de un proyecto. Seleccione el proyecto cuyos campos
personalizados desea modificar y haga clic en Editar campos personalizados
IT Solutions. 8
Ver informes del Proyecto

Existe una gran variedad de informes que se puede utilizar para analizar el rendimiento del
proyecto y del recurso en un proyecto o en varios proyectos. Puede utilizar las vistas Tabla
dinámica (Tabla dinámica: tabla interactiva que resume grandes cantidades de datos.
Puede girar sus filas y columnas para ver distintos resúmenes de los datos originales, filtrar
los datos mediante su visualización en distintas páginas, o bien mostrar los detalles.) y
Gráfico dinámico (Gráfico dinámico: proporciona una representación gráfica de los datos en
un informe de Tabla dinámica, un informe general interactivo que resume y analiza datos.
Utilice el Analizador de la cartera de proyectos para seleccionar los datos que desee que se
muestren en un informe de Gráfico dinámico.) si desea trabajar de forma interactiva con
los informes y modificar algunos de los campos que conforman el informe. Todos estos
informes le ayudan a entender el estado de su organización sobre el rendimiento de
proyectos y recursos.
1. En Inicio rápido, haga clic en Análisis de datos en la sección Informes.

2. En el cuadro Elija una vista, seleccione la vista que muestre el tipo de información
que desea.
Nota El administrador (administrador: configura y administra las cuentas de usuario,

asigna los permisos y ayuda a los usuarios con problemas de acceso al servidor o a la red.
Esta persona también puede administrar y personalizar distintos elementos en Project
Professional y Project Server.) del servidor determina qué tipos de vistas Tabla dinámica y
Gráfico dinámico se pueden ver.
3. Para modificar la información que aparece en las vistas Tabla dinámica y Gráfico
dinámico, haga clic en Opciones de vista . Active las casillas de verificación
Mostrar lista de campos y Mostrar barra de herramientas y, a continuación,
arrastre los campos desde la lista Campos hasta las áreas adecuadas de columna o
fila de la vista Tabla dinámica o vista Gráfico dinámico.
4. Para ver más detalles en las vistas Tabla dinámica o Gráfico dinámico, en el menú
Acciones, haga clic en Expandir. Para ver menos detalles, haga clic en Contraer.
Notas
• Para obtener más información sobre cómo modificar las vistas Tabla dinámica o
Gráfico dinámico, haga clic en Ayuda en la barra de herramientas Tabla
dinámica, o en la barra de herramientas Gráfico dinámico.
• Se puede crear una imagen de una Tabla dinámica o una vista Gráfico dinámico
y copiarla en un informe o en un documento en Web. Haga clic en Guardar
tabla dinámica en formato GIF o Guardar diagrama en formato GIF y después
especifique una ubicación para el archivo de imagen
IT Solutions. 9
Ver y agregar documentos a un sitio de área de trabajo de Proyecto

Para agregar un documento a una biblioteca de documentos (biblioteca de documentos:
carpeta donde se comparte una colección de archivos, que suelen utilizar la misma
plantilla. Cada archivo de la biblioteca se asocia con información definida por el usuario
que se muestra en la lista de contenido de la biblioteca.), es necesario crear un sitio de
área de trabajo para el proyecto. Normalmente, se crea de manera automática un sitio de
área de trabajo de proyecto cuando se publica por primera vez un proyecto, pero si no ha
sido así, solicite al administrador (administrador: configura y administra las cuentas de
usuario, asigna los permisos y ayuda a los usuarios con problemas de acceso al servidor o a
la red. Esta persona también puede administrar y personalizar distintos elementos en
Project Professional y Project Server.) del servidor información sobre cómo crear un sitio de
área de trabajo para su proyecto. Algunos sitios de área de trabajo debe crearlos
manualmente un administrador.

2. Seleccione el proyecto para el que desea agregar un documento a su sitio de área
de trabajo, haga clic en Ir a y, por último, haga clic en Documentos.
Se abre una ventana que muestra una lista de bibliotecas de documentos para el proyecto
seleccionado. De forma predeterminada, todos los proyectos incluyen una biblioteca de
documentos denominada Documentos del proyecto. Si no la encuentra, puede que se le
haya cambiado el nombre o que se la haya eliminado.
3. Para agregar documentos a la biblioteca de documentos, haga clic en Documentos

del proyecto.
4. Si desea crear un nuevo documento para la biblioteca, en el menú Nuevo, haga clic
en Nuevo documento y después edite y guarde el documento en el directorio
indicado en el cuadro de diálogo Guardar como. Si guarda el documento en una
carpeta distinta, no se incluirá en la biblioteca de documentos hasta que la cargue
en ella más adelante.
Cuando guarde un documento por primera vez, puede que se le pida que proporcione
información adicional para ayudar a otras personas a trabajar con el documento, como el
nombre del propietario del documento y el estado del documento.
Nota Para crear un nuevo documento, debe tener instalado 2007 Microsoft Office system.
5. Para cargar un documento existente, en el menú Cargar, haga clic en Cargar

documento.
6. Haga clic en Examinar para buscar el archivo que desea agregar, selecciónelo y
haga clic en Abrir.
7. Para reemplazar un archivo existente con un archivo revisado, en la sección Cargar
documento, active la casilla de verificación ¿Desea sobrescribir los archivos
existentes?.
Sugerencia Para cargar varios documentos, haga clic en Cargar varios archivos.
8. En la página siguiente, seleccione los documentos que desea cargar y haga clic en
Aceptar. Los documentos se agregarán a la biblioteca de documentos y se volverá
a la página Documentos del proyecto.
En la página Documentos del proyecto puede crear documentos adicionales o cerrar la

ventana y volver al Centro de proyectos.
IT Solutions. 10
Sugerencia Una vez agregados documentos a un sitio de área de trabajo de proyecto, se

pueden vincular a problemas, riesgos y tareas del proyecto
IT Solutions. 11
Crear y administrar resultados de los proyectos

Un resultado es una salida tangible y mensurable, o un producto que se debe producir para
completar un proyecto o parte de un proyecto. Normalmente, el equipo del proyecto y los
participantes en el proyecto acuerdan los resultados del proyecto antes de que éste
comience. Clarificar los resultados antes de que comience el trabajo en el proyecto puede
ayudar a garantizar que el resultado del proyecto cumple todas las expectativas de los
participantes y que los objetivos del proyecto están en línea con los objetivos
empresariales más amplios.
Nota Los resultados de los proyectos son distintos de una dependencia entre
proyectos (vínculos entre proyectos: dependencias entre tareas de distintos archivos de
Project, denominadas normalmente "dependencias externas. Los planes de proyectos no
necesitan tener una relación de proyecto principal-subproyecto para incluir un vínculo
entre proyectos.). Una dependencia es un elemento o servicio necesario para un proyecto
antes de que pueda iniciarse un proyecto y antes de que termine, como por ejemplo recibir
mercancía de un proveedor. Tenga en cuenta que los proyectos con frecuencia contienen
tanto dependencias como resultados.
1. En Inicio rápido, haga clic en Centro de proyectos.

2. Seleccione el proyecto para el que desea crear un resultado y, en el menú Ir a,
haga clic en Resultados.
3. En la página Resultados, escriba un título y una descripción de ese resultado.
4. Para especificar las fechas de comienzo y de fin de los resultados en los cuadros
Inicio de los resultados y Fin de los resultados, haga clic en el selector de fecha
y haga clic en las fechas del calendario.

5. Haga clic en Aceptar para guardar los resultados y volver a la página Resultados.
Los resultados estarán entonces asociados con el proyecto.
En la página Resultados puede crear resultados adicionales o cerrar la ventana y volver al

Centro de proyectos.
Sugerencia También puede crear resultados desde dentro de Microsoft Office Project
Professional 2007 cuando el proyecto está abierto en Office Project Professional 2007. En el
menú Colaborar, haga clic en Administrar resultados
IT Solutions. 12
Crear parte de horas

Puede crear un nuevo parte de horas (parte de horas: en Project Web Access, el parte de
horas es una página donde los recursos pueden registrar su progreso en las tareas y enviar
actualizaciones al jefe de proyecto.) para realizar un seguimiento de sus tareas (tarea:
actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.),
proyectos y períodos no dedicados a un proyecto (período no dedicado al proyecto: horas o
días que aparecen indicados en un calendario de recursos o del proyecto pero en los que
Project no puede programar tareas dado que el trabajo no está hecho. El período no
dedicado al proyecto incluye los descansos para almorzar, los fines de semana o las
vacaciones, por ejemplo.).
Nota El administrador (administrador: configura y administra las cuentas de usuario,

asigna los permisos y ayuda a los usuarios con problemas de acceso al servidor o a la red.
Esta persona también puede administrar y personalizar distintos elementos en Project
Professional y Project Server.) de su servidor configura inicialmente los períodos de informe
para Microsoft Office Project Web Access. Sólo puede crear un parte de horas para un
período definido de informe. La página Centro de partes de horas refleja todos los
períodos de informes que están disponibles para la creación de partes de horas.
1. En Inicio rápido, bajo Mi trabajo, haga clic en Centro de partes de horas.

2. En la columna Nombre del parte de horas, coloque el cursor en el vínculo Hacer
clic para crear de un período de informe y, a continuación, haga clic en la flecha
que aparece.
3. Haga clic en la opción que desee usar para crear su nuevo parte de horas:
 Crear con configuración predeterminada Haga clic en esta opción para

crear su nuevo parte de horas con la configuración predeterminada
identificada por el administrador de su servidor. Puede incluir tareas,
proyectos y tareas no relacionadas con un proyecto.
 Crear con tareas Haga clic en esta opción para crear su nuevo parte de
horas con todas las tareas asignadas para el período de informe
seleccionado.
 Crear con proyectos Haga clic en esta opción para crear su nuevo parte
de horas con todos sus proyectos asignados para el período de informe
seleccionado.
 No rellenar automáticamente Haga clic en esta opción para crear su
nuevo parte de horas sin ninguna línea. Para informar del tiempo, es
necesario agregar manualmente líneas al parte de horas.
Nota Una vez creado un parte de horas en blanco siguiendo estos pasos, es necesario
agregar líneas al parte de horas para informar de sus horas de trabajo. Para obtener más
información, vea Agregar o quitar una tarea (línea) de parte de horas.
Los datos de asignación de tareas se muestran en el parte de horas en función de:
 La configuración de su organización Al configurar partes de horas, el

administrador del servidor puede seleccionar un conjunto único de campos de
partes de horas para cubrir las necesidades de su organización.
 Sus opciones de presentación Su parte de horas muestra tipos concretos de
información basándose en autofiltros y otras opciones personalizadas.
 El período de informe seleccionado Su parte de horas muestra sólo las tareas que
corresponden al período de informe seleccionado.
Puede agregar su trabajo real (trabajo real: cantidad de trabajo llevado a cabo de una
tarea o asignación. Cuando se especifica el trabajo real de una tarea, el trabajo restante
IT Solutions. 13
se calcula según esta fórmula: Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real. El trabajo real se
denomina en ocasiones "datos reales".) a su parte de horas de cuatro maneras distintas.
Método Descripción Cómo

Rellenar Cuando cree su parte de horas después de Cree su parte de horas
automáticamente enviar el estado de sus tareas desde la página después de enviar el
en función del Centro de tareas, los datos especificados estado de sus tareas
estado de las como estado se rellenarán automáticamente desde la página Centro
tareas en el parte de horas. Éste es el método de tareas.
recomendado para rellenar los partes de
horas.
Importar desde Si ya ha creado su parte de horas, antes de En la página Mi parte de
el estado de las agregar datos al estado de las tareas en la horas, haga clic en
tareas página Centro de tareas, puede importar Importar progreso de
fácilmente los datos de estado al parte de tarea.
horas. Cualquier tiempo que introduzca en su
parte de horas se reemplazará con los datos
de estado más actualizados. Una vez
importados los datos, puede modificarlos para
reflejar el trabajo real que ha realizado
durante el período incluido en el informe.
Copiar desde Si su trabajo real durante el período del En la página Mi parte de
planeado informe es idéntico o coincide casi por horas, haga clic en
completo con el trabajo planeado para el Reemplazar trabajo
período, puede copiar el trabajo planeado en real con el planeado.
el trabajo real de su parte de horas. Una vez
copiados los datos, puede modificarlos para
reflejar el trabajo real que ha realizado
durante el período incluido en el informe.
Entrada de datos Si su trabajo real no está reflejado en la Escriba el trabajo real
página Centro de tareas y no se aproxima lo en la cuadrícula de la
suficiente al trabajo planeado para copiar página Mi parte de
esos valores, puede escribir directamente el horas.
trabajo real en su parte de horas.
Después de crear su parte de horas y especificar su trabajo real (trabajo real: cantidad de
trabajo llevado a cabo de una tarea o asignación. Cuando se especifica el trabajo real de
una tarea, el trabajo restante se calcula según esta fórmula: Trabajo restante = Trabajo -
Trabajo real. El trabajo real se denomina en ocasiones "datos reales".), puede enviar el
parte de horas para su aprobación. Para obtener más información, vea Enviar partes de
horas.
IT Solutions. 14
Agregar o quitar una tarea (línea) del Parte de horas

Cada línea del parte de horas (parte de horas: en Project Web Access, el parte de horas es
una página donde los recursos pueden registrar su progreso en las tareas y enviar
actualizaciones al jefe de proyecto.) se utiliza para capturar el tiempo real (trabajo real:
cantidad de trabajo llevado a cabo de una tarea o asignación. Cuando se especifica el
trabajo real de una tarea, el trabajo restante se calcula según esta fórmula: Trabajo
restante = Trabajo - Trabajo real. El trabajo real se denomina en ocasiones "datos reales".)
para el periodo de informe seleccionado. Puede agregar líneas para diferentes categorías
de tiempo que desee capturar o puede quitar una línea si ya no tiene tiempo del que
informar en la tarea.
Agregar una tarea de proyecto

2. En la columna Nombre del parte de horas, haga clic en el parte de horas al que
esté agregando una tarea.
Si no aparece el parte de horas que desea modificar, utilice la lista de selección de

vistas de la parte derecha de la barra de herramientas para ver los partes de horas de otros
períodos de tiempo.
3. En la página Mi parte de horas, haga clic en Agregar líneas.

4. Haga clic en Seleccionar entre las asignaciones existentes y, a continuación,
seleccione las tareas adecuadas en el cuadro.
Para seleccionar más de una tarea, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
cada tarea que desee agregar.
5. Seleccione una categoría de trabajo en la lista Seleccione una clasificación de

línea.
Las clasificaciones son las categorías que define la organización para el trabajo que
realiza el usuario. Por ejemplo, puede que la organización tenga diferentes clasificaciones
para el trabajo facturable y para el que no lo es.
Nota La clasificación que seleccione se aplicará a todas las líneas que agregue en
este momento. Para agregar líneas con una clasificación diferente, termine de agregar el
primer conjunto de líneas y, a continuación, repita estos pasos para agregar más líneas al
parte de horas.
6. En el cuadro Comentario, escriba los comentarios que tenga acerca de las líneas
que está agregando.
Agregar una tarea administrativa
Las tareas administrativas pueden incluir tiempo de vacaciones, ausencias por

enfermedad u otras categorías de negocio aprobadas para informar del tiempo, tales como
el tiempo empleado en reuniones o respondiendo al correo electrónico. Puede agregar
tiempo administrativo al parte de horas en la página Centro de partes de horas.
Nota Las categorías de tareas administrativas solamente pueden agregarse una por
una. Por ejemplo, si necesita agregar dos categorías de tiempo administrativo al parte de
horas para reflejar vacaciones y reuniones, debe agregar primero una tarea administrativa
IT Solutions. 15
para vacaciones y, a continuación, repetir los pasos para agregar una tarea administrativa
para el tiempo empleado en reuniones.

2. Haga clic en Planear tiempo administrativo.
3. En el cuadro de diálogo Tiempo administrativo, seleccione la categoría para el
tiempo administrativo en la lista Categoría.
4. Seleccione un Tipo de trabajo, si corresponde.
5. Escriba una breve descripción del trabajo administrativo en el cuadro Descripción.
6. Seleccione el periodo de informe para el trabajo administrativo en la lista Período.
Asegúrese de seleccionar el periodo de informe correcto para el tiempo administrativo,
para asegurarse de que aparece en el parte de horas.
7. Escriba las horas confirmadas o planeadas de trabajo, o ambas, en la tarea no de

proyecto en las filas correspondientes de la cuadrícula. También puede introducir
las horas de trabajo reales o confirmadas en el parte de horas para el tiempo
administrativo.
 Las horas confirmadas reflejan el tiempo de trabajo realizado en la tarea

administrativa durante el periodo de informe. Por ejemplo, si trabajó todo
el jueves en reuniones, escriba 8h en la cuadrícula para la fecha
correspondiente.
 Las horas planeadas reflejan el tiempo que desea reservar en el programa.
Por ejemplo, quizá desee tomarse una semana de vacaciones durante el
verano. Busque el periodo de informe para el tiempo que desee reservar
para las vacaciones y, a continuación, introduzca las horas planeadas para
esa semana.
Nota El tiempo planeado solamente puede editarse en el diálogo Tiempo

administrativo.
Agregar otro trabajo
Es posible que algunas tareas no formen parte de un proyecto pero la organización no

pueda asignarlas a la categoría de tiempo administrativo. Por ejemplo, puede tener una
importante comida de negocios con un ejecutivo en las instalaciones de un cliente, o asistir
a una conferencia. La organización no puede hacer el seguimiento de estas tareas como
tiempo administrativo, porque no suceden con frecuencia. Puede agregar fácilmente
tiempo que no es de proyecto al parte de horas en la página Centro de partes de horas.
Sugerencia Si informa con frecuenca de tiempo que no está asociado con un

proyecto o clasificación de tiempo administrativo existentes, quizá la organización desee
agregar una nueva clasificación para la actividad.

2. En la columna Nombre del parte de horas, haga clic en el parte de horas al que
esté agregando una tarea.
Si no ve el parte de horas que desea crear, utilice la lista de selección de vistas de la

parte derecha de la barra de herramientas para ver los partes de horas de otros períodos
de tiempo.
IT Solutions. 16
3. En Mi parte de horas, haga clic en Agregar líneas.

4. Haga clic en Escriba el nombre de la nuevas líneas del parte de horas y, a
continuación, escriba el nombre de la nueva línea de parte de horas en el cuadro.
Puede escribir varias líneas en cualquier momento dado, separadas por un retorno
de carro.
Utilice esta opción para capturar el tiempo empleado en trabajo que no esté
relacionado con las tareas y proyectos cuyo seguimiento se realiza en Microsoft Office
Project 2007.
5. Seleccione una categoría de trabajo en la lista Seleccione una clasificación de

línea.
Las clasificaciones son las categorías que define la organización para el trabajo que
realiza el usuario. Por ejemplo, puede que la organización tenga diferentes clasificaciones
para el trabajo facturable y para el que no lo es.
Nota La clasificación que seleccione se aplicará a todas las líneas que agregue en
este momento. Para agregar líneas con una clasificación diferente, termine de agregar el
primer conjunto de líneas y, a continuación, repita estos pasos para agregar más líneas al
parte de horas.
6. En el cuadro Comentario, escriba los comentarios que tenga acerca de las líneas
Quitar una tarea
Quizá tenga tareas en el parte de horas que no sean necesarias para el periodo de
informe actual. Por ejemplo, puede que el parte de horas incluya una línea para capturar
una ausencia por enfermedad planeada para una cita con el médico, pero que no haya
estado ausente por enfermedad durante el periodo de informe. Si no tiene tiempo del que
informar en una tarea y aún no remitió el parte de horas. puede eliminar la tarea del parte
de horas en lugar de usar la opción Planear tiempo administrativo para modificar el
tiempo libre planeado. Esta opción también es útil para el tiempo que requiera la
aprobación de un responsable, cuando se rechace la solicitud o por otras razones cuyo
resultado sea que no se haya aprobado aún ese tiempo.
1. En Mi parte de horas, active la casilla de verificación junto a cada tarea que desee
quitar del parte de horas.
2. Haga clic en Eliminar líneas.
Notas
 Quitar una tarea del parte de horas no la quita del proyecto ni elimina la
asignación de la tarea.
 Si quita una tarea por accidente, puede volver a agregarla siguiendo los pasos
necesarios para agregar tiempo de proyecto, administrativo o de otro trabajo al
parte de horas. Todo el tiempo que hubiera introducido en la cuadrícula para la
tarea deberá introducirse de nuevo.
Si necesita quitar una tarea del parte de horas después de enviarla, puede recuperar el
parte de horas y hacer la corrección mientras no haya sido aprobado por el responsable de
la aprobación final. Si el responsable de la aprobación final ha aprobado el parte de horas
no podrá quitar la tarea.
IT Solutions. 17
Enviar un parte de horas

Una vez especificado el trabajo real (trabajo real: cantidad de trabajo llevado a cabo de
una tarea o asignación. Cuando se especifica el trabajo real de una tarea, el trabajo
restante se calcula según esta fórmula: Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real. El trabajo
real se denomina en ocasiones "datos reales".) en su parte de horas (parte de horas: en
Project Web Access, el parte de horas es una página donde los recursos pueden registrar su
progreso en las tareas y enviar actualizaciones al jefe de proyecto.) para un período de
informe, puede enviar su parte de horas para su aprobación.

2. En la columna Nombre del parte de horas, haga clic en el parte de horas que
desea enviar.
Si no aparece el parte de horas que desea modificar, utilice la lista de selección de vistas
de la parte derecha de la barra de herramientas para ver los partes de horas de otros
períodos de tiempo.
3. Escriba en la cuadrícula las horas correspondientes al período de informe.
Sugerencia Si desea enviar un comentario a su jefe sobre el tiempo especificado,

escríbalo en el cuadro Comentario. Si desea cambiar el nombre del parte de horas, escriba
un nuevo nombre en el cuadro Título.
4. Haga clic en Guardar y enviar para comenzar el proceso de envío del parte de
horas.
5. En el cuadro de diálogo que aparece, compruebe que el nombre indicado en el
cuadro Seleccionar siguiente aprobador es el del aprobador correcto de su parte
de horas. Este cuadro muestra, de forma predeterminada, el nombre de su jefe de
proyecto.
Si el siguiente aprobador no es su jefe, escriba el nombre del aprobador correcto en el

cuadro Seleccionar siguiente aprobador o haga clic en Examinar para seleccionar el
aprobador en una lista de todos los usuarios de Microsoft Office Project Server 2007 en su
organización.
Nota Si su organización ha elegido usar un enrutamiento fijo para los partes de horas, no
aparecerá este cuadro de diálogo.
6. Escriba en el cuadro Comentario cualquier comentario adicional que desee enviar

al aprobador.
Nota Es posible que su parte de horas deba ser aprobado por más de un jefe antes de que
se reflejen sus horas en el proyecto. Sin embargo, puede que aparezca el tiempo
administrativo que haya especificado sin necesidad de aprobación, dependiendo de la
configuración elegida por su organización.
IT Solutions. 18
Recuperar un parte de horas

Si envía, rechaza o aprueba un parte de horas (parte de horas: en Project Web Access, el
parte de horas es una página donde los recursos pueden registrar su progreso en las tareas
y enviar actualizaciones al jefe de proyecto.) y después se da cuenta de que cometió un
error o de que es necesario agregar un comentario, puede recuperar el parte de horas si
todavía no ha recibido la aprobación del último revisor de la cadena de aprobación. Sólo se
pueden recuperar los partes de horas que tengan el estado Enviado o Aceptable.
Nota Si es usted el último aprobador de la cadena de aprobación y el parte de horas está

marcado como Procesado, ya ha sido procesado y no se pueden realizar cambios mediante
Microsoft Office Project Web Access. Ahora los datos están bajo el control de una
herramienta de otro fabricante.
Recuperar un parte de horas enviado como propietario del parte de horas

2. En la lista de partes de horas, seleccione el parte de horas que desea recuperar.
3. Haga clic en Acciones y, a continuación, en Recuperar parte de horas.
4. Haga clic en Sí para recuperar el parte de horas.
Recuperar un parte de horas enviado como aprobador del parte de horas
1. En Inicio rápido, bajo Aprobaciones, haga clic en Parte de horas.

2. En el área de filtro de la página Revisar mis partes de horas, haga clic en
Aprobado por el usuario.
3. Seleccione las opciones de filtro de fechas o recursos, o de ambos, según
corresponda.
Nota Para obtener más información sobre las opciones de filtro, vea Cambiar cómo
mostrar (o buscar) información en un parte de horas.
4. En la lista de partes de horas, active la casilla de verificación que aparece junto al

parte de horas que desea recuperar.
5. Haga clic en Recuperar para recuperar el parte de horas
IT Solutions. 19
Agregar una tarea al estado de las tareas

Los recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para
completar las tareas de un proyecto.) pueden agregar tareas (tarea: actividad con un
comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) a la página Centro de
tareas y después enviarlas para su aprobación. Una vez aprobada la tarea enviada, la
nueva tarea se agrega al plan (plan: programación de las fechas de comienzo y fin de
tareas y datos de costos y recursos. Un plan previsto es el plan original que se guarda y se
utiliza para controlar el progreso. Un plan provisional es un conjunto de fechas que se
guardan durante el proyecto para compararlas con otros planes provisionales.) de proyecto
seleccionado. Cuando agregue o se asigne a sí mismo a una tarea, debe ser integrante del
grupo de ese proyecto. También puede enviar actualizaciones de progreso antes de que se
apruebe la nueva tarea o asignación de tarea, pero no puede eliminar ni reasignar la tarea
hasta que se haya aprobado.
Nota También puede agregar nuevas tareas directamente a su parte de horas (parte
de horas: en Project Web Access, el parte de horas es una página donde los recursos
pueden registrar su progreso en las tareas y enviar actualizaciones al jefe de proyecto.)
cuando las agregue a la página Centro de tareas.
Si no se ha publicado el proyecto o si no está seguro en qué lugar del proyecto agregar

la nueva tarea, consulte a su jefe o administrador.
1. En Inicio rápido, bajo Mi trabajo, haga clic en Centro de tareas.

2. Haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Tarea.
3. En la sección Ubicación de la tarea, seleccione el proyecto y la tarea de resumen
(si corresponde) donde desea agregar la nueva tarea en las listas En el proyecto y
En la tarea de resumen. Si se está asignando a sí mismo a una tarea existente,
seleccione la ubicación apropiada.
Nota Si las listas En el proyecto y En la tarea de resumen no contienen el proyecto

o la tarea de resumen que necesita, o si no está seguro de qué proyecto o tarea de
resumen seleccionar, consulte a su jefe o administrador.
4. En la sección Nombre, haga clic en Nueva tarea y escriba en el cuadro

correspondiente el nombre de la tarea que está creando. Si se va a asignar a sí
mismo a una tarea existente, haga clic en Tarea existente y seleccione la tarea en
la lista correspondiente.
5. En la sección Fechas de tareas, escriba las fechas de comienzo y fin de la tarea
6. En la sección Parte de horas, active la casilla de verificación Agregar tarea a
parte de horas para agregar la tarea a su parte de horas.
Si no se ha creado todavía el parte de horas, activando esta casilla de verificación se

agregará la tarea al parte de horas cuando ésta se cree.
Nota No es necesario que su jefe de proyecto apruebe su nueva tarea para poder
empezar a atribuir datos reales (real: información que muestra lo que ha ocurrido
realmente. Por ejemplo, la fecha de comienzo real de una tarea es el día en que ha
comenzado la tarea realmente.) a la tarea en su parte de horas.
7. En la sección Comentarios, escriba en el cuadro cualquier comentario adicional

que desee hacer sobre la tarea.
IT Solutions. 20
8. Haga clic en Enviar para agregar la tarea a la página Centro de tareas y notificar a
su jefe de proyecto su solicitud de nueva tarea o de asignación de tarea
IT Solutions. 21
Aprobar o rechazar un parte de horas

Si se le ha incluido como aceptador de partes de horas (parte de horas: en Project Web
Access, el parte de horas es una página donde los recursos pueden registrar su progreso en
las tareas y enviar actualizaciones al jefe de proyecto.), periódicamente deberá revisar y
aprobar o rechazar partes de horas y, en caso necesario, reenviarlos al siguiente aprobador.
Si es usted aprobador, dará la aprobación final para los recursos que están a su cargo.
Sugerencia Para obtener más información sobre cómo buscar un parte de horas concreto,
vea Cómo mostrar (o buscar) información en un parte de horas.
Aprobar un parte de horas enviado
Si es usted el siguiente aprobador de un parte de horas, revise el parte y apruébelo o

rechácelo. Cuando apruebe un parte de horas lo marca como Aceptable, a menos que
tenga autoridad de aprobador final. Cuando el aprobador final aprueba el parte de horas,
se marca como Aprobado y queda listo para su procesamiento.
Sugerencia Para aprobar varios partes de horas al mismo tiempo, seleccione todos los
partes que están preparados para su aprobación y haga clic en Aprobar.

2. Active la casilla de verificación situada junto a cada uno de los partes de horas que
va a aprobar.
3. Compruebe que el nombre indicado en el cuadro Establecer siguiente aprobador
es el aprobador correcto. De forma predeterminada, el siguiente aprobador es su
jefe de proyecto, según lo especifique la estructura detallada de los recursos (EDR)
de su organización.
Dependiendo de la configuración usada en su organización, puede que sea posible escribir

un nombre distinto o hacer clic en Examinar para buscar un nombre.
Sugerencia Si lo desea, puede escribir un comentario sobre su aprobación para cada

parte de horas.
4. Haga clic en Aprobar.
Rechazar un parte de horas enviado
Si es usted el siguiente aprobador de un parte de horas, revise el parte y apruébelo o

rechácelo. Al rechazar un parte de horas, éste se devuelve al recurso para que resuelva los
asuntos causantes del rechazo y lo vuelva a enviar para su aprobación. Una vez rechazado,
en la columna Estado aparece un indicador en la página Centro de partes de horas del
recurso.
Sugerencia Microsoft Office Project Web Access proporciona alertas de que un recurso, o
el jefe de un recurso, puede configurar que se envíe una notificación por correo
electrónico inmediatamente después de que se rechace un parte de horas.

2. Active la casilla de verificación situada junto a cada uno de los partes de horas que
va a rechazar.
3. Escriba una explicación del motivo del rechazo en el cuadro Comentarios.
Su explicación indicará al recurso lo que debe hacer para resolver los problemas causantes
del rechazo.
IT Solutions. 22
4. Haga clic en Rechazar.
IT Solutions. 23
Alertar o avisar de los cambios mediante correo electrónico

Las notificaciones, también conocidas como alertas y avisos, son mensajes de correo
electrónico enviados por Microsoft Office Project Server 2007, en función de la
configuración definida en Microsoft Office Project Web Access.
Alertas y avisos
Hay dos tipos de notificaciones:
 Alertas Puede configurar alertas para recibir inmediatamente notificaciones por

correo electrónico cuando se ha producido alguna acción con su tarea o informe de
estado. Por ejemplo, puede activar alertas que le notifiquen cuando reciba una
nueva asignación de tarea o nueva solicitud de informe de estado.
 Avisos Puede configurar avisos para recibir notificaciones por correo electrónico
cuando sea necesario que preste atención a tareas e informes de estado. Los avisos
se basan en condiciones, como por ejemplo una determinada cantidad de tiempo
después de que se produzca una acción, y se envían en función de un programa de
repetición periódica, como por ejemplo cada tres días. Por ejemplo, puede
configurar un aviso que le notifique con un día de antelación que debe enviar un
informe de estado o que le envíe periódicamente mensajes de correo electrónico
cuando hayan vencido sus tareas en un determinado número de días.
Los jefes de proyecto pueden configurar alertas y avisos para sus recursos. Si su jefe lo ha
hecho, recibirá tanto las notificaciones definidas por el jefe (por ejemplo, para tareas
vencidas o informes de estado) y las notificaciones que haya definido usted.
Nota Si su jefe ha configurado alertas que no desea recibir, puede anular la recepción de
las mismas. Sin embargo, no puede anular la recepción de los avisos configurados por su
jefe.
Establecer notificaciones para sí mismo
1. En Inicio rápido, haga clic en Configuración personal.

2. Haga clic en Administrar mis alertas y avisos.
3. En las secciones Tareas e Informes de estado, seleccione las alertas y avisos que
desea recibir.
Nota Los avisos configurados por su jefe tienen prioridad sobre su configuración personal.
Por ejemplo, si su jefe de proyecto configura un aviso para enviarle un mensaje de correo
electrónico un día antes del vencimiento del informe de estado y elige que no se le envíen
avisos relativos a sus informes de estado, seguirá recibiendo el aviso configurado por su
jefe.
4. Especifique la frecuencia con la que desea que se le envíen los avisos.

5. En la sección Configuración de idioma, seleccione el idioma y el formato que
desea usar para sus notificaciones.
6. Haga clic en Guardar para terminar de configurar sus alertas y avisos.
Establecer notificaciones para sus recursos
1. En Inicio rápido, haga clic en Configuración personal.

2. Haga clic en Administrar avisos y alertas sobre mis recursos.
3. En las secciones Mis tareas de integrantes del equipo y Mis informes de estado de
recursos, seleccione las alertas y avisos que desea enviar a sus recursos.
IT Solutions. 24
4. Especifique la frecuencia con la que desea que se le envíen los avisos.

5. En la sección Configuración de idioma, seleccione el idioma y el formato que
desea usar para sus notificaciones.
6. Haga clic en Guardar para terminar de configurar sus alertas y avisos.
Notas
 A medida que progresa el proyecto, puede que desee ajustar el tipo y la frecuencia
de los avisos por correo electrónico. Por ejemplo, puede establecer una duración
más larga al principio (como varios días o semanas) para los avisos sobre tareas
vencidas y, más adelante, acortar la duración de manera que se envíen avisos tan
pronto como se produzca el vencimiento de una tarea.
 Los avisos configurados por un jefe de proyecto tienen prioridad sobre la
configuración personal de los recursos. Por ejemplo, si un jefe de proyecto
configura un aviso que envía un mensaje de correo electrónico a todos los recursos
un día antes del vencimiento de un informe de estado y el recurso ha decidido no
recibir avisos, el recurso seguirá recibiendo los avisos definidos por su jefe de
proyecto
IT Solutions. 25
El Modelador de la cartera de Proyectos

El Modelador de la cartera de proyectos se ha eliminado de Microsoft Office Project Web
Access. La generación y optimización avanzadas de la cartera de proyectos están
disponibles en Microsoft Office Project Portfolio Server 2007
Para mayor información acerca de Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, consulte
la siguiente liga donde le presentará una demo de este producto.
http://office.microsoft.com/en-us/portfolioserver/HA101759101033.aspx
IT Solutions. 26
Cambiar la información sobre un proyecto

(campos personalizados, editables en Project Professional)
Puede cambiar la información relativa al proyecto, tal como el nombre del proyecto, el
propietario del proyecto y la información de cualquier campo personalizado que la
organización haya creado, para ayudar a describir un proyecto.
Nota Alguna información relativa a los proyectos, tal como el calendario del proyecto y
la información de costos, solamente puede modificarse con Microsoft Office Project
Professional. Para hacer estos cambios seleccione el proyecto y, a continuación, haga clic
en Abrir para abrir Project Professional. Actualice la información del proyecto y, a
continuación, haga clic en Guardar en el menú Archivo.
2. Seleccione el proyecto y, a continuación, haga clic en Editar campos
personalizados.
3. Bajo Información básica, escriba un nuevo nombre de proyecto y un nuevo
propietario.
4. Es posible que la organización necesite más información sobre el proyecto. Bajo
Campos personalizados del proyecto, escriba la información que necesite la
organización
IT Solutions. 27
Crear, ver y vincular problemas y riesgos de los proyectos

Todos los proyectos afrontan problemas y riesgos. Un riesgo es un evento o una situación
que puede influir negativamente en un proyecto en caso de que se produzca. Por
contraste, los problemas son eventos que ya están teniendo lugar. Los riesgos se pueden
convertir en problemas si no se afrontan eficazmente. Identificando, analizando y
afrontando activamente los problemas y riesgos del proyecto puede ayudar a llevar su
proyecto a buen fin.
Crear un problema

2. Seleccione el proyecto para el que desea crear un problema, haga clic en Ir a y, por
último, haga clic en Problemas.
3. En la página Problemas, haga clic en Nuevo y, después, en Nuevo elemento.
Para modificar un problema, coloque el cursor en el problema para que aparezca una
flecha . Haga clic en la flecha para mostrar una lista desplegable y, después, haga clic en
Editar elemento.
4. En la sección Título, escriba un título para el problema.

5. En la sección Propietario, haga clic en Examinar para utilizar el servicio de
proveedor de pertenencia para la autenticación dentro de su organización y buscar
un usuario que pueda administrar el problema.
Nota Si prefiere escribir un nombre de usuario, haga clic en Comprobar nombres

para determinar si el usuario forma parte del servicio de proveedor de pertenencia de su
organización.
6. En la sección Asignado a, escriba o busque el nombre de la persona que tendrá la

responsabilidad de resolver el problema.
7. En la sección Estado, haga clic en el estado del problema.
8. En la sección Categoría, haga clic en un número de categoría para agrupar los
problemas similares.
9. En la sección Prioridad, haga clic en una prioridad de la lista para indicar la
importancia relativa de este problema en comparación con otros problemas de su
proyecto.
10. En la sección Fecha de vencimiento, introduzca la fecha y la hora a la que debe
haberse resuelto el problema.
Sugerencia Utilice el selector de fecha para especificar rápidamente una fecha.
11. En la sección Discusión, escriba una descripción del problema y cualquier otra
información pertinente para comprender y resolver el problema.
12. En la sección Resolución, escriba cómo se puede resolver el problema.
13. Haga clic en Aceptar para guardar el problema y volver a la página Problemas. El
problema se agregará a la lista de problemas asociados con el proyecto.
En la página Problemas puede crear problemas adicionales o cerrar la ventana y volver al

Centro de proyectos.
IT Solutions. 28
Crear un riesgo de proyecto

2. Seleccione el proyecto para el que desea crear un riesgo, haga clic en Ir a y, por
último, haga clic en Riesgos.
3. En la página Riesgos, haga clic en Nuevo y, después, en Nuevo elemento.
Para modificar un riesgo, coloque el cursor en el riesgo para que aparezca una flecha .
Haga clic en la flecha para mostrar una lista desplegable y haga clic en Editar elemento.
4. En la sección Título, escriba un título para el riesgo.

5. En la sección Propietario, haga clic en Examinar para utilizar el servicio de
proveedor de pertenencia para la autenticación dentro de su organización y buscar
un usuario que pueda administrar el riesgo.
Nota Si prefiere escribir un nombre de usuario, haga clic en Comprobar nombres

para determinar si el usuario forma parte del servicio de proveedor de pertenencia de su
organización.
6. En la sección Asignado a, escriba o busque el nombre de la persona que tendrá la

responsabilidad de atenuar o administrar el riesgo.
7. En la sección Estado, haga clic en el estado del riesgo.
8. En la sección Categoría, haga clic en un número de categoría para ayudarse a
agrupar los riesgos similares.
9. En la sección Fecha de vencimiento, introduzca la fecha y la hora a la que debe
haberse resuelto el riesgo.
Sugerencia Utilice el selector de fecha para especificar rápidamente una fecha.
10. En la sección Probabilidad, escriba un valor de porcentaje que represente la

probabilidad de que se produzca el riesgo.
11. En la sección Impacto, escriba un valor comprendido entre 1 y 10 que representa la
gravedad del impacto, siendo el 10 el mayor grado de gravedad. Más adelante,
puede buscar los riesgos que, por ejemplo, tienen un impacto superior a 5.
12. En la sección Costo, escriba un valor (sin incluir el símbolo de moneda) que
represente el impacto financiero del riesgo.
13. En la sección Descripción, escriba una descripción del riesgo.
14. En la sección Plan de minimización, escriba una descripción de un plan que puede
usar el jefe de proyecto para reducir o eliminar la probabilidad de que se produzca
el riesgo, el impacto del riesgo o ambos.
15. En la sección Plan de contingencia, escriba una descripción de un plan alternativo
que pueda ayudarle a reducir el impacto potencial del riesgo, en caso de que se
produzca.
16. En la sección Descripción del desencadenador, escriba una descripción de la
condición que puede hacer que se produzca el riesgo.
17. Haga clic en Aceptar para guardar el riesgo y volver a la página Riesgos. El riesgo
se agregará a la lista de riesgos asociados con el proyecto.
En la página Riesgos puede crear riesgos adicionales o cerrar la ventana y volver al Centro
de proyectos.
IT Solutions. 29
Vincular problemas o riesgos a otros problemas, riesgos, bibliotecas de

documentos o tareas

2. Seleccione el proyecto para el que desea vincular problemas o riesgos, haga clic en
Ir a y, por último, haga clic en Riesgos o en Problemas.
3. En la página Problemas o Riesgos, coloque el cursor en el problema o riesgo para
que aparezca una flecha . Haga clic en la flecha para mostrar una lista
desplegable y, después, haga clic en Editar elemento.
4. Haga clic en Vincular elementos.
5. En la primera lista de la parte superior del cuadro de diálogo, haga clic en la
biblioteca de documentos, el problema, riesgo o tarea que desee vincular.
6. En la segunda lista, haga clic en un elemento para especificar el tipo de elemento
que desea vincular.
La tabla de la parte inferior del cuadro de diálogo presentará los problemas, riesgos,
bibliotecas de documentos o tareas seleccionadas en las dos listas situadas en la parte
superior del cuadro de diálogo.
7. Seleccione el problema o riesgo que desea vincular activando la casilla de

verificación que aparece junto al problema o riesgo. Puede seleccionar varios
problemas o riesgos.
8. Haga clic en Aceptar.
The Issues or Risks page will display the linked item in the Links section.
Nota Si elimina un problema o riesgo y después intenta recuperar el problema o el riesgo

desde la Papelera de reciclaje, los vínculos a otros problemas, riesgos, tareas o bibliotecas
de documentos no se pueden recuperar.
Ver los problemas o riesgos
Para ver los problemas y riesgos que se le han asignado, siga este procedimiento:
1. En Inicio rápido, bajo Mi trabajo, haga clic en Centro de problemas y riesgos.

Todos los proyectos que contienen problemas o riesgos asignados a usted se muestran en la
página Problemas y riesgos para mis proyectos. El número de problemas y riesgos activos,
pospuestos y cerrados se indica en las columnas Activo, Pospuesto y Cerrado,
respectivamente.
2. Para obtener más información sobre un problema o riesgo, haga clic en el nombre
del proyecto.
Para ver todos los problemas o riesgos asociados con un proyecto, siga este procedimiento:

2. Seleccione el proyecto cuyos problemas y riesgos desea ver, haga clic en Ir a y, por
último, haga clic en Problemas o en Riesgos.
Se abre una nueva ventana que muestra los problemas o riesgos existentes que están
asociados con el proyecto.
IT Solutions. 30
3. Para obtener más información sobre un problema o riesgo, haga clic en el nombre
del problema o riesgo.
IT Solutions. 31
32
Trabajar con Recursos en el Servidor de Project Server
Trabajar con recursos
Agregar recursos a un proyecto

Existen dos formas de agregar recursos a proyectos:
• Crear equipo La característica Crear equipo permite buscar los recursos de

empresa (recursos de empresa: recursos que forman parte de la lista completa
de recursos de una organización. Los recursos de empresa se pueden compartir
entre proyectos.) que tienen las cualificaciones necesarias para completar las
tareas de un proyecto.
• Plan de recursos Durante el inicio de un proyecto, antes de preparar un plan
de proyecto detallado con tareas y asignaciones, se puede utilizar un plan de
recursos que represente los requisitos de los recursos para ese proyecto a un
nivel general. Esto es útil cuando se tiene que aconsejar a los administradores
de recursos y del departamento sobre los próximos trabajos, pero no se
conocen las tareas o los recursos concretos que compondrán el plan del
proyecto.
Nota Solamente es posible crear y ver planes de recursos usando Microsoft Office Project
Web Access. Los planes de recursos no son visibles en Microsoft Office Project Professional
2007 y no limitan la disponibilidad de los recursos dentro del proyecto.
Agregar recursos a un proyecto mediante Crear equipo

2. Seleccione la fila del proyecto para el que desea crear un equipo y, a continuación,
haga clic en Crear equipo.
3. En la página Crear equipo aparecerá a la izquierda una lista de recursos con todos
aquéllos para los que tiene permisos mediante el código estructura detallada de los
recursos (EDR (estructura detallada de los recursos): estructura que describe la
jerarquía de una organización. El código EDR define la posición jerárquica que
posee un recurso en la organización.) de su organización. La lista a la derecha
muestra los recursos que ya están asignados al proyecto.
4. En la lista de la izquierda, seleccione los recursos que desea asignar al proyecto y,
a continuación, haga clic en Agregar. Para seleccionar un recurso, active la casilla
de verificación que aparece junto al recurso.
5. Para crear una lista a la izquierda que contenga sólo aquellos recursos que tengan
las mismas cualificaciones que los recursos que aparecen en la lista de la derecha,
seleccione el recurso de la lista de la derecha y, a continuación, haga clic en
Coincidir.
Buscar recursos de esta forma es especialmente útil cuando se tienen recursos

genéricos recursos genéricos: recursos con marcador de posición que se utilizan para
especificar las cualificaciones necesarias para una tarea específica.) en un proyecto y se
desea encontrar recursos reales (personas) con las mismas cualificaciones para reemplazar
a los recursos genéricos.
6. Si desea reemplazar un recurso de la derecha por uno de la izquierda, seleccione

ambos recursos, el de la derecha y el de la izquierda, y después haga clic en
Reemplazar. Si el recurso ya tiene registrados valores de trabajo real para tareas,
ese recurso no se podrá utilizar en el proyecto.
33
7. En Tipo de reserva, seleccione Confirmada si desea confirmar (recurso

comprometido: recurso que se asigna formalmente a cualquier asignación de tarea
de las que se incluyen dentro de un proyecto. Es el tipo de reserva
predeterminado.) el recurso para el proyecto, o seleccione Propuesto si todavía no
tiene autorización para confirmar el recurso al proyecto.
Sugerencia Para ver un gráfico que muestra la disponibilidad de los recursos

seleccionados antes de agregarlos a la programación, seleccione los recursos de la
izquierda y, a continuación, haga clic en Gráfico.
8. Haga clic en Guardar cambios para agregar los nuevos recursos al proyecto.
También puede crear un filtro para ver sólo un subconjunto de recursos en la página Crear
equipo:
1. Haga clic en Opciones de vista y, a continuación, haga clic en Filtro.

2. En la lista Filtro, haga clic en el filtro que desee aplicar.
3. Seleccione un campo (campo: ubicación en una hoja, un formulario o un gráfico
que contiene un determinado tipo de información acerca de una tarea, un recurso
o una asignación. Por ejemplo, cada columna de una hoja es un campo. En un
formulario, un campo es un cuadro con nombre o un lugar en una columna.) en la
lista Nombre de campo y seleccione una prueba en la lista Prueba. En la lista
Valor, seleccione un valor para probarlo o escriba dos valores separados por una
coma (,) para establecer un rango de valores.
4. Si el filtro contiene más de una fila de criterio, seleccione un operador en la
columna Y/O para iniciar una nueva fila.
5. Para probar si el filtro devolverá resultados válidos antes de aplicarlo en los
recursos, haga clic en Validar filtros.
6. Haga clic en Aceptar para aplicar el filtro en la lista de recursos.
Nota Puede que los jefes de proyecto no puedan ver ni asignar todos los recursos de la
organización. Si necesita permisos para crear un equipo, consulte a su
administrador (administrador: configura y administra las cuentas de usuario, asigna los
permisos y ayuda a los usuarios con problemas de acceso al servidor o a la red. Esta
persona también puede administrar y personalizar distintos elementos en Project
Professional y Project Server.) de servidor.
Crear un plan de recursos para una propuesta de proyecto
1. En Inicio rápido, en Proyectos, haga clic en Propuestas y Trabajo de operaciones.

2. Seleccione el proyecto para el que desea crear un plan de recursos y, a
continuación, haga clic en Plan de recursos.
3. Haga clic en Opciones de vista .
4. En los cuadros Intervalo de fechas y Unidades, escriba un intervalo de fechas y las
unidades de tiempo para que se muestren en la parte de la fase temporal de la
tabla del plan de recursos.
5. En el cuadro Unidades de visualización, indique si desea que los valores de la
tabla de recursos muestren horas, días o FTEs (equivalentes a tiempo completo).
6. Para determinar cómo se presentan las asignaciones de recursos de resumen en los
informes generados desde Project Web Access, en la sección Calcular utilización
de recursos desde, seleccione una de los siguientes opciones:
IT Solutions. 34
 Plan de proyecto Si desea calcular la disponibilidad de los recursos de

todas las asignaciones del proyecto, pero no del plan de recursos del
proyecto, seleccione esta opción.
 Plan de recursos Si desea calcular la disponibilidad de los recursos
mediante la información de los recursos en el plan de recursos, seleccione
esta opción.
 Plan de proyecto hasta Si desea calcular la disponibilidad de los recursos
desde todas las asignaciones del proyecto hasta una fecha determinada,
seleccione esta opción. El uso de recursos desde el plan de recursos se
utilizará para determinar la disponibilidad de los recursos después de la
fecha especificada.
7. Active la casilla de verificación Mostrar el trabajo total para ver el total de horas
en la tabla del plan de recursos en vez de los valores de fase temporal (fase
temporal: información sobre tareas, recursos o asignaciones distribuida en el
transcurso del tiempo. Puede revisar la información de fase temporal en cualquier
período de tiempo disponible en los campos situados en el lado derecho de las
vistas Uso de tareas y Uso de recursos.).
8. En el cuadro Elementos por página, escriba el número máximo de líneas que desea
que se muestren en la tabla de plan de recursos.
9. Haga clic en Aplicar para aplicar la configuración a la cuadrícula de recursos sin
guardar.
10. Haga clic en Publicar para publicar el plan de forma que aparezca como una
propuesta de proyecto en el Centro de proyectos.
Si desea guardar la propuesta sin publicarla, hace clic en Guardar . Otros participantes de
equipo no serán capaces para ver la propuesta en el Centro de proyectos
IT Solutions. 35
Ver las asignaciones de los recursos
1. En Inicio rápido, haga clic en Recursos.

2. En la cuadrícula, seleccione los recursos cuya información de asignaciones desea
ver activando las casillas de verificación que aparecen junto a sus nombres y haga
clic en Ver asignaciones.
En la cuadrícula aparece la información de asignaciones de los recursos a cada tarea de

cada proyecto
IT Solutions. 36
Ver la disponibilidad de los recursos

Se puede ver un gráfico o una tabla de disponibilidad (disponibilidad: indica cuándo y
cuánto tiempo se puede programar un recurso para el trabajo asignado. La disponibilidad
viene determinada por los calendarios de proyectos y recursos, las fechas de comienzo y
fin de recursos o el nivel en el que está disponible el recurso para trabajar.) de los recursos
para buscar los recursos sobreasignados (sobreasignación: el resultado de asignar más
tareas a un recurso de las que puede realizar en el período laborable disponible.) o
infraasignados (infraasignación: asignar un recurso a un trabajo menos horas de las que
está disponible.) en uno o varios proyectos.
Nota Sólo se puede ver la disponibilidad de los recursos de trabajo (recurso de trabajo:
recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los
recursos de trabajo consumen tiempo [horas o días] para completar las tareas.). La
disponibilidad de los recursos de costo (recursos de costo: recursos que no dependen de la
cantidad de trabajo de una tarea o de la duración de una tarea, por ejemplo los billetes de
avión o el alojamiento.) o de los recursos materiales (recurso material: suministros u otros
elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) no se
puede ver.

2. Para que aparezca una lista con los tipos de recursos, en el cuadro Vista seleccione
uno de los siguientes tipos de recursos que desea ver:
 Todos los recursos
 Recursos de costo
 Recursos materiales
 Recursos de trabajo
3. Seleccione los recursos de la tabla de los que desea ver información de
disponibilidad.
Para seleccionar recursos adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en
los nombres del primer y último recurso que desea ver. Para seleccionar recursos no
adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los nombres de los recursos.
4. Haga clic en Ir a y, a continuación, haga clic en Ver disponibilidad.

Aparecerá la disponibilidad de los recursos en todos los proyectos en los que tienen tareas
asignadas.
5. En la página Disponibilidad de recursos, en el cuadro Vista, seleccione una vista

de recursos para filtrar la vista de forma que se pueda ver un tipo determinado de
recursos:
 Trabajo de asignación por recurso Utilice esta vista para ver el trabajo de
asignación agrupado primero por recursos y después por los proyectos en
los que aparecen los recursos.
 Trabajo de asignación por proyecto Utilice esta vista para ver el trabajo
de asignación agrupado por los proyectos en los que aparecen los recursos.
 Disponibilidad restante Utilice esta vista para comprobar cuánto tiempo
un recurso está disponible para trabajar durante un período de tiempo
concreto.
 Trabajo Utilice esta vista para ver la cantidad de trabajo asignado a un
recurso.
IT Solutions. 37
6. Para cambiar el intervalo de fechas o las unidades que se muestran en el gráfico y

la tabla, haga clic en Opciones de vista y, a continuación, seleccione las
opciones apropiadas.
7. Si seleccionó varios recursos en la página anterior, puede utilizar la leyenda que
presenta el gráfico para seleccionar los recursos que desea ver en el gráfico
IT Solutions. 38
Reasignar una tarea a otro recurso

Si actualmente tiene asignada (asignación: recurso específico asignado a una tarea
concreta.) una tarea (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se
componen de tareas.) que se debería encargar a otro integrante del grupo, puede reasignar
esa tarea en Microsoft Office Project Web Access. No es necesario reasignar la tarea para
su aprobación por el jefe del proyecto para que esté disponible para agregarla al parte de
horas (parte de horas: en Project Web Access, el parte de horas es una página donde los
recursos pueden registrar su progreso en las tareas y enviar actualizaciones al jefe de
proyecto.) y al estado de tareas del otro integrante del grupo.
Nota Dependiendo de la configuración elegida en su organización, puede que para su

proyecto no esté disponible la reasignación de tareas en Office Project Web Access. Si
necesita reasignar una tarea pero no aparecen las opciones para ello en la página Mi
trabajo, póngase en contacto con su jefe de proyecto.
1. En Inicio rápido, bajo Mi trabajo, haga clic en Centro de tareas.

2. Coloque el cursor en la tarea que va a reasignar, haga clic en la flecha que aparece
y, a continuación, haga clic en Reasignar tarea.
Sugerencia Para reasignar varias tareas, active la casilla de verificación que aparece
junto a cada una de las tareas que desea reasignar y haga clic en Reasignar trabajo.
3. En la cuadrícula Seleccionar nuevos recursos, haga clic en Seleccionar recurso en

la columna Volver a asignar a y, a continuación, seleccione un recurso en la lista.
Esta lista contiene todos los recursos que están asignados al proyecto en ese
momento.
Nota Si es usted responsable de equipo, puede reasignar la tarea a todo el equipo de

recursos, distribuyendo uniformemente el trabajo. Si no es responsable de equipo, las
tareas se pueden reasignar sólo a un recurso. Si necesita reasignar la tarea a varios
recursos y no es usted el responsable del equipo, póngase en contacto con el jefe de
proyecto.
4. En el cuadro Comienzo, escriba la fecha de comienzo de la reasignación o

selecciónela usando el calendario.
5. Si tiene algún comentario sobre la reasignación que desee enviar al jefe de
proyecto, escríbalo en el cuadro Comentarios.
6. Haga clic en Enviar para agregar la reasignación al estado de sus tareas.
7. En la página Centro de tareas, active la casilla de verificación de la columna
izquierda de la tarea que va a reasignar.
8. Haga clic en Enviar seleccionados para enviar la reasignación a su jefe de
proyecto. No es necesario que el jefe de proyecto apruebe la reasignación para que
esté disponible para agregarla al parte de horas y el estado de las tareas del
integrante del grupo.
Nota Cuando una tarea se reasigna por completo a otro recurso y se aprueba la
reasignación, todo el trabajo restante de la tarea se asigna al nuevo recurso. Si se han
incluido datos reales en la tarea antes de la reasignación, el recurso original seguirá
estando asignado a la tarea que corresponde con la fecha de comienzo de la asignación al
nuevo recurso. Si no se han especificado datos reales para la tarea, se reasigna toda la
tarea al nuevo recurso, y se quita la asignación original del recurso
IT Solutions. 39
Cambiar los detalles de los recursos

Algunas veces, al importar recursos en Microsoft Office Project Server, hay que modificar la
información de esos recursos debido a cambios en la organización o en el estado de los
recursos. Se puede cambiar información de los recursos, como las direcciones de correo
electrónico, el estado activo, el tipo de reserva, la disponibilidad y el centro de costo.
Nota Alguna información sobre los recursos, como los programas de trabajo, puede
cambiarse con Microsoft Office Project Professional. Para cambiar esta información,
seleccione el recurso y después haga clic en Abrir. Se abre Project Professional con la Hoja
de recursos. En Project, realice los cambios en el recurso y, a continuación, haga clic en
Guardar en el menú Archivo.

2. Para que aparezca una lista de recursos en el cuadro Vista, seleccione uno de los
siguientes tipos de recursos:
 Todos los recursos Si desea ver todos los recursos de empresa de la
organización, seleccione esta opción.
 Recursos de costo Si desea ver los recursos que no dependen de la
cantidad de trabajo en una tarea o de la duración de una tarea como, por
ejemplo, precio del billete de avión o alojamiento, seleccione esta opción.
 Recursos materiales Si desea ver materiales consumibles o suministros,
como hormigón, madera o clavos, seleccione esta opción.
 Recursos de trabajo Si desea ver las personas y el equipo que trabajan
para realizar una tarea, seleccione esta opción.
3. En la tabla, seleccione el recurso cuya información desea cambiar y haga clic en
Editar detalles.
Sugerencia Para seleccionar recursos adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYÚS

mientras hace clic en el primer y último recurso. Para seleccionar recursos no adyacentes,
mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los recursos que desee. Puede
cambiar la información para cada recurso por turno.
Puede cambiar los elementos siguientes:
 Nombre del recurso Incluye el nombre real del recurso, así como la
dirección de correo electrónico y el valor Estructura detallada de los
recursos (EDR (EDR (estructura detallada de los recursos): estructura que
describe la jerarquía de una organización. El código EDR define la posición
jerárquica que posee un recurso en la organización.)).
Para permitir que se asigne un recurso a tareas, active la casilla de verificación Puede
asignarse como recurso del proyecto.
 Tipo de recurso Para cambiar el tipo de recurso, en la lista Tipo,

seleccione recurso de trabajo (recurso de trabajo: recursos humanos o de
equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los recursos
de trabajo consumen tiempo [horas o días] para completar las tareas.),
recurso de costo o recurso material (recurso material: suministros u otros
elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un
proyecto.). También puede elegir si el recurso es un recurso del
presupuesto o un recurso genérico recursos genéricos: recursos con
marcador de posición que se utilizan para especificar las cualificaciones
necesarias para una tarea específica.) al activar la casilla de verificación
Presupuesto o la casilla de verificación Genérico.
IT Solutions. 40
Puede elegir si es un recurso confirmado (recurso comprometido: recurso que se asigna

formalmente a cualquier asignación de tarea de las que se incluyen dentro de un proyecto.
Es el tipo de reserva predeterminado.) o un recurso propuesto (recurso propuesto: recurso
con asignación de recurso pendiente para una asignación de tarea que no se ha autorizado
todavía. Esta asignación de recurso no resta disponibilidad al recurso para trabajar en otros
proyectos.) para trabajar en un proyecto, mediante el cuadro Tipo de reserva
predeterminado.
 Redistribución Para excluir este recurso del proceso de

redistribución (redistribuir: resolver conflictos y sobreasignaciones de
recursos retrasando o dividiendo ciertas tareas. Cuando Project
redistribuye un recurso, las asignaciones seleccionadas del recurso se
distribuyen y se vuelven a programar.), desactive la casilla de verificación
Puede redistribuirse.
 Administrador del parte de horas y propietario de asignación
predeterminado Si el recurso es un administrador del parte de horas para
el recurso, escriba o busque el nombre del administrador en el cuadro
Administrador del parte de horas.
Para especificar el propietario de asignación, escriba o busque el nombre del propietario

de asignación en el cuadro Propietario de asignación predeterminado. Normalmente, el
propietario de asignación es el recurso de trabajo que se asignó inicialmente a la tarea.
 Información del grupo Si el recurso es un integrante del grupo, seleccione

el cuadro Es equipo y después escriba el nombre del equipo en el cuadro
Nombre del grupo. También puede buscar el nombre del grupo haciendo
clic en Examinar .
 Disponibilidad Para cambiar la disponibilidad del recurso en los cuadros
Fecha disponible más próxima y Última fecha disponible, haga clic en
Selector de fecha y, a continuación, haga clic en las fechas del

calendario.
 Códigos de grupo y costo Si la organización crea códigos con fines de
agrupación y costos, seleccione estos códigos en los cuadros Grupo, Código
y Centro de costos.
 Hipervínculo Si este recurso mantiene un sitio Web de equipo, escriba el
destino del hipervínculo y la dirección URL (dirección URL: acrónimo de
Uniform Resource Locator [Localizador de recursos universal]. Estándar
para asignar un nombre y localizar un objeto en Internet, como un archivo
o un grupo de noticias. Las direcciones URL se utilizan ampliamente en el
World Wide Web y figuran en documentos HTML para especificar el destino
de un hipervínculo.) en los cuadros Nombre de hipervínculo y Dirección
URL de hipervínculo, respectivamente.
4. La organización puede necesitar información adicional sobre los recursos. En

Campos personalizados del recurso, escriba la información que necesita la
organización para cada recurso.
5. Haga clic en Guardar. Si ha seleccionado varios recursos, haga clic en
Guardar/Siguiente para cambiar la información del siguiente recurso.
Nota También puede cambiar la misma información en varios recursos a la vez al

seleccionar los recursos y hacer clic en Edición masiva en el menú Acciones. No se puede
modificar masivamente información específica de recursos individuales
IT Solutions. 41
IT Solutions. 42
Personalizar Project Web Access 2007
Personalizar Project Web Access
Elementos a personalizar
Entre los diversos elementos a personalizar, nos encontramos con aquellos imprescindibles
para la administración de proyectos y con aquellos que gracias a su facilidad de cambio,
podemos darle un sentido fácil a la información que generamos.
Algunos elementos configurables son:
• Agregar o modificar una vista

• Dar formato a las barras de Gantt en Project Web Access
• Cambiar el formato de los niveles de agrupación
• Agregar o cambiar vínculos en Inicio rápido
• Crear o modificar un campo personalizado
• Configurar y administrar cubos OLAP para el Analizador de la cartera de proyectos
Agregar o modificar una vista

Los integrantes del grupo pueden ver información del proyecto seleccionando diferentes
vistas en la lista Ver, que se encuentra en la parte superior de la mayoría de las páginas de
Microsoft Office Project Web Access.
Como administrador, puede satisfacer mejor las necesidades de información de la
organización agregando nuevas vistas y modificando las existentes.
1. En Inicio rápido, haga clic en Configuración de servidor.

2. En la página Configuración del servidor, haga clic en Administrar vistas.
Aparecerá una lista de vistas.
3. Haga clic en Nueva vista.
Para modificar una vista existente, seleccione el nombre de la vista que desea modificar.
4. En la sección Nombre y tipo, en la lista Tipo de vista, seleccione el tipo de vista

que está agregando:
 Proyecto Utilice este tipo de vista para revisar la información detallada

sobre tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de
proyectos se componen de tareas.), asignaciones (asignación: recurso
específico asignado a una tarea concreta.) y recursos (recursos: personas,
equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un
proyecto.) de un proyecto específico cuando un miembro del equipo haga
clic en un proyecto en el Centro de proyectos.
 Centro de proyectos Utilice este tipo de vista para revisar información
sobre los proyectos del Centro de proyectos.
 Asignaciones de recursos Utilice este tipo de vista para revisar los
detalles relativos a asignaciones de recursos específicas.
 Centro de recursos Utilice este tipo de vista para revisar y comparar los
recursos del Centro de recursos.
 Análisis de datos Utilice este tipo de vista para revisar información de
proyecto y de recursos usando informes de Tabla dinámica (Tabla dinámica:
tabla interactiva que resume grandes cantidades de datos. Puede girar sus
filas y columnas para ver distintos resúmenes de los datos originales, filtrar
los datos mediante su visualización en distintas páginas, o bien mostrar los
detalles.) o Gráfico dinámico (Gráfico dinámico: proporciona una
representación gráfica de los datos en un informe de Tabla dinámica, un
informe general interactivo que resume y analiza datos. Utilice el
Analizador de la cartera de proyectos para seleccionar los datos que desee
que se muestren en un informe de Gráfico dinámico.).
Nota Para crear una vista de Análisis de datos, debe crear primero un cubo OLAP (Online
Analytical Processing). Encontrará vínculos con más información sobre cómo configurar y
administrar un cubo OLAP para el análisis de datos en la sección Vea también.
 Mi trabajo Los integrantes del grupo usan este tipo de vista para revisar
sus asignaciones de tareas.
 Planeamiento de recursos Los administradores usan este tipo de vista
para crear planeamientos de recursos para sus proyectos.
 Tareas de equipo Los integrantes del grupo usan este tipo de vista para
revisar las tareas a las que su equipo está asignado como recurso.
 Generador de equipos Los administradores usan este tipo de vista para
crear un equipo para su proyecto (no un planeamiento de recursos).
IT Solutions. 45
 Parte de horas Los integrantes del grupo usan este tipo de vista para
informar del tiempo relacionado con los proyectos a los que están
asignados.
5. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la nueva vista.

6. En el cuadro Descripción, escriba una descripción de la nueva vista.
7. En la sección Tabla y campos, en la lista Campos disponibles, seleccione los
campos que desee incluir en la vista y, a continuación, haga clic en Agregar.
Si está agregando una vista de Proyecto, encima de la lista Campos disponibles, haga clic
en Tarea, Recurso o Asignación para definir el tipo de información a mostrar en la vista.
Notas
 Para definir una anchura de campo, bajo Campos mostrados, haga clic en
el campo y, a continuación, haga clic en la opción Ancho del campo.
Escriba un ancho de campo en píxeles,o haga clic en la opción Ajustar
automáticamente este campo al ancho.
 Puede cambiar el orden de los campos en la vista. Seleccione el campo que
desee mover y, a continuación, haga clic en Arriba o Abajo.
8. En la sección Formato de vista, elija qué formato desea para la vista. Para las
vistas Proyecto, Centro de proyectos y Asignaciones de recursos, en la lista
Formato del diagrama de Gantt, seleccione el tipo de vista de diagrama de Gantt
que desee usar para mostrar información.
9. En el cuadro Specify the left offset for the splitter-bar in this view, escriba una
medida de desplazamiento en píxeles para definir la ubicación de la barra divisoria
en la vista.
10. En la lista Mostrar, seleccione el número de niveles de esquema que desea mostrar
de forma predeterminada en esta vista.
11. En la lista Formato de agrupación, seleccione el estilo de agrupación que desee
utilizar y, a continuación, defina el orden de agrupación usando las listas Agrupar
por y Luego por.
Nota Si agrupa por un campo de fecha, tal como Comienzo, los proyectos se agruparán en
incrementos de minuto.
12. En la lista Ordenar por, seleccione los campos por los que desee ordenar la vista.
En la lista Orden, seleccione Ascendente o Descendente para definir el orden en
el que desea ordenar la vista.
13. Haga clic en Filtro para crear o modificar filtros que puede aplicar a esta vista.
En el cuadro de diálogo Definir filtro personalizado, seleccione un campo en la lista

Nombre del campo y una prueba en la lista Prueba y, a continuación, escriba un valor para
la prueba en el cuadro Valor. Puede establecer un intervalo de valores escribiendo dos
valores separados por una coma (,) en el cuadro Valor. Si el filtro contiene más de una fila
de criterio, seleccione un operador en la columna Y/O para iniciar una nueva fila.
Sugerencia Para probar el filtro antes de aplicarlo a la vista, haga clic en Validar filtros.
14. En la sección Categorías de seguridad, haga clic en una categoría (categoría:

dentro de Project Server, correspondencia de usuarios con proyectos y vistas. Cada
categoría tiene un nombre y permite a los usuarios de esa categoría tener acceso a
proyectos concretos a través de un conjunto específico de vistas.) de la lista
Categorías disponibles y, a continuación, haga clic en Agregar.
15. Haga clic en Guardar
IT Solutions. 46
Agregar o cambiar vínculos en el inicio

Inicio rápido contiene vínculos a páginas, listas y bibliotecas en Microsoft Office Project
Web Access. Puede agregar o cambiar los vínculos de Inicio rápido para facilitar a los
usuarios de la organización la exploración de Project Web Access.
Agregar un vínculo

2. En la página Configuración del servidor, haga clic en Inicio rápido.
3. Haga clic en Nuevo vínculo.
4. En la sección Dirección URL, en el cuadro Nombre de vínculo personalizado,
escriba el nombre del vínculo como desee que aparezca en Inicio rápido. Si la
organización ha creado una página personalizada para este vínculo, escriba su
nombre en el cuadro Dirección Web personalizada.
Nota Si no sabe con seguridad cuál es la dirección Web personalizada, consulte al

integrador de software o al programador de la organización.
5. En la sección Encabezado, defina dónde desea mostrar el nuevo vínculo:

 Para crear un nuevo encabezado en Inicio rápido, bajo el que aparecerá el
nuevo vínculo, seleccione Nuevo encabezado en la lista Encabezado.
 Para mostrar el nuevo vínculo bajo un encabezado existente en Inicio
rápido, seleccione el nombre de encabezado en la lista Encabezado.
6. Para mostrar el elemento de menú a todos los integrantes del grupo, en el cuadro
¿Desea mostrar el vínculo en el menú de inicio rápido? seleccione Sí o No.
7. Haga clic en Aceptar para guardar el vínculo.
Cambiar un vínculo

2. En la página Configuración del servidor, haga clic en Inicio rápido.
3. En la sección Editar barra de Inicio rápido, elija cómo desea mostrar los vínculos:
o Todas las secciones Seleccione esta opción para expandir todos los
vínculos bajo todos los elementos de menú de Inicio rápido.
o Sólo la sección actual Seleccione esta opción para contraer todos los
elementos de menú, excepto para el elemento de menú actualmente
seleccionado.
2. Para mostrar elementos de menú de Microsoft Windows SharePoint Services

en Inicio rápido, haga clic en Mostrar elementos de menú de Windows
SharePoint Services.
Sugerencia Estos elementos de menú suelen aparecer en la parte inferior de Inicio rápido
y pueden incluir Imágenes, Listas, Discusiones o Encuestas.
3. Para cambiar un encabezado o los vínculos bajo un encabezado, bajo la

sección Establecer detalles de elemento de menú, haga clic en un
encabezado o un vínculo.
4. En la sección Dirección URL, en el cuadro Nombre de vínculo
personalizado, escriba el nombre del vínculo como desee que aparezca en
Inicio rápido. Si la organización ha creado una página personalizada para
este vínculo, escriba su nombre en el cuadro Dirección Web
personalizada.
IT Solutions. 47
Nota Si no sabe con seguridad cuál es la dirección Web personalizada, consulte al

integrador de software o al programador de la organización.
5. Para mostrar el elemento de menú a todos los integrantes del grupo, en el

cuadro ¿Desea mostrar el vínculo en el menú de inicio rápido? haga clic
en Sí o No.
6. Haga clic en Aceptar para guardar el vínculo.
Notas
 Para eliminar un vínculo, en la página Opciones de Inicio rápido , seleccione la fila
y, a continuación, haga clic en Eliminar vínculo. Solamente puede eliminar los
vínculos que cree. No puede eliminar vínculos predeterminados.
 Los vínculos aparecen en Inicio rápido en el orden en que aparecen en la sección
Establecer detalles de elemento de menú. Para cambiar el orden de los vínculos,
seleccione una fila y, a continuación, haga clic en Subir o Bajar
IT Solutions. 48
Crear o modificar un campo personalizado

Dentro de Microsoft Office Project Web Access puede crear o modificar campos (campo:
ubicación en una hoja, un formulario o un gráfico que contiene un determinado tipo de
información acerca de una tarea, un recurso o una asignación. Por ejemplo, cada columna
de una hoja es un campo. En un formulario, un campo es un cuadro con nombre o un lugar
en una columna.) personalizados y agregarlos a sus proyectos.
También puede aplicar listas (o atributos) a los campos personalizados que ayuden a crear
los valores que verán y utilizarán los integrantes del grupo. Dichos atributos se derivan de:
 Tablas de consulta Estas tablas contienen valores predefinidos que, una vez
creados, los integrantes del grupo pueden seleccionar en una lista cuando agreguen
un campo personalizado a sus planes de proyecto.
 Fórmulas Para generar valores de los campos se puede generar valores de los
campos realizando cálculos con varios campos y funciones.
Crear o modificar un campo personalizado

2. En la página Configuración del servidor, haga clic en Definición de campos
personalizados de empresa.
3. Para crear un campo nuevo, haga clic en Nuevo campo.
Si desea modificar un campo, seleccione el campo que desea modificar haciendo clic en el
nombre del campo en la tabla.
4. En la página Nuevo campo personalizado (o en la página Editar campo

personalizado si va a modificar un campo existente), escriba un nombre para el
campo en el cuadro Nombre.
5. En la sección Entidad y tipo, en la lista Entidad, haga clic en Proyecto, Recurso o
Tarea y, a continuación, en la lista Tipo, haga clic en el tipo de campo.
6. En la sección Atributos personalizados, indique si el campo tiene asociada una
tabla de consulta o valores predefinidos, o si utiliza una fórmula para definir sus
valores. Si desea crear o modificar una tabla de consulta, vea Crear o modificar
una tabla de consulta.
7. Para mostrar los valores de los campos como el tipo de datos o como texto para
mostrar que ha seleccionado en la sección Entidad y tipo, en la sección Valores
para mostrar, seleccione Datos.
8. Para mostrar indicadores gráficos en vez de datos, en la sección Valores para
mostrar, seleccione Indicadores gráficos.
 En la lista Criterios para, haga clic en Filas de resumen, Filas que no son
de resumen o en Resumen del proyecto para especificar para qué tipo de
información desea mostrar indicadores gráficos.
 Para restringir el tipo de información que desea mostrar con indicadores
gráficos, seleccione una prueba en la cuadrícula, un valor de campo con el
que realizar la prueba y la imagen que mostrar para el indicador gráfico.
 Active la casilla de verificación Mostrar el valor de los datos en la
información de herramientas si desea mostrar el valor del campo como
información en pantalla.
9. En la sección Requerido, seleccione Sí o No para indicar si es necesario que los

usuarios escriban datos en este campo. Por ejemplo, puede mostrar la imagen de
un botón rojo si el valor de un campo de costo supera el presupuestado.
IT Solutions. 49
10. Haga clic en Guardar.
Nota Si utiliza un indicador gráfico para definir el valor del campo, se abre Microsoft
Office Project Professional 2007 al hacer clic en Guardar para comprobar los indicadores
gráficos o las funciones de la fórmula. Cierre Office Project Professional 2007 cuando haya
terminado de crear o modificar el campo. No es necesario realizar más personalizaciones
desde dentro de Project Professional en el campo personalizado creado en Project Web
Access.
Crear o modificar una tabla de consulta

3. Para crear una nueva tabla de consulta, haga clic en Nueva tabla de consulta.
Para modificar una tabla de consulta existente, haga clic en el nombre de la misma en la
tabla Tablas de consulta para campos personalizados.
4. En la página Nueva tabla de consulta (o en la página Modificar tabla de consulta

si va a modificar una tabla de consulta existente), escriba en el cuadro Nombre un
nombre para la tabla de consulta.
5. En la sección Tipo, seleccione el tipo de información del proyecto que desea
utilizar en la tabla de consulta.
6. En la sección Máscara de código, especifique la estructura numérica o alfabética
de cada valor incluido en la tabla de consulta.
Por ejemplo, si desea que los valores de la tabla de consulta contengan dos letras seguidas
por tres números en una estructura jerárquica, en la primera fila de la tabla de máscara de
código, haga clic en Caracteres, escriba 2 para indicar el número de caracteres; a
continuación, escriba un punto para usarlo como separador entre los valores. En la segunda
fila, haga clic en Números, escriba 3 y escriba un separador para la segunda parte del
valor de la tabla de consulta.
Sugerencia En el cuadro Vista previa del código se muestra la estructura de los códigos
de campo de consulta.
7. En la sección Tabla de consulta, escriba los valores en la tabla y cree una relación
jerárquica entre cada valor. Estos valores deben ajustarse a la definición de
máscara de código especificada en la sección Máscara de código. Éstos son los
valores que podrán seleccionar los usuarios cuando escriban datos en los campos
personalizados. Para ayudar a crear la relación jerárquica entre los valores, haga
clic en los botones de la barra de herramientas situada por encima de la tabla:
 Para especificar una relación jerárquica, seleccione la fila que contiene el
valor al que desea aplicar una sangría y haga clic en Aplicar sangría .
 Para crear una nueva fila, haga clic en Insertar fila .
Para continuar con el ejemplo anterior, si desea que los valores de la tabla de consulta
contengan dos letras seguidas de tres números en una estructura jerárquica, en la primera
fila de los valores de la tabla de consulta, escriba el valor de los dos primeros caracteres.
En la segunda, tercera y cuarta filas, escriba los números de tres dígitos que están
jerárquicamente relacionados con la primera fila y aplique sangría a las filas situadas
IT Solutions. 50
debajo de la primera. En la quinta fila, escriba el valor del segundo carácter de dos letras,
y así sucesivamente.
Crear una fórmula para un campo personalizado

3. Haga clic en el nombre del campo con el que desea asociar una fórmula, o bien,
haga clic en Nuevo campo.
4. En la página Nuevo campo personalizado (o en la página Editar campo
personalizado si va a modificar una fórmula existente), dentro de la sección
Atributos personalizados, haga clic en Fórmula.
5. Para obtener ayuda para preparar una función, haga clic en Seleccionar función.
En la lista de funciones, haga clic en una categoría de función y, a continuación, en
la función que desea utilizar.
En el cuadro aparece la función.
6. Para desarrollar la función más ampliamente, haga clic en Seleccionar operador y

haga clic en un operador. El operador se agrega a la fórmula.
Tenga en cuenta lo siguiente cuando genere una fórmula:
 Incluya los campos de Project entre corchetes. Por ejemplo, la fórmula

[Name]&"."&[Project] devolverá un valor que incluye el nombre de la tarea
seguido del proyecto con un punto (.) entre ambos nombres, con el
formato NombreTarea.NombreProyecto.
 Las fórmulas pueden contener hasta 29 niveles (nidos) de funciones.
7. Haga clic en Guardar para guardar el campo con la fórmula asociada.
Nota Cuando haga clic en Guardar, se abrirá Microsoft Office Project Professional 2007
para comprobar las funciones contenidas en la fórmula. Cierre Office Project Professional
2007 cuando haya terminado de crear o de modificar el campo. No es necesario que guarde
los campos en Project Professional, ya que Project sólo se utiliza para comprobar la
fórmula
IT Solutions. 51
Crear y configurar cubos OLAP para analizar proyectos

Los cubos de procesamiento analítico en línea (OnLine Analytical Processing, OLAP) para el
Analizador de cartera de proyectos constituyen una característica eficaz de análisis e
informes de Microsoft Office Project Web Access que permite realizar análisis complejos de
los datos de un proyecto. Los cubos OLAP contienen información de compromisos, tarea,
recurso, proyecto, asignación, problemas y riesgos que los integrantes del grupo pueden
examinar fácilmente mediante los datos de Tabla dinámica y las vistas de Gráfico dinámico
en la página Analizador de la cartera de proyectos .
Microsoft Office Project Server proporciona un número de cubos OLAP previamente

configurados que pueden utilizarse para explorar la información de tareas y recursos. El
proceso de programar la generación, especificar los campos y personalizar los cubos OLAP
se produce en Project Web Access e implica la elección de Microsoft SQL Server 2005
Analysis Services, la creación de una programación para generar el cubo OLAP y,
opcionalmente, la incorporación de campos personalizados a cada cubo. Agregar estos
campos personalizados permite ampliar el cubo OLAP de Project Server agregando, por
ejemplo, una dimensión de idioma para el cubo de recursos. También se podrían mostrar
más datos corporativos agregando al cubo OLAP campos de medida para los costos que no
sean del proyecto.
Nota Para configurar y administrar un cubo OLAP es necesario que en primer lugar se
configure Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services y que se establezcan sus permisos.
Crear una programación para generar cubos OLAP

2. En la página Configuración del servidor, haga clic en Configuración de
generación.
3. En la sección Configuración de servicios de análisis, escriba el nombre del
servidor de Analysis Services en el cuadro Servidor.
4. Escriba el nombre de la base de datos que utiliza Analysis Services, en el cuadro
Base de datos. Si la base de datos no existe, se creará una de forma automática.
De manera opcional, escriba la dirección de la extranet que utiliza Analysis Services en el

cuadro Dirección URL de la extranet. También puede escribir una descripción de la
ubicación de la dirección URL de la extranet del servidor de Analysis Services en el cuadro
Descripción, si necesita distinguirlo de otros servidores de Analysis Services.
5. En la sección Intervalo de fechas de la base de datos, seleccione el intervalo de

fechas de datos que desea incluir en el cubo OLAP:
 Si selecciona Utilizar la fecha de comienzo del proyecto más próxima y

la fecha de fin más tardía, el cubo se genera de forma que incluye la
fecha de comienzo más próxima y las fechas más tardías en las tareas del
proyecto.
 Si selecciona Use las siguientes unidades de tiempo futuro y pasado para
calcular el intervalo de fechas del momento en el que se generó el
cubo, en los cuadros Último y Siguiente, indique el número de días,
semanas o meses, antes y después de la fecha actual que desea utilizar en
el cubo OLAP.
 Si selecciona Utilizar el intervalo de fechas fijo especificado a
continuación, especifique una fecha en los campos Desde y Hasta.
IT Solutions. 52
6. En Frecuencia de actualización de cubo, elija con qué frecuencia desea actualizar

los datos del cubo.
7. Para empezar a generar el cubo OLAP, haga clic en Guardar y generar ahora. De lo
contrario, haga clic en Guardar y el cubo se actualizará basándose en la
programación elegida en la sección Frecuencia de actualización de cubo.
Sugerencia Para comprobar el estado de generación de los cubos OLAP, haga clic en
Configuración de servidor y, a continuación, en la página Configuración del servidor,
haga clic en Estado de generación.
Especificar qué campos (dimensiones) se van a utilizar para los cubos OLAP al
usar las vistas Análisis de datos

2. En la página Configuración del servidor, haga clic en Administrar vistas.
3. Haga clic en Nueva vista y después en la sección Tipo de vista, haga clic en
Análisis de datos.
4. Escriba el nombre y la descripción de la vista que los integrantes del grupo verán
en la página Analizador de la cartera de proyectos en los cuadros Nombre y
Descripción.
5. En la sección Configuración de servicios de análisis, especifique el servidor de
Analysis Services predeterminado que la organización utiliza como generador de
cubos, o bien otro servidor de Analysis Services. Si selecciona otro servidor, escriba
su nombre y, opcionalmente, su dirección de la extranet.
6. En la lista Base de datos de Analysis Services, seleccione la base de datos que
desea utilizar.
7. En la lista Cubo, seleccione el cubo que desea utilizar.
Nota Si ha seleccionado un servidor de Analysis Services personalizado, haga clic en

Aplicar para ver una lista de las bases de datos y cubos de ese servidor.
8. En la sección Opciones de vista, seleccione cómo desea que aparezca la

información desde el cubo:
 Haga clic en Gráfico dinámico para mostrar la información en formato de

gráfico.
 Haga clic en Tabla dinámica para mostrar la información en formato de
tabla.
Nota También puede mostrar las vistas Gráfico dinámico encima de las vistas Tabla
dinámica seleccionando Tabla dinámica y gráfico dinámico. Puede obtener un vista previa
de los resultados en Ver definición.
9. Haga clic en Tabla dinámica y gráfico dinámico para mostrar la información en

ambos formatos, formato de gráfico y formato de tabla.
10. Active la casilla de verificación Mostrar lista de campos para que aparezca una
lista de los campos que se pueden agregar a los datos de Gráfico dinámico o a las
vistas Tabla dinámica.
Aparecerá el cuadro de diálogo Lista de campos de tabla dinámica. Los campos que
aparecen enumerados en Totales son campos de dimensión que pueden agregarse al área
central de la vista Gráfico dinámico o de la vista Tabla dinámica. Todos los demás tipos de
campos son campos de dimensión que se pueden agregar a las áreas Columna, Fila y Filtro
de la vista Tabla dinámica o vista Gráfico dinámico, dependiendo de cómo desea que los
integrantes del grupo vean y clasifiquen los datos.
IT Solutions. 53
11. Active la casilla de verificación Mostrar barra de herramientas para que se

muestre una barra de herramientas de formato encima de la vista Gráfico dinámico
o de la vista Tabla dinámica.
12. Para especificar las categorías (categoría: dentro de Project Server,
correspondencia de usuarios con proyectos y vistas. Cada categoría tiene un
nombre y permite a los usuarios de esa categoría tener acceso a proyectos
concretos a través de un conjunto específico de vistas.) de seguridad a las que
pertenecen la vista Gráfico dinámico o la vista Tabla dinámica, en la sección
Categorías de seguridad, seleccione una categoría de la lista Categorías
disponibles y, a continuación, haga clic en Agregar.
13. Haga clic en Guardar para crear la vista.
Personalizar los cubos OLAP predefinidos
Puede aplicar los campos predeterminados de la organización para definir previamente los
cubos OLAP de forma que muestren la información que los integrantes del grupo necesitan
para analizar los datos posteriormente.

2. En la página Configuración del servidor, haga clic en Configuración.
3. En la sección Dimensiones del cubo, seleccione el cubo que desea personalizar. En
la lista Campos disponibles, seleccione los campos personalizados que desea
agregar al cubo como dimensiones y, a continuación, haga clic en Agregar.
Los campos agregados a la dimensión del cubo se agregan a la lista Dimensiones

seleccionadas.
Nota La lista de campos sólo contiene los campos personalizados por la organización.
4. En la sección Medidas del cubo, haga clic en el cubo que desea personalizar. En la
lista Campos disponibles, seleccione los campos personalizados que desea agregar
al cubo como medidas y, a continuación, haga clic en Agregar. Los campos que
desea agregar a las medidas del cubo se agregan en la lista Medidas seleccionadas.
Nota La lista de campos sólo contiene los campos personalizados por la organización.
5. Haga clic en Guardar para actualizar el cubo OLAP con la nueva información de
campo. La próxima vez que se genere el cubo OLAP, contendrá esta nueva
información.
Nota Si agregó un campo personalizado que no contiene ningún dato asociado a él, el
campo personalizado no se mostrará en el cubo.
Puede personalizar aún más los campos del cubo mediante la creación de una secuencia de
comandos MDX (Multiple Dimension Expression) para manipular la información de los
campos del cubo.
1. En Integrantes calculados, seleccione el cubo OLAP para el que desea crear la

secuencia de comandos MDX calculada.
2. Para seleccionar una expresión MDX, haga clic en Insertar.
También puede eliminar una expresión seleccionando la fila y haciendo clic en Eliminar.
3. En Nombre del integrante, escriba el nombre del integrante calculado.
IT Solutions. 54
4. En Expresión MDX, escriba la secuencia de comandos MDX que define al

integrante.
5. Haga clic en Guardar para aplicar la secuencia de comandos MDX al cubo OLAP. La
próxima vez que se genere el cubo, el cubo OLAP contendrá esta información
IT Solutions. 55
Resolución de Problemas comunes
Los partes de horas para aceptar o rechazar no aparecen
Síntomas
No ve ninguno de los partes de horas de Microsoft Office Project Web Access de cuya
aceptación o aprobación es responsable.
Causa
El recurso u otros de la cadena de aprobación deben especificarle, como el siguiente

usuario de la cadena, para que aparezca un parte de horas en su lista de partes de horas.
Solución
Compruebe que tiene partes de horas sin enviar. Si es así, solicite que se los envíen.

2. En la página Aprobaciones de partes de horas, haga clic en Configuración y, a
continuación, seleccione Filtrar para mostrar partes de horas.
3. En el área de filtro de la página Aprobaciones de partes de horas, haga clic en Mis
partes de horas no enviados de recursos.
4. Seleccione las opciones de filtro de fechas o recursos, o de ambos, para el tipo de
parte de horas.
5. Haga clic en Aplicar para ver los partes de horas que deberían haberle enviado y
que aún no se han enviado
Después de aprobar un parte de horas, el estado se establece como

Aceptable, no en Aprobado
Síntomas
Después de hacer clic en Aprobar para aprobar un parte de horas (parte de horas: en
Project Web Access, el parte de horas es una página donde los recursos pueden registrar su
progreso en las tareas y enviar actualizaciones al jefe de proyecto.), el parte aparece
marcado como Aceptable.
Causa
Sólo el último aprobador de la cadena de aprobación cambia realmente el estado a

Aprobado.Todos los aprobadores anteriores simplemente marcan el parte de horas
como aceptado por ellos, lo que indica que se recomienda al siguiente aprobador
que apruebe el parte de horas.
IT Solutions. 57
¿Qué significan los indicadores de las tareas?

La página tareas muestra las tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes
de proyectos se componen de tareas.) asignadas y puede mostrar varios
indicadores (indicadores: pequeños iconos que representan información de una tarea o un
recurso y que se muestra en el campo Indicadores. El campo Indicadores está situado a la
derecha del campo Identificador y aparece en diversas tablas.) gráficos. La tabla siguiente
describe estos indicadores y sus significados.
Indicador Significado Acción recomendada

La tarea fue agregada después de No es necesaria ninguna acción. Si desea
la última vez que se vio la página. solicitar que se elimine esta asignación,
elimine la nueva tarea.
El administrador de proyecto Póngase en contacto con el administrador
rechazó los datos reales. de proyecto para resolver el problema y, a
continuación, envíe de nuevo los datos
reales.
La asignación se ha modificado Revise las modificaciones de la asignación
desde la última vez que se guardó y consulte con el administrador del
su estado. Los cambios del proyecto según sea necesario.
administrador de proyecto
sobrescribieron los cambios
realizados.
Introdujo el estado y lo guardó, No es necesaria ninguna acción. Haga clic
pero aún no se ha enviado. en Enviar seleccionados cuando esté listo
para enviar el estado al administrador.
Hay una nota adjunta a esta tarea. Haga clic en el indicador de la nota para
leerla.
Hay un documento asociado con Seleccione la tarea y, a continuación,
esta tarea. seleccione un documento de la lista para
verlo.
Hay un riesgo asociado con esta Seleccione la tarea y, a continuación,
tarea. seleccione un riesgo en la lista para
revisarlo.
Hay un problema asociado con esta Seleccione la tarea y, a continuación,
tarea. seleccione un problema en la lista para
revisarlo.
Fig. 1. Interfaz de Project Web Access
IT Solutions. 58

Microsoft Office Project Server 2007

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Administración de Proyectos con PWA

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Crear un proyecto de empresa nuevo

1. En Inicio rápido, haga clic en Proyectos.

Después de guardar y publicar el proyecto, éste aparece en el Centro de proyectos de

Crear un proyecto de trabajo de operaciones

1. En Inicio rápido, haga clic en Proposals and Operations Work.

5. En la sección Nombre y descripción, escriba el nombre y la descripción para el

6. En la sección Propietario del plan, escriba o seleccione el nombre del

Después de guardar o publicar el proyecto, aparecerá la página Detalles del proyecto, en

• Para agregar una tarea, haga clic en Nueva Tarea.

Nota Si desea actualizar el proyecto de trabajo de operaciones a un proyecto de

Crear una propuesta de proyecto

1. En Inicio rápido, haga clic en Proposals and Operations Work.

4. En la sección Propietario del plan, escriba o seleccione el nombre del

Nota Compruebe con el administrador si la sección de flujo de trabajo no está visible. Es

6. En la página Estado de las propuestas, en Estado de la tarea, haga clic en el

7. En la página siguiente, haga clic en Editar elemento.

Nota El estado de aprobación aparece indicado en el Centro de proyectos. En Inicio

Ver un Proyecto en el Centro de Proyectos

1. En Inicio rápido, haga clic en Proyectos.

Ver informes del Proyecto

1. En Inicio rápido, haga clic en Análisis de datos en la sección Informes.

Nota El administrador (administrador: configura y administra las cuentas de usuario,

Ver y agregar documentos a un sitio de área de trabajo de Proyecto

1. En Inicio rápido, haga clic en Proyectos.

3. Para agregar documentos a la biblioteca de documentos, haga clic en Documentos

5. Para cargar un documento existente, en el menú Cargar, haga clic en Cargar

En la página Documentos del proyecto puede crear documentos adicionales o cerrar la

Sugerencia Una vez agregados documentos a un sitio de área de trabajo de proyecto, se

Crear y administrar resultados de los proyectos

1. En Inicio rápido, haga clic en Centro de proyectos.

y haga clic en las fechas del calendario.

En la página Resultados puede crear resultados adicionales o cerrar la ventana y volver al

Crear parte de horas

Nota El administrador (administrador: configura y administra las cuentas de usuario,

1. En Inicio rápido, bajo Mi trabajo, haga clic en Centro de partes de horas.

 Crear con configuración predeterminada Haga clic en esta opción para

 La configuración de su organización Al configurar partes de horas, el

Método Descripción Cómo

Agregar o quitar una tarea (línea) del Parte de horas

Agregar una tarea de proyecto

1. En Inicio rápido, bajo Mi trabajo, haga clic en Centro de partes de horas.

Si no aparece el parte de horas que desea modificar, utilice la lista de selección de

3. En la página Mi parte de horas, haga clic en Agregar líneas.

5. Seleccione una categoría de trabajo en la lista Seleccione una clasificación de

Agregar una tarea administrativa

Las tareas administrativas pueden incluir tiempo de vacaciones, ausencias por

1. En Inicio rápido, bajo Mi trabajo, haga clic en Centro de partes de horas.

7. Escriba las horas confirmadas o planeadas de trabajo, o ambas, en la tarea no de

 Las horas confirmadas reflejan el tiempo de trabajo realizado en la tarea

Nota El tiempo planeado solamente puede editarse en el diálogo Tiempo

Agregar otro trabajo

Es posible que algunas tareas no formen parte de un proyecto pero la organización no

Sugerencia Si informa con frecuenca de tiempo que no está asociado con un